Organisationsabläufe in der dgs LG Niedersachsen. Zuständigkeiten der einzelnen Vorstandsmitglieder

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1 Organisationsabläufe in der dgs LG Niedersachsen Aufgaben-,, Tätigkeitsbereiche T und Zuständigkeiten der einzelnen Vorstandsmitglieder

2 Tätigkeiten und Zuständigkeiten des Vorstandes der dgs LG Niedersachsen - Organisation und Moderation von Fortbildungen - Mitgliederpflege/Mitgliederwebung - Herausgabe der Zeitschrift Forum Sprache - Kassenverhandlungen - Organisation der Herbsttagung, Moderation von Workshops, Referentenbetreuung - Teilnahme an der dgs Hauptvorstandssitzung - Teilnahme an der dgs Delegiertenversammlung - Interessensvertretung - Archivierung des dgs Schriftverkehrs - Pflege der dgs Homepage - Unterhaltung einer Geschäftsstelle - Regelmäß äßige Vorstandssitzungen abhalten - Mitgliederversammlungen durchführen hren (zweijährig)

3 Fortbildungen Fortbildungsreferent: - Themenvorschläge - Referentensuche - Zeitliche Absprachen mit den Referenten - Finanzielle Verhandlungen - Erstellen des Veranstaltungskalenders - Durchführung hrung und Auswertung von Evaluationen - Abschließende ende schriftliche Reflexion der Jahresfortbildungsveranstaltungen Geschäftsstelle: - Veranstaltungsort vorbuchen - Verträge mit Referenten abschließen en - Verköstigung für f r die Teilnehmer organisieren - Druck und Versand des Veranstaltungskalenders organisieren (u. Homepage) - Anmeldeverfahren betreuen - Organisation der Moderation und Referentenbetreuung

4 Mitgliederpflege/Mitgliederwerbung Geschäftsstelle: - allgemeine Informationszentrale für f Mitglieder - Adressenverwaltung - Werbeaktionen des Vorstandes organisieren - Aufbau elektronischer Dateien für f r den E Mail- Versand von Informationen (Mitglieder/Organisationen/ Werbung) Vorstand insgesamt: - Teilnahme an Vorort- veranstaltungen von Mitgliedern und Organisationen - aktuelle Fortbildungs- angebote organisieren - Interessensvertretung - Kassenverhandlungen - Unterstützung tzung der Geschäftsstelle beim Aufbau elektronischer Dateien

5 Forum Sprache Redaktionsteam: - Sammeln von Artikeln für f r das Forum Sprache von den Vorstandsmitgliedern - Festlegen eines Redaktions- schlusses mit dem Gesamtvorstand - Zusammenarbeit mit der Geschäftsstelle - Optische Aufarbeitung der Artikel - Bilder für f r Forum Sprache zusammen stellen - Veröffentlichungstermine festlegen (mind. 2 pro Jahr) - Zeitlich vorausschauend Termine festlegen Geschäftsstelle: - Zusammenarbeit mit dem Redaktionsteam - Verhandlungen mit der Druckerei - Versand der gedruckten Zeitschrift zeitnah an die Mitglieder - Versand der Zeitschrift an die HV-Mitglieder und die Mitglieder des GV sowie weiterer Personen (z.b. Herrn Dr. Wachtel) - Bereitstellen von Zeitschriften für f Werbezwecke

6 Kassenverhandlungen Referentin für f r ambulante Sprachtherapie: - Teilnahme an den für f Niedersachsen stattfindenden Kassenverhandlungen - Wahrung der Interessen der Mitglieder - Kontakt zum dbs halten - Teilnahme an den entsprechenden Mitgliederversammlungen - Veröffentlichung der Ergebnisse im Forum Sprache/Homepage Geschäftsstelle: - Informationen an Mitglieder weiterleiten - Zusammenarbeit mit der Referentin

7 Organisation der Herbsttagung Fortbildungsreferent: - Thema der Herbsttagung in Absprache mit dem Vorstand festlegen - Zeitpunkt der Herbsttagung in Absprache mit dem Vorstand festlegen - Themenvorschläge für f r die Workshops sammeln - Verhandlungen mit den Referenten führen - Veranstaltungsprogramm zusammen stellen - Zusammenarbeit mit der Geschäftstelle - Tagungsband zusammen stellen in Zusammenarbeit mit dem Redaktionsteam Geschäftsstelle: - zeitlich vorausschauend den Ort der Herbsttagung buchen - Schriftverkehr mit Referenten führenf - Sammeln der schriftlichen Tagungsbeiträge ge - Veranstaltungsprogramm drucken lassen und versenden - Organisation der Herbsttagung überwachen (Verpflegung, Übernachtung, Moderation, Technik etc.) - Zusammenarbeit mit dem Fortbildungsreferenten - Druck und Versand des Tagungsbandes organisieren

8 Teilnahme an der dgs Hauptvorstandssitzung Landesvorsitzende/r: - Schriftverkehr mit der HV u. a. Anfragen anderer LG, Landesbericht - Teilnahme zweimal jährlich j an der HV (dreitägig) - Zusammenarbeit mit den anderen Landesgruppen - Festlegung der Arbeit des GV - Mitarbeit in Arbeitsgruppen u. a. Positionspapiere, Stellungnahmen für r Ministerien Geschäftsstelle: - Adressenverwaltung der HV- Mitglieder - Zusenden aller schriftlichen Veröffentlichung der LG Niedersachsen - Anfragen der Bundesgeschäftsstelle bearbeiten - Zusammenarbeit mit der/m Landesvorsitzenden

9 Teilnahme an der dgs Delegiertenversammlung Vorstand insgesamt: - Teilnahme an den zweijährigen DVs der dgs im Rahmen des Bundeskongresses - Einbringen von Anträgen an die DV

10 Interessensvertretung Vorstand insgesamt: - Kritische Beurteilung von Darstellungen anderer (Ministerien, Organisationen O und Verbänden) in den Medien in Bezug auf sprachbehinderte Kinder und Jugendliche in Kindergarten und Schule in Niedersachsen - Schriftliche Widerrede zu offensichtlich falschen Darstellungen (in Absprache) - Teilnahme an externen Veranstaltungen (in Absprache) - Teilnahme an den Fortbildungsveranstaltungen der LG Niedersachsen en (in Absprache) - Bereitschaft zur Übernahme von Fortbildungsveranstaltungen (in Absprache) - Zusammenarbeit mit anderen Verbänden und Organisationen (in Absprache) - Entwicklung von Positionspapieren zur Außendarstellung der dgs LG Niedersachsen - Mitarbeit an der Homepage - Anfertigung von Veröffentlichungen in verbandsinternen und anderen Medien

11 Archivierung des dgs Schriftverkehrs Geschäftsstelle: - Jeder Schriftverkehr mit anderen Verbänden, Ministerien und Organisationen wird als Kopie in der Geschäftsstelle archiviert - Evaluationen von Fortbildungen werden archiviert - Archivierung erfolgt automatisch von allen Vorstandsmitgliedern in Form von Kopien von Schreiben an die Landesgeschäftsstelle - Archivierung sämtlicher s Veröffentlichungen der dgs LG Niedersachsen und anderer Landesgruppen sowie der Bundesveröffentlichungen - Geschäftsstelle mahnt fehlende Unterlagen bei den Vorstandsmitgliedern an - Archivierung von Fotos der Vorstandsmitglieder bzw. der Arbeit der dgs LG Niedersachsen - Archivierung erfolgt wenn möglich m auch elektronisch

12 Pflege der dgs Homepage Vorstand insgesamt: - Pflege der Homepage ist Aufgabe aller Vorstandsmitglieder - Artikel und Berichte werden über den Landesvorsitzenden in der Homepage eingestellt - Alle Aktivitäten ten werden auf der Homepage dargestellt - Informationen, gesetzliche Regelungen, Positionen und Verhandlungsergebnisse mit Krankenkassen, Gespräche mit anderen Organisationen, Verbänden oder Ministerien werden in der allgemeinen Aussage auf der Homepage veröffentlicht - Fortbildungsveranstaltungen und -hinweise werden veröffentlicht - Artikel werden möglichst m mit Bildern veröffentlicht - Artikel und Berichte werden zeitnah (nach Tagen) auf der Homepage eingestellt

13 Unterhaltung einer Geschäftsstelle - Die LG Niedersachsen unterhält eine Geschäftsstelle und hat folgende Aufgaben: --- Bewahrung sämtlichen s Schriftguts der LG Niedersachsen --- Achtet auf Einhaltung aller Beschlüsse sse des Vorstandes --- Arbeitet eng mit dem Landesvorsitzenden zusammen --- Hat die zeitlich sehr aufwendige Rechnungsführung hrung in Bezug auf Erhebung von Mitgliederbeiträgen, gen, Fortbildungsbeiträgen, gen, Rechnungsbegleichung und Abführen der Beträge an den Bundesrechnungsführer hrer inne. --- Ist für f r alle organisatorischen Abläufe in Zusammenarbeit mit den einzelnen Vorstandsmitgliedern verantwortlich --- Ist die Außenvertretung der dgs LG Niedersachsen im alltäglichen Geschäftsverkehr --- Sorgt für f r Veranstaltungsräumlichkeiten umlichkeiten bei Vorstandssitzungen, Fortbildungen, der Herbsttagung sowie für f r Klausurtagungen und zwar zeitlich entsprechend vorausschauend. --- Informiert den Vorstand laufend über aktuelle Zahlen hinsichtlich Mitglieder, Fortbildungsanmeldungen und der finanziellen Gesamtsituation der LG Niedersachsen. --- Ist für f r die notarielle Eintragung des jeweiligen neu gewählten Vorstandes in der Vereinsrolle und für f r die Eintragung der Unterschriften des Vorstandes bei der geschäftsf ftsführenden Bank verantwortlich.

14 Teilnahme an Vorstandssitzungen Vorstand insgesamt: - Verbindliche Treffen des Vorstandes ca mal im Jahr - Termine werden gegen Ende eines laufenden Jahres auf der letzten n Vorstandssitzung vereinbart - Wünsche zur Tagesordnung müssen m ca. 10 Tage beim Landesvorsitzenden eingehen, die Einladung zur Vorstandssitzung erfolgt eine Woche vor dem Termin - Berichte zur aktuellen Situation der verschiedenen Bereiche werden in angemessener Kürze allen Mitgliedern mitgeteilt und ggf. dem Redaktionsteam weitergeleitet - Organisationsergebnisse werden mitgeteilt - Beschlüsse sse zu anstehenden Ereignissen werden getroffen - Gesprächs chs- und Zeitregeln finden Beachtung - Moderation liegt beim Landesvorsitzenden oder dessen Stellvertreterin eterin - Aufträge des Vorstandes werden zeitnah bearbeitet - Anfertigung eines Ergebnisprotokolls durch den Schriftführer hrer und Übersendung desselben an den Landesvorsitzenden spätestens 14 Tage vor der nächsten n Sitzung - Überarbeitung des Protokolls durch den Landesvorsitzenden und Versendung an den Vorstand zusammen mit der Einladung zur nächsten n Sitzung

15 Mitgliederversammlungen durchführen hren Vorstand insgesamt: - Vorbereitung der zweijährig statt findenden Mitgliederversammlungen im Rahmen der Herbsttagung - Vorbereitung der Anträge an die Mitgliederversammlung - Suche nach geeigneten Mitgliedern für f r Neuwahlen beim Ausscheiden alter Vorstandsmitglieder - Vorbereitung und Präsentation der Mitgliederversammlung in einem dgs würdigen w Rahmen (Plakate u.ä.).) - Information der Mitgliederversammlung im Vorfeld über das Forum Sprache über die Aktivitäten ten des Vorstandes

16 Künftige Aufgaben Vorstand insgesamt: - Erstellung von Positionspapieren - Aktualisierung und Anpassung der Vereinssatzung - Erstellen einer Geschäftsordnung - Werben um neue Vorstandsmitglieder - Fortsetzung der Mitgliederwerbung - Präsenz bei allen wichtigen Veranstaltungen - Anträge an die DV in Cottbus - Pflege der Homepage

17 Aufgaben von Mitgliedern - Unterstützen tzen die Arbeit des Vorstandes durch Informationen aus ihrer Region - Organisieren mit Unterstützung tzung des Landesvorstandes Vorort- Veranstaltungen im Bereich Sprache (z.b. Tag des Sprechens) - Unterstützen tzen den Aufbau von elektronischen Dateien in der Geschäftsstelle ( Mail-Adressen von Mitgliedern, Schulen usw.) - Geben Rückmeldung R hinsichtlich von Wünschen W für f Fortbildungen und Workshops - Arbeiten an der inhaltlichen Ausgestaltung des Forums Sprache und der Homepage mit - Werben neue Mitglieder für f r die Landesgruppe

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