Aufgabenanalyse und Stellenbildung

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Jacob Heinrich
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1 Fachhochschule öln Arne Gries, Sven ratz 1 Fachhochschule öln Überblick: Aufgabenanalyse, Aufgabensynthese Aufgabenanalyse sachlich formal Aufgabensynthese Stellenbildung Stellenbesetzung 2 1

2 Fachhochschule öln Quelle: G.Schreyögg: Organisation: S Fachhochschule öln Aufgabe der Aufgabenanalyse liegt in der Analyse und Zerlegung der Gesamtaufgabe des Betriebes in Teil- bzw. Elementaraufgaben eine Aufspaltung in so viele Teilaufgaben zu übernehmen, dass deren ombination zu Stellen eine sinnvolle Gliederung und Ordnung der betrieblichen Handlungsprozesse ergibt 4 2

Gesamtaufgabe des Betriebes in Teil- bzw.

3 Fachhochschule öln Technik der Aufgabengliederung Gliederung nach Verrichtung: Zwei Hauptmerkmale: Backwaren herstellen und verkaufen Einkauf Teig herstellen Produktion Teig formen Teig backen Verkauf Gliederung nach Objekten: Backwaren herstellen und verkaufen Aufgaben an Rohstoffen Aufgaben an Zwischenprodukten Aufgaben an Endprodukten Mehl Hefe 5 Fachhochschule öln Beispiel: Aufgabenanalyse Man stelle sich eine große Bäckerei vor. Dabei wird untersucht, welche Aufgaben überhaupt in einer Bäckerei anfallen: Brötchenteig mischen Zutaten einlagern Brotteig zusammenstellen Brötchenteilg kneten Brötchen verkaufen Rohstoffe nachbestellen Rechnungen bezahlen Rechnungen schreiben Rechnungen anmahnen Brötchen im Ofen backen Brötchen verfeinern Brötchen auf die Filialen verteilen Täglich Einnahmen erfassen Nachforderungen in die Filialen bringen Lehrlingen das Backhandwerk zeigen Neue Mitarbeiter einstellen Mitarbeiter beurteilen Mitarbeiter weiterbilden Spezialaufträge abwickeln (Projekt) Werbung machen für Bäckereien Mietverträge neu aushandeln Erst wenn man die Gesamtaufgabe des Betriebes (Erzeugung und Verkauf von Backerzeugnissen) nach allen Merkmalen in Teilaufgaben zerlegt hat erhält man einen Einblick in die komplizierte Struktur der Teilaufgaben (Arbeitsschritte im Bereich der Produktion oder des Verkaufes von Backerzeugnissen), die durch die gegebene Gesamtaufgabe bedingt ist. Quelle: 6 3

Aufgabenanalyse Man stelle sich eine große Bäckerei vor.

4 Fachhochschule öln Zeitliche Einordnung der Aufgabenanalyse und der Stellenbildung Die Stellenbildung folgt zeitlich der Aufgabenanalyse. Hier werden die Elementaraufgaben zu solchen Aufgabengruppen zusammengefaßt, die von je einer Person durchgeführt werden können. Man bezeichnet diesen Vorgang als Stellenbildung. Es ergeben sich Beziehungszusammenhänge zwischen den Stellen. 7 Fachhochschule öln Quelle: G.Schreyögg: Organisation: S

Hier werden die Elementaraufgaben zu solchen Aufgabengruppen zusammengefaßt, die von je einer Person

5 Fachhochschule öln Ziel der Stellenbildung ist es, die in der Aufgabenanalyse herausgearbeiteten Teilaufgaben (s. Beispiel) so zu kombinieren, dass daraus langfristig arbeitsteilige Einheiten, sog. Stellen entstehen Brötchenteig mischen Zutaten einlagern Brotteig zusammenstellen Brötchenteilg kneten Brötchen verkaufen Rohstoffe nachbestellen Rechnungen bezahlen Rechnungen schreiben Rechnungen anmahnen Brötchen im Ofen backen Brötschen verfeinern Brötchen auf die Filialen verteilen Täglich Einnahmen erfassen Nachforderungen in die Filialen bringen Lehrlingen das Backhandwerk zeigen Neue Mitarbeiter einstellen Mitarbeiter beurteilen Mitarbeiter weiterbilden Spezialaufträge abwickeln (Projekt) Werbung machen für Bäckereien Mietverträge neu aushandeln Brötchen Buchhaltung Personalführung Logistik Quelle: 9 Fachhochschule öln Prinzipien der Stellenbildung Bei der Stellenbildung gilt das Prinzip der Personenunabhängigkeit: Die Stelle wird nach den zu verteilenden Aufgaben (ad rem) gebildet und nicht nach den Fähigkeiten einer Person. Sinn der Stellenbildung ist die Schaffung einer langfristigen Organisationsstruktur, die unabhängig von den in ihr beschäftigten Personen existiert. a) Bildung der Stellen nach Objekten d.h. Aufgaben, die gleiche Objekte betreffen werden zusammengefasst. b) Bildung der Stelle nach Verrichtungen d.h. eine Tätigkeit wird an unterschiedlichen Objekten verrichtet Jeweils noch unterscheidbar in Mengen- oder Artenteilung In Ausnahmefällen werden Stellen auch auf eine Person (ad personam) zugeschnitten. Dies ist häufig in den Leitungsebenen von Unternehmen der Fall. 10 5

anmahnen Brötchen im Ofen backen Brötschen verfeinern Brötchen auf die Filialen verteilen Täglich Einnahmen erfassen Nachforderungen in die Filialen bringen Lehrlingen das Backhandwerk zeigen Neue

6 Fachhochschule öln Stellenbildung muß von Fall zu Fall entschieden werden Wie man genau die Teilaufgaben zu Stellen zusammenfasst, dafür gibt es keine einheitliche Regelungen. Höchstens in die Richtung, dass die Stelle leicht beherrschbar bleibt und somit gleichartige Aufgaben zusammengefasst werden können. Außerdem ist die angestrebte Organisationstruktur des Unternehmens bei der Stellenbildung zu berücksichtigen. 11 Fachhochschule öln Stellenbeschreibung als Zusammenfassung der Ergebnisse der Inhalt einer Stellenbeschreibung: Häufig werden die Anforderungen an den Stelleninhaber und Zielerwartungen in einer Stellenbeschreibung zusammengefasst, die in schriftlicher Form die Stelle charakterisiert. In ihr wird zusätzlich die ompetenzen und das Unterstellungsverhältnis festgehalten. 12 6

Außerdem ist die angestrebte Organisationstruktur des Unternehmens bei der Stellenbildung zu berücksichtigen.

7 Fachhochschule öln Beispiel für eine Stellenbeschreibung Quelle: G.Schreyögg: Organisation: S. 125/ Fachhochschule öln Stelle als Grundeinheit der Aufbauorganisation Die Stelle ist damit das Grundelement der Aufbauorganisation eines Betriebes und stellt gleichzeitig die kleinste organisatorische Einheit innerhalb des Unternehmens dar. Die Stellen bilden zusammen mit ihren Verknüpfungen untereinander die organisatorische Struktur des Betriebes. 14 7

der Aufbauorganisation eines Betriebes und stellt gleichzeitig die kleinste organisatorische Einheit innerhalb des

8 Fachhochschule öln Darstellung der organisatorischen Struktur durch Organigramme Es informiert über -Die Verteilung der Aufgaben und die Organisationseinheiten -Die horizontale Zusammenfassung kleinerer zu größeren Organisationseinheiten -Die Rangordnung der Instanzen -Die Anordnungswege ( Dienstwege ) -Die Eingliederung von Stabsstellen -Die personelle Besetzung der Stellen Beispiel 15 Fachhochschule öln Quellenverzeichnis Literatur: Schreyögg, Georg: Organisation- Grundlagen moderner Organisationsgestaltung, 3. Aufl., Wiesbaden, 1999 Hub, Hanns: Aufbauorganisation, Ablauforganisation, 1. Aufl., Wiesbaden, 1994 Schmidt, Götz: Organisation- Methode und Technik, 4. überarb. und erw. Aufl., Gießen Internet: Hochschule Bremen VL Betriebsorganisation:

Fachhochschule öln Quellenverzeichnis Literatur: Schreyögg, Georg: Organisation- Grundlagen moderner Organisationsgestaltung, 3. Aufl.

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