Fit für den Reisemarkt Was Sie für eine Zusammenarbeit mit Reiseveranstaltern wissen müssen

Transkript

1 Fit für den Reisemarkt Was Sie für eine Zusammenarbeit mit Reiseveranstaltern wissen müssen Messe Hotel 2015 Communication Day 19. Oktober 2015, Four Points Sheraton

2 Reiseveranstalter (Tour Operator) sind Unternehmen, die eigene Leistungen sowie Leistungen Dritter Leistungsträger (z.b. Hotels, Fluggesellschaften) zu touristischen Angeboten (Pauschalreise, Bausteinreise) zusammenfassen bzw. kombinieren und über Kataloge (offline/online) auf eigene Rechnung, auf eigenes Risiko und auf eigenen Namen [= Unterschied zu Reisevermittler] vertreiben. Gabler Wirtschaftslexikon

3 Beispiele von Reiseveranstaltern mit denen Südtirol zusammenarbeitet

4 Die Rolle des Reiseveranstalters Partner für Marktaufbau Reiseveranstalter (Tour Operator) Informationsquelle Aufbau von Bekanntheit Verkaufskanal

5 Reiseveranstalter sind die Basis für den Aufbau neuer Märkte, denn ohne professionellen Vertrieb sind keine echten Zuwächse möglich steigern den Bekanntheitsgrad einer/s Destination/Betriebs durch: Internetauftritte mit hohen Zugriffszahlen, bzw. hohe Katalogauflage professionelles und gezieltes Marketing flächendeckenden Vertrieb (Print, Online, TV, Mailing usw.) sind eine wichtige Informationsquelle für den Endkunden vermitteln neue Kunden, denn neue Gäste buchen selten direkt diese haben Vertrauen zum Reiseveranstalter die Kunden müssen bei der Buchung keine Sprachbarriere überwinden

6 Vertriebswege der Reiseveranstalter Reiseveranstalter Indirekter Vertrieb Direkter Vertrieb Reisebüro Reisevermittler/ Reiseportal Online Telefon

7 Rechtsfragen Rechtsfragen

8 Kontingent- und Vermittlungsverträge Kontingent-bzw. Allotment-Vertrag: Vertrag, der zwischen einem Reiseveranstalter und einem Beherbergungsbetrieb geschlossen wird. Reiseveranstalter kaufen Zimmer beim Beherbergungsbetrieb ein und verkaufen sie an den Endverbraucher weiter. a. Festkontingent: der Veranstalter bucht eine bestimmte Anzahl an Zimmern für seine Teilnehmer bzw. Gäste. b. Abrufkontingent: es wird ein variables Kontingent festgelegt. Verkauft der Reiseveranstalter die Zimmer bis zu einem vereinbarten Zeitpunkt (Releasefrist) nicht, gibt er die Kontingente wieder an den Beherbergungsbetrieb zurück. Vermittlungsvertrag: Der Beherbergungsbetrieb verpflichtet sich, eine Provision für die über den Reisevermittler erfolgten Buchungen zu bezahlen. Buchungen erfolgen ausschließlich über Anfrage an den Betrieb (kein vorher vereinbartes Kontingent).

9 Worauf ist zu achten - 1 Vertragsbedingungen: zu was verpflichte ich mich? Laufzeit des Vertrages: wie lange bin ich an den Vertrag gebunden? Ist eine stillschweigende Verlängerung vorgesehen? Gibt es Ausstiegsmöglichkeiten? Sind Kündigungsfristen zu beachten? Sind bei frühzeitiger Kündigung Vertragsstrafen vorgesehen? Kontingent: wie viele Zimmer brauche ich für den Reiseveranstalter? Release Frist (Verfallfrist): Innerhalb wann kann der Reiseveranstalter nicht verkaufte Zimmer zurückgeben? Preis und Zahlungsbedingungen.Wann erhalte ich den vereinbarten Preis: bei Verkauf des Zimmers oder nach Abreise des Gastes? Wieviel ist die Vermittlergebühr/Provision und wann ist diese fällig?

10 Worauf ist zu achten - 2 Stornobedingungen. Rücktritt, no show usw. Stopsale: ist auf Anfrage des Hoteliers eine Rückgabe der Zimmer vom Reiseveranstalter möglich? Exklusivitätsklausel: ist eine solche vorhanden? Ist bei Verletzung der Exklusivitätsklausel eine Vertragsstrafe vorgesehen? ParityRates: verpflichte ich mich, dem Reiseveranstalter den bestmöglichen Preis anzubieten? Achtung: Exklusivitätsklauseln und Parity Rates-Klauseln sind nicht immer rechtmäßig. Bei Unterzeichnung solcher Klauseln ist oberste Vorsicht geboten.

11 Vor Vertragszeichnung ist Folgendes zu beachten 1) den Vertrag genau durchstudieren. Entsprechen die Vertragsbedingungen meinen Vorstellungen? Zu was verpflichte ich mich? 2) mich an einen Fachexperten wenden, der den Vertrag überprüft und die rechtlichen Aspekte klärt. Die HGV-Rechtsabteilung steht Ihnen dabei gerne zur Seite, damit Sie einen in Ihrem Interesse nützlichen Vertrag unterzeichnen. 3) es gibt keine Standard-Verträge oder Pflichtklauseln: Alles ist verhandelbar!

12 Rechtsfragen Produktfragen

13 Gezielte Auswahl Welche Reiseveranstalter passen zu meinem Betrieb? Die Zusammenarbeit mit einem Tour Operator ist eine Partnerschaft und kann als solche nur funktionieren, wenn Philosophie von Hotel und Reiseveranstalter harmonieren. Um passende Vertriebs-und Marketingpartner wählen zu können, sollte das eigene Produkt also klar definiert und positioniert sein.

14 Produktdefinition & Positionierung

15 Produktfragen Fragen, auf die ein Hotelier, vor einem Gespräch mit einem Reiseveranstalter, Antworten haben muss: 1. Passen Hotel und Reiseveranstalter zusammen? 2. Welche Produktinformationen braucht ein Reiseveranstalter? 3. Wie kann das Hotel einem Reiseveranstalter vermittelt werden? 4. Was sind bei der Produktpräsentation die No Go s?

16 1. Passen Hotel und Reiseveranstalter zusammen? Es ist ratsam, eine genaue Analyse des Angebotes eines Reiseveranstalters vorzunehmen. Prüfen, ob der Veranstalter die Zielgruppen anspricht, die man als Gäste im Hotel haben möchte. Profil des Veranstalters studieren: Sind auf der Webseite oder im Katalog bereits ähnliche Hotels wie das eigene gelistet? Verkauft der Veranstalter eher Individual- oder Gruppenreisen? Passt dies zum eigenen Profil? Weitere Charakteristika studieren, z.b. ob der Veranstalter spezielle Pakete anbietet oder auf eine bestimmte Branche spezialisiert ist (Hochzeiten, MICE, Sportreisen, Schülerreisen ). Ist man selbst auf dem Markt, auf welchem der Veranstalter operiert, bereits ausreichend durch andere Veranstalter vertreten?

17 2. Welche Produktinformationen braucht ein Reiseveranstalter? Details zu Lage und Umgebung Hard Facts zu Infrastruktur, Kapazität, Serviceleistungen Verkehrsanbindung Preisgestaltung, Provision oder ggf. Differenz zwischen Netto-Preisliste und Rack Rates (Listenpreis) Zahlungs- und/oder Stornobedingungen Kann die BAR (Best Available Rate) garantiert werden? Arbeitet das Hotel bereits mit anderen Veranstaltern und welchen? Welche Verkaufskonditionen werden vom Hotel angeboten (Channel Manager, On request, Allotment, Free Sale) Wie wird das Hotel auf den Buchungs- und Bewertungs-Portalen bewertet?

18 3. Wie kann das Produkt einem Reiseveranstalter vermittelt werden? Informative Broschüre mit professionellen und aktuellen Fotos Digitale Präsentation Preisliste Veranstalter zu einer Besichtigung einladen

19 4. Was sind bei der Produktpräsentation die No Go s? Langatmige Präsentationen mit Bilderalben (on-/offline), Powerpoint-Präsentationen Dem Veranstalter eine umsatzabhängige Provision anbieten Selbstgemachte oder veraltete Fotos oder Gästefotos

20 Vermarktungsfragen Rechtsfragen

21 Vorteile Reiseveranstalter als Marketingpartner einzusetzen Der Reiseveranstalter versteht den Gast und dessen Verhalten Kann Hotels als externer Partner empfehlen Kunden vertrauen dem Reiseveranstalter als Experten im Reisemarkt Bewertungen von Weiterempfehlungsportalen (z.b. Tripadvisor) und Feedback von vielen eigenen Kunden Sehr große Kundendatenbank Viele verschiedene Vertriebsarten Bewirbt das Hotel aktiv vom Beginn der Urlaubssuche Hat einen hohen Wiedererkennungswert am Markt

22 Vermarktung über Reiseveranstalter Die Hotelauswahl kommt bei der Urlaubsplanung in der Regel zum Schluss. Land? Welchen Urlaub wollen wir? Welches Land hat die besten Angebote dafür? Region? Hotel? Welche Anforderungen haben wir an die Region? WelcheRegion passtunsam bestenin diesemland? Welche Leistungen wollen wir? (Frühstück/Halb-Pension/Voll-Pension) Wieistdie Lagedes Hotels? Wie sind die Leistungen des Hotels? Reiseveranstalter kennen das Buchungsverhalten ihrer Kunden und wissen, wann Marketingaktionen gezielt eingesetzt werden müssen. Die Vermarktung von Sommer-Angeboten beginnt bspw. im April.

23 Marketing-Beispiele: Vermarktung des Hotels Hotel Online Vermarktung Marketing Suchergebnisse Vermarktung

24 Marketing-Beispiele: Vermarktung der Destination Vermarktung über Kundenmagazine von Reiseveranstaltern Vermarktung über Landingpages von Reiseveranstaltern Vermarktung über Imagekataloge von Reiseveranstaltern

25 Gründe für eine gemeinsame Vermarktung Der Reiseveranstaltersetzt Marketinggelder zielorientiertein. Der Reiseveranstalterarbeitet mit seinenpartnerhotels zusammen, somit profitieren beide von der Partnerschaft. Der Reiseveranstalter hat ein Kontingent im Hotel und versucht auch in seinem Interesse alle Zimmer zu verkaufen. Wenn der Reiseveranstalter Hotels in einer Region vertritt, sind alle gleichgestellt. Wenn ein Hotel jedoch eine Marketingkooperationmit dem Reiseveranstalter eingeht, wird dieses vorrangig verkauft.

26 Rechtsfragen Kostenfragen

27 Provisionskosten Provision wird auf Bruttopreis berechnet 15-30% Provisionsgrundlage (im Durchschnitt 25%) Kalkulationsbeispiel: Bruttopreis Kommission = Nettopreis (inkl. MwSt.) Ü + Halbpension 100,00 x 2 Personen x 7 Nächte = 1.400,00 Provision 25% = 350,00 gesamt = 25,00 pro Nächtigung Auf Nebenausgaben wie bspw. zusätzliche Konsumation wird keine Provision berechnet Achtung: Für bestimmte Zusatzleistungen des Reiseveranstalters, wie bspw. Präsenz im Katalog, können Zusatzspesen entstehen (siehe Verträge) Provision = Teil des Marketingbudgets

28 Betriebskostenaufteilung Anzustrebende Kostenstruktur in der Hotellerie:

29 Marketingkostenaufteilung Marketingkosten: Werbung Dienstleistungen Drucksorten Abgabe Tourismusverein Kooperationskosten Provisionen, Reiseveranstalter & Portale Repräsentationskosten & Events Postspesen, Versandkosten Website & Internet Online Marketing Messen und Ausstellungen Gadgets

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