Leitfaden. Umstellung auf Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) für das Meldeverfahren e-dec (Schweiz) durchführen ASSIST4 DE

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1 Leitfaden Umstellung auf Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) für das Meldeverfahren e-dec (Schweiz) durchführen ASSIST4 DE

2 Rechtliche Hinweise Bestimmte Funktionalitäten, die in diesem oder anderen Produktdokumenten beschrieben werden, sind nur verfügbar, wenn die Software entsprechend eingerichtet ist. Das Einrichten geschieht je nach Produktreihe entweder in Abstimmung mit Ihrem Ansprechpartner bei AEB oder anhand eines entsprechenden Dokumentes, das Sie von Ihrem Ansprechpartner bei AEB erhalten. Details regelt der Vertrag, den Sie mit AEB abgeschlossen haben. AEB bezieht sich grundsätzlich auf das Unternehmen, mit dem Sie als Kunde den jeweiligen Vertrag abgeschlossen haben. In Betracht kommen die AEB Gesellschaft zur Entwicklung von Branchen-Software mbh ( AEB GmbH ) oder die von ihr mehrheitlich kontrollierten verbundenen Unternehmen. Eine Übersicht dieser Unternehmen finden Sie auf unseren Webseiten bzw. Ausnahmen davon werden durch spezifische Nennung des Unternehmens kenntlich gemacht. Die Benutzung des Programms erfolgt ausschließlich gemäß den vertraglichen Lizenzbestimmungen. Warenzeichen In dieser Produktinformation sind Warenzeichen nicht explizit als solche gekennzeichnet wie dies in technischen Dokumentationen üblich ist: Adobe, Acrobat und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Inc. HTML und XML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation. Microsoft Windows, MS Word, MS Excel und MS SQL sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation. SAP ist Marke oder eingetragene Marke der SAP AG. SAPERION ist ein Warenzeichen der Perceptive Software Deutschland GmbH. Sybase SQL Anywhere ist Marke oder eingetragene Marke der Sybase Inc. Sybase ist ein Unternehmen der SAP. Alle anderen Produktnamen werden als eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firma angenommen. Alle Warenzeichen werden anerkannt. Die Angaben in diesem Dokument sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Urheberrechte Alle Rechte, insbesondere Urheberrechte, vorbehalten, kein Teil dieser Produktinformation sowie des dazugehörigen Programms darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder sonstige Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung von AEB reproduziert oder vervielfältigt werden. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich an Kunden von AEB zum Zweck der internen Verwendung im Zusammenhang mit der Nutzung lizenzierter Software von AEB. Eine erneute Weitergabe in jedweder Form an Dritte, Mitarbeiter des Kunden ausgenommen, ist nur mit schriftlicher Genehmigung von AEB gestattet und ebenfalls ausschließlich für einen Gebrauch im Zusammenhang mit lizenzierter Software von AEB bzw. der AFI - P.M. Belz Agentur für Informatik GmbH (AFI GmbH) zulässig Stand:

3 Inhalt 1 Kunden mit ASSIST4 Export e-dec Schweiz: Umstellung auf Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) Checkliste zur Umstellung Voraussetzungen Die Umstellung vorbereiten Die Umstellung durchführen Was passiert nach der Umstellung auf Unternehmens-Identifikationsnummern? 5 2 Kunden mit ATC :: AES e-dec e-dec Schweiz: Umstellung auf Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) Checkliste zur Umstellung Voraussetzungen Die Umstellung vorbereiten und durchführen 7

4 1 Kunden mit ASSIST4 Export 1.1 e-dec Schweiz: Umstellung auf Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) Im Meldeverfahren e-dec der schweizerischen Zollverwaltung werden die Zollbeteiligten bisher durch die Spediteurnummern identifiziert. Diese Nummern werden durch die Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) abgelöst. Die Verwendung der UIDs ist in Abstimmung mit der Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV) bereits jetzt möglich, zum werden sie in e-dec und NCTS Export obligatorisch. Unternehmen müssen sich bei der Zollkundenverwaltung (ZKV) registrieren und das genaue Umstellungsdatum mit der EZV abstimmen. Falls Sie bisher mehrere Spediteurnummern besitzen, z. B. für Zweigniederlassungen, können Sie auch weiterhin in ASSIST4 für jede Organisation/Zweigniederlassung eigene UIDs verwenden. Für Privatpersonen, Vereine oder Unternehmen ohne Handelsregister-Eintrag wird eine UID ebenfalls obligatorisch. Hierfür gibt es eine Pseudo-UID, die von der EZV bekanntgegeben wurde. Dieser Leitfaden beschreibt, wie Sie Ihre UIDs in ASSIST4 pflegen und ASSIST4 auf das Melden mit UIDs umstellen. Weitere Informationen: Informationsbulletin der Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV): Grundlagen und Übersichten Unternehmens-Identifikationsnummer (UID): Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) Checkliste zur Umstellung Voraussetzungen Systemvoraussetzungen Durch die Umstellung auf Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) ergeben sich keine erhöhten Systemanforderungen. Technische Voraussetzungen Sie haben das aktuelle ASSIST4-Featurepack (mindestens August 2015) eingespielt.» Als Kunde im AEB-Rechenzentrum hat AEB dies bereits für Sie erledigt. Organisatorische Voraussetzungen Sie haben mit der Eidgenössischen Zollverwaltung die Umstellung auf Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) sowie das Umstellungsdatum abgestimmt. Sie haben mit Ihrem Ansprechpartner der Firma SISA die Umstellung abgestimmt. Als Kunde im AEB-Rechenzentrum haben Sie sich mit dem AEB-Support in Verbindung gesetzt, damit AEB die erforderlichen Umstellungstätigkeiten für Sie nach terminlicher Vereinbarung vornehmen kann.

5 Schnittstellen» Die Schnittstellen zwischen ASSIST4 und der AES Engine International bzw. zwischen der AES Engine International und dem Partnersystem Declare-it von SISA ändern sich aus technischer Sicht nicht, lediglich die Befüllung der Felder ändert sich. 1.3 Die Umstellung vorbereiten Firmen oder Firmenniederlassung/Zweigstelle pflegen Voraussetzung, um Zollanmeldungen mit der UID zu melden, sind gepflegte UIDs in den Firmen- Stammdaten. Für e-dec Export pflegen Sie die UID insbesondere für Firmen und Firmenniederlassungen, die als Anmelder oder Versender/Ausführer auftreten können. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie unter Stammdaten Firmen eine Firma und wechseln Sie in die Mappe e-dec. 2. Wenn Sie in einer Firma die Pseudo-UID verwenden möchten, aktivieren Sie die Option Pseudo-UID. Das Feld UID (HR) wird deaktiviert. 3. Tragen Sie in der Feldgruppe Unternehmens-Identifikationsnummern die UIDs ohne Trennzeichen in folgende Felder ein: UID (HR): Die UID (HR: Handelsregister) ist erforderlich. Sie wird in den Adressen und Kopfdaten für die Kommunikation mit der Zollverwaltung verwendet. In den Kopfdaten nur, wenn im Feld UID-Zollkomm. keine abweichende Nummer (für eine Zweigstelle/Niederlassung) eingetragen ist. UID MwST: Die UID MwST ist häufig identisch mit der UID (HR) und technisch nicht erforderlich. Sie kann aber aus fachlichen Gründen erforderlich sein, z. B. im Export, und führt bei einer Nichtangabe zu einem Fehler. Beachten Sie: Wenn im Feld Umsatzst.-ID in der Feldgruppe Datenübergabe (vor UID- Umstellung) bereits eine Nummer im Format CHE eingetragen ist, übernehmen Sie diese Nummer in das Feld UID MwST. UID Zollkomm: Die UID Zollkomm. ist z. B. für eine Zweigniederlassung vorgesehen, die keine eigene UID (HR) hat. Mit der UID Zollkomm. kann die Zweigniederlassung unabhängig von der Muttergesellschaft mit der Zollverwaltung kommunizieren.» Belassen Sie eine eingetragene Spediteurnummer in der Mappe Allgemeines im Feld Zollnr, da diese Nummer z. B. für Vorgänge, die vor der Umstellung eröffnet wurden, benötigt wird. Hinweise:» Hinterlegt ist die Pseudo-UID unter Administration Einstellungen Customizing Export e- dec im Feld Pseudo-UID. 1.4 Die Umstellung durchführen Die Umstellung kann nur von einem Benutzer durchgeführt werden, der die Berechtigung hat, sich im ASSIST4-System als MASTER anzumelden.» Als Kunde im AEB-Rechenzentrum übernimmt die AEB dies für Sie auf Vereinbarung. Setzen Sie sich dazu bitte mit dem AEB-Support vorab in Verbindung.

6 Tragen Sie als Umstellungstag in ASSIST4 entweder das aktuelle Datum oder ein zukünftiges Datum ein, wie unten beschrieben. Sobald die Umstellung durchgeführt wurde, kann das Datum nicht mehr verändert werden. Ihre bisherigen Sendungen mit Spediteurnummer werden Ihnen selbstverständlich weiterhin angezeigt und können bis zum Abschluss bearbeitet werden.» Nach Durchführung der Umstellungsroutine können Sie die Umstellung nicht mehr rückgängig machen auch nicht, indem Sie das Featurepack deinstallieren. Nr. To Do Erledigt 1 Alle Anwender melden sich von ASSIST4 ab. 2 Fahren Sie alle ASSIST4-Gateways herunter. 3 Melden Sie sich als MASTER an ASSIST4 an. 4 Klicken Sie im Schrank Administration auf Einstellungen. Wechseln Sie dann in die Mappe e-dec, die Sie unter Customizing Export e-dec finden. 5 Stellen Sie sicher, dass im Feld Pseudo-UID die Nummer CHE eingetragen ist, außer die EZV hat zwischenzeitlichen eine andere Nummer festgelegt. Sie wird für Privatpersonen, Vereine oder Firmen ohne Handelsregister-Eintrag verwendet. Tragen Sie im Feld UID benutz. ab das Datum ein, ab dem die UID-Nummern anstelle der Spediteurnummern gemeldet werden.» Das Feld UID benutz. ab ist beispielhaft mit dem vorbelegt. Sie können es jedoch ändern. Ab dem ist die Verwendung der UIDs in e-dec und NCTS Export obligatorisch. Achten Sie darauf, das Umstellungsdatum rechtzeitig mit der EZV abzustimmen. 7 Um die Umstellung sofort durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Umstellen. Beachten Sie hierbei, dass die Umstellung für alle Mandanten in ASSIST4 erfolgt. 8 Am Ende der Umstellung wird ein Protokoll in Ihrem Webbrowser geöffnet. Hier finden Sie die Ergebnisse der automatischen Umstellung. 9 Starten Sie im Anschluss die Gateways.

7 Alternative: Umstellung zu einem zukünftigen Datum Sie können die Umstellung auch zu einem Datum in der Zukunft einplanen und die Umstellung dann an diesem zukünftigen Datum durchführen: Nr. To Do Erledigt 1 5 Folgen Sie den Schritten 1 5 wie oben beschrieben: 6 Am Tag der Umstellung klicken Sie im Schrank Administration auf Umstellungen. Wählen Sie e-dec: UID anstelle von Spediteurnummer melden aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen. 7 9 Wie Schritte 7 9 oben.

8 1.5 Was passiert nach der Umstellung auf Unternehmens-Identifikationsnummern? ASSISTentenprüfung Nach der Umstellung unterliegen Sendungen aktualisierten ASSISTentenprüfungen. In e-dec Export-Sendungen werden ab der Umstellung die UIDs (HR) des Anmelders und des Versenders/Ausführers geprüft. Geprüft wird vor der Versendung, zum anderen nach Versendung bei einer Selektionsabfrage. Fehlt eine UID, können Sie diese in den Firmen-Stammdaten unmittelbar nachpflegen. Meldung der UID anstelle der Spediteurnummer Die UID (HR) wird in den Adressen und Kopfdaten für die Kommunikation mit der Zollverwaltung verwendet. In den Kopfdaten nur, wenn keine abweichende UID Zollkomm. (für eine Zweigstelle/Niederlassung) eingetragen ist. Bei Firmen, für die Sie eine UID MwST gepflegt haben, wird diese auch übermittelt. Ist die UID Zollkomm. abweichend von der UID (HR) gefüllt, wird in den Adressen die UID (HR) der Muttergesellschaft gemeldet, in den Kopfdaten jedoch die UID Zollkomm. Weiterverwendung der Spediteurnummer für offene Vorgänge vor Umstellung Nach der Umstellung werden Zollanmeldungen mit der UID gemeldet. Für Zollanmeldungen, die vor Umstellung noch nicht abgeschlossen sind, gilt: Wenn für eine offene Zollanmeldung eine Korrekturmeldung gemacht wird und die offene Zollanmeldung mit der bisherigen Spediteurnummer angemeldet wurde, verwendet ASSIST4 für die Korrekturmeldung automatisch die bisherige Spediteurnummer.

9 2 Kunden mit ATC :: AES e-dec 2.1 e-dec Schweiz: Umstellung auf Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) Im Meldeverfahren e-dec der schweizerischen Zollverwaltung werden die Zollbeteiligten bisher durch die Spediteurnummern identifiziert. Diese Nummern werden durch die Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) abgelöst. Die Verwendung der UIDs ist in Abstimmung mit der Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV) bereits jetzt möglich, zum werden sie in e-dec und NCTS Export obligatorisch. Unternehmen müssen sich bei der Zollkundenverwaltung (ZKV) registrieren und das genaue Umstellungsdatum mit der EZV abstimmen. Falls Sie bisher mehrere Spediteurnummern besitzen, z. B. für Zweigniederlassungen, können Sie analog dazu auch für jede Organisation/Zweigniederlassung eigene UIDs verwenden. Für Privatpersonen, Vereine oder Unternehmen ohne Handelsregister-Eintrag wird eine UID ebenfalls obligatorisch. Hierfür gibt es eine Pseudo-UID, die von der EZV bekanntgegeben wurde. Dieser Leitfaden beschreibt, wie Sie die UID-Daten in der Schnittstelle zwischen SAP und AES Engine übertragen können. Weitere Informationen: Informationsbulletin der Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV): Grundlagen und Übersichten Unternehmens-Identifikationsnummer (UID): Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) Checkliste zur Umstellung Voraussetzungen Systemvoraussetzungen Durch die Umstellung auf Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) ergeben sich keine erhöhten Systemanforderungen. Grundsätzlich setzen alle Plug-Ins der AEB für SAP Release ECC 6.0 voraus. Technische Voraussetzungen Sie haben einen Build für ATC :: Export Management eingespielt, der den Stand August 2014 oder neuer aufweist. Sie erkennen den aktuellen Buildstand, in dem Sie die Transaktion /n/aeb/consistentcy ausführen. Sie haben das aktuelle Servicepaket (Oktober 2015) für ATC :: Export Management eingespielt. Sie finden das Servicepaket im AEB Kundenportal an dieser Stelle: ATC :: Serie, Transporte für ECC 6.0, Servicepakete (ECC 6.0).

10 Organisatorische Voraussetzungen Sie haben mit der Eidgenössischen Zollverwaltung die Umstellung auf Unternehmens-Identifikationsnummern (UID) sowie das Umstellungsdatum abgestimmt. Sie haben mit Ihrem Ansprechpartner der Firma SISA die Umstellung abgestimmt. Schnittstellen» Die Schnittstellen zwischen SAP und der AES Engine International bzw. zwischen der AES Engine International und dem Partnersystem Declare-it von SISA ändern sich aus technischer Sicht nicht, lediglich die mögliche Befüllung der Felder ändert sich. 2.3 Die Umstellung vorbereiten und durchführen Arten der UID Um die UID in Zollanmeldungen in der richtigen Weise zu verwenden, ist es hilfreich, die Bedeutung der unterschiedlichen UID-Arten zu kennen: UID (HR): Die UID (HR: Handelsregister) ist erforderlich. Sie wird in den Adressen und Kopfdaten für die Kommunikation mit der Zollverwaltung verwendet. In den Kopfdaten nur, wenn für die UID Zoll komm. keine abweichende Nummer (für eine Zweigstelle/Niederlassung) eingetragen ist. UID MwSt: Die UID MwST ist häufig identisch mit der UID (HR) und technisch nicht erforderlich. Sie kann aber aus fachlichen Gründen erforderlich sein, z. B. im Export, und führt bei einer Nichtangabe zu einem Fehler. UID Zollkomm: Die UID Zollkomm. (Zollkommunikation) ist z. B. für eine Zweigniederlassung vorgesehen, die keine eigene UID (HR) hat. Mit der UID Zollkomm. kann die Zweigniederlassung unabhängig von der Muttergesellschaft mit der Zollverwaltung zu kommunizieren. Pseudo-UID: Wenn für eine Firma keine eigene UID vorliegt, können Sie stattdessen die Pseudo-UID verwenden. Die Pseudo-UID wird von der EZV vorgegeben. Mit Stand von September 2015 lautet diese Nummer CHE Sie sollte ausschliesslich für Privatpersonen, Vereine oder Firmen ohne Handelsregister-Eintrag verwendet werden. UID pflegen und Zugriffslogik bestimmen Legen Sie fest, an welchen Stellen in Ihrem SAP -System Sie welche der UIDs pflegen wollen. Definieren Sie die Zugriffslogik für die Ermittlung der jeweilis richtigen UID im Kopf bzw. einzelnen Adressen der Exportanmeldung. Die UID wird insbesondere für Firmen und Firmenniederlassungen benötigt, die als Anmelder oder Versender/Ausführer auftreten können. Anpassung der Schnittstelle» Eine detaillierte Beschreibung der Schnittstelle finden Sie in der Standarddokumentation für ATC :: AES e-dec Export. Wenn Sie die e-dec-export-daten aus der Faktura befüllen und verschicken, können Sie über den BAdI /AEB/AA_CH_INV_IDC02, Methode AFTER_STD_FILLING, alle Felder der Schnittstelle nach eigener Logik anpassen. Wenn Sie den SAP -Transportbeleg für die Ermittlung der e-dec-daten verwenden, können Sie über den BAdI /AEB/AA_CH_SHP_IDC02, Methode AFTER_STD_FILLING, die Befüllung der Felder beeinflussen.

11 Das folgende Schaubild stellt die für den BAdI publizierte Datenstruktur dar. Dabei stehen die Namen der Segmente in runden Klammern. Fett markiert sind die Segmente, in denen Felder für die Übergabe von UID Informationen vorgesehen sind: /AEB/AA_CH_OBT_PSG /AEB/AA_CH_AHD_PSG /AEB/AA_CH_ADI_PSG /AEB/AA_CH_PRD_PSG /AEB/AA_CH_SPR_PSG /AEB/AA_CH_CNT_PSG /AEB/AA_CH_ADR_PSG /AEB/AA_CH_ITM_PSG /AEB/AA_CH_COF_PSG /AEB/AA_CH_ADI_PSG /AEB/AA_CH_LIC_PSG /AEB/AA_CH_PKG_PSG /AEB/AA_CH_SBG_PSG /AEB/AA_CH_SPR_PSG /AEB/AA_CH_DOC_PSG (Vorgängerbeleg) (e-dec-kopfdaten) (Zusatzinformationen) (Vorpapiere) (Besondere Bemerkungen) (Container) (Adressen) (Positionen) (Zusätzliche Zollämter) (Zusatzinformationen) (Exportlizenzen) (Packstücke) (Empfindliche Güter) (Besondere Bemerkungen) (Unterlagen) Für die unterschiedlichen UIDs sind die folgenden Felder relevant: Feldname VATACCOUNT- CODE VATSUFFIX VATNUMBER TIN Erläuterung Dieses Feld befindet sich in den e-dec-kopfdaten. Hier kann die UID MwST (Mehrwertsteuer-UID) des Versenders/Ausführers übertragen werden. Dieses Feld befindet sich in den e-dec-kopfdaten. Der Datentyp definiert es als Boolean. Dieses Feld kennzeichnet, ob die im Feld VATACCOUNTCODE übertragene Nummer eine UID MwST (Mehrwertsteuer-UID) ist. Dieses Feld befindet sich in jedem Adresssegment der Exportanmeldung. Hier kann die UID MwST (Mehrwertsteuer-UID) der jeweiligen Adresse übertragen werden. Dieses Feld befindet sich in jedem Addresssegment der Exportanmeldung. Hier kann die UID (HR) (Handelsregister-UID) der jeweiligen Adresse in Abhängigkeit der Rolle der Adresse übertragen werden: Das Feld ist für die Adresse des Anmelders (DECLARANTEDEC) und die Adresse des Ausführers (EXPORTEREDEC) ein Pflichtfeld. Auch im Fall der Rolle DIFFDECLARANTEDEC muß in diesem Feld statt der bisherigen Spediteurnummer eine UID (HR) gemeldet werden. Anstatt der UID (HR) kann für diese Rolle aber auch eine eventuell vorliegende separate Nummer für die Zollkommunikation (Zoll UID) gemeldet werden.

12 AEB Stammsitz AEB Gesellschaft zur Entwicklung von Branchen-Software mbh Julius-Hölder-Straße Stuttgart Deutschland Telefon: Telefax: AEB für Sie in Deutschland Düsseldorf Hamburg Lübeck Mainz München Soest Stuttgart AEB für Sie international AEB (International) Ltd., Leamington Spa (UK) AEB (Asia Pacific) Pte Ltd., Singapur AEB Schweiz AG, Zürich AEB Sweden, Malmö AEB Nederland, Rotterdam + Prag, Paris, Atlanta (Service-Center)