ICH WILL EFFIZIENTE WORKFLOWS, HÖHERE PRODUKTIVITÄT UND GERINGERE KOSTEN.

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1 ICH WILL EFFIZIENTE WORKFLOWS, HÖHERE PRODUKTIVITÄT UND GERINGERE KOSTEN. OPTIMIZED PRINT SERVICES

2 WIE MAN DIE HERAUSFORDERUNGEN DER ARBEITSWELT MEISTERT? AM BESTEN GEMEINSAM! Unmengen an Daten und Informationen dominieren die Arbeitswelt von heute. Wer vorne mitspielen will, muss flexibel, mobil und vernetzt sein. Konica Minolta unterstützt Sie dabei. So sind Sie Ihren Konkurrenten einen wesentlichen Schritt voraus. Unser Fokus: Ihr Unternehmen Entscheidend für uns ist eine gute Zusammenarbeit mit Ihnen. Um zu wissen, was wir für Ihr Unternehmen tun können, müssen wir Ihr Geschäft verstehen. Deshalb sehen wir uns Ihre Organisation, Ihre Abläufe und Prozesse, Ihre Ziele und Visionen genau an. Gemeinsam mit Ihnen. Dabei steht der gesamte Dokumenten-Lebenszyklus im Fokus. Denn Daten und Informationen fi nden sich nicht mehr nur auf einem bedruckten Blatt Papier. Der gemeinsame Weg zum Erfolg Ihr Partner auf dem Weg zum Erfolg. Konica Minolta Inc. ist ein globaler Technologiekonzern, der sich auf IT- und Dokumentenlösungen fokussiert. Mit internationaler Expertise und zahlreichen Niederlassungen weltweit nimmt das Unternehmen eine führende Rolle in vielen Ländern und Märkten ein. Dieser ganzheitliche Blick, diese umfassende Zusammenarbeit hat bei Konica Minolta einen Namen: OPS, Optimized Print Services. Mit OPS gehen wir den Weg zu Ihrem Erfolg gemeinsam den Weg zu ei zienteren Workfl ows, maximaler Datensicherheit und einer optimierten Dokumenteninfrastruktur: umweltfreundlich, langfristig fi nanzierbar und einfach zu betreiben. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie, was wir für Ihr Unternehmen tun können und wie wir Ihnen Schritt für Schritt helfen, Ihre Ziele zu erreichen.

3 KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES OPTIMIERTE DOKUMENTEN- WORKFLOWS: DIGITAL UND PAPIERGESTÜTZT Oice-Lösungen von Konica Minolta unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter entscheidend darin, mehr voranzubringen. Denn unsere Lösungen orientieren sich an Ihren Anforderungen. Nicht umgekehrt. Dabei liegt der Fokus darauf, Papier und Digitales optimal zu kombinieren. Denn was zählt, ist der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments. Dokumente eizient managen Gut zu wissen! Statistisch betrachtet werden pro Mitarbeiter rund 150 Stunden jährlich für die Suche nach Dokumenten aufgewendet. Das muss nicht sein! (IDC 2010) Der komplette Dokumenten-Lebenszyklus Wir bieten Ihnen beides an: Lösungen für das direkte Scannen in Ihr bestehendes Dokumenten-Management-System. Oder wir entwickeln und implementieren ein komplett neues DMS für Sie. Ihre Bedürfnisse zählen! Ausgezeichnete Multifunktionssysteme Mit ihren hochwertigen Ausdrucken, Kopien und Scans sind Multifunktionssysteme von Konica Minolta die ideale Schnittstelle zwischen der digitalen und der papierbasierten Welt. Mit dem großen anpassbaren Touchscreen sind sie besonders einfach zu bedienen. Drucken ist nur ein Teil des Dokumenten-Lebenszyklus. Für uns zählt mehr. Beispielsweise auch das Erfassen, Archivieren und Abrufen von Dokumenten. Nur wer den Dokumenten-Lebenszyklus ganzheitlich betrachtet, schöpft die Ressource Information optimal aus. Intelligente Dokumentenerfassung Papierdokumente werden eingescannt, Texte erkannt sowie Formulare und Barcodes ausgelesen. Das ist die perfekte Basis für die automatisierte Weiterleitung, Bearbeitung oder Archivierung. Papierdokumente in Word und Excel bearbeiten Papierbasierte Dokumente elektronisch zu bearbeiten, kann so einfach sein: einfach Papierdokumente einscannen und los geht s. Zeitraubendes Abschreiben ist ab sofort Vergangenheit! Einfache Archivierungslösungen Einfache und ei ziente Archivierungslösungen mittels durchsuchbarer PDF-Dateien ermöglichen Ihnen das schnelle Finden abgelegter Dokumente. Besser unterwegs: mobiles Drucken von Smartphones und Tablet-PCs Drucken von mobilen Geräten sowie mobile Datenerfassung sind jederzeit möglich. Dank Wi-Fi, oder AirPrint.

4 KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES OFFICE-LÖSUNGEN & SERVICES, ZU DENEN DIE IT OK SAGT Druck- und Dokumentenlösungen von Konica Minolta sind nicht nur problemlos zu implementieren, sondern auch mit geringem Wartungsaufwand zu betreiben. Und wenn Sie möchten, übernehmen wir sogar beides komplett: mit unseren professionellen Services. IT- Abteilungen gewinnen dadurch Zeitressourcen für ihre Kernkompetenzen. Und das freut schließlich das ganze Unternehmen. 20 % Anrufe beim IT-Helpdesk Ausfallzeiten : ein Wort keine Bedrohung Konica Minolta Systeme sind robust konstruiert und auf langfristigen, zuverlässigen Betrieb ausgelegt. Sollte es doch zu Störungen kommen, ist Hilfe schnell parat: per interaktiven Tutorials am Systemdisplay, Ferndiagnosesystem und reaktionsschnellem Serviceteam. Einfach automatisieren: Tonerbestellung und Serviceeinsatz Sie können nicht drucken, weil niemand Toner oder einen Serviceeinsatz bestellt hat? Mit automatisierten Services von Konica Minolta hat das ein Ende: Ihr System kümmert sich ab sofort darum! Zeitfalle Druckersupport 20 Prozent der Anrufe beim IT-Helpdesk betreffen Druckerprobleme. Mit Konica Minolta hat das ein Ende! (Quocirca 2010) Systemdaten und Druckkosten auf einen Blick Von der Systemübersicht über aktuelle Laufdaten, Tonerstände bis hin zu exakten Druckkosten und etwaigen Fehlermeldungen. Sie haben über alles stets den Überblick. Auf Knopfdruck. Unsere Optimized Print Services: Lassen Sie Ihre Druckinfrastruktur unsere Sorge sein. Konica Minolta hat Services entwickelt, die den Betrieb Ihrer Dokumenteninfrastruktur für Sie einfacher als je zuvor machen, beispielsweise die Überwachung Ihrer Hardware, Software- Support oder IMAC/D-Services. Alles, was Sie noch tun müssen: sich um Ihr Kerngeschäft kümmern. So sparen Sie Zeit, Geld und Nerven. Der universelle Druckertreiber Einer für alle: derselbe universelle Druckertreiber für unterschiedliche Systeme. So können Mitarbeiter ganz einfach die verschiedenen Drucksysteme bedienen. Smartes Systemmanagement Wie praktisch: Die Vergabe von Userrechten oder Firmware- Updates müssen ab sofort nicht mehr an jedem System separat durchgeführt werden. Bei Konica Minolta erledigen Sie das mit einem zentralen Tool. Voll integrationsfähig Ob Windows-, Linux- oder Mac-Umgebung: bizhub Systeme sind völlig problemlos zu integrieren und einfach an SAP, SharePoint und Co. anzubinden.

5 KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES DRUCKKOSTEN SPAREN UND NOCH EFFIZIENTER ARBEITEN Kennen Sie Ihre Druckkosten? Und wissen Sie, dass die Anschaffung von Hardware und Toner nur einen kleinen Teil davon ausmachen? Mit dem richtigen Partner können Sie nicht nur die Gesamtkosten (inklusive Verwaltung, Finanzierung, Logistik etc.) exakt bestimmen, sondern auch viel einsparen. Konica Minolta hat Ihnen diesbezüglich einiges zu bieten: Erster Schritt: Kostentransparenz Erfassen Sie Druckkosten nicht nur pauschal, sondern pro Benutzer, Abteilung oder Projekt. So sind exakte Auswertungen möglich und das sorgt auch bei Ihren Mitarbeitern für mehr Kostenbewusstsein. Sparmaßnahme: Druckerflotte optimieren Ihre Druckerfl otte kann zur Kostenfalle werden. Suboptimale Auslastung oder Fehleranfälligkeit ist mitunter teuer. Mit effektiven Überwachungstools haben Sie Ihre Druckerfl otte im Griff und erkennen Einsparungspotenziale sofort. Kennen Sie Ihre Druckkosten? Erfahrungsgemäß kennt nur eins von zehn Unternehmen seine Druckkosten. Durchschnittlich werden bis zu 6 % der Einnahmen fürs Dokumentenmanagement verbraucht. (InfoTrends 2010) 40 % der Ausdrucke werden innerhalb von 24 Stunden weggeworfen. (Newsweek 2009) Mit jedem Euro reine Druckkosten belasten weitere neun Euro das Budget. (ALL Associates Group 2012) Die gute Nachricht: Druckkosten (Hardware, Toner, Zubehör, Papier ) Zusatzkosten (IT-Support, Administration, Anschaffungs- und Lagerkosten, Dokumentenprozesse ) Digitalisierung spart Zeit und Geld Die digitale Welt bietet einen schnellen Zugriff auf Informationen und erhöht so die Produktivität. Gleichzeitig sinkt dabei oft das Druckvolumen. Ein elektronisches Archiv spart darüber hinaus wertvolle Bürofl äche. Das Ergebnis: Sie reduzieren Zeitaufwand und Kosten. Druckkosten einfach regeln Druckkosten lassen sich tatsächlich regeln: Defi nieren Sie beispielsweise, wer in Farbe drucken darf. Legen Sie fest, dass für große Druckaufträge nur ei ziente Systeme infrage kommen. Oder stellen Sie Duplexdruck als Standard ein. Sie haben alle Möglichkeiten! Weniger ist mehr: unnötige Ausdrucke vermeiden Kaum zu glauben: Einer von neun Ausdrucken wird nie vom Drucker abgeholt. Das muss nicht sein! Mit Follow-me-Printing wird der Druckvorgang erst direkt am System aktiviert. -30 % Bis zu 30 % dieser Kosten können Sie sparen. (IDC 2009, Gartner 2013) Einfach wirtschaftlicher: problemlose Dokumentenworkflows Die noch bessere Nachricht: Die Optimierung Ihrer Workfl ows kann Ihnen helfen, sogar noch mehr zu sparen. Mit Optimized Print Services (OPS) von Konica Minolta analysieren wir nicht nur Ihre Unternehmensprozesse, sondern entwickeln und implementieren auch optimierte Workfl ows. Dadurch erreichen Sie die bestmögliche Ei zienz in Ihrem täglichen Business und Sie sparen Zeit und Geld.

6 KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES AUSGESPROCHEN BERUHIGEND: SICHERHEIT STEHT AN ERSTER STELLE In einer Welt, in der der Informationsvorsprung immer wichtiger wird, gewinnt auch die Datensicherheit an Bedeutung sowohl bei papierbasierten Daten als auch bei jenen in digitaler Form. Beruhigend zu wissen: Konica Minolta ist mit seinen Sicherheitsstandards branchenführend. Gesichert: die Integration in Ihr Netzwerk Auch die Drucker in Ihrem Netzwerk müssen allen Sicherheitsanforderungen entsprechen. Unsere Authentifi zierung über IEEE 802.1X SSL und IPsec-Protokoll gewährleistet eine einfache Integration in geschützte Netzwerke sowie die sichere Netzwerkkommunikation. So gut wie alle bizhub Systeme entsprechen der Norm ISO EAL3 und somit den international höchsten Sicherheitsstandards. Schutz vertraulicher Dokumente Der Schutz vertraulicher Dokumente erlaubt keine Kompromisse. Egal, ob auf der Druckerfestplatte oder im Ausgabefach. Mit Konica Minolta garantieren diesen Schutz unter anderem Datenverschlüsselung, sicheres Löschen, Kopierschutz per Wasserzeichen und PDF-Signaturen. Zugriffskontrolle und User-Rechte Nutzer-Authentifi zierung ist ein wichtiger Schlüssel zur Sicherheit. Mit uns erfolgt er per kontaktloser ID-Karte, PIN- Code oder biometrischem Fingervenen-Scan. Für jeden Nutzer können individuelle Zugriffsrechte defi niert werden. Höchste Umweltverträglichkeit Konica Minolta steht für Umweltschutz und Nachhaltigkeit seiner Produkte ein. Zahlreiche Auszeichnungen kennzeichnen diese Bemühungen. Vertrauliche Daten sind sicher Der Druck vertraulicher Daten (z. B. Gehaltsabrechnungen, Forschungs- und Entwicklungsergebnisse) oder persönlicher Dokumente ist geschützt. Datensicherheit ist vor allem bei Personalveränderungen ein brisantes Thema; auch der Schutz vor Industriespionage bekommt immer mehr Bedeutung. Elektronische Archive können vor Einbruch und Feuer bestens gesichert werden. Sicher ist sicher: Secure Print Damit kein Ausdruck in falsche Hände gerät, erfordert der Secure Print bevor der Ausdruck ausgeführt wird eine Authentifi zierung direkt am System. Das ist zum Beispiel für die Diskretion von Personalabteilungen sehr hilfreich. 1. Druckjob absenden 2. Code an beliebigem Gerät eingeben 3. Ausdruck startet

7 KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES OPTIMIZED PRINT SERVICES DREI SCHRITTE ZU IHREM ERFOLG Mit den Optimized Print Services (OPS) zeigen wir Ihnen einen Weg, der exakt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist und zu eizienteren Workflows, mehr Sicherheit und auch Kostensenkung führt. Von der genauen Analyse über die gemeinsame Realisation bis zum eizienten Betrieb. Schritt 1: Consulting OPS beginnt mit einer gemeinsamen Analyse Ihrer Prozesse und Bedürfnisse. Nur wenn wir Ihr Geschäft verstehen, können wir Sie auf dem Weg zur idealen Lösung für Ihr Unternehmen beraten. Selbstverständlich involvieren wir in die Analyse auch Ihre Mitarbeiter. Denn die können aktuelle Abläufe und Verbesserungsmöglichkeiten oft am allerbesten einschätzen. Schritt 2: Realisierung Haben wir gemeinsam mit Ihnen Ihre optimale Dokumenteninfrastruktur defi niert, liefern wir diese nicht einfach bei Ihnen ab. Ganz im Gegenteil: Unser Team unterstützt Sie im Projektmanagement, entwickelt Roll-out-Pläne und führt Ihre Mitarbeiter Schritt für Schritt an die neuen Prozesse und Abläufe heran. So machen wir aus den gemeinsam entwickelten Ideen und Ansätzen auch echte Erfolgsgeschichten. Schritt 3: Betrieb Konica Minolta bietet Ihnen individuell anpassbare Services, um die neue Dokumenteninfrastruktur langfristig ei zient zu betreiben und zu verwalten. Dabei entscheiden Sie, welche OPS-Dienstleistungen Sie in Anspruch nehmen: von der bloßen Ergänzung Ihrer bestehenden IT-Services bis hin zur Übernahme der vollen operativen Verantwortung für Ihre Infrastruktur. Wie viel OPS darf s denn sein...? Wir möchten Ihr Unternehmen langfristig begleiten. Aber Sie entscheiden, wie intensiv unsere Zusammenarbeit sein soll. Optimierung Ihrer Drucker-rflotte Überwachung und Betrieb Ihrer Drucksysteme Optimierung Ihrer Prozesse rund ums Dokument Optimierung Ihrer gesamten Dokumentenund Informationsprozesse Optimierung und Betrieb Ihrer IT-Infrastruktur und Software

8 YSoft SafeQ Suite Kategorien Module Ausgabemanagement Benutzer- und Kostenverwaltung Sicherheit YSoft SafeQ Authentication YSoft SafeQ Print Roaming YSoft SafeQ Reporting YSoft SafeQ Chargeback YSoft SafeQ Scan Management YSoft SafeQ Rule-based Printing YSoft SafeQ Mobile Print

9 SCHWERPUNKT: DRUCKVERWALTUNG UND ABRECHNUNG IN JEDER GESCHÄFTSUMGEBUNG Als extrem skalierbare Druckverwaltungslösung mit großem Funktionsumfang lässt YSoft SafeQ im Hinblick auf Eizienz und Flexibilität in Büroumgebungen kaum Wünsche ofen. Dank ihrer modularen Struktur kann diese Software-Suite genau auf die Bedürfnisse ihrer Nutzer zugeschnitten werden. Die verschiedenen YSoft SafeQ-Module können sogar ganz nach Bedarf einzeln oder kombiniert erworben und eingesetzt werden. Heute besteht in fast jeder Geschäftsumgebung die Herausforderung, Produktivität und Eizienz zu steigern und gleichzeitig Kosten zu senken. YSoft SafeQ unterstützt Sie durch Verwaltung Ihrer gesamten Druckinfrastruktur umfassend beim Erreichen dieses Ziels. Wenn zentrale Drucker- und Benutzerverwaltung, Verfolgung von Druckaufträgen, Berichterstellung und Fest legung unterschiedlicher Druckregeln in Unternehmen gefragt sind, ist YSoft SafeQ die richtige Lösung. Ob es sich um einen einzigen Standort mit Follow-me-Druckbedarf oder umfangreiche Druckverwaltung in Großunternehmen mit mehreren Standorten auf der ganzen Welt handelt mit YSoft SafeQ können Sie alle Ihre druckbezogenen Aktivitäten von einer einzigen Workstation aus zentral verwalten und abrechnen. YSoft SafeQ Suite kommt für Sie in Frage, wenn folgende Anforderungen zu erfüllen sind: Sie müssen unternehmensweit direkte und indirekte Druckkosten senken. Dennoch sollten alle Mitarbeiter auch bei Ausfall eines Druckers jederzeit drucken und kopieren können. Sie müssen nachverfolgen können, wer was wann und wo gedruckt hat, und sicherstellen, dass nur arbeitsbezogene Dokumente gedruckt und alle Druckkosten den Verursachern zugeordnet werden. Sie wollen die gesamte Druckumgebung absichern und unbefugten Zugriff auf vertrauliche Dokumente und wichtige Unternehmensdaten unterbinden. Sie müssen alle Niederlassungen und Standorte des Unternehmens vernetzen und die Dokumentausgabe an jedem beliebigen Ort erleichtern. Kurzum, Sie müssen die gesamte Druckinfrastruktur Ihres Unternehmens mit höchster Eizienz verwalten und schützen und genau das erledigt YSoft SafeQ für Sie!

10 YSoft SafeQ SUITE 3 YSoft SafeQ Suite Seine modulare Struktur macht YSoft SafeQ zu einer höchst komfortablen Druckverwaltungslösung, die Flexibilität und einen großen Funktionsumfang bietet und praktisch keine Benutzeranforderung unerfüllt lässt. Auf dem Firmenserver installiert, kann diese Lösung jeden innerhalb des Netzwerks erstellten Druck auftrag verfolgen. Und mit YSoft SafeQ können nicht nur Multifunktionssysteme und Netzwerkdrucker verwaltet werden; seine Überwachungs- und Abrechnungsfunktionen erstrecken sich auch auf lokale Drucker und ermöglichen so uneingeschränkte Kontrolle und Transparenz in Bezug auf die Art des Druckauftrags sowie Druckzeitpunkt, -auftraggeber und -system. Der Zugrif auf die YSoft SafeQ Suite erfolgt über eine sehr intuitive webbasierte Administratorschnittstelle mit anpassbarem Dashboard. Sie ermöglicht die bequeme Verwaltung des unternehmensweiten Druckmanagementsystems ohne lange Einarbeitungszeit. Benutzer proitieren von sicherem Druck, da Druckaufträge nicht mehr unbeaufsichtigt in Ausgabefächern herumliegen, wo sie in falsche Hände geraten können. Die YSoft SafeQ Suite umfasst sieben Einzelmodule, die zusammen maximale Flexibilität und Skalierbarkeit gewährleisten: YSoft SafeQ Authentication bietet bequeme Benutzerauthentifizierung am Ausgabegerät über Benutzername und Kennwort, PIN oder ID-Karte und somit zuverlässige Drucksicherheit. YSoft SafeQ Print Roaming bietet Benutzern die Mög lichkeit, ihre Druckaufträge an jedem beliebigen Drucker an jedem Standort innerhalb des Netzwerks abzuschicken und sie dort auszugeben, wo sie gebraucht werden. YSoft SafeQ Reporting steuert die Verfolgung und Abrechnung aller Druckaufträge und bietet somit Unter nehmen, die das Druckverhalten in ihrer gesamten Druckumgebung unter Kontrolle halten wollen, eine praktische Lösung. YSoft SafeQ Chargeback ist ein wichtiges Modul für Bildungseinrichtungen und projektbezogene Umgebungen, in denen Druck-, Scan- und Kopierkosten den Verursachern in Rechnung gestellt werden müssen. YSoft SafeQ Scan Management stellt umfangreiche Scanverwaltungsfunktionen bereit, darunter Scan-to- Box, Scan-to-Home folder, Scan-to- , One-Click- Scan; und falls die Standardfunktionen nicht ausreichen, können eigene Scanskripts erstellt werden. YSoft SafeQ Rule-based Printing (RBP) gibt dem Administrator die Möglichkeit, individuelle Druckbedingungen für verschiedene Benutzer festzulegen, beispielsweise den Zugriff auf Farbdruck einzuschränken oder Duplexdruck vorzuschreiben. YSoft SafeQ Mobile Print bietet Benutzern die Möglichkeit, Druckaufträge von ihren Mobilgeräten aus per oder über eine Webseite zu senden, wodurch sie mobiler werden und nicht mehr an das Drucken am Arbeitsplatz gebunden sind.

11 YSoft SafeQ AUTHENTICATION 4 AUTHENTIFIZIERUNG ZUR VERMEIDUNG UNBEFUGTEN DRUCKS Eine Herausforderung, mit der sich alle Unternehmen früher oder später konfrontiert sehen, besteht darin, Dokumente sowie irmeninterne Daten und Informationen zu schützen. Ausgabegeräte müssen zuverlässig vor unbefugtem Zu grif geschützt werden, indem sich Benutzer vor dem Drucken, Kopieren oder Scannen mit PIN, ID-Karte oder dem Benutzer namen und Kennwort am MFP authentiizieren müssen. Sie wollen einen Überblick darüber haben, wer in Ihrem Unternehmen Drucke erstellt. Sie müssen zuverlässig verhindern, dass Drucke unbeaufsichtigt in Ausgabefächern liegen. Sie müssen verhindern, dass unbefugte Nutzer ge scannte Dokumente an Empfänger außerhalb des Unternehmens senden. Wenn Sie eine geeignete Authentiizierungsanwendung (ob mit PIN, ID-Karte oder Benutzername und Kennwort) einsetzen, proitiert Ihr gesamtes Unternehmen davon. Eine solche Software bewirkt folgendes: Die Lösung: YSoft SafeQ Authentication wichtige Informationen und sensible Unternehmensdaten sind gesichert und davor geschützt, in die falschen Hände zu geraten. Sicherheitsverstöße werden durch zuverlässige Beschränkung der Zugriffsrechte auf autorisierte Personen verhindert. Sie haben jederzeit einen Überblick darüber, wer in welchem Umfang druckt. Funktionen Bei Verwendung von YSoft SafeQ Authentication werden Druckaufträge auf dem YSoft SafeQ-Server gespeichert, bis der Urheber zu einem Ausgabegerät im Unternehmen geht, sich am MFP authentiiziert und seinen Druckauftrag ausgibt. Auf diese Weise bleiben keine gedruckten Dokumente unbeaufsichtigt in einem Ausgabefach, wo sie von der falschen Person entnommen werden könnten. Druckaufträge können nur vom Auftragseigentümer direkt am Ausgabegerät produziert werden. Der Administrator kann auch deinieren, wie lang Aufträge auf dem Server gespeichert werden, bevor sie gelöscht werden (auch wenn sie nicht gedruckt wurden). Sichere Druckumgebung Dadurch wird zuverlässig die unbefugte Nutzung von Ausgabesystemen verhindert Authentifizierungsmöglichkeiten Auswahl an bequemen Optionen, wie ID-Karte, PIN-Code oder Benutzername/Kennwort Zentrales Authentifizierungsmanagement: Alle Authentifizierungseinstellungen werden bequem über die Administratorwebschnittstelle verwaltet

12 YSoft SafeQ PRINT ROAMING 5 ÜBERALL DRUCKEN - WELTWEIT Globale Unternehmen müssen bei allen Abläufen Flexibilität sicherstellen. Im Hinblick auf Dokumenterstellung und -verwaltung schließt dies idealerweise auch die Übergabe von Druckaufträge in einer Niederlassung und die Verarbeitung und Ausgabe der Drucke an einem anderen Standort ein. Ihre Dokumentproduktion soll nicht auf ein einziges Gebäude oder einen Standort beschränkt sein. Ihre Mitarbeiter sollen Druckaufträge an einem Standort abschicken und bei Bedarf an einem anderen Ort ausgeben können. Durch diese Funktionalität soll die Effizienz des gesamten Drucknetzwerks erhöht und Unabhängigkeit von geographischen Entfernungen erzielt werden. Standortübergreifendes Drucken gibt Nutzern die Freiheit, Drucke zum gewünschten Zeitpunkt am gewünschten Ort zu erstellen. Gleichzeitig kann der IT-Administrator von einem einzigen Administrator-Dashboard aus bequem die gesamte Druckinfrastruktur überwachen und verwalten. Print Roaming erfüllt diese und ähnliche Voraussetzungen und erhöht somit die unternehmensweite Flexibilität, Produktivität und Eizienz Vorteile, von denen jeder im Unternehmen proitiert: Bequemes und zeitsparendes Abholen von Druckaufträgen am ausgewählten Drucker, unabhängig vom Firmenstandort. Einfaches Nachdrucken durch Markieren häufig genutzter Dokumente als Favoriten. Verbesserte Zusammenarbeit durch gemeinsame Nutzung von Druckwarteschlangen innerhalb eines Teams oder einer Abteilung. Die Lösung: YSoft SafeQ Print Roaming* Mit YSoft SafeQ Print Roaming können Nutzer ihre Druckaufträge an einem Ort abschicken und zum gewünschten Zeitpunkt an einem beliebigen Ort innerhalb des Unternehmens produzieren. Die Druckaufträge können überall ausgegeben werden sei es in einem anderen Büro, in einem anderen Gebäude oder auf einem anderen Kontinent; es gelten keinerlei geographische Einschränkungen. YSoft SafeQ bietet diese Funktionalität mithilfe einer einzigartigen Technologie, die nur einen sehr kleinen Teil der Netzwerkbandbreite für die schnelle und eiziente Datenübertragung in Anspruch nimmt. * erfordert YSoft SafeQ Authentication Funktionen Flexible Ausgabe von Druckaufträgen: Nutzer können ihre Druckaufträge unternehmensweit an jedem beliebigen Drucker ausgeben Gemeinsam genutzte Druckwarteschlange: Diese Option erleichtert die Zusammenarbeit und gibt Nutzern die Möglichkeit, die Druckaufträge von Kollegen auszugeben und am Drucker abzuholen Nachdruck bevorzugter Dokumente: Nutzer können häufig benötigte Dokumente als Favoriten speichern und direkt vom Bedienfeld des Drucksystems aus nachdrucken

13 YSoft SafeQ REPORTING 6 DRUCKÜBERWACHUNG ZUR KOSTENKONTROLLE Die Überwachung des Druckverhaltens der Mitarbeiter und der Gesamtdruckleistung innerhalb eines Unternehmens bildet die Grundlage für langfristige Kosteneinsparungen. Sie müssen die Druckkosten unter Kontrolle halten, um innerhalb des zugewiesenen Budgets zu bleiben. Sie wollen herausfinden, welche Abteilungen, Dienste und Nutzer für die Druckkosten verantwortlich sind. Sie müssen regelmäßig (idealerweise ohne manuelle Intervention) Berichte erstellen, die alle Niederlassungen und Tochtergesellschaften abdecken. Sie müssen umfangreiche, aber übersichtliche Berichte für Führungskräfte erstellen. Vor der Analyse der tatsächlichen Druckkosten besteht der erste Schritt darin, detaillierte Informationen zu allen Druckaktivitäten zu sammeln und festzustellen, wo und warum Druckkosten entstehen durch Verfolgung jedes einzelnen Druckauftrags. Dabei ist es vorteilhaft, die Infor mationen in umfassenden Berichten zusammenzustellen, die alle rele vanten Daten enthalten, wobei durch automatisierte regelmäßige Updates der Nutzerkomfort erhöht und hohe Transparenz gewährleistet wird. Ihre Vorteile: Möglichkeit zur Optimierung der Gesamtdruckeffizienz auf der Basis detaillierter Berichte, aus denen hervorgeht, wo Druckkosten entstehen. Zeitersparnis für Administratoren dank automatischer Berichteinstellungen und Weiterleitung von Berichten per an angegebene Nutzer. Schnelle Erstellung umfassender und maßgeschneiderter Berichte für höhere Führungskräfte. Einfache Erstellung von Umweltberichten, beispielsweise für CSR-Dokumentation und ähnliche Zwecke, die zeigen, in welchem Umfang Ihr Unternehmen durch Verwendung von YSoft SafeQ natürliche Ressourcen einspart. Die Lösung: YSoft SafeQ Reporting Mit YSoft SafeQ Reporting bekommen Sie Ihre Druckkosten in den Grif: als zentral installiertes Berichtwerkzeug kann es unternehmensweit sämtliche Druckaktivitäten verfolgen und detaillierte Übersichten in Form von Tabellen und Diagrammen generieren. YSoft SafeQ überwacht alle Druck-, Kopierund Scanvorgänge* und speichert detaillierte Informationen zu jedem einzelnen Auftrag: Auftragsname und Druckdatum, eine Vorschau der ersten Seite, die Seitenanzahl sowie den Tonerverbrauch. Anhand dieser Informationen können mit wenigen Klicks umfassende Berichte erstellt werden. Um das Ganze noch komfortabler zu gestalten, können sogar Managementberichte generiert werden, die einen nützlichen und umfassenden Überblick über die gesamte Druckumgebung (Kostenstellen, Geräte oder Nutzer) bieten, sodass ersichtlich wird, wer welche Kosten verursacht. Eine weitere hilfreiche Funktion von YSoft SafeQ sind Umweltberichte, die zeigen, welche umweltbezogenen Auswirkungen Ihre Druckeinsparungen im Sinne von geringerem Holz- und Wasserverbrauch sowie CO 2 -Ausstoß haben. Die Berichte können auf Jahres-, Quartals- oder Monatsbasis erstellt werden und das Firmenlogo beinhalten. Sie können problemlos in verschiedene Dateiformate, wie PDF, HTML oder DOC, exportiert und bequem gemeinsam genutzt werden. * erfordert YSoft SafeQ Scan Management Funktionen Überwachung und Berichterstellung: Automatisch oder on demand erstellte Berichte zu allen Druck-, Kopier- und Scanvorgängen* im gesamten Netzwerk Umweltberichte: Diese Berichte geben die positiven ökologischen Auswirkungen von Druckeinsparungen, beispielsweise in Bezug auf Schonung natürlicher Ressourcen, wieder Verwaltungsberichte: Sie geben einen kompakten Überblick über die Druckinfrastruktur Maßgeschneiderte Berichte: Sie können aus einer Vielzahl von Parametern wählen, um Berichte nach ihren Erfordernissen anzupassen

14 YSoft SafeQ CHARGEBACK 7 EINFACHE ABRECHNUNG MIT PAY-PER-PRINT Bildungseinrichtungen, wie Universitäten, öfentliche Bibliotheken und ähnliche Einrichtungen, müssen Druck-, Kopierund Scandienste anbieten, diese aber den Nutzern dann auch in Rechnung stellen. Es muss zuverlässig verhindert werden, dass Nutzer Druck-, Kopier- oder Scandienste nutzen, ohne dafür zu zahlen. Bestimmte Preistabellen müssen verschiedenen Nutzergruppen zugeordnet werden. Nutzer müssen die Möglichkeit haben, online (über PayPal) sowie mit Bargeld auf ihr Konto einzuzahlen. Das bedeutet, dass Studenten, Dozenten und andere Mitarbeiter sowie allgemeine Nutzer persönliche Konten haben müssen, über die sie Druckdienste nutzen und dafür zahlen können. Verschiedenen Benutzergruppen können so unterschiedliche Preise (oder gar keine Gebühren) für Druck-, Kopier- und Scanvorgänge in Rechnung gestellt werden. Beispielsweise würden die Konten von Mitarbeitern natürlich aufgeladen werden, ohne dass sie dafür tatsächlich zahlen müssen, während Studenten und externe Nutzer eine einfache Möglichkeit brauchen, Geld auf ihr Konto einzuzahlen. Die Nutzer würden darüber hinaus erwarten, mit einem Konto und einer Karte alle verfügbaren Services innerhalb einer Einrichtung, beispielsweise einem Universitätscampus, nutzen zu können. Typische Vorteile: Geringerer Verwaltungsaufwand trotz höherer Flexibilität: einfache Zuordnung von Preislisten zu verschiedenen Nutzern, Kostenstellen und/oder Ausgabesystemen. Zeitersparnis und verbesserter Nutzerkomfort durch flexible Aufladung von Konten, auch online jederzeit und überall. Die Lösung: YSoft SafeQ Chargeback YSoft SafeQ Chargeback ermöglicht Nutzern das bequeme Einzahlen von Geld in vorhandene Konten, die sie auch nutzen, um Dienste innerhalb der gesamten Einrichtung, beispielsweise Mahlzeiten in der Cafeteria, zu bezahlen. Die Nutzer proitieren von einer ganzen Palette verwalteter Druckdienstleistungen, einschließlich einem komfortablen Pay-per-Print-Service, und können Aufträge sicher an jedem Drucker innerhalb des Netzwerks ausgeben. Bei YSoft SafeQ Chargeback stehen verschiedene Erweiterungsoptionen zur Verfügung: Mit einem Mitarbeiter besetztes Cash-Desk: Nutzer gehen zu einem Cash-Desk und zahlen einem Mitarbeiter Geld, der es dem Konto des Nutzers gutschreibt. Selbstbedienungsoption: Dazu gehört ein YSoft Zahlautomat, in den der Nutzer Münzen oder Scheine einzahlt. Online-Aufladung: Nutzer können ihr Konto über PayPal aufladen. Funktionen Individuelle Abrechnung: Nutzern wird auf der Basis der anwendbaren Preistabelle automatisch der berechnete Preis für Druck-, Kopier- und Scandienste in Rechnung gestellt Mehrere Preislisten: Es können verschiedene Preislisten erstellt und auf verschiedene Nutzer, Kostenstellen, Geräte und/oder Druckaufträge anwendet werden Verschiedene Aufladeoptionen: Bequeme Aufladealternativen für Nutzerkonten, sowohl online als auch offline (durch Barzahlung) Einheitliche Abrechnung: Studenten und andere Nutzer können zum Drucken und Kopieren dasselbe Konto wie für andere gebührenpflichtige Dienste der Universität nutzen

15 YSoft SafeQ SCAN MANAGEMENT 8 UMFASSENDES SCANNEN FÜR BEQUEME FREIGABE UND VERTEILUNG Neben Druck, Abrechnung und Dokumentzuordnung ist das Scannen ein weiterer wichtiger Aspekt einer umfassenden Dokumentverwaltung. In den meisten Umgebungen sind diese Funktionen heutzutage sehr wichtig, um die Eizienz dokumentbezogener Arbeitsabläufe zu erhöhen. Sie wollen alle Scanaktivitäten ebenso wie Druckaufträge verfolgen und zuordnen. Sie wollen, dass Nutzer Dokumente direkt an eine - Adresse oder in ihren Stammordner scannen können, um die schnelle Verteilung zu erleichtern. Sie erwarten eine einfache Möglichkeit, Scandateien Metadaten hinzuzufügen, um die Weiterverarbeitung von Dokumenten und Daten zu optimieren. Scan-Worklows helfen Organisationen, ihre dokumentbezogenen Prozesse zu automatisieren; Insbesondere erleichtert eine eiziente und umfassende Scanfunktionalität die Ver teilung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten im gesamten Unternehmen. Sie und Ihre Mitarbeiter proitieren folgendermaßen: Optimierte Büroabläufe mit erhöhter Effizienz durch maßgeschneiderte Scan-Workflows. Erhöhter Komfort und verbesserte Nutzererfahrung durch bequeme, zeitsparende One-Click-Scanvorgänge: Scan-Workflows werden mit einem einzigen Mausklick gestartet. Die Lösung: YSoft SafeQ Scan Management* YSoft SafeQ ermöglicht nicht nur die Verwaltung und Ver folgung aller Druckvorgänge, sondern bietet auch die entsprechenden Funktionen für Scanvorgänge an. Das Modul YSoft SafeQ Scan Management bietet anspruchsvolle Scanfunktionen, wie One-Click-Scan, Scan-to-Home folder und Scan-to- , und ermöglicht die Erstellung individueller Scan-Worklows auf der Basis bestimmter Geräte, Standorte, Nutzer, Aufgaben und Abteilungen. Und falls diese Funktionalität immer noch nicht ihre speziellen Anforderungen erfüllt, gibt es noch die Scan-to-Script-Funktion, mit der bestimmte Worklows automatisch durchgeführt werden können. * erfordert YSoft SafeQ Authentication Funktionen Vordefinierte Scanziele: Scannen per Mausklick in den Stammordner des Nutzers oder in ein - Konto Angepasste Scan-Workflows: Individuelle Scanvorgänge können definiert und automatisiert werden Scan-Überwachung: Neben Druck- und Kopieraufträgen können auch Scanaufträge verfolgt und abgerechnet werden

16 YSoft SafeQ RULE-BASED PRINTING 9 GELD SPAREN MIT INDIVIDUELLEN DRUCKREGELN Regelgesteuertes Drucken ist für Unternehmen, die ihre Druckinfrastruktur eizient verwalten und die Gesamtdruckkosten erheblich senken wollen, unerlässlich. Sie müssen die Druckkosten senken, indem Sie kontrollieren, was und wie die Nutzer drucken. Sie wollen Farbdruck vermeiden, um Tonerkosten zu senken. Sie wollen verhindern, dass jede gedruckt wird, oder, falls es sich nicht vermeiden lässt, Schwarzweißdruck vorschreiben. Sie erwarten, dass Ihre Mitarbeiter immer Duplexdruck verwenden und dass nur bestimmte Nutzer einseitig drucken können. Geschäftsumgebungen proitieren von der Möglichkeit, ver schiedene Druckregeln aufzustellen, die eizienten und wirtschaftlichen Druck erzwingen und auf einzelne Nutzer, verschiedene Nutzergruppen oder ganze Abteilungen an wend bar sind. Solche Druckregeln beziehen sich meistens auf die berulichen Aufgaben oder die Abteilung des Nutzers und können beispielsweise die Berechtigung zum Farb- oder Simplexdruck beinhalten. In bestimmten Umgebungen müs sen vielleicht sogar Papierformate, Dokumentarten oder die maximale Seitenanzahl pro Auftrag vorgegeben werden. Natürlich können auch bestimmte Ausgabegeräte oder Zeiträume, innerhalb derer Nutzer drucken können, angegeben werden. Das ergeben sich folgende Vorteile: Effiziente Senkung der Gesamtdruckkosten durch Anwendung bestimmter Druckregeln, wie beispielsweise Beschränkung auf Schwarzweißdruck etc. Auslastung der gesamten Druckerflotte durch strikte Zuweisung von Druckaufträgen zu geeigneten Geräten, beispielsweise von großen Druckaufträgen zu Produktionsdrucksystemen. Erhöhte Vertraulichkeit von Dokumenten durch automatisches Drucken von Wasserzeichen in Dokumenten mit sensiblem Inhalt. Die Lösung: YSoft SafeQ Rule-based Printing YSoft SafeQ Rule-based Printing ist das richtige Modul zur raschen, zuverlässigen und eizienten Senkung von Druck kosten. Sie können unter einer Vielzahl unterschiedlicher Benutzerrollen wählen, die einzelnen Nutzern oder Nutzergruppen zugewiesen werden können. YSoft SafeQ wendet dann die entsprechenden Regeln auf alle von diesem bestimmten Nutzer bzw. dieser Nutzergruppe eingehenden Druckaufträgen an; Aufträge werden nur gedruckt, wenn sie die deinierten Bedingungen erfüllen. Jeder Druckauftrag, der nicht die deinierten Bedingungen erfüllt, wird abgelehnt, wobei der betrefende Nutzer eine entsprechende Nachricht erhält. Diese Funktionalität macht YSoft SafeQ Rule-based Printing zum perfekten Werkzeug zur Senkung von Druckkosten. Funktionen Vordefinierte Druckregeln: Einzelne Druckregeln können bestimmten Nutzern, Rollen und Abteilungen zugeordnet werden, wobei die jeweiligen Regeln automatisch angewendet werden, sobald sich der Nutzer authentifiziert und zu drucken beginnt Schutz durch Wasserzeichen: Gedruckte Wasserzeichen erhöhen die Vertraulichkeit von Dokumenten mit sensiblen Inhalten Automatische Benachrichtigung: Wenn ein Nutzer einen Druckauftrag sendet, der nicht den festgelegten Regeln entspricht, wird er entsprechend benachrichtigt

17 YSoft SafeQ MOBILE PRINT 10 FLEXIBILITÄT UND EFFIZIENZ FÜR IHRE MOBILEN MITARBEITER Die heutigen lexiblen und innovativen Arbeitsumgebungen sind nicht mehr auf PCs im Büro beschränkt. Büromitarbeiter nutzen ihre mobilen Geräte zunehmend auch für beruliche Aufgaben. Sie wollen die Druckflexibilität Ihrer Mitarbeiter erhöhen, insbesondere der Außendienstmitarbeiter, die viel unter wegs sind und in jeder Niederlassung Ihres Unternehmens drucken müssen. Sie und Ihre Mitarbeiter müssen spontan an verschiedenen Orten drucken können, beispielsweise kurzfristig fertiggestellte Dokumente für wichtige Sitzungen. Sobald Sie Ihre Mitarbeiter mobil werden lassen, beispielsweise, indem Sie ihnen Smartphones oder Tablet PCs für beruliche Zwecke zur Verfügung stellen, müssen sie auch mobil drucken können. Das bedeutet, dass sie jederzeit und an jedem Ort Druckaufträge übergeben können. Wenn sie schließlich Zugang zum Drucker haben, können sie ihre Dokumente direkt weiterbearbeiten. Und wenn mobile Nutzer nicht von Microsoft Oice oder LibreOice abhängig sind, macht dies die Mobilfunktionalität für Sie noch attraktiver und kosteneizienter. Typische Vorteile: Wenn die Möglichkeit besteht, jederzeit und überall Druckaufträge abzuschicken, haben die Nutzer die Freiheit, zu arbeiten, wo immer sie wollen. Erhöhte Mobilität und Flexibilität durch Unabhängigkeit von einem festen Arbeitsplatz erhöht die Gesamteffizienz und -produktivität. Maximaler Bedienkomfort durch -Übergabe und Web-Upload von Druckaufträgen zeitsparend und sehr effizient, da keine App auf den Client-Geräten erforderlich ist. Die Lösung: YSoft SafeQ Mobile Print YSoft SafeQ Mobile Print bietet alle Vorteile der modernen und mobilen Arbeitsweise: Drucke können jederzeit und überall in Auftrag gegeben und die fertigen Dokumente am bevorzugten Drucker abgeholt werden. Dank der integrierten Dokumentumwandlung sind MS Oice oder LibreOice nicht mehr erforderlich, woraus sich zusätzliche Kosteneinsparungen ergeben. YSoft SafeQ Mobile Print ermöglicht maximale Flexibilität und Eizienz - Nutzer sind nicht mehr an ihren Arbeitsplatz gebunden. Funktionen Mobildruck: Erhöhte Flexibilität und Produktivität durch Drucken von mobilen Geräten Flexible Dokumentübergabe: per oder Web-Upload Dokumentumwandlung: Die integrierte Dokumentumwandlungsfunktion macht Microsoft Office und LibreOffice überflüssig

18 YSoft SafeQ SUITE 11 WORKFLOW MAILAND Zentrale Berichterstellung Netzwerkgerät ID-Karte NEW YORK Web-Upload YSoft SafeQ-Server Job Roaming zu verschiedenen Standorten Netzwerkgerät Benutzername Benutzername/ Kennwort Workstation TOKIO YSoft-Zahlsystem: Netzwerkgerät PIN-Code

19 YSoft SafeQ SUITE 12 Ausgabeverwaltung Bietet zentrales Management von Druckwarteschlangen und ihren Eigenschaften für die ausgewogene Verteilung der Druckvolumina und direkte Ausgabe gemäß den unternehmensweiten Druckrichtlinien. Benutzer- & Kostenverwaltung Transparentere Druckkosten werden durch die zentrale Verwaltung und Budgetkontrolle von Arbeitsgruppen und Kostenstellen sichergestellt. Sicherheit Dank der bequemen Definition klarer Benutzerzugriffsregeln und zentralen Verfolgung von Benutzeraktivitäten sinkt das Risiko eines unkontrollierten Zugriffs auf Firmensysteme und vertrauliche Unternehmensdaten erheblich. Das Anwendungsportfolio von Konica Minolta umspannt zwölf Kategorien. Für weitere Informationen über die zusätzlichen Kategorien und das vollständige Anwendungsportfolio scannen Sie bitte den QR-Code. de/business-solutions/produkte/ software.html Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH 06/2014

20 Ihr Konica Minolta Business Solutions-Partner: Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH Europaallee Langenhagen Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) /W&S