Update-News. Version 8.06/7.88 Stand:

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1 Update-News Version 8.06/7.88 Stand: Für einen fehlerfreien Betrieb von CHARLY führen Sie bitte unbedingt dieses Update aus. In den Update-News finden Sie wichtige Informationen, die zur fehlerfreien Ausführung des Updates beachtet werden müssen.

2 Update News 8.06/ Seite 2 Inhalt Inhalt Wichtige Informationen vor dem Einspielen des neuen Updates 3 CHARLY-Checkliste 4 1. KZBV Aktualisierte KZBV-Module Änderungen im Bereich der KZV Hessen KIG-Einstufung bei BEMA-Nr. 01k BEMA-Nr Fehlermeldungen Nrn. 262 und 415 bei KCH, KFO und KBR Fehlermeldung Nr. 600 auf Fallebene Grenzen für genehmigungspflichtige Wiederherstellungsmaßnahmen 8 2. Ersatzverfahren (manuelle Erfassung) Ersatzverfahren bei egk Ersatzverfahren bei Sonstigen Kostenträgern Ersatzverfahren bei Privatpatienten Versicherte mit der Statusergänzung 5 12 Neu 3. Datenaustausch über XML-Datei Laborauftragsnummer XML-Import für Eigenlabor aus Fremdsoftware Einstellungen in den Stammdaten Änderung in den Textvorlagen Laborauftragsnummer generieren und XML-Datei importieren Rechnungserstellung und Abrechnung in CHARLY 16 Verbesserung Neu Neu Änderung 4. Besuchspositionen, Zuschläge und Wegegeld GOZ Eingabe der Leistung im Behandlungsblatt Rechnungsstellung BEMA Überprüfung der neuen Positionen in den Stammdaten Zuschlag für das Aufsuchen von Versicherten Besuchsgebühren und Zuschläge Wegegeld und Reiseentschädigung 25 Verbesserung Verbesserung Verbesserung 5. Sonstiges HKP-ZE HKP-ZE-Erstellung mit Angabe von BEL-Fremdlaborpreisen Kieferangabe bei FZ Textänderung in den Stammdaten Extraktionen Zahlungszielangabe Darstellung von Behandlungsvorschlägen und -plänen Schnittstellen Import eines PA-Befundes aus ParoStatus Omnikey 5321 RFID Anmerkung 34

3 Update News 8.06/ Seite 3 Wichtige Informationen Wichtige Informationen vor dem Einspielen des neuen Updates Mit dem vorliegenden Update werden die neuen BEMA-Positionen 151 bis 153, 161 bis 165 sowie 171a und 171b automatisch eingespielt. Damit diese korrekt eingespielt und verwendet werden können, dürfen Positionen mit diesen Nummern NICHT bereits in CHARLY angelegt sein. Bitte überprüfen Sie daher unbedingt VOR der Installation des Updates, ob die Positionen schon vorhanden sind. Falls ja, LÖSCHEN Sie diese VOR der Installation des Updates. Ist es nicht mehr möglich, die Positionen zu löschen, VERALTEN Sie diese bitte. Das Update kann vor der anstehenden Quartalsabrechnung eingespielt werden, da mit den hier integrierten Prüf- und Sendemodule der KZBV alle Abrechnungen für das 1. Quartal 2013 ebenfalls möglich sind. Die Primebase-Version des CHARLY-Updates wird mit der Versionsnummer 7.xx erkennbar ausgeliefert. Bitte überprüfen Sie zunächst, ob das letzte Update 7.87 oder 8.05 eingespielt wurde. Wenn Sie eine dieser Versionen eingespielt haben, sind die Voraussetzungen für das aktuelle Update erfüllt. Prüfen Sie vor dem Einspielen des neuen Updates, ob Sie eine aktuelle Datensicherung erstellt haben. Wir empfehlen Ihnen dringend, vor jedem Update eine Datensicherung durchzuführen. Beenden Sie CHARLY an allen Arbeitsplätzen (Clients) und schalten Sie die Computer aus. Dies gilt nur für Clients, nicht für den Server. Bitte starten Sie Ihren Server vor dem Einspielen des Updates neu. Lesen Sie unsere Update-News bitte aufmerksam. Darin finden Sie wichtige Hinweise zum aktuellen Update. Die Update-News finden Sie auf Ihrer Update-CD. Wir empfehlen Ihnen, die Informationen zu den Updates auch den Kolleginnen und Kollegen in der Praxis zugänglich zu machen. Installieren Sie das Update nach Anleitung. Nach dem Einspielen des Updates bitten wir Sie, den Server ebenfalls neu zu starten. Damit stellen Sie sicher, dass alle Änderungen installiert sind. Starten Sie anschließend alle Clients wieder und rufen Sie CHARLY auf. Eine Checkliste für die Installation des CHARLY-Updates finden Sie auf Seite 4.

4 Update News 8.06/ Seite 4 Checkliste Checkliste Installation von CHARLY-Updates Um Ihr CHARLY-Update fehlerfrei zu installieren, führen Sie bitte jeden Schritt gewissenhaft durch, da es sonst zu Problemen beim Update bis hin zu einem nicht lauffähigen System nach dem Update kommen kann. 01 Datensicherung durchführen 02 Virenscanner temporär deaktivieren Wir empfehlen, den Virenscanner während der Updateeinspielung temporär zu deaktivieren, da es sonst möglicherweise zu Unterbrechungen und/oder Fehlermeldungen kommen kann. Nach der Installation des Updates aktivieren Sie den Virenscanner bitte wieder. 03 Alle Arbeitsplätze (Clients) herunterfahren und abschalten Wichtig: Dies gilt nur für die Clients, nicht für den Server. 04 Server neu starten 05 Update-News und Anleitungen/Dokumentationen lesen Bitte lesen und/oder drucken Sie alle zu der Version zur Verfügung gestellten Dokumente. Diese finden Sie auf unserer Homepage unter 06 Update nach Anleitung installieren 07 Nach Abschluss der Update-Einspielung, CHARLY am Server starten Hinweis: Falls es Änderungen in der Datenbank gab, kann der Start von CHARLY bis zu 30 Minuten dauern. Bitte warten Sie, bis CHARLY vollständig am Server gestartet ist. 08 Clients wieder starten und CHARLY an den Clients aufrufen 09 Update-News und Anleitungen nochmal lesen um sich über die Änderungen/Neuerungen in der Software zu informieren. 10 Praxispersonal über das Update informieren (Rundmail, Aushang) Wir empfehlen, die Informationen zu den Updates auch den Kolleginnen und Kollegen in der Praxis zugänglich zu machen.

5 Update News 8.06/ Seite 5 KZBV 1. KZBV 1.1 Aktualisierte KZBV-Module In der aktuellen CHARLY-Version 8.06/7.88 sind folgende KZBV-Module berücksichtigt: > KCH-Abrechnungsmodul (Austauschversion 2.5) > KCH-Sendemodul (Austauschversion 2.5) > ZE-Abrechnungsmodul (Austauschversion 2.8a) > ZE-Sendemodul (Austauschversion 2.8) > KFO-Abrechnungsmodul (Austauschversion 2.6) > KFO-Sendemodul (Austauschversion 2.6) > KBR-Abrechnungsmodul (Austauschversion 1.8a) > KBR-Sendemodul (Austauschversion 1.8) > PAR-Abrechnungsmodul (Austauschversion 1.4a) > PAR-Sendemodul (Austauschversion 1.4)

6 Update News 8.06/ Seite 6 KZBV Die dargestellte Übersicht über die integrierten Datenträgeraustauschmodule der KZBV finden Sie unter»hilfe«in der Menüleiste, wenn Sie auf»bema-modul «klicken. 1.2 Änderungen im Bereich der KZV Hessen KIG-Einstufung bei BEMA-Nr. 01k Im Bereich der KZV Hessen muss zukünftig bei der Abrechnung der BEMA-Nr. 01k zusätzlich die KIG-Einstufung angegeben werden. Wurde keine KIG-Einstufung vorgenommen, wird automatisch der Text»KIG00«an die Module weitergegeben. Dies betrifft sowohl KCH- als auch KFO-Quartalsabrechnungen. Im Falle eines KFO-Schnellanlageplanes wird ebenfalls automatisch der Text»KIG00«an die Module übergeben. Wurde eine KIG-Einstufung vorgenommen, wandeln Sie bitte den Schnellanlageplan in einen definitiven KFO-Plan, um dort die KIG-Einstufung einzugeben. Diese Angabe wird automatisch zusammen mit der 01k an die Module weitergegeben BEMA-Nr. 5 Zukünftig ist im Bereich der KZV Hessen bei der Abrechnung der BEMA-Nr. 5 anzugeben, ob es sich bei der geplanten Behandlung um eine "Frühbehandlung", "Frühe Behandlung" oder "Regelbehandlung" handelt. CHARLY übernimmt diese Information automatisch aus dem KFO-Hauptplan.

7 Update News 8.06/ Seite 7 KZBV Bei einem Schnellanlageplan kann diese Information aufgrund der fehlenden Eingabemöglichkeiten nicht übergeben werden. 1.3 Fehlermeldungen Nrn. 262 und 415 bei KCH, KFO und KBR In ihren Begleitschreiben zu den aktualisierten KCH-, KFO- und KBR-Modulen gab die KZBV einen Hinweis zu KZV-spezifischen Regelungen. Demnach erhalten - je nach KZV - einzelne Gebühren-/Zuschlagskombinationen vom Abrechnungsmodul die Fehlernummern > 262 Vom Modul nicht geprüfte Leistung bzw. > 415 Unzulässige Leistungsangabe oder für diese Abrechnungsart nicht vorgesehen Nach Rücksprache mit der KZBV sind diese Fehlermeldungen beabsichtigt. Die Leistungen können dennoch abgerechnet werden. 1.4 Fehlermeldung Nr. 600 auf Fallebene In die ZE-, KFO- und KBR-Abrechnungsmodule der KZBV wurde die Fehlermeldung Nr. 600»Info: Einzeldaten/Positionen aus Laborrechnung(en) oder XML- Datei(en) nicht (vollständig übergeben)«neu aufgenommen. Dadurch soll das Fehlen dieser Daten früher als bisher also vor der Erstellung der Abrechnungsdatei und Einsicht in die dazu erstellte Fallzahlübersicht erkannt werden. In den KZV-Bereichen Hessen und Saarland ist die Übergabe der Einzeldaten aus Eigenlaborrechnungen an das ZE-Abrechnungsmodul verpflichtend. Sollten diese Daten fehlen, erscheinen anstelle der neuen Fehlermeldung Nr. 600 die Fehlermeldungen Nr. 611 bis 613 mit dem Zusatz»Kein DTA möglich«.

8 Update News 8.06/ Seite 8 KZBV In allen vier Fällen liegt die Fehlermeldung an einem fehlenden Häkchen bei»xml-datei, Material und/oder Eigenlabor«im Status-Fenster des betreffenden HKPs. Dieses können Sie nachträglich sowohl im Status»Eingabe«als auch im Status»Genehmigt«setzen. Im Falle der KFO-Sammelrechnungen können Sie dieses Häkchen auch im Fenster»Sammelrechnungen KFO erstellen«setzen. 1.5 Grenzen für genehmigungspflichtige Wiederherstellungsmaßnahmen In einigen KZV-Bereichen wurden zum 1. Januar 2013 die Regelungen zu den nicht bewilligungsbedürftigen Wiederherstellungen bzw. Erweiterungen geändert. Diese Änderungen wurden in den Modulen der KZBV für das 1. Quartal 2013 noch nicht berücksichtigt. Mit den Modulen des aktuellen Updates 8.06/7.88 werden diese Änderungen nun umgesetzt.

9 Update News 8.06/ Seite 9 Ersatzverfahren 2. Ersatzverfahren (manuelle Erfassung) Die manuelle Erfassung elektronischer Gesundheitskarten (egk) wurde generell überarbeitet und angepasst. Auch bei den sonstigen Kostenträgern gibt es kleine Änderungen. Bei der manuellen Erfassung einer Krankenversichertenkarte (KVK) bleibt hingegen alles wie gehabt. Durch einen Klick auf»kvkarte«bei gleichzeitig gedrückter»alt«-taste (alternativ funktioniert auch die»strg«-taste bei Windows und»cmd«-taste bei Mac), öffnen Sie wie gewohnt das Fenster»Manuelle Eingabe der Kartendaten«. Die gewünschte Kartenart rufen Sie durch Wahl des jeweiligen Radio-Buttons»KVK / Sonstige Kostenträger«oder»eGK«auf. Achten Sie bei der manuellen Erfassung bitte stets darauf, ob Sie sich in der richtigen Eingabemaske befinden. Da es sich bei KVK und egk um zwei unterschiedliche Kartensysteme handelt, unterscheiden sich auch die Eingabemasken in ihren Pflichtfeldern sowie in dem, was an die KZBV-Module weitergegeben werden muss. Beginnen Sie deshalb Ihre Eingabe immer durch Klick auf»kvk / Sonstige Kostenträger«bzw.»eGK«. Neu ist hier zum einen die veränderte Platzierung der beiden Radio-Buttons, die dadurch besser hervorgehoben werden. Zum anderen wurde der Radio-Button»KVK«um die»sonstigen Kostenträger«erweitert, da die Behandlungsausweise künftig nur noch über die Eingabemaske der KVK erfasst werden können. Zusätzlich wurden bei der egk-einstellung die Erläuterungen neben den Eingabefeldern im unteren Teil der Eingabemasken angepasst. Dies soll Ihnen die Erfassung der relevanten Daten erleichtern.

10 Update News 8.06/ Seite 10 Ersatzverfahren Die Vorbelegung der Radio-Buttons beim Öffnen des Fensters richtet sich künftig nach der letzten gültigen Karteneinlesung, bzw. nach der letzten Erfassung der Patientendaten im Ersatzverfahren. Wurde zuletzt eine KVK eingelesen oder ein Patient mit einem sonstigen Kostenträger erfasst, so ist»kvk / Sonstige Kostenträger«vorbelegt. Analog dazu ist bei zuletzt eingelesener egk der Radio-Button»eGK«ausgewählt. Nehmen Sie einen Neupatienten auf, so ist standardmäßig»egk«aktiv. 2.1 Ersatzverfahren bei»egk«bei der manuellen Erfassung einer»egk«muss neben der»kassennummer«und der»versichertennummer«lediglich der»status«eingegeben werden. Dieser darf bei der egk nicht automatisch von früheren Karteneinlesungen übernommen werden. Daraus ergeben sich bei der egk folgende vier Möglichkeiten für den»status«eines Versicherten: > 0 = unbekannt > 1 = Mitglied > 3 = Familienversicherter > 5 = Rentner oder dessen Familienversicherte Nach der Status-Kennzeichnung 0, 1, 3 oder 5 folgten früher die Angaben für den Risikostrukturausgleich in der Form 000. Diese Angaben sind aktuell nicht mehr erforderlich und können entfallen. Die Felder»Ergänzung«,»Gültig bis«und»wohnsitzländercode«müssen leer bleiben und sind nicht editierbar. Das»Wohnortkennzeichen«ist mit»11111«für unbekannt vorbelegt. 2.2 Ersatzverfahren bei»sonstigen Kostenträgern«Die Behandlungsausweise der»sonstigen Kostenträger«können künftig nur noch über die Eingabemaske der KVK erfasst werden. Grund dafür ist die Pflichtangabe des Gültigkeitsdatums, welches nur in der Eingabemaske der KVK eingegeben werden kann (Abbildung siehe nächste Seite).

11 Update News 8.06/ Seite 11 Ersatzverfahren Die Erfassung der»sonstigen Kostenträger«ist für alle vier möglichen Zuständigkeiten nahezu gleich. In der folgenden Tabelle erhalten Sie die jeweiligen Angaben bei den unterschiedlichen»sonstigen Kostenträgern«in einem Überblick. Radio-Button Asyl / Sozialamt Bundeswehr Auslandsabkommen Kassennummer Landespolizei / Freie Heilfürsorge KVK / Sonstige Kostenträger ausgewählte KV-Nr. In der Regel die ortsansässige AOK Kassenart POL SOZ BW Wird automatisch anhand der Kassennummer ausgefüllt Kassenname Versichertennummer Wird automatisch anhand der Kassennummer ausgefüllt» «oder leer» «oder eine temporäre Versichertennummer der gewählten Krankenkasse Status Entsprechend des Versicherungsstatus 1, 3 oder 5 (die Kennzeichnung 000 für den Risikostrukturausgleich entfällt) Ergänzung 1 7 oder 8 Gültig bis Angabe der Gültigkeit vom Behandlungsausweis Ende des lfd. Quartals Wohnortkennzeichen Wohnsitzländercode (ist bereits vorbelegt) leer Offizielles Länderkürzel des Heimatwohnortes

12 Update News 8.06/ Seite 12 Ersatzverfahren / Datenaustausch 2.3 Ersatzverfahren bei Privatpatienten Privatpatienten können sowohl in der Eingabemaske der»kvk / Sonstige Kostenträger«als auch der»egk«erfasst werden. 2.4 Versicherte mit der Statusergänzung 5 Versicherte mit der Statusergänzung 5 können ausschließlich über die Eingabemaske der KVK erfasst werden. Die Statusergänzung 5 gilt für Versicherte, die mit zwei Monatsbeiträgen zur GKV im Rückstand sind und trotz Mahnung nicht zahlen. Ihr Anspruch auf Leistungen ruht in diesem Moment. Ausgenommen sind Leistungen, die zur Behandlung akuter Erkrankungen und Schmerzzustände erforderlich sind. Für diesen Fall stellt die Krankenkasse dem Versicherten einen gesonderten Abrechnungsschein aus, der in der Zahnarztpraxis vorgelegt werden muss. Nur dann darf das Versichertenstatusergänzungskennzeichen 5 (Personenkreis mit eingeschränktem Leistungsanspruch ) an die KZVen übermittelt werden. Alle erbrachten Leistungen werden in diesem Fall von den Modulen der KZBV nicht geprüft. Es wird die Fehlermeldung»262 Vom Modul nicht geprüfte Leistung«ausgegeben. 3. Datenaustausch über XML-Datei 3.1 Laborauftragsnummer Wie bereits in den Update News 7.82a beschrieben, gibt es seit dem 01. Februar 2012 einen verbindlichen Aufbau der Laborauftragsnummer. Dieser Aufbau wurde von der KZBV und dem Verband Deutscher Zahntechniker-Innungen (VDZI) gemeinsam festgelegt. Die Laborauftragsnummer setzt sich aus sechs Bestandteilen zusammen. Die Reihenfolge der sechs Bestandteile ist bindend. Zur Trennung der einzelnen Bestandteile ist ausschließlich das Minus -Zeichen erlaubt. Weiterhin ist die Laborauftragsnummer zwingend als Dateiname der XML-Datei zu verwenden: > Standortnummer der Praxis > Sechsstellig: > Letzte beide Ziffern der Zahnarztnummer > Letzte zwei Ziffern der PLZ der Praxis > zweistelliger numerischer Zähler (00-99) der Praxissoftware

13 Update News 8.06/ Seite 13 Datenaustausch > Patientenpseudonym > Patientennummer bzw. -pseudonym aus der Praxissoftware > Abrechnungsbereich > Zahnersatz: ZE > Kieferbruch: KB > Kieferorthopädie: KFO > Planidentifikation > Nummer des Heil- und Kostenplanes aus der Praxissoftware > Laufende Nummer zum Plan > Fortlaufende Nummerierung von Rechnungen zu ein und demselben HKP bei schrittweiser Abrechnung > Prüfziffer Beispiel: ZE xml Bis zu einem noch nicht definierten Stichtag müssen Labore das Importieren und Verarbeiten der Nummern gewährleisten, die nicht diesem Aufbau entsprechen. Gleiches gilt auch für CHARLY. Aufgrund der Unklarheiten zu Beginn des letzten Jahres gaben wir Ihnen in den»stammdatenlaborfremdlabor«mit der Checkbox»Fremdlaborauftragsnummer mit KZV- und ABE-Nummer«die Möglichkeit, Laborauftragsnummern in unterschiedlichen Formaten zu generieren. In den Update-News 7.82a kündigten wir Ihnen bereits an, dass diese Checkbox nur übergangsweise zur Verfügung stehen wird. Nachdem der Aufbau der Laborauftragsnummer seit dem 01. Februar 2012 verbindlich geregelt ist, haben wir mit diesem Update die Checkbox wieder entfernt. Damit werden nur noch Laborauftragsnummern in der verbindlich vorgeschriebenen Form erzeugt. 3.2 XML-Import für Eigenlabor aus Fremdsoftware CHARLY ermöglicht den Import von XML-Dateien eines Eigenlabors, das mit einer separaten Laborsoftware arbeitet. Mit dieser Fremdsoftware erfolgt auch die Rechnungserstellung für die erbrachten Leistungen des Eigenlabors. Die Rechnung wird in Form einer XML-Datei für die Abrechnung in CHARLY importiert Einstellungen in den»stammdaten«ein Eigenlabor, welches mit einer Fremdsoftware arbeitet, wird in CHARLY wie ein Fremdlabor behandelt. Aus diesem Grund legen Sie Ihr Eigenlabor bitte in den»stammdaten«unter»laborfremdlabor«an.

14 Update News 8.06/ Seite 14 Datenaustausch»Leeren«Sie bitte zunächst die Eingabefelder. Anschließend füllen Sie die Felder mit den Daten Ihres Eigenlabors aus und aktivieren die neu hinzugekommene Checkbox»Eigenlaborberechnung erfolgt mit Fremdsoftware«. Haben Sie alle Felder ausgefüllt, so klicken Sie auf»neu«, um den Datensatz in die Laborliste zu übernehmen. Die neue Checkbox»Eigenlaborberechnung erfolgt mit Fremdsoftware«ermöglicht es Ihnen, eine Laborauftragsnummer für Ihr Eigenlabor zu generieren und anschließend die Eigenlaborrechnung mittels einer XML-Datei zu importieren Änderung in den Textvorlagen Erfolgt die Rechnungserstellung Ihres Eigenlabors mittels einer Fremdsoftware, so wird nach Import der XML-Datei in CHARLY der Eigenlabor-Bruttobetrag in der Rechnung aufgeführt. Die Aufschlüsselung der Leistungen aus der importierten Eigenlabor-XML-Datei fügen Sie in Papierform der Rechnung bei. Sofern Sie in Ihrer Textvorlage mit den Variablen «rg_eigenlabor_netto» und «rg_eigenlabormwst» arbeiten, ersetzen Sie diese bitte jeweils durch die Variable «rg_eigenlabor» Laborauftragsnummer generieren und XML-Datei importieren Die Laborauftragsnummer generieren Sie für die Bereiche ZE, KBR und KFO in gewohnter Weise im Reiter»HKP«. Geändert hat sich hier im HKP-ZE die Bezeichnung des Buttons»Fremdlaboraufträge«. Dieser wurde in»laboraufträge«umbenannt (Abbildung siehe nächste Seite).

15 Update News 8.06/ Seite 15 Datenaustausch HKP-ZE im Status»EingabeLabor«-Fenster eines HKP- ZE im Status»Genehmigt«Rufen Sie im»hkp«das Laboraufträge-Fenster auf, so wird Ihr neu angelegtes Eigenlabor in der Liste der Fremdlabore mit aufgeführt. Wählen Sie Ihr Eigenlabor aus und übernehmen es in die linke Spalte. Die Laborauftragsnummer wird nun generiert. Diese können Sie ausdrucken, faxen oder per versenden.

16 Update News 8.06/ Seite 16 Datenaustausch Die Rechnung Ihres Eigenlabors erstellen Sie mit Ihrer Fremdsoftware in digitaler Form als XML-Datei. Diese können Sie wie gehabt über die Menüleiste unter»laborrechnung importieren«automatisch oder alternativ manuell über das Laboraufträge-Fenster dem entsprechenden HKP in CHARLY zuordnen. Somit werden in diesem Bereich sowohl die Aufträge für die Fremdlabore als auch für Ihr Eigenlabor mit Fremdsoftware verwaltet und angezeigt. Die importierte XML-Datei erscheint im Behandlungsblatt mit der Kennzeichnung»Eigenlabor« Rechnungserstellung und Abrechnung in CHARLY Der Bruttobetrag der Eigenlaborrechnung wird im HKP-ZE im Bereich»Rechnungsbeträge«bei»Mat. und Lab.-Kosten Praxis«mit aufgeführt. Der Eigenlabor-Bruttobetrag aus der XML-Datei erscheint auf der Rechnung unter Eigenlabor. Der Rechnung fügen Sie wie gewohnt die Rechnung aus der Fremdsoftware in Papierform bei. Bei der Abrechnung werden die Daten aus der XML-Datei mit der Kennzeichnung»Eigenlabor«an die Module der KZBV weitergegeben. Verwenden Sie zusätzlich das Eigenlabor in CHARLY, so werden diese Leistungen auf einem separaten Blatt aufgeführt.

17 Update News 8.06/ Seite 17 Besuchspositionen 4. Besuchspositionen, Zuschläge und Wegegeld 4.1 GOZ In CHARLY wurde das Wegegeld sowie die Reiseentschädigung nach 8 GOZ neu gestaltet. Künftig können Sie über eine einzige Position alle Formen der Wegegeldberechnung einschließlich der Reiseentschädigung durchführen. Diese neue geschaffene Position wurde in CHARLY»weg«genannt. Sie wird automatisch mit diesem Update in die»stammdaten«unter»leistungensonstige Leistungen«implementiert vorausgesetzt, es existiert nicht bereits eine von Ihnen angelegte Position»weg«. Bitte überprüfen Sie deshalb in den»stammdaten«unter»leistungensonstige Leistungen«, ob die neue Position angelegt wurde. Sie wird in der»liste Sonstige Leistungen«aufgeführt und sollte wie folgt aussehen: Um jegliche Konflikte mit der neuen Position zu vermeiden,»veralten«sie bitte Ihre individuellen GOZ-Wegegeld-Positionen, nachdem diese in Rechnung gestellt sind. Dazu suchen Sie die entsprechenden Positionen in der»liste Sonstige Leistungen«heraus und setzen ein Häkchen bei»veraltet«. In dem sich öffnenden Hinweisfenster bestätigen Sie den Vorgang mit»veraltet«. Anschließend speichern Sie die Änderung mit einem Klick auf»ok«.

18 Update News 8.06/ Seite 18 Besuchspositionen Im Folgenden sind alle relevanten Angaben noch einmal aufgelistet: Feldbezeichnung Nummer Geb-Nr. - Kürzel Bezeichnung Inhalt weg weg Gültig ab MwSt. 0,0 MIS-Gewichtung 1,0000 Abgabe 0,0 Art Modus Leistungszuordnung Eingabeprüfung Wegegeld / Reiseentschädigung lt. 8 GOZ Allgemein pro Sitzung Allgemein keine Zahneingabe Wegegeld (GOZ 8) Eingabe der Leistungen im»behandlungsblatt«im»behandlungsblatt«wählen Sie bitte in der»leistungsauswahl«unter»sonst. Lstg.«aus der Rubrik»Allgemein«die Position»weg«aus und übernehmen diese ins Behandlungsblatt. Es öffnet sich das neue Dialogfenster»Wegegeld / Reiseentschädigung (GOZ 8)«. In diesem können Sie alle erforderlichen Informationen eingeben. CHARLY zeigt in dem Dialogfenster zunächst nur die Eingabemöglichkeiten für das Wegegeld: > Einfache Wegstrecke in Kilometern (Antritt des Besuchs von der Praxisstelle oder von der Wohnung des Zahnarztes aus) > Besuch zwischen 20 und 8 Uhr > Anzahl besuchter Patienten (in derselben häuslichen Gemeinschaft oder in einem Heim)

19 Update News 8.06/ Seite 19 Besuchspositionen Laut 8, Abs. 3 GOZ tritt außerhalb eines Radius von 25 Kilometern an die Stelle des Wegegeldes eine Reiseentschädigung. Sobald Sie in das Dialogfenster eine einfache Wegstrecke größer als 25 Kilometer eingeben, erscheinen automatisch weitere Eingabemöglichkeiten in dem vorhandenen Fenster: > Anfahrt Es wird differenziert, ob die»anfahrt«mit»eigenem Kfz«oder mit»anderen Verkehrsmitteln«durchgeführt wurde. Haben Sie die Wegstrecke im eigenen Kfz zurückgelegt, so wird jeder zurückgelegte Kilometer mit 0,42 EUR vergütet. Für die Berechnung der Gesamtsumme verdoppelt CHARLY in diesem Fall automatisch die in Kilometern eingegebene einfache Wegstrecke. Bei Nutzung anderer Verkehrsmittel sind die tatsächlichen Aufwendungen anzugeben. > Abwesenheit Sie haben die Möglichkeit, die Dauer der Abwesenheit anzugeben. Bei einer Abwesenheit von bis zu acht Stunden werden 56,00 EUR vergütet. Die 56,00 EUR sind automatisch in der Gesamtsumme enthalten. Eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden wird mit 112,50 EUR pro Tag vergütet. Für die Berechnung geben Sie bitte im Feld»Tage abwesend«die Dauer Ihrer Abwesenheit an. > Kosten für notwendige Übernachtungen Betätigen Sie nach jeder Eingabe die»enter«-taste. CHARLY errechnet daraufhin aus Ihren Angaben automatisch das Wegegeld bzw. die Reiseentschädigung mit dem entsprechenden Betrag. Mit einem Klick auf»ok«werden die Angaben in das Behandlungsblatt übernommen. Sie werden unterhalb der Leistung in der Begründungszeile aufgeführt. So ist für Ihre Patientenakte eine ausreichende Dokumentation gewährleistet.

20 Update News 8.06/ Seite 20 Besuchspositionen Die Anzahl der besuchten Patienten wird hinter der Begründung»Wegegeld (GOZ 8)«nach dem Schrägstrich dargestellt. Markieren Sie die Leistungszeile, so haben Sie am unteren Ende des Behandlungsblatts die Möglichkeit das Dialogfenster erneut zu öffnen, indem Sie auf»wegegeld (GOZ 8)«klicken. Auf der Homepage der Bundeszahnärztekammer (BZÄK) finden Sie unter dem Link ab Seite 21 den Gesetzestext 8 GOZ sowie Erläuterungen und Hinweise der BZÄK zu diesem Paragrafen in einem Kurzkommentar Rechnungsstellung Für die Rechnungsstellung werden die notwendigen Erläuterungen zum Wegegeld bzw. zur Reiseentschädigung in der Rechnung bei»leistungsbeschreibungen / Auslagen«aufgelistet. Die Angaben zur Wegstrecke in Kilometern, Besuch zwischen 20 und 8 Uhr und die Anzahl besuchter Patienten werden zusammen mit den Begründungen im letzten Abschnitt der Rechnung aufgeführt. Gleiches gilt für die Informationen zur Reiseentschädigung. Damit sind die Kriterien der Rechnungslegung nach 10 GOZ erfüllt. Nach Rücksprache mit der BZÄK ist es entgegen der BZÄK-FAQ-Liste vom nicht erforderlich, die Gesamtsumme für die Entschädigungen in der vom BMG vorgesehenen Zeile in der Kostenaufschlüsselung»Ggf. Entschädigungen nach 8 GOZ für Wegegeld / Reiseentschädigung«separat aufzuführen. Ausschnitt aus Anlage 2 der GOZ

21 Update News 8.06/ Seite 21 Besuchspositionen 4.2 BEMA Im Dezember 2012 einigten sich der GKV-Spitzenverband und die KZBV auf zusätzliche Leistungen zur besseren zahnmedizinischen Betreuung von Versicherten in häuslicher und stationärer Pflege. Auch das Wegegeld sowie die Besuchsgebühren wurden angepasst und erhöhen sich. Die neuen Regelungen gelten ab dem 1. April Die neuen Positionen werden automatisch mit diesem Update in die»stammdaten«unter»leistungenbema«implementiert. Sie stehen Ihnen somit zum 1. April 2013 zur Verfügung. Die bisherigen Aufwandsentschädigungen bleiben bis einschließlich 1. Quartal 2014 erhalten. Damit wird gewährleistet, dass Sie Leistungen, die vor dem 1. April 2013 erbracht wurden, bis zur Verjährungsfrist ordnungsgemäß abrechnen können. In einigen KZV-Bereichen sollen zusätzlich sämtliche Besuchs-, Wegegeld- und Reiseentschädigungspositionen einschließlich der Zuschläge auch für KBR und KFO abrechenbar sein. Deswegen werden mit diesem Update entsprechende Positionen in die»stammdaten«eingespielt. Es gibt allerdings bislang keinerlei Vorgaben durch die KZBV, wo die Euro-Beträge für das Wegegeld und die Reiseentschädigungen auf der KFO-Rechnung bzw. im KBR-Abrechnungsformular abzubilden sind. In der Abrechnung werden diese, für Sie nicht ersichtlichen, Beträge in der Gesamtsumme berücksichtigt. Die Eingabe der Positionen ist ausschließlich über das Behandlungsblatt möglich. Die Positionen sind, abhängig von der Abrechnungsart, bei der»nummer«jeweils um»-kbr«bzw.»-kfo«und beim»kürzel«um»kbr«bzw.»kfo«erweitert.

22 Update News 8.06/ Seite 22 Besuchspositionen Überprüfung der neuen Positionen in den»stammdaten«die neuen BEMA-Positionen 151 bis 153, 161, 162, 165 sowie 171a und 171b werden durch das Update in den»stammdaten«angelegt. Durch die Individualisierungsmöglichkeiten in CHARLY kann es bei der»leistungszuordnung«der neuen Positionen passieren, dass dieses Feld leer bleibt. Damit CHARLY korrekt arbeiten kann, bitten wir Sie deshalb, die betreffenden Positionen in den»stammdaten«unter»leistungenbema«zu überprüfen. Ist die»leistungszuordnung«bei den neuen Positionen leer, so geben Sie diese bitte nachträglich in der von Ihnen gewünschten Form ein, beispielsweise»allg«an Stelle von»allgemein«bei KCH-Positionen. Sollten Sie sich diese ab dem 1. April 2013 gültigen BEMA-Leistungen bereits selbst angelegt haben, bitten wir Sie, diese Datensätze zu veralten Zuschlag für das Aufsuchen von Versicherten Ab dem 1. April 2013 gelten zwei neue Zuschläge nach 87 Abs. 2i SGB V: > BEMA-Nr. 171a Zuschlag für das Aufsuchen von Versicherten, die pflegebedürftig sind, eine Behinderung oder eine eingeschränkte Alltagskompetenz aufweisen. > BEMA-Nr. 171b Zuschlag für das Aufsuchen von weiteren Versicherten, die pflegebedürftig sind, eine Behinderung oder eine eingeschränkte Alltagskompetenz aufweisen, in derselben häuslichen Gemeinschaft oder Einrichtung in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit einer Leistung nach Nr. 171a. Zu finden sind die beiden neuen Positionen in den»stammdaten«unter»leistungenbema«. Sie können diese wie gewohnt in Komplexe sowie Behandlungseinträge aufnehmen.

23 Update News 8.06/ Seite 23 Besuchspositionen Suchen Sie einen Patienten auf, der einer Pflegestufe zugeordnet ist, eine Eingliederungshilfe erhält oder dauerhaft erheblich in seiner Alltagskompetenz eingeschränkt ist, so dokumentieren Sie diese Einschränkung im Karteireiter»Patient«in den Patienten-Stammdaten. Dort befindet sich der neu implementierte Button»Pflegestufe «. Per Mausklick öffnet sich ein Dialogfenster, in welches Sie die Einschränkung des ausgewählten Patienten eingeben können. Die Art der Einschränkung sowie eventuelle Fristabläufe und Begründungen werden bei Auswahl der Leistungen 171a und 171b im Behandlungsblatt zusätzlich in die Begründungszeile aufgenommen. Handelt es sich um»pflegestufe temporär«, geben Sie in das Feld»Fristablauf«bitte das Datum ein, zu welchem die Pflegeeinstufung endet.

24 Update News 8.06/ Seite 24 Besuchspositionen Weist der Patient eine»eingeschränkte Alltagskompetenz«auf, so hinterlegen Sie diese bitte im Feld»Begründung«. Anschließend gehen Sie in das»behandlungsblatt«und geben dort wie gewohnt die erbrachten Leistungen ein. Übernehmen Sie dort die Positionen 171a oder 171b, erscheint in der Begründungszeile automatisch die in den Patienten- Stammdaten hinterlegte Einschränkung. Diese wird an die Abrechnungsmodule der KZBV weitergegeben. Die Positionen gehen bei vorliegendem Versicherungsnachweis in die nächste Abrechnung ein. Haben Sie vor der Leistungseingabe ins Behandlungsblatt keine Einschränkung des Patienten im Karteireiter»Patient«hinterlegt, so öffnet sich das Dialogfenster zur Eingabe an dieser Stelle Besuchsgebühren und Zuschläge In der BEMA werden zum 1. April 2013 die bisher der GOÄ entnommenen Besuchsgebühren mit Zuschlägen übernommen. Die alten GOÄ-Positionen 7480 bis 7516 werden abgelöst durch die > BEMA-Nrn. 151 bis 153 Für Besuche, einschließlich Beratung und eingehende Untersuchung > BEMA-Nrn. 161a bis 162f Als Zuschläge für Besuche

25 Update News 8.06/ Seite 25 Besuchspositionen Neu hinzugekommen ist auch ein Kinderzuschlag mit der BEMA-Nr Er gilt für Kinder bis zum vollendeten vierten Lebensjahr ausschließlich in Verbindung mit den Bema-Nummern 151 bis 153. Der alte GOÄ-Kinderzuschlag K2 gilt nur für bis zum 31. März 2013 erbrachte Leistungen Wegegeld und Reiseentschädigung Für das Wegegeld und die Reiseentschädigungen wurden keine neuen BEMA- Nummern aufgenommen. Hierfür sind wie gehabt die Nummern 7810 bis 7930 vorgesehen. Allerdings richtet sich die Berechnung des Wegegeldes und der Reiseentschädigung ab dem 1. April 2013 nach 8 Abs. 2 und 3 GOZ. Daraus ergibt sich auch eine Anhebung der Beträge auf die Beträge der GOZ. CHARLY richtet sich bei der Berechnung des Wegegeldes und der Reiseentschädigung nach dem Erbringungsdatum der Leistung. Vor dem 1. April 2013 erbrachte Leistungen werden mit dem alten Betrag abgerechnet, ab dem 1. April 2013 erbrachte Leistungen mit dem neuen, höheren Betrag. Beim Einspielen des Updates wird überprüft, ob die entsprechenden Positionen bereits in Ihrem CHARLY vorhanden sind. Der Abgleich findet über die»nummer«statt. Wird die Nummer nicht gefunden, erfolgt eine Neuanlage. Eine korrekte Berechnung setzt in der Eingabeprüfung der Leistungen 7810 bis 7929 die Regeln»keine Zahneingabe«und»Wegegeld (BEMA)«voraus. Dagegen darf die Regel»Kilometer abfragen«nicht gesetzt sein.

26 Update News 8.06/ Seite 26 Besuchspositionen Überprüfen Sie deshalb bitte in den»stammdaten«unter»leistungenbema«die entsprechenden Leistungen und korrigieren Sie diese gegebenenfalls. Bei der Leistung 7930 werden die Regeln»keine Zahneingabe«sowie»Währungs-Betrag abfragen«benötigt. Bitte überprüfen Sie auch diese Einstellung und korrigieren sie gegebenenfalls. Wenn Sie nun eine der Leistungen in das»behandlungsblatt«eingeben, erscheint dort die Abfrage»Zusätzliche Angabe zu BEMA«. Geben Sie hier bitte die»anzahl der besuchten Patienten«(in derselben häuslichen Gemeinschaft oder in einem Heim) an. Diese Angabe ist wichtig, da das Wegegeld laut 8, Abs. 2 GOZ unabhängig von der Anzahl der besuchten Patienten und deren Versichertenstatus insgesamt nur einmal und nur anteilig berechnet werden darf. Im Behandlungsblatt wird die Anzahl der besuchten Patienten hinter der Begründung»Wegegeld (BEMA)«nach dem Schrägstrich dargestellt.

27 Update News 8.06/ Seite 27 Besuchspositionen Markieren Sie die Leistungszeile, haben Sie am unteren Ende des Behandlungsblatts die Möglichkeit das Dialogfenster erneut zu öffnen, indem Sie auf»wegegeld (Bema)«klicken. Bei den Reiseentschädigungs-Positionen 7928 sowie 7929 geben Sie für eine korrekte Berechnung zusätzlich die gefahrenen Kilometer in ganzen Zahlen in das Feld»Anzahl«ein. Eine genauere Aufschlüsselung mit Nachkommastellen ist hier nicht vorgesehen, da die KZBV-Module die Kilometerangabe in ganzen Zahlen erwarten. 5. Sonstiges 5.1 HKP-ZE HKP-ZE-Erstellung mit Angabe von BEL-Fremdlaborpreisen im Laborkostenvoranschlag Mit einer Einstellung in den»stammdaten«haben Sie die Möglichkeit im HKP bei der Vorausberechnung der Laborkosten die BEL-Fremdlaborpreise als Grundlage zu verwenden. Dafür muss in den»stammdaten«unter»sonstigeseinstellungengrundeinstellungen2labor«im Bereich»Laborkostenvoranschlag«ein Häkchen bei»bei BEL immer Fremdlaborpreis übernehmen«gesetzt sein.

28 Update News 8.06/ Seite 28 HKP-ZE Dieses Häkchen bezieht sich ausschließlich auf den Laborkostenvoranschlag, den Sie direkt im HKP-ZE erstellen können. Sofern das Häkchen in den»stammdaten«bei»bei BEL immer Fremdlaborpreis übernehmen«gesetzt ist, erscheint in dem»kostenvoranschlag Labor«in der Spalte»Betrag«der Fremdlaborpreis. Zur besseren Übersicht und Kontrolle wurde eine zusätzliche, namenlose Spalte geschaffen, die in Klammern gesetzt den entsprechenden Eigenlaborpreis enthält. Bei der Vorausberechnung Ihrer Laborkosten wird dann wie gewünscht der Fremdlaborpreis zugrunde gelegt. Übernehmen Sie diese Vorausberechnungen bei der HKP-Abrechnung in das Behandlungs- oder Laborblatt, so werden die Eigenlaborpreise verwendet. Fremdlaborpreis Eigenlaborpreis Ist in den»stammdaten«unter»sonstigeseinstellungengrundeinstellungenhkp Kasse ZE (FZ 1)«bei»Das Eigenlabor als Fremdlabor berechnen«ein Häkchen gesetzt, so ist die zuvor beschriebene Funktion ausgehebelt. In diesem Fall werden sowohl im Laborkostenvoranschlag, als auch bei der Übernahme ins Behandlungsblatt Fremdlaborpreise verwendet! Gleiches gilt für die Rechnung Kieferangabe bei FZ 4.9 Lassen Sie CHARLY in einem HKP-ZE»Festzuschüsse und Gebührennummern anhand des Zahnbefundes ermitteln«, so wird bei dem Festzuschuss 4.9 automatisch die Kieferangabe»OK + UK«voreingestellt.

29 Update News 8.06/ Seite 29 HKP-ZE Gleiches gilt, wenn Sie einem HKP-ZE den Festzuschuss 4.9 aus der Liste der Festzuschüsse hinzufügen Textänderung in den Stammdaten In den»stammdaten«unter»sonstigeseinstellungengrundeinstellungenhkp Kasse ZE (FZ 1)«wurde die unterste Checkbox in»härtefall Regelversorgung mit NEM ohne Versichertenanteil«umbenannt. Damit soll die Funktionalität der Checkbox gleich auf den ersten Blick aussagekräftiger beschrieben werden.

30 Update News 8.06/ Seite 30 Extraktionen 5.2 Extraktionen Wir empfehlen Ihnen, bei den Extraktions-Positionen 43, 44, 45, 47a und 48 die möglicherweise gesetzten Verwendungsregeln»Nur bei vorhandenen Zähnen«sowie»Nur bei vorh. Zähnen mit Impl.«zu entfernen. Gleiches gilt für Milchzahn-Extraktionen. Hintergrund sind präzisierte Fehlermeldungen der Abrechnungsmodule der KZBV. Um Ihre Einstellungen zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern, gehen Sie bitte in die»stammdaten«unter»leistungenbema«. Dort suchen Sie aus der»bema-liste«die entsprechenden Positionen heraus. Falls vorhanden, entfernen Sie die Verwendungsregeln»Nur bei vorhandenen Zähnen«bzw.»Nur bei vorh. Zähnen mit Impl.«mit einem Klick auf das» «-Zeichen aus der»eingabeprüfung«. 5.3 Zahlungszielangabe Rechnungen können nun standardmäßig für alle Patienten mit dem Zahlungsziel»sofort«erstellt werden. Auf der Rechnung wird in diesem Fall das Rechnungsdatum als Zahlungsziel ausgegeben. In den»stammdaten«unter»sonstigeseinstellungenrechnungen«wurde dafür im Bereich»Rechnungsausdruck«das Auswahlmenü»Zahlungsziel«erweitert. Neu hinzugekommen ist die Vorgabe»sofort«(Abbildung siehe nächste Seite).

31 Update News 8.06/ Seite 31 Zahlungszielangabe Damit haben Sie nun zwei Möglichkeiten, eine Rechnung mit dem Zahlungsziel»sofort«zu erstellen: 1. Wählen Sie die Einstellung»sofort«, so werden für alle Patienten sämtliche Rechnungen mit dem Zahlungsziel»sofort«erstellt. 2. Alternativ können Sie die Einstellung»nach Vorgabe Patient«wählen. In diesem Fall übernimmt CHARLY aus dem Karteiblatt»Patient«das individuelle Zahlungsziel eines jeden Patienten. Geben Sie hier»0«tage ein, so entspricht dies dem Zahlungsziel»sofort«. 5.4 Darstellung von Behandlungsvorschlägen und Behandlungsplänen im Karteireiter»Planung«Diese Verbesserung steht ausschließlich unseren CHARLY-Anwendern mit PostgreSQL-Datenbank zur Verfügung. Die Darstellung der geplanten Behandlungen im Karteireiter»Planung«unter»Behandlungsvorschläge«und»Behandlungsplan«wurde optimiert. Erstreckt sich deren Beschreibung über vier Zeilen, so können diese nun auch komplett gefüllt werden. Eine Beschränkung in der Textlänge wurde aufgehoben (Abbildung siehe nächste Seite).

32 Update News 8.06/ Seite 32 Darstellung von Behandlungsvorschlägen Die Zeilenhöhe stellen Sie in den»stammdaten«unter»sonstigeseinstellungengrundeinstellungenplanung«bei»höhe der geplanten Leistungen«ein. Ändern Sie die Zeilenhöhe, starten Sie CHARLY anschließend bitte neu, um die Änderung zu übernehmen. Geben Sie mehr Zeichen ein, als in der voreingestellten Zeilenhöhe darstellbar, so werden diese in CHARLY zwar abgeschnitten, auf dem Ausdruck erscheint die Beschreibung jedoch in voller Länge.

33 Update News 8.06/ Seite 33 Schnittstellen 5.5 Schnittstellen Import eines PA-Befundes aus ParoStatus Der Import eines PA-Befundes aus der externen Befundungssoftware ParoStatus wurde vereinfacht. Künftig erleichtert Ihnen ein Dialog das Auffinden und Laden von PA-Befunden. In diesem Dialog werden alle PA-Befunde des aktuell gewählten Patienten angezeigt. Die Befunde sind nach Datum sortiert, beginnend mit dem neuesten. Aktueller Pfad zu den exportierten PA-Befunden. Hierüber lassen sich andere PA-Befunde öffnen, sowie der Pfad zu dem Verzeichnis mit den exportierten PA-Befunden neu definieren. Zu dem Dialog gelangen Sie im Karteiblatt»Befunde«unter»PA«, in welchem Sie wie gewohnt auf»pa einlesen «klicken. Gibt es für den ausgewählten Patienten nur einen PA-Befund, so wird dieser sofort geladen und dargestellt. Ansonsten laden Sie den PA-Befund über das neue Dialogfenster»Befund öffnen«und übernehmen ihn in CHARLY (Abbildung siehe nächste Seite).

34 Update News 8.06/ Seite 34 Schnittstellen Haben Sie ParoStatus neu erworben oder importieren erstmalig einen PA- Befund in CHARLY, so öffnet sich ein Fenster. In diesem definieren Sie einen Pfad zu dem Verzeichnis, in welchem die exportierten PA-Befunde aller Patienten abgelegt sind. Dieser Pfad wird immer in dem Dialog-Fenster angezeigt und kann geändert werden, indem Sie auf»andere Befunde öffnen«klicken Omnikey 5321 RFID Änderungen in den Betriebssystemen ab Windows 7 sowie ab Mac OS X 10.7 machten Anpassungen für den Omnikey 5321 RIFD notwendig. RFID-Karten können wieder wie gewohnt eingelesen werden. 6. Anmerkung Unsere Software und das darin enthaltene Angebot wird nach bestem Wissen erweitert und aktualisiert. Die Nutzung erfolgt auf eigenes Risiko des Anwenders. Für den Einsatz mit unterschiedlichen Systemen oder individuellen Anpassungen übernehmen wir keine Haftung.

35 Stand: solutio GmbH Zahnärztliche Software und Praxismanagement Max-Eyth-Straße Holzgerlingen Fon Fax