Einrichten FIBU-Überleitung aus CIPS² Rechnungsüberleitung aus CIPS² V2.0

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1 HANDBUCH Einrichten FIBU-Überleitung aus CIPS² Rechnungsüberleitung aus CIPS² V2.0 Stand: Autor: Markus Freudenthaler

2 Grundsätzliches: Benutzern der CIPS-Fakturierung stehen Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungssystemen (FIBU-Anwendungen) zur Verfügung. Über diese können in CIPS erstellte Ausgangsrechnungen als Datensatz exportiert und für eine FIBU-Anwendung zur Verfügung gestellt werden. Derzeit bietet CIPS Schnittstellen zu folgende FIBU-Systemen an: BMD PC-FIBU RZL (mittels externer Konvertierungssoftware) Usesoft Axapta Dieses Handbuch beschreibt die notwendigen Schritte in der Konfiguration der Überleitungsfunktion für BMD und PC-FIBU, die bei den CIPS-Benutzern am häufigsten eingesetzten FIBU-Anwendungen. Fragestellungen (Klicken Sie auf den Link um auf das Thema anzuzeigen): Wie wird die FIBU-Überleitung in CIPS freigeschalten? Wie wird die FIBU-Überleitung in CIPS konfiguriert? Einrichten der Standarderlöskonten Einrichten abweichender Erlöskonten Konfiguration der FIBU-Überleitung für BMD Konfiguration der FIBU-Überleitung für PC-FIBU Überleitung von Kunden (Erstimport in die FIBU) Überleitung Rechnung 2

3 1. Wie wird die FIBU-Überleitung in CIPS freigeschalten? [zum HINHALT] Die FIBU-Überleitung in CIPS ist lizenzabhängig und steht nach freischalten der entsprechenden Lizenz durch Ihren CIPS-Systemberater zur Verfügung. Die FIBU-Überleitung zu BMD ist kostenlos, sollten Sie eine Schnittstellen zu einer der anderen FIBU-Anwendungen benötigen, fragen Sie Ihren CIPS- Systemberater. 2. Wie wird die FIBU-Überleitung in CIPS konfiguriert? [zum HINHALT] Die Konfiguration der Schnittestelle zu BMD bzw. PC-FIBU ist weitestgehen identisch, doch gibt es einige Besonderheiten die bei der jeweiligen FIBU-Anwendung beachtet werden müssen Einrichten der Standarderlöskonten [zum HINHALT] Zunächst müssen die Standarderlöskonten in CIPS am Firmenstamm hinterlegt werden, auf welche die Umsätze gebucht werden sollen. Menü CIPS: System / Firmendaten / Firmenstamm 1) Ändern Aktiviert den Bearbeitungsmodus. 2) Erlöskonten Hinterlegen Sie hier jene Erlöskonten, auf welche Standardmäßig die Umsätze gebucht werden sollen: Standard: Sofern für bestimmte Steuersätze oder Warengruppen keine abweichenden Erlöskonten definiert wurden, werden Umsätze standardmäßig auf das hier angegeben Konto gebucht. 3

4 Mindermengen/Porto: Wenn Sie die automatisierte Zuschlagsverrechnung in CIPS nutzen, werden die dadurch erzielten Umsätze auf diese Konten gebucht. ACHTUNG: Hinterlegen Sie in diesem Fall hier unbedingt ein Konto, da diese Umsätze ansonsten nicht in die FIBU übergeben werden. Barumsatz: Geben Sie hier jenes Konto an, auf welches in CIPS erfasste Barverkaufsrechnungen gebucht werden soll. ACHTUNG: Das Format in welchem die Kontonummer in CIPS hinterlegt werden muss, weicht zwischen BMD und PC-FIBU etwas ab: BMD: Hier ist die Kontonummer in CIPS mit führenden Nullen anzugeben: PC-FIBU: Hier ist die Kontonummer in CIPS mit nachfolgenden Nullen aufzufüllen: Auslandskonten: Sollten Sie ausländische Kunden in Ihrem System haben (z.b. für innergemeinschaftliche Lieferungen) können Sie in CIPS entsprechende Erlöskonten hinterlegen, auf welche die Umsätze solcher Kunden gebucht werden. Voraussetzung dafür ist, dass im Kundenstamm der sogenannte Auslandskenner beim jeweiligen Kunden auf JA gesetzt wurde: 4

5 3) Abfragen Mit Klick auf Abfragen werden die Änderungen gespeichert 2.2. Einrichten abweichender Erlöskonten [zum HINHALT] Für verschiedene Steuersätze bzw. Warengruppen können abweichende Erlöskonten eingerichtet werden. Dies ist insofern wichtig, da z.b. Umsätze mit 10%igem Steuersatz in der Regel auf ein anderes Konto gebucht werden als Umsätze mit 20%igem Steuersatz. Um abweichende Erlöskonten zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor: Menü CIPS: System / Firmendaten / Warengruppen_Erlöskonten 1) Ändern Aktiviert den Bearbeitungsmodus. 2) Anlegen Legt eine neue Erfassungszeile an. 3) WGR Geben Sie hier jene Warengruppe an, für welche Sie das abweichende Erlöskonto definieren möchten. Sie haben die Möglichkeit für 1-, 2- und 4stellige Warengruppen abweichende Konten zu hinterlegen. Im obigen Beispiel wurde z.b. ein abweichendes Konto für die Warengruppe 3333 hinterlegt. 4) MwSt% Geben Sie hier den Steuersatz an, für welchen Sie das abweichende Erlöskonto definieren möchten. ACHTUNG: In der Regel werden Sie für bestimmte Steuersätze (z.b. 0/10%ige Mehrwertsteuer) eigene Erlöskonten definieren. In diesem Fall muss zumindest für jede 1stellige Warengruppe ein Erlöskonto zum jeweili- 5

6 gen Steuersatz hinterlegt werden. Siehe z.b. auch die Warengruppe 3 im obigen Beispiel. 5) Erlös Tragen Sie hier das entsprechende Erlöskonto ein. Beachten Sie die unterschiedliche Formatierung der Kontonummer bei BMD (führende Nullen) bzw. PC-FIBU (nachfolgende Nullen). 6) Erlös Ausland Tragen Sie hier eventuelle Erlöskonten für Umsätze ausländischer Kunden ein (z.b. innergemeinschaftliche Lieferungen). Voraussetzung dafür ist, dass im Kundenstamm der sogenannte Auslandskenner beim jeweiligen Kunden auf JA gesetzt ist. 7) Abfragen Mit Klick auf Abfragen werden die Änderungen gespeichert. HINWEIS: Wird keine abweichenden Erlöskonten hinterlegt, wird bei der FIBU-Überleitung immer auf das im Firmenstamm hinterlegte Erlöskonto (Standarderlöskonto) zugegriffen. 3. Konfiguration der FIBU-Überleitung [zum INHALT] Nach Einrichten der Erlöskonten müssen einige Grundsätzliche Einstellung für die FIBU-Überleitung gesetzt werden. Menü CIPS: System / FIBU Einstellungen 3.1. Konfiguration der FIBU-Überleitung für BMD [zum HINHALT] 1) Ändern Aktiviert den Bearbeitungsmodus. 2) Buchungsdatei Die von CIPS erstelle Buchungsdatei wird mit dem hier angegebenen Namen bzw. im hier angegebenen Pfad gespeichert. 6

7 Um in BMD die Abläufe so einfach wie möglich zu halten sollte folgender Dateiname bzw. Pfad angegeben werden:..\bmd\mandant\fib\buerf.txt BMD sucht beim Import automatisch nach einer Datei buerf.txt im angegebenen Verzeichnis. Ein manuelles Auswählen/Suchen der Datei in BMD entfällt damit. 3) Kundendatei Die von CIPS erstelle Kundendatei wird mit dem hier angegebenen Namen bzw. im hier angegebenen Pfad gespeichert. Um in BMD die Abläufe so einfach wie möglich zu halten sollte folgender Dateiname bzw. Pfad angegeben werden:..\bmd\mandant\fib\stamerf.txt BMD sucht beim Import automatisch nach einer Datei stamerf.txt im angegebenen Verzeichnis. Ein manuelles Auswählen/Suchen der Datei in BMD entfällt damit. 4) Sammelkonten Können optional hinterlegt werden (abhängig von der Organisation Ihrer Buchführung) 5) Belegcode Ausgangsrechnung Für die FIBU-Überleitung in BMD muss hier AR hinterlegt werden. 6) Abfragen Mit Klick auf Abfragen werden die Änderungen gespeichert. HINWEIS: Geben Sie bei Workgroup bzw. Server/Client-Installationen immer den Serverfreigabepfad an: z.b. \\servername\bmd\mandant\fib\buerf.txt 3.2. Konfiguration der FIBU-Überleitung für PC-FIBU [zum HINHALT] 1) Ändern Aktiviert den Bearbeitungsmodus. 7

8 2) Buchungsdatei Die von CIPS erstelle Buchungsdatei wird mit dem hier angegebenen Namen bzw. im hier angegebenen Pfad gespeichert. Damit die ausgegebene Datei von PC-FIBU als Buchungsdatei erkannt wird, muss folgender Dateiname vergeben werden: ebxxx--.dat (wobei xxx der in PC-FIBU angelegte Mandant ist) 3) Kundendatei Die von CIPS erstelle Buchungsdatei wird mit dem hier angegebenen Namen bzw. im hier angegebenen Pfad gespeichert. Damit die ausgegebene Datei von PC-FIBU als Kundendatei erkannt wird, muss folgender Dateiname vergeben werden: pb001xx.imp (wobei xx das aktuelle Buchungsjahr ist) Für das Buchungsjahr 2010 wäre der Dateiname somit pb00110.imp vor dem Überleiten von Rechnungen in einem neuen Buchungsjahr muss dies immer auf das aktuelle Jahr angepasst werden. 4) Sammelkonten Können optional hinterlegt werden (abhängig von der Organisation Ihrer Buchführung) 5) Fibu Mandant Geben Sie den FIBU-Mandanten an, für den Buchungen übergeleitet werden sollen. 5) Belegcode Ausgangsrechnung Für die FIBU-Überleitung in PC-FIBU muss hier 1 hinterlegt werden. 6) Abfragen Mit Klick auf Abfragen werden die Änderungen gespeichert. HINWEIS: Geben Sie bei Workgroup bzw. Server/Client-Installationen immer den Serverfreigabepfad an: z.b. \\servername\fibu\eb001--.dat 4. Überleitung von Kunden (Erstimport in die FIBU) [zum HINHALT] Nachdem die Konfiguration der Schnittstelle durchgeführt wurde, wird in der Regel der komplette Kundenstamm aus CIPS in Ihre FIBU-Anwendung importiert. Damit haben Sie beim späteren Überleiten der Rechnungen aus CIPS bereits sämtliche Debitoren in der FIBU zur Verfügung und müssen diese nicht zusätzlich zu den Buchungen importieren. Menü CIPS: Kommunikation / Import_Export / Kunden an FIBU überleiten 1) Kundennummer Wählen Sie hier den Kunden oder den Kundennummernkreis, welchen sie überleiten wollen, aus. Mit der Taste F5 gelan- 8

9 gen Sie in den Kundenstamm. Bei keiner Eingabe wir der komplette Kundenstamm exportiert. 2) Dateipfad Hier ist der im Menü CIPS: System /FIBU-Einstellungen eingetragene Dateipfad ersichtlich. 3) An bestehende Datei anhängen: Exportierte Daten werden an eine bereits vorhandene Datei angehängt. Bestehende Datei überschreiben: Exportierte Daten überschreiben eine bereits vorhandene Datei. 4) Starten Der Export der Kundendaten für die FIBU wird gestartet. Importieren Sie nun die Kundendaten in Ihre FIBU-Anwendung. HINWEIS für BMD-Anwender Um die Kundendaten aus CIPS ohne Probleme in BMD einlesen zu können, müssen in BMD die zu importierenden Felder entsprechenden ausgewählt bzw. angeordnet werden. WAS CIPS BMD Konto Feld Kundennummer aus CIPS Wird 1:1 in BMD übernommen Matchcode Feld Machtcode aus CIPS Wird 1:1 in BMD übernommen (Ist in CIPS kein Matchcode hinterlegt, so wird hier der Name 1 eingetragen) Name1 Feld Name1 aus CIPS Wird 1:1 in BMD übernommen Name2 Feld Name2 aus CIPS ACHTUNG: In BMD gibt es kein Feld für Name2. Es muss ein sogenanntes alphanumerisches Freifeld definiert werden. UmsatzsteuerID Feld UmsatzsteuerID aus CIPS Wird 1:1 in BMD übernommen Branche Feld gibt es in CIPS nicht mehr Wird somit in BMD nicht befüllt Strasse Feld Strasse aus CIPS Wird 1:1 in BMD übernommen PLZ Feld PLZ aus CIPS Wird 1:1 in BMD übernommen Ort Feld Ort aus CIPS Wird 1:1 in BMD übernommen Telefon Feld Telefon aus CIPS Wird 1:1 in BMD übernommen Fax Feld Fax aus CIPS Wird 1:1 in BMD übernommen Feld aus CIPS Wird 1:1 in BMD übernommen Bei Fragen zur Konfiguration in BMD wenden Sie sich an Ihren BMD-Betreuer! 9

10 5. Überleitung Rechnung [zum HINHALT] Nach Konfiguration der Schnittstelle sowie Erstimport der Kundendaten in Ihre FIBU-Anwendung können Sie mit der Rechnungsüberleitung aus CIPS beginnen. Um Ausgangsrechnungen für Ihre FIBU-Anwendung bereitzustellen gehen Sie wie folgt vor: Menü CIPS: Auftragswesen / Rechnungsübergabe FIBU 1) Rechnungsnummer Wählen Sie hier den Nummernkreis, welchen sie überleiten wollen, aus. Mit der Taste F5 gelangen Sie in die Rechnungsverwaltung. Bei keiner Eingabe werden (unter Berücksichtigung des darunter angegebenen Rechnungsdatums) sämtliche noch nicht übergeleitete Rechnungen exportiert. 2) Rechnungsdatum Datumseinschränkung der Rechnungsüberleitung. Standardmäßig wird das komplette Vormonat sowie das laufenden Monat vorgeschlagen. Ändern Sie dies bei Bedarf ab. 3) Übergabe wiederholen Um bereits für Ihre FIBU-Anwendung bereitgestellte Buchungen erneut bereitzustellen aktivieren Sie diese Option. HINWEIS: Sobald Daten für die FIBU bereitgestellt wurden, gelangt die Rechnung vom Status verrechnet in den Status verbucht und kann (sofern es notwendig sein sollte) nur durch das setzten dieser Option erneut übergeleitet werden. 4) Pfad Hier ist der im Menü CIPS: System /FIBU-Einstellungen eingetragene Dateipfad ersichtlich. 5) Starten Der Export der Rechnungsdaten für die FIBU wird gestartet. HINWEIS: Bei Rechnungsdaten von bereits an Ihre FIBU-Anwendung übergebenen Kunden, wird nur eine Buchungsdatei ausgegeben. Sollte es sich jedoch um Rechungsdaten eines vollkommen neuen Kunden halten, so wird zusätzlich eine Kundendatei ausgegeben. Nach Durchführung der Rechnungsübergabe können Sie eine Buchungsliste ausdrucken: 10

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