HDS leistung Abrechnungssoftware für soziale Einrichtungen Hier steht die HeadlineHDS leistung

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1 Hier HDS steht leistung die Headline Abrechnungssoftware für soziale Einrichtungen Soziale Einrichtungen sind verpflichtet, ihre Abrechnungen nach den Anforderungen der Kostenträger durchzuführen. ermöglicht dies mit einer übersichtlichen, intuitiven Oberfläche. Diese Software unterstützt alle gängigen Abrechnungsmodelle für soziale Einrichtungen und verfügt über viele statistische Auswertungsmöglichkeiten, die eine Datenbank den mit der Abrechnung beschäftigten Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung stellt. Das Zusammenspiel von und HDS pflegen ermöglicht sozialen Einrichtungen umfassende Kontrolle und personalübergreifende Zusammenarbeit in nahezu jedem Arbeitsbereich.

2 Vorbemerkung ist eine selbstständige Software-Lösung. In diesen Unterlagen legen wir den Schwerpunkt auf das erweiterte Zusammenspiel mit HDS pflegen aus unserem Hause. Gemeinsam bilden diese Lösungen ein umfassendes Leistungspaket, das allen Beteiligten, in unterschiedlichsten Positionen, die tägliche Arbeit erleichtert und transparenter zu gestalten hilft. Einige Basisfunktionen werden hier nur kurz angesprochen weitere Erklärungen dazu können Sie der Broschüre zu HDS pflegen entnehmen. Der Schwerpunkt liegt auf der Beschreibung von Verwaltungsfunktionen.

3 Der erste Eindruck Sie haben eine umfassende Menüleiste, die sich durch einige Menüpunkte (z.b. Abrechnung ) von HDS pflegen unterscheidet. Hinter allen Menüpunkten befinden sich allerdings teilweise erheblich unterschiedliche Funktionen. Das wird zunächst am deutlichsten bei der Schnellzugriffleiste für die am häufigsten benötigten Funktionen. Hier finden Sie eher verwaltungsorientierte Funktionen wie Leistungsarten, Berechnungspositionen oder Optionen zur Abrechnung. Stammdaten von Betreuten und Mandanten, Adressen und Verwaltungsgütern (z.b. der Fuhrpark oder Inventar) werden automatisch aus HDS pflegen übernommen und durch Berechnungsfunktionen ergänzt ein Import von Daten ist nicht notwendig. Am unteren Rand befindet sich die Statusleiste, über die Sie Basisinformationen beziehen können.

4 Der Mandantenstamm Ebenso wie bei HDS pflegen können Sie über den Menüpunkt Mandantenstamm alle Parameter Ihrer Einrichtung(en) individuell anpassen. Im Mandantenstamm selber finden Sie zusätzlich die Karteikarte Geschäftsjahr/ Statistik, mit deren Funktionen Sie Geschäftsjahre anlegen und wechseln können. Außerdem können Sie für jedes Geschäftsjahr Nummernkreise definieren und verwalten (Schaltfläche Bearbeiten ). Durch eigene Definitionen des Vorsatzes, des Nachsatzes sowie der letzten aktuellen Rechnungsnummer sind Sie in der Lage, das Erscheinungsbild der auszuweisenden Rechnungsnummern selbst zu gestalten Ihre Angaben werden sofort angezeigt. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weitere Angaben zur statistischen Auswertung nach Anwesenheiten zu machen, sowie Geschäftsjahre für die Übergabe an Ihre Finanzbuchhaltung zu sperren. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie später in diesem Dokument.

5 Mandantenstamm > Einrichtungsart konfigurieren Auch in der Konfiguration Ihrer Einrichtung(en) verfügt über spezielle Verwaltungs- und Buchhaltungsfunktionen. Neben den üblichen Einstellungsmöglichkeiten zum Internetupdate und der Einrichtungsart können Sie in der Karteikarte Sozial 21 übergreifende, spezielle Parameter zur Datenprüfung (Betreute > Datenprüfung) festlegen, Importpfade zu älteren Dateien festlegen und einen Ausgabepfad für ein optionales Controlling-Tool festlegen. Zudem können Sie sich ein Systemprotokoll anzeigen lassen, das Ihnen einen Überblick über die Benutzeraktivitäten innerhalb eines Mandanten gibt. Die Karteikarte Rechnung/Fibu/DTA/BBV 21 (DTA = Datenträgeraustausch) dient der Konfiguration von variablen Texten, die Sie frei erstellen können oder mit sinnvollen Vorgaben von ergänzen. Sie erhalten automatisch eine Vorschau.

6 Die Funktionen der Schnellzugriffleiste In der Schnellzugriffsleiste wird am deutlichsten, dass bei der Schwerpunkt auf der Verwaltungs- und Abrechnungsebene liegt. Hinter den Menüleisten sind die wichtigsten Werkzeuge zur Verwaltung, Abrechnung und die dazu notwendigen Informationen hinterlegt. Sie greifen auf die selben Stammdaten für Betreute zurück, wie die Benutzer von HDS pflegen. Die Adresskartei und der interne Nachrichtendienst sind ebenfalls identisch. So können Pflege und Verwaltung in sehr ähnlichen Umgebungen, aber mit spezifischen Funktionen arbeiten, sich optimal ergänzen und einen reibungslosen Ablauf aller Einrichtungen gewährleisten. Betreute > Stammdaten Hier finden Sie wie in HDS pflegen alle relevanten Informationen zu den betreuten Personen. verfügt ohne gesonderten Daten-Import automatisch über bereits erfasste Stammdaten aus HDS pflegen (selbstverständlich auch umgekehrt), sodass eine enge Zusammenarbeit von vorneherein gewährleistet ist.

7 In verfügen Sie außerdem über folgende zusätzliche Funktionen: In der Karteikarte Pflegestufen/Kostenstellen/Betreuter finden Sie zusätzlichen Raum, um Kostenstellen einzutragen (mit Zugriff auf Ihre Adresskartei per Tastendruck). Außerdem haben Sie eine zusätzliche Karteikarte Abrechnung, mithilfe derer Sie einen raschen Überblick zu allen Leistungen (und deren Absetzung) einer betreuten Personen bekommen. Von hier aus gelangen Sie sehr einfach über weitere Schaltflächen zu detaillierteren Informationen und Bearbeitungsmöglichkeiten, wie der Leistungserfassung, dem Anwesenheitskalender oder Informationen zu den Rechnungszuordnungen. Selbstverständlich erhalten Sie per Mausklick eine ausführliche Rechnungsauskunft über die betreute Person. Betreute > Datenprüfung Um korrekte Abrechnungen zu erstellen, bietet Ihnen eine logische Datenprüfung der Stammdaten der Betreuten an. Der Aufwand ist äußerst gering ein Assistent führt Sie durch alle notwendigen Schritte. Sie können die Stammdaten aller Betreuten überprüfen oder einer bzw. mehrerer ausgewählter Personen. Mit den erstellten Prüfprotokollen haben Sie einen raschen Überblick, ob alle Daten für eine Abrechnung korrekt erfasst wurden und können mögliche Fehler direkt in den Stammdaten der Betreuten korrigieren.

8 Menüpunkte der Schaltfläche Erfassung Anwesenheit Über einen Kalender mit unterschiedlichen Auswahlfunktionen können Sie selbst definierte Anwesenheitsformen jeder betreuten Person erfassen (Mandant > Mandantenstamm > Einstellungen zur Anwesenheit) hinter denen sich wiederum definierte Leistungsarten befinden (s.u.) und dem Kalender monatsweise zuweisen. Der Kalender stellt Werktage automatisch in Schwarz, Wochenenden und Feiertage in Rot dar. Weicht die Anwesenheit eines Tages von der gewöhnlichen Anwesenheitsform ab, wird dieser in Blau dargestellt und somit deutlich hervorgehoben. Genau wie bei den Stammdaten wird bei gleichzeitiger Verwendung von HDS pflegen und der Kalender gemeinsam genutzt.

9 Abschläge hinzufügen Wenn Zahlungen vor der eigentlichen Abrechnung eingehen, können Sie diese als Abschläge speichern. Hier hilft Ihnen ein Assistent bei der Auswahl der Kostenpflichtigen. Es werden Ihnen automatisch die der kostenpflichtigen Person zugeordneten betreuten Personen angezeigt. In einem weiteren Schritt können Sie Daten, Summen, Belegnummer und Buchungstexte eingeben und im nächsten Schritt im Erfassungsjournal überprüfen. Das Bearbeiten von Abschlägen erfolgt nach demselben einfachen Prinzip. OP-Verwaltung Zahlungseingänge erfassen (Zuordnung ist möglich / nicht möglich) Die gesamte Erfassung offener Posten ist ebenso über Assistenten geregelt, die Ihnen aus allen Daten mögliche Wege zur schnellen Weiterverarbeitung anbieten. Über das Festlegen eines Zeitraumes gelangen Sie zu den entsprechenden Kostenträgern. Von dort klicken Sie weiter auf die offenen Rechnungen und wählen die entsprechende Rechnung aus. Sie können im nächsten Schritt Rechnungsteilbeträge eingeben und erhalten zum Schluss eine Zahlungsinformation am Bildschirm, anhand der Sie Ihre Buchungen nochmals prüfen und ggf. korrigieren können (Schaltfläche zurück ). Auskünfte über bereits geleistete Zahlungen können Sie sich chronologisch anzeigen lassen. Auch ein Assistent für Ihr Mahnwesen ist integriert.

10 Kontierung In diesem Programmteil können Sie durch das Definieren von Konten die Grundlagen für eine Übergabe Ihrer Buchungen in eine Finanzbuchhaltung schaffen. Der Erfassungsbildschirm unterscheidet dabei zwischen dem periodenfremden Konto (z.b. Buchungen, die für ein Geschäftsjahr erstellt wurden, für das keine FIBU-Buchungen mehr zulässig sind) sowie den Konten, die den Berechnungspositionen zugeordnet werden können. Sofern Ihre Einrichtung mit Kostenstellen arbeitet, können Sie jedem Konto eine Kostenstelle zuordnen. Die Karteikarte Berechnungspositionen bietet Ihnen umfangreiche Zuordnungen von Kostenstellen zu den entsprechenden Konten. Sie können jedes Konto auch nach der Pflegebuchführungsverordnung (PBV) abrechnen. Vergleichbare Möglichkeiten der Kontierung haben Sie über die dritte Karteikarte Kappung (Verwenden eines Maximalbetrages).

11 Leistungsarten Über diese Schaltfläche können Sie mit dem Navigator die gewünschte Leistungsart auswählen (eventuell werden Sie zunächst aufgefordert, eine zuvor angelegte Leistungsart auszuwählen). An diesem Bildschirm können Sie jeder definierten Leistungsart Berechnungspositionen (s.u.) zuordnen. Zudem können Sie zu jeder Leistungsart weitere Einstellungen (z.b. eine Leistungsgruppenzuordnung) vornehmen. Wenn die Leistungsart keine Kalenderposition ist, können Sie diverse Einstellungen für Berechnungen bei Abwesenheit vornehmen (im Bild nicht sichtbar). Über die Schaltfläche Detail und neu gelangen Sie zur Funktion Berechnungspositionen, deren Beschreibung Sie auf der nächsten Seite finden. Eine neue Leistungsart können Sie über die Schaltfläche + im Navigator anlegen.

12 Berechnungspositionen Durch einen Klick auf die Schaltfläche gelangen Sie direkt zu der Ansicht, in der Sie alle relevanten Einstellungen zu Berechnungspositionen von Leistungen vornehmen, bzw. neu anlegen können (eventuell werden Sie aufgefordert, zunächst eine zuvor angelegte Berechnungsposition auszuwählen). Sie können eigene Namen vergeben und einstellen, für welche Pflegestufe die Berechnungsposition relevant sein soll. Zudem haben Sie direkten Zugang zur Kontierung (s.o.) der Leistung (wenn die Leistung dort erfasst wurde). Die Ermittlung eines Preises kann durch einen Betrag oder per Formel erfolgen. Je nach Ihrer Auswahl können Sie dann in der zweiten Karteikarte Feineinstellungen zu Zeiten / Preisen bzw. zur Formelerstellung vornehmen. Weiterhin haben Sie unterschiedliche Optionen zum weiteren Umgang mit den Berechnungspositionen. Berechnungspositionen sind die kleinste Abrechnungseinheit und bilden die Grundlage für die Leistungsabrechnung.

13 Abrechnung Wenn Sie die notwendigen Daten erfasst haben und alle Parameter eingestellt sind, können Sie mit der Abrechnung beginnen. Es empfiehlt sich, vor einer Echtabrechnung eine Testabrechnung und eine komplette Datensicherung durchzuführen (Sie können diese Option unter Mandant > Mandantenstamm > Optionen als Standard definieren). Die Testabrechnung verfügt über den vollen Funktionsumfang und kann beliebig oft wiederholt werden.

14 Sie können Abrechnungs- und Verrechnungszeiträume frei bestimmen. Es besteht die Möglichkeit, nur einen Verrechnungsvorgang durchzuführen (in der Testabrechnung allerdings ohne Stornorechnungen). Außerdem können Sie Abschläge gesondert berücksichtigen. Je nach Ihren Zielen können Sie bestimmte Betreute, Kostenstellen, Kostenpflichtige und Leistungsarten einzeln auswählen und festlegen, an welches Konto der Rechnungsbetrag überwiesen werden soll. Bevor Sie den Abrechnungsvorgang starten, erhalten Sie noch einen Überblick, über die gemachten Angaben. Der Abrechnungsvorgang nimmt, je nach Umfang, ein wenig Zeit in Anspruch. Nach der Erfolgsmeldung haben Sie nun die Möglichkeit, unterschiedliche Drucklisten am Bildschirm anzusehen und auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. In der Rechnungsauskunft stehen Ihnen alle erstellten Rechnungen zur Ansicht zur Verfügung.

15 Datenexport zu Barbetragsverwaltung / Finanzbuchhaltung * Diese praktischen Exportfunktionen ermöglichen es Ihnen, Schritte in unterschiedliche Richtungen aus herauszugehen. Barbetragsverwaltung ist eine Softwarelösung, die für die hausinterne Privatgeldverwaltung konzipiert wurde. Ein Bereich, der für eine übersichtliche und korrekte Buchführung eine wirkliche Erleichterung ist. Sie können auf alle Stammdaten von HDS pflegen und zurückgreifen, dabei aber einen eigenen Benutzerstamm anlegen. Mit Barbetragsverwaltung gehen Sie einen Schritt in die Mikrobuchführung. Mit dem Export in die Finanzbuchhaltung gehen Sie den Schritt in die globale Buchhaltung, aller Einrichtungen. Beide Exportfunktionen verfügen über praktische Assistenten und nützliche Zusatzfunktionen, wie Exporte von Testabrechnungen. Sie bekommen automatisch generierte Protokolle über die durchgeführten Schritte, die Ihnen einen Überblick und Kontrollmöglichkeiten eröffnen. Alle Protokolle können einfach wieder gelöscht werden. Technische Informationen läuft auf allen gängigen Microsoft Betriebssystemen und Netzwerken auf jedem durchschnittlich ausgestatteten Rechner.

16 Die HDS-sozial GmbH ist ein 100-prozentiges Tochterunternehmen der MICOS GmbH aus Oldenburg und bietet eine Standardlösung für kleine und mittlere Einrichtungen der Sozialwirtschaft, die die integrierte Gesamtlösung MICOS konzept optimal ergänzt. Leistungsfähige Softwarelösungen für alle Bereiche sozialer Einrichtungen wie z.b. Personalwesen, Rechnungswesen, Dienstplan, Dokumentenmanagement, etc. stehen zur Verfügung. So profitieren die Kunden durch ein erweitertes Angebot von Produkten und Dienstleistungen, das ihnen HDS-sozial und MICOS gemeinsam bereitstellen. Als etablierter und spezialisierter Partner gehört MICOS zu den führenden Anbietern von IT-Lösungen für die Sozialwirtschaft in Deutschland. Mehr als 48 Jahre Erfahrung als Systemhaus im Verbund der VRG-Gruppe machen MICOS zu einem kompetenten und zukunftssicheren Partner für sozialwirtschaftliche Einrichtungen. Mit Standorten in ganz Deutschland betreut MICOS zurzeit über 600 Kunden. Als Berater unterstützen wir dabei, interne Arbeitsabläufe zu optimieren. Als Softwarehaus bieten wir eine umfangreiche und flexible Lösung für alle Bereiche sozialer Einrichtungen, und sorgen so dafür, dass sich die Kunden auf ihre Kernkompetenz, die Betreuung und Förderung von Menschen, konzentrieren können. HDS-sozial GmbH Poppenbütteler Bogen Hamburg Tel.: 040 / info@hds-sozial.de MICOS GmbH Mittelkamp Oldenburg Tel.: 0441 / info@micos.de