Handbuch. Zahlungsverkehr. akquinet dynamic solutions GmbH. Hafenhaus, Deck 10. Bollhörnkai 1, Kiel

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1 Handbuch Zahlungsverkehr akquinet dynamic solutions GmbH Hafenhaus, Deck 10 Bollhörnkai 1, Kiel Version Microsoft Dynamics NAV

2 HINWEIS Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die akquinet dynamic solutions GmbH lehnt jede Gewährleistung wegen Sach- und Rechtsmängeln ab. Die akquinet dynamic solutions GmbH lehnt weiterhin jede Haftung für direkte und indirekte Schäden sei es aus Vertrag oder aus Gesetz ab, die in Verbindung mit der Anwendung und sonstiger Nutzung des Dokumentes entstehen können. Dieses Dokument kann bei Bedarf ohne vorherige Ankündigung von der akquinet dynamic solutions GmbH geändert werden. Der Inhalt dieses Dokumentes ist urheberrechtlich geschützt. Allerdings ist die Verwendung des Dokumentes zu Zwecken der Schulung durch autorisierte Partner der akquinet dynamic solutions GmbH erlaubt. Inhaltliche Veränderungen der beschriebenen Sachverhalte bedürfen der schriftliche Erlaubnis der akquinet dynamic solutions GmbH. Ergänzungen zu Zwecken der Schulung, oder von Individualsierungen, sind erlaubt. Das Dokument darf im Sinne des Partnervertrages verwendet, verändert und vervielfältigt werden. Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden. COPYRIGHTVERMERK Copyright 2013 akquinet dynamic solutions GmbH. Alle Rechte vorbehalten. WARENZEICHEN Die Warenzeichen, auf die in diesem Dokument Bezug genommen wird und die entweder mit oder kenntlich gemacht wurden, sind entweder Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Die Warenzeichen Microsoft, Microsoft Dynamics, Windows, Windows 7, SQL Server und BackOffice sind hingegen entweder eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Alle nicht ausdrücklich gewährten Rechte sind vorbehalten. Publiziert von der akquinet dynamic solutions GmbH, Kiel. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 2 von 123

3 Inhaltsverzeichnis 1 EINFÜHRUNG Zur Verwendung dieses Handbuchs CLEARINGVERFAHREN Inhalte Stammdateneinrichtung Einrichtungsdaten erstellen Zahlungsverkehr Stammdaten Einrichten einer Hausbank Kreditoren Kreditorenbankkonten Zahlungsvorschlag Erstellung eines Zahlungsvorschlags Clearing KONTOABSTIMMUNG Inhalte Stammdaten Zahlungsverkehr Einrichtung Bankschnittstellen Zuweisung einer Importschnittstelle Import von Kontoauszügen Import von Bankauszügen über Bankschnittstellen-Formate Import von Bankauszügen über das DTA-Format Import von Bankauszügen über das MT940-Format Bankkontoabstimmung Nutzung der Bankbelegkarte Durchführen eines Ausgleichs ARBEITEN MIT TRANSITKONTEN Inhalte Was ist ein Transitkonto? Wertefluss mit Transitfunktionalität Vorgehensweise zum Arbeiten Stammdaten Durchführung des Datenträgeraustauschs Abstimmung der Kontoauszüge AUSLANDSZAHLUNGSVERKEHR akquinet dynamic solutions GmbH Seite 3 von 123

4 5.1 Inhalte Stammdaten Zahlungsverkehr Stammdaten Zahlungsverkehr Einrichtung Einrichtung von Bankländerschlüsseln Einrichtung einer Hausbank Kreditoren Banken Ihrer Kreditoren Auslandszahlungsvorschlag Erstellen eines Zahlungsvorschlags für Nicht-EU-Kreditoren Erstellen eines Zahlungsvorschlags für EU-Kreditoren Clearing AZV Lastschrifteinzug Inhalte Definitionen und Begriffsbestimmungen für SEPA SEPA Der technische Standard in SEPA IBAN BIC (SWIFT-Code) Gläubiger ID Die SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer) Die SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit) Pre-Notifikation SEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung und Fristenmanagement Zahlungsverkehr Einrichtung Registerkarte Allgemein Registerkarte Bankbeleg Registerkarte Verwendungszweck Registerkarte SEPA Bankkonteneinrichtung und Gläubiger ID Bankkonto Registerkarte Transfer Funktion zum Berechnen von IBAN und Aktualisieren des SWIFT Codes Bankkonto Registerkarte SEPA Debitorenbankkonten Mandatsverwaltung Anlegen von Mandaten akquinet dynamic solutions GmbH Seite 4 von 123

5 7.4.2 Drucken von Mandaten Freigeben von Mandaten und Versionen Löschen von Mandaten Übergang von derzeitigen Lastschriftverfahren zur SEPA Lastschrift Mandate für Debitoren erstellen Debitorenposten Lastschriftvorschlag Lastschriftdatei erstellen Prüfen von kreditorischen Mandaten SEPA Lastschrift ohne Fristenmanagement Zahlungsverkehr Einrichtung Registerkarte Verwendungszweck Registerkarte SEPA Debitorenbankkonten Lastschriftvorschlag Lastschriftdatei erstellen Lastschrift mit Erzeugen einer DTA-Datei akquinet dynamic solutions GmbH Seite 5 von 123

6 1 EINFÜHRUNG Dieses Handbuch ist speziell für das Modul Zahlungsverkehr Inland & SEPA (Granule ) und das Modul Zahlungsverkehr Ausland (Granule ) von Microsoft Dynamics NAV für Deutschland bestimmt. 1.1 Zur Verwendung dieses Handbuchs Mit Hilfe dieses Handbuchs können Sie den Umgang mit dem Zahlungsverkehr für Microsoft Dynamics NAV erlernen und Erläuterungen zur Einrichtung der Stammdaten bekommen. Dieses Handbuch ist nur unter Voraussetzung bestehender Kenntnisse im Umgang und in der Bedienung von Microsoft Dynamics NAV zu sehen. Es wendet sich an Nutzer, die das Modul Zahlungsverkehr einrichten und bedienen wollen. Die Darstellungen erfolgen mit Screenshorts aus dem Classic Client. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 6 von 123

7 2 CLEARINGVERFAHREN 2.1 Inhalte Dieses Kapitel führt Sie durch die Abwicklung eines beleglosen Datenträgeraustausches von der Einrichtung der Stammdaten bis zur Erstellung der Zahlungsdateien. Die Abläufe werden speziell für die kreditorischen Zahlungen dargestellt, gelten aber analog für die Lastschrifteinzüge und Rücküberweisungen an die Debitoren. Spezielle Informationen zum Thema SEPA sind in eigenen Kapiteln dargestellt. Es beinhaltet die folgenden Abschnitte: Stammdateneinrichtung Stammdateneinrichtung SEPA Zahlungsvorschlag Clearing akquinet dynamic solutions GmbH Seite 7 von 123

8 2.2 Stammdateneinrichtung Die Grundeinrichtung des Zahlungsverkehrs umfasst die Eingabe von Bankleitzahlen, Textschlüsseln und anderem. Die wesentlichen Einstellungen bezüglich des Ablaufes und der Steuerung werden in der Tabelle Zahlungsverkehr Einrichtung vorgenommen. Damit das Modul Zahlungsverkehr ohne großen Aufwand in Betrieb genommen werden kann, gibt es eine Stapelverarbeitung Zahlungsverkehr Einrichtung. Mittels dieser Stapelverarbeitung können wichtige Voreinstellungen in den verschiedenen Tabellen vorgenommen werden. Bitte beachten Sie, dass die Tabelle Zahlungsverkehr Einrichtung noch nachgepflegt werden muss, um die individuellen Einstellungen zu berücksichtigen Einrichtungsdaten erstellen Rufen Sie Abteilungen/ Verwaltung/ Anwendung/Einrichtung / Zahlungsverkehr/ Einrichtungsdaten Erstellen auf. Sie gelangen in die Seite Einrichtungsdaten erstellen. Einrichtungsdaten Sie haben die Möglichkeit zwischen Beispieldaten und Benutzerdefiniert zu wählen. Wenn Sie Beispieldaten wählen, setzt Dynamics NAV die Standardoptionen in den ern rechts im Fenster, so dass Daten generiert werden. Wenn Sie Benutzerdefiniert wählen, setzt das Programm die Standardoptionen dieser er auf Hinzufügen. Dadurch wird verhindert, dass bestehende Eintragungen überschrieben werden. Das Programm ergänzt nur die Daten um zusätzliche Sätze. Bitte achten Sie grundsätzlich darauf, welche Auswahl Sie treffen. Wenn Sie sich in einem Echtmandanten befinden, können Sie unter Umständen mandantenindividuelle Einstellungen überschreiben. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 8 von 123

9 Stammdaten, Textschlüssel, Berechtigungen, etc. Für jeden Datenstamm stellt Dynamics NAV folgende Optionen zur Verfügung. (leer): In der Tabelle findet keine Aktion statt Wenn Tabelle leer ist: In der Tabelle werden Datensätze hinzugefügt, wenn vorher noch kein einziger Datensatz vorhanden war. Hinzufügen: In der Tabelle werden nur fehlende Datensätze hinzugefügt. Vorhandene Daten werden nicht verändert. Aktualisieren und Hinzufügen: In der Tabelle werden fehlende Datensätze hinzugefügt und vorhandene Datensätze aktualisiert (z. B. en). Aktivieren Sie im Einrichtungsdaten die Option Beispieldaten, um eine Ersteinrichtung in Ihren Mandanten vorzunehmen. Klicken Sie auf OK, um von der Stapelverarbeitung die Daten erzeugen zu lassen. Die Seite schließt sich automatisch, wenn die Funktion alle getroffenen Auswahlen durchgeführt hat. Hinweis: Die Bankleitzahlentabelle ist in dieser Stapelverarbeitung nicht enthalten. Nutzen Sie zum Einlesen der Bankleitzahlen die Stapelverarbeitung Bankleitzahlen Import unter Abteilungen/ Finanzmanagement/ Periodische Aktivitäten/ Zahlungsverkehr Zahlungsverkehr Stammdaten Verzweigen Sie über Abteilungen/ Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Zahlungsverkehr/Zahlungsverkehr Einrichtung in die Seite Zahlungsverkehr Einrichtung. Registerkarte Allgemein akquinet dynamic solutions GmbH Seite 9 von 123

10 Die Registerkarte Allgemein beinhaltet folgende er: Zahlungsdateiname Pfad f. Ausgabe Textschlüssel Einzug Textschlüssel Abbuchung Unter dem Dateinamen, den Sie hier eintragen, wird auf dem Pfad f. Ausgabe (s. u.) eine Datei erzeugt, die die Zahlungsdaten aufnehmen soll. Der Dateiname sollte DTAUS1 lauten. Viele Banking-Programme können aber auch andere Dateinamen verarbeiten. Geben Sie hier den Laufwerksbuchstaben und Pfad an, der als Ziel für die Zahlungsdateien vorgeschlagen werden soll. Sie können durch Klick auf den AssistButton rechts neben dem diese Eintragung benutzergeführt vornehmen. Der Eintrag in diesem ist nur ein Vorgabewert. Sie können während des Zahlungslaufes diese Vorgabe individuell überschreiben. Wenn Sie Lastschriften per Datenträgeraustausch im Einzugsermächtigungsverfahren einziehen lassen möchten, so müssen die Exportdaten mit einem Schlüssel markiert sein. Dieser Schlüssel lautet 05 und sollte hier unbedingt eingetragen werden, damit die Banken die Datensätze identifizieren können. Dieser Textschlüssel gilt nur für den DTA Lastschrifteinzug Wenn Sie Lastschriften per Datenträgeraustausch im Abbuchungsauftragsverfahren einziehen lassen möchten, so müssen die Exportdaten mit einem Schlüssel markiert sein. Dieser Schlüssel lautet 04 und sollte hier unbedingt eingetragen werden, damit die Banken die Datensätze identifizieren können. Dieser Textschlüssel gilt nur für die DTA Abbuchung. Textschlüssel Gutschrift Beim Erstellen von Überweisungen an Kreditoren müssen die entstehenden Datensätze für die Banken identifizierbar sein. Zur Identifizierung gibt es diesen Schlüssel, der standardmäßig mit 51 zu belegen ist. Nur Belegart Zahlung zulassen Mit Begleitbrief Anzahl Posten Es ist möglich, in einem Buchungsblatt verschiedene Belegarten zu erfassen. Für den Zahlungsverkehr sollten Sie dies vermeiden, da beim Generieren der Clearingdateien neue Buchungszeilen entstehen und bestehende verändert werden. Dies kann zu Verwirrungen führen, wenn sich dazwischen Posten befinden, die aufgrund der andersartigen Belegart nicht berührt werden. Wenn Sie also in diesem ein Häkchen setzen, wird durch entsprechende Routinen beim Erstellen von Zahlungsdateien die Belegart abgeprüft, so dass ein Mischen von Belegarten in den Zahlungsbuchungsblättern nicht mehr möglich ist. Versehen Sie das mit einem Häkchen, wenn Sie Begleitbriefe (Zahlungsavise) beim Zahlungsverkehr erstellen möchten. Es handelt sich hier um eine globale Einstellung, die für einzelne Kreditoren in den Kreditorenstammdaten abweichend festgelegt werden. Wenn Sie Begleitbriefe (Zahlungsavise) drucken möchten, dann können Sie durch einen Wert in diesem angeben, ab welcher Anzahl von Positionen ein Ausdruck erfolgt. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 10 von 123

11 Mehrere Buchblätter Währungscode f. EURO Währung getrennt N. Zahlungsdatei Änderung zulassen Dynamics NAV fasst immer maximal 6 fällige Posten eines Zahlungsempfängers/-absenders zu einer Zahlung als Summe zusammen. Wenn Sie mehr als sechs Posten für einen Empfänger/Absender haben, wird ein neuer Zahlungssatz erstellt, der auch von der Bank entsprechend abgerechnet wird. Der Übersichtlichkeit halber kann es sinnvoll sein, statt einem Zahlungsempfänger mehrere Zahlungssätze zu schreiben ein Zahlungsavis für ihn auszudrucken, auf dem alle in einer Summe gezahlten Posten detailliert aufgelistet sind. Die Eintragung in diesem kann durch eine Eintragung im Kreditoren- bzw. Debitorensatz individuell übersteuert werden. Wenn Sie in diesem ein Häkchen setzen, prüft Microsoft Dynamics NAV bei jedem Zahlungsvorschlag, ob sich in anderen Buchungsblättern bereits vorgeschlagene Zahlungsposten befinden. Trifft es dabei auf einen vorgeschlagenen Posten, den Sie mit Ihrem neuen Zahlungsvorschlag (erneut) erstellen würden, so erhalten Sie eine Fehlermeldung. Wenn Ihre Mandantenwährung Euro ist, dann ist hier kein Eintrag erforderlich. Wenn Ihre MW nicht Euro ist, sollten Sie durch Klicken auf den AssistButton den Währungscode aus der Liste auswählen. Microsoft Dynamics NAV benötigt diese Information als Bezugsgröße für die trianguläre Währungsumrechnung. Das hatte nur eine Bedeutung bei der Umstellung von DM auf EURO. Wenn Sie in diesem ein Häkchen setzen, prüft Microsoft Dynamics NAV bei einem Zahlungsvorschlag immer den Währungscode der offenen Posten. Es werden dann keine unterschiedlichen Währungen im Zahlungsvorschlag vorgeschlagen. Wenn Sie aus einem Buchungsblatt heraus eine Zahlungs- bzw. Einzugsdatei erstellt haben, so ist es normalerweise nicht mehr möglich, Zeilen in diesem Blatt zu ändern oder zu löschen. Sie können diese Einschränkung allerdings umgehen, wenn Sie in diesem ein Häkchen setzen. Falls Sie nach der Dateierstellung Änderungen vornehmen, sollten Sie sich immer bewusst sein, dass der Inhalt dieser Datei dann möglicherweise nicht mehr mit Ihrer Buchung übereinstimmt! Beispiel: Auswirkung der Eintragung im Anzahl Posten Wenn Sie neun Zahlungsposten für einen Kreditor haben, so wird kein Begleitbrief ausgedruckt, wenn die Eintragung im Anzahl Posten größer als neun ist. Hinweis: In einigen Fällen ist es nicht gewollt, dass immer und für alle Personenkonten ab einer bestimmten Anzahl Zahlungsposten ein Zahlungsavis erstellt wird. Manchmal sind weniger oder auch akquinet dynamic solutions GmbH Seite 11 von 123

12 mehr Posten in Abhängigkeit des angesprochenen Personenkontos nötig. Zu diesem Zweck finden Sie in jedem Kreditoren/Debitoren (also in der Kreditoren- bzw. Debitorenkarte) in der Registerkarte Zahlung das Anz. Posten für Begleitbrief. Eine Eintragung in diesem übersteuert den Inhalt von Anzahl Posten in der Zahlungsverkehr Einrichtung. Steht in den Anzahl Posten in der Zahlungsverkehr Einrichtung zum Beispiel 7 und ein Kreditor möchte grundsätzlich ein Avis erhalten, dann tragen Sie in dem Anz. Posten für Begleitbrief im Kreditorenstamm 1 ein. Dann wird für diesen Kreditor immer ein Avis bereitgestellt, wenn eine Zahlung geleistet wird. Achtung: Die Inhalte der er Textschlüssel Einzug, Textschlüssel Abbuchung und Textschlüssel Gutschrift sind allgemein von den Banken festgelegt worden. Ein anderer Inhalt als der oben beschriebene führt zur Ablehnung der Datenträgeraustauschdatei beim DTA Format. Arbeiten Sie nur noch mit dem SEPA-Format, haben diese Einträge keine Bedeutung. Registerkarte Nummerierung Inlandsdatei Nr Hier können Sie einen Code aus einer Nummernserie zuweisen. Diese Nummernserie wird während der Erzeugung von Zahlungsdateien im Inlandszahlungsverkehr benötigt und steuert die Nummernvergabe für die Archivierung der Zahlungsposten. Um die eingerichteten Nummernserien einzusehen, klicken Sie auf den AssistButton und wählen Sie eine Nummernserie aus der Vorschlagsliste. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 12 von 123

13 Registerkarte Verwendungszweck Kreditor Verwendungszweck Wenn Sie Clearingdateien erstellen, wird aus jeder Buch.-Blattzeile ein Verwendungszweck generiert, der auch auf Kontoauszügen erscheint. Dafür wurden folgende Platzhalter definiert: %1 = Externe Belegnr. %2 = Ausgleichsbelegnr. %3 = Belegdatum des Ausgleichsposten %4 = Zahlungsbetrag %5 = Skontobetrag %6 = Rechnungsbetrag %7 = Buchungsdatum der Buchblattzeile %8 = Währungscode %9 = Ausgleichsbelegart %10 = der Buchblattzeile Debitor Lastschrift Verwendungszweck Debitor Zahlung Verwendungszweck Die Eintragung in diesem wird für die Aufbereitung von Verwendungszwecken im Kreditorenzahlungsverkehr verwendet. Die Eintragung in diesem wird für die Aufbereitung von Verwendungszwecken im Debitoren Lastschriftverkehr verwendet. Die zur Verfügung stehenden Parameter sind identisch mit denen des es Kreditor Verwendungszweck. Die Eintragung in diesem wird für die Aufbereitung von Verwendungszwecken im Debitoren Zahlungsverkehr für Zahlungen(!) akquinet dynamic solutions GmbH Seite 13 von 123

14 Auslandszahlung Verwendungszweck Verwedungszweck Avis Verwendungszweck Auslandsavis SEPA Verwendungszweck(national) SEPA Verwendungszweck(international) Unsere Kontonummer in Kreditor SEPA Datei Schreiben verwendet. Die zur Verfügung stehenden Parameter sind identisch mit denen des es Kreditor Verwendungszweck. Die Eintragung in diesem wird für die Aufbereitung von Verwendungszwecken im Auslandszahlungsverkehr verwendet. Die zur Verfügung stehenden Parameter sind identisch mit denen des es Kreditor Verwendungszweck. Die Eintragung in diesem wird für die Aufbereitung von Verwendungszwecken bei Erstellung von Zahlungsposten verwendet, die sich auf Avise beziehen. Die zur Verfügung stehenden Parameter sind identisch mit denen des es Kreditor Verwendungszweck. Die Eintragung in diesem wird für die Aufbereitung von Verwendungszwecken bei Erstellung von Auslandszahlungsposten verwendet, die sich auf Avise beziehen. Die zur Verfügung stehenden Parameter sind identisch mit denen des es Kreditor Verwendungszweck. Wenn Sie SEPA-Dateien erstellen, wird aus jeder Buch.-Blattzeile ein Verwendungszweck generiert, der auch auf Kontoauszügen erscheint. Dafür wurden folgende Platzhalter definiert: %1 = Externe Belegnr. %2 = Ausgleichsbelegnr. %3 = Belegdatum des Ausgleichsposten %4 = Zahlungsbetrag %5 = Skontobetrag %6 = Rechnungsbetrag %7 = Buchungsdatum der Buchblattzeile %8 = Währungscode %9 = Ausgleichsbelegart Die Eintragung in diesem wird für die Aufbereitung von Verwendungszwecken bei inländischen SEPA Überweisungen verwendet (Ländercode ist leer). Die Bedeutung dieses es entspricht dem SEPA Verwendungszweck (national) aber für ausländische Kreditoren (Ländercode ist gefüllt). Wenn Sie diese Option auf Ja setzen, wird in den SEPA Überweisungsdateien zuerst der Inhalt des es unsere Kontonummer in das unstrukturierter Verwendungszweck geschrieben. Nutzen Sie diese Option, um dem Kreditor die Zuordnung Ihres Geldeinganges auch über die Kontonummer möglich zu machen. Berücksichtigen Sie aber, dass der Verwendungszweck in den SEPA Dateien nur 140 Zeichen hat. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 14 von 123

15 Beispiel: Aufbereitung des Verwendungszwecks Wenn Sie Kreditoren Zahlungsvorschläge in Ihrem Buch.-Blatt haben und daraus eine Zahlungsdatei zur Übertragung an Ihre Bank generieren wollen, so wird aus jeder Buch.- Blattzeile ein Überweisungssatz in der Zahlungsdatei, der lt. den Parametern in der Kreditor Verwendungszweck- aufbereitet wird. %9 %2 V.%3 %8 %4./. SKTO %5 RE V EUR 4783,45./. SKTO 95,67 Begründung: Parameter %9 = Ausgleichsbelegart Auswirkung Liefert die ersten zwei Zeichen des Inhalts aus dem Ausgleichmit Belegart der Buch.-Blattzeile. %2 = Ausgleichsbelegnr Liefert den Inhalt aus dem Ausgleich-mit Belegnr der Buch.- Blattzeile. %3 = Belegdatum Liefert die ersten zwei Zeichen des Inhalts des Original Belegdatums des auszugleichenden Kreditorenbelegs. %8 = Währungscode Liefert den Mandantenwährungscode beim Inlandszahlungsverkehr bzw. den Überweisungswährungscode beim Auslandszahlungsverkehr. %4 = Zahlungsbetrag Liefert den Inhalt aus dem Betrag der Buch.-Blattzeile. %5 = Skontobetrag Liefert den Skontobetrag des auszugleichenden Kreditorenbelegs. Registerkarte SEPA akquinet dynamic solutions GmbH Seite 15 von 123

16 In dem Registerkarte SEPA sind weitere er enthalten, die nur für die SEPA-Lastschriften benötigt werden. Diese werden in den Kapiteln zur SEPA Lastschrift beschrieben. Mit Begleitbrief (DTA/SEPA) Anzahl Posten (SEPA) SEPA Zahlungsdatei- name SEPA Pfad f. Ausgabe Setzen Sie diese Option, wenn Sie auch bei SEPA-Dateien Avise erzeugen wollen. Tragen Sie hier die Anzahl der Zahlungssätze ein, ab denen ein Avis für SEPA-Dateien erzeugt werden soll. Das SEPA-Format hat im Gegensatz zu dem DTAUS-Format nicht so umfangreiche Möglichkeiten, die Verwendungszwecke für Informationen zu nutzen, weil die Anzahl der Zeichen geringer ist. Daher ist es hier Nutzung von Avisen sinnvoll. Unter dem Dateinamen, den Sie hier eintragen, wird auf dem SEPA Pfad f. Ausgabe (s. u.) eine Datei erzeugt, die die Zahlungsdaten aufnehmen soll. Geben Sie hier den Laufwerksbuchstaben und Pfad an, der als Ziel für die SEPA-Zahlungsdateien vorgeschlagen werden soll. Sie können durch Klick auf den AssistButton rechts neben dem diese Eintragung benutzergeführt vornehmen. Der Eintrag in diesem ist nur ein Vorgabewert. Sie können während des Zahlungslaufes diese Vorgabe individuell überschreiben Einrichten einer Hausbank Die "erste Adresse" für den Inhouse-Zahlungsverkehr ist die eigene Hausbank. Damit ist nicht die Kontoverbindung gemeint, die im Fenster Firmendaten eingetragen und von dort auf Belege gedruckt wird, sondern Ihre Hausbank als Bankkonto mit Verbindung zum Kontenplan. Es ist möglich, mehrere Hausbanken zu verwalten. Dazu wird die Tabelle Bankkonto aus dem Standard von Microsoft Dynamics NAV verwendet. Im Weiteren werden nur für den Zahlungsverkehr relevante er beschrieben. Sie können Bankkonten anlegen unter Abteilungen/Finanzmanagement/ Bankmanagement/Listen/ Bankkonten. Sie gelangen zum Fenster Bankkonten (bzw. Bankkontenübersicht). Registerkarte Allgemein In dieser Registerkarte werden allgemeine Angaben zur Bank hinterlegt. Bevor diese Registerkarte nicht ausgefüllt ist, können die anderen Registerkarten nicht bearbeitet werden. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 16 von 123

17 Für den Zahlungsverkehr gibt es folgende wichtige er: BLZ Bankkontonummer Kundennummer In diesem müssen Sie die Bankleitzahl des angezeigten Kontos eintragen. Dieser Eintrag wird für den Datenträgeraustausch und für den Begleitzettel benötigt. Tragen Sie hier die Bankkontonummer des angezeigten Kontos ein. Dieser Eintrag wird für den Datenträgeraustausch und für den Begleitzettel benötigt. Wenn Sie Zahlungen ins Ausland tätigen möchten, so müssen Sie hier zwingend Ihre Kundennummer bei der Bank eintragen. Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Eintragungen in diesen ern korrekt sind, da die Banken ganze Datenaustauschdateien mit Hunderten von Zahlungspositionen ablehnen, sobald diese eine nicht vorhandene bzw. fehlerhafte Bankleitzahl enthalten. Beachten Sie daher, dass die Eintragungen in den ern Bankleitzahlcode und Bankkontonummer keinerlei Plausibilitätsprüfungen unterliegen! Registerkarte Buchen In dieser Registerkarte finden Sie Informationen, die für Buchungsvorgänge von Bedeutung sind (z. B. Währungscode, Bankkontenbuchungsgruppe) oder Datenaustauschinformationen (Letzte Schecknummer, Letzte Kontoauszugsnr.). akquinet dynamic solutions GmbH Seite 17 von 123

18 Wichtige er in der Registerkarte Buchen: Letzte Schecknummer Letzte Kontoauszugsnr. Bankkontenbuchungsgruppe Hier können Sie die Schecknummer des letzten Schecks eingeben, der für dieses Bankkonto ausgestellt wurde. Wenn Sie das nächste Mal einen Scheck erstellen, wird automatisch die nächsthöhere Nummer eingetragen. Diese Nummer wird dann auf dem Scheck ausgedruckt. Dieses enthält die Nummer des letzten Bankkontoauszugs, mit dem dieses Bankkonto abgestimmt wurde. In diesem können Sie einen Code für die Buchungsgruppe des Bankkontos eingeben. Durch Klick auf den AssistButton können Sie aus der Liste aus den bereits existierenden Bankontobuchungsgruppen die entsprechende auswählen. Die Bankkontenbuchungsgruppe bestimmt, auf welches Sachkonto Transaktionen für dieses Bankkonto gebucht werden sollen. Bankkontenbuchungsgruppen Bei den Zahlungsvorschlägen werden Sie ausschließlich mit Bankkonten arbeiten. Damit Zahlungsaus- und -eingänge, die Sie über Bankkonten verarbeiten/buchen, auch tatsächlich buchhalterisch Einfluss haben, wird jedem Bankkonto eine Bankkontenbuchungsgruppe zugeordnet, die die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung darstellt. Wenn Sie also Rechnungen, Zahlungen oder Gutschriften über ein Bankkonto buchen, werden die Daten in der Finanzbuchhaltung so erfasst, wie dies über den Buchungsgruppencode festgelegt wurde. Bei ausländischen Währungskonten wird der Betrag des Postens auf dem Sachkonto als entsprechender Betrag in MW (Mandantenwährung) gebucht. Um Buchungsgruppen einzurichten, wählen Sie Finanzmanagement/Einrichtung/ Buchungsgruppen/Bankkontobuchungs-Gruppen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 18 von 123

19 Code Bankkonto Sachkontonr. Bankkonto Transitkonto Hier können Sie einen Code für die Buchungsgruppe eingeben. Er darf bis zu zehn Ziffern bzw. Buchstaben umfassen. Hier können Sie das Sachkonto angeben, auf das die Bankbewegungen dieser Buchungsgruppe gebucht werden sollen. Um die in der Tabelle Sachkonto verfügbaren Konten einzublenden, klicken Sie auf den AssistButton und wählen das entsprechende Sachkonto aus. Hier können Sie ein Sachkonto angeben, wenn Sie bei der Erstellung von Zahlungsposten zuerst auf ein Transitkonto buchen möchten, um später beim Einlesen der Bankauszüge Umbuchungen vom Transitkonto auf das tatsächliche Banksachkonto ausführen zu lassen. Beachten Sie hierzu die Hinweise im separaten Kapitel. Um die in der Tabelle Sachkonto verfügbaren Konten einzublenden, klicken Sie auf den AssistButton Kreditoren Der Zahlungsverkehr wertet einige Informationen aus den Kreditorenstammdaten aus. Wählen Sie Finanzmanagement/ Kreditoren/ Kreditoren. Es öffnet sich die Kreditorenkarte. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 19 von 123

20 Registerkarte Zahlung Folgende er sind für den Zahlungsverkehr von Bedeutung: Zlg.-Bedingungscode Zahlungsformcode Priorität Unsere Kontonr. In diesem können Sie einen Code für die Zahlungsbedingungen auswählen, die für den Kreditor gelten sollen. Klicken Sie dazu auf den AssistButton. Hinter dem Zahlungsbedingungscode verbergen sich Formeln, die im Zusammenspiel mit dem Belegdatum (aus Buchungsblättern, Verkaufsbelegen usw.) herangezogen werden und der Berechnung von Fälligkeiten und Skonti zu Grunde liegen. Hier können Sie den Code für die Zahlungsweise angeben, die für diesen Kreditor normalerweise verwendet werden soll. Klicken Sie dazu auf den AssistButton. Er darf bis zu zehn Ziffern bzw. Buchstaben umfassen. Die Zahlungsform kann als Filterkriterium für die Zahlungsvorschläge verwendet werden, um z.b. Kreditoren, denen Sie Einzug gewährt haben nicht in die Vorschläge aufzunehmen. Hier können Sie eine Nummer für die Priorität des Kreditors eingeben. Sie können dieses verwenden, wenn Ihnen nur ein begrenzter Betrag für den Rechnungsausgleich zur Verfügung steht. In einem solchen Fall können Sie jedem Kreditor eine Prioritätsnummer zuweisen: (leer): Keine Priorität 1: die wichtigsten Kreditoren 2: die zweitwichtigsten Kreditoren usw. Der Zahlungsvorschlag kann dann nach den Prioritäten selektiert werden. Hier geben Sie Ihre Kundennummer bei dem Kreditor ein. Sie kann bis zu 20 Ziffern und Buchstaben umfassen. Diese Kundennummer wird auf den Überweisungen übermittelt. Beachten Sie, dass Sie die Verwendungszwecke in der Zahlungsverkehr Einrichtung entsprechend einrichten. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 20 von 123

21 Anz. Posten für Begleitbrief Wenn Sie Begleitbriefe (Zahlungsavise) erzeugen möchten, dann können Sie durch einen Wert in diesem angeben, ab welcher Anzahl von Positionen für den aktuell ausgewählten Kreditor der Ausdruck eines Zahlungsavis erfolgt. Die Eintragung in diesem übersteuert die Vorgabe aus der Zahlungsverkehr Einrichtung Kreditorenbankkonten Bei bargeldlosem Zahlungsverkehr mit Ihren Lieferanten stellt die Kontoverbindung des Kreditors die Schnittstelle dar; daher sollte diese gepflegt werden. Das können Sie unter Finanzmanagement/ Kreditoren/ Kreditoren tun. Über den Button Kreditor wählen Sie Bankkonten. Sie gelangen zur Kreditor Bankkontokarte. Nachfolgend sind die für den Zahlungsverkehr wichtigen er der Registerkarte Allgemein beschrieben: Code Name In diesem müssen Sie einen Code für das Bankkonto des Kreditors eintragen. Sie können bis zu zehn Zeichen (Ziffern und Buchstaben) eingeben. Es ist nicht möglich, für einen Kreditor zwei Bankkonten mit demselben Code einzurichten. Sie müssen dieses ausfüllen, bevor Sie die anderen er der Karte ausfüllen können. Da es keine fortlaufende Nummernserie gibt, hat sich in der Praxis ein Zählen der Bankkonten pro Kreditor bewährt. Hier können Sie einen Namen für das Kreditor Bankkonto eintragen. Sie können bis zu 50 Zeichen (Ziffern und Buchstaben) eingeben. Wenn Sie eine Bankleitzahl aus der Bankleitzahlentabelle wählen, wird der Name auf Nachfrage aktualisiert. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 21 von 123

22 Abweichender Kontoinhaber BLZ Bankkontonummer Clearing Wenn der Kontoinhaber nicht der Kreditor ist, tragen Sie hier den Namen des abweichenden Kontoinhabers ein. In diesem müssen Sie die Bankleitzahl der Kreditorenbank eintragen. Diese Eintragung ist für den Datenträgeraustausch zwingend erforderlich. Sie können über den AssistButton eine Bankleitzahl aus einer Vorschlagsliste auswählen. Tragen Sie hier die Bankkontonummer ein, die bei der Bank für das Bankkonto verwendet wird. Dieser Eintrag ist für den Datenträgeraustausch zwingend erforderlich. Wenn Sie dieses mit einem Häkchen versehen, wird diese Bank für den Datenträgeraustausch herangezogen. Sie können für den Kreditor mehrere Banken hinterlegen, aber nur eine für den Datenträgeraustausch. In der Registerkarte Transfer sind zwei wichtige er enthalten, die Sie benötigen, wenn Sie SEPA-Überweisungen erstellen wollen. SWIFT Code IBAN Dieses enthält die internationale Bankleitzahl des Bankkontos. Wenn Sie die Bankleitzahlen der deutschen Bundesbank eingelesen haben und eine Bankleitzahl in die Bankkontokarte des Kreditors eintragen, wird der SWIFT Code aus der Bankleitzahlentabelle vorgeschlagen. Tragen Sie hier die IBAN des Kreditor ein oder lassen Sie diese über die Funktion IBAN berechnen erstellen. Berücksichtigt werden dabei die Einträge in der Ländertabelle. 2.3 Zahlungsvorschlag Im Kreditorenbereich liegt der Schwerpunkt des Zahlungsverkehrs in der Erstellung von Zahlungsvorschlägen und deren Verarbeitung über das Clearingverfahren (sprich: die Erstellung von Zahlungsdateien) Erstellung eines Zahlungsvorschlags Der Zahlungsvorschlag durchsucht alle Kreditoren, die einen negativen Saldo haben (also Verbindlichkeiten) und führt deren offene Posten im Buchungsblatt auf. Um einen Zahlungsvorschlag zu erstellen wählen Sie über den Menüpunkt Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Zlg.-Ausg. Buch.-Blätter ein leeres Buch.-Blatt. Wählen Sie über den Button Zahlungen die Option Zahlungsvorschlag. Es öffnet sich folgende Seite: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 22 von 123

23 Registerkarte Optionen Das Registerkarte Optionen beinhaltet alle Einstellungen, die zu einer Auswahl der offenen Posten nötig sind. Letztes Fälligkeitsdatum Skonto finden Das Datum, das Sie hier eintragen, gibt den letzten Termin an, bis zu dem fällige Posten in den Vorschlag einbezogen werden sollen. Kreditorenposten mit einer Fälligkeit bis einschließlich zu dem hier eingetragenem Datum werden zur Zahlung vorgeschlagen. Wenn Sie das mit einem Häkchen versehen, geschieht Folgendes: Alle Posten, die fällig sind, werden zur Zahlung vorgeschlagen und alle Posten, deren Skontodatum kleiner oder gleich dem Datum im Letztes Fälligkeitsdatum ist, werden zur Zahlung vorgeschlagen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 23 von 123

24 Pro Kreditor summieren Kreditorenpriorität verwenden Verfügbarer Betrag (MW) Normalerweise erhalten Sie je fälligem Kreditorenposten einen Zahlungsposten. Wenn Sie dieses mit einem Häkchen versehen, werden alle offenen Posten eines Kreditors zu einem einzigen Posten aufaddiert. Bei der Bankkontozahlungsart Clearing ist diese Auswahl nicht erlaubt. Microsoft Dynamics NAV verwendet in diesem Fall bei der Buchung den Inhalt des es Ausgleichs ID zum Ausgleich offener Kreditorenposten. Ist das mit einem Häkchen versehen, bestimmt der Inhalt des es Priorität auf der jeweiligen Kreditorenkarte, in welcher Rangfolge die Kreditorenposten von der Stapelverarbeitung zur Zahlung vorgeschlagen werden. Microsoft Dynamics NAV berücksichtigt die Kreditorenpriorität grundsätzlich, wenn Sie im Verfügbarer Betrag (MW) einen Wert festlegen. In diesem Fall lässt sich das Häkchen in diesem nicht entfernen. Falls es nötig ist, die Anzahl der Überweisungsposten zu begrenzen, weil z. B. nicht die notwendige Deckung auf Ihrem Bankkonto besteht, so tragen Sie hier den Betrag ein, den Sie für Zahlungen zur Verfügung haben. Es werden nur solche Kreditorenposten aufgenommen, die vollständig bezahlt (bzw. vollständig ausgeglichen) werden können. Buchungsdatum In diesem tragen Sie das Datum ein, mit dem die Posten in das Buchungsblatt eingetragen werden sollen. In der Regel ist das das Tagesdatum Start von Belegnr. Microsoft Dynamics NAV füllt das jeweils mit der nächsten verfügbaren Nummer der Nummernserie, die dem Zahlungsausgangsbuchungsblatt zugeordnet ist. Der inhalt dient der Stapelverarbeitung zur Vergabe der Belegnummer. Sie brauchen hier keine Eintragung machen, wenn Sie im Bankkontozahlungsart Clearing auswählen. Neue Belegnr. Pro Zeile Wenn Sie dieses leer lassen, so erhalten alle Posten eines Kreditors beim Zahlungsvorschlag dieselbe Belegnummer. Wenn Sie ein Häkchen setzen, wird jeder Posten mit einer eigenständigen Belegnummer versehen. Wenn Sie das Clearingverfahren anwenden möchten, so können Sie dieses ignorieren, da bei der Erstellung von Zahlungsdateien die Belegnummer aus der Inlanddateinummernserie jeweils neu zugeordnet wird. Gegenkontoart Gegenkontonr. Wählen Sie die Gegenkontoart aus, die in der Stapelverarbeitung berücksichtigt werden soll. Über den AssistButton können Sie folgende Optionen auswählen: Sachkonto oder Bankkonto. Wenn Sie einen Zahlungsvorschlag für das Clearing erstellen nutzen Sie hier die Option Bankkonto. Geben Sie die Gegenkontonummer ein, die die Stapelverarbeitung verwenden soll. Über den AssistButton können Sie folgende Optionen auswählen: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 24 von 123

25 Bankkontozahlungsart Währungscode Mit Überhang Sachkontenübersicht, wenn Gegenkontoart = Sachkonto oder Bankkontoübersicht, wenn Gegenkontoart = Bankkonto In diesem können Sie über den AssistButton die Bankkontozahlungsart wählen. Zur Verfügung stehen: (leer): Bankkontozahlungsart wird nicht gefüllt. Computer Scheck: Die vorgeschlagenen Posten können nur per Ausdruck auf Scheckformulare verarbeitet werden. Manueller Scheck: Die vorgeschlagenen Posten können nur als manueller Scheck verarbeitet werden, d. h. dass die Scheckposten einzeln und manuell auf Schecks übertragen werden müssen, bevor Sie sie verarbeiten. Clearing: Vorgeschlagene Posten können nur per Datenträgeraustausch verarbeitet werden. Über dieses können Sie die Auswahl von offenen Kreditorenposten für das Clearing auf einen bestimmten Währungscode filtern. Es kommen nur diejenigen Posten in den Zahlungsvorschlag, deren Währungscode mit dem hier eingetragenen identisch ist. Sie können einen Währungscode durch Klicken auf den AssistButton aus dem Fenster Währungen auswählen. Wenn Sie dieses leer lassen, werden die offenen Kreditorenposten unabhängig von ihrem Währungscode zur Zahlung vorgeschlagen. Wenn Sie in diesem ein Häkchen setzen, werden auch Gutschriftüberhänge vorgeschlagen, so dass Sie einen Überblick über alle offenen fälligen Posten eines Kreditors erhalten, auch wenn diese dann nicht zur Zahlung kommen. Achtung: Überhänge führen in der Regel zum Abbruch des Clearings. Beispiel: Bedeutung des letzten Fälligkeitsdatums. Vorgabewerte: Letztes Fälligkeitsdatum = und Skonto finden = Ja. Ein Posten mit einer Fälligkeit am wird vorgeschlagen, da die Fälligkeit kleiner als der Wert im Letztes Fälligkeitsdatum ist. Ein Posten mit einer Fälligkeit am , aber einem Skontodatum vom , wird vorgeschlagen, da das Skontodatum kleiner als der Wert im Letztes Fälligkeitsdatum ist. Beispiele für Zahlungsvorschläge Folgende Posten wurden mit einem Betrag von 1.000, und einem Skontosatz von 2 % gebucht, dabei ist das letzte Fälligkeitsdatum = Buchungsdatum = Zahlungsdatum. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 25 von 123

26 x = Posten wird vorgeschlagen - = Posten wird nicht vorgeschlagen Zahlungsdatum: Zahlungsdatum: Zahlungsdatum: Zahlungsdatum: Zahlungsdatum: Zahlungsdatum: Zahlungsdatum: Skonto finden Fälligkeit Skontodatum Fälligkeit Skontodatum: Fälligkeit Skontodatum: Fälligkeit Skontodatum: Fälligkeit Skontodatum: Clearing Wenn Sie einen Zahlungsvorschlag durchgeführt haben, dann enthält Ihr Buchungsblatt mehrere Zeilen vom Typ Zahlung. Aus diesen können Sie eine Zahlungsdatei für Ihre Bank erstellen lassen. Erstellung einer Zahlungsdatei Kreditor Zahlungsdatei Wählen Sie über den Menüpunkt Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Zlg.-Ausg. Buch.- Blätter das gefüllte Buch.-Blatt und über den Button Zahlungen wählen Sie Kreditor Zahlungsdatei. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 26 von 123

27 Registerkarte Optionen Bankkonto Inlanddateinummernserie Zahlungsdateiname Ausführungstermin SEPA-Zahlung In diesem wird die Bank ausgewählt, für die Sie die Datenträgeraustauschdatei erstellen möchten. Ein Eintrag ist obligatorisch. Sie können die Bank über den AssistButton wählen. Es wird Ihnen die Bank vorgeschlagen, die Sie im Zahlungsvorschlag verwendet haben. Hier müssen Sie die Belegnummernserie, die bei der Erstellung der Zahlungsdatei verwendet werden soll, eintragen. Der Inhalt wird aus dem Inlandsdatei Nr. des Fensters Zahlungsverkehr Einrichtung vorgeschlagen. Hier geben Sie den Pfad und den Dateinamen der Datei an, die Sie erstellen möchten. Es wird der Pfad und der Name aus der Zahlungsverkehr Einrichtung vorgeschlagen. Der Eintrag kann überschrieben werden. Wenn Sie an einem Tag mehrere Dateien erstellen, achten Sie darauf, dass Sie nicht den gleichen Dateinamen verwenden, sonst wird die bereits vorhandene Datei überschrieben. Tragen Sie ein Datum in diesem ein, wenn die Zahlungen innerhalb der Zahlungsdatei nicht sofort nach Übertragung zur Bank verarbeitet werden sollen, sondern die Zahlungen auf Termin erfolgen. Wenn Sie dieses mit einem Häkchen versehen, wird eine SEPA-XML-Datei erstellt. Ohne Häkchen erhalten Sie eine DTAUS- Datei. Wählen Sie Drucken, wenn Sie neben der Erstellung der Zahlungsdatei auch den Begleitzettel ausdrucken möchten. Wählen Sie Seitenansicht, wenn Sie den Ausdruck vorher über den Bildschirm kontrollieren möchten. Die Zahlungsdatei wird auch bei dieser Auswahl sofort erstellt. Nachfolgend können Sie ein Muster des Begleitzettels in der Seitenansicht sehen: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 27 von 123

28 Sie können jetzt entweder die Datei sichern und sie zusammen mit dem Begleitzettel an Ihre Bank geben oder die erstellte Datei über ein Banking Programm an die Bank übertragen. Zahlungsavis Wenn Sie in der Zahlungsverkehr Einrichtung die Option Mit Begleitzettel angehakt haben oder eine entsprechende Anweisung in einem der verarbeiteten Kreditoren hinterlegt haben, dann erhalten Sie möglicherweise bei der Erstellung der Zahlungsdatei folgende Meldung: Warum ist das geschehen? Wenn Sie einen Kreditoren bezahlen, der die Anzahl Posten aus der Zahlungsverkehr Einrichtung erreicht oder überschreitet, so wird für diesen Kreditor nur ein einziger Zahlungssatz an die Bank übermittelt. Die Einzelposten erscheinen dann stattdessen auf einem Zahlungsavis. Zum Ausdrucken der Avise bleiben Sie im Zahlungsausgangs Buch.-Blatt und wählen Zahlungen/ Zahlungsavis. Sie gelangen ins Fenster Zahlungsavis. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 28 von 123

29 Registerkarte Zahlungsposten Zahlungsdatei Nr. Hier können Sie die Dateinummer eingeben, für die Sie die Begleitbriefe ausdrucken möchten. Microsoft Dynamics NAV schlägt automatisch die aktuelle (zuletzt erstellte) Dateinummer vor. Über Drucken bzw. Seitenansicht können Sie die Avise aufrufen. Nachfolgend ein Muster für ein Zahlungsavis: Hinweis: Möchten Sie nicht für alle Debitoren oder Kreditoren ab der gleichen Anzahl Zahlungen Avise drucken, so verwenden Sie in der Debitoren bzw. Kreditorenkarte im Inforegister Zahlung das Anz. Posten für Begleitbrief. Ein Eintrag in diesem übersteuert den Inhalt von Anzahl Posten in der Zahlungsverkehr Einrichtung. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 29 von 123

30 3 KONTOABSTIMMUNG 3.1 Inhalte Dieses Kapitel führt Sie durch die Kontoabstimmung: von der Einrichtung der Stammdaten bis zum Buchen der Kontoauszüge. Dieses Kapitel gliedert sich in folgende Abschnitte: Stammdaten Import von Kontoauszügen Bankkontoabstimmung akquinet dynamic solutions GmbH Seite 30 von 123

31 3.2 Stammdaten Genau wie bei der Einrichtung für das Clearing müssen Sie auch für die Bankkontoabstimmung einige Stammdaten einrichten Zahlungsverkehr Einrichtung Die Zahlungsverkehr Einrichtung beinhaltet allgemeine Informationen über Nummernkreise, Import-/Exportangaben usw. Verzweigen Sie über Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Zahlungsverkehr/ Zahlungsverkehr Einrichtung in die Zahlungsverkehr Einrichtung. In der Registerkarte Bankbeleg sind folgende Einträge notwendig. Die Registerkarte Bankbeleg enthält die folgenden er: Pfad f. Import Vorschlag Bankschnittstelle Bankverb. Deb. autom. Anlegen Nummernserie Bankverbindung Geben Sie hier den Laufwerksbuchstaben bzw. den Pfad an, der als Quelle für den Import von Bankdateien vorgeschlagen werden soll. Durch Klicken auf den AssistButton können Sie aus der Übersicht eine gültige Bankschnittstelle auswählen, die Ihnen beim Import von Bankdateien vorgeschlagen wird. Dieses müssen Sie nur füllen, wenn Sie mit einer eigen-definierten Bankschnittstelle arbeiten wollen. Der Import einer DTA- bzw. MT940-Datei hat eine eigene Menüauswahl. Wenn Sie in diesem ein Häkchen setzen, wird Microsoft Dynamics NAV automatisch die Bankverbindung eines Debitors, die über das Einlesen von Kontoauszugsdateien im System bekannt wird, dem Debitor zuordnen, so dass bei zukünftigen Importen der dazugehörige Debitor über die Kontoverbindung direkt ermittelt wird. Die Vorkontierung wird dadurch schneller und sicherer. Wenn Sie in dem Bankverb. Deb. autom. anlegen ein Häkchen gesetzt haben, so müssen Sie in diesem eine Nummernserie eingeben. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 31 von 123

32 Buchblatt Vorlage Buchblatt Name Bankauszugsanhang Über diese Nummernserie werden automatisch generierte Bankverbindungen von Debitoren verwaltet, so dass Sie sich nicht um die Vergabe von Bankcodes kümmern müssen. Wenn Sie aus dem Kontoauszug heraus auf die Sachkonten der Finanzbuchhaltung buchen möchten, so haben Sie die Möglichkeit, vorher einen Testbuchungsbericht ausdrucken zu lassen. Dieser Testbericht braucht zur Aufbereitung eine Eintragung in den ern Buchblatt Vorlage und Buchblatt Name. Eine Eintragung in diesen ern ist zwingend erforderlich, wenn Sie den Testbericht nutzen möchten. Siehe Buchblatt Vorlage. Beim Import von Bankkontoauszügen vergibt das Programm die Belegnummer aus der Nummernserie des es Importnummern. Einige Banken übertragen die Kontoauszugsnummer beim Einlesen von Kontoauszügen. Diese Nummer wird beim Einlesen übernommen. Die Banken setzen die Kontoauszugsnummer aber mit jedem Jahr wieder auf 0 zurück. Dadurch kommt es zu doppelten Belegnummern im System und Microsoft Dynamics NAV bricht den Import der Kontoauszüge ab. Um diesem Missstand abzuhelfen, kann man in diesem ein "Präfix" vergeben, das jeder importierten Kontoauszugsnummer vorangestellt wird. Wenn nicht für alle Bankkonten den gleichen Präfix erhalten sollen, kann jedem Bankkonto ein Präfix zugeordnet werden. In der Registerkarte Nummerierung der Zahlungsverkehr Einrichtung sind folgende Einträge notwendig: Importnummern Hier können Sie einen Code aus einer Nummernserie zuweisen. Diese Nummernserie wird während des Imports von Bankdateien benötigt und steuert die Belegnummern für den Import. Um die eingerichteten Nummernserien in der Tabelle Nummernserie einzusehen, klicken Sie auf den AssistButton. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 32 von 123

33 Belegnummern für DTA-Format Inlandsdatei Nr. Auslandsdatei Nr. Das DTA-Format enthält keine Belegnummern. Da Microsoft Dynamics NAV aber belegnummernorientiert arbeitet, werden diese beim Import benötigt. Durch die Eintragung einer Nummernserie in diesem kann das Programm den Importdatensätzen eine entsprechende Belegnummer zuweisen. Um die eingerichteten Nummernserien in der Tabelle Nummernserie einzusehen, klicken Sie auf den AssistButton. Hier können Sie einen Code aus einer Nummernserie zuweisen. Diese Nummernserie wird während der Erzeugung von Bankdateien benötigt und steuert die Nummernvergabe für die Archivierung der Zahlungsposten. Um die eingerichteten Nummernserien in der Tabelle Nummernserie einzusehen, klicken Sie auf den AssistButton. Die Eingabe der Nummernserie in dieses erfüllt den gleichen Zweck wie bei dem Inlandsdatei Nr., ist jedoch ausschließlich für den Auslandszahlungsverkehr gedacht Bankschnittstellen Als nächstes müssen Sie die Definition von Bankschnittstellen vornehmen. Da dies nur mit detaillierter Kenntnis der Datenformate der Banken funktioniert, stellt Microsoft Dynamics NAV bereits verschiedene Formate zur Verfügung: ELKO MultiCASH PC-CASH MT940 DTAUS Die ersten drei Formate werden über die Stapelverarbeitung zur Zahlungsverkehr Einrichtung generiert. Die beiden letzten Formate sind fest definierte Standards. Die meisten deutschen Banken stellen das MT940-Format zur Verfügung. Unter Umständen müssen Sie eine neue Schnittstelle definieren oder eine bestehende Schnittstelle erweitern/verändern. Bankschnittstelle anlegen Wenn Ihnen bekannt ist, in welchem Format Ihnen Ihre Bank die Kontoauszüge übermittelt, können Sie über die Bankschnittstelle diese Informationen zu einer Importbeschreibung aufbauen. Nach dieser werden die Kontoauszüge dann eingelesen und entsprechend weiterverarbeitet. Hinweis: Einige Programme, die Ihnen von Banken zur Verfügung gestellt werden, bieten die Möglichkeit, den Satzaufbau von Kontoauszügen individuell anzupassen. Sie sollten vor der Einrichtung der Bankschnittstelle also diese Informationen vorliegen haben! akquinet dynamic solutions GmbH Seite 33 von 123

34 Um eine Bankschnittstelle anzulegen wählen Sie Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Zahlungsverkehr/ Bankschnittstellen. Sie gelangen zu dem Fenster Bankschnittstellenkarte. Wenn Sie eine neue Bankschnittstelle anlegen wollen, wählen Sie die Option Neu und füllen folgende er: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 34 von 123

35 Code 2 bezeichnung typ länge Faktor In diesem tragen Sie einen eindeutigen Namen für die Bankschnittstelle ein. Dieser Name kann maximal zehn Stellen lang sein und darf nummerische und alphanummerische Zeichen enthalten. Die Bankschnittstelle können Sie in diesem näher beschreiben. Falls das für eine nähere der Schnittstelle nicht ausreicht, haben Sie hier eine weitere Möglichkeit, Informationen zu hinterlegen. In diesem wird der Name des es aus Microsoft Dynamics NAV eingetragen, das die Informationen aus dem Kontoauszugsatz von dieser Position aufnehmen soll. Sie wählen das entsprechende durch Klicken auf den Assist- Button aus dem Fenster Bankschnittstellenfeldauswahl aus. Falls in dem Datensatz er vorkommen, deren Information nicht in Dynamics NAV aufgenommen werden können (oder sollen), so muss das mit <Platzhalter> gefüllt werden. Zwingend erforderliche er sind fett dargestellt. Hier sehen Sie den Typ des es, das in das name eingetragen wurde. Sie haben keinen Einfluss auf den Inhalt des typs, da dieser fest in Microsoft Dynamics NAV hinterlegt ist. Auch die länge können Sie nicht ändern. Diese Information ist fest mit dem namen verknüpft. In diesem können Sie einen Faktor eintragen, mit dem der Inhalt des Kontoauszugs multipliziert wird. Einige Banken übermitteln Beträge ohne Dezimalkomma, so dass Sie die Anzahl der Dezimalstellen durch die Multiplikation mit dem Faktor wiederherstellen können. Sie können einen Faktor nur für er mit dem typ Dezimalzahl hinterlegen. Hinweis: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 35 von 123

36 In diesem Fenster sehen Sie nur die er, die noch nicht in der Schnittstelle definiert (d. h. ausgewählt) wurden. Die einzige Ausnahme bildet das <Platzhalter>. Dieses wird auch als Platzhalter für Informationen benutzt, die keine Entsprechung in Microsoft Dynamics NAV besitzen oder nicht importiert werden sollen Zwingend erforderliche Informationsfelder sind fett dargestellt. Diese er müssen (!) in der Schnittstellenbeschreibung auftauchen, da Sie sonst nicht den Kontoauszug verarbeiten können Zuweisung einer Importschnittstelle Wenn Sie den beleglosen Zahlungsverkehr mit Ihrer Bank pflegen möchten, so müssen Sie über die Bankkontokarte über den Button Bankkonto/ Importschnittstellen definieren, die Sie zum Einlesen von Kontoauszügen verwenden möchten. Beim Import von Kontoauszügen gleicht Microsoft Dynamics NAV die Angaben in der Importdatei mit denen der Importschnittstellen ab und kann dadurch eindeutig die Bank ermitteln, der die Kontoauszüge zuzuordnen sind. Die Importschnittstelle ist auch anzulegen, wenn Sie mit dem fest definierten Format MT940 arbeiten. Der Import benötigt diese Zeile um die Bankverbindung (Bankleitzahl und Kontonummer) zu identifizieren. Die Tabelle Bank Importschnittstellen beinhaltet folgende er: Bankschnittstellencode Währungs-ID Durch Klicken auf den AssistButton können Sie eine gültige Schnittstelle aus der angezeigten Tabelle auswählen. Über diesen Bankschnittstellencode legen Sie das Importformat der elektronischen Kontoauszüge fest. Auch für das Einlesen von MT940 Dateien muss eine Importschnittstelle angelegt werden. Da diese ein festes Format haben, wählen Sie eine der definierten Schnittstellen aus. Nachdem Sie in dem Bankschnittstellencode eine Auswahl getroffen haben, erscheint hier die der Schnittstelle. Sie wird automatisch über die Tabelle Bankschnittstelle aktualisiert und dient nur zur Information. In diesem können Sie ein Währungskürzel eintragen. Dieses akquinet dynamic solutions GmbH Seite 36 von 123

37 Bankkonto-ID Nummernserie muss nicht dem Währungscode aus der Tabelle Währung entsprechen, sondern wird von der Bank festgelegt. Sie erhalten die entsprechende Angabe, was in diesem einzutragen ist, von Ihrer Bank. Über die Währungs-ID kann der Kontoauszugimport später in Verbindung mit den anderen ID-ern die Bank eindeutig bestimmen. In diesem können Sie eine Kontonummer eintragen. Microsoft Dynamics NAV schlägt standardmäßig den Inhalt des es Bankkontonummer aus der Bankkontokarte vor. Sie können diese Kontonummer jedoch überschreiben, sofern sie nicht mit der Kontonummer übereinstimmt. Einige Direktbanken verwenden im Datenaustausch sogenannte Unterkontenkürzel, die an die eigentliche Kontonummer angehängt werden. Die entsprechende Eintragung stimmen Sie bitte mit Ihrer Bank ab. Über die Bankkonto-ID kann der Kontoauszugimport später in Verbindung mit den anderen ID-ern die Bank eindeutig bestimmen. Wählen Sie bitte über den AssistButton eine Nummernserie aus, die den Belegnummernkreis beim Import von Kontoauszügen festlegt. Ohne eine Eintragung können keine Kontoauszüge importiert werden. 3.3 Import von Kontoauszügen Sie können jederzeit eine Bankkontoabstimmung vornehmen, indem Sie die Kontoauszüge manuell Position für Position eingeben (oder sich die Positionen durch Microsoft Dynamics NAV vorschlagen lassen) und bestätigen. Dieses Verfahren ist ausgesprochen mühsam und zeitaufwendig, setzt aber keinen elektronischen Datenverkehr mit Ihrer Bank voraus. Durch den Datenaustausch mit Ihrer Bank wird dies erheblich erleichtert. Für den Import von Bankauszügen stehen Ihnen mehrere Wege zur Verfügung: Import von Bankauszügen über Bankschnittstellen-Formate Import von Bankauszügen über das DTA-Format Import von Bankauszügen über das MT940-Format Import von Bankauszügen über Bankschnittstellen-Formate Durch den Import von Bankauszügen gelangen die Bankposten automatisch in Ihre Abstimmung, so dass sich ein manuelles Erfassen erübrigt. Um einen Kontoauszug über die Bankschnittstellen einzulesen, wählen Sie Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Periodische Aktivitäten/ Bankbeleg Import. Dort finden Sie die Importe für die unterschiedlichen Schnittstellen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 37 von 123

38 Wenn Sie Import Bankschnittstellen-Format wählen, gelangen Sie in das Importfenster Bankbeleg Imp. Bankschnittst. Wählen Sie Dateinamen und die Bankschnittstelle für die einzulesende Datei aus. Ein Informationsfenster gibt Aufschluss über den Fortschritt des Imports. Wenn der Import abgeschlossen ist, stehen die importierten Posten in dem Fenster Bankkontoabstimmung zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 38 von 123

39 3.3.2 Import von Bankauszügen über das DTA-Format Neben den verschiedenen Importformaten gibt es aber auch noch das fest definierte DTA- Format, in dem auch Ihre Zahlungsdateien aufbereitet sind. Der Import erfolgt auf dieselbe Weise wie im obigen Abschnitt beschrieben, setzt aber keinen vorherigen Pflegeaufwand voraus. Wählen Sie Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Periodische Aktivitäten/ Bankbeleg Import/ DTA-Format. Wählen Sie die Importdatei aus, die den Bankkontoauszug beinhaltet. Starten Sie den Import durch Klicken auf OK. Ein Informationsfenster gibt Aufschluss über den Fortschritt des Imports. Wenn der Import abgeschlossen ist, stehen die importierten Posten in dem Fenster Bankkontoabstimmung zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung Import von Bankauszügen über das MT940-Format Das MT940-Format ist im Prinzip ein Format, das die Banken intern zum Datenaustausch verwenden. In diesem Format sind alle Geschäftsvorfälle darstellbar. Die meisten Bankprogramme bieten Ihnen die Möglichkeit, dieses Datenformat als Exportformat zu erzeugen. Der Import erfolgt auf dieselbe Weise wie im obigen Abschnitt beschrieben und setzt keinen vorherigen Pflegeaufwand voraus. Wählen Sie Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Periodische Aktivitäten/ Bankbeleg Import/ MT940-Format. Wählen Sie die zu importierende Datei aus. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 39 von 123

40 Es ist eine.sta Datei. Starten Sie den Import durch Klicken auf OK. Ein Informationsfenster gibt Aufschluss über den Fortschritt des Imports. Wenn der Import abgeschlossen ist, stehen die importierten Posten in dem Fenster Bankkontoabstimmung zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. 3.4 Bankkontoabstimmung Wenn Sie Banken buchen (z. B. durch Datenträgeraustausch), dann entsteht im zugeordneten Sachkonto der Bank eine Bewegung, gesteuert durch die Bankkontenbuchungsgruppen. Zusätzlich entstehen aber auch Bankposten. Die Bankposten sind die Bewegungen zu der Tabelle Bankkonten. Der Saldo dieser Posten wird im Fenster Bankkontokarte angezeigt und sollte dem Saldo des letzten Kontoauszugs entsprechen. Nach dem Import eines Kontoauszuges können Sie die Datensätze den offenen Bankposten und den offenen Debitoren bzw. Kreditorenposten zuordnen. Es ist auch möglich eine Bankkontoabstimmung vorzunehmen, ohne elektronische Verarbeitung von Kontoauszügen. Dann muss die Bankkontoabstimmung manuell angelegt werden. Wählen Sie Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Bankkontoabstimmung. Sie gelangen in die Bankkontoabstimmungskarte. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 40 von 123

41 Bankkontonummer Auszugsnr. Auszugsdatum Saldo letzter Auszug Auszug Schluss-Saldo Transaktionsdatum Art Auszugsbetrag Ausgleichsbetrag Differenz Dieses enthält die Nummer der Bank, für die der Kontoauszug gilt. Sie können die Bank durch Klicken auf den AssistButton aus Pulldownliste auswählen. Eine Eintragung in diesem ist zwingend erforderlich. Wenn Sie den Kontoauszug eingelesen haben, ist dieses gefüllt. Dieses wird automatisch über den Inhalt des es Letzte Kontoauszugsnr. des Bankkontos ermittelt und hochgezählt. Dadurch erhalten Sie eine chronologisch durchgehende Folge von Bankauszügen. Wenn die Nummer nicht mit Ihrem Bankauszug übereinstimmt, so überschreiben Sie sie mit dem tatsächlichen Wert. Wenn der Kontoauszug importiert wurde, so wird die Auszugsnr. aus dem Import verwendet, sofern dort eine vorhanden war. In diesem wird das Auszugsdatum eingetragen. Dieses enthält den Saldo des letzten Kontoauszugs. Dieser ermittelt sich aus dem Saldo letzter Auszug im Fenster Bankkontokarte und kann bei einer Abweichung überschrieben werden. Nach einer Sicherheitsabfrage wird das in der Bankkontokarte entsprechend angepasst. In diesem wird der Schluss-Saldo des Kontoauszugs eingetragen. Da diese Information nicht in allen Bankimportformaten enthalten ist, kann sie manuell nachgetragen werden. Dies empfiehlt sich auch, da diese Information nach der Verarbeitung in das Saldo letzter Auszug des Fensters Bankkontokarte übertragen wird. Diese Spalte enthält das Datum des Auszugspostens. In dem Art wird die Postenart eingetragen, die durch den Auszug ausgeglichen werden soll. Zur Auswahl stehen Bankposten Scheckposten Differenz Zahlungsposten Wenn Sie den Bankauszug durch einen Import erzeugt haben, so steht das Art auf Bankposten. Die Eintragung in dem entspricht dem Inhalt des es Verwendungszweck auf dem Kontoauszug. Dieses beinhaltet den Betrag des Auszugspostens. In diesem wird der Betrag der Transaktion angezeigt, die mit einem Bank-, Scheck- oder Zahlungsposten ausgeglichen wurde. Der Betrag wird aus dem Betrag des jeweiligen Postens übernommen. Sie können sich eine Übersicht der ausgeglichenen Posten anzeigen lassen, indem Sie auf den AssistButton klicken. In diesem wird die Differenz zwischen den Beträgen der er Auszugsbetrag und Ausgleichsbetrag für diese Abstimmungszeile angezeigt. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 41 von 123

42 Ausgleich Kontoart Wenn Sie diesen Betrag ändern, wird der Betrag im Auszugsbetrag so angepasst, dass er dem von Ihnen angegebenen Betrag entspricht. Die er Ausgleichsbetrag und Differenz sind wichtig, wenn Sie die Bankposten abstimmen wollen. Hier wird Ihnen eine der folgenden Optionen vorgeschlagen: Sachkonto Debitor Kreditor Bankkonto Anlage Ausgleich Kontonr. Wenn Microsoft Dynamics NAV eine Kontenzuordnung durchführen konnte, so steht in diesem die Kontonummer. Diese Kontonummer richtet sich nach der Eintragung in dem Ausgleich Kontoart und beinhaltet das Gegenkonto für die Bankbuchung. Das Bankkonto ist nicht eingeblendet, wird aber durch den Import gefüllt. Ausgleich-mit Belegart Konnte Microsoft Dynamics NAV einen Beleg aufgrund der Zahlungsinformationen eindeutig identifizieren, so wird die Belegart des auszugleichenden Belegs hier eingetragen. Das kann auch manuell gefüllt werden. Ausgleich-mit Belegnr. Konnte Microsoft Dynamics NAV einen Beleg eindeutig identifizieren, so wird in diesem die Belegnummer dieses Belegs eingetragen. Ausgleichs ID Gesamtdifferenz Saldo Gesamtsaldo Die "Markierungs-ID" wird in diesem eingetragen und beim Buchen entsprechend bearbeitet. Das entspricht dem Ausgleichs ID der Buchblätter. Die Funktion Buchungen ausgleichen finden Sie unter dem Button Funktionen. Dieses zeigt die Summe des im Differenz angezeigten Betrags. Dieses enthält die Summe der er Saldo letzter Auszug und Auszugsbetrag bis einschließlich der ausgewählten Zeile. Dieses enthält die Summe der er Saldo letzter Auszug und aller Werte in der Spalte Auszugsbetrag. Die Spalte Ausgleichsbetrag enthält normalerweise nach dem Import den Wert 0,00, da Microsoft Dynamics NAV die auszugleichenden Posten nicht automatisch ermitteln kann. Dies müssen Sie jetzt übernehmen. Sie werden durch Funktionen dabei unterstützt Nutzung der Bankbelegkarte Um zu einer Bankabstimmungszeile nähere Informationen zu erhalten, können Sie über den Button Zeile - Bankbeleg die Bankbelegkarte aufrufen. In diesem Fenster finden Sie zu jeder Abstimmungszeile alle Informationen, die Microsoft Dynamics NAV durch einen Import von Kontoauszügen erhalten hat. Der obere Bereich der Bankbelegkarte ist in verschiedene Register aufgeteilt. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 42 von 123

43 Das Register Allgemein enthält die folgenden er: Nr. Textschlüssel Auftraggeber Auftraggeber 2 Auftragnehmer Auftragnehmer 2 Buchungstext Schecknummer Textschlüssel Geschäftsvorfallcode Datum Uhrzeit Dieses enthält die laufende Nummer des Importdatensatzes. In diesem wird die Zahlungsart der Bankabstimmungszeile angezeigt. Wenn Sie Textschlüssel gepflegt haben, so wird Ihnen hier für die Zahlungsart der Klartext angezeigt. In diesem finden Sie den Auftraggeber des Bankpostens. Hier steht eine zweite Namenszeile des Auftraggebers, wenn sie übermittelt wurde. In diesem finden Sie den Auftragnehmer des Bankpostens. Hier finden Sie, wenn vorhanden, die zweite Namenszeile des Auftragnehmers des Bankpostens. Dieses enthält einen übergreifenden Buchungstext. Er wird nur angezeigt, wenn sich diese Information im Datenaustauschsatz befand. In diesem finden Sie eine Schecknummer, wenn der Bankausgleichsposten per Scheckzahlung entstanden ist. In diesem wird die Zahlungsart der Bankabstimmungszeile als nummerischer Code angezeigt. Die Bedeutung dieses Codes finden Sie in dem Textschlüssel, wenn Sie die Tabelle Textschlüssel gepflegt haben. Wenn beim Datenimport ein Geschäftsvorfallcode mit übermittelt wurde, erscheint er in diesem. Hier finden Sie das Datum des Datenimports. Hier finden Sie die Uhrzeit des Datenimports. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 43 von 123

44 Das Register Bankverbindung enthält die folgenden er: BLZ Auftraggeber Bankname Auftraggeber Konto Auftraggeber BLZ Auftragnehmer Bankname Auftragnehmer Konto Auftragnehmer Hier finden Sie die Bankleitzahl der Bank des Auftraggebers. Hier finden Sie den Namen der Bank des Auftraggebers. Dieses enthält die Kontonummer des Auftraggebers. Hier finden Sie die Bankleitzahl der Bank des Auftragnehmers. Hier finden Sie den Namen der Bank des Auftragnehmers. In diesem finden Sie die Kontonummer des Auftragnehmers. Das Register Zusatzinformation enthält die folgenden er: Infotext Bankreferenz Referenz Zusatzinformation Wenn beim Datenimport ein Infotext übermittelt wurde, erscheint er in diesem. Wenn beim Datenimport eine Bankreferenz übermittelt wurde, erscheint sie in diesem. Wenn beim Datenimport eine Referenz übermittelt wurde, erscheint sie in diesem. Wenn beim Datenimport eine Zusatzinformation übermittelt wurde, erscheint sie in diesem. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 44 von 123

45 Außerdem finden Sie im unteren Bereich des Fensters Bankbelegkarte die eigentlichen Informationen zur Abstimmungszeile. Buchungstext Primanota Buchungsdatum Valutadatum Betrag Hier finden Sie den Buchungstext der Abstimmungszeile. Er entspricht den Informationen, die Sie auf Ihrem gedruckten Kontoauszug erhalten. Hier finden Sie die Primanota der Abstimmungszeile. Sie entspricht der Primanota des ausgedruckten Kontoauszugs. In diesem befindet sich das Buchungsdatum des Postens. In diesem finden Sie das Valutadatum. Dieses zeigt den Betrag an, der mit der Bankbelegzeile übermittelt wurde Durchführen eines Ausgleichs Um ein Bankkonto abzustimmen, stehen Ihnen mehrere Wege zur Verfügung. Wenn Sie Ihre Datenträger von der Bank eingelesen haben, so stehen im Fenster Bankkontoabstimmung einige Zeilen, die Sie eindeutig zuordnen können (weil Sie diese zum Beispiel selbst durch Bezahlung über das Clearing erzeugt haben), und einige, die durch externe Vorgänge verursacht sind (z. B. Bezahlung von Mieten, Bezahlungen von Ausgangsrechnungen usw.). Abstimmen und Buchen der Bankposten Die Zeilen, die Sie eindeutig zuordnen können, werden über die Verknüpfung mit Ihren Bankposten abgestimmt. Diese Abstimmung ist notwendig, wenn Sie alle eingelesenen Kontoauszüge mit den vorhandenen Bankposten abstimmen wollen. In der Tabelle des Fensters Bankkontoabstimmung, welche die Kontoabstimmungszeilen enthält, sehen Sie nach einem Import, dass die Spalte Ausgleichsbetrag 0,00 anzeigt. Um den Auszugsbetrag des Kontoauszuges mit den Bankposten abzustimmen gegen Sie wie folgt vor: Wählen Sie über den Button Ausgleich- Ausgleich Bankposten. Der Bankpostenausgleich zeigt Ihnen daraufhin alle offenen Posten der importierten Bank an. Für den Ausgleich der importierten Bankposten müssen Sie besonders die Spalte Ausgeglichen beachten. Wenn diese Spalte ein Häkchen enthält, wird der Betrag dieses Bankpostens zum Ausgleich des importierten Datensatzes herangezogen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 45 von 123

46 Ausgeglichen Auszugsbetrag Ausgleichsbetrag Differenz Sie können dieses mit einem Häkchen versehen. Alle Bankposten mit einem Häkchen sind zum Ausgleich markiert und werden in dem Ausgleichsbetrag zusammengezählt. Sie können das Häkchen auch wieder durch Mausklick in die Spalte Ausgeglichen entfernen Dieses beinhaltet den Betrag des Auszugspostens, der im Fenster Bankkontoabstimmung markiert war, bevor Sie die Seite Bankpostenausgleich aufgerufen haben. Er kann nicht geändert werden. Dieses enthält die Summe aller Beträge aus den Bankpostenzeilen, die durch ein Häkchen in der Spalte Ausgeglichen markiert wurden. In diesem wird die Differenz zwischen den Beträgen der er Auszugsbetrag und Ausgleichsbetrag angezeigt. Sie können in diesem immer erkennen, ob Sie einen importierten Kontoauszugbetrag bereits mit offenen Bankposten ausgeglichen haben o- der nicht. Sie können sehen, dass Auszugsbetrag und Ausgleichsbetrag identisch sind. Das Differenz zeigt 0,00 an. Wenn Sie jetzt mit OK die Seite Bankpostenausgleich verlassen, wird die Summe der markierten Bankposten in die Spalte Ausgleichsbetrag der aktuellen Bankkontoabstimmungszeile übernommen. Auch dort wird die Spalte Differenz entsprechend neu berechnet. Wenn sie 0,00 anzeigt, haben Sie den vollen Ausgleich Ihrer Importbankposten erreicht. Gehen Sie also folgendermaßen vor: 1. Identifizieren Sie aufgrund der Eintragung im der Bankkontoabstimmungszeile bzw. durch die Informationen aus der Spalte Buchungstext im Fenster Bankbelegkarte die entsprechenden Bankposten und setzen Sie bei diesen Posten im akquinet dynamic solutions GmbH Seite 46 von 123

47 Ausgeglichen ein Häkchen. 2. Bestätigen Sie die Posten mit OK. Kehren Sie in die Seite Bankkontoabstimmung zurück. Sie sehen jetzt, dass das Ausgleichsbetrag der bearbeiteten Auszugszeile die Summe der zuvor markierten Bankposten enthält. 3. Wenn der Betrag im Gesamtsaldo mit dem des es Auszug Schluss-Saldo übereinstimmt (bzw. das Gesamtdifferenz 0,00 anzeigt), können Sie den Kontoauszug über den Button Buchen - Kontoauszug buchen buchen. Die offenen Bankposten werden daraufhin geschlossen. Vorschlag eines Ausgleich offener Debitoren- bzw. Kreditorenposten Beim Import von Kontoauszügen werden Sie durch Microsoft Dynamics NAV unterstützt. In jedem importierten Datensatz sind Informationen enthalten, die den Zahlungsvorgang identifizieren: Bankleitzahl, Kontonummer, Belegnummer und Betrag. Microsoft Dynamics NAV prüft anhand der Bankverbindung, ob dazu ein Debitor oder ein Kreditor vorhanden ist. Weiterhin grenzen das Buchungsdatum und der Betrag die Suche z.b. nach offenen Bank- und Debitorenposten erheblich ein. Diese Vorkontierung geschieht bereits beim Import im Hintergrund. Sie können sich die ermittelten Vorschläge anzeigen lassen und damit den Ausgleich der offenen Debitoren bzw. Kreditorenposten vorbereiten: Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Wählen Sie Ausgleich Vorschlagen über den Button Ausgleich. Es erscheint eine Abfrage, ob die eindeutig identifizierten Informationen vorgeschlagen werden sollen. 2. Wenn Sie diesen Vorschlag mit Ja bestätigen, so trägt die Anwendung hinter jedem Datensatz die gefundenen Informationen ein. Es werden die er Ausgleich Kontoart und Ausgleich Kontonummer gefüllt, wenn das Gegenkonto der Buchung identifiziert werden konnte. Die durch Microsoft Dynamics NAV ermittelten Informationen werden hier vorgeschlagen und können im Bedarfsfall nachbearbeitet werden. Sie können den Vorkontierungsvorschlag auch wieder entfernen: 1. Wählen Sie unter dem Button Ausgleich Ausgleich entfernen. Es erscheint eine Abfrage, ob der vorgeschlagene Ausgleich wieder entfernt werden soll. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 47 von 123

48 2. Wenn Sie die Abfrage mit Ja bestätigen, entfernt die Anwendung alle Vorschläge. Debitoren-/Kreditorenposten zuordnen Wenn Sie einen falschen oder gar keinen Vorschlag erhalten haben, so können Sie in den offenen Debitoren- oder Kreditorenposten selbstständig einen entsprechenden Ausgleichsposten ermitteln. Nutzen Sie dabei Ihre Kenntnisse zum Ausgleich offener Posten. Methode 1: Eindeutige Zuordnung eines Belegs 1. Wählen Sie unter dem Button Ausgleich Offene Posten. Es erscheint die Seite Ausgleich Fibu. Auszugnr. Valutadatum Auftraggeber Auftraggeber 2 Bank Auftraggeber (BLZ/BIC) Konto Auftraggeber (Kto./IBAN) Betrag Verwendungszweck Dieses enthält die laufende Nummer des Kontoauszugs. In diesem finden Sie das Valutadatum. In diesem finden Sie den Auftraggeber des Bankpostens. Hier steht eine zweite Namenszeile des Auftraggebers, wenn sie übermittelt wurde. Hier finden Sie die Bankleitzahl der Bank des Auftraggebers. Hier finden Sie die Kontonummer des Auftraggebers. In diesem steht der Betrag des Zahlungspostens. In den nachfolgenden sechs Informationsfeldern finden Sie die ersten sechs Zeilen des Verwendungszwecks. Dieser kann unter Umständen eindeutige Hinweise auf einen auszugleichenden Posten geben. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 48 von 123

49 Ausgleich Postenart Kontonr. Lfd. Nr. Belegart Belegnr. Währungscode Betrag Restbetrag Urspr. Betrag (MW) Restbetrag (MW) Betrag (MW) Mit der Maus können Sie in dieser Spalte ein Häkchen setzen. Ein Posten mit diesem Häkchen ist damit zum Ausgleich markiert. Seine Beleginformationen werden bei Bestätigung mit OK in die er Ausgleich Kontoart, Ausgleich Kontonr. Ausgleich-mit Belegart und Ausgleich-mit Belegnr. des Fensters Bankkontoabstimmung übernommen. Sie können niemals mehr als einen Posten auswählen! Die Postenart kann sein Debitor Kreditor Die Kontonummer, die hier angezeigt wird, ist abhängig von der Postenart. Dieses zeigt die laufende Nummer des Debitoren- bzw. Kreditorenpostens an. Diese Nummer ist innerhalb der Postenart eindeutig. Hier wird die Art des offenen Beleges angezeigt. Sie können die verfügbaren Optionen einblenden, indem Sie auf den AssistButton klicken. (Leer) Zahlung Rechnung Gutschrift Zinsrechnung Mahnung In diesem wird die gefundene Belegnummer des offenen Postens angezeigt. Dieses enthält den Buchungstext des Postens. Dieses zeigt Ihnen an, welche Währung der offene Debitoren- /Kreditorenposten hat. Hier sehen Sie den Betrag der Postenzeile in der Währung aus dem Währungscode. Dieses enthält den noch nicht ausgeglichenen Betrag der Postenzeile in der Währung aus dem Währungscode. Hier finden Sie den Originalbetrag des Belegs in der Mandantenwährung. Hier finden Sie den Restbetrag des Belegs in der Mandantenwährung. Dieses enthält den Betrag der Postenzeile in der Mandantenwährung. 2. Wenn Sie einen Posten in diesem Fenster dem Zahlungsposten zuordnen können, so klicken Sie in das Ausgleich. 3. Wenn Sie das Fenster schließen, kehren in die Bankkontoabstimmung zurück. Microsoft Dynamics NAV hat die ausgewählten Informationen in die er Ausgleich Kontoart, Ausgleich Kontonr, Ausgleich-mit-Belegart und Ausgleich-mit- Belegnr. des Fensters Bankkontoabstimmung übernommen. Methode 2: Zuordnung mehrerer Belege zu einer Abstimmungszeile 1. Identifizieren Sie zuerst das Gegenkonto der Abstimmungszeile. Ist es ein Debitor oder akquinet dynamic solutions GmbH Seite 49 von 123

50 ein Kreditor, der hier bebucht werden muss? 2. Tragen Sie in dem Ausgleich Kontoart die entsprechende Gegenkontoart ein. 3. Tragen Sie in dem Ausgleich Kontonr. das entsprechende Gegenkonto ein. 4. Wählen Sie unter dem Button Funktion Buchungen ausgleichen (oder drücken Sie SHIFT+F9). Das jeweilige Ausgleichsfenster erscheint (z. B. Debitorenpostenausgleich). 5. Markieren Sie alle Posten, die in der Auszugszeile enthalten sind, wie Sie das von einem Ausgleich in der Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung kennen. 6. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Sie kehren in die Bankkontoabstimmung zurück. Microsoft Dynamics NAV hat die ausgewählten Informationen in die er Ausgleich Kontoart, Ausgleich Kontonr. Ausgleich-mit Belegart und Ausgleich-mit Belegnr. Des Fensters Bankkontoabstimmung übernommen. Sonderfall: Nicht erkannte Buchungen Wenn Sie Kontoauszüge importieren, dann finden sich dort meistens auch Posten, die nicht durch einen ausgehenden Geschäftsvorfall erzeugt worden sind, sondern die ihrerseits einen Vorfall auslösen. Nehmen wir beispielsweise den Einzug von Mietzahlungen. Sie erhalten in diesem Fall einmal im Monat auf Ihren Kontoauszügen einen Zahlungsposten, den Sie nicht selbst initiiert haben (z. B. durch Rechnungen an Debitoren oder Überweisungen an Kreditoren). Diese Bankauszugszeilen können Sie nicht ausgleichen, weil dafür noch keine Posten vorhanden sind. Sie können diese Posten direkt in der Buchhaltung buchen, als ob Sie sich in einem Buch.- akquinet dynamic solutions GmbH Seite 50 von 123

51 Blatt befinden. 1. Füllen Sie zuerst die notwendigen er Ausgleich Kontoart und Ausgleich Kontonr. mit den fehlenden Informationen aus. 2. Füllen Sie auch alle anderen er aus, die Sie für die korrekte finanzbuchhalterische Verarbeitung benötigen (z. B. Belegnummer). 3. Wählen Sie dann in der Bankkontoabstimmung unter den Button Buchen - Buchen. Es öffnet sich ein Abfragefenster, in dem Sie wählen können, wie Sie den Bankauszug verarbeiten möchten. Auswahl Fibu buchen Kontoauszug buchen Fibu und Kontoauszug buchen Wenn Sie diese Auswahl treffen, erzeugt Microsoft Dynamics NAV für alle Posten, deren Spalte Differenz NICHT Null ist oder die als Ausgleichskontoart eine Bank enthalten einen Buchungsvorgang. Es werden dadurch entsprechende Bankposten (und somit auch Sachposten) erzeugt. Wenn Sie diese Auswahl treffen, bucht Microsoft Dynamics NAV den Kontoauszug und gleicht die Posten mit den entsprechenden Bankposten aus. Wenn Sie Differenzen im Kontoauszug haben, so bricht der Buchungsvorgang ab. Es geschieht keinerlei buchhalterische Bewegung im Sachkontenbereich. Diese Option ist ein rein informatorischer Vorgang, der einen Kontoauszug als registriert kennzeichnet. Wenn Sie diese Auswahl treffen, fasst Microsoft Dynamics NAV die oben beschriebenen Vorgänge zusammen. Zuerst führt das Programm die Fibubuchungen aus und erzeugt damit fehlende Bankposten und bucht dann im zweiten Schritt diesen Bankauszug Es werden neue Debitoren- bzw. Kreditorenposten sowie Zahlungsposten/Bankposten erzeugt, die automatisch ausgeglichen werden. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 51 von 123

52 4 ARBEITEN MIT TRANSITKONTEN 4.1 Inhalte Dieses Kapitel führt Sie durch die Funktionalität des Transitkontos, nämlich seiner Verwendung und Verwaltung. Das Kapitel beinhaltet die folgenden Abschnitte: Was ist ein Transitkonto? Wertefluss mit Transitfunktionalität Vorgehensweise zum Arbeiten akquinet dynamic solutions GmbH Seite 52 von 123

53 4.2 Was ist ein Transitkonto? In der Finanzbuchhaltung führen Sie Ihre Bankkonten als Sachkonten. Die Abstimmung dieser Sachkonten mit den Kontoauszügen ist nur möglich, wenn beide stets stimmig sind. Wenn Sie aber den gesamten Zahlungsverkehr direkt über das Sachkonto laufen lassen, dann werden Ihr Bankkonto und das Banksachkonto nicht übereinstimmen, weil dann alle Transaktionen sofort gegen das Sachkonto der Bank gebucht werden, auch die Transaktionen im Geldzwischenverkehr, weil die Zahlungsvorschläge erst abgeschlossen sind, wenn die offenen Posten ausgeglichen wurden. Was ist das Gegenkonto für diese Buchungen? Sie können für alle Banktransaktionen ein so genanntes Transitkonto verwenden. Auf diesem Transitkonto laufen dann alle Bewegungen auf, die Sie durch den Zahlungsverkehr erzeugen. Nach Erhalt des Kontoauszuges werden die bestätigten Buchungen vom Transitkonto auf das Banksachkonto übertragen, so dass das Banksachkonto dann mit Ihrem Kontoauszug übereinstimmt. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 53 von 123

54 4.3 Wertefluss mit Transitfunktionalität Buchung Einkauf, Steuer usw. Kreditorenrechnung Verbindlichkeiten Zahlung per Diskette Ausgleich Verbindlichkeiten Sachkonto Transit Bankkonto (Transitbewegung) Kontoauszug buchen Ausgleich Sachkonto Transit Bankkonto (Transitbewegung) Belastung Sachkonto Bank Bankkonto (Echtsaldo) 4.4 Vorgehensweise zum Arbeiten Hier finden Sie eine kurze der Vorgehensweise zum Arbeiten mit Transitkonten Stammdaten Richten Sie in der Finanzbuchhaltung ein Sachkonto (oder mehrere) für die Transitbewegungen der Bank ein z.b. Überweisungen im Umlauf Füllen Sie die Spalte Bankkonto Transitkonto in den Bankkontenbuchungsgruppen mit den unter Punkt 1 erstellten Transitsachkontonummern. Setzen Sie für den Datenträgeraustausch in den betroffenen Buchungsblättern (also Zahlungsaus- und Zahlungseingangsbuch.- Blattnamen) das Kennzeichen Transitbuchung. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 54 von 123

55 4.4.2 Durchführung des Datenträgeraustauschs Führen Sie die Zahlungs-/Einzugsvorschläge in den Buchungsblättern aus, die Sie für Transitbuchungen gekennzeichnet haben. Buchen Sie nach erfolgreicher Erstellung und Übertragung der Zahlungsdateien die Buchungsblätter. Die Summe aller gezahlten bzw. erhaltenen Beträge wird auf dem Transitkonto stehen. Wenn Sie die Kontoauszüge über die Bankkontoabstimmung verarbeiten wird die Gegenbuchung erfolgen Abstimmung der Kontoauszüge Importieren Sie die Kontoauszüge. Ordnen Sie den Auszugszeilen die Bankposten der bereits gebuchten Aktionen zu (kein Gegenkonto eintragen!). Buchen Sie im Kontoauszug die Posten (Werteabgleich vom Banktransitkonto mit den Banksaldo). Microsoft Dynamics NAV bucht automatisch vom Transitkonto den Auszugsbetrag auf das Banksachkonto! akquinet dynamic solutions GmbH Seite 55 von 123

56 5 AUSLANDSZAHLUNGSVERKEHR 5.1 Inhalte Dieses Kapitel führt Sie durch die Abwicklung eines beleglosen Datenträgeraustausches im internationalen Zahlungsverkehr von der Einrichtung der Stammdaten bis zur Erstellung der Zahlungsdateien. Benutzen Sie dieses Modul, wenn Sie Zahlungen in Länder tätigen wollen, die nicht dem SEPA Raum angeschlossen sind. Es beinhaltet die folgenden Abschnitte: Stammdaten Auslandszahlungsvorschlag Clearing AZV akquinet dynamic solutions GmbH Seite 56 von 123

57 5.2 Stammdaten In diesem Kapitel erhalten Sie eine der Stammdaten, die Sie zur Nutzung des Auslandszahlungsverkehrs benötigen. 5.3 Zahlungsverkehr Stammdaten Zahlungsverkehr Einrichtung Verzweigen Sie über Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Zahlungsverkehr/ Zahlungsverkehr Einrichtung in die Zahlungsverkehr Einrichtung. Registerkarte Nummerierung Auslandsdatei Nr. Hier können Sie einen Code aus einer Nummernserie zuweisen. Diese Nummernserie wird während der Erzeugung von Zahlungsdateien im Auslandszahlungsverkehr benötigt und steuert die Nummernvergabe für die Archivierung der Zahlungsposten. Um die eingerichteten Nummernserien einzusehen, klicken Sie auf den AssistButton. Registerkarte Ausland akquinet dynamic solutions GmbH Seite 57 von 123

58 Zahlungsdateiname AZV Pfad f. Ausgabe AZV Bundeslandnr. für AZV Meldung an Bundesbank Kreditor Auslandsbelegnummer Standard Kostenschlüssel Meldegrenze ab MW Unter dem Dateinamen, den Sie hier eintragen, wird auf dem Pfad f. Ausgabe AZV eine Datei erzeugt, die die Zahlungsdaten für den Auslandszahlungsverkehr aufnehmen soll. Dieser Dateiname muss für den Datenträgeraustausch DTAZV lauten! Geben Sie hier den Laufwerksbuchstaben und Pfad an, der standardmäßig vom Programm vorgeschlagen wird, wenn Sie Auslandszahlungsdateien exportieren wollen. Sie können den AssistButton rechts neben dem benutzen, um einen Pfad komfortabel auszuwählen. Tragen Sie hier die Nummer Ihres Bundeslands ein oder wählen Sie durch Klick auf den AssistButton rechts neben dem aus der Pulldownliste Ihr Bundesland für den Auslandszahlungsverkehr aus. Die Bundeslandnummer wird vom Statistischen Bundesamt verlangt, wenn Sie aufgrund der Höhe von Auslandstransaktionen meldepflichtig sind. Wenn Sie in diesem ein Häkchen setzen, so werden bei Zahlungen mit einem Wert, der über der Meldegrenze ab MW liegt, Meldedaten in den DTAZV-Satz geschrieben. Diese Daten werden von der ausführenden Bank an die Bundesbank übermittelt. Berücksichtigen Sie, dass ab dem Ihre Hausbank die Meldung nicht mehr für Sie ausführen wird. Hier können Sie einen Code aus einer Nummernserie zuweisen. Diese Nummernserie wird während des Exports von Kreditorenzahlungen benötigt und steuert die Belegnummern für die Historie. Um die eingerichteten Nummernserien in der Tabelle Nummernserie einzusehen, klicken Sie auf den AssistButton rechts neben dem und wählen Sie eine gültige Nummernserie aus der Pulldownliste. Beim Auslandszahlungsverkehr fallen mehr oder weniger hohe Gebühren an. Die Bezahlung dieser Gebühren muss geregelt werden. Über die Eintragung eines Standard-Kostenschlüssels können Sie die Belastung der Bankgebühren regeln. Zur Auswahl stehen: Transf. Auftraggeber/fremde Begünstigter: Die Gebühren werden von Auftragsgeber und Zahlungsempfänger gemeinsam getragen alle Gebühren Auftraggeber: Die Gebühren trägt der Auftraggeber alle Gebühren Empfänger: Die Gebühren trägt der Zahlungsempfänger. Die Eintragung in diesem wird von Microsoft Dynamics NAV als Vorgabe benutzt und kann individuell im Einzelfall geändert werden. In diesem tragen Sie ein, ab welcher Überweisungshöhe (in Mandantenwährung) Sie gegenüber der Bundesbank meldepflichtig sind. Diese Meldegrenze wird nur benötigt, wenn Sie in dem Meldung an Bundesbank eine Markierung gesetzt haben. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 58 von 123

59 Leistung vorbelegen Standard Art Wenn Sie in diesem eine Markierung setzen, so werden bestimmte Informationen während der Erfassung im Auslandszahlungsverkehr mit vorgegebenen Informationen vorbelegt. So wird zum Beispiel das Betrag im Meldesatz durch den Wert des Auslandszahlungs Buch-Blatt gefüllt oder es werden sogar automatisch Meldesätze errichtet In diesem können Sie eine der folgenden Optionen auswählen: Transithandel Dienstleistung Kapitalverkehr Standard Leistung Wenn Sie die Option Dienstleistung wählen, können Sie im Standard Leistung eine Vorgabe aus dem Leistungsverzeichnis machen. Die Standard Art wird zum Beispiel bei der Errichtung von Meldesätzen herangezogen. In diesem können Sie nur dann etwas eintragen, wenn das Leistung vorbelegen mit einem Häkchen markiert ist und in dem Standard Art die Option Dienstleistung ausgewählt wurde. Die Standard Leistung wird bei der Errichtung von Meldesätzen herangezogen und belegt dort das Kennzahl mit der hier eingetragenen Vorgabe. Registerkarte EU Maxbetrag für EU- Standard ohne Meldeteil Seit dem 1. Januar 2006 erhebt Ihre Bank für grenzüberschreitende Überweisungen in Euro bis zu einem Betrag von EUR die gleichen Gebühren wie für entsprechende Überweisungen, die es innerhalb des Mitgliedstaates, in dem sie niedergelassen ist, in Euro tätigt. Damit Microsoft Dynamics NAV die Euro-Standardüberweisungen korrekt einordnet, muss in diesem dieser Grenzbetrag eingetragen werden. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 59 von 123

60 Maxbetrag für EU- Standard mit Meldeteil ZA-Schlüssel für EU- Standard ZA-Schlüssel für EU- Eilüberweisung Für dieses gelten die gleichen Bedingungen wie für das Maxbetrag für EU-Standard ohne Meldeteil, da es seit keine Unterscheidung mehr zwischen diesen beiden Arten gibt. Dieser Schlüssel wird beim Clearing an die ausführende Bank übermittelt und dient zur Erkennung einer EU- Standardüberweisung. Für EU-Standardüberweisungen müssen Sie hier den Schlüssel "13" eintragen. Dieser Schlüssel wird beim Clearing an die ausführende Bank übermittelt und dient zur Erkennung einer EU-Eilüberweisung. Für EU-Eilüberweisungen müssen Sie hier den Schlüssel "11" eintragen. Registerkarte Verwendungszweck Auslandszahlung Verwendungszweck Verwendungszweck Auslandsavis Die Eintragung in diesem wird für die Aufbereitung von Verwendungszwecken im Auslandszahlungsverkehr verwendet. Die zur Verfügung stehenden Parameter sind identisch mit denen des es Kreditor Verwendungszweck beschrieben im Kapitel Stammdateneinrichtung Clearing. Die Eintragung in diesem wird für die Aufbereitung von Verwendungszwecken bei Erstellung von Auslandszahlungsposten verwendet, die sich auf Avise beziehen. Die zur Verfügung stehenden Parameter sind identisch mit denen des es Kreditor Verwendungszweck beschrieben im Kapitel Stammdateneinrichtung Clearing. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 60 von 123

61 5.3.2 Einrichtung von Bankländerschlüsseln Für den Auslandszahlungsverkehr werden bestimmte, fest definierte Schlüssel verlangt, die der ausführenden Bank einen genauen Hinweis geben, in welches Land ein Betrag zu transferieren ist. Diese Schlüssel werden in der Tabelle Bankländerschlüssel hinterlegt. Sie müssen die notwendigen Bankländerschlüssel manuell anlegen. Eine Liste der gültigen Länderschlüssel stellt Ihnen gerne Ihre Bank zur Verfügung. Wählen Sie über Verwaltung/ Anwendung Einrichtung Allgemein Länder/Regionen. Die folgenden er sind wichtig zur Nutzung des Auslandszahlungsverkehrs: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 61 von 123

62 Bank Länderschlüssel EU Standard Dieses ist zwingend erforderlich für den Auslandszahlungsverkehr. Über das Länderkennzeichen der Kreditoren greift Microsoft Dynamics NAV auf die Tabelle Land/Region zurück und übernimmt den nummerischen Bank Länderschlüssel in den Zahlungssatz für die Bank. Sie können einen Bank Länderschlüssel durch Klick auf den Assist- Button rechts neben dem aus der Pulldownliste auswählen. Setzen Sie ein Häkchen in diesem, wenn es sich um ein zulässiges Land für EU-Standardüberweisungen handelt. Beim Zahlungsvorschlag AZV fragt Microsoft Dynamics NAV ab, ob Sie eine EU-Überweisung machen möchten. Daraufhin werden nur die Kreditoren in den Vorschlag einbezogen, deren Ländercode einem Land mit dem Kennzeichen EU Standard entspricht. Über das Bank Länderschlüssel der Tabelle Länder/Regionen kommen Sie in die Tabelle Bankländerschlüssel. Tragen Sie pro Land den Bankländerschlüssel und die Bankländerkurzbezeichnung ein. Auch diese sind von den Banken definiert worden Einrichtung einer Hausbank Sie müssen Ihre Hausbank in Microsoft Dynamics NAV korrekt einrichten, wenn Sie mit Ihr einen beleglosen Auslandsdatenträgeraustausch durchführen möchten. Über Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Bankkonten gelangen Sie zum Fenster Bankkonten. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 62 von 123

63 Für den Auslandszahlungsverkehr müssen Sie hier ein belegen: Kundennummer Wenn Sie Zahlungen ins Ausland tätigen möchten, so müssen Sie hier zwingend Ihre Kundennummer bei der Bank eintragen. Wählen Sie dann die Registerkarte Transfer. SWIFT-Code IBAN Dieses enthält den SWIFT Code (internationaler Bankidentifizierungscode) der Bank, bei der Sie Ihr Konto haben. Dieses enthält die internationale Bankleitzahl des Bankkontos. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 63 von 123

64 Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Eintragungen in diesen ern korrekt sind, da die Banken ganze Datenaustauschdateien mit Hunderten von Zahlungspositionen ablehnen, sobald sie eine nicht vorhandene bzw. fehlerhafte Bankleitzahl enthalten Kreditoren Auch Kreditoren, deren Sitz im Ausland ist, müssen Sie besonders pflegen. Die Kreditorenkarte öffnen Sie über Finanzmanagement/ Kreditoren. Folgendes ist für den Auslandszahlungsverkehr von Bedeutung: Länder-/Regionscode Hier können Sie einen Ländercode für den Kreditor eingeben. Um die Ländercodes in der Tabelle Land/Region einzusehen, klicken Sie rechts im auf den AssistButton. Registerkarte Außenhandel Folgende er sind für den Auslandszahlungsverkehr von Bedeutung: Währungscode Hier können Sie einen Währungscode als Vorgabe für den Kreditor eingeben. Um die Währungscodes in der Tabelle Währung einzusehen, klicken Sie auf den AssistButton rechts im. Das ist der Währungscode, den die Anwendung vorschlagen wird, wenn Sie Einkaufsbelege oder Buch.-Blattzeilen für diesen Kreditor erstellen. Sie können den Währungscode in Einkaufsbelegen und Buch.-Blattzeilen ändern, wenn Sie die Buchung für den Kreditor in einer anderen Währung vornehmen wollen. Sie können Kreditorenrechnungen in jeder beliebigen Währung erstellen. Die Anwendung zeigt die Währung jedes Postens in den resultierenden Kreditorenposten. Bei Bedarf können Sie den für den Kreditor als Vorgabe hinterlegten Währungscode ändern. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 64 von 123

65 Weisungsschlüssel Zahlungsart In diesem können Sie für ausländische Kreditoren einen Weisungsschlüssel eintragen, wenn Sie den Auslandszahlungsverkehr nutzen wollen. Dieser Weisungsschlüssel wird beim Zahlungsvorschlag AZV vorgeschlagen, kann aber für jeden zur Zahlung anstehenden Beleg überschrieben werden. Wählen Sie einen Weisungsschlüssel durch Klick auf den AssistButton rechts neben dem aus der Pulldownliste. Sie können in diesem bei Kreditoren, die Sie elektronisch bezahlen möchten, eine Zahlungsart hinterlegen. Diese Zahlungsart wird beim Zahlungsvorschlag AZV vorgeschlagen, kann aber für jeden Zahlungsposten individuell überschrieben werden. Wählen Sie eine Zahlungsart durch Klick auf den AssistButton rechts neben dem aus der Pulldownliste Banken Ihrer Kreditoren Für den Auslandszahlungsverkehr müssen die Bankverbindungen der Kreditoren entsprechend gepflegt werden. Wählen Sie den passenden Kreditor. Über den Button Kreditor - Bankkonten können Sie die Bankdaten des Kreditors anlegen bzw. pflegen. Registerkarte Allgemein Clearing Wenn Sie dieses mit einem Häkchen versehen, wird diese Bank für den Datenträgeraustausch herangezogen. Sie können für den Kreditor mehrere Banken hinterlegen, aber nur eine für den Datenträgeraustausch! akquinet dynamic solutions GmbH Seite 65 von 123

66 Registerkarte Transfer SWIFT-Code IBAN Dieses enthält den SWIFT-Code (internationaler Bankidentifizierungscode) der Bank, bei der der Kreditor sein Konto führt. Dieses enthält die internationale Bankkontonummer des Bankkontos. 5.4 Auslandszahlungsvorschlag Nachdem Sie Stammdaten eingerichtet und einige Geschäftsvorfälle erfasst haben, können Sie nun an den Zahlungsvorschlag für das Ausland gehen Erstellen eines Zahlungsvorschlags für Nicht-EU-Kreditoren Der Zahlungsvorschlag durchsucht alle Kreditoren, die einen negativen Saldo haben (also Verbindlichkeiten) und führt deren offene Posten im Buchungsblatt auf. Wählen Sie über den Menüpunkt Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Ausl. Zlg.-Buch.-Blätter ein leeres Buch.- Blatt. Um den Zahlungsvorschlag auszuführen wählen unter dem Button Zahlungen - Zahlungsvorschlag. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 66 von 123

67 Das Register Optionen beinhaltet alle Einstellungen, die zu einer Auswahl der offenen Posten nötig sind. Die er sind analog zum Inlandszahlungsvorschlag. Zusätzlich werden aber weitere er angezeigt, die nur für den Auslandszahlungsverkehr verwendet werden. Erzeuge Auslandszusatz Wenn Sie in diesem eine Markierung setzen, so wird für jeden Zahlungsvorschlagssatz automatisch ein entsprechender Meldesatz erzeugt. Das Programm orientiert sich dabei an den Informationen, die im Kreditorenposten gespeichert sind sowie an den Standardvorgaben aus der Zahlungsverkehr Einrichtung. EU-Überweisung Dieses müssen Sie belegen, um die Auslandsüberweisungen korrekt zu gruppieren. Dadurch können Sie Kosten einsparen. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: (leer): Alle Länder werden im Zahlungsvorschlag verarbeitet. EU-Standard: Es werden nur diejenigen Kreditoren verarbeitet, die als Ländercode ein Land haben, das als EU Standard markiert ist. Die vorgeschlagenen Posten werden als "EU-Standard" im Datenträgeraustausch an Ihre Bank übermittelt. EU-Eilüberweisung: Es werden nur diejenigen Kreditoren verarbeitet, die als Ländercode ein Land haben, das als EU Standard markiert ist. Die vorgeschlagenen Posten werden als "EU-Eilüberweisung" im Datenträgeraustausch an Ihre Bank übermittelt. Weiterhin wird der Maxbetrag für EU-Standard bei den Positionen während der Aufbereitung des Datenträgers geprüft, wenn Sie "EU- Standard" oder "EU-Eilüberweisung" gewählt haben. Wenn Sie alles korrekt durchgeführt haben, sollte das Buchungsblatt nach dem Zahlungsvorschlag folgenden Inhalt aufweisen: Auslandszusatz Wenn Sie Zahlungen ins Ausland leisten und der zu zahlende Betrag über der Meldegrenze ab MW liegt, müssen bestimmte weitere Informationen erfasst werden, die als Zusatzinformationen auf dem Datenaustausch erscheinen und direkt an die Deutsche Bundesbank weitergeleitet werden. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 67 von 123

68 Obwohl das Programm Vorschläge für Zahlungsarten und Weisungsschlüssel macht, sollten Sie jede Buchungszeile über den Button Zahlungen - Auslandszusatz überprüfen. Registerkarte Allgemein Folgende er sind wichtig: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 68 von 123

69 Nummer Kreditornr. Begünstigter Name Name 2 Straße Ort Ländercode Kred.-Belegnr. Belegart Belegdatum Diese Nummer kommt aus der Nummernserie Kreditor Auslandsbelegnummer, die Sie in der Tabelle Zahlungsverkehr Einrichtung eingetragen haben. Lassen Sie diese Nummer unverändert. Sie ist eindeutig und dient zur genauen Verwaltung der Auslandszusätze. Diese Nummer ist die Kreditorennummer des Originalbeleges. Sie sollten sie nicht verändern. Diese Nummer ist die Kreditorennummer des Zahlungsempfängers. Diese Nummer wird aufgrund der Eintragung im Zahlung an Kred.-Nr. aus der Tabelle Kreditor gezogen. Sie sollten diese Eintragung hier nur verändern, wenn sie nicht (mehr) korrekt ist. In diesem steht die erste Namenszeile aus der Adresse des begünstigten Kreditors. Falls sie nicht stimmt, kann sie hier überschrieben werden. Die Korrekturen werden nur in diesem Auslandszusatz gemacht und nicht in die Kreditorenkarte des Begünstigten übertragen. In diesem steht die zweite Namenszeile aus der Adresse des begünstigten Kreditors. Falls sie nicht stimmt, kann sie hier überschrieben werden. Die Korrekturen werden nur in diesem Auslandszusatz gemacht und nicht in die Kreditorenkarte des Begünstigten übertragen. In diesem steht die Straße aus der Adresse des begünstigten Kreditors. Falls sie nicht stimmt, kann sie hier überschrieben werden. Die Korrekturen werden nur in diesem Auslandszusatz gemacht und nicht in die Kreditorenkarte des Begünstigten übertragen. In diesem steht der Ort aus der Adresse des begünstigten Kreditors. Falls er nicht stimmt, kann sie hier überschrieben werden. Die Korrekturen werden nur in diesem Auslandszusatz gemacht und nicht in die Kreditorenkarte des Begünstigten übertragen. In diesem steht der Ländercode aus dem Bankländerschlüssel. Dieser Schlüssel ist eindeutig und wird der Bank auf dem Datenträger mit den Zahlungen übermittelt. Hier finden Sie die Originalbelegnummer des Kreditorenpostens. Hier finden Sie die Originalbelegart des Kreditorenpostens. Hier finden Sie das Originalbelegdatum des Kreditorenpostens. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 69 von 123

70 Währungsweisung Zahlung in Währung Betrag Ausführungsdatum In diesem steht die Anweisung an die Bank, wie der fällige Betrag zu überweisen ist. Zur Auswahl stehen: Betrag in Fremdwährung Betrag in EURO-Gegenwert Die Vorgabe ist Betrag in Fremdwährung. Sie können sie aber durch Klick auf den AssistButton rechts neben dem jederzeit ändern. In diesem finden Sie den Währungsschlüssel des Kreditorenpostens. Sie können den Wert nicht ändern oder löschen. Hier finden Sie den fälligen Betrag in der Währung des es Zahlung in Währung. Er dient zur Information und kann nicht geändert werden. Das Ausführungsdatum wird an die Bank übermittelt. Es entspricht dem Buchungsdatum der Buch.-Blattzeile. Registerkarte Bank Kreditorbank Bankname Bankname 2 Bankstraße BankOrt Zeigt den internen Code der Bank des Kreditors an. In dieses wird der Inhalt des es Name aus dem Kreditor Bankkonto übertragen In dieses wird der Inhalt des es Name 2 aus dem Kreditor Bankkonto übertragen In diesem steht die Straße aus der Adresse des Kreditor Bankkonto. Falls sie nicht stimmt, kann sie hier überschrieben werden. Die Korrekturen werden nur in diesem Auslandszusatz gemacht und nicht in die Kreditor Bankkontokarte übertragen. In diesem steht der Ort aus der Adresse des Kreditor Bankkonto. Falls er nicht stimmt, kann sie hier überschrieben werden. Die Korrekturen werden nur in diesem Auslandszusatz gemacht und nicht in akquinet dynamic solutions GmbH Seite 70 von 123

71 Bankländerschlüsssel Bankländerbezeichnung Kontonummer SWIFT-Code IBAN EU-Überweisung die Kreditor Bankkontokarte übertragen. In diesem steht der Bankländerschlüssel aus der Tabelle Bankländerschlüssel. Dieser Schlüssel ist eindeutig und wird der Bank auf dem Datenträger mit den Zahlungen übermittelt. In diesem finden Sie die Bankländerkurzbezeichnung aus der Tabelle Bankländerschlüssel. Diese Kurzbezeichnung beschreibt die Eintragung in dem Bankländerschlüssel genauer. Die Eintragung in diesem kann nur durch Änderung des es Bankländerschlüssel geändert werden. Hier sehen Sie die Kontonummer des ausgewählten Kreditor Bankkonto. Sie wird hier nur angezeigt und kann nicht geändert werden. Wenn im Kreditor Bankkonto einen SWIFT-Code eingetragen war, so wird er hier angezeigt. Er kann nicht geändert werden. Wenn im Kreditor Bankkonto eine IBAN eingetragen war, so wird sie hier angezeigt. Das kann nicht geändert werden. Dieses ist bereits durch den Zahlungsvorschlag belegt worden und kann hier bearbeitet werden. Es stehen die gleichen Optionen wie imzahlungsvorschlag zur Verfügung. Das ist wichtig wegen der Gebühren. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 71 von 123

72 Registerkarte Weisung Verwendungszweck Zusatzinfo Weisung Zahlungsart Weisungsschlüssel 1 Weisungsschlüssel 2 Bankkonto Gebühren-/ Spesenkonto Kostenschlüssel Der Verwendungszweck der Zahlung, der beim Datenträgeraustausch mit übergeben wird. Dieser wird vom System bei der Anlage des Auslandszusatzes aus Belegnummer und Belegdatum generiert und kann hier überschrieben / geändert werden. Eine zusätzliche Info zur Weisung, wenn die Information in den zwei Weisungsschlüsseln nicht ausreicht. Diese Zusatzinfo wird bei der Datenübertragung in dem Zahlungssatz aufgeführt. Über die Zahlungsart können Sie der ausführenden Bank mitteilen, wie eine Zahlung zu erfolgen hat. Wählen Sie dazu eine Zahlungsart durch Klick auf den AssistButton rechts neben dem aus der Pulldownliste aus. Durch diesen Weisungsschlüssel können Sie der Bank Anweisungen geben, wie eine Zahlung anzuweisen ist. Durch diesen zweiten Weisungsschlüssel können Sie der Empfängerbank weitere Anweisungen geben, wenn der Weisungsschlüssel 1 noch nicht alle Informationen enthält. In diesem steht Ihr Bankkonto, das die Zahlungsanweisung durch den Datenträgeraustausch entgegen nimmt. Sie können nähere Informationen über dieses Bankkonto durch Klick auf den AssistButton rechts neben dem aus der Pulldownliste ermitteln. In diesem Fenster steht Ihr Sachkonto, auf das die bei der Zahlung anfallenden Gebühren bzw. Spesen gebucht werden sollen. Dieses Konto entspricht der Eintragung im Bankkonto. Sie können nähere Informationen über dieses Bankkonto durch Klick auf den AssistButton rechts neben dem aus der Pulldownliste ermitteln. Der Kostenschlüssel gibt der Bank Auskunft darüber, wie die anfallenden Auslandszahlungsgebühren zu verteilen sind. Zur Auswahl stehen: Transf. Auftraggeber/fremde Begünstigter alle Gebühren Auftraggeber alle Gebühren Empfänger akquinet dynamic solutions GmbH Seite 72 von 123

73 Kreditorenmeldesatz Art Über dieses Kennzeichen definieren Sie den Meldesatz im Detail. Zur Auswahl stehen: Transithandel Dienstleistung Kapitalverkehr Betrag Länderschlüssel Kurzbezeichnung Land Kennzahl Leistung Wählen Sie durch Klick auf den AssistButton rechts neben dem das entsprechende Kennzeichen aus. Es wird beim Datenträgeraustausch mit übertragen und dient der Deutschen Bundesbank zur statistischen Auswertung. Geben Sie hier den genauen Betrag in der Währung an, die in dem Zahlung in Währung eingetragen wurde. In diesem Länderschlüssel finden Sie die gleiche Eintragung wie im Ländercode des Registerkartes Allgemein. Falls der Länderschlüssel abweichen sollte, so können Sie ihn durch Klick auf den AssistButton aus der Pulldownliste auswählen. In diesem finden Sie die Bankländerkurzbezeichnung aus der Tabelle Bankländerschlüssel. Diese Kurzbezeichnung beschreibt die Eintragung in dem Länderschlüssel genauer. Die Eintragung in diesem kann nur durch Änderung des es Länderschlüssel geändert werden. Wählen Sie durch Klick auf den AssistButton rechts neben dem über die Pulldownliste aus der Tabelle Leistungsverzeichnis eine Kennzahl aus, die die Dienstleistung oder den Kapitalverkehr näher beschreibt. In diesem können Sie die bezahlte Dienstleistung näher beschreiben. Für die Art Kapitalverkehr ist dieses uninteressant. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 73 von 123

74 5.4.2 Erstellen eines Zahlungsvorschlags für EU-Kreditoren Machen Sie nun einen Zahlungsvorschlag für EU-Kreditoren, die kostengünstiger abgewickelt werden können. Legen Sie dafür ein neues Buch.-Blatt an, damit die Vorschläge für EU- und Nicht-EU-Kreditoren getrennt behandelt werden. Beim Zahlungsvorschlag ist die Option EU- Überweisung zu füllen. Alle weiteren Angaben entsprechen dem Erstellen eines Zahlungsvorschlags für nicht EU-Kreditoren. Berücksichtigen Sie aber die Möglichkeit, SEPA-Überweisungen zu tätigen. Dazu nutzen Sie bitte den elektronischen Zahlungsverkehr Inland. 5.5 Clearing AZV Erstellen einer Zahlungsdatei Wählen Sie im Auslandszahlungs.-Buch.-Blatt Zahlungen/ Auslandszahlung Errichten. Registerkarte Optionen Auslandsdateinummerserie In diesem wird Ihnen die Nummernserie aus dem Auslandsdatei Nr. der Tabelle Zahlungsverkehr Einrichtung angezeigt. Sie können aber durch Klick auf den AssistButton rechts neben dem auch eine andere Nummernserie auswählen. 1. Ausführungstermin Wenn Sie in diesem einen Termin eintragen, so wird dieses Datum in die Datei geschrieben. Die Bank erhält so einen Hinweis, wann die Datei nach der Einlieferung zu verarbeiten ist. Wenn Sie hier kein Datum eintragen, setzt das System automatisch das Tagesdatum ein. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 74 von 123

75 Zahlungsdateiname Hier werden Ihnen aus der Zahlungsverkehr Einrichtung der Pfad und der Dateiname für die Ausgabe der DTAZV vorgeschlagen. Sie können diesen wenn nötig überschreiben. Wählen Sie Drucken, wenn Sie neben der Erstellung der Zahlungsdatei auch den Begleitzettel ausdrucken möchten. Wählen Sie Seitenansicht, wenn Sie den Ausdruck vorher über den Bildschirm kontrollieren möchten. Die Zahlungsdatei wird auch bei dieser Auswahl sofort erstellt. In der nachfolgenden Abbildung können Sie ein Muster des Begleitzettels in der Seitenansicht sehen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 75 von 123

76 6 Lastschrifteinzug 6.1 Inhalte In diesem Kapitel erfahren Sie alles über den Lastschrifteinzug. Es gliedert sich in folgende Abschnitte Begriffsbestimmungen und Definitionen SEPA-Lastschriften mit Mandatsverwaltung und Fristenberechnung SEPA-Lastschriften mit Mandaten ohne Fristenberechnung Konventionelles Lastschriftverfahren Hinweis: Die Regeln und Datenformate für SEPA sind nur für den Verkehr zwischen den Banken verbindlich geregelt, nicht aber für die Kunde-Bank-Beziehung. Sprechen Sie bitte vor dem ersten Einsatz des SEPA-Lastschrifteinzuges mit Ihrer Bank. Wählen Sie dann die richtigen Einstellungen in der Zahlungsverkehr Einrichtung. Erstellen Sie eine Testdatei und geben Sie bitte diese Ihrer Bank zur Prüfung. Um auf das SEPA-Verfahren umzustellen benötigen Sie veränderte Einstellungen in den Einrichtungstabellen. Testen Sie die neuen Prozesse ausführlich. Berücksichtigen Sie, dass es bei der Umstellung auf das neue SEPA-Verfahren nicht nur um die Software geht. Passen Sie die Prozesse ihres Unternehmens dem neuen Verfahren an. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 76 von 123

77 6.2 Definitionen und Begriffsbestimmungen für SEPA SEPA SEPA steht für Single Euro Payments Area und bezeichnet den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem alle Zahlungen wie inländische Zahlungen behandelt werden. Seit dem Start von SEPA im Januar 2008 wird nicht mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen unterschieden. Mit SEPA können bargeldlose Euro-Zahlungen von einem einzigen Konto innerhalb Europas unter Nutzung der gleichen Zahlungsmöglichkeiten wie auf nationaler Ebene vorgenommen werden. Ab dem verlieren in den Teilnehmerländern die nationalen Datenformate ihre Gültigkeit. Es ist dann auch im nationalen Raum mit IBAN und SWIFT Code zu arbeiten. Das gilt sowohl für die Überweisungen als auch für die Lastschrifteinzüge Der technische Standard in SEPA IBAN SEPA wurde als XML-Nachrichtenformat auf Basis des weltweiten Standards ISO entwickelt. Dieser einheitliche technische Standard bildet somit künftig die Grundlage für die Abwicklung von Zahlungen im SEPA-Raum. Ein bedeutender Unterschied zu den bisherigen nationalen Verfahren besteht darin, dass der Überweisende und der Begünstigte (sowie deren Kreditinstitute) an Hand von IBAN und BIC anstelle von nationaler Bankleitzahl und Kontonummer zu identifizieren sind. IBAN steht für International Bank Account Number und ist eine standardisierte, internationale Bank-/Kontonummer für nationale und grenzüberschreitende Zahlungen. Sie besteht aus maximal 34 Stellen, die je nach Land unterschiedlich genutzt werden können. Lediglich die ersten vier Stellen sind fest definiert. In Deutschland wird die IBAN mit 22 Stellen dargestellt: In den ersten zwei Stellen wird das Länderkennzeichen abgebildet (DE für Deutschland). Eine zweistellige Prüfziffer dient zur Kontrolle der Kontonummer und Bankverbindung vor Ausführung der Zahlung. Anschließend folgt die achtstellige Bankleitzahl des Kontoinhabers (hier ) sowie von hinten aufgefüllt die Kontonummer, welche je nach Kreditinstitut bis zu zehn Stellen umfasst. Bankkunden finden ihre IBAN auf dem Kontoauszug. Für die Umstellung der Kontodaten der heute im deutschen Zahlungsverkehr gebräuchlichen Kontonummern und Bankleitzahlen auf die international verwendeten IBAN und BIC stellt NAV einige Hilfsmittel zur Verfügung (s.u.) BIC (SWIFT-Code) BIC steht für Bank Identifier Code und ist die internationale Bankleitzahl eines Kreditinstituts. Der BIC besteht aus maximal elf Stellen und wird auch als SWIFT-Code bezeichnet. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 77 von 123

78 Die ersten vier Stellen entsprechen der Bankbezeichnung, sind alphanumerisch und können frei gewählt werden (z.b. MARK für die Deutsche Bundesbank). Darauf folgt die Länderkennung, welche dem ISO-Code des jeweiligen Landes entspricht. Sie besteht aus zwei Stellen (z.b. DE für Deutschland). Anschließend folgt eine zweistellige Orts-/Regionsangabe (z.b. FF für Frankfurt am Main). Die letzten drei Stellen können für Filialbezeichnungen genutzt werden (hier XXX als Platzhalter) und sind frei wählbar. Sie können jedoch auch frei bleiben Gläubiger ID Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist ein verpflichtendes Merkmal zur kontounabhängigen, eindeutigen Kennzeichnung des Gläubigers einer Lastschrift. Sie wird im Rahmen des SEPA-Lastschriftverfahrens zwingend benötigt. Sie ermöglicht zusammen mit der Mandatsreferenznummer eine eindeutige Identifizierbarkeit des Mandats einer Lastschrift. Die Gläubiger ID ist in den einzelnen Ländern unterschiedlich lang. Sie kann maximal 28 Zeichen umfassen. Die Gläubiger-Identifikationsnummer für Deutschland ist genau 18 Stellen lang und wie folgt aufgebaut: Die Stellen 1-2 enthalten den ISO-Ländercode für Deutschland (DE) als Land der Ausgabe der Gläubiger-ID. Die Stellen 3-4 enthalten die Prüfziffer, die analog der IBAN-Prüfziffer (ISO 13616) berechnet wird, jedoch ohne Berücksichtigung der Geschäftsbereichskennung. Die Stellen 5-7 enthalten die Geschäftsbereichskennung (Creditor Business Code), die vom Lastschriftgläubiger - beispielsweise zur Kennzeichnung einzelner Geschäftsbereiche oder Filialen des Lastschriftgläubigers - beliebig mit alphanumerischen Zeichen versehen werden kann. Nicht zulässig sind Blanks, Sonderzeichen und Umlaute. Standardmäßig werden diese drei Stellen mit den Buchstaben ZZZ belegt. Die folgenden Stellen 8-18 enthalten das nationale Identifikationsmerkmal für den Lastschriftgläubiger in fortlaufend aufsteigender Nummerierung. Die achte Stelle der Gläubiger- Identifikationsnummer wird b. a. w. immer mit '0' belegt Die Gläubiger ID für Deutschland ist bei der Bundesbank zu beantragen und wird von dieser vergeben. Der Antrag kann unter folgendem Link gestellt werden Die SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer) Die SEPA-Überweisung wird seit dem 28. Januar 2008 von fast allen Banken angeboten. Durch die Umsetzung der Richtlinie für Zahlungsdienste im Binnenmarkt in nationales Recht darf die Abwicklungszeit im nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr in Eu- akquinet dynamic solutions GmbH Seite 78 von 123

79 ropa ab November nicht mehr als drei Bankgeschäftstage (ab 2012 nur noch ein Bankgeschäftstag) betragen. Dies ist unabhängig davon, in welchem Land des SEPA-Raumes der Zahlungsempfänger sein Konto unterhält Die SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit) Aufgrund der unterschiedlichen rechtlichen Rahmenbedingungen und verschiedenen nationalen Lastschriftverfahren hatte man sich für die Entwicklung eines völlig neuen SEPA-Lastschriftverfahrens entschieden. Ab November können Kreditinstitute die SEPA-Lastschrift anbieten. Vorgesehen sind zwei Lastschriftverfahren: eine Basisvariante (SEPA Core Direct Debit) sowie ein Verfahren, das ausschließlich für den Verkehr mit Geschäftskunden vorgesehen ist (Firmenlastschrift oder SEPA Business to Business Direct Debit). Die Basisversion der SEPA-Lastschrift enthält vom deutschen Einzugsermächtigungslastschriftverfahren zahlreiche bekannte Elemente. Die Firmenlastschrift berücksichtigt die Bedürfnisse von Geschäftskunden und ist dem heutigen Abbuchungsverfahren ähnlich. SEPA-Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit) Erstmalige Lastschriften müssen fünf Tage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen, darauf folgende Zahlungen hingegen mindestens zwei Tage vor Fälligkeit. Die Vorlauffrist für einmalige Lastschriften beträgt ebenfalls fünf Tage. Eine SEPA-Basislastschrift kann innerhalb von acht Wochen nach Belastung an den Einreicher zurückgegeben werden, d.h. die entsprechende Kontobelastung rückgängig gemacht werden. Bei Vorliegen einer unautorisierten Lastschrift, d.h. einer unrechtmäßigen Kontobelastung, kann die Zahlung innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung zurückgegeben werden. SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit) Einmalige, erstmalige oder Folgelastschriften müssen einen Tag vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Bei der SEPA-Firmenlastschrift besteht keine Möglichkeit der Rückgabe der Lastschrift, da die Bank des Zahlers (Zahlstelle) verpflichtet ist, die Mandatsdaten bereits vor der Belastung auf Übereinstimmung mit der vorliegenden Zahlung zu prüfen. Die rechtliche Legitimation für den Einzug von SEPA-Lastschriften sind SEPA-Mandate. Diese umfassen sowohl die Zustimmung des Zahlungspflichtigen zum Einzug der Zahlung per SEPA- Lastschrift an den Zahlungsempfänger als auch den Auftrag an die eigene Bank zwecks Einlösung und Kontobelastung der Zahlung. Übergang vom heutigen Lastschriftverfahren zur SEPA-Lastschrift Mit einer neu aufgenommenen Regelung zum SEPA-Basislastschriftverfahren wird dem Zahlungsempfänger die Möglichkeit eingeräumt, bestehende Einzugsermächtigungen für die SEPA-Basislastschrift zu verwenden. Dabei gelten folgende Voraussetzungen: Der Zahler muss dem Zahlungsempfänger eine schriftliche Einzugsermächtigung erteilt haben, da das SEPA-Basislastschriftregelwerk ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat vorschreibt. Der Zahlungsempfänger kann eine Einzugsermächtigung nur dann für SEPA-Basislastschriften einsetzen, wenn dies die Zahlstelle mit dem Zahler vereinbart hat. Zudem muss der Zahlungsempfänger den Zahler vor dem ersten SEPA-Basislastschrifteinzug über den Wechsel des Verfahrens unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz in Textform unterrichten. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 79 von 123

80 6.2.8 Pre-Notifikation Als Vorabinformation ("Pre-Notification") ist jede Mitteilung (z.b. Rechnung, Police, Vertrag) des Lastschrifteinreichers an den Zahler geeignet, die eine Belastung mittels SEPA-Lastschrift ankündigt. Die Vorabinformation muss das Fälligkeitsdatum und den genauen Betrag enthalten und kann auch mehrere Lastschrifteinzüge ankündigen. Sie muss dem Zahler rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit, sofern mit dem Zahler keine andere Frist vereinbart wurde) vor Fälligkeit zugesandt worden sein, damit er sich auf die Kontobelastung einstellen und für entsprechende Deckung sorgen kann. In welcher Art und Weise die Vorabinformation erfolgen kann, ergibt sich aus den Regelungen der jeweiligen Inkassovereinbarung zwischen dem Zahlungsempfänger und seinem Zahlungsdienstleister. Auf Grund dieser Definition wurde in den Zahlungsverkehr kein Verfahren für die Pre-Notifikation implementiert. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 80 von 123

81 7 SEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung und Fristenmanagement Um den SEPA-Lastschrifteinzug mit Mandatsverwaltung und Fristenmanagement nutzen zu können müssen Sie einige Einrichtungen vornehmen. Berücksichtigen Sie, dass über Verwaltung/ AnwendungEinrichtung/ Zahlungsverkehr/ Einrichtungsdaten erstellen auch die bestehenden Einrichtungsdaten aktualisiert werden können. Wählen Sie die Option aktualisieren und hinzufügen für die Stammdaten. Dann werden die bestehenden Einrichtungsdaten nicht überschrieben. 7.1 Zahlungsverkehr Einrichtung Verzweigen Sie in die Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Zahlungsverkehr/ Zahlungsverkehr Einrichtung. Um die Mandatsverwaltung und den SEPA Lastschrifteinzug steuern zu können, gibt es in der Zahlungsverkehr Einrichtung neue er. In diesem Kapitel werden die er beschrieben, die für die Mandatsverwaltung mit Fristenmanagement benötigt werden Registerkarte Allgemein Da nicht alle IBAN Nummern den oben beschriebenen Regeln entsprechen, können Sie mit der Option Ungültige IBAN akzeptieren =Ja erreichen, dass diese auch auf den IBAN ern eingetragen werden können. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 81 von 123

82 7.1.2 Registerkarte Bankbeleg Wenn Sie kreditorische Mandate angelegt haben und diese in der Bankkontoabstimmung prüfen lassen wollen, dann tragen Sie in dem Kreditorische Mandate Prüfen ein JA ein. Mit dieser Option wird in den Zeilen der Bankkontoabstimmung geprüft, ob es zu dem gewählten Kreditor ein gültiges Mandat gibt Registerkarte Verwendungszweck SEPA Verwendungszweck(national) Debitor Wenn Sie Lastschriftdateien im SEPA-Format erstellen, wird aus jeder Buch.-Blattzeile ein Verwendungszweck generiert, der auf dem Kontoauszug des Kunden angezeigt wird. Wenn es sich um einen inländischen Debitor handelt (Ländercode ist leer), wird der Verwendungszweck aus diesem verwendet. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 82 von 123

83 Dafür wurden folgende Platzhalter definiert: %1 = Externe Belegnr. %2 = Ausgleichsbelegnr. %3 = Belegdatum %4 = Zahlungsbetrag %5 = Skontobetrag %6 = Rechnungsbetrag %7 = Buchungsdatum %8 = Währungscode %9 = Ausgleichsbelegart Beispiel %9 %2 V.%3 %8 %4./. SKTO %5 ergibt RE V EUR 4783,45./. SKTO 95,67 Hinweis Bitte beachten Sie, dass der Platz für die Verwendungszwecke im SEPA- Format auf 140 Zeichen begrenzt ist. Sie können einstellen wie viele Zahlungszeilen zu einer Zahlungsposition zusammengefasst werden sollen. Nutzen Sie dazu das Anzahl Posten(Zahlungsposition) im Register SEPA der Zahlungsverkehr Einrichtung. Die Verwendungszwecke passen nicht vollständig in den SEPA-Verwendungszweck, wenn Sie zu viele Platzhalter verwenden. Wenn Sie auf den AssistButton hinter dem klicken wird Ihre Eingabe mit Beispielen aufgelöst. Bitte berücksichtigen Sie, dass die SEPA Datei als fehlerhaft abgewiesen wird, wenn der Verwendungszweck nicht gefüllt ist. SEPA Verwendungszweck (international) Debitor Wenn es sich um einen ausländischen Debitor handelt (Ländercode ist gefüllt), wird der Verwendungszweck aus diesem verwendet (Bedeutung der Parameter s.o.). akquinet dynamic solutions GmbH Seite 83 von 123

84 7.1.4 Registerkarte SEPA Mit Begleitbrief (DTA/SEPA) Anzahl Posten (SEPA) Anzahl Posten(Zahlungspositio-nen) Wird in diesem Kontrollkästchen ein Häkchen gesetzt, so zeigt dies an, dass ab einer bestimmten Anzahl von Zahlungsposten nur noch 1 Summenzahlungsposten erstellt werden soll. Außerdem wird ein Begleitbrief (Zahlungsavis) aufbereitet, der die in der Datei aufsummierten Posten für den Empfänger wieder in die Einzelpositionen aufschlüsselt. Das Mit Begleitbrief (DTA/SEPA) wird immer in Verbindung mit den ern Anzahl Posten (DTA) und Anzahl Posten (SEPA) verwendet. Hier ist die tatsächliche Anzahl von Zahlungsposten anzugeben, ab der ein Avis erzeugt werden soll. Das wird nur aktiv, wenn Sie Mit Begleitbrief (DTA/SEPA) markiert haben. Die Anzahl kann im Debitorenstamm auf dem Anz. Posten pro Begleitbrief individuell pro Debitor festgelegt werden. In diesem legen Sie fest, ab wie viel Zahlungszeilen im Buchblatt eine neue Zahlungsposition in der SEPA Datei erzeugt werden soll. Setzen Sie diese Anzahl in Verbindung mit der Parametrierung Ihrer Verwendungszwecke. Wenn die Anzahl der Posten zu hoch ist, können Sie im Verwendungszweck nicht alle notwen- akquinet dynamic solutions GmbH Seite 84 von 123

85 SEPA Zahlungsdateiname SEPA Pfad f. Ausgabe Gläubiger ID Mandat Nummern Mandatserteilung Code Doppelte Mandate zulassen digen Informationen für Ihren Kunden darstellen. Die Voreinstellung für dieses in der Anwendung Zahlungsverkehr Einrichtungsdaten erstellen ist 4. Unter dem Dateinamen, den Sie hier eintragen, wird auf dem SEPA Pfad f. Ausgabe eine Datei erzeugt, die die Zahlungs- bzw. Einzugsdatendaten im SEPA-Format enthält. Der hier eingetragene Name wird bei der Erstellung der SEPA-Datei vorgeschlagen und kann dann individuell überschrieben werden. Geben Sie hier den Pfad ein, der standardmäßig vom Programm vorgeschlagen wird, wenn Sie Zahlungsdateien im SEPA-Format exportieren wollen. Sie können den AssistButton rechts neben dem benutzen, um einen Pfad komfortabel auszuwählen. Hier ist die für Deutschland 18 stellige Gläubiger ID einzutragen. Zu Testzwecken können Sie die Nummer DE98ZZZ verwenden. Die Gläubiger ID können Sie, wie unter Definitionen beschrieben, bei der deutschen Bundesbank beantragen. Tragen Sie hier die Nummernserie für die automatische Vergabe der Mandatsnummern ein. Die Mandatsnummer kann per Definition max. 35 stellig sein. Um eine fortlaufende Nummernvergabe möglich zu machen wurden die Regeln der Nummernserien angewendet. Somit können Sie nur max. 20 stellige Nummern erzeugen. Der Link verzweigt auf die Tabelle Mandatserteilung. In dieser Tabelle werden die Texte für die Schreiben zur Mandatsverwaltung angelegt und verwaltet. Der hier ausgewählte Code wird für den Druck der Schreiben zur Mandatserteilung verwendet. Auf der Ebene des Mandates kann für das gewählte Mandat ein Code ausgewählt werden, der dann nur für das gewählte Mandat gilt. Wenn alle Debitoren das gleiche Schreiben erhalten sollen, muss der Eintrag nur in diesem gemacht werden. Wenn diese Option auf JA gesetzt ist, können Sie mehrere Mandate pro Debitor und Bankkonto anlegen. Bitte beachten Sie, dass in der weiteren Verarbeitung auch bei dieser Option immer das erste gültige Mandat in die Debitorenposten zurückgeschrieben wird. Wenn die Option auf NEIN gesetzt ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn Sie versuchen, ein weiteres Mandat für den gleichen Debitor und das gleiche Bankkonto anzulegen. Hinweis: Benötigen Sie mehrere Mandate pro Debitor und Bankkonto ist abzustimmen, durch welchen Vorgang die richtige Mandatsnummer in den Debitorenposten übernommen wird. Eine zusätzliche Programmanpassung im Modul Verkauf ist dann notwendig. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 85 von 123

86 Mandatsfreigabe ohne Druck zulassen Nur eine Gläubiger ID verwenden Datum Pre-Notifikation ist Belegdatum Zurücksetzen von letzter Einzug zulassen SEPA Einzug nutzen Anzahl Tage Einzelmandat Anzahl Tage Erstlastschrift Core Anzahl Tage Folgelastschrift Core Wenn diese Option gesetzt ist, wird bei der Freigabe eines Mandates nicht geprüft, ob das Ausgangsbelegdatum der Mandatserteilung ein Datum enthält. So ist es möglich, Mandate freizugeben, ohne dass die Schreiben zur Mandatserteilung über das Modul Zahlungsverkehr SEPA & Inland erstellt wurden. Die Gläubiger ID lässt in der Stelle Platz für 3 Zeichen zur individuellen Kennzeichnung von Geschäftsbereichen. Die Stellen können beliebig mit alphanumerischen Zeichen versehen werden. Nicht zulässig sind Blanks, Sonderzeichen und Umlaute. Ist die Option mit JA belegt, gibt es keine Gläubiger ID für unterschiedliche Geschäftsbereiche, und es wird für alle Prozesse die Gläubiger ID der Tabelle Zahlungsverkehr Einrichtung verwendet. Ist die Option mit Nein belegt, können Sie die Gläubiger ID in dem jeweiligen Bankkonto, das zu dem Geschäftsbereich gehört, hinterlegen. In die Debitorenposten wurde ein neues Datum Pre Notifikation aufgenommen. Wenn dieses mit dem Belegdatum der Rechnung oder Gutschrift gefüllt werden soll, setzen Sie diese Option auf JA, sonst wird das Buchungsdatum der Rechnung oder Gutschrift verwendet. Ist diese Option auf JA gesetzt, können Sie die im Mandat gesetzte Option nächster Einzug ist letzter Einzug wieder zurücksetzen und damit ein Mandat, das die Einzugsart FNAL hat, wieder aktivieren. Diese Option muss auf JA gesetzt werden, um den Lastschriftvorschlag SEPA mit Mandatsverwaltung und Fristenmanagement zu benutzen. Beim Erstellen des Zahlungsvorschlags müssen Sie dann das Einzugsdatum verwenden und eine Mandatsart wählen. Die im Lastschriftvorschlag stehenden Posten werden dann nach SEPA Fälligkeit, Einzugsart und Debitor sortiert. Möchten Sie nicht alle Debitoren gleichzeitig auf den SEPA Lastschrifteinzug umstellen, können Sie im Zahlungseingangsbuchblatt einen Parameter setzen, um aus diesem Buchblatt heraus einen DTA Lastschrifteinzug heraus zu erstellen. Hier ist die Anzahl Tage für den Einzug eines Einzelmandats einzutragen. Der Eintrag dient der Berechnung des neuen es Einzugsdatum in den Debitorenposten. Hier ist die Anzahl Tage für die Erstlastschrift Core einzutragen. Der Eintrag dient der Berechnung des neuen es Einzugsdatum in den Debitorenposten. Hier ist die Anzahl Tage für die Folgelastschrift Core einzutragen. Der Eintrag dient der Berechnung des neuen es Einzugsdatum in den Debitorenposten. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 86 von 123

87 Anzahl Tage B2B Anzahl Tage Pre-Notification Zahlungsbedingungen berücksichtigen Core&B2B trennen Zahlungsverkehr Kalender nutzen Basiskalender Debitorenposten aktualisieren bei Mandats- Freigabe Hier ist die Anzahl Tage für das B2B Verfahren einzutragen. Der Eintrag dient der Berechnung des neuen es Einzugsdatum in den Debitorenposten. Hier ist die Anzahl Tage für die Pre-Notifikation einzutragen. Der Eintrag dient der Berechnung des neuen es Einzugsdatum in den Debitorenposten. Wenn die Option auf JA gesetzt ist, wird bei der Berechnung des Einzugsdatums das Fälligkeitsdatum aus den Debitorenposten berücksichtigt. Die Option dient zur Berechnung des Einzugsdatums. Die Option muss immer auf JA gesetzt sein. Damit wird erreicht, dass im Lastschriftvorschlag eine der Optionen (Core oder B2B) gewählt werden muss, weil in einer Lastschrift XML Datei keine Daten unterschiedlicher Mandatsarten verarbeitet werden können. In älteren Lizenzmodellen ist das Kalendarium im Modul Manufacturing enthalten. Damit auch hier mit dem Kalendarium gearbeitet werden kann, wurde ein Zahlungsverkehr Kalender eingeführt. Mit dieser Option schalten Sie die Nutzung des Zahlungsverkehr Kalenders frei. Wenn Sie die Option auf JA setzten, dann können Sie einen eigenen Kalender für den Zahlungsverkehr anlegen. Wenn Sie die Option auf NEIN setzen können Sie den Basiskalender von Microsoft Dynamics NAV nutzen. Diese Option ist für alle User mit einem alten Lizenzmodell wichtig. Wenn für die Berechnung des Einzugsdatums ein Kalendarium verwendet werden soll, kann hier ein Kalender hinterlegt werden. Dann werden bei der Ermittlung des Einzugsdatums Sonn-und Feiertage des Kalenders berücksichtigt. Nutzen Sie diese Funktion, um die Zahlungen pünktlich bei den Banken einzureichen. Abhängig von der Option im Zahlungsverkehr Kalender nutzen tragen Sie hier einen Basiskalender oder einen Zahlungsverkehr Kalender ein. Die Funktion des Kalendariums ist für beide Kalenderarten gleich. Ist diese Option auf JA gesetzt, wird beim Freigeben eines Mandates geprüft, ob es offene Debitorenposten für diesen Debitor gibt. In diese Posten wird die Mandatsnummer eingetragen und die Funktion zur Berechnung des Einzugsdatums ausgeführt, wenn das Mandat freigegeben wird. Ist die Option NEIN, werden die bereits gebuchten Debitorenposten nicht aktualisiert. Die Einstellung in diesem ist wichtig für die Umstellung vom herkömmlichen auf das SEPA Lastschriftverfahren. Wenn Sie den Inhalt des es auf NEIN stellen, wird die Mandatsnummer erst akquinet dynamic solutions GmbH Seite 87 von 123

88 Belegart aktualisieren Belegart Zahlung aktualisieren Belegart Erstattung aktualisieren beim Buchen neuer Rechnungen oder Gutschriften in die Debitorenposten geschrieben. Unabhängig von der Einstellung in diesem wird beim Buchen der Zahlungen das Einzugsdatum neu berechnet. Damit wird sichergestellt, dass der Folgeeinzug zu einem Mandat nicht mit der gleichen Frequenz wie der Ersteinzug erfolgt. Grundsätzlich werden die Mandatsnummern in die Debitorenposten geschrieben, die offen sind und deren Belegart Rechnung o- der Gutschrift sind. Setzen Sie diese Option auf Ja, werden auch Posten mit der Belegart in das Verfahren integriert. Grundsätzlich werden die Mandatsnummern in die Debitorenposten geschrieben, die offen sind und deren Belegart Rechnung o- der Gutschrift sind. Setzen Sie diese Option auf Ja, werden auch Posten mit der Belegart Zahlung in das Verfahren integriert. Grundsätzlich werden die Mandatsnummern in die Debitorenposten geschrieben, die offen sind und deren Belegart Rechnung o- der Gutschrift sind. Setzen Sie diese Option auf Ja, werden auch Posten mit der Belegart Erstattung in das Verfahren integriert. Wenn Sie weitere Belegarten in das Lastschriftverfahren integrieren, sollten Sie sich dabei über die Frage der Prenotifikation Gedanken machen. Hinweis: Berechnung des Einzugsdatums Zur Berechnung des Einzugsdatums sind zwei Modelle möglich: Entweder wird mit dem Fälligkeitsdatum des Standards gearbeitet. Dann ist die Option Zahlungsbedingungen berücksichtigen auf JA zu setzen und die Anzahl Tage Pre-Notification auf null. In diesem Falle wird je Mandatsart und Einzugsart ausgehend vom Fälligkeitsdatum unter Berücksichtigung des hinterlegten Kalenders die jeweilige Anzahl von Tagen subtrahiert. Beispiel: Mandatsart: Core, Einzugsart: FRST Einzugsdatum = (Fälligkeitsdatum=Fälligkeitsdatum SEPA) - Anzahl Tage Erstlastschrift Core - Anzahl Feiertage aus Kalender Mandatsart B2B, Einzugsart jede mögliche Einzugsdatum = Fälligkeitsdatum SEPA - Anzahl Tage B2B - Anzahl Feiertage aus Kalender Oder Sie setzen die Option Zahlungsbedingungen berücksichtigen auf NEIN und tragen in das Anzahl Tage Pre-Notification die Anzahl der Tage ein, die für die Pre- Notifikation gelten soll. In der Regel sind das 14 Tage. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 88 von 123

89 Dann wird das Einzugsdatum wie folgt berechnet: Einzugsdatum = Belegdatum(bzw. Buchungsdatum) des Beleges + Anzahl Tage Pre-Notification - Anzahl Tage je Mandatsart - Anzahl Feiertage aus Kalender Bitte ändern Sie die Einstellungen zur Berechnung des Einzugsdatums in der Zahlungsverkehr Einrichtung nicht mehr, wenn Sie bereits Rechnungen und Gutschriften gebucht haben, weil dann eventuell das Einzugsdatum neu berechnet wird. 7.2 Bankkonteneinrichtung und Gläubiger ID Verzweigen Sie in die Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Bankkonten. In der Tabelle Bankkonto werden für die SEPA Lastschrifteinzüge folgende Informationen benötigt: Bankkonto Registerkarte Transfer SWIFT Code IBAN In diesem ist der SWIFT Code einzutragen. Wenn Sie die Bankleitzahlen aus der von der Bundesbank bereitgestellten Datei einlesen, wird das immer gefüllt bzw. angepasst, wenn das Bankleitzahl editiert wird. Für die Umstellung des Datenbestandes gibt es einen Stapel, mit dem die SWIFT Codes aktualisiert werden können. In diesem ist die IBAN Nummer einzutragen. Es gibt eine Funktion IBAN berechnen. Wenn Sie diese ausführen, wird die IBAN aus Bankleitzahl und Kontonummer ermittelt. Um die Berechnung vorzunehmen, müssen Sie in der Ländertabelle Eintragungen vornehmen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 89 von 123

90 Hinweis: Wird die IBAN eingetragen erfolgt eine Prüfung der Struktur und die Prüfziffer wird berechnet. Da es bei der Berechnung der IBAN Sonderregelungen gibt, können Sie durch eine Einstellung im ungültige IBAN akzeptieren erreichen, das auch eine falsche IBAN in das eingetragen werden kann. Es erfolgt aber ein Hinweis, dass die IBAN nicht den Standardregeln entspricht. Sie benötigen folgende Eintragungen in der Ländertabelle: Maximale Länge IBAN In diesem ist die maximale Länge der IBAN des jeweiligen Landes einzutragen. Aktuelle IBAN Längen (Stand ) Code Name max. Länge IBAN AD Andorra 24 AT Österreich 20 BA Bosnien Herzegowina 20 BE Belgien 16 BG Bulgarien 22 CH Schweiz 21 akquinet dynamic solutions GmbH Seite 90 von 123

91 CY Zypern 28 CZ Tschechien 24 DE Deutschland 22 DK Dänemark 18 EE Estland 20 ES Spanien 24 FI Finnland 18 FR Frankreich 27 GB Großbritannien 22 GI Gibraltar 23 GR Griechenland 27 HR Kroatien 21 HU Ungarn 28 IE Irland 22 IL Israel 23 IS Island 26 IT Italien 27 LI Liechtenstein 21 LT Litauen 20 LU Luxemburg 20 LV Lettland 21 MC Monaco 27 ME Montenegro 22 MK Mazedonien 19 MT Malta 31 MU Mauritius 30 NL Niederlande 18 NO Norwegen 15 PL Polen 28 PT Portugal 25 RO Rumänien 24 RS Serbien 22 SE Schweden 24 akquinet dynamic solutions GmbH Seite 91 von 123

92 Länge BLZ SI Slowenien 19 SK Slowakei 24 TN Tunesien 24 TR Türkei 26 Wenn Sie die Länge der IBAN berechnen lassen wollen, tragen Sie hier die Länge der Bankleitzahlen für die jeweiligen Länder ein. Aktuell gültige Bankleitzahllängen: (Stand: ) Code Name Länge BLZ AD Andorra 8 AT Österreich 5 BA Bosnien Herzegowina 6 BE Belgien 3 BG Bulgarien 8 CH Schweiz 5 CY Zypern 8 CZ Tschechien 4 DE Deutschland 8 DK Dänemark 4 EE Estland 4 ES Spanien 8 FI Finnland 6 FR Frankreich 10 GB Großbritannien 10 GI Gibraltar 4 GR Griechenland 7 HR Kroatien 7 HU Ungarn 7 IE Irland 10 IL Israel 6 IS Island 4 IT Italien 10 LI Liechtenstein 5 LT Litauen 5 LU Luxemburg 3 LV Lettland 4 MC Monaco 11 ME Montenegro 3 MK Mazedonien 3 MT Malta 9 akquinet dynamic solutions GmbH Seite 92 von 123

93 MU Mauritius 8 NL Niederlande 4 NO Norwegen 4 PL Polen 8 PT Portugal 8 RO Rumänien 4 RS Serbien 3 SE Schweden 3 SI Slowenien 5 SK Slowakei 4 TN Tunesien 6 TR Türkei Funktion zum Berechnen von IBAN und Aktualisieren des SWIFT Codes Sie können aus den oben beschriebenen Daten die IBAN entweder für das bearbeitete Konto berechnen lassen oder unter Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Periodische Aktivitäten/ IBAN berechnen die IBAN für ausgewählte oder alle Konten berechnen lassen. Neben dem Berechnen der IBAN kann auch der SWIFT Code in den gewählten Tabellen aktualisiert werden. Berücksichtigen Sie, dass die IBAN Berechnung den Standard IBAN Regeln der Deutschen Bundesbank entspricht. Sonderregelungen wurden nicht berücksichtigt. Hinweis: Die Berechnung der IBAN erfolgt nach den Standardregeln. Einige Banken haben bei der Deutschen Bundesbank Sonderregelungen beantragt. Sie können nicht davon ausgehen, das die berechnete IBAN in 100% der Fälle richtig ist. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 93 von 123

94 Bankkonto Debitor Bankkonto Kreditor Bankkonto Bankkonto Debitor Bankkonto Kreditor Bankkonto Setzen Sie diese Option auf JA, wird für alle gewählten Bankkonten unter Berücksichtigung des Ländercodes die IBAN neu berechnet. Kann die IBAN nicht berechnet werden, wird eine Liste mit den Bankkonten ausgegeben, für die eine Berechnung nicht möglich ist. Setzen Sie diese Option auf JA, wird für alle gewählten Debitorenbankkonten unter Berücksichtigung des Ländercodes die IBAN neu berechnet. Setzen Sie diese Option auf JA, wird für alle gewählten Kreditorenbankkonten unter Berücksichtigung des Ländercodes die IBAN neu berechnet. Setzen Sie diese Option auf JA, wird für alle gewählten Bankkonten der SWIFT Code aus der Tabelle Bankleitzahlen aktualisiert. Setzen Sie diese Option auf JA, wird für alle gewählten Debitorenbankkonten der SWIFT Code aus der Tabelle Bankleitzahlen aktualisiert. Setzen Sie diese Option auf JA, wird für alle gewählten Kreditorenbankkonten der SWIFT Code aus der Tabelle Bankleitzahlen aktualisiert. Wenn nicht alle Bankkonten, Debitorenbankkonten und Kreditorenbankkonten aktualisiert werden sollen, setzen Sie die entsprechenden Filter in den Registerkarten Bankkonto, Debitorenbankkonto oder Kreditorenbankkonto Bankkonto Registerkarte SEPA akquinet dynamic solutions GmbH Seite 94 von 123

95 Wenn Sie hier eine Gläubiger ID eingetragen, gilt diese nur für dieses Bankkonto. Wenn Sie mit unterschiedlichen Gläubiger ID Nummern arbeiten, dann muss das Nur eine Gläubiger ID verwenden in der Zahlungsverkehr Einrichtung auf NEIN gesetzt werden. Soll die Gläubiger ID auf die zulässige Länge geprüft werden, sind die Längen für die einzelnen Länder in der Ländertabelle einzutragen. SEPA Land Länge Gläubiger ID Hier werden alle Länder gekennzeichnet, die zum SEPA Raum gehören. Für die gekennzeichneten Länder erfolgt die Prüfung der Länge der Gläubiger ID. Hier wird die Länge der Gläubiger ID eingetragen. 7.3 Debitorenbankkonten Wenn Sie mit abweichenden Kontoinhabern arbeiten, können Sie deren Namen und Adressen in die Debitorenbankkonten eintragen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 95 von 123

96 Hinweis: Wenn Sie für die Mandatsverwaltung den abweichenden Kontoinhaber benötigen, tragen Sie den Namen im Inhaber Name ein, nicht in dem abweichender Kontoinhaber. Das abweichender Kontoinhaber wird nur bei Lastschrifteinzug im DTA Format verwendet. 7.4 Mandatsverwaltung Es ist möglich, mehrere Mandate pro Debitor bzw. Kreditor und Bankkonto anzulegen. In der weiteren Verarbeitung innerhalb des Zahlungsverkehrs gibt es aber immer nur eine aktive Bank ( Clearing ist JA), die für die elektronische Erstellung der Zahlungsdateien verwendet wird. Es wurde hier eine offene Architektur geschaffen, die es möglich macht, mit verschiedenen Mandaten pro Debitor bzw. Kreditor zu arbeiten. Hinweis: Wenn Sie mit mehreren Mandaten pro Debitor arbeiten wollen, müssen Sie abstimmen, in welchem Prozess festgelegt wird, welche Mandatsnummer dafür verwendet werden soll. Das Modul Zahlungsverkehr schreibt immer das erste gültige Mandat in den Debitorenposten Anlegen von Mandaten Mandate können in einer separaten Tabelle verwaltet werden. In dieser Tabelle können debitorische und/oder kreditorische Mandate manuell oder automatisch angelegt werden. Folgende er sind in der Tabelle Mandate enthalten. Sie finden die Tabelle Mandate unter Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Mandate. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 96 von 123

97 Code Typ Nr. Bankkonto Mandatsart Einzelmandat Datum letzter Einzug Eindeutige Mandatsnummer - in der Zahlungsverkehr Einrichtung kann eine Nummernserie hinterlegt werden, oder es kann manuell eine max. 20-stellige Nummer vergeben werden (lt. Rolebook darf die Nummer alphanumerisch sein und maximal 35 Zeichen umfassen). Um eine automatische Nummernvergabe zu ermöglichen, wurde sie hier auf 20 Zeichen beschränkt. Option: Debitor oder Kreditor Debitoren- oder Kreditorennummer, für die das Mandat erteilt wurde Es stehen die Bankkonten des gewählten Debitors bzw. Kreditors zur Auswahl; wenn das gewählte Bankkonto nicht die Bank mit dem Optionsfeld Clearing = JA ist, wird ein Warnhinweis ausgegeben. Sie können für jede Bank des Debitoren bzw. Kreditoren ein Mandat anlegen, berücksichtigen Sie aber, dass beim Erstellen der Lastschriftdatei nur die Bank mit der Option Clearing = JA verwendet wird. Option: leer, Core(SEPA Basis-Lastschrift), B2B(SEPA Firmenlastschrift); ist der Typ Debitor, muss das gefüllt werden. Sie erhalten eine Fehlermeldung beim Freigeben, wenn Sie keine Mandatsart gewählt haben. Damit wird ein Einmaleinzug festgelegt. Das Einzugsart wird automatisch mit der Option OOFF belegt. Wird beim Buchen der Zahlungen des Lastschrifteinzuges automatisch mit dem Buchungsdatum der letzten Zahlung gefüllt. Das ist in der Regel das Datum des letzten Lastschrifteinzuges. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 97 von 123

98 Letztes Fälligkeitsdatum SEPA Gehört zu Debitorenposten Einzugsart Mandatserteilungscode Anz. archivierter Versionen Freigegeben Wird beim Buchen des Lastschrifteinzuges automatisch mit dem SEPA Fälligkeitsdatum der letzten Zahlung gefüllt. Zeigt die laufende Nummer des Debitorenpostens der letzten SEPA Zahlung an. Option: FRST- erster Einzug; RCUR-Folgeeinzug; FNAL letzter Einzug; OOFF einmaliger Einzug Das wird automatisch gefüllt und kann nicht editiert werden. Wenn Sie auf Grund einer Rücklastschrift die Einzugsart von RCUR auf FRST zurücksetzen müssen, nutzen Sie über den Button Mandat die Funktion Einzugsart auf FRST setzen. Ein Status zurücksetzen und erneut freigeben ist nicht erforderlich. Code mit Verweis auf eine Tabelle, in der Texte für das Schreiben für die Mandatserteilung verwaltet werden. Der Code kann leer bleiben, dann wird der Code aus der Zahlungsverkehr Einrichtung verwendet. In diesem kann z.b. ein separater Mandatserteilungscode hinterlegt werden, wenn das Bankkonto einen separaten Kontoinhaber hat und somit nicht das Standardschreiben an den Debitor übermittelt werden soll. Wird automatisch verwaltet. Der Link verweist auf die älteren Versionen dieses Mandates. Immer wenn das Mandat freigegeben wird, entsteht eine neue Version. Weiterhin entsteht automatisch eine neue Version, wenn eine SEPA Zahlung mit dem Mandat gebucht wird. Über den Lookup kommen Sie in die Übersicht der archivierten Versionen zu diesem Mandat. Wird automatisch gesetzt, wenn das Mandat über die Funktion Freigeben geprüft wurde. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 98 von 123

99 Mandat gültig ab Mandat gültig bis Mandat gültig bis (manuell) Mandat gültig Widerruf Datum Widerruf Grund Ausgangsbelegdatum der Mandatserteilung Hier ist das Datum einzutragen, ab dem das Mandat gültig ist. Wird automatisch ermittelt. Es werden entweder 36 Monate auf das Datum Gültig ab oder nach bereits erfolgtem Einzug auf das Datum letzter Einzug addiert. Bei einem Einzelmandat ist das ohne Bedeutung. Wenn durch z. B. Kündigung oder sonstige Beendigung des Mandates das Datum Mandat gültig bis verändert werden muss, kann in dieses ein Gültigkeitsende eingetragen werden. Wenn das gefüllt ist, hat es Vorrang vor dem Inhalt des es Mandat gültig bis. Sagt, dass das Mandat gültig ist. Es wird automatisch beim Freigeben gesetzt. Wird ein Mandat ungültig, so wird auch die Mandatsnummer aus den noch vorhandenen offenen Posten gelöscht. Hier wird das Datum erfasst, zu dem das Mandat widerrufen wird. In dieser Tabelle können die Gründe für den Widerruf angelegt werden. Hier wird das Datum gespeichert, an dem das Schreiben für die Mandatserteilung aus NAV gedruckt wurde. Wenn Sie ein Mandat angelegt haben, müssen Sie es anschließend drucken. Nachdem der Kunde das Mandat erteilt hat, tragen Sie in dem Mandat gültig ab das Datum ein, ab dem das Mandat gültig ist und geben das Mandat anschließend über den Button Mandat und die Funktion freigeben frei Drucken von Mandaten Es ist möglich, verschiedene Schreiben für die Mandatserteilung zu gestalten. Dazu wurde eine Tabelle Mandatserteilung Texte angelegt. Die Tabelle wird unter Einrichtung Zahlungsverkehr gepflegt. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 99 von 123

100 Es können unterschiedliche Schreiben angelegt werden. Unter folgendem Link sind Muster für die unterschiedlichen Schreiben zur Mandatserteilung zu finden. Die Texte können mittels Platzhalter gestaltet werden. Folgende Platzhalter können Sie verwenden. %1 Firmenname %2 Gläubiger ID %3 Mandatsnummer %4 IBAN %5 Konto Inhaber Name (Sonst Name) %6 Konto Inhaber Name 2 (Sonst Name 2) %7 Konto Inhaber Adresse (Sonst Adresse) %8 Konto Inhaber Adresse 2 (Sonst Adresse 2) %9 Konto Inhaber PLZ (Sonst PLZ) %10 Konto Inhaber Ort (Sonst Ort) %11 Einzelmandat: 'Einmalig eine Zahlung', sonst 'Zahlungen' %12 Einzelmandat: 'Lastschrift', sonst 'Lastschriften' %13 Swift Code %14 Name der Debitorenbank akquinet dynamic solutions GmbH Seite 100 von 123

101 %15 Name des Debitors Die Schreiben zur Mandatserteilung können entweder aus dem Mandat heraus oder als Stapel gedruckt werden. Wenn Sie ein Einzelmandat drucken wollen, wählen Sie den Button Mandat in der Mandatskarte und dann Mandatserteilung drucken. Wenn Sie mehrere Mandate im Stapel drucken möchten dann wählen Sie unter Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Periodische Aktivitäten/ Mandat Drucken. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 101 von 123

102 Setzen sie die entsprechenden Filter und wählen Sie dann Drucken. Wenn Sie Kopien des Schreibens benötigen, können Sie in dem Anzahl Kopien die Anzahl der benötigten Kopien eintragen Freigeben von Mandaten und Versionen Zum Aktivieren von Mandaten sind diese freizugeben. Bei der Freigabe wird geprüft, ob das Mandat eine Mandatsart und ein Datum Mandat gültig ab enthält. Wenn ein Mandat freigegeben wurde, erhält es die Option freigegeben. Änderungen an ern sind nicht mehr möglich. Müssen Änderungen vorgenommen werden, muss der Status zurückgesetzt werden. Jede Änderung wird protokolliert, in dem bei jeder Freigabe automatisch eine neue Version des Mandates angelegt wird. Mandate können nach dem ersten Einzug nicht mehr gelöscht werden. Beim Buchen der Zeilen eines Lastschrifteinzuges wird das Datum des letzten Einzuges aktualisiert und eine neue Version angelegt. Das Freigeben und Zurücksetzen der Freigabe können Sie unter dem Button Mandat durchführen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 102 von 123

103 7.4.4 Löschen von Mandaten Mandate können nicht mehr gelöscht werden, wenn bereits ein Einzug über dieses Mandat erfolgt ist. Wurde das Mandat angelegt und bereits gedruckt, kann es nur auf erneute Nachfrage gelöscht werden. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 103 von 123

104 7.5 Übergang von derzeitigen Lastschriftverfahren zur SEPA Lastschrift Wenn Sie bereits mit dem Lastschriftverfahren gearbeitet haben und in Papierform unterschriebene Einzugsermächtigungen der Kunden vorliegen, ist eine Umstellung auf das SEPA Basislastschriftverfahren möglich, ohne dass eine Erteilung eines neuen Mandates erfolgen muss. Der Übergang kann dann folgendermaßen gestaltet werden: Es sind für alle Teilnehmer am Lastschriftverfahren Mandate anzulegen und den Kunden ist die Umstellung auf das SEPA Verfahren unter Angabe der Gläubiger ID, Mandatsnummer und Bankverbindungen mitzuteilen. Dieses Verfahren kann angewendet werden, wenn Sie schriftliche Einverständniserklärungen von Ihren Kunden haben, dass diese Ihnen eine Einzugsermächtigung erteilt haben. Für diesen Vorgang können mehrere Mandate automatisch angelegt werden. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 104 von 123

105 7.5.1 Mandate für Debitoren erstellen Alternativ können Sie die Mandate auch unter der Zahlungsverkehr Einrichtung im Stapel anlegen: Folgende Optionen können eingegeben werden: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 105 von 123

106 bezeichnung Nummernserie Mandatsart Mandatserteilung Code Mandat gültig ab Bankkonto für Gläubiger ID Mandat freigeben und drucken Einzelmandat Hier kann eine Nummernserie für die Vergabe der Mandatsnummern hinterlegt werden. Ist das leer, wird die Nummernserie aus der Zahlungsverkehr Einrichtung verwendet Option: Core oder B2B - alle angelegten Mandate bekommen die gewählte Mandatsart Hier kann ein Code für das Mandatsschreiben ausgewählt werden. Ist das leer, wird der Code aus der Zahlungsverkehr Einrichtung verwendet Ab diesem Datum wird auf das SEPA Verfahren umgestellt. Der Inhalt dieses es wird in den angelegten Mandaten auf das Mandat gültig ab übernommen. Hier darf nur ein Bankkonto ausgewählt werden, wenn in der Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegt ist, dass mit mehreren Gläubiger ID Nummern gearbeitet wird. Die Wahl des Bankkontos wird notwendig, um die richtige Gläubiger ID auf das Schreiben für die Mandatserteilung auszugeben. Optionen: Freigeben - für die gewählten Debitoren wird für die Clearing Bank ein Mandat angelegt und freigegeben Freigeben & Drucken - für die gewählten Debitoren wird für die Clearing Bank ein Mandat angelegt, freigegeben und gedruckt Alle angelegten Mandate bekommen die Option Einzelmandat, wenn die Option gewählt wurde. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 106 von 123

107 Setzen Sie die richtigen Filter für die Debitoren, damit nicht zu viele Mandate angelegt werden. 7.6 Debitorenposten In die Tabelle Debitorenposten wurden fünf neue er integriert. Diese werden beim Buchen von Rechnungen und Gutschriften automatisch gefüllt. Die Zahlungsbuchung trägt die Mandatsnummer des ausgeglichenen Postens. Weitere Belegarten werden nicht berücksichtigt, weil diese nicht Pre-notifiziert werden können. Berücksichtigen Sie dieses Verhalten in Ihrem Buchungsgeschehen. Einzugsdatum Datum Pre-Notifikation Mandatsnummer Fälligkeitsdatum SEPA Das Datum wird beim Buchen von Rechnungen und Gutschriften anhand der Einstellungen in der Zahlungsverkehr Einrichtung ermittelt. Das ist das Datum, an dem die Zahlungsanforderungen an die Bank übergeben werden müssen. Der Lastschriftvorschlag wertet dieses Datum aus. Es ist nicht editierbar. Das wird auch aktualisiert, wenn Sie eine SEPA Zahlung buchen, und die Einzugsart ändert sich von FRST auf RCUR. Es wird auch neu berechnet, wenn Sie das Fälligkeitsdatum SEPA oder das Datum Pre- Notifikation ändern. Das Datum, an dem die Pre-Notifikation erstellt wurde. Je nach Einrichtung des Zahlungsverkehrs ist es das Buchungs- oder das Belegdatum der Rechnung oder Gutschrift. Das kann editiert werden. In welcher Form die Pre-Notifikation dem Kunden mitgeteilt wird, ist nicht Bestandteil des Moduls elektronischer Zahlungsverkehr. Hier wird das zum Zeitpunkt der Buchung gültige Mandat eingetragen. Sollte die Einstellung doppelte Mandate zulassen in der Zahlungsverkehr Einrichtung gesetzt sein, können mehrere Mandate angelegt werden. In den Debitorenposten wird immer das erste gültige Mandat übertragen. Die Mandatsnummer ist editierbar. Sollten mehrere Mandate pro Debitor zur Anwendung kommen, ist dieses in den Buchungsprozess von Rechnungen und Gutschriften durch eine Zusatzprogrammierung zu integrieren. Hier wird das Fälligkeitsdatum für den SEPA Lastschrifteinzug berechnet. Je nach Einstellung in der Zahlungsverkehr Einrichtung akquinet dynamic solutions GmbH Seite 107 von 123

108 basiert es auf dem Beleg- oder Buchungsdatum des Beleges + Anzahl der Tage Pre-Notifikation oder es entspricht dem Fälligkeitsdatum, wenn in der Zahlungsverkehr Einrichtung die Option Zahlungsbedingungen berücksichtigen gesetzt ist. Mandat Einzugsart In dieses wird die aktuelle Einzugsart des Mandates übernommen. Das wird aktualisiert, wenn sich der Inhalt des gleichnamigen es in der Tabelle Mandate ändert. Die er Datum Pre-Notifikation, Fälligkeitsdatum SEPA und Mandatsnummer können editiert werden. Wird eines der er geändert, wird die Neuberechnung des Einzugsdatums angestoßen. Gleiches erfolgt auch, wenn das Fälligkeitsdatum manuell geändert wird. Hinweis: Bitte berücksichtigen Sie, dass alle Datumsfelder neu berechnet werden, wenn Sie das Mandat ändern. Sollten Sie das Fälligkeitsdatum der SEPA Lastschrift ändern wollen, muss eine neue Pre-Notifikation erfolgen. Damit ein geändertes Fälligkeitsdatum nicht verloren geht, ändern Sie das Fälligkeitsdatum (nicht das Fälligkeitsdatum SEPA) wenn Sie mit der Option Zahlungsbedingungen berücksichtigen arbeiten. 7.7 Lastschriftvorschlag Wenn Sie neben den SEPA Lastschriftvorschlägen auch noch herkömmliche Lastschriftvorschläge und DTA-Dateien erzeugen wollen, können Sie das im Zahlungseingangsbuchblatt festlegen. Setzen Sie die Option SEPA Einzug nicht nutzen auf JA (Diese Einstellung müssen Sie nur wählen, wenn Sie in der Zahlungsverkehr Einrichtung das SEPA Einzug nutzen auf JA gesetzt haben). Bevor Sie den ersten SEPA Lastschriftvorschlag erstellen, legen Sie fest wann Sie Lastschriftvorschläge machen wollen. Sie werden eine optimale Arbeitsweise erreichen, wenn Sie werktäglich Lastschriftvorschläge erstellen. Legen Sie einen Kalender mit den Sonn-und Feiertagen an und ordnen Sie diesen in der Zahlungsverkehr Einrichtung zu. Wenn Sie aus Lizenzgründen nicht mit dem Standardkalendarium arbeiten, können Sie den Zahlungsverkehr Kalender nutzen. Sie finden ihn unter Zahlungsverkehr/ Abteilungen/ Verwaltung/ Anwendung/ Einrichtung/ Finanzmanagement/ Zahlungsverkehr/ Zahlungsverkehr Kalender. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 108 von 123

109 Der SEPA Lastschriftvorschlag wird Ihnen auch Posten vorschlagen, deren Einzugsdatum überschritten ist, bzw. deren Mandat nicht mehr gültig ist. Beide Fehler werden in den Buchblattzeilen in Form von Optionsfeldern in den Zeilen dargestellt. Posten ohne Mandatsnummer werden nicht vorgeschlagen. Der Lastschriftvorschlag wurde so angepasst, dass Sie den Vorschlag anhand des neuen es Einzugsdatum in den Debitorenposten abfragen können. Weiterhin wurde die Sortierung der entstehenden Zeilen im Zahlungseingangsbuchblatt geändert. Die Zeilen sind jetzt nach Einzugsdatum, Einzugsart und Debitor sortiert. Damit müssen nicht alle Posten eines Debitors untereinander stehen, wenn Sie einen Lastschriftvorschlag für mehrere Einzugsdaten erstellen. Bitte berücksichtigen Sie auch, dass manuelle Ergänzungen von Zeilen möglich sind, diese aber nicht einfach als letzte Zeile erfasst werden können, sondern bezüglich Einzugsdatum, Einzugsart und Debitor an der richtigen Stelle im Buchblatt erfasst werden muss. Wenn Sie diesen Hinweis nicht berücksichtigen, können Posten in der SEPA Datei fehlen oder die Datei kann Fehler enthalten. Starten Sie auch niemals in einem bereits gefüllten Buchblatt einen weiteren Vorschlag. Löschen Sie zuvor den ganzen Vorschlag und erstellen Sie dann einen Neuen. Folgende Einstellungen sind zu treffen, wenn Sie einen Lastschriftvorschlag erstellen wollen: bezeichnung Letztes Fälligkeitsdatum Einzugsdatum Skonto finden Buchungsdatum Das bleibt leer, wenn Sie einen Lastschriftvorschlag für SEPA mit Mandatsverwaltung und Fristenmanagement machen wollen. Das Datum, das Sie hier eintragen, wird mit dem Einzugsdatum in den Debitorenposten verglichen. Alle Posten, deren Einzugsdatum gleich oder kleiner dem angegeben Datum ist, werden vorgeschlagen. Wenn Sie möchten, dass auch das Skontodatum abgefragt wird, setzen Sie hier die Option JA. Bitte beachten Sie, dass das Skontodatum immer anhand der Zahlungsbedingung berechnet wird. Tragen Sie hier das Datum ein, unter dem die Zahlung der Debitorenposten gebucht werden soll. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 109 von 123

110 bezeichnung Start von Belegnummer Neue Belegnr. Pro Zeile Mandatsart Gegenkontoart Gegenkontonr. Bankkontozahlungsart Zahlungsart Währung Mit Überhang Microsoft Dynamics NAV füllt das jeweils mit der nächsten verfügbaren Nummer der Nummernserie, die dem Zahlungseingangsbuchungsblatt zugeordnet ist. Der inhalt dient der Stapelverarbeitung zur Vergabe der Belegnummer. Sie brauchen hier keine Eintragung machen, wenn Sie im Bankkontozahlungsart Clearing auswählen. Dann wird die Belegnummer beim Erstellen der Lastschriftdatei automatisch gefüllt. Wenn Sie dieses leer lassen, so erhalten alle Posten eines Debitors beim Zahlungsvorschlag dieselbe Belegnummer. Wenn Sie JA wählen, wird jeder Posten mit einer eigenständigen Belegnummer versehen. Wenn Sie das Clearingverfahren anwenden möchten, so können Sie dieses ignorieren, da bei der Erstellung von Zahlungsdateien die Belegnummer aus der Inlanddateinummernserie jeweils neu zugeordnet wird. Wählen Sie hier Core oder B2B. Die SEPA Lastschriftdatei darf nur Buchungen gleicher Mandatsart beinhalten. Wenn Sie mit beiden Mandatsarten arbeiten, müssen zwei separate Lastschriftvorschläge erzeugt werden. Die Debitoren müssen keine Filterkriterien bezüglich der Mandatsart beinhalten, weil durch das Mandat die Mandatsart eindeutig festgelegt wird. Wählen Sie hier Bankkonto aus, wenn Sie eine Datei erzeugen wollen. Wählen Sie hier das Bankkonto aus, über das Sie den Lastschrifteinzug durchführen wollen. Wählen Sie hier Clearing, wenn Sie eine Datei erzeugen wollen. Das ist nur von Bedeutung, wenn Sie eine DTA Datei erzeugen wollen. Es ist also egal, welche Option Sie für den SEPA Lastschrifteinzug hier wählen. SEPA Lastschrifteinzüge dürfen nur in EURO erfolgen. Wenn Ihre Mandantenwährung EURO ist, lassen Sie das leer, sonst wählen Sie EURO. Wenn Sie in diesem ein Häkchen setzen, werden auch Gutschriftüberhänge vorgeschlagen, so dass Sie einen Überblick über alle offenen fälligen Posten eines Debitors erhalten, auch wenn diese dann nicht zum Einzug kommen. Achtung: Überhänge führen in der Regel zum Abbruch des Clearings. Wenn Sie den Vorschlag erstellt haben, werden Buchblattzeilen mit den gefundenen Posten gefüllt. Es können unterschiedliche Meldungen ausgegeben werden. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 110 von 123

111 Die Meldung Sie haben Posten in mehreren Währungen erstellt bestätigen Sie bitte einfach. Wenn Sie die Option mit Überhang gewählt haben, prüfen Sie, dass keine Debitoren pro Einzugsdatum vorhanden sind bei denen der Saldo umgekippt ist. Das würde beim Erstellen der Datei zu Fehlern führen. Nutzen Sie die Zahlungsvorschlag Liste SEPA um zu prüfen, das alle Debitoren eine gültige Bankverbindung und ein gültiges Mandat haben. 7.8 Lastschriftdatei erstellen Der Datenaustausch im SEPA-Format unterscheidet sich in der Vorgehensweise kaum vom bekannten DTAUS-Vorgehen. Wenn Sie die Datei erstellen wollen, verzweigen Sie in das Zahlungseingangsbuchblatt. Unter dem Button Zahlungen finden Sie die Funktion Debitor Lastschriftdatei erstellen. Sie haben dann folgende Optionen zur Auswahl: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 111 von 123

112 Bei SEPA Lastschrifteinzug mit Mandatsverwaltung und Fristenmanagement werden in der Datei mehrere Payment Information Blöcke geschrieben. In einem Block werden immer die Zahlungen zusammengefasst, die das gleiche Fälligkeitsdatum und die gleiche Einzugsart haben. Das Datum für den Ausführungstermin wird dem SEPA Fälligkeitsdatum der Debitorenposten entnommen. Alle erzeugten Lastschriftvorschläge werden in den Zahlungsposten protokolliert. Dort können, genau wie bei den kreditorischen Zahlungen, Dateien erneut erstellt werden und Reports gedruckt werden. Das Erstellen der Datei wird abgebrochen, wenn in den Zahlungszeilen ein ungültiges Mandat enthalten ist. Prüfen Sie vor dem Erstellen der Datei, ob es solche Zeilen gibt. In die Buchblattzeilen wurden neue er integriert. bezeichnung Fälligkeitsdatum SEPA Mandatsnummer Mandat ungültig In dieses wird das SEPA Fälligkeitsdatum des zu zahlenden Beleges übernommen. In dieses wird die Mandatsnummer des zu zahlenden Beleges übernommen. Beim Erstellen der Zahlungszeilen wird erneut geprüft, ob das Mandat in dem auszugleichenden Beleg noch gültig ist. Soll eine Datei erstellt werden, die Zahlungszeilen mit ungültigem Mandat enthält, so erfolgt ein Abbruch. Filtern Sie bitte vor dem Erstellen Datei auf ein ungültiges Mandat. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 112 von 123

113 bezeichnung Einzugsdatum abgelaufen Wenn Sie keine regelmäßigen (täglichen) Lastschriftvorschläge erstellen, kann es sein, dass Sie Posten vorgeschlagen bekommen, deren Einzugsdatum in der Vergangenheit liegt. Beim Erstellen der Datei werden diese Posten mit zur Bank gegeben. Prüfen Sie bitte vorher, ob Sie diese Posten mit zur Bank geben wollen. Löschen Sie die Zeilen aus dem Buchblatt. 7.9 Prüfen von kreditorischen Mandaten Wenn Sie kreditorische Mandate angelegt haben, können Sie beim Einlesen der Kontoauszüge bzw. manuellem Erfassen der Auszugszeilen prüfen lassen, ob zu dem offenen Posten des Kreditors ein gültiges Mandat vorhanden ist. Wenn Sie die Bankkontoabstimmung nutzen und in der Zahlungsverkehr Einrichtung die Option Kreditorische Mandate Prüfen auf JA gesetzt haben, wird beim Ausgleich eines Kreditorenkontos in der Bankkontoabstimmungszeile eine Option gesetzt, ob zu dem Kreditoren ein gültiges Mandat vorhanden ist, und die Mandatsnummer wird in ein neues in der Bankkontoabstimmungszeile eingetragen. Wenn Sie die Kontoauszüge manuell erfassen und dazu die FIBU Buchblätter nutzen, können Sie diese Prüfung auch ausführen lassen. Legen Sie dazu ein Buchblatt an und setzen in dem Kreditorische Mandate prüfen die Option auf JA. Dann wird auch in der Buchblattzeile beim Eintrag eines Kreditors geprüft, ob es ein gültiges Mandat gibt. Das Ergebnis wird in der Buchblattzeile in dem Mandatsnummer und Mandat ungültig dargestellt. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 113 von 123

114 akquinet dynamic solutions GmbH Seite 114 von 123

115 8 SEPA Lastschrift ohne Fristenmanagement Der SEPA Lastschrifteinzug ohne Fristenmanagement wurde zuerst in das Modul Zahlungsverkehr implementiert und wurde in dem Modul belassen, weil es bereits bei einigen Unternehmen im Einsatz ist. Wenn Sie nur selten Lastschrifteinzüge machen und nur mit einem Verfahren arbeiten, können Sie diesen Teil des Modules nutzen. Bitte berücksichtigen Sie aber, dass Sie keine Möglichkeiten haben Mandate automatisch anzulegen und zu drucken. Sie werden auch nicht bei der Berechnung der Vorlagefristen bei der Bank unterstützt. Im Weiteren sind die er und Funktionen beschrieben, die nur im Zusammenhang mit der SEPA Lastschrift ohne Fristenmanagement verwendet werden. 8.1 Zahlungsverkehr Einrichtung Verzweigen Sie in die Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Zahlungsverkehr/ Zahlungsverkehr Einrichtung Registerkarte Verwendungszweck SEPA Verwendungszweck(national) Debitor Wenn Sie Lastschriftdateien im SEPA-Format erstellen, wird aus jeder Buch.-Blattzeile ein Verwendungszweck generiert, der auf dem Kontoauszug des Kunden angezeigt wird. Wenn es sich um einen inländischen Debitor handelt (Ländercode ist leer), wird der Verwendungszweck aus diesem verwendet. Dafür wurden folgende Platzhalter definiert: %1 = Externe Belegnr. %2 = Ausgleichsbelegnr. %3 = Belegdatum %4 = Zahlungsbetrag %5 = Skontobetrag akquinet dynamic solutions GmbH Seite 115 von 123

116 %6 = Rechnungsbetrag %7 = Buchungsdatum %8 = Währungscode %9 = Ausgleichsbelegart Beispiel %9 %2 V.%3 %8 %4./. SKTO %5 ergibt RE V EUR 4783,45./. SKTO 95,67 Hinweis Bitte beachten Sie, dass der Platz für die Verwendungszwecke im SEPA-Format auf 140 Zeichen begrenzt ist. Es werden immer maximal 6 Positionen zu einem Zahlungssatz zusammengefasst. Die Verwendungszwecke dieser 6 Positionen passen nicht vollständig in den SEPA-Verwendungszweck, wenn Sie zu viele Platzhalter verwenden. Wenn Sie auf den AssistButton hinter dem klicken wird Ihre Eingabe mit Beispielen aufgelöst. SEPA Verwendungszweck (international) Debitor Wenn es sich um einen ausländischen Debitor handelt (Ländercode ist gefüllt), wird der Verwendungszweck aus diesem verwendet (Bedeutung der Parameter s.o.) Registerkarte SEPA Die rot umrandeten er sind zu bearbeiten. Alle anderen er der Registerkarte SEPA werden nicht benötigt. Achten Sie insbesondere darauf, dass das SEPA Einzug nutzen mit NEIN belegt ist. Das schaltet die SEPA Lastschrift mit Mandatsverwaltung und Fristenmanagement frei. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 116 von 123

117 Mit Begleitbrief (DTA/SEPA) Anzahl Posten (SEPA) SEPA Zahlungsdateiname SEPA Pfad f. Ausgabe Gläubiger ID Wird in diesem Kontrollkästchen ein Häkchen gesetzt, so zeigt dies an, dass ab einer bestimmten Anzahl von Zahlungsposten nur noch 1 Summenzahlungsposten erstellt werden soll. Außerdem wird ein Begleitbrief (Zahlungsavis) aufbereitet, der die in der Datei aufsummierten Posten für den Empfänger wieder in die Einzelpositionen aufschlüsselt. Das Mit Begleitbrief (DTA/SEPA) wird immer in Verbindung mit den ern Anzahl Posten (DTA) und Anzahl Posten (SEPA) verwendet. Hier ist die tatsächliche Anzahl von Zahlungsposten anzugeben, ab der ein Avis erzeugt werden soll. Das wird nur aktiv, wenn Sie Mit Begleitbrief (DTA/SEPA) markiert haben. Unter dem Dateinamen, den Sie hier eintragen, wird auf dem SEPA Pfad für Ausgabe eine Datei erzeugt, die die Zahlungs- bzw. Einzugsdatendaten im SEPA-Format enthält. Der hier eingetragene Name wird bei der Erstellung der SEPA-Datei vorgeschlagen und kann individuell überschrieben werden. Geben Sie hier den Pfad ein, der standardmäßig vom Programm vorgeschlagen wird, wenn Sie Zahlungsdateien im SEPA-Format exportieren wollen. Sie können den AssistButton rechts neben dem benutzen, um einen Pfad komfortabel auszuwählen. Hier ist die für Deutschland 18 stellige Gläubiger ID einzutragen. Zu Testzwecken können Sie die Nummer DE98ZZZ verwenden. Weitere Informationen zu der Gläubiger ID können Sie in den Definitionen nachlesen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 117 von 123