Inhalt: 1. Was ist Zeit? 1.1 Absolute Zeit 1.2 Relative Zeit 1.3 Objektive Zeit 1.4 Subjektive Zeit

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1 (Sven) Die Grafiken wurden aufgrund des zu hohen Platzbedarfs (30 Mb) entfernt. Falls diese benoetigt werden sollten kontaktieren Sie bitte den Autor! Danke fuer Ihr Verstaendnis ZEITMANAGEMENT Referat von Petra Noll Matr.Nr.: November 1998 Inhalt: 1. Was ist Zeit? 1.1 Absolute Zeit 1.2 Relative Zeit 1.3 Objektive Zeit 1.4 Subjektive Zeit 2. Gegenstand des Zeitmanagement 2.1 Die äußere Zeit (chronos) 2.2 Die innere Zeit (kairos) 3. Zeitmanagement ist Selbstmanagement 4. Zeitüberzeugung und Zeitprogrammierung 5. Streß und Muße 5.1 Begriffsbestimmung 'Streß' 5.2 Stressoren 5.3 Muße

2 6. Zeitdiebe erkennen und fassen 7. Ziele und Prioritäten 7.1 Kriterien zur Zielsetzung 7.2 Prozeß der Zielbildung 7.3 Prioritäten setzen 7.4 ABC - Analyse und Eisenhower - Prinzip 8. Schriftlich Zeitplanung 8.1 Regeln der Zeitplanung 8.2 Tagesplanung 8.3 Erstellen von Tagesplänen 9. Schlechter Start = Schlechter Tag 9.1 Die persönliche Leistungskurve 9.2 Die stille Stunde 10. Die Benutzung von Zeitplanbüchern 10.1 Aufbau eines Zeitplanbuches Anlagen 1. Was ist Zeit? Mit dieser Frage beschäftigten sich Geistes- und Naturwissenschaftler seit Menschengedenken. 1.1 Absolute Zeit Nach einer Definition von Isaac Newton (engl. Physiker) heißt es: "Die absolute, wahre und mathematische Zeit fließt aufgrund ihrer eigenen Natur und aus sich selbst heraus ohne Beziehung zu etwas Äußerem gleichmäßig dahin." 1 Das heißt also, daß Zeit etwas Äußeres ist, daß ohne den Einfluß von uns Menschen existiert. 1.2 Relative Zeit Im Gegensatz dazu hat Einsteins Relativitätstheorie den heutigen Zeitbegriff geprägt. Einstein behauptet, daß Zeit verschieden schnell vergeht, je nachdem, mit welcher Geschwindigkeit sich der Betrachter im Verhältnis zu einem anderen bewegt. Gäbe es nur einen einzigen Körper im Weltall, so existiert für diesen keine Zeit, denn er kann sich nicht in Beziehung zu einem anderen Körper bewegen. 2 1 HZD - Schulungszentrum Zeitmanagement, Einführung S.11 2 HZD - Schulungszentrum Zeitmanagement, Einführung S.13 2

3 1.3 Objektive Zeit Dieser Begriff stammt aus den Bereichen Philosophie und der theoretischen Physik. Zeit ist demnach etwas meßbares. Zeit orientiert sich an Veränderungen, z.b. an den periodischen Bewegungen der Himmelskörper. Die Dauer des Ablaufs von Vorgängen, der Zeitpunkt eines Ereignisses sind hier von Interesse. 1.4 Subjektive Zeit Das Zeiterleben ist von verschiedenen Bestimmungsgrößen abhängig: dem kulturellen Umfeld Indios. Afrikaner etc. haben ein anderes Zeitbewußtsein als Europäer dem Lebensalter Kinder nehmen Zeit und Zeitabschnitte anders wahr als Erwachsene der aktuellen Situation Ein Zustand, der als langweilig erlebt wird, läßt die Zeit langsamer vergehen, als etwas, was uns Freude bereitet. 2. Gegenstand des Zeitmanagement 2.1 Die äußere Zeit (chronos) Darunter versteht man die von außen her kontrollierenden Taktgeber unseres Alltags: der Wecker im Schlafzimmer die Armbanduhr Zeitzeichen im Radio, Fernsehen etc. Diese äußere Zeit ist verbunden mit Begriffen wie: Pünktlichkeit zu spät / zu früh sein etwas versäumt haben. In der heutigen Zeit leben die meisten Menschen nach Uhr und Terminkalender, ohne sich großartig Gedanken darüber zu machen. Zeitmanagement soll hier eingesetzt werden, um den perfekten Umgang mit der äußeren Zeit zu erlernen. Die äußere Zeit dient der Leistungsmessung: Leistung = Arbeit / Zeit (siehe Entlohnung bei Akkordarbeit). 2.2 Die innere Zeit (kairos ) Diese Zeit ist sehr personenzentriert, denn das individuelle Zeitverständnis und Zeiterleben sowie der individuelle Zeitgebrauch kennzeichnen die innere Zeit. Bestimmungsgrößen der inneren Zeit sind : Balance Harmonie mit der Umwelt Flexibilität und Offenheit Vertrauen zum eigenen Ich 3. Beide Zeiten hängen mit dem Zeitmanagement zusammen. Es kommt auf die Balance zwischen äußerer und innerer Zeit an. Aber was genau bezweckt Zeitmanagement?? 3. Zeitmanagement ist Selbstmanagement 3 HZD - Schulungszentrum Zeitmanagement, Einführung S.15 3

4 Im Gegensatz zu den anderen Ressourcen des Managements (Kapital, physische und menschliche Ressourcen, Informationen etc.) läßt sich Zeit nicht managen und manipulieren. Die unsichtbare Ressource Zeit ist etwas einzigartiges, denn sie ist ein endliches Gut. Sie ist nur begrenzt vorhanden und läßt sich nicht vermehren. Man kann die Uhr nicht schneller oder langsamer gehen lassen. Zeit ist die einzige Ressource, die man in dem gleichen Augenblick ausgeben muß in dem man sie erhält. 4 Der Begriff Zeitmanagement ist von daher irreführend. Denn das einzige, was wir tun können, ist Selbstmanagement in Relation zur Zeit zu betreiben. Wir haben nicht die Wahl, ob, sondern lediglich wie wir unsere Zeit nutzen wollen. Vergangene Zeit ist verlorene Zeit. Zeitmanagement bedeutet, die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, anstatt sich von ihnen beherrschen zu lassen. Erfolgreiches Zeitmanagement zeigt, wie man es schafft: mehr Übersicht über anstehende Aktivitäten und Prioritäten zu gewinnen mehr Freiraum für Kreativität zu erhalten Streß zu bewältigen, abzubauen und zu vermeiden mehr Freizeit zu gewinnen Lebensziele konsequent und systematisch zu erreichen Zeitüberzeugung und Zeitprogrammierung Unser Umgang mit der Zeit, unser Zeitverhalten, ist in unserem Unterbewußtsein als Programm verankert. Dieses Programm beruht auf Erfahrungen. Wir müssen nun unseren Umgang mit der Zeit, d.h. die Programmierung überprüfen, und sie gegebenenfalls durch eine neue ersetzen. Die eigene Einstellung zur Zeit und zum Umgang mit der Zeit sind der Schlüssel zum eigenen Zeitmanagement, d.h. wir bestimmen selbst, ob wie unsere Zeit sinnvoll nutzen. (Siehe Anlage Seiten 1 bis 4) 5. Streß und Muße Streß gilt als chic, weil Streß mit Leistung verwechselt wird. Wehe, es gibt jemand zu, Zeit und Muße zu haben. Kann aber bei dauerhafter Hetze und Hektik etwas vernünftiges dabei herauskommen?? 5.1 Begriff "Streß" Der Mediziner Hans Seyle definiert Streß als " die Summe aller unspezifischen Wirkungen von Faktoren, die den Körper beeinflussen können." Streß ist somit der Anteil an Belastung und Verschleiß, mit dem der Körper fertig werden muß. 6 In der Medizin werden 2 Arten von Streß unterschieden: Eu - Streß, er aktiviert und macht lebendig 4 Alec Mackenzie, Die Zeitfalle, 1995, S.26 5 Lothar J. Seiwert, Das neue 1x1 des Zeitmanagement, S.17 6 HZD Schulungszentrum Zeitmanagement - Einführung, S.39 4

5 Dis - Streß, er macht unglücklich und krank Streß ist also nicht nur negativ. Aber in unserem Arbeitsalltag stört Streß vielfach das innere Gleichgewicht und Wohlbefinden. Dadurch wird die Leistungsfähigkeit verringert und es kann zu zwischenmenschlichen Konflikten kommen. Diese Situation löst dann erneuten Streß aus. 5.2 Stressoren Um Streß zu bekämpfen, müssen erst einmal dessen Auslöser (Stressoren) erkannt werden. Das können z. B. Unterbelastung, Überbelastung, Versagensängste, moderne Kommunikationsmittel, Lärm, Konflikte, Ängste, Schmerzen, etc. sein. Forscher haben Streßauslöser untersucht und in Systematiken zusammengestellt. So können die Hauptursachen für Streß eingekreist und gezielt bekämpft werden. Ein Beispiel hierfür ist die Systematik nach Holms. (siehe Anlage Seiten 5 und 6) 5.3 Muße Muße ist der Zeitraum, den man sich selbst und anderen gibt zum Nachdenken, Überlegen und Reflektieren. Es ist die Zeitspanne zum ruhigen, konzentrierten Planen und die Voraussetzung für jede Form von Kreativität. 7 Muße hat also nichts mit Faulheit, Pausen machen o.ä. zu tun. Es ist vielmehr Bestandteil von sinnvollem Leistungsdenken. Um leistungsfähig zu bleiben braucht der Mensch Abstand und Ruhe. D.h. der Körper wird entspannt und die Gedanken an Arbeit werden ausgeschaltet. 6. Zeitdiebe erkennen und fassen " Unsere Zeit ist wertvoll und knapp. Warum könne dennoch so viele Zeitdiebe ungestraft unsere Zeit entwenden? Es ist ganz einfach: Sie wird uns niemals in großen Stücken gestohlen, sondern in kleinen Scheibchen. Wir bemerken es erst, wenn sie uns plötzlich für wichtige Dinge fehlt. (Gerold Huber) Ich möchte hier die wichtigsten Ursachen für Störungen nennen und Zeitdiebe darstellen. Denn nur so kann man sich vor ihnen schützen und fühlt sich weniger unter Zeitdruck. Störungsursache Nr. 1: " Mein größter Zeitdieb bin ich selbst. " weil: ich lasse mich durch interessante Aktivitäten von meinen Wichtigen Aufgaben abbringen? ich lade mir zuviel Arbeit auf, obwohl ich weiß, daß ich sie nicht bewältigen kann? ich stehe jederzeit anderen zu Verfügung? Störungsursache Nr. 2: " Das Umfeld " das Zeitkonto wird geschmälert durch: mangelnde Kommunikation, d.h. man redet aneinander vorbei 7 HZD Schulungszentrum Zeitmanagement - Einführung, S. 44 5

6 unklare Zielvereinbarungen, anstatt Ziele zu erreichen verliert man sich in operativer Hektik. Weitere Zeitfresser sind: Die " Aufschieberities " ABER : Unerledigtes belastet. Schuldgefühle, Ängste und Aufregungen über bevorstehende Termine sind oftmals des Ergebnis von Aufgaben, die wir immer vor uns herschieben. 8 Diverse Besucher Man bedenke, daß die verlorene Zeit immer wieder nachgearbeitet werden muß. Das Telefon Ein Gespräch dauert im Durchschnitt 6 Minuten, obwohl es in 2 Minuten hätte erledigt sein können. Man sollte sich für jedes Gespräch ein Zeitlimit setzen. (z. B. mit Hilfe einer Eieruhr) 9 Endlose Meetings / Besprechungen Sie verschwenden unter Umständen viel Zeit von vielen Leuten gleichzeitig. Die Unfähigkeit " NEIN " zu sagen Man sollte den höflichen Gebrauch des Wortes " NEIN " erlernen. Es geht dabei nicht darum, unkollegial und unfreundlich zu sein, sondern vielmehr darum, den anderen keine "Blankovollmacht " über das eigene Zeitkonto zu geben. (siehe Anlage Seiten 7-9) Ein Fragebogen, der die persönliche Arbeitssituation zu überprüfen hilft, liegt in der Anlage (Seiten 10 und 11) bei. 7. Ziele und Prioritäten Ein Ziel gibt einen Maßstab, an dem man seine Aktivitäten messen kann. Ziele machen einem bewußt, warum man etwas tut und was es zu erreichen gilt. Ohne ein klares Ziel nutzt die beste Zeitplanung nichts, weil der Endzustand der Aktivitäten unklar bleibt. Wer sich Ziele setzt, der gibt seinem Tun einen Sinn verfügt über hohe Motivation besitzt einen Maßstab für seine Leistungen hat Kriterien zur Erfolgskontrolle 10 8 HZD Schulungszentrum Zeitmanagement- Einführung, S.56 9 Alec Mackenzie, Die Zeitfalle, 1995, S HZD Schulungszentrum Zeitmanagement - Einführung, S. 67 6

7 7.1 Kriterien der Zielsetzung Ziele klar und positiv formulieren Präzise Beschreibung (Zahlen, Daten, Fakten) Beschreibung in der Gegenwartssprache als Endzustand oder Endverhalten Ziele müssen faszinieren Ziele sollten auch anderen nützen, das bringt deren Unterstützung Ziele sollten erreichbar sein Ziele sollten lange gültig sein Ziele sollten terminiert sein ( evtl Zwischenziele mit Zwischenterminen ) 7.2 Prozeß der Zielbildung Bei der Bildung von Zielen sollten Verstand und auch Gefühl eingesetzt werden. - Festlegen von Wunschzielen, auch utopisch erscheinende Auflistung von persönlichen und beruflichen Wunschzielen, mit der Frage: Was möchte ich in meinem Leben erreichen? - Analyse des Umfeldes und des eigenen Potentials In welcher Situation bin ich / Was kann ich? - Gegenüberstellung von Wunschziel und Analyse unter der Fragestellung : Welche Ziele kann ich in meiner aktuellen Situation erreichen? Welch Ziele scheiden als unrealistisch aus? Was muß ich unternehmen um derzeitig unrealistisch erscheinende Ziele doch noch erreichen zu können? - Bildung von Teilzielen Lebensziele Langfristige Ziele ( fünf Jahre aufwärts ) Mittelfristige Ziele ( drei bis fünf Jahre ) Kurzfristige Ziele ( laufendes Jahr ) Tagesziele 7.3 Prioritäten setzen Es ist notwendig, Prioritäten bei der Aufgabenerledigung zu setzen, um eine Reihenfolge zu erlangen, nach der man vorgehen will. Das wiederum bedeutet, man muß sich festlegen, eine Entscheidung treffen. Man muß einer Sache den Vorrang geben und dafür auf etwas anderes verzichten. 7.4 Die ABC - Analyse / Eisenhower- Prinzip A - Aufgaben sind nicht delegierbare, sehr wichtige Aufgaben, für die der Stelleninhaber eigentlich bezahlt wird B - Aufgaben sind wichtige, meist dringende Aufgaben, die jedoch delegierbar sind. C - Aufgaben sind dringliche Routine- und Alltagsaufgaben. Sie sind nicht sehr wichtig, müssen aber erledigt werden. Sie sind delegierbar. Vorgehen bei der Analyse : Auflisten der Aufgaben für den betreffenden Zeitraum ( Tag / Woche ) Bewertung nach dem Zeitraster unter Berücksichtigung der Fragen : Was bringt mich meinen Zielen ein Stück näher? / Wobei steht das meiste Geld auf dem Spiel? Einteilung 65 % der planbaren Zeit für A - Aufgaben 7

8 20 % B - Aufgaben 15 % C - Aufgaben. Prüfen, wem ich welche B und C Aufgaben delegieren kann. 11 Eine weitere Möglichkeit zur Prioritätensetzung ist das Eisenhower - Prinzip. Diese beruht auf der Unterscheidung zwischen wichtigen und dringenden Aktivitäten. Wichtig bedeutet: Die Aufgabe ist wichtig zum erreichen meines Zieles, jedoch nicht vom Zeitpunkt abhängig. Dringend bedeutet : Es steht ein genauer Termin hinter der Erledigung einer bestimmten Aufgabe. Das Papierkorb - Delegationsprinzip (Eisenhower - Regel): Wichtigkeit Y Konsequent planen Sofort bzw. kurzfristig tun Angemessen Zeit nehmen Sofort bzw. kurzfristig tun Nicht zu lange aufhalten 0 X Dringlichkeit Y0: Aufgaben von hoher Wichtigkeit, die aber noch nicht dringlich sind, werden konsequent geplant. X0: Aufgaben, die keine hohe Wichtigkeit haben, aber dringlich sind, werden sofort bzw. in Kürze schnell, ohne zu großen Zeitaufwand erledigt. XY: Aufgabe, die sowohl dringen als auch wichtig sind, werden sofort bzw. kurzfristig in Angriff genommen und intensiv bearbeitet. 00: Von Aufgaben, die sowohl von geringer Dringlichkeit als auch von geringer Wichtigkeit sind, muß Abstand genommen werden, wenn Sie wenig Zeit Haben (Papierkorb). 8. Schriftlich Zeitplanung Wenn nun die Ziele klar formuliert, evtl. schon Teilziele aufgeteilt sind, kommt es auf die richtigen Schritte zur Zielerreichung an. Hierzu benutzt man die schriftliche Zeitplanung, d. h.: Die zur Verfügung stehende Zeit wird für die ertrag- und erfolgreichsten Ziele eingesetzt (Maximalprinzip) Oder : Die erstrebten Ziele werden mit möglichst geringem Zeitaufwand erreicht ( Minimalprinzip ) Warum sollte das schriftlich geschehen? Zeitpläne, die nur im Kopf existieren verlieren an Überblick und werden leichter umgeworfen Bedeutet Arbeitsentlastung für das Gedächtnis 11 HZD Schulungszentrum Zeitmanagement - Einführung, S.76 / 77 8

9 Es hat den psychologischen Effekt der Selbstmotivation Bessere Kontrolle der Tagesergebnisse Dienen der Dokumentation für geleistete Arbeit ( Protokoll ) Regeln der Zeitplanung Regel 1 : Nur einen Teil der Zeit verplanen - 60 % für geplante Aktivitäten - 20 % für unvorhergesehenes - 20 % für spontanes Regel 2 : Überblicke über alle anstehenden Aktivitäten verschaffen. Auflisten der anstehenden Arbeiten für einen bestimmten Planungszeitraum. Regel 3 : Resultate und nicht bloße Tätigkeit festlegen. Nicht : Gespräch mit dem Chef Sondern : Gehaltserhöhung mit dem Chef besprechen Regel 4 : genaue Zeitvorgaben für alle Aktivitäten ( Endtermine taxieren ) Regel 5 : Prioritäten setzen. Regel 6 : Unerledigte Aufgaben in den nächsten Planungszeitraum übernehmen. Regel 7 : Planungsaufwand beträgt max. 1 % des zu planenden Zeitraums Tagesplanung Wenn man beginnt mit Zeitplänen zu arbeiten, ist als Einstieg die Planung jedes einzelnen Tages am sinnvollsten weil : Der Tag ist die kleinste, überschaubarste Einheit der systematischen Zeitplanung Man kann jeden Tag neu beginnen, wenn der vorherige nicht gut gelaufen ist Man muß erst die Tagespläne im Griff haben, um mit Wochen- oder Monatsplänen arbeiten zu können. 8.3 Erstellen von Tagesplänen Die Tagesplanung unterliegt solchen oder ähnlichen Fragen : Was ist mein Tagesziel ( beruflich und privat )? Welche neuen Tagesaufgaben sind zu erledigen? Welche vorgemerkten Termine sind zu berücksichtigen? Wie groß ist der jeweilige Zeitaufwand? Welche Prioritäten muß ich setzen? Die Tagesplanung beinhaltet zwei Aspekte : das Tagesziel die ALPEN - Methode Tagesziel setzen : Das Tagesziel sollte in jedem Fall schriftlich formuliert sein, damit der Tagesablauf eine Richtung erhält. Formulierungen könnten sein: Ich mache heute pünktlich Feierabend und verbringe die Freizeit mit meinen Freunden In der Team - Sitzung reagiere ich ruhig und gelassen auf persönliche Angriffe Gelassen erledige ich heute meinen Kleinkram 14 Tagesplanung nach der ALPEN - Methode (Siehe Anlage Seite 12): 12 Lothar J. Seiwert Das neue 1 x 1 des Zeitmanagements S. 43, 13 HZD Schulungszentrum Zeitmanagement - Einführung, S HZD Schulungszentrum Zeitmanagement - Einführung, S

10 A = Aufgaben zusammenstellen L = Länge der Aktivitäten einschätzen P = Pufferzeiten reservieren E = Entscheidungen treffen N = Nachkontrolle z. B. mit Hilfe der Handformel 9. Schlechter Start = Schlechter Tag Bei der Tagesplanung darf man sich selbst und seine persönliche Leistungskurve nicht vergessen. Damit der Tag gelingt ist positives Denken und Handeln äußerst wichtig. Die 3 Positiv - Regeln: Jeden Tag etwas tun, was mir Freude bereitet Jeden Tag etwas tun, das mich spürbar meinen persönlichen Zielen näherbringt Jeden Tag etwas tun, das Ausgleich zur Arbeit schafft Vor der Arbeit sollte man sich in aller Ruhe auf den Tag einstellen indem man : den Tagesplan noch einmal durchgeht Für die A - Aufgaben des Tages die Unterlagen bereitlegt Vor der Heimfahrt sollte man in aller ruhe den Tag abschließen : einen soll / ist - Vergleich des Tagesplans im Hinblick auf die Zielerreichung anstellen unerledigte Aufgaben auf den nächsten Tag übertragen den Tagesplan für den nächsten Tag aufstellen 9.1 Die persönliche Leistungskurve Jeder Mensch ist in seiner Leistungsfähigkeit während des Tages bestimmten Schwankungen unterworfen. Es gibt zwar individuelle Unterschiede, jedoch kann man sagen : der Leistungshöhepunkt liegt am Vormittag das Leistungstief liegt am Nachmittag erneutes Zwischenhoch am frühen Abend danach kontinuierlicher Abstieg bis zum absoluten Tiefpunkt nach Mitternacht Es ist also wichtig, die Tagesplanung dem Biorhythmus anzupassen. Wenn man das beachtet, kann man die eigene Produktivität erheblich steigern. Bei dieser Planung sollte man aber auch die Pausen nicht vergessen und diese nicht als Zeitverschwendung sondern als Auftanken von Energie betrachten Die stille Stunde Der Sägeblatt - Effekt kann bis zu 28 % der Arbeitszeit rauben, d. h. ständige Störungen durch Besucher, Telefonate, etc. lenkt den Betroffenen immer wieder von seiner Arbeit ab. Bis zur Weiterarbeit an der gleichen Stelle bedarf es immer wieder einer erneuten Einarbeitungszeit. Das heißt für die Praxis, daß es sinnvoll ist, sich täglich eine Stunde Sperrzeit einzuräumen. In dieser Zeit ist man für niemanden erreichbar und sprechbereit. Diese " Stille Stunde " sollte wie eine Besprechung o. ä. in den Tagesplan aufgenommen werden. In dieser Zeit kann man sich nun ungestört den A- Aufgaben widmen. 10. Die Benutzung von Zeitplanbüchern 15 Lothar J. Seiwert, Das Neue 1 x 1 des Zeitmanagement S

11 Dieses Buch ist DAS Arbeitsmittel im Zeitmanagement. Es ist Terminkalender, Tagebuch, Notizbuch, Planungsinstrument, Erinnerungshilfe, Adreß - und Telefonregister, Ideensammlung und Kontrollinstrument. Meist ist dies eine Loseblattsammlung, welche in einem Arbeitsringbuch zusammengefaßt ist Aufbau eines Zeitplanbuches Basissystem Jahres-, Monats-, und Wochenübersicht zur Terminierung von Aufgaben. Tagesplaner für die genaue Zeitplanung von ABC Aufgaben. Projekt- oder Aufgabensystem Verschiedene Aktivitäten - Checklisten (siehe Anhang Seiten 12-19) Datenbanksystem Ist die wichtigste Info - Börse, die ständig auf aktuellem Stand sein sollte. Dieser Teil enthält berufliche und persönliche Informationen. Anlagen 11