profil datenreporter das sollte ich können...

Transkript

1 profil datenreporter das sollte ich können... Abfragen Variable Kriterien in Abfragen verwenden Berechnungen in Abfragen durchführen, Daten zu neuen Informationen zusammensetzen Berichte Die Bereiche eines Berichtes nützen An gewünschter Stelle einen Seitenumbruch einfügen Formulare Formulare planen und gestalten Das Datum zerlegen und mit dem Datum rechnen Zusammenfassen, Summen bilden, Zählen Daten in Berichten zusammenfassen (gruppieren) Einfache Berechnungen (Summenbildung, Anzahl) im Bericht durchführen Bilder und Berechnungen einfügen Einseitige Formulare und Endlosformulare entwerfen Haupt-/Unterformulare verwenden Tabellen Als Datenreporter arbeiten Sie mit bestehenden Daten. Möchten Sie Datentabellen selbst entwerfen, so werden Sie Datenmanager! Ihr Anforderungsprofil bei Abfragen Als Datenreporter werden Sie Profi im Auswerten von Daten. Während Sie sich als Datenassistent mit einfachen Abfragen beschäftigt haben, lernen Sie hier dieses Instrument voll auszuschöpfen. Denken Sie an eine Hotelrechnung, bei der die Anzahl der Nächtigungen mit dem jeweiligen Preis multipliziert werden muss. Oder denken Sie an die Bildung von Monatssummen für die Umsätze eines Unternehmens. Zählen Sie, wie viele Gäste an einem Wochentag im Durchschnitt anreisen oder wie viele Personen heute zum Frühstück erwartet werden. Der Datenreporter berichtet! Natürlich gehört zu einer guten Auswertung auch ein guter Bericht. Sie lernen wesentlich tiefer in die Gestaltung von Berichten einzugreifen. Denken Sie beispielsweise an ein Fahrtenbuch für 5 Fahrzeuge. Natürlich möchten Sie die Fahrten für jedes Fahrzeug zusammenstellen (gruppieren), vor Beginn der Daten eines neuen Fahrzeugs die Kilometersumme und Anzahl der Fahrten berechnen und dann noch einen Seitenwechsel durchführen. Sie organisieren die Daten in Formlaren! Setzen Sie Formulare für die Präsentation der Daten am Bildschirm (Information) und für die Erfassung von Daten (Eingabe) ein. Auch wenn Ihre Daten in unterschiedlichen Datenquellen gespeichert sind, organisieren Sie sie am Bildschirm wie benötigt.

2 das hotel Im Seehotel fallen viele zu speichernde Daten an. Das sind beispielsweise die Gäste aus den verschiedenen Ländern, die Zimmer, das Personal. Welche Personen () sind derzeit gerade bei uns zu Gast? Wie viele Übernachtungen von ausländischen Gästen haben wir? Wenn ein Gast ein Zimmer für einen bestimmten Zeitraum bucht, so muss diese Reservierung in eine Tabelle Gästebuchungen eingetragen werden. Wie verteilen sich die Nächtigungen (die Auslastung) über das gesamte Jahr? Wer reist in der nächsten Woche an? Fragen über Fragen, die auf eine Auswertung warten. Zur Gästeanimation bietet das Hotel je nach Jahreszeit unterschiedliche Veranstaltungen. Gleich ob ein Golfschnupperkurs oder ein Besuch im Kletterpark, Hüttenzauber mit Rodeln oder Eislaufen am See. Nicht nur die Veranstaltungen selbst (und welcher Trainer sie betreut) müssen gespeichert werden, sondern auch, welche Gäste sich für welche Veranstaltung angemeldet haben. Wir benötigen eine Frühstücksliste, eine Anund Abreiseliste, ein Formular, über welches wir die Gästeanmeldungen zu den einzelnen Veranstaltungen erfassen können. Und bei der Abreise bekommt jeder Gast eine Rechnung. Klar, dass auch diese Daten in Tabellen gespeichert werden. Sie als Datenreporter helfen bei der Auswertung von Daten, beim Erstellen von Formularen und Berichten. Der Datenreporter arbeitet mit bestehenden Daten und berichtet...

3 F-0 daten in abfragen zusammenstellen Parameterabfragen Möchte ich die für ein bestimmtes Zimmer anzeigen, so kann ich das mit einem Kriterium gut erledigen: Ich gebe dazu beim Kriterium einfach die Nummer des gewünschten Zimmers ein. Wenn ich aber nun ein anderes Zimmer sehen möchte? Muss ich jedes Mal in meiner Abfrage das Kriterium ändern? Ein Kriterium für alle Anforderungen: Wenn ich einen beliebigen Text unter [eckige Klammern] setze, so weiß Access, dass beim Öffnen der Abfrage dieser [Klammerausdruck] abgefragt werden muss. Ich kann also mein Kriterium erst beim Öffnen der Abfrage eingeben und bei jedem Öffnen ändern. Nummer des Zimmers 0 Beim Öffnen der Abfrage kann ich nun die gewünschte Zimmernummer eingeben. Und beim nächsten Öffnen eine andere. OK Abbrechen Zimmerbuchungen Zimmer * ZID Zimmernummer Zimmer Typ Fläche Zimmernummer Anreise Zimmer 0 * BID ZID Anreise Abreise Belegung Abreise Belegung Zimmernummer Anreise Abreise Zimmer [Nummer des Zimmers] Der Parametertext darf beliebig lauten, jedoch nicht gleich wie ein bestehender Feldname sein. Den Zeitraum mit Parameter abfragen: Über die Parameterwerte [Start] und [Ende] kann ich nun über diese Abfrage die eines bestimmten Zeitraums herausfi ltern: Start Ende OK Abbrechen Einen Teil eines Namens über Parameter als Filterkriterium verwenden. In meiner Abfrage kann ich nun einen Teil des namens eingeben. Über das Kriterium Wie *berger* werden die Gäste Berger, Unterberger, Bergerich usw. gefunden. Um nun den Text berger variabel zu halten, muss ich die Sterne (Joker) mit meinem Parameterwert [Gast] verbinden. Das erfolgt über die Textverkettung mit dem &-Zeichen. OK Abbrechen Anreise Belegung Flä Buc Zwischen [Start] und [Ende] Ich verwende hier das normale Datumsformat für die Eingabe. Zweimal das gleiche Datum bringt genau diesen Tag. Nachname Vorname Adresse Wie * & [Gast] & * Hier muss ich besonders darauf achten, wie ich die Sterne * mit dem Parameter verbinde. -09

4 daten in abfragen zusammenstellen F-0 F-0 0 Filtern nach Spitzenwerten % 5% Alle Liste ohne Duplikate Jeder Gast, der in den letzten beiden Jahren im Seehotel genächtigt hat, bekommt abhängig von der Anzahl der Nächte und der gebuchten Saison. An 00 Gäste mit den höchsten Punkten werden Gutscheine für Gratisnächtigungen versandt. Doch wer sind die 00 Gäste mit den höchsten Punkten? Daten sortieren: Im Abfrageentwurf wähle ich beim richtigen Feld die gewünschte Sortierung. Nachdem die Gäste mit den höchsten Punkten angezeigt werden sollen, muss ich nach dem Feld Punkte absteigend (höchste Punktezahl zuerst) sortieren. Übrigens: Aufsteigend müsste ich sortieren, wenn ich die Gäste mit den wenigsten Punkten sehen möchte. Anzahl der Datensätze einstellen: In Entwurf Zurückgeben kann ich nun einen der Werte in der Liste auswählen oder auch selbst eine beliebige Zahl oder einen Prozentwert eingeben. Mein Vorteil: Die Abfrage hat weniger Daten. Wenn ich plane, diese Daten in einem Bericht auszugeben, dann kann es vorteilhaft sein, wenn ich nicht auf alle Daten zugreife. ID -ID Punkte -ID KID Nachname Vorname Ort Punkte Absteigend Wann kann ich das noch brauchen? Ich habe in einer Tabelle die Umsatzdaten gespeichert. Jede Woche kommen die neuen Daten der letzten Tage in meine Tabelle. Sortiere ich nun nach Datum absteigend und stelle also Anzahl 8 (4 x 7 Tage) ein, dann erhalte ich jeweils die letzten 4 Wochen. Zu jedem wurde auch das Herkunftsland erfasst. Viele kommen aus,, der, einige aus. Andere Länder sind auch mehrmals enthalten. Ich benötige aber eine Liste, in der jedes nur ein einziges Mal vorkommt.. Dazu erstelle ich eine Abfrage und schalte über Entwurf das Eigenschaftenblatt ein.. Dann klicke ich in die Abfrage, um auf die Abfrageeigenschaften zuzugreifen.. Die Eigenschaft Keine Duplikate setze ich auf Ja. Geburtsdatum Adresse PLZ Ort Eigenschaftenblatt Auswahltyp: Abfrageeigenschaften Allgemein Beschreibung Standardansicht Alle Felder ausgeben Spitzenwerte Keine Duplikate Eindeutige Datensätze Quelldatenbank Quellverbindung Datensätze sperren Recordsettype ODBC Wartezeit Filter Sortiert nach Max Datensätze Datenblatt Nein Alle Ja Nein (aktuell) Keine Sperrungen Dynaset 60 -

5 F-07 daten in abfragen zusammenstellen Mit Datum und Zeit rechnen Wieso kann ich mit Datum und Zeit rechnen? Den Unterschied in Tagen berechnen: Möchte ich den Unterschied zwischen Datum.später und Datum.früher in Tagen berechnen, so kann ich einfach subtrahieren. Alter in Tagen: Datum() [Geburtsdatum] Hinter jedem Datum steckt eigentlich eine Zahl. Die ist eben nur anders formatiert. Programme wie Access oder Excel verwenden die Zahl für einen Tag. 0,5 wäre dann ein halber Tag oder eben Stunden. 7 steht dann für 7 Tage oder eine Woche. 0 Tage Zahlungsfrist: Nun möchte ich zu einem Rechnungsdatum 0 Tage Zahlungsfrist hinzurechnen. Bis zu dem so ermittelten Datum müsste die Rechnung dann bezahlt werden. Datum() liefert das heutige Datum. Ich darf nicht auf die Klammern vergessen. Zahldatum: [Rechnungsdatum] 0 Wie alles begann = Die Zahl wurde mit dem festgelegt. ist also dann der (900 war ein Schaltjahr) entspricht dem..900 usw. Übrigens: Die Zahl entspricht dem 06. Juli 009 Rechnen mit dem Datum Unterschied in Tagen -7 Unterschied in Jahren und Monaten: Möchte ich den Unterschied zwischen Datum.später und Datum.früher in anderen Perioden (z.b. Jahren oder Monaten) berechnen, so verwende ich DatDiff(). Bei der Periode kann ich verschiedene Zeiträume wählen: Jahre jjjj Monate m Minuten n Sekunden s Alter: DatDiff( jjjj ; [Datum.früher] ; [Datum.später] ) Alter: DatDiff( jjjj ; [Geburtsdatum] ; Datum()) Wenn ich also eine Differenz zwischen Datum.später und Datum.früher bilde, dann wird eigentlich nur von der höheren Zahl (Datum.später) die niedrigere Zahl (Datum.früher) abgezogen. Und die Uhrzeit? Ist die Dezimalzahl eines Tages Wenn einem Tag (= 4 Stunden) entspricht, dann bedeutet 0,5 Stunden und 0,5 6 Stunden. Das Zeitformat 00:0:00 ( Minute) entspricht also geteilt durch 4 (= eine Stunde) geteilt durch 60 (= Minute).