Seriendruck Einführung

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1 Seriendruck Einführung Mit dem Seriendruckverfahren hat man in Word die Möglichkeit Serienbriefe automatisch zu erstellen. Ein Serienbrief ist ein Schreiben, das mit gleichem Inhalt an eine verschiedene Anzahl von Personen adressiert wird. Dabei ist es völlig nebensächlich, ob der Brief an zehn oder 1000 Personen geschickt werden soll. Ein Serienbrief ist ein Anschreiben, das mit gleichem Inhalt an eine beliebige Anzahl von Personen verschickt werden kann. In dem Anschreiben ändern sich lediglich die Empfängeradresse und die Anrede. Der Inhalt des Briefes bleibt gleich. Um einen Serienbrief zu erstellen, benötigt man eine Datei, die den Inhalt oder Brief enthält, das Hauptdokument, und eine zweite Datei, in der sich die Adressen befinden, die Datenquelle. Die Datenquelle kann eine Word-Tabelle, eine Excel-Datei oder eine Datenbank in Access sein. Man kann das Hauptdokument sogar mit den in Outlook gespeicherten Adressen verknüpfen. Das Zusammenführen der Adressen mit dem Hauptdokument erfolgt mit Word automatisch über den Seriendruck-Assistenten. Der Seriendruck-Assistent Die Befehle zum Seriendruck findet man im Menü EXTRAS/BRIEFE UND SENDUNGEN. Wählt man in diesem Menü den Seriendruck-Assistenten aus, so öffnet sich der Aufgabenbereich. Auch über das Menü ANSICHT lässt sich der Aufgabenbereich mit dem Seriendruck-Assistenten öffnen. Wenn man allen Schritten des Assistenten folgt, kann man nacheinander das Hauptdokument, die Datenquelle und das zusammengeführte Dokument erstellen. Als Dokumenttyp kann man zwischen Briefen, - Nachrichten, Umschlägen, Etiketten oder Verzeichnissen wählen. Der Seriendruckassistent erledigt folgende Aufgaben: Vorbereitung des Hauptdokumentes Vorbereitungen der Datenquelle Ausführung des Seriendruckes Seite 1 von 8

2 So sieht der Seriendruckassistent im Aufgabenbereich aus. Die Erstellung des Serienbriefes erfolgt in sechs Schritten! 1. Auswahl des Dokumenttyps: Hier wird die Art des Serientyps festgelegt. 2. Startdokument wählen: Man kann entweder mit dem aktuellen Dokument, einer Vorlage oder einem vorhandenen Dokument beginnen. 3. Empfänger wählen: Aus vorhandenen Datenquellen kann die Entsprechende ausgewählt werden. 4. Brief erstellen: Es werdendem Brief die Empfängerinformationen hinzugefügt (z. B. Adressblock oder Grußzeile) 5. Vorschau auf die Briefe: Es ist möglich zwischen den verschiedenen Empfängern zu wechseln, bestimmte Empfänger zu suchen oder die Empfängerliste zu bearbeiten 6. Seriendruck beenden: Der Seriendruck wird zum Drucker gesendet. Indem einzelne Datensätze gesucht werden, können individuelle Briefe bearbeitet werden. Die Symbolleiste Seriendruck Die Symbolleiste Seriendruck beinhaltet alle Anwendungen, die mit dem Seriendruck-Assistenten ebenso ausgeführt werden. Sie eignet sich besonders für bereits versierte Anwender oder zum nachträglichen Überarbeiten eines Seriendruckes. Man öffnet die Symbolleiste entweder im Menü EXTRAS/BRIEFE UND SENDUNGEN Seriendruck-Symbolleiste anzeigen, im Menü Ansicht Symbolleisten, oder durch Rechtsklick in eine beliebige Symbolleiste und der Auswahl SERIENDRUCK. Seite 2 von 8

3 Hauptdokument- Setup Adressblock einfügen Fehlerprüfung Seriendruckergebnis in Fax ausgeben Datenquelle öffnen Grußzeile einfügen Seriendruck in ein neues Dokument Seriendruck -empfänger Seriendruckfeld einfügen Seriendruck an Drucker Seriendruckergebnis in ausgeben 1. Hauptdokument-Setup: Hier wird die Auswahl zwischen verschiedenen Arten von Seriendrucken ermöglicht. Mit diesem Menü richtet Word ein Hauptdokument für den Seriendruck ein. Dazu werden vor eingestellte Formate, wie z.b. für Briefe und Etiketten verwendet. Die letzte Auswahl dieses Menüs wandelt ein Seriendokument wieder in ein normales Dokument um, indem Seriendruckinformationen aus dem Dokument entfernt werden. 2. Datenquelle öffnen: Hat man bereits eine Adressenliste gespeichert, kann man hier den entsprechenden Pfad auswählen. Eine vorhandene Datenquelle wird an das aktive Dokument geknüpft. Dieses wird dann zum Serien-Hauptdokument umgewandelt, sofern dies nicht schon geschehen ist. Seite 3 von 8

4 3. Seriendruckempfänger: zeigt ein Dialogfeld an, in dem man Seriendruckempfänger sortieren, suchen und nach Bedingungen auswählen, sowie die Gültigkeit der Empfängeradressen überprüfen kann. Seite 4 von 8

5 4. Adressblock einfügen: Stellt eine Liste von Adressformaten zur Verfügung, die so in das Hauptdokument für einen Seriendruck eingefügt werden können. Mit Hilfe des Adressblockes kann man auf einfache Weise bestimmen, wie Adresselemente (z. B. Titel, Namen und die Anschrift) angezeigt werden sollen. 5. Grußzeile einfügen: Stellt eine Liste von Grußzeilenformaten zur Verfügung, die man in das Hauptdokument für einen Seriendruck einfügen kann. Mit Hilfe des Symbols Grußzeile kann man festlegen, wie die Elemente der Grußzeile (Anrede, Name, Satzzeichen) angezeigt werden sollen. Seite 5 von 8

6 6. Seriendruckfelder einfügen: Es können beliebige Seriendruckfelder aus der Datenquelle oder aus einer Liste von Standardadressfeldern an jeder beliebigen Stelle im Hauptdokument für einen Seriendruck eingefügt werden. 7. Übereinstimmende Felder festlegen: Dieses Dialogfeld ist beim Einfügen des Adressblockes bzw. der Grußzeile von Bedeutung. Normalerweise sind die Namen der Seriendruckfelder identisch mit den Spaltenüberschriften der Datenquelle. Beim Adressblock bzw. der Grußzeile müssen jedoch die von Word vordefinierten Namen verwendet, und diesen die Namen aus der Datenquelle zugeordnet werden. Die gelingt im Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen. In der linken Spalte dieses Fensters findet man die von Word definierten Seriendrucknamen. In der rechten Spalte findet man eine Reihe von aufklappbaren Listenfeldern. In den jeweiligen Listen findet man die Namen der Seriendruckbezeichnung vor, die in der Datenquelle verwendet wurde. Nun kann man sehr leicht den passenden Namen auswählen und damit eine Übereinstimmung der Namen gewährleisten. Dieses Symbol der Seriendruck-Symbolleiste öffnet die Dialogbox Übereinstimmende Fenster festlegen. Seite 6 von 8

7 8. Seriendruck-Vorschau: Zeigt das Hauptdokument mit den Seriendruckinformationen aus den markierten Datensätzen an. Um einen bestimmten Datensatz anzuzeigen, gibt man im Feld Gehe zu Datensatz die Datensatznummer ein, oder man klickt auf einer der folgenden Schaltflächen (siehe Pkt.10) Durch Betätigen dieses Symbols kann man zwischen den Seriendruckfeldern und den eingefügten Datensätzen hin- und herschalten. 9. Seriendruckfelder hervorheben: Setzt die Seriendruckfelder im Hauptdokument gegen einen Hintergrund ab, damit sie leichter zu finden sind. Vor dem Ausdruck sollte die Schaltfläche jedoch deaktiviert sein, da sonst die eingefügten Serienbrieffelder deutlich erkennbar sind. Ist diese Schaltfläche aktiv, werden die Seriendruckfelder bei einem Ausdruck grau hinterlegt und dadurch deutlich sichtbar dargestellt. Dieser Effekt ist jedoch meistens unerwünscht! Seite 7 von 8

8 10. Zwischen Datensätzen wechseln: In diesem Bereich der Symbolleiste kann man zwischen den mit dem Dokument verbundenen Datensätzen auswählen oder zum ersten bzw. letzten Datensatz schalten. Mit diesem Symbol (Symbol einfügen) wird nach bestimmten Datensätzen gesucht. Gehe zu Datensatz Erster Datensatz Eintrag suchen Voriger Datensatz Nächster Datensatz Letzter Datensatz 11. Seriendruck fertig stellen: Der letzte Abschnitt, rechts außen, der Symbolleiste Seriendruck, ist für das Ausdrucken des Serienbriefes zuständig. Hier führt Word vor dem Ausdruck eine Fehlerüberprüfung durch, schickt den Seriendruck in ein neues Dokument, an den Drucker, oder gibt das Seriendruckergebnis als oder Fax weiter. Seriendruck an Drucker Seriendruckergebnis in ausgeben Fehlerprüfung Seriendruck in ein neues Dokument Seriendruckergebnis in Fax ausgeben Fehlerprüfung: Meldet Fehler im Hauptdokument oder in der Datenquelle, die den Seriendruck verhindern. So können die Fehler vor Ausführung des Seriendruckvorgangs korrigiert werden. Seriendruck in neues Dokument: Führt den Seriendruck aus und fügt die Ergebnisse in ein einzelnes neues Dokument ein. Seriendruck an Drucker: Führt den Seriendruck aus und druckt die Ergebnisse. Seriendruck in ausgeben: Führt das Hauptdokument und die Serienfelder zu -Nachrichten zusammen (siehe auch Seriendruckergebnis und Fax). Seite 8 von 8

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