BrIMaCS Brühl Interim Management and Consulting Solutions. Das Einmaleins einer Unternehmensdokumentation

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1 BrIMaCS Brühl Interim Management and Consulting Solutions Das Einmaleins einer Unternehmensdokumentation Februar 2016

2 Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG BASIS UNTERNEHMENSDOKUMENTATION UNTERNEHMENSDEFINITION Unternehmensform / Rechtsform Finanzen Historie und Zukunft des Unternehmens OPERATIVES UNTERNEHMEN Operatives Geschäft Kundenübersicht / Analyse Lieferanten und Einkauf ALLGEMEINE INFORMATIONEN SCHLUSSWORT... 9 Seite 2 von 9

3 1 Einleitung Zuerst einmal möchte ich Ihnen dazu gratulieren, dass Sie das Thema Risikomanagement ernst nehmen und dafür sorgen möchten, dass Ihr Unternehmen auch im Unglücksfall durch eine Unternehmensdokumentation handlungsfähig bleibt, bzw. jemand in die Lage versetzt wird, mit Ihrem Unternehmen nach Ihren Wünschen zu verfahren. Grundsätzlich gilt, dass jede Form einer strukturierten Dokumentation besser ist als gar keine Dokumentation. Aus diesem Grund möchte ich auch auf die sogenannten Notfallkoffer oder Notfallordner der Verbände (IHK, HWK, ) sowie der Banken hinweisen. Diese Unterlagen sind zwar finanz- und rechtslastig, sind aber durchaus eine gute Basis, um zumindest das Unternehmen am Leben zu halten, sei es die Bezahlung offener Verpflichtungen oder Auszahlung der Löhne am Ende des Monats. Im Folgenden möchte ich Ihnen eine Übersicht der absolut notwendigen Basisdokumente geben, die Sie bitte zur Sicherung Ihres Unternehmens ablegen oder ggf. auch noch erstellen. Dokumente stellen natürlich einen aktuellen Informationsstand dar und müssen von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Dazu werde ich im weiteren Verlauf je Dokumententyp einen kurzen Hinweis geben. Sollten Sie bei der Erstellung einiger hier beschriebener Dokumente Unterstützung oder einmal einen Sparringspartner benötigen oder aber zur Erkenntnis kommen, dass Ihnen eine Basisdokumentation nicht ausreicht und Sie eine individuelle professionelle Dokumentation aufbauen möchten, stehen wir Ihnen natürlich gerne mit unserem Wissen und unserer Erfahrung zur Seite. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Zusammenstellung der Dokumente und hoffe, dass Sie nie in die Situation kommen, dass durch einen Unglücksfall die Dokumentation benötigt wird. Auf alle Fälle können Sie die Dokumentation später als Basis zur Nachfolgeregelung benutzen. Merzig, im Februar 2016 Heinrich Brühl Seite 3 von 9

4 2 Basis Unternehmensdokumentation 2.1 Unternehmensdefinition Unternehmensform / Rechtsform Dieses Themengebiet stellt die rechtliche Basis Ihres Unternehmens dar. Hierzu gehört: Gesellschaftervertrag Bei Änderungen z.b. Veränderung der Gesellschafterstruktur immer die neueste Version abspeichern, aber die alten Versionen nicht löschen oder ersetzen. Aktueller Handelsregisterauszug Bei Änderungen z.b. Veränderung der Gesellschafterstruktur immer die neueste Version abspeichern, aber die alten Versionen nicht löschen oder ersetzen. Gesellschafterentscheidungen in Form eines Kurzprotokolls Jeweils neue Versionen ergänzen, Historie immer beibehalten. Prokura Stellen Sie sicher, dass im Todesfall oder auch bei plötzlich eintretender Einschränkung der Geschäftsfähigkeit jemand in Ihrem Namen eine Prokura erhält. Die Möglichkeiten zur Sicherstellung einer Prokura bei nicht mehr vorhandene Geschäftsfähigkeit kann Ihnen am besten ein Anwalt aufzeigen Finanzen Schriftverkehr mit Finanz- und Steuerbehörden Hierzu jeden offiziellen Schriftverkehr archivieren. Dazu gehören Steuerunterlagen, Bescheide, Einsprüche, etc. Geschäftsbericht Jährlich die neue Version ablegen, alte Versionen aber nicht entfernen. Hier ist eine Historie äußerst wichtig. Seite 4 von 9

5 Übersicht der Finanzierung Übersicht erstellen zu allen Finanzierungsfragen. Dazu gehören Bankkredite, aber auch ggf. vorhandene Privatkredite (wenn z.b. ein Verwandter kurzfristig mal ausgeholfen hat). Diese Übersicht bei jeder Veränderung sofort aktualisieren und ablegen! Alle laufenden Kreditverträge Auch hier bei Veränderungen die neueste Version ablegen. Ausgelaufene Verträge entfernen, da diese für eine Analyse keinen Nutzen haben. Liquiditätsplanung Sie sollten hier eine Übersicht mit einer durchgängigen Liquiditätsplanung archivieren, die eine Darstellung der Entwicklung der letzten 5 Jahre und eine Planung der nächsten drei Jahre enthält. Inventarliste Jährlich die aktuelle Version ablegen. Leasing- und Mietverträge Eine Übersicht und jeweils eine Kopie von allen laufenden Leasingverträgen archivieren (Autos, Maschinen, Gebäude, etc.). Diese Übersicht bei Änderungen aktualisieren und nicht mehr gültige Verträge entfernen. Lizenzen / Patente /Markenrechte Sollten Sie in Ihrem Unternehmen Patente und Markenrechte besitzen, diese Information archivieren. Sollten Sie Lizenznehmer sein, auch diese Information und ggf. existierende Verträge archivieren. Seite 5 von 9

6 2.1.3 Historie und Zukunft des Unternehmens Unternehmenspräsentation Ein Dokument, das in max. 5 Seiten beschreibt, woher das Unternehmen kommt mit zeitlichen Meilensteinen und wie die Entwicklung über die Zeit war. Aktualisierung des Dokumentes in Form einer Fortschreibung bei wichtigen Meilensteinen im Unternehmen. Businessplan Wenn Sie einen Businessplan erstellt haben, ist das eine sehr gute und strukturierte Übersicht zu Ihrem Unternehmen den Sie auch archivieren sollten. Falls Sie den Businessplan aktualisiert haben oder dies in Zukunft tun, die aktualisierte Version zusätzlich archivieren, um so die Historie besser zu dokumentieren. Strategiepapier Schreiben Sie einmal alle Ihre Ideen in Form eines Strategiepapieres strukturiert auf. Dieses Dokument können Sie auch ideal benutzen um 1x jährlich Ihre Strategie auf den Prüfstand zu stellen und ggf. anzupassen. Neue Versionen dann immer archivieren, alte Dokumente als Historie aber nicht entfernen. 2.2 Operatives Unternehmen Operatives Geschäft Geschäftsmodell Eine Übersicht, welche Geschäftsvorfälle Ihr Unternehmen definieren. Dazu gehören z.b. was Ihr Unternehmen einem potentiellen Kunden bietet? (Verkauf von Waren und Produkten, Service und Wartung, Beratung, kundenindividuelle Produktion, etc.) Aktualisierung des Dokumentes bei Veränderungen im Geschäftsmodell (Erweiterungen aber auch bei Einstellung von Teilen der Geschäftstätigkeit). Organigramm Wer macht was im Unternehmen in Form eines Organigramms. Aktualisierung bei Änderungen notwendig. Seite 6 von 9

7 Geschäftsprozesse Eine grobe Übersicht, welche Geschäftsprozesse Ihr Unternehmen definieren. Dazu gehören u.a.: Wie werden Aufträge generiert? Wie werden diese eingesteuert? Wie werden Sie abgewickelt? Qualitätsmanagement Sollten Sie Ihr Unternehmen zertifiziert haben, legen Sie das Zertifikat, den dazugehörigen Bericht und die Übersicht zur internen Auditplanung ab. Aktualisierung der internen Auditübersicht jährlich bzw. Aktualisierung der Dokumente bei Re-Zertifizierung. Key Player Analyse Eine Übersicht der wichtigen Personen im Unternehmen mit kurzer Beschreibung des Schlüsselwissens und warum sie wichtig für den Fortbestand des Unternehmens sind. Aktualisierung des Dokumentes bei Veränderungen (Wissen nicht mehr relevant, Weggang eines Mitarbeiters, ) Kundenübersicht / Analyse Übersicht der Top 10 Kunden wenn vorhanden Verteilung des Umsatzes basierend auf Kunden (wichtige Information wenn z.b. mit einem Kunden 30% des Umsatzes gemacht wird). Kundenverträge 1. Vorlagen zu Angebotserstellung, Auftragserteilung, AGB`s, Rabattsystemen usw. (Aktualisierung bei Änderungen der Vorlagen) 2. Beispielhafte reale Auftragsdokumente Lieferanten und Einkauf Lieferantenübersicht Übersicht der Lieferanten einmal jährlich überprüfen und anpassen. Analog zur Kundenübersicht auch hier die Hauptlieferanten und ggf. Zweitlieferanten hervorheben. Seite 7 von 9

8 Lieferantenverträge Ablage aller vorhandenen aktiven Lieferantenverträge, ausgelaufene Lieferantenverträge ggf. entfernen. 2.3 Allgemeine Informationen Passwort und Schlüsselliste Erstellen Sie eine Liste mit allen wichtigen Passwörtern, die für den Geschäftsbetrieb notwendig sind. Dazu gehören z.b. Ihr Passwort für Ihren Computer oder Laptop, Zugangsdaten für Onlinebanking, etc. Die Schlüsselliste enthält die Informationen, wo man welche Schlüssel findet (z.b. Ersatzschlüssel Fahrzeuge, Tresorschlüssel, Schließfachschlüssel, etc.). Leichen im Keller Bitte machen Sie sich einmal Gedanken, ob es irgendwelche Informationen gibt, die Ihr eigentliches Tagesgeschäft nicht beeinflussen, die aber für einen Nachfolger interessant sein könnten. Ich nenne diese Liste gerne die Leichen im Keller, wobei ich diese Leichen im Keller nicht negativ verstehe. Es kann sich hierbei natürlich auch um positive Informationen handeln. Es wäre aber sicherlich hilfreich, wenn Sie sich einmal die Zeit nehmen und überlegen, ob es eine solche wertvolle Information in Ihrem Umfeld gibt. Wie Sie diese Liste oder Information benennen, ist natürlich Ihnen überlassen. Beispiele hierbei könnten sein: Anschubfinanzierung durch ein zinsloses Darlehen der Oma Zusage zur Unterstützung des örtlichen Fußballvereins bei der Renovierung des Vereinshauses Stille Teilhaberschaft an einem anderen Unternehmen Information zu einem Nummernkonto im Ausland Seite 8 von 9

9 3 Schlusswort Die vorstehenden Themen sollen Ihr Unternehmen beschreiben und helfen, Ihr Unternehmen im Notfall schnell zu erfassen. Ich empfehle Ihnen die Dokumente als PDF-Dateien zu archivieren. Als Struktur zur Archivierung der Dokumente können Sie die Struktur nutzen, in der ich die einzelnen Dokumente beschrieben habe. Diese Auflistung stellt eine allgemeingültige Basis dar. Jedes Unternehmen ist anders und so kann es sein, dass in Bezug auf Ihr spezielles Unternehmen einige zusätzliche Dokumente sehr hilfreich sein würden. Ich empfehle Ihnen, Ihre Unternehmensdokumentation z.b. bei Ihrem Notar oder einer anderen Person Ihres Vertrauens zu platzieren, damit man im Notfall kurzfristig Zugriff auf die Informationen hat. Seite 9 von 9