Bedienungsanleitung epsp. Bedienungsanleitung. Version: 1.3. Version 1.3 Datum: Seite 1 von 12

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1 Bedienungsanleitung Version: 1.3 Version 1.3 Datum: Seite 1 von 12

2 Anwendungsgebiete für den Projektstrukturplan Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine Gliederung der Gesamtaufgabe in plan- und kontrollierbare Teilaufgaben (Arbeitspakete) Ziele Systematische Erfassung (durch Zerlegung/Sammlung) aller das Projekt beinhaltenden Aufgaben Untergliederung des Projekts bis zu plan- und kontrollierbaren Arbeitspaketen Übersichtliche Darstellung des Projektinhalts (Kommunikationsinstrument) Definition einer Struktur, die für das gesamte Projekt gilt und Basis für nachfolgende Managementaktivitäten ist: Terminplanung, Aufgabenverteilung, Ressourcenplanung, Kostenplanung, Controlling- und Checklisten, Ablageordnung u.a. Zerlegungsmöglichkeiten Benennung des Gesamtprojekts (stellt zugleich die 1. PSP Ebene dar) Auswahl des Gliederungskriteriums für die 2. PSP-Ebene Die Gliederung nach Phasen auf zweiter PSP-Ebene ist in den meisten Fällen für die weiteren Planungsschritte und für die Projektsteuerung am sinnvollsten. (Phasen sind in sich abgeschlossene zeitlich/logische Abschnitte eines Ablaufs. Sie sind nicht zwangsweise hintereinander angeordnet, sondern laufen oft parallel bzw. überschneidend ab) Weitere Zerlegung bis Arbeitspakete, d.h. plan- und kontrollierbare Teilaufgaben liegen vor Zuordnung eines numerischen Codes (PSP Code) Zuordnung eines Arbeitspaketverantwortlichen Optionale Zuordnung alle Felder aus Project Allgemeine Informationen zur Benutzung des epsp Beim epsp handelt es sich um einen konfigurierbaren Projektstrukturplan Viewer für MS Office Project. d.h. um einen Projektstrukturplan anzeigen und/oder ausdrucken zu können, muss eine Projektplanung in MS Office Project existieren und diese Datei auch geöffnet sein. Im Verlauf der Projektplanung und beim Projektcontrolling kann der epsp zusätzlich für die übersichtliche Darstellung des Fertigungsgrades und von Soll / Ist Vergleichen bezüglich Projektdauer, Projektkosten und aufgewendeten Personentagen herangezogen werden. Die dabei verwendete Symbolik wird im Kapitel Arbeiten mit dem epsp im Abschnitt Legende der angezeigten Symbole ausführlich beschrieben. Version 1.3 Datum: Seite 2 von 12

3 Arbeiten mit dem epsp Aufruf des epsp Starten Sie nach der erfolgreichen Installation von epsp Ihr MS Office Project. In der Standard Symbolleiste befindet sich ein zusätzliches Icon, welches zum Aufruf von epsps dient. Durch klicken auf das Icon mit der linken Maustaste öffnet sich der emotions Projekt-Struktur-Plan mit den Default-Einstellungen (Definition siehe Punkt "Zusätzliche Projektinformationen einblenden"). Mittels Button "Image exportieren" kann eine Grafik der aktuellen Ansicht in den Datenformaten.bmp,.gif,.jpeg oder.tiff erstellt werden. Mittels Button Seitenansicht kann einen Druckvorschau angezeigt werden, welche in der Folge auf dem Standard-Drucker ausgegeben werden kann. Version 1.3 Datum: Seite 3 von 12

4 Legende der angezeigten Symbole: Meilenstein (wurden dem Meilenstein Ressourcen zugeordnet, so werden diese in Klammern mit angezeigt) Warnung Zeit, Aufwände oder Kosten wurden überschritten Phase, Arbeitspaket, hat nicht begonnen Phase, Arbeitspaket, oder Task in Bearbeitung Phase, Arbeitspaket, oder Task in Bearbeitung weitere darunter liegende Ebenen vorhanden Phase, Arbeitspaket, oder Task ist noch in Bearbeitung und hat bereits die geplanten Personentage überschritten Phase, Arbeitspaket, oder Task abgebrochen Phase, Arbeitspaket, oder Task ist abgeschlossen Phase, Arbeitspaket, oder Task ist abgeschlossen, es wurden jedoch die geplanten Personentage und die geplanten Kosten überschritten Zur besseren Erkennbarkeit bei Schwarz/Weiß-Drucken werden Tasks in Bearbeitung diagonal und abgeschlossene Tasks kreuzweise durchgestrichen. Abgebrochene Tasks werden diagonal doppelt durchgestrichen. Version 1.3 Datum: Seite 4 von 12

5 Anzeige von weiteren Ebenen Obwohl es in der klassischen Darstellung von Projektstrukturplänen, um die Übersichtlichkeit zu bewahren, nicht vorgesehen ist weitere Ebenen unter den Arbeitpaketen zu betrachten, kann der epsp diese Ebenen darstellen, wenn dies gewünscht ist. Durch klicken auf eine Phase (Ebene 2) oder ein Arbeitspaket (Ebene 3) im epsp mit der linken Maustaste werden die nächsten darunter liegenden Ebenen dargestellt, soweit diese geplant wurden. In diesem Beispiel werden durch klicken auf die Phase Projekmanagement die nächsten darunter liegenden Ebenen angezeigt und Phase wurde zum Top-Knoten; die weiteren Ebenen zeigen darunter liegende Arbeitspakete und/oder Tasks (sofern definiert). Diese Funktionalität kann auf jeder beliebigen Ebene ausgelöst werden. Version 1.3 Datum: Seite 5 von 12

6 Durch Betätigung des Buttons Höher wird die hierarchisch darüber liegende Ebene als Topknoten angezeigt, was in diesem Beispiel wieder der Phase 1 Projektmanagement entspricht. Zusätzliche Projektinformationen einblenden Beim epsp ist es möglich neben den klassischen Informationen eines Projektstrukturplans (Ebenenname, PSP-Code, Verantwortliche Ressource), weiterführende Informationen anzuzeigen. Dazu steht in der epsp Dialogbox eine Liste von Auswahlkriterien zur Verfügung, die den Datenfeldern des MS Office Projects entsprechen. Damit ist es beispielsweise möglich Durchlaufzeiten, Kosten, Personalaufwände anzuzeigen. Um diese Information im epsp einzublenden, versehen Sie die Auswahlkriterien in der Liste mit einem entsprechenden Hakerl und drücken Sie anschließend den Button PSP anzeigen. Version 1.3 Datum: Seite 6 von 12

7 Soll / Ist Vergleiche im epsp darstellen Da es im epsp möglich ist, auf die Feldinhalte des MS Office Projects zurückzugreifen und diese in einer PSP Struktur darzustellen, können auch Soll/Ist Vergleiche bezüglich Durchlaufzeiten, Personalaufwänden und Projektkosten angezeigt werden. Um soll Ist/Vergleiche mit dem epsp darzustellen, ist es notwendig, die Überwachungsfunktion des MS Office Project bei der Projektplanung zu benutzen. Wenn Sie mit einer Projektplanung fertig sind, verwenden Sie bitte die Funktion Basisplan speichern um Referenzwerte für Start und Ende, für Durchlaufzeiten, für Personalaufwände, für Projektkosten u.a. zu erzeugen. Achtung: ein Basisplan in MS Office Project ist kein komplettes Abbild Ihrer Projektplanung, sondern beinhaltet nur bestimmte Projektinformationen. In der Feldliste von MS Office Project erkennt man diese Informationen dadurch, dass sie mit dem Namen geplante(r) beginnen. (z.b. geplante Kosten, geplante Arbeit usw.) Zusätzlich gibt es in MS Office Project bereits berechnete Felder, die die Abweichung zwischen diesen Referenzwerten und der aktuellen Planung berechnen. Beispiel für die Berechnung des Feldes Abweichung Kosten : Abweichung Kosten ist die Differenz von Kosten minus geplanter Kosten. Anzeige von Soll / Ist Abweichung im epsp Um beispielsweise die Abweichung von geplanten und aktuellen Personalaufwänden im epsp anzuzeigen, aktivieren Sie die Felder in der epsp Dialogbox: Abweichung Arbeit Arbeit (Ist-Arbeit + Rest Arbeit der Aktuellen Planung) Geplante Arbeit (Ist-Arbeit + Rest Arbeit der Referenzplanung) Danach klicken Sie auf den Button PSP anzeigen in der epsp Dialogbox. Version 1.3 Datum: Seite 7 von 12

8 Abspeichern von Projektstrukturplan Ansichten Im epsp ist es möglich, die angezeigten Inhalte der Projektstrukturplan Ebenen als Konfigurationen abzuspeichern und somit beim nächsten Aufruf des epsps komfortabel darauf zurückzugreifen. Der epsp weist nach erfolgreicher Installation eine Konfiguration mit dem Namen default auf. Für das Abspeichern von Projektstrukturplanansichten sind die beiden Buttons speichern und Als Vorlage speichern in der epsp Dialogmaske vorgesehen. Mit dem Button Löschen kann man eine bereits bestehende Konfiguration wieder aus der Auswahlliste entfernen. Der Button Speichern speichert die aktuell verwendeten Anzeigeinformationen (ausgewählter Inhalt der Feldliste) in die bereits bestehende Konfiguration, welche im Feld Konfiguration der epsp Dialogmaske angezeigt wird. Version 1.3 Datum: Seite 8 von 12

9 Der Button Als Vorlage speichern speichert die aktuell verwendeten Anzeigeinformationen (ausgewählter Inhalt der Feldliste) als neue Konfiguration. Der Name dieser neuen Konfiguration muss zuvor im Feld Konfiguration der epsp Dialogmaske eingetragen werden. TIPP: Um die gerade verwendete Konfiguration beim nächsten Aufruf des epsp wieder angezeigt zu bekommen, klicken Sie den Button Als Vorlage speichern auch wenn diese Konfiguration bereits bestanden hat und keine Änderungen bei der Anzeige der Zusatzinformationen vorgenommen wurden. Anhang Berechnungslogik für die Symbole Erscheint, wenn der Inhalt des MS Office Project Feldes Abweichung Arbeit größer dem in der Konfiguration eingestellten Wert ist. Erscheint, wenn der Inhalt des MS Office Project Feldes Abweichung Kosten größer dem in der Konfiguration eingestellten Wert ist. Erscheint, wenn der Inhalt des MS Office Project Feldes Abweichung Dauer größer dem in der Konfiguration eingestellten Wert ist, oder wenn das Enddatum der Aufgabe vor dem aktuellen Datum (Systemdatum) liegt und die Aufgabe noch nicht abgeschlossen (Feld % abgeschlossen kleiner 100%) ist. Version 1.3 Datum: Seite 9 von 12

10 Datum und Uhrzeit der Erstellung des epsp Bei der Erstellung des letzten epsps wird in der Registry unter dem Registry-Key [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\emotions\ePSP\lastrun] das Datum und die Uhrzeit der Erstellung gespeichert. Konfiguration Die Darstellung des epsps ist vom User durch eine eigene Konfigurationsmaske einstellbar. Die Sichtbarkeit des Reiters "Erweitert" in der Konfiguration wird in der Registry mit folgendem Key gesteuert: [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\emotions\ePSP\showconfiguration] true: Reiter "erweitert" ist sichtbar false: Reiter "erweitert" ist nicht sichtbar Durch Mausklick auf den Reiter "Erweitert" wird folgender Konfigurationsdialog geöffnet: Die Konfigurationseinstellungen werden automatisch beim Schließen des Dialoges oder beim Wechsel des Reiters gespeichert. Version 1.3 Datum: Seite 10 von 12

11 Einstellung Farbcode Die Statusfarben der Phasen, Arbeitspakete und Tasks werden durch Anklicken des jeweiligen Feldes gesetzt. Es öffnet eine Auswahlbox, aus der die gewünschten Farben gewählt werden können. Der Reset-Button stellt die "Default-Einstellungen" des Systems wieder her (siehe Abbildung oben). Task Einstellungen Hier wird die Größe der darzustellenden Tasks eingestellt. Fixe Taskbreite bedeutet, dass die Kästchenbreite der Tasks mit der daneben stehenden Pixelgröße dargestellt wird (Mindestgröße: 50 px). Die Zeilenumbrüche erfolgen automatisch. Taskbreite dynamisch anpassen bedeutet, dass die Breite der Kästchen dem darin befindlichen Text angepasst und optimiert wird. Zeilenumbrüche werden von System gesetzt. Ebenen anzeigen bedeutet die Anzahl der Ebenen, die im epsp dargestellt werden (Phase, Arbeitspakete Tasks). Mindestanzahl ist 2. Symbole Die Aktivierung der Checkboxen "Arbeit", "Dauer" und "Kosten" steuert die Sichtbarkeit der Überschreitungssymbole im epsp. Der daneben stehende Wert gibt jenen Schwellwert an, ab dem eine Überschreitung angezeigt wird. Version 1.3 Datum: Seite 11 von 12

12 Abgebrochene Vorgänge Um einen abgebrochen Vorgang im epsp darstellen zu können (doppelt durchgestrichen), muss im Projektplan die Spalte "Text30" befüllt sein. Der Text kann frei gewählt werden. Version 1.3 Datum: Seite 12 von 12