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1 5 - Nachrichten organisieren kkkk

2 In den beiden vorangegangenen Kapiteln haben Sie grundlegende und fortgeschrittene Verfahren beim Erstellen, Versenden und Empfangen von - Nachrichten kennengelernt. Dieses Kapitel stellt Ihnen einige der Möglichkeiten vor, die Ihnen Outlook 2007 bei der Organisation und Verwaltung der Nachrichten zur Verfügung stellt. Sie werden sehen, wie Sie die verschiedenen Ansichten im Posteingang nutzen, wie Sie schnell -Nachrichten wiederfinden und den Posteingang durch die Erstellung von weiteren Ordnern, mit den Farbkategorien und mithilfe von Regeln übersichtlich organisieren können. Was Sie bald kennen und können 34: Verschiedene Ansichten im Posteingang 35: AutoVorschau verwenden 36: Spalten hinzufügen 37: Weitere Ordner für s verwenden 38: Farbkategorien verwenden 39: -Nachrichten suchen 40: -Regeln erstellen 41: Suchordner verwenden und erstellen 100 Outlook 2007 klipp & klar

3 34: Verschiedene Ansichten im Posteingang Wenn Sie den Posteingang öffnen, werden die Nachrichten standardmäßig gruppiert angezeigt, und zwar nach dem Datum, an dem -Nachrichten empfangen wurden. Outlook erstellt beschriftete Gruppen (wie Datum: Gestern, Datum: Donnerstag usw.), vor denen Sie ein Plus- oder Minus-Zeichen sehen, mit denen Sie die Gruppe erweitern bzw. reduzieren können. Die folgende Abbildung zeigt diese gruppierte Ansicht, wobei die Gruppe Datum: Donnerstag reduziert und alle anderen Gruppen erweitert dargestellt werden. Um eine der Gruppen zu erweitern oder zu reduzieren, klicken Sie das Plus- bzw. das Minus-Zeichen an, das als Schaltfläche fungiert. Andere Gruppierung auswählen Nach welchem Kriterium die -Nachrichten gruppiert werden, können Sie im Untermenü des Befehls Ansicht Anordnen nach festlegen. Wenn Sie das Menü öffnen, sehen Sie ganz unten den Befehl In Gruppen anzeigen. Wenn die- Kapitel 5: -Nachrichten organisieren 101

4 ser aktiviert ist (Sie erkennen dies an dem Häkchen vor dem Befehl), sortiert Outlook die -Nachrichten in Gruppen. Im oberen Bereich des Menüs legen Sie dann das Merkmal fest, nach dem die Gruppierung erfolgen soll. Für die folgende Abbildung wurden die -Nachrichten nach der Größe gruppiert. 102 Outlook 2007 klipp & klar

5 Die -Nachrichten im Posteingang können schnell sortiert bzw. gruppiert werden, indem Sie in der Liste die Spaltenüberschrift anklicken, nach der sortiert werden soll. Nach dem ersten Klick auf eine der Spaltenüberschriften werden die Nachrichtenelemente aufsteigend sortiert; wenn Sie ein weiteres Mal diese Spaltenüberschrift anklicken, wird die Sortierreihenfolge umgekehrt. 35: AutoVorschau verwenden Unabhängig davon, nach welchem Kriterium Sie die -Nachrichten gruppieren lassen, können Sie im Posteingang die sogenannte AutoVorschau einschalten, indem Sie im Fenster Outlook den Menübefehl Ansicht AutoVorschau auswählen. Wenn Sie die AutoVorschau aktiviert haben, zeigt Outlook im Posteingang die ersten drei Zeilen der -Nachrichten an, wie es die folgende Abbildung zeigt. Sie können die AutoVorschau zusätzlich zum Lesebereich verwenden, der im unteren oder rechten Bereich des Posteingangs eingeschaltet werden kann, indem Sie den Menübefehl Ansicht Lesebereich Rechts bzw. Ansicht Lesebereich Unten verwenden. Kapitel 5: -Nachrichten organisieren 103

6 36: Spalten hinzufügen Die Ansichten für den Posteingang sind sehr flexibel und können von Ihnen nach Bedarf angepasst werden. Wenn Sie der Liste eine Spalte hinzufügen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Posteingang Beliebige Spaltenüberschrift mit rechter Maustaste anklicken Das Kontextmenü wird geöffnet. 2 Feldauswahl Das Dialogfeld Feldauswahl wird angezeigt. 3 Liste im oberen Bereich des Dialogfeldes Kategorie auswählen 4 Gewünschtes Feld mit gedrückter Maustaste an gewünschte Position zwischen zwei Spalten ziehen Outlook zeigt die Einfügeposition der neuen Spalte durch ein rotes Dreieck an (siehe Abbildung auf der folgenden Seite). 104 Outlook 2007 klipp & klar

7 5 Maustaste loslassen 6 Dialogfeld Feldauswahl Schließen Sie können die Reihenfolge, in der die Spalten angezeigt werden, verändern, indem Sie eine Spaltenüberschrift mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position ziehen. Auch hierbei kennzeichnet Outlook die neue Position durch ein rotes Dreieck. Um eine Spalte aus der Überschriftenzeile zu entfernen, ziehen Sie die Spaltenüberschrift mit gedrückter Maustaste nach unten, bis das Symbol mit einem großen X durchgestrichen wird; lassen Sie dann die Maustaste los. 37: Weitere Ordner für s verwenden Alle eingehenden -Nachrichten werden von Outlook standardmäßig im Ordner Posteingang abgelegt. Wenn Sie viele s erhalten, kann der Posteingang sehr voll und es kann schwierig werden, den Überblick zu behalten. Dieser und die folgenden Abschnitte stellen Ihnen einige der Möglichkeiten von Outlook vor, mit denen Sie Ihre -Nachrichten optimal verwalten können. Kapitel 5: -Nachrichten organisieren 105

8 Weitere Ordner anlegen Eine Möglichkeit, um die Übersicht über die erhaltenen s zu behalten, besteht darin, weitere Ordner anzulegen, in denen Sie die -Nachrichten beispielsweise nach Projekten oder den Firmen, mit denen Sie geschäftliche Beziehungen unterhalten, ablegen. Um einen neuen Ordner zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Fenster Outlook Datei Ordner Neuer Ordner Das Dialogfeld Neuen Ordner erstellen wird angezeigt. 2 Name Name des Ordners eintippen 3 4 Liste Ordner enthält Elemente des Typs und Bereitstellung Liste Ordner soll angelegt werden unter Ordner auswählen, unterhalb dessen der neue Ordner erstellt werden soll In der obigen Abbildung wurde der Ordner Persönliche Ordner ausgewählt. Der neue Ordner wird daher auf der gleichen Ebene wie die Ordner Aufgaben und Posteingang erstellt. 5 OK 106 Outlook 2007 klipp & klar

9 Nachrichten in Ordner kopieren/verschieben Um die neuen Ordner zum Organisieren Ihrer -Nachrichten zu verwenden, können Sie Nachrichtenelemente in andere Ordner verschieben oder in einem anderen Ordner eine Kopie erstellen. Dies können Sie entweder manuell tun (dies wird in diesem Abschnitt beschrieben) oder es automatisch von einer Outlook-Regel erledigen lassen (dies wird ab Seite 112 vorgestellt). Nachricht per Drag & Drop verschieben bzw. kopieren Mit der Maus verschieben Sie ein Nachrichtenelement, indem Sie es im Posteingang markieren und dann mit gedrückter Maustaste auf den Zielordner im Navigationsbereich ziehen, wie es die folgende Abbildung zeigt. Wenn Sie das Nachrichtenelement kopieren (und nicht verschieben) wollen, halten Sie während des Ziehens die (Strg)-Taste gedrückt. Nachricht vom -Fenster aus verschieben bzw. kopieren Wenn Sie neu eingetroffene s im Nachrichtenformular lesen, können Sie die -Nachricht auch direkt von dort aus im gewünschten Zielordner ablegen. Klicken Sie dazu auf Nachricht Aktionen In Ordner verschieben Kapitel 5: -Nachrichten organisieren 107

10 und wählen Sie einen der im oberen Bereich des Menüs angezeigten Ordner aus. Wenn der gewünschte Ordner nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Anderer Ordner und legen dann den Zielordner im Dialogfeld Element verschieben nach fest. Wenn Sie die -Nachricht kopieren wollen, klicken Sie auf In Ordner kopieren. Outlook zeigt daraufhin ein Dialogfeld an, in dem Sie den Zielordner auswählen können. Hinweis: Aus anderen Ordnern verschieben/kopieren Sie können nicht nur vom Ordner Posteingang aus -Nachrichten in einen anderen Ordner verschieben oder kopieren. Dies ist auch aus den Ordnern Gesendete Objekte, Junk- usw. möglich. Öffnen Sie dazu den Ordner, indem Sie ihn im Navigationsbereich anklicken, klicken Sie die gewünschte Nachricht mit der rechten Maustaste an, um das Kontextmenü zu öffnen, und klicken Sie dann den Befehl In Ordner verschieben an. 38: Farbkategorien verwenden Mit dem Erstellen von Ordnern für -Nachrichten können Sie diesen Typ Outlook-Element übersichtlich organisieren. Mit den Farbkategorien steht Ihnen ein Organisationsfeature zur Verfügung, das nicht nur für -Nach- 108 Outlook 2007 klipp & klar

11 richtenelemente verwendet werden kann, sondern das Sie allen Outlook- Elementen zuweisen können. Standardmäßig stellt Ihnen Outlook 2007 sechs verschiedene Farbkategorien zur Verfügung, denen jeweils eine Farbe und ein allgemeiner Text (Rote Kategorie, Blaue Kategorie usw.) zugeordnet ist. Wenn Sie im Posteingang eine -Nachricht markieren, wird in der Symbolleiste die Schaltfläche Kategorisieren aktiviert. Wenn Sie sie anklicken, wird ein Menü geöffnet, in dem Sie die Kategorie auswählen können, die Sie der - Nachricht zuweisen wollen. Der Befehl Alle Kategorien in der obigen Abbildung öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie den markierten Elementen mehrere Farbkategorien zuweisen können, ohne dazu mehrmals das Menü öffnen zu müssen, sowie weitere Farbkategorien erstellen und den Text der vorhandenen Farbkategorien anpassen können. Um dem markierten Element mehrere Farbkategorien zuzuweisen, schalten Sie einfach die Kontrollkästchen vor den gewünschten Kategorien ein. Um den Namen einer Kategorie zu ändern, markieren Sie sie, klicken auf Umbenennen und tippen den neuen Namen ein. Um eine neue Farbkategorie zu erstellen, klicken Sie auf Neu und geben im Dialogfeld Neue Kategorie hinzufügen einen Anzeigenamen ein und wählen eine Farbe aus. Kapitel 5: -Nachrichten organisieren 109

12 Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie möchten allen zu einem bestimmten Projekt gehörenden Elementen eine Farbkategorie zuweisen. Da dieselbe Farbkategorie sowohl - als auch Kalender- und Aufgabenelementen zugewiesen werden kann, sind alle Elemente eines bestimmten Projekts auf einen Blick sofort erkennbar. Sollen die Informationen zu einem späteren Zeitpunkt gefunden werden, kann nach Farbkategorien sortiert und gesucht werden, sodass das Gesuchte schnell erkannt werden kann. Wenn Sie eine Kategorie besonders häufig verwenden, können Sie sie als Schnellklick-Kategorie festlegen. Es reicht dann ein einfacher Klick in die Spalte Kategorien im Ansichtsbereich von Outlook, um einem Element diese Kategorie zuzuweisen. Um das Schnellklicken festzulegen, klicken Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Kategorisieren an und wählen dann im Menü den Befehl Schnellklicken festlegen. Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Kategorie aus und klicken Sie auf OK. 39: -Nachrichten suchen Eines der neuen Merkmale von Outlook 2007 ist die Sofortsuche, bei der, sofern möglich, bereits während der Eingabe Ihrer Suchabfrage die gefundenen Treffer angezeigt werden. Damit dies funktioniert, werden die Elemente der Outlook- Datendateien im Hintergrund indiziert, und die Sofortsuche greift auf diesen Index zu, um die Suchergebnisse anzuzeigen. Da hierbei nicht wie früher die Nachrichtenelemente selbst durchsucht werden müssen, geht die Suche sehr viel schneller vonstatten. 110 Outlook 2007 klipp & klar

13 Um die Sofortsuche nach -Nachrichten zu verwenden, gehen Sie so vor: 1 Navigationsbereich 2 Feld Posteingang durchsuchen anklicken 3 Suchbegriff eintippen Während Sie die Suchbegriffe eingeben, sucht Outlook im Hintergrund nach Elementen, in denen die Suchbegriffe vorkommen, und zeigt diese an. Die Fundstellen werden farblich hervorgehoben. 4 Auf gewünschtes Element doppelklicken 5 Schaltfläche Suche löschen Das Suchfeld wird geleert und es werden wieder alle Nachrichtenelemente angezeigt. Kapitel 5: -Nachrichten organisieren 111

14 40: -Regeln erstellen Etwas weiter vorne in diesem Kapitel haben Sie gesehen, wie Sie neue Ordner erstellen und die Farbkategorien verwenden können, um Ihre -Nachrichten so besser zu verwalten. Das Verschieben in einen anderen Ordner oder das Zuweisen einer Farbkategorie haben Sie bisher immer manuell gemacht. Sie können diese Aufgabe aber auch automatisieren und von Outlook erledigen lassen. Dazu erstellen Sie eine Regel, in der festgelegt ist, welche Kriterien eine erfüllen muss (beispielsweise von einem bestimmten Absender stammen) und was dann mit dieser passieren soll (beispielsweise in einen Ordner verschieben oder eine Farbkategorie zuweisen). Die von Ihnen definierten Regeln werden von Outlook entweder beim Versenden oder beim Empfangen einer ausgewertet und dann werden, sollten die von Ihnen festgelegten Kriterien zutreffen, die entsprechenden Aktionen durchgeführt. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Regel zu erstellen: 1 Fenster Outlook Extras Regeln und Benachrichtigungen Das Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen wird angezeigt. 2 Registerkarte -Regeln 112 Outlook 2007 klipp & klar

15 Hinweis: Mehrere Regeln verwalten Auf der Registerkarte -Regeln werden alle definierten Regeln angezeigt. Bei Regeln, die aktiviert sind, ist das Kontrollkästchen in der betreffenden Zeile eingeschaltet. Wenn Sie mehrere Regeln definiert haben, werden diese in der Reihenfolge angewendet, wie sie in der Liste aufgeführt sind. Um die Reihenfolge zu ändern, markieren Sie die Regel, die Sie verschieben wollen, und verwenden die beiden Schaltflächen über der Liste, um die Position der Regel zu verändern. 3 Neue Regel Das Dialogfeld Regel-Assistent wird angezeigt. Das Erstellen einer -Regel vollzieht sich in zwei Schritten, die auch im Dialogfeld Regel-Assistent abgebildet sind. Im ersten Schritt wählen Sie eine Regelvorlage aus, die allgemein beschreibt, welche Bedingung die Regel überprüft (beispielsweise eines bestimmten Absenders) und welche Aktion durchgeführt werden soll (beispielsweise in einen bestimmten Ordner verschieben). Kapitel 5: -Nachrichten organisieren 113

16 4 Im zweiten Schritt konkretisieren Sie die allgemeine Regelbeschreibung und legen hierbei dann beispielsweise den gewünschten Absender und bei der Aktion in Ordner verschieben den Zielordner fest. Wenn Sie in den beiden Kategorien Den Überblick behalten und Auf dem Laufenden bleiben keine Vorlage finden, die Ihren Anforderungen entspricht, können Sie in der Kategorie Regel ohne Vorlage erstellen eine der beiden Optionen auswählen, um so eine Regel völlig neu zu erstellen, die entweder bei der Ankunft oder beim Versenden einer durchgeführt werden soll. Die nachfolgenden Schritte beschreiben exemplarisch das Erstellen einer Regel mit und ohne Vorlage. Die erste Regel soll s von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben. Kategorie Den Überblick behalten Nachricht von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben 5 Bereich 2. Schritt einer Person/einer Verteilerliste Das Dialogfeld Regel-Adressen wird angezeigt. 6 Absender anklicken, dann Von, dann OK Der ausgewählte Absender wird im Bereich 2. Schritt angezeigt. 114 Outlook 2007 klipp & klar

17 7 Bereich 2. Schritt Zielordner anklicken Das Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen wird angezeigt. 8 Gewünschten Ordner markieren 9 OK Der ausgewählte Zielordner wird im Bereich 2. Schritt angezeigt. 10 Fertig stellen Erstellen Sie nun eine weitere Regel, die alle s, die Sie an den in Schritt 6 ausgewählten Kontakt schreiben, ebenfalls in den in Schritt 8 festgelegten Zielordner verschiebt. Auf diese Weise landet die gesamte -Kommunikation mit dieser Person im gleichen Ordner. 1 Neue Regel 2 Das Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen wird angezeigt. Kategorie Regel ohne Vorlage erstellen Nachrichten nach dem Senden prüfen 3 Weiter 4 Kontrollkästchen die an eine bestimmte Person/Verteilerliste gesendet wurde einschalten 5 Bereich 2. Schritt einer Person/einer Verteilerliste Das Dialogfeld Regel-Adressen wird angezeigt. Kapitel 5: -Nachrichten organisieren 115

18 6 Adresse anklicken, dann Von, dann OK 7 Weiter Sie können jetzt die Aktion festlegen, die ausgeführt werden soll. 116 Outlook 2007 klipp & klar

19 8 Kontrollkästchen eine Kopie davon in den Ordner Zielordner verschieben einschalten 9 Bereich 2. Schritt Zielordner anklicken Das Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen wird angezeigt. 10 Gewünschten Ordner markieren 11 OK Der ausgewählte Zielordner wird im Bereich 2. Schritt angezeigt. 12 Fertig stellen Im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen werden die neu erstellten Regeln angezeigt. Die Regelbeschreibung sehen Sie im unteren Bereich des Dialogfeldes. Wenn Sie eine erstellte Regel anpassen wollen, markieren Sie die Regel und klicken auf einen der unterstrichenen Werte. Kapitel 5: -Nachrichten organisieren 117

20 Tipp: Regeln mit mehreren Bedingungen und/oder mehreren Aktionen Wenn Sie eine Regel ohne Vorlage erstellen, ist es möglich, mehrere Bedingungen festzulegen. Schalten Sie dazu einfach die Kontrollkästchen vor den Bedingungen ein, die Sie auswerten lassen möchten. Damit die zugehörende Aktion durchgeführt wird, müssen alle definierten Bedingungen zutreffen. Sie können auch mehrere Aktionen festlegen, indem Sie in Schritt 7 (Seite 116) bei allen Aktionen, die ausgeführt werden sollen, das Kontrollkästchen einschalten. 41: Suchordner verwenden und erstellen Der Nachteil bei der Sofortsuche besteht darin, dass Sie, wenn Sie regelmäßig nach bestimmten Kriterien suchen, diese immer wieder neu eingeben müssen. Wenn Ihnen das auch etwas umständlich erscheint, können Sie die sogenannten Suchordner verwenden, die Sie sich wie eine gespeicherte Suchabfrage vorstellen können. Outlook 2007 enthält nach der Installation bereits einige vordefinierte Suchordner, die Sie sich ansehen können, indem Sie im Navigationsbereich das Element Suchordner erweitern (Schaltfläche mit dem Plus-Zeichen anklicken). Wenn Sie eines der untergeordneten Elemente anklicken (wie beispielsweise Große Nachrichten), startet Outlook den Suchvorgang und zeigt die gefundenen Elemente an. Sie können recht einfach auch eigene Suchordner erstellen und dabei selbst die Kriterien festlegen, nach denen gesucht werden soll. So gehen Sie dabei vor: 1 Navigationsbereich Der Posteingang wird geöffnet. 118 Outlook 2007 klipp & klar

21 2 Navigationsbereich Bereich -Ordner Suchordner mit rechter Maustaste anklicken Das Kontextmenü wird geöffnet. 3 Neuer Suchordner Das Dialogfeld Neuer Suchordner wird angezeigt. Die Liste, die Sie im Dialogfeld sehen, enthält bereits weitere vordefinierte Suchordner, die nach Aufgaben sortiert sind und die von Ihnen nach Bedarf angepasst werden können. In der Gruppe Nachrichten von Personen und Listen sehen Sie beispielsweise den Eintrag Nachricht von oder an bestimmte Personen. Wenn Sie ihn anklicken, können Sie im Bereich Suchordner anpassen die Schaltfläche Auswählen anklicken und dann die gewünschte Person aus den Outlook-Kontakten auswählen. Um beispielsweise alle Nachrichtenelemente zu finden, denen Sie eine bestimmte Farbkategorie zugeordnet haben, würden Sie folgende Schritte durchführen: Kapitel 5: -Nachrichten organisieren 119

22 4 In Liste bis zur Gruppe Nachrichten organisieren scrollen 5 Eintrag Kategorisierte anklicken 6 Bereich Suchordner anpassen Schaltfläche Auswählen Das Dialogfeld Farbkategorien wird angezeigt. 7 8 OK Kontrollkästchen vor Farbkategorien einschalten, die diesem Suchordner zugeordnet sein sollen Ihre Auswahl wird im Bereich Suchordner anpassen angezeigt. 9 OK Das Dialogfeld Neuer Suchordner wird geschlossen. Der neue Suchordner steht Ihnen sofort zur Verfügung. Wenn Sie einen Suchordner nicht mehr benötigen, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl Löschen. Bestätigen Sie das Meldungsfeld, das Outlook anzeigt, mit einem Klick auf Ja. 120 Outlook 2007 klipp & klar

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