14. gfo Regionalmeeting

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1 14. gfo Regionalmeeting Management interner Projekte 20. Januar 2011 TZV Technologiezentrum Greifswald,

2 Management interner Projekte und Prozesse mit ProjektronBCS gfo Regionalkreis Stralsund

3 Die Softwarehersteller Produkt: Projektmanagement-Software Gegründet: 2001 Mitarbeiter: 60 Kunden: über 300 in 9 Ländern Standorte: Berlin, München, Hamburg, Rostock, Trier, Nürnberg, Darmstadt, St. Gallen 2von 44

4

5 Konzept 4von 44

6 Alle Daten unter einer Oberfläche 5von 44

7 6von 44

8 Architektur 7von 44

9 8von 44

10 Ganttdiagramm

11 Ressourcenauslastung

12 Auswertung Überblick

13 Entwicklung von Projektron Personen 8 Standorte 300 Kunden europaweit 3 Personen 1 Standort 10 Kunden 12von 44

14 Mein BCS

15 Terminkalender

16 ?!?!???! Projektron? BCS/Wiki _!?!? von 44

17 Support ohne BCS und w PDF x 16von 44

18 Support mit BCS und Support Website 17von 44

19 - Workflow Beantragung Anzeige im Kalender Befürwortung von Stellvertreter Statusänderung auf genehmigt Abteilungsbezogene Ansicht Anzeige der beantragten Urlaubstermin in Mein BCS Berücksichtigung bei Ressourcenauslastungsprognose Berücksichtigung im Urlaubsplan 18von 44

20

21

22 Berechtigung 21von 44

23 Abteilungsleiter Abteilungsmitglieder 22von 44

24

25 Mitarbeiter ist krank Mitarbeiter ist im Urlaub Mitarbeiter pausiert Mitarbeiter verlässt das Unternehmen Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen,, (Vertriebskontakte) müssen übergeben werden 24von 44

26 Verschieden Suchoptionen im Mit welchen Aufgaben, Terminen etc. ist Projektbaum, bei den, der Mitarbeiter betraut? Wiedervorlagen etc. Filtern nach verschiedensten Kriterien Wie ist der aktuelle Stand der Aufgaben? Sortierung nach verschiedensten Kriterien Statusanzeige mit Ampelsystem 25von 44

27

28 Stellvertreter Bekommt bei Urlaubsbeantragung Darf Urlaubsanträge bearbeiten 27von 44

29 Benjamin wird eingestellt Prozessvorlage Projekt / Aufgabe Workflow Checkliste Workflow Checkliste (1)<Abteilungsleiter> (2)<Geschäftsführer> (3)<IT-Admin> (4)<IT-Admin> (5)<Abteilungsleiter> (1)<Abteilungsleiter> (2)<Abteilungsleiter> (3)<IT-Admin> (4)<Geschäftsführer> (5)<IT-Admin> (6)<Abteilungsleiter> (1) Frank (2) Maik (3) Björn (4) Björn (5) Frank (1) Frank (2) Frank (3) Björn (4) Maik (5) Björn (6) Frank 28von 44

30 1. Abteilungsleiter ersetzen 2. Neuen Mitarbeiter zuordnen. 3.

31

32

33 Aufgaben abarbeiten, buchen Kosten eintragen Messetermin geplant Messeprojekt wird angelegt Bericht Vorlage mit Aufgaben Sachkostenplan 32von 44

34 Bericht 33von 44

35

36

37 Ticket Zuteilung Genehmigung Auftrag Lieferung 36von 44

38

39 Ticketbenachrichtigung 38von 44

40 s-workflow Änderung oder Erstellung von a Projekten Aufgaben Terminen Wiedervorlagen Kalendereintrag Nachrichtenüberblick 39von 44

41 Verträge anlegen und verwalten 40von 44

42 Vertragsstammdaten Zu jedem Vertrag werden unter anderem erfasst: Vertragsgegenstand erste Grunddaten wie Vertragsnummern, Vertragsart oder Status erste Angaben zur Laufzeit und den Kosten Vertragspartner

43 Vertragslisten und Vertragsbäume Es stehen zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung, z.b. Vertragslisten pro Abteilung bzw. pro externem Partner Selektionsmöglichkeiten anhand praktisch jedem Feld, z.b. Vertragsgegenstand, Vertragsart, Status, Druckansichten 42 von 44

44 ssystem Anhand der berechneten Kündigungszeiten können die zugeordneten internen Abteilungen und Personen per mit einer Vorlaufzeit benachrichtigt werden. Kündigungsmöglichkeiten werden nicht mehr verschlafen auslaufende Verträge müssen ggf. erneuert werden 43von 44

45 Fazit Erweiterung einer gemeinsamen Kommunikationsgrundlage Transparenz für alle Prozessbeteiligten Jeder ist rechtzeitig informiert und Kümmert sich um das Richtige Effizienz in wiederkehrenden Aufgaben Bessere Arbeitsorganisation Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter in die vorhandene Prozesse Basis für Qualitätssicherung Basis für einheitliche Auswertungen 44von 44

46 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 45 von 44

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