Zeitmanagement kompakt: direkt zum Wesentlichen.

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1 Seminar- und Übungshandbuch Uwe Freund Zeitmanagement kompakt: direkt zum Wesentlichen. Bis zu 40 % effektiver mit ganz einfachen Maßnahmen: Prioritäten setzen und umsetzen, Störfaktoren erkennen und ausschalten, Aufgaben professionell organisieren.

2 Uwe Freund: Aktives Zeitmanagement mit Outlook 2010/2013. Mehr Effizienz, Erfolg und Zufriedenheit durch sofort umsetzbare Maßnahmen. Der Praxis-Guide zum professionellen Selbstmanagement. Reihe: Prima, so einfach geht's! Das Buch Der richtige Umgang mit Aufgaben, Projekten wie auch mit Störungen, Zeitfressern und Unterbrechungen ist ein zentraler Faktor für beruflichen Erfolg und persönliche Zufriedenheit. Testen Sie, welche typischen Denk- und Organisationsfehler Sie machen, und ermitteln Sie Ihr Verbesserungspotenzial. ISBN uwefreund.com, München und up next verlag uwe freund Eduard-Schmid-Str. 29, München Alle Fotos: Uwe Freund, München Kommunikationstraining und Coaching: Bücher, ebooks und Apps: iphone + ipod: Kindle + Bücher: Google Play: PDF-Format: ersten Bücher, Softwareprodukte und CD-ROMs mit mittlerweile mehr als 1 Million verkauften Exemplaren, zum Beispiel Die Geburtstagszeitung. Haben Sie Fragen zu Zeitmanagement, Selbstmanagement oder Arbeitsorganisation? Fragen Sie einfach direkt unter oder Erkennen Sie, welche Ihre Ziele sind und wie Sie bewusst und konkret Prioritäten setzen können. Lernen Sie, wie Ihre persönlichen Denkweisen die Art beeinflussen, Entscheidungen zu treffen und wie Sie dies in positive Energie umwandeln können. Sehen Sie, mit welcher einfachen Kombination von Organisationmitteln Sie bereits optimal arbeiten und stressfreier leben können. Mit der praktischen Kurzreferenzkarte haben Sie alle Kerninformationen immer kompakt zur Hand. In der Reihe Prima, so einfach geht s! erscheinen Bücher, ebooks, ibooks und Apps mit dem Schwerpunkt Kommunikation, zum Beispiel Erfolgreiche s und Briefe, Zeitmanagement und Selbstmanagement und Business-Etikette. Der Autor Uwe Freund studierte Politik, Germanistik und Psychologie in Frankfurt am Main und München. Bereits während des Studiums war er als freier Journalist für verschiedene Zeitungen und Zeitschriften tätig erschienen seine Zahlreiche Bücher und Produkte wurden ins Englische, ins Französische und in weitere Sprachen übersetzt. Uwe Freund ist Kommunikationstrainer und hält seit 1989 Trainings und Workshops in den Bereichen schriftliche Kommunikation, Zeitmanagement und Arbeitsorganisation sowie Gesprächsführung, Moderation und Business-Etikette.

3 Aktives Zeitmanagement mit Outlook 2010/ Das Wichtigste zuerst 10 Basics 1: Prioritäten klären Basics 2: Bewusst priorisieren Basics 3: Schriftlich planen Basics 4: Arbeitsplatz organisieren Basics 5: Routinen und Rituale bilden Basics 6: Störungen vermeiden Basics 7: Aufschieben vermeiden Basics 8: Vorbereiten und nachbereiten Ihre persönliche Potenzialanalyse 16 3 Direkt entscheiden durch Zielplanung 22 Prinzipien erfolgreicher Zeit- und Zielplanung Ziele definieren Aufgaben definieren Prioritäten ermitteln: die bewertete Aufgabenübersicht Prioritäten entscheiden: das Eisenhower-Prinzip Das Pareto-Prinzip Tagesplan erstellen Störfaktoren und Zeitfresser Was Sie ab jetzt anders machen Office Organisation 42 Ablage Aufbewahrungsfristen Aufgabenplanung mit Microsoft Office 2010/ Sofort entscheiden Trennung von Aufgaben und Terminen Aufgaben konsequent festhalten Aufgabenleiste einschalten Aufgaben ohne vorangegangene erstellen Aufgaben aus einer erstellen Aufgabe als erledigt kennzeichnen Link auf eine in der Aufgabenleiste erstellen Uwe Freund: Aktives Zeitmanagement mit Microsoft Office 2010/2013

4 6 Praktische Tipps für Outlook 62 Desktop-Benachrichtigung ausschalten Gesendete s im selben Ordner speichern s vorselektieren Nachrichten farblich kennzeichnen Optimale Kombination von Organisationsmitteln 70 Papierunterlagen s Telefon/Persönlich/Ideen Prioritäten ermitteln und konsequent anwenden 76 Schritt 1: Eigene Denkweise und psychologische Antreiber ermitteln Schritt 2: Ziele und Rollen klären Schritt 3: Tages- und Tätigkeitsanalyse Schritt 4: Bewertete Aufgabenübersicht Tipps, -Hotline und Informationen 106 Tipps und Hilfe Index

5 Das Wichtigste zuerst Ihr persönliches Zeitmanagement-Update Der richtige Umgang mit Aufgaben, Projekten wie auch mit Störungen, Zeitfressern und Unterbrechungen ist ein zentraler Faktor für beruflichen Erfolg und persönliche Zufriedenheit. Damit Sie diese Ziele direkt und ohne unnötigen Ballast erreichen, orientiert sich dieses Zeitmanagement-Update an den heute zentralen praktischen Fragen zum Zeitmanagement: 1: Welches sind die Grundprinzipien für erfolgreiches Zeitmanagement und Selbstmanagement heute? 2: Welche typischen ungünstigen Denk- und Verhaltensweisen hindern Sie persönlich daran, besser und erfolgreicher zu arbeiten? 3: Was bedeutet Zielplanung und was bringt sie Ihnen? 4: Was müssen Sie bei der Office-Organisation beachten? 5: Wie organisieren Sie Ihre Aufgaben optimal mit Microsoft Outlook 2010 und 2013? 6: Mit welchen einfachen Tricks erleichtern Sie sich die Arbeit in Microsoft Outlook 2010 und 2013? 7: Wie kombinieren Sie Ihre Arbeitsmittel optimal, damit Sie unnötige Spontanaktionen vermeiden können? 8: Wie setzen Sie Entschlüsse auch tatsächlich um mit einer konkreten Liste Ihrer Ziele und Prioritäten, anhand derer Sie jederzeit konsequent entscheiden können? Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Zeit- und Selbstmanagement. Uwe Freund 9

6 1 Das Wichtigste zuerst 10 Uwe Freund: Aktives Zeitmanagement mit Microsoft Office 2010/2013

7 Das Wichtigste zuerst In den 8 Basics sind Grundstrategien und Maßnahmen zum erfolgreichen Zeitmanagement zusammengestellt. Basics 1: Prioritäten klären Stellen Sie für sich selbst (und für andere) klar, was zu Ihren Aufgaben gehört und was nicht. 1: Wie bin ich? Denkweise und psychologische Antreiber erkennen, zum Beispiel Mach es allen recht, Sei perfekt und Erlauber formulieren 2: Was will ich? Fragebogen Der Weg zum Wesentlichen 3: Was tue ich tatsächlich? Tages- und Tätigkeitsanalyse 4: Wie ist die Rangfolge meiner Aufgaben? Zeitlich bewertete Aufgabenübersicht: schriftlich festhalten und kommunizieren Basics 2: Bewusst priorisieren Entscheiden Sie konkret und bewusst, was Sie tun und was nicht. Unterscheiden zwischen dringend und wichtig : nur Wichtiges bringt Erfolg prüfen Sie nach dem Pareto-Prinzip (80:20) Stille Stunde täglich für die wichtigsten Tätigkeiten des Tages einplanen nach der persönlichen Leistungskurve und Störungs- bzw. Unterbrechungs-Kurve Zeichen vereinbaren, das zeigt, wer gerade in der stillen Stunde ist und nur bei Notfällen unterbrochen werden soll Antreiber Tagesanalyse Pareto Stille Stunde Gezielt delegieren vertikal und horizontal

8 Basics 3: Schriftlich planen Entlasten Sie Ihr Gedächtnis und sichern Sie sich ab. Persönliche beste Planungstechnik (Großblocktechnik oder Mosaiktechnik) Tagesplanung Planungswerkzeuge Ablage Wiedervorlage Folgenden Tag am Vorabend planen Gedächtnis durch konsequentes Notieren entlasten Eindeutige Planungswerkzeuge strukturiert verwenden, zum Beispiel Notizbuch, Aufgabenliste, an mich selbst Täglich auch persönlich Positives planen, zum Beispiel Sport, Aktivitäten, soziale Kontakte unterstreicht deren Wichtigkeit Basics 4: Arbeitsplatz organisieren Vermeiden Sie Suchaufwände und ermöglichen Sie Konzentration. Klare und konsistente Ablagestruktur für Dateien, s und Papierunterlagen Suchen vermeiden (gewichtiger Zeitfresser!) Dateibenennungssystem Unstrukturierte Stapel von Material und Aufgaben durch strukturierte Wiedervorlage ersetzen Aufgaben und Termine unterscheiden, beides digital verwalten in Outlook, Digitale Ablage am Computer Formulare und Vorlagen nutzen Clear Desk am Tagesende: positiver letzter Blick 12 Uwe Freund: Aktives Zeitmanagement mit Microsoft Office 2010/2013

9 Ihre persönliche Potenzialanalyse Wie gut ist Ihr Zeitmanagement? Mit diesem Test finden Sie schnell und direkt heraus, in welchen Bereichen und an welchen Punkten Sie Verbesserungspotenzial haben. Zählen Sie die Punktwerte zusammen, die bei den von Ihnen mit Ja beantworteten Aussagen stehen. Diese ergeben den geschätzten Prozentsatz, um den Sie Ihre Effektivität und Effizienz steigern können Welche dieser ungünstigen Denk- und Verhaltensmuster setzen Sie derzeit ein? Bitte kreuzen Sie an, was für Sie persönlich zutrifft. Ungünstige Verfahrensweise/Auffassung/Struktur 1. Auf meinem Schreibtisch liegen immer Stapel mit Papieren unterschiedlicher Art/Kategorie. Punkte ja 2 2. Ich habe keine Wiedervorlage Ich suche häufig Arbeitsmaterial, zum Beispiel Stifte, Locher oder Klammergerät. 4. Auch Unterlagen für Aufgaben, die erst in den nächsten Tagen oder Wochen bearbeitet werden, behalte ich auf meinem Schreibtisch. 5. Ich habe einen Stiftköcher, in dem neben zahlreichen Stiften auch alles an Kleinkram liegt, das ich nicht zuordnen kann, das heißt Büroklammern, Münzen usw Ich habe mehr als 4 Ablagekörbe auf meinem Schreibtisch Ich mache gern viele Dinge gleichzeitig, verzettele mich dabei aber. 8. Ich setze meine Prioritäten je nach Situation rein nach Gefühl

10 Ungünstige Verfahrensweise/Auffassung/Struktur 9. Ich habe keine klare Auflistung der Aufgaben, die zu meinem Tätigkeitsgebiet gehören. Ich fühle mich grundsätzlich für alles zuständig. Punkte ja Meine Ablagekörbe sind zum Teil nicht beschriftet oder mindestens einer ist mit Sonstiges oder Allgemeines bezeichnet. Den nutze ich für alles, bei dem ich gerade nicht weiß, wo ich es hinlegen soll. 11. Vorgänge wandern über meinen Schreibtisch, das heißt ich entscheide nicht sofort, was damit geschehen soll Es fällt mir schwer, Nein sagen Mir ist nicht klar, was ich konkret in den nächsten Monaten oder Jahren erreichen möchte. Meine Ziele sind nicht klar definiert. 14. Ich bearbeite die kürzest dauernden Vorgänge jeweils zuerst Ich muss nach Papierunterlagen suchen In meinem -Eingang liegen alle s, die ich in den letzten Monaten oder jemals erhalten jemals habe. 17. Die Kopien aller s, die ich jemals verschickt habe, behalte ich in Gesendete Nachrichten Ich versuche, mir alle Aufgaben zu merken Ich mache Notizen auf Post-ist, die ich auch um meinen Bildschirm herum klebe. 20. Ich nutze keine elektronische Aufgaben-Funktion, wie sie zum Beispiel Microsoft Outlook bietet. 21. Ich plane meinen Tag nicht, weder morgens noch abends Uwe Freund: Aktives Zeitmanagement mit Microsoft Office 2010/2013

11 Direkt entscheiden durch Zielplanung Unsere Zeit ist begrenzt. Güter, finanzielle Mittel usw. können wir durch effizientes Management vermehren oder verbessern. Bei der Zeit ist dies nicht möglich. Der begrenzten Zeit steht eine unendliche Menge von Möglichkeiten zur Verfügung, wie wir sie verbringen können. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, das Richtige auszuwählen, das Gewählte richtig zu tun und abzuschließen. Zeitmanagement ist also in erster Linie Zielmanagement. Und indem Sie Ziele setzen und anhand dieser Ziele aus dem Möglichen das Wünschenswerte selektieren, lassen Sie immer auch Alternativen und Chancen unberücksichtigt. Die Gründe und die Wege der Entscheidung richten sich nach unseren Bedürfnissen sowie den Forderungen und Erwartungen unseres Umfeldes, also zum Beispiel des Unternehmens, in dem Sie tätig sind. Die Art und Weise, wie (und ob) wir Entscheidungen treffen und Ziele setzen, ist von unseren individuellen Vorerfahrungen und Lernerfahrungen abhängig. Dazu gehören auch Ausreden und Vermeidungsstrategien sowie Arbeitstechniken, die diesen unproduktiven Strategien Vorschub leisten. Systematische Zeit- und Zielplanung hilft Ihnen, hier effizient vorzugehen und Ihre Ziele auch zu erreichen. Ziel- management Selbstmanagement

12 Prinzipien erfolgreicher Zeit- und Zielplanung Ohne Ziel kein Ergebnis! Wenn Sie kein konkretes Ziel haben, werden Sie es auch nicht erreichen. Nur konkrete Ziele ermöglichen es Ihnen, sich auch selbst zu steuern und weiterzuentwickeln. Motivierende Ziele setzen! Ziele müssen motivierend und sinnvoll gesetzt werden. Die Kriterienliste in dieser Seminarunterlage ermöglicht Ihnen den Effektivitäts-Check. Denken Sie positiv! Unterstützen Sie sich selbst dabei, positiv in den (Arbeits-)Tag und aus dem Tag heraus zu gehen. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche! Wählen Sie das Wesentliche nach Wichtigkeit, nicht nach Dringlichkeit aus. Immer nur das gerade am dringlichsten Erscheinende zu tun heißt: Notfallmanagement statt selbstgesteuertem Arbeiten. Prüfen Sie Aufgaben, Anforderungen, Störungen... daraufhin, ob die an Sie gestellte Anforderung Ihre Hauptziele unterstützt! Wenn Ihnen Ihre Ziele klar sind, können Sie besser und schneller entscheiden und lassen sich nicht so leicht ablenken. Lernen Sie, Nein zu sagen! Wenn Ihnen dies schwerfällt, überlegen Sie, welchen Nutzen Sie aus zu häufigem Ja-Sagen haben. Setzen Sie Prioritäten, Grenzen und Regeln! Dazu gehört auch, störungsfreie Zeit für die wichtigste Tagesaufgabe sicher zu stellen ( Stille Stunde, Konzentrierte Stunde ). Aufgaben mit niedriger 24 Uwe Freund: Aktives Zeitmanagement mit Microsoft Office 2010/2013

13 Störfaktoren und Zeitfresser Störfaktoren sind unangenehm und müssen in einem gewissen Maß toleriert werden. Viele Störfaktoren können Sie jedoch ausschalten oder kanalisieren, so dass sie nicht zu Zeitfressern werden müssen. Tages- und Tätigkeitsanalyse Zeiterfassungs- Protokoll Um sich bewusst darüber zu werden, welche Aufgaben einen wie großen Anteil Ihres Tagesablaufes einnehmen, und wo Sie besonders stark mit Störungen konfrontiert sind, sollten Sie für zwei oder drei Tage ein genaues Zeiterfassungsprotokoll erstellen und dieses dann analysieren. Uhrzeit Aufgabe/Aktivität Pers. 07:00 07:10 07:20 07:30 07:40 07:50 08:00 08:10 08:20 08:30 08:40 08:50 09:00 09:10 09:20 09:30 09:40 09:50 Tel. Briefe Zeitfresser? Unterbrechung? Störung? Notwendig? Einzigartig? Dringend? Selbst? Was kann ich künftig besser machen? Dieses Formular können Sie direkt im Download-Bereich unter herunterladen. 38 Uwe Freund: Aktives Zeitmanagement mit Microsoft Office 2010/2013

14 setzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Im Einzelnen wird der Ablauf der Festsetzungsfrist durch einen der folgenden Sachverhalte gehemmt: begonnene Außenprüfung, vorläufige Steuerfestsetzung nach 165 AO, anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren, Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, die Jahresabschlüsse oder die Konzernabschlüsse aufgestellt sind, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Entsprechendes gilt für einseitige Willenserklärungen. In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden? Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Eröffnungsbilanzen, die Jahresabschlüsse und die Konzernabschlüsse müssen nach 257 Abs. 3 S. 1 HGB und 147 Abs. 2 S.1 AO innerhalb der Aufbewahrungsfrist im Original aufbewahrt werden, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind. Wo muss aufbewahrt werden? Nach der steuerlichen Vorschrift ( 146 Abs. 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut in der Bundesrepublik Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Frist vorgelegt werden können ( 239 Abs. 4 HGB). Diese Informationen wurden sorgfältig zusammengestellt. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit kann jedoch keine Gewähr übernommen werden. Informationen zu den unternehmensintern vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen finden Sie im Internet. 48 Uwe Freund: Aktives Zeitmanagement mit Microsoft Office 2010/2013

15 Gesendete s im selben Ordner speichern Wenn Sie möchten, dass die gesendeten Nachrichten nicht im SENT-Ordner, sondern im aktuellen Ordner gespeichert werden, gehen Sie so vor: Wählen Sie in Outlook die Registerkarte Datei und dann Optionen. Klicken Sie links den im Abschnitt an. Schalten Sie dann unter Nachrichten speichern die Option Beim Antworten auf Nachrichten, die sich nicht im Posteingang befinden, die Antwort im selben Ordner speichern ein. Nachrichten, auf die Sie direkt vom Posteingang aus antworten, werden nach wie vor im SENT-Ordner gespeichert. 64 Uwe Freund: Aktives Zeitmanagement mit Microsoft Office 2010/2013

16 Optimale Kombination von Organisationsmitteln Der Erfolg liegt in die Kombination: Sie benötigen für Ihre Aufgaben ein Eingangs- und ein Verfolgungsmedium. Wie das genau in der Kombination aussehen kann, sehen Sie hier: Papierunterlagen nicht notwendig: direkt wegwerfen abzulegen: direkt ablegen zu delegieren: direkt delegieren Heute zu erledigen: Papierunterlagen in einer Mappe oder einem Ablagekorb Tagesaufgaben, ggf. mit transparenten farbigen Klarsichthüllen, zum Beispiel Rücksprache XY, Bestellungen usw. (Beispiel: vivanto) Bei mehr Papiermaterial: eigene Papiermappen für Vorgänge (zum Beispiel im Tischständer): Werkzeuge zur Aufgabenorganisation und Aufgabenverfolgung (Beispiel: mappei)

17 Optimale Kombination von Organisationsmitteln s nicht notwendig: direkt wegwerfen abzulegen: direkt ablegen zu delegieren: direkt delegieren Heute zu erledigen: Im Posteingang belassen Morgen oder später zu erledigen: (1) Aufgabe mit Termin anlegen in Outlook: mit Fähnchen ( Flag ) versehen = Link auf oder auf Aufgabensymbol ziehen (rechte Maustaste gibt Auswahl) (2) in Ordner nach Thema ablegen, zum Beispiel Projekt X, Lieferanten, Kunde A, zu lesen Nach Abschluss der Aktivität: (1) Aufgabe als erledigt kennzeichnen (2) im thematischen -Ordner ablegen (3) evtl. Aufgabe zur Nachverfolgung erstellen

18 Prioritäten ermitteln und konsequent anwenden Damit Sie sicher Prioritäten setzen können, brauchen Sie eine möglichst konkrete Vorstellung davon, was Ihre Aufgaben sind und was Sie selbst erreichen möchten. Dabei gehen Sie in mehreren Schritten vor. Schritt 1: Wie bin ich? Ermitteln Sie Ihre persönlichen psychologischen Antreiber. Schritt 2: Was will ich? Finden Sie heraus, wie Sie Ihre Aufgabe konkret sehen und was für Sie persönlich für Ihre weitere Entwicklung wichtig ist. Füllen Sie dazu den Fragebogen Der Weg zum Wesentlichen aus. Schritt 3: Was mache ich tatsächlich? Führen Sie eine Tages- und Tätigkeitsanalyse durch. Sie können ein Formular dazu auch im Download-Bereich unter kostenfrei herunterladen. Schritt 4: Welche Rangfolge haben meine Aufgaben? Erstellen Sie eine Rangliste Ihrer Aufgaben, die Sie zur Priorisierung verwenden können. Ein Beispiel sehen Sie am Ende dieses Kapitels. Stimmen Sie diese Rangliste mit Ihren Vorgesetzten und ggf. auch Ihrem beruflichen Umfeld ab

19 Index 2 2-Minuten-Reg, Minuten-Technik, /20-Regel, 100 A ABC-Analyse, 33 Ablage, 44 Ablage-Organisation, 46 Aktenfluss-Schema, 46 Aktivitäten, 52 Antreiber, 78 Antreiber-Test, 82 Aufbewahrungsfristen, 47 Aufgabe als erledigt kennzeichnen, 59 Aufgaben aus einer erstellen, 58 Aufgaben bündeln, 51 Aufgaben definieren, 29 Aufgaben konsequent festhalten, 52 Aufgabenbuch, 52 Aufgaben-Checkliste, 30 Aufgabenleiste einschalten, 54 Aufgabenplanung mit Microsoft Office, 50 Aufgabenübersicht, 104 Aufgabenziele, 27 Auswertung zum Antreiber-Test, 88 B Basics, 11 Beim Antworten auf Nachrichten, die sich nicht im Posteingang befinden, die Antwort im selben Ordner speichern, 64 Berufliche Ziele, 94 Berufsziele, 27 Bewertete Aufgabenübersicht, 31, 104 Briefumschlag bei s ausschalten, 63 Denkweise, 78 Denkweisen-Test, 80 Desktop-Benachrichtigung ausschalten, 63 Direkt-Prinzip, 51 Dringlichkeit, 34 E Eisenhower-Prinzip, 32, 34 -Flut eindämmen, 65 -Optionen, 63, 64 s ablegen, 45 s farblich kennzeichnen, 67 s vorselektieren lassen, 65 Erlauber, 88 F Facebook, 107 Farbe zur Kennzeichnung von s, 67 Favoritenordner, 69 Formular Tagesplanung, 37 fraguwe.de, 107 G Gesendete s im selben Ordner speichern, 64 Gesendete Nachrichten in aktuellem Ordner H speichern, 64 Hauptziele, 99 K Kalendereinträge, 52 Kriterium für Entwicklungskurve ermitteln, 92 L Lebensziele, 27 Link auf eine in der Aufgabenleiste erstellen, 60 logisch-analytisches Denken, 78 C CC:-Mails selektieren, 65 Checkliste Aufgaben, 30 Checkliste Ziele, 28 D Dateibenennungssystem, 12 M Mach es immer allen recht, 81 Mach immer schnell, 81 Masterbuch, 52 Meldung über neue ausschalten, 63 Motivierende Ziele setzen,

20 N Nachrichten farblich kennzeichnen, 67 Nachverfolgung einer , 57 Notizblock, 43 Störfaktoren, 38 Störung, 102 Störungen und Zeitfresser, 102 Streng Dich immer an, 81 Suchordner, 68 O Office Organisation, 42 Organisation, 44 P Papierunterlagen, 71 Pareto-Prinzip, 11, 35 PC-Ablage, 45 Persönliches Leitbild, 93 Phasenziele, 27 Planung des Folgetags, 36 Planung einer Veranstaltung, 57 Prioritäten setzen, 32 Projekte, 44 Projekte verwalten mit Aufgabenfunktion, 57 Projektziele, 27 PRO-Modell, 44 Psychologische Antreiber, 78, 81 R räumlich-bildliches Denken, 78 Referenz, 44 Regel erstellen, 65 Regeln und Benachrichtigungen, 65 S Sägeblatt-Effekt, 51 Scheibchen-Technik, 14 Schriftlich planen, 25 Sei immer perfekt, 81 Sei in jeder Lage stark, 81 Selbstmanagement, 23 Sieben Hauptrollen, 97 Sofort entscheiden, 51 Sound bei s ausschalten, 63 T Tages- und Tätigkeitsanalyse, 11, 102 Tagesaufgaben, 71 Tagesplan, 36 Tagesplanung, 36 Tagesrückblick, 36 Tagesziele, 27 Telefon, 43 Termin mit relativem Zeitbezug erstellen, 56 Terminkalender, 43 Trennung von Aufgaben und Terminen, 52 U Unterbrechung, 102 V Verpflichtungs-Technik, 14 Vorselektieren von , 65 W Wichtigkeit, 34 Z Zeiterfassungsprotokoll, 38 Zeitfresser, 102 Zeitkiller, 38 Zeitplanung, 23 Zielbild entwickeln, 91 Ziele, 28 Ziele definieren, 27 Ziele und Rollen klären, 91 Zielplanung, 23 Zweigleisiges Ablagesystem, Uwe Freund: Aktives Zeitmanagement mit Microsoft Office 2010/2013