Tutorial 002 Erstellen von Diagrammen nach den Vorgaben des CD

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1 Tutorial 002 Erstellen von Diagrammen nach den Vorgaben des CD Problem: Mit Excel erstellte Diagramm sind zwar zweckmäßig angelegt, sehen aber meist nicht sehr elegant aus. Das liegt an den schlecht abgestimmten Standardfarben und an den groben Layoutoptionen. Technisch sind die Grafiken korrekt, aber gestalterisch muß man hier noch ein Stück nachhelfen, um die Daten ansprechend und professionell zu präsentieren. Diese Kurzanleitung erklärt Schritt für Schritt das Nachbearbeiten eines Diagramms in Excel. Ausgangspunkt ist die Datei <palette.xls>, die neben der Hausfarbe der TU eine fertige Palette von verschiedenen, aufeinander abgestimmten Auszeichnungsfarben enthält. Ich empfehle zur Neuerstellung von Diagrammen diese Datei zu nutzen. Sie können aber auch die Farbpalette nachträglich in Ihre vorhandene Datei laden: 1. Laden von Farben in eine Excel Datei 1. Öffnen Sie Ihre eigene Datei und die Datei <palette.xls>. 2. Öffnen Sie in Ihrer Datei unter <Extras> die <Optionen> 3. Unter dem Reiter <Farbe> finden Sie die allgemeine Farbpalette des Dokuments. Mit dem Menü <Farben kopieren aus> können Sie diese Palette aus anderen geöffneten Dokumenten übernehmen. Inhalt: 1. Laden von Farben in eine Excel Datei 2. Grundregeln zur Gestaltung von Infografiken 1. Farben 2. Schrift 3. Layout 3. Erstellen eines Diagramms im CD der TUD 1. Tabelle zur Grafik 2. Nachbearbeitung 4. Ergänzen und Diagrammtyp ändern Die Farben in <palette.xls> sind wie folgt aufgelistet: Der letzte Farbwert jeder Spalte entspricht immer 100% Deckung, der vorletzte je 50%. Mit diesen beiden Werten in 7 Farben lassen sich bereits sehr einfach ansprechende und übersichtliche 1

2 Diagramme erstellen. Falls dies einmal nicht ausreicht, finden Sie im oberen Teil noch weitere Tonabstufungen von 10% bis 80%. Die linke Spalte entspricht der Hausfarbe HKS 41. Die Auszeichnungsfarben entsprechen den HKS Farben im Handbuch zum CD. 2. Grundregeln 1. Farben Grundsätzlich wird nur eine Farbe verwendet. Im Beispiel und in den CD - Richtlinien ist das die Auszeichnungsfarbe 1, HKS 44, um die grafischen Inhalte vom eigentlichen Text abzuheben. Verschiedene Kurven werden durch verschiedenen Tonwerte der Farbe kenntlich gemacht. Die Auszeichnungsfarben im CD (siehe tu-dresden.de /service/cd/6_handbuch) werden benutzt, um unübersichtliche und sehr dichte Diagramme optisch zu ordnen. Die Unterscheidung von Gitternetz und Inhalt wird, wie im Beispiel, durch unterschiedliche Linienstärken bewirkt. 2. Schrift Hausschrift ist, wie überall, Univers. Normaler Text wird in Univers 45 light gesetzt, Hervorhebungen in 55 roman bzw 65 bold (letztere erscheint im Office- Schriftmenü nicht und wird über den Parameter ausgewählt). Wie bei den Farben so auch bei der Schrift gilt die Grundregel: eine Schrift pro Grafik und eine Schriftgröße. Verschiedene Schriftformate erschweren die Lesbarkeit! 3. Layout Zweckmäßig, besonders wenn man eine Serie von Grafiken im Dokument darstellt, ist ein immer gleiches Layoutprinzip. Während Excel standartmäßig nach dem Prinzip Hauptsache alles zentriert und ein Rahmen drum arbeitet, ist es sinnvoller, Elemente nach den Lesegewohnheiten des Betrachters auszurichten: Gelesen wird von links nach rechts, von oben nach unten. Dementsprechend sucht das Auge immer links nach dem Anfang einer Zeile. Die Legende wird als Ergänzung zum Inhalt rechts davon angeordnet, wie im Beispiel. Werden die einzelnen Elemente immer gleich anordnet und sorgfältig die gleichen Schriftgrößen und Abstände benutzt, sind die Grafiken für den Betrachter übersichtlich und leicht zu erfassen. Eine klare und moderne Formsprache erreicht man, abgesehen von den aufgezählten Grundregeln, durch Weglassen von Überflüssigem. Z.B. braucht man eher selten das senkrechte Gitternetz, da die Eckpunkte der Datenlinien die Punkte der X Achse markieren. Diagramme dienen in den meisten Fällen eher der Verdeutlichung eines Sachverhaltes als dem präzisen Ablesen von Werten. 3. Erstellen eines Diagramms im CD 1. Tabelle zur Grafik Um Werte einer Tabelle als Diagramm zu visualisieren wählen Sie den Bereich der zu zeigenden Werte aus 2

3 und aktivieren den Assistenten zur Diagrammerstellung, zu finden in der oberen Werkzeugleiste. Folgen Sie nun den Schritten zum generieren des Diagramms aus den Daten. Jetzt beginnt die 2. Nachbearbeitung Im CD Handbuch sind u.a. auch einfache und ansehnliche Gestaltungsempfehlungen für Infografiken zu finden. In Schritt 3 können Sie eine Beschriftung der beiden Achsen angeben. In unserem Beispiel ist nur das Diagramm an sich beschriftet. Um das gezeigte Beispiel auf Ihre Testdatei anzuwenden sind folgende Schritte nötig: 1. Doppelklick auf ein Element des Diagramms öffnet immer den Dialog zum Bearbeiten des Elements. Das Ergebnis dieser Prozedur sieht zunächst folgendermaßen aus: Sie fangen mit der gesamten Diagrammfläche an. Zuerst wird die Schrift des Diagramms auf Univers 45 light, die Hausschrift, geändert. Im gleichen Fenster wird auch die Schriftfarbe eingestellt. Auf diese Weise ändern Sie die Schrift für das 3

4 gesamte Diagramm und brauchen nicht jedes Element extra bearbeiten. Im Dialog zu den Achsen kann man auch die Ausrichtung der Beschriftung ändern, z.b. lange Zahlen, die nicht nebeneinander passen, um 90 drehen. 7. Die Legende wird, wie im Beispiel, rechts oben an der Diagrammfläche ausgerichtet. Auch hier empfielt sich das selbstgezeichnete Lineal als Hilfe. > Unter <Muster> geben Sie für Rahmen und Fläche jeweils <keine> an. 2. Der Titel des Diagramms wird fett geschrieben und linksbündig über die Beschriftung der Y-Achse gesetzt. Anscheinend gibt es hierfür in Excel kein vernünftiges Werkzeug, auch ein Verschieben per Cursortaste geht nicht. Man kann sich aber anders behelfen: Wenn man für die Diagrammfläche <keine Fläche> angegeben hat, sieht man, sobald man in das Tabellenfeld außerhalb des Diagramms klickt, das Raster der Excel Tabelle durch (linkes Bild). Für Rahmen und Muster geben Sie wieder jeweils <keine> an. 8. Jetzt den Datenreihen noch ihren schwarzen Rahmen wegklicken und fertig ist das Diagramm. im Vergleich zum Urzustand: Dieses kann man nun als Anhaltspunkt zum Ausrichten der Elemente nehmen. Man kann sich auch mit Hilfe der Zeichenwerkzeuge ein einfaches Lineal zeichnen und dies zum Ausrichten anlegen (rechtes Bild). 3. Diagrammfläche weiß 4. Gitternetzlinien blau, analog zur Schrift 5. Y-Achse <keine Linie> 6. X-Achse blau. 4

5 5. Ergänzen und Diagrammtyp ändern Kommen noch Beschriftungen der Achsen dazu, setzt man diese unter den Titel bzw. unter die Legende. Wählt man einen anderen Diagrammtyp, sieht die Bearbeitung der Datenreihen je nach Typ etwas anders aus. In den meisten Fällen reicht das horizontale Gitternetz aus, um die Grafik lesen zu können. Wenn das Diagramm aber sehr umfangreich ist oder Wert auf eine sehr präzise Darstellung gelegt wird, kann man das vertikale Gitternetz jederzeit wieder anschalten. Klickt man mit der rechten Maustaste in die Diagrammfläche, findet man im aufklappenden Menü einen Punkt zur Einstellung von Diagrammoptionen. Hier lassen sich Titel und Achsenbeschriftung ergänzen, Gitternetzlinien an und ausschalten Beim Liniendiagramm stellt man die Linie und Form und Farbe der Eckpunkte ein, beim Tortendiagramm Winkel etc. Im Wesentlichen ist die Bearbeitung aber gleich. Im gleichen Menü kann man auch den Diagrammtyp ändern. Hierbei wird das Diagramm ersetzt. Die Formatierung bleibt, so weit möglich, erhalten. 5

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