Social Media & Compliance im Eventmanagement das sollten Eventplaner wissen

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1 ON-TRAVEL.de 5. Thema des Monats, Oktober 2012: Social Media & Compliance im Eventmanagement das sollten Eventplaner wissen

2 Meetings & Events: Ein Erfolgsfaktor für Unternehmen Die deutsche Veranstaltungsbranche hat das Jahr 2011 mit einem Rekordergebnis abgeschlossen: Das zeigt der Meetings- & EventBarometer Auch der American Express Meetings & Events Forecast 2012 belegte bereits die wachsende Bedeutung von Veranstaltungen. 2 Dieser Trend ist weltweit zu beobachten und gilt auch speziell für den europäischen und deutschen Markt. Viele der befragten Experten verzeichnen bei ihren Kunden eine steigende Aktivität im Bereich von Meetings und Events. So sehen das in Europa 51 Prozent, in Nordamerika 42 Prozent, in Lateinamerika 50 Prozent und in Asien 57 Prozent der Befragten. Jahres. So wollen Unternehmen für ihre Veranstaltungen keine weiten Anreisen in Kauf nehmen. Zudem müssen in der gleichen Zeit mehr Tagesordnungspunkte behandelt werden. Auch Nachhaltigkeitsaspekte wollen die Firmen immer stärker in die Planung einbeziehen. Die Wirtschaftlichkeit von Unternehmens- Veranstaltungen wird dabei kontinuierlich auf den Prüfstand gestellt. Mit dem Einsatz von neuen Technologien sollen deshalb die Effektivität von Veranstaltungen vorangetrieben und gleichzeitig Kosten gespart werden. Dies wirft jedoch auch immer wieder neue Fragen in Bezug auf rechtliche Rahmenbedingungen und Restriktionen auf. Thesen 1) Planer von Veranstaltungen stehen immer mehr unter Kostendruck. Durch die Nutzung von Komplett-Angeboten und Experten-Beratung lassen sich Einsparungen realisieren und gleichzeitig bleibende Eventerlebnisse schaffen. In vielen Fällen sind Ausgaben für Meetings und Events ein Indikator für Unternehmen, die nach Wachstum streben und die Beziehungen mit ihren aktuellen und zukünftigen Kunden vertiefen wollen. Gut gemanagte Meetings und Events können treibende Kräfte bei der Gewinnung von Neugeschäft und damit auch für Wachstum sein, sagt Ralph Knoblauch, Director bei American Express Global Business Travel. Die American Express Meetings & Events Umfrage zeigt außerdem die wesentlichen Trends des 2) Neue Technologien und virtuelle soziale Netzwerke verändern das Eventmanagement nachhaltig und potenzieren die Reichweite eines Events beträchtlich bei sinkenden Grenzkosten. Eventmanager sollten daher die Chancen und Risiken der heutigen Technologien kennen und zu nutzen wissen. 3) Angesichts der globalen, länderübergreifenden Natur der virtuellen Online- Kanäle und der voranschreitenden Globalisierung von Events, müssen Eventplaner nicht nur die lokalen gesetzlichen Vorgaben sondern auch ausländische Gesetzgebungen und internationale Abkommen besser denn je kennen und berücksichtigen.. 1 Meetings- & EventBarometer 2012 Die Deutschland-Studie des Kongress- und Veranstaltungsmarktes, EITW im Auftrag von EVVC, GCB und DZT. 2 American Express Meetings & Events 2011 Forecast

3 1) Veranstaltungen aus einer Hand: Ganzheitlich, erfolgreich und kosteneffizient Laut der American Express Umfrage geht der Großteil (60 Prozent) der Meeting-Spezialisten, darunter Planer, Einkäufer und Hotelanbieter, davon aus, dass das Gesamtbudget für Meetings in Unternehmen gleich bleibt, 7 Prozent rechnen mit sinkenden Budgets. Die Ausgaben pro Meeting, so die weitläufige Meinung, werden jedoch gleich bleiben. Nur 33 Prozent gehen für 2012 von geringeren Kosten pro Meeting aus. Gleichzeitig müssen Events immer effizienter und wirtschaftlicher gestaltet werden. Das macht es umso wichtiger für Unternehmen, auf professionelle Unterstützung zurückzugreifen. Doch wie sieht der Markt eigentlich aus? In der Regel bieten klassische Eventagenturen nur Teilleistungen aus dem Eventportfolio an. Verschiedene Bausteine müssen häufig bei mehreren Anbietern eingekauft werden, wie zum Beispiel bei Kommunikations-, Kreativ- oder Onlineagenturen. Wichtige Controllingaspekte wie Marktanalysen, strategisches Tracking und Kostenkontrolle oder ein fortlaufendes Qualitätsmanagement bleiben da meist auf der Strecke. Fundamentale Aspekte wie Compliance oder die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien finden ebenfalls kaum Beachtung. American Express Meetings & Events hat deshalb sein Leistungsangebot auf diese Marktanforderungen abgestimmt. Wir haben eine Reihe von Serviceleistungen und umfangreichen Komplettangeboten entwickelt, die es Unternehmen ermöglichen alles aus einer Hand zu erhalten. Unsere Leistungen sind flexibel einsetzbar und maximieren den Return on Investment der Meeting-Ausgaben: Strategic Meetings Management erfolgreiche Events = erfolgreiches Unternehmen Strategisches Veranstaltungsmanagement ist heutzutage unerlässlich. Denn Veranstaltungen sei es in kleinem oder größerem Rahmen tragen spürbar zum Erfolg eines Unternehmens bei. Entsprechend verfolgt American Express Meetings & Events mit dem Strategic Meetings Management einen ganzheitlichen Ansatz, der Veranstaltungen als wichtigen Geschäftsbereich betrachtet. Auch für kleinere Veranstaltungsbudgets wird dieser Ansatz wichtiger, wenn es darum geht, neue Einsparpotenziale zu suchen, Ausgaben zu konsolidieren und auf den Return on Investment zu achten. Meetings & Events Planung Rund-um-Service, verlässlich und durchdacht Vor einer erfolgreichen Veranstaltung steht die verlässliche und genaue Planung ganz gleich, ob es sich um ein kleines oder ein großes Event handelt. Zu den wichtigen Leistungen, die die American Express Meetings & Events Experten anbieten, gehören: Recherche und Buchung des geeigneten Veranstaltungsortes, Budgeterstellung, Einhaltung der Richtlinien, Aushandeln der bestverfügbaren Tarife, Koordination, Management, Konsolidierung, u.v.m.. Meetings & Events Consulting Richtlinien, das A&O für den Erfolg Verfügt ein Unternehmen über Richtlinien, die es einzuhalten gilt? Besteht Beratungsbedarf? Je nachdem, wie die Voraussetzungen sind, wird das Team von American Express Meetings & Events aktiv. Richtlinien-Bewertung, Richtlinien-Gestaltung und Controlling gehören hier zu den Kernleistungen. Denn die Erfahrung zeigt: Smarte Richtlinien tragen wesentlich zu Einsparungen im Veranstaltungsbereich bei. MEETINGS EXPERT kleine Veranstaltung, optimales Ergebnis Unternehmen können auch kleinere Veranstaltungen effektiv planen und verwalten. Mit dem American Express MEETINGS EXPERT Angebot finden sie schnell den richtigen Veranstaltungsort, minimieren die Risiken von Vertragsabschlüssen, behalten die Kontrolle über die Meetingausgaben und sparen deutlich Kosten. Group Air Travel Gruppenreisen einfach und kosteneffizient Unsere fachkundigen Mitarbeiter stehen unseren Kunden speziell auch für die Anforderungen an Gruppenreisen zur Seite. Planung, Koordination und Ausführung gehören ebenso zu den Leistungen wie die Nutzung unseres umfangreichen Netzwerks von Leistungsträgern. So sichern wir die günstigsten verfügbaren Tarife. Emergency Meeting Service Unterstützung auch außerhalb der Geschäftszeiten Außerhalb der normalen Geschäftszeiten unterstützt unser Emergency Meeting Service Team Reisende und Veranstaltungsplaner bei Notfällen. Ziel ist, die Realisierung der Pläne des Kunden zu erleichtern und die Auswirkungen, die der Notfall auf diese Plä-ne hat, so gering wie möglich zu halten. Sieben Tage in der Woche, 365 Tage im Jahr sind wir für unsere Kunden und den Erfolg ihrer Veranstaltungen da. 2

4 2) Online-Schnittstellen ein must have im heutigen Eventmanagement Zu einem zeitgemäßen Event-Management gehören neben den klassischen Instrumenten auch der Einsatz von Online-Technologien und virtuellen Welten. Virtuelle und hybride Events eröffnen Veranstaltungsplanern völlig neue Dimensionen. Virtuelle oder Online-Events kommen z.b. für Online Trade Shows, Webinare, interaktive Livestreams oder virtuelle Karrieremessen zum Einsatz. Sogenannte Hybrid Events verknüpfen reale Veranstaltungen mit Online-Elementen, wie z.b. Social Media Kanälen. Das Potenzial, das eine Verbindung mit Social Media Kanälen bietet, ist enorm. Zusätzlich zur realen wird beim Hybrid Event eine virtuelle Möglichkeit der interaktiven Teilnahme geschaffen. So kann sich beispielsweise ein Teilnehmer via Internet an einem Kongress oder einer Messe anmelden und daran teilnehmen, ohne real anwesend zu sein. Gerade vor dem Hintergrund sinkender Veranstaltungsbudgets können virtuelle oder hybride Events eine wertvolle Entlastung bringen und die Reichweite von Veranstaltungen exponentiell bei sinkenden Grenzkosten erhöhen. die technologische Umsetzbarkeit sind für den Erfolg von entscheidender Bedeutung. Als 360 Eventanbieter kennt American Express Meetings & Events den Markt und verfügt über eine fundierte Expertise: Angefangen bei der Programmierung von eventbezogenen Applikationen (Apps für ipad und andere Tablets oder Smartphones) über Augmented Reality Applikationen, mit der sich Produkte oder Welten in einer lebendigen 3D-Darstellung kreieren lassen (z.b. für sogenannte Living Invitations ) bis hin zu Podcasts, Animationen sowie Video- und Audioproduktionen. Diese Tools machen jede Präsentation, jedes Event zu einer lebendigen Inszenierung und einem bleibenden Erlebnis. Innovative Technologien kommen außerdem zum Einsatz für effektive webbasierte Guest Management Tools oder für E- Newsletter-Systeme, die mehrstufige oder komplexere Einladungsprozesse sowie die Vor- und Nachbereitung von Events ideal unterstützen. Die Vorteile im Überblick: > Höhere Reichweite > Höhere Kontaktintensität > Zeitersparnis und Prozessoptimierung > Kostenersparnis > Vereinfachte Kontrolle Gleichermaßen profitieren virtuelle Werbekampagnen und Social Media Aktivitäten von der Verknüpfung mit realen Events. Die emotionale Wirkung von realen Events und deren Nachhaltigkeit lassen sich virtuell kaum kopieren. Mehr noch, die Eindrücke die real erlebt wurden, verfestigen die gewünschte Botschaft bei der Zielgruppe, indizieren Sympathien, Einstellungen und Verhaltensweisen, die sich auch in virtuellen Social Media Aktivitäten widerspiegeln und potenzieren. Hybride Kommunikationsstrategien eine Erfolgsgeschichte Crossmedial und immer einen Schritt voraus Die strategische Fusion zwischen Eventmarketing und Tools aus dem Onlinemarketing-Bereich ist heute ein crossmediales must have. Umfassende Kenntnisse über die neuen virtuellen Eventformen, den richtigen Einsatz im Kommunikationsmix und Mit einem hybriden Event-Konzept der besonderen Art haben die Experten von American Express Meetings & Events kürzlich den Launch der Social Media Fan-Page von American Express Deutschland erfolgreich begleitet. Neugierig? Dann besuchen Sie unsere Facebook-Seite: 3

5 3) Compliance Management: Chancen erkennen, Risiken reduzieren Rechtsverstöße können Unternehmen nicht nur viel Geld kosten sie können zudem schwerste Imageschäden verursachen. Schlimmstenfalls kann ein Nichtbeachten von Richtlinien oder Gesetzgebungen zu einer existenziellen Bedrohung für ein Unternehmen werden. Zahlreiche nationale wie auch internationale Regeln und Gesetze, insbesondere im Hinblick auf Korruption, Geldwäsche, Urheberrechte oder Haftung sind für Unternehmen zu beachten. Auch im Eventbereich sind die juristischen Vorgaben sehr vielschichtig Tendenz steigend. Compliance-Themen reichen vom Sponsoring über Geschenke und Einladungen, Rednerhonorare, Wahl der Leistungsträger, dem Gemeinnützigkeits- und persönlichen Haftungsrecht bis hin zum richtigen Umgang mit Daten (online wie offline). Vor allem bei der Verknüpfung mit virtuellen Eventelementen oder Online-Schnittstellen müssen Eventmanager die globale Verfügbarkeit des Internets im Hinblick auf eine zu gewährleistende Datensicherheit und Rechtskonformität immer stärker berücksichtigen. Auch spielt nicht nur die herrschende Gesetzgebung des Veranstaltungsorts eine Rolle, vielmehr müssen zusätzlich die Regeln der Herkunftsländer von Partnern, Leistungsträgern und Teilnehmern eingehalten werden. Der Meetings & Events Forecast 2012 zeigt: Unternehmen haben diese Problematik erkannt. Sie wollen ihren Fokus auf Compliance-Aspekte im Veranstaltungsbereich verschärfen, um Risiken zu reduzieren. Compliance Megatrend und Chance in der Eventbranche Insbesondere in der Pharmabranche gelten schon seit vielen Jahren strenge Compliance Richtlinien und Verhaltenskodizes. Zahlreiche Konzerne der Branche verpflichten sich deshalb zur Einhaltung eines sogenannten Pharmakodex. Immer mehr Industriezweige sollen künftig einem vergleichbaren Kodex unterstellt werden. Das macht deutlich, warum Compliance auch in der Eventbranche einen aktuellen Megatrend darstellt. Veranstaltungskonzepte müssen in vielerlei Hinsicht geprüft werden, um mögliche Fallstricke zu vermeiden, wie zum Beispiel: > Wer darf zu welchen Veranstaltungen eingeladen werden? > Welche Maßnahmen müssen zum Schutz der Einladenden und der Eingeladenen getroffen werden? > Welche Standards sind anzuwenden, um Geschäftspartner, Kunden, Leistungsträger etc. zu überprüfen? > Wo liegt die Grenze zur Korruption bzw. wo hört Kunden- und Beziehungspflege auf und wird als Korruption bewertet? > Was muss bei der Verwendung von personenbezogenen Daten beachtet werden, um Rechtssicherheit zu gewährleisten? Compliance auf der sicheren Seite dank langjähriger Erfahrung Aufgrund unserer langjährigen Expertise, unter anderem im Pharmabereich, nimmt American Express Meetings & Events eine Rolle als First Mover der Branche ein. Unsere Experten sind mit den relevanten regionalen wie auch nationalen und internationalen Gesetzen und Richtlinien bestens vertraut. Namhafte internationale Unternehmen vertrauen auf unsere Marktkenntnis und unser umfassendes Leistungsportfolio im Veranstaltungsmanagement. Unsere umfangreiche Palette an Werkzeugen und bewährten standardisierten Prozessen ermöglicht ein effizientes und regeltreues Veranstaltungsmanagement: Angefangen beim Einkauf von Services, über leistungsfähige Tools für die Teilnehmerverwaltung, Reports und Statistiken für Revision und Controlling bis hin zu Rechtsmanagement oder Datenschutz. Fazit Meetings & Events gewinnen in Unternehmen mehr und mehr an Bedeutung. Daher ist es im Vorfeld wichtiger denn je, eine Strategie zu verfolgen, die ganzheitlich ausgerichtet ist. Erfahrung, Kaufkraft und Marktstärke sind weitere Faktoren, von denen erfolgreiche Veranstalter profitieren. Und: Crossmediale Events und Compliance eröffnen neue Perspektiven und Chancen für Veranstalter. Allerdings zählen hier umso mehr die Erfahrung und Sachkenntnis des Marktes. 4

6 Über 150 Jahre Erfahrung und immer up-to-date American Express Meetings & Events eine Sparte des Geschäftsreisedienstleisters American Express Global Business Travel ist einer der weltweit führenden Dienstleister im Veranstaltungsbereich. Wir unterstützen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Meetings & Events Programme durch signifikante Kosteneinsparungen, erstklassigen Service und umfangreiche 5 Kostenkontrolle. Unser Leistungsangebot umfasst: die Buchung und Abwicklung von Gruppen- und Incentive-Reisen, die Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Konferenzen aller Art sowie die Umsetzung und Optimierung ganzer Veranstaltungsprogramme u.v.m.. Unsere Kunden profitieren von fundierter Beratungskompetenz im Meetings und Events Management, Unterstützung bei strategischem Einkauf und Verhandlungen mit Leistungsträgern sowie exzellentem Service rund um die Welt, rund um die Uhr, online und offline. Die Veranstaltungs-Experten von American Express Meetings & Events widmen sich ganz der Finanzierung von Veranstaltungen jeder Größe, Planung, Vertragsverhandlungen, Budgetierung, Ausgabenmanagement, Reporting und Benchmarking und der erfolgreichen Integration von führenden Technologien. Allein im Jahr 2011 hat American Express Meetings & Events weltweit über Events und Incentive-Reisen betreut. Seit mehr als 40 Jahren und in über 50 Ländern schaffen unsere Veranstaltungs-Experten Transparenz, treiben Sparmaßnahmen voran und ermöglichen bleibende Event- Erlebnisse. Der jährliche American Express Meetings & Events Forecast identifiziert Schlüsselaktivitäten und Trends für Veranstaltungen weltweit, um Veranstaltungsprofis und Führungskräfte auf strategischer Ebene dabei zu unterstützen, einen effektiven Nutzen aus ihren Investitionen in Meetings zu ziehen. Abb.: Leistungsportfolio von American Express Meetings & Events: Von fundamentalen Basisleistungen bis zu umfangreichen Zusatzangeboten. Jetzt informieren: oder senden Sie uns eine an: Konferenzen.Incentives@aexp.com 5

7 Über American Express Global Business Travel American Express Global Business Travel ( ein Geschäftsbereich des Reise- und Finanzdienstleisters American Express International, Inc., entwickelt weltweit Lösungen für die Optimierung des Travel Managements in Unternehmen. Als globaler Dienstleister unterstützt der Geschäftsbereich Global Business Travel branchenunabhängig kleine, mittelständische und international tätige Konzerne in der Planung, Durchführung und Kontrolle des Geschäftsreisemanagements. Durch innovative Reisebuchungstechnologien, umfassende Beratungsleistungen in der Erarbeitung von Einkaufsstrategien sowie durch die Unterstützung in den Verhandlungen mit Zulieferern und Kunden stellt American Express Global Business Travel ein professionelles Einkaufs- und Mobilitätsmanagement zur Verfügung. American Express Global Business Travel verfügt über eines der größten Reisebüronetzwerke weltweit und ist in 140 Ländern vertreten. Der Gesamtumsatz im Bereich Global Travel und seiner Joint-Venture und Travel Partner Network Unternehmen betrug ,3 Milliarden US-Dollar. In unserer Newsplattform ON-TRAVEL.de finden Travel Manager, Buchungsverantwortliche und Reisende aktuelle Trends im Travel Management, wertvolle Prognosen für die Planung von Reisebudgets und praktische Tipps für die Geschäftsreise. Unsere Top-News-Rubrik bietet tagesaktuell die wichtigsten Branchennachrichten und jeden Monat lockt außerdem ein tolles Gewinnspiel. Dazu gibt es den monatlichen ON-TRAVEL -Newsletter, der kurz und kompakt informiert und mit einem Klick auf die ON-TRAVEL Internetseite bringt jetzt kostenfrei abonnieren unter: American Express Meetings & Events eine Sparte des Geschäftsreisedienstleisters American Express Global Business Travel ist einer der weltweit führenden Dienstleister im Veranstaltungsbereich. Wir unterstützen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Meetings & Events Programme durch signifikante Kosteneinsparungen, erstklassigen Service und umfangreiche Kostenkontrolle. Jetzt informieren: oder senden Sie uns eine an: Weitere Informationen erhalten Sie auch unter: American Express International, Inc. Theodor-Heuss-Allee Frankfurt am Main Niederlassung Deutschland, Frankfurt am Main Zweigniederlassung einer Aktiengesellschaft nach dem Recht des Staates Delaware, USA, mit Sitz in New York Registergericht Frankfurt am Main HRB State Register No Board of Directors: Douglas Buckminster, Alexander Filshie, Carol V. Schwartz Bankverbindungen: Standard Chartered Bank Germany Branch Frankfurt am Main BLZ , Konto , SWIFT SCBLDEFX, IBAN DE USt-ID-Nummer: DE Steuer-Nr.: