Sichere Bürokommunikation am Beispiel von Fax, Kopierern, Druckern, Scannern und Mail Tag der IT-Sicherheit, 2. Februar Torsten Trunkl

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Charlotte Ackermann
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1 Sichere Bürokommunikation am Beispiel von Fax, Kopierern, Druckern, Scannern und Mail Tag der IT-Sicherheit, 2. Februar Torsten Trunkl 1

2 Gliederung 1. Wer sind wir? 2. Datenschutz und Informationssicherheit 3. Mögliche Gefahren in der Bürokommunikation

3 Kurzprofil Name Regler System GmbH Gegründet Seit 1884 Anzahl der Mitarbeiter 5 Standorte: Beckingen, Landau, Luxemburg und Pirmasens ca Auszubildende und 4 Studenten zum Bachelor of Arts Geschäftstätigkeit Beratungs-, Implementierungs- und Integrationsservices im IT-Bereich mit dem Schwer-punkt Small und Medium Business für Kunden aus dem Mittelstand und für Großkunden, sowie der öffentlichen Hand Kernbereiche Spezialisten für IT und Großformat IT-Beratung, Projektmanagement, IT-Optimierung und Services, Collaboration & Groupware, Dokumenten- und Archivierung sowie IT-Security Über aktive Kunden

Schwer-punkt Small und Medium Business für Kunden aus dem Mittelstand und für Großkunden, sowie der öffentlichen Hand Kernbereiche Spezialisten für IT und

4 Unser Leistungsspektrum

6 Datenschutz und Informationssicherheit Wie schützen wir unser Unternehmen vor Daten-Klau und sonstigen wirtschaftlichen Schäden?

7 Datenschutz und Informationssicherheit in mittelständischen Unternehmen Begriffe abgrenzen: Datenschutz Datensicherheit IT-Sicherheit Informationssicherheit Compliance

8 Datenschutz und Informationssicherheit in mittelständischen Unternehmen Datenschutz Schutz vor missbräuchlichem Umgang mit personenbezogenen Daten. Nicht Schutz der Daten, sondern Schutz des informellen Selbstbestimmungsrecht einer natürlichen Person! Grundlage in Deutschland: Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) etc. Gesetzliche Vorgabe für Unternehmen Achtung: privat <> personenbezogen <> persönlich

Nicht Schutz der Daten, sondern Schutz des informellen Selbstbestimmungsrecht einer natürlichen

9 Datenschutz und Informationssicherheit in mittelständischen Unternehmen Datensicherheit Schutz von Daten vor Verlust, Verfälschung, Beschädigung oder Löschung durch organisatorische und technische Lösungen sowie durch Software. Dies betrifft alle schützenswerten Daten im Unternehmen.

Verfälschung, Beschädigung oder Löschung durch organisatorische und

10 Datenschutz und Informationssicherheit in mittelständischen Unternehmen TOM Knowhow des Unternehmens kaufmännische Daten technische Daten steuerrelevante s Mitarbeiter-Bilder Private s, privates Internet Vernichten von Dokumenten mit personenbezogenen Daten Weitergabe von Kundendaten

steuerrelevante Emails Mitarbeiter-Bilder Private Emails, privates

11 Sicherheitsrisiken Mögliche Gefahren in der Bürokommunikation 1. Verbleibende Dokumente im Ausgabefach 2. Digitale Daten auf internen Speichern 3. Netzwerkverbindung

12 1.Verbleibende Dokumente im Ausgabefach

13 Lösungsansätze: Standardmäßig Funktionen: Druck und Hold Funktion Vertraulicher Druck mit individueller Pin Bild 1

14 Vertraulicher Druck mit individueller PIN Für den geschützten Druck kann ein Passwort gesetzt werden. Damit wird der Zugriff durch Unberechtigte auf die Druckdaten am System unterbunden.

15 Lösungsansätze: Kostenpflichtige Zusatzfunktionen: Einführen einer zusätzlichen Software Authentifizierung mit PIN, Karte, Chip oder Fingerprint

16 DRUCKEN mit Karte 1. Drucken vom Client Arbeitsplatz 2. Anmelden am MFP per Karte 3. Kostenstelle am MFP auswählen 4. Druckjobauswahl am MFP 5. Drucken fertig!

17 2.Verbleibende Daten auf internen Speichern

18 Festplattenspeicher Festplatten Sicherheit Was passiert mit den Daten bei Rückgabe? Was passiert mit den Daten bei Reparatur? Sind die Daten vor dem Auslesen sicher? HD Sicherheit

19 Lösungsansätze: Verschlüsselung der Festplatte nach ISO und Common Criteria

20 ISO EAL3 Common Criteria Was ist ISO EAL3? ISO ist ein internationaler Sicherheitsstandard im Rahmen der Common Criteria. Er besagt, dass die Sicherheitstechnik von Produkten dem Standard entsprechend im Produkt implementiert sein muss. Es gibt mehrere EAL-Stufen (0-7) der ISO EAL3 ist das derzeit für unsere Systeme relevante Level. Es bezeichnet eine von der ISO bestimmte Sicherheits- bzw. Vertrauenswürdigkeitsstufe (Evaluation Assurance Level). Die besagt, dass Sicherheitsfunktionen methodisch getestet und überprüft wurden, einschließlich der Kontrolle ihrer Entwicklungsumgebungen.

Es gibt mehrere EAL-Stufen (0-7) der ISO 15408. EAL3 ist das derzeit für unsere Systeme relevante Level.

21 ISO EAL3 Common Criteria Was genau wird durch die Installation der optionalen Data Security Kits bewirkt? Es sind zwei Überschreibmethoden verfügbar. Einfaches Überschreiben: Ein bestimmter Bereich (beim Überschreiben) oder der gesamte Speicher (beim Initialisieren) der Festplatte wird mit Nullen (0) überschrieben, damit die Datenwiederherstellung unmöglich gemacht wird. Dreifaches Überschreiben (Default): Zunächst wird derselbe Bereich wie zuvor zweimal mit einem Zufallsmuster, anschließend mit Nullen (0) überschrieben. Die Methode ist sicherer als das einfache Überschreiben und macht eine Datenwiederherstellung so gut wie unmöglich.

22 ISO EAL3 Common Criteria Was genau wird durch die Installation des Data Security Kits bewirkt? Überschreib- und Verschlüsselungsfunktionen der Systemfestplatte und der optionalen Druckerfestplatte* werden aktiviert. Verschlüsseln (AES-Verschlüsselung): Gescannte Originale und andere Benutzerdaten werden auf der Festplatte gespeichert. Das Data Security Kit verschlüsselt die Daten, bevor sie auf der Festplatte gespeichert werden. Dies erhöht die Sicherheit, weil die Daten nur beim normalen Betrieb entschlüsselt werden können. Die Verschlüsselung erfolgt automatisch entsprechend dem AES (Advanced Encryption Standard), der z. B. in den USA für staatliche Dokumente mit höchster Geheimhaltungsstufe zugelassen ist.

23 Netzwerkverbindungen.

24 Sicherheitseinstellungen beim Drucken IP-Filtering Filter Nr. 1: Druckserver mit Berechtigung über LPD, IPP und HTTPS zu drucken. Mit IP-Filtering ist es möglich, den Zugriff auf das System nur eingetragenen IP-Adressen zu erlauben. Filter Nr. 2: Administrator mit Berechtigung für alle Protokolle. Der Zugriff auf bestimmte Protokolle (SNMP, FTP, HTTP, HTTPS, usw.) kann mit IP-Filtering eingeschränkt werden.

25 Sicherheitseinstellungen beim Drucken Verschlüsseltes Drucken per SSL Hierbei werden sowohl der Übertragungsweg zum Drucksystem als auch der Druckdatenstrom verschlüsselt. Ein Auslesen der Daten durch Dritte im Netzwerk ist so nicht möglich. (Das SSL-Protokoll wird auch für Online-Banking und Online-Shops verwendet.)

26 Sicherheitseinstellungen beim Drucken Die Sicherheit im Netzwerk ist im Wesentlichen von den Einstellungen im Kundennetzwerk abhängig. Die Sicherheitseinstellungen der Systeme können jedoch an die meisten Sicherheitsstandards im Kundennetzwerk angepasst werden. Die Sicherheitseinstellungen reichen von IP-Filtering, SSL, HTTPS, SMNP V1, V2C, V3, SMTP und POP3 Domainbeschränkung, NTLM und KERBEROS Anmeldung, Data Security Kit*, PDF-Aufrüst-Kit* und Sperrung des Displays bis zur Sperrung von Benutzern für das Drucken, Scannen und Kopieren. Die Kombination von der Anmeldung mit Benutzernamen und Passwort und der Installation des Data Security Kits ergibt die höchstmögliche Sicherheit für UTAX-Systeme im Kundennetzwerk. *systemabhängig

27 Zum Abschluss: Denken Sie an personenbezogene Daten, wie Verzeichnisse und Faxverzeichnisse Entsorgung von Geräten und Festplatten ADV Vertrag für den Dienstleister Ihrer Wahl 27

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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