Umsetzung begleitet durch externe Beratung ein konkretes Beispiel aus der Langzeitpflege

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1 Umsetzung begleitet durch externe Beratung ein konkretes Beispiel aus der Langzeitpflege Skill-/Grademix aus der Perspektive Organisationsentwicklung Der Weg zur neuen Aufgabenverteilung und Zusammenarbeit in und zwischen den Dienstleistungsbereichen Pflege und Betreuung, Reinigung und Hotellerie auf der Abteilung. Margrit Knüsel, diplomierte Organisationsberaterin,, Neuheim Nadja Rohrer, Leiterin Bereich Hotellerie, Betagtenzentren Emmen AG Fabian Steinmann, Leiter Bereich Pflege und Betreuung, Betagtenzentren Emmen AG Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA Agenda Vorstellung Einleitung 7 Basisprozesse als Grundlage der Organisationsentwicklung (nach F. Glasl) mögliche Stolpersteine Fazit Fragen Margrit Knüsel m.knuesel@id-fabrik.ch Fachtagung CURAVIVA

2 Umfeld Betagtenzentren Emmen AG zwei Standorte 280 BewohnerInnen / 330 Mitarbeitende 27 Mio CHF Umsatz Margrit Knüsel m.knuesel@id-fabrik.ch Fachtagung CURAVIVA Basisprozesse als Grundlage der OE (nach F. Glasl 1983) Soll-Entwurfsprozess - die Zukunft der gewünschten Veränderungsrichtung gestalten Lernprozess - neues Wissen und Können erlernen Diagnoseprozess - Ist-Situation analysieren Umsetzungsprozess - geplante Veränderungen implementieren Management der Veränderungen - planen, budgetieren, beschliessen, kooridinieren, lenken und evaluieren - Organe zur Lenkung schaffen Informationsprozess - Betroffene auf dem Laufenden halten Psycho-soziale Änderungsprozesse - alte Rollen und Beziehungen loslassen und neue eingehen Margrit Knüsel m.knuesel@id-fabrik.ch Fachtagung CURAVIVA

3 Management der gesamten Veränderungsprozesse Planen, beschließen, koordinieren, lenken und evaluieren aller Veränderungsschritte und mit personellen und materiellen Ressourcen ausstatten. Initiative zum Projekt Auftragsdefinition und Verhandlung mit Auftraggeber/in Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA Skill-Grademix-Projekt initiieren Man kann nicht in die Zukunft schauen, aber man kann den Grund für etwas Zukünftiges legen denn Zukunft kann man bauen A. de Saint-Exupéry Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA

4 treibende Faktoren für Veränderungsprozesse Marktveränderung Rolle Heime/Langzeitpflege Qualität vs Bürokratie Spar-, Effizienzdruck Werteveränderung Gesellschaft Individuum Soziale Systeme Kundenveränderung demogr. Entwicklung steigende Erwartungen Lebensqualitätsansprüche Prozessorientierung Bewohner/-innenorientierung Mitarbeiter/-innenorientierung Kernprozess Kooperationen Diversifizierungen Organisationsveränd. Pflegeentwicklung Pflegeinformatik Medizinische Fortschritte Prozessveränderungen Berufsprofile Arbeitsmarkt demogr. Entw. MA-Veränderung Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA Projektausgangslage Situationsanalyse Ausgangslage: - Pflegefachpersonenmangel - Attraktivität Beruf FaGe in der BZE AG Situationsanalyse: - Häufung der pflegefremden Arbeiten im Pflegedienst - Haltung «Alle machen Alles» - Verschiedene Umsetzung von Konzepten - unterschiedliche Arbeitshaltungen auf den Abteilungen Margrit Knüsel m.knuesel@id-fabrik.ch Fachtagung CURAVIVA

5 Zielsetzungen 1. Reaktion auf zukünftigen Pflegefachpersonenmangel 2. Schaffung eines kompetenzgerechten Personaleinsatzes = kompetenzgerechter Mitarbeitermix auf den Pflegeabteilungen 3. Attraktive Umsetzung vom FAGE-Beruf 4. Einführung Hotellerie in der Pflege 5. Verbesserung der interdisziplinären und professionellen Zusammenarbeit 6. Steigerung Effektivität: Die richtigen Dinge tun 7. Steigerung Effizienz: Die Dinge richtig tun Margrit Knüsel m.knuesel@id-fabrik.ch Fachtagung CURAVIVA Management der gesamten Veränderungsprozesse Planen, beschließen, koordinieren, lenken und evaluieren aller Veränderungsschritte und mit personellen und materiellen Ressourcen ausstatten. Initiative zum Projekt Auftragsdefinition und Verhandlung mit Auftraggeber/in Externe OE-Berater/-in auswählen Margrit Knüsel m.knuesel@id-fabrik.ch Fachtagung CURAVIVA

6 Kontrakt und Verbindlichkeit Grundlage eines Organisationsentwicklungs-Projektes ist ein klarer Kontrakt zwischen Auftraggeber/-in, Beteiligten und Berater/-in. Der Kontrakt regelt die Rollen in der Zusammenarbeit, die Ziele, die Rahmenbedingungen, die Verantwortung und sorgt für Transparenz und Verbindlichkeit. Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA Management der gesamten Veränderungsprozesse Planen, beschließen, koordinieren, lenken und evaluieren aller Veränderungsschritte und mit personellen und materiellen Ressourcen ausstatten. Initiative zum Projekt Auftragsdefinition und Verhandlung mit Auftraggeber/in Externe OE-Berater/-in auswählen Eine Projektorganisation aufbauen und lenken Kompetente Entscheidungswege und -organe schaffen Kommunikationsbeziehungen zu den Entscheider/-innen der bestehenden Organisation aufbauen und notwendige Entscheidungen veranlassen Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA

7 Projektorganisation Kerngruppe Leitungen Ressort Leitung Bildung Fachstelle Pflege Controlling Projekte Leitung Finanzen Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA Management der gesamten Veränderungsprozesse Planen, beschließen, koordinieren, lenken und evaluieren aller Veränderungsschritte und mit personellen und materiellen Ressourcen ausstatten. Initiative zum Projekt Auftragsdefinition und Verhandlung mit Auftraggeber/in Externe OE-Berater/-in auswählen Eine Projektorganisation aufbauen und lenken Kompetente Entscheidungswege und -organe schaffen Kommunikationsbeziehungen zu den Entscheider/-innen der bestehenden Organisation aufbauen und notwendige Entscheidungen veranlassen Die Projektorganisation mit Geld, Zeit, Personen, administrativer Unterstützung, usw. ausstatten Alle Veränderungsaktivitäten und die Kosten kontrollieren und evaluieren Die Auswirkungen der Veränderungen auf das Ganze im Auge behalten und hinsichtlichtempo und Umfang lenken Transfer und Evaluierung von Projekten Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA

8 Diagnoseprozess: Analyse und Diagnose der Ist-Situation Gemeinsames Situations- und Problembewusstsein entwickeln aus verschiedenen Blickwinkeln, Positionen und Brillen ein Bild der Ist- Situation entwerfen Beteiligte bei Analyseaktivitäten zu Betroffenen machen z.b. Diagnoseziele festlegen Quantitative und qualitative Daten erheben Daten, Fakten, Zahlen analysieren, Resümee verfassen Präsentation und Diskussion der Ergebnisse Diagnostischer Blick zurück, denn... wer das Alte ganz wegwirft, wird das Neue nicht lange behalten. Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA Analyseschritte IST-Situation Vorgehen nach dem Handbuch Der richtige Mix bringts! Handbuch für Projekte zu Skill- und Grademix im Bereich Pflege und Betreuung der OdA Gesundheit beider Basel 1. Erhebung Personalbestand 2. Erhebung Pflegebedarf 3. Erhebung Arbeitsaufgaben 4. Verteilung Arbeitsaufgaben 5. Beurteilung Organisationsmodell Bezugspflege Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA

9 Schritt 3 Arbeitsaufgaben Margrit Knüsel m.knuesel@id-fabrik.ch Fachtagung CURAVIVA Soll-Entwurfprozess: Soll-Entwurf ist Willensbildung Allgemeine Richtungsziele zu Visionen verdichten Beteiligte gemäss Kompetenz- und Verantwortungsbereich einbeziehen Top-Management verantwortet die Festlegung der strategischen Erfolgsfaktoren und entscheidet über langfristige Strategien mittleres Führungskader erarbeitet mittelfristige Ziele und entscheidet über Modelle/Konzepte untere Führungsebene verantwortet die Gestaltung der Arbeitsprozesse Transparente Beteiligung fördert die Identifikation mit den Lösungen und die Motivation diese umzusetzen Margrit Knüsel m.knuesel@id-fabrik.ch Fachtagung CURAVIVA

10 Sollentwurf 6. Zuteilung Arbeitsaufgaben Sollkonzept 7. Erarbeitung künftiges Organisationsmodell 8. IST/SOLL Vergleich Skill- & Grademix Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA Arbeitsschritt 6 & 7 Delegationsmatrix Margrit Knüsel m.knuesel@id-fabrik.ch Fachtagung CURAVIVA

11 Arbeitsschritt 5 Konzepte Organisationsmodell Pflege und Betreuung: PFLEGEPROZESSVERANTWORTUNG Zusammenarbeit: KONZEPT INTERPROFESSIONELLE ZUSAMMENARBEIT Margrit Knüsel m.knuesel@id-fabrik.ch Fachtagung CURAVIVA Psycho-soziale Änderungsprozesse: Diese Prozesse fördern notwendige emotionale Veränderungen Missverständnisse klären Konflikte identifizieren und bearbeiten Unterstützung bei der neuen Rollengestaltung Führungsstile zur Diskussion stellen Mit den Widerständen gehen und bisherige Vorgehensweise reflektieren Wissen von was weg und zu was hin Margrit Knüsel m.knuesel@id-fabrik.ch Fachtagung CURAVIVA

12 Psychosoziale Änderungsprozesse Paradigmenwechsel weg von «Alle machen Alles» hin zu funktionsspezifischer Arbeitsteilung Delegationsverhalten (Spiegeln und neu aufbauen) = Loslassen von liebgewonnen Aufgaben Neue Berufsgruppe auf den Abteilungen = Auseinandersetzung mit anderen Berufsphilosophien (neue Blickwinkel) Margrit Knüsel m.knuesel@id-fabrik.ch Fachtagung CURAVIVA Lernprozesse: Erlernen neuen Wissens und Könnens. Eingeschliffene Handlungsmuster ablegen und neue Kenntnisse erwerben Pilotprojekte Inhouse Weiterbildung Trainings ausserhalb der Arbeit Training on-the-job Etc. Margrit Knüsel m.knuesel@id-fabrik.ch Fachtagung CURAVIVA

13 Lernprozesse Delegationsverhalten aller Berufsdisziplinen Aufbau neuer Verantwortlichkeiten Wissensaufbau und transfer interprofessionell Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit einer neuen Berufsgruppe auf den Abteilungen Umgang und Akzeptanz des neuen Aufgabenbereiches Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA Informationsprozess: Die Betroffenen werden über die Veränderungsvorhaben auf dem Laufenden gehalten Idealfall: Informationskonzept als Bestandteil des Projektplans Informations- bzw. Kommunikationsform passend zur Phase des Prozesses und der Betriebsgrösse Zeitgerechte und den Anspruchsgruppen angepasste Information Nebst elektronischen Informationskanälen auch interaktive Kommunikationsformen Mögliche Tools: Kick-off-Meeting; Statusreports, Projektmailings, Meetings, Projektzeitung, Präsentationen, Projekt Café etc. Kontaktstelle Regelmässige Rückkoppelung von Ergebnissen, Erkenntnissen und Erfahrungen an die Betroffenen schafft Transparenz und Vertrauen Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA

14 Informationsprozesse Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA Umsetzungsprozesse: Implementieren der geplanten Veränderungen. Bei jedem Veränderungsschritt empfiehlt es sich zu fragen, was davon frühestmöglich umzusetzen wäre. Oft können schon früh Dinge praktisch verwirklicht werden, nicht erst nach Monaten der Diagnose und Soll- Konzeption! Die Realisierung erfordert Rahmenbedingungen, Regeln und Umsetzungsziele Planen und Durchführen der Evaluation überprüfen, was erfolgreich realisiert werden konnte und welche Schwierigkeiten bei der Umsetzung entstanden Ueberführung in Normalbetrieb Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA

15 Umsetzungsprozesse Planung der Sollstellenverschiebung Rekrutierung der Hotellerie-Mitarbeitenden Anschaffung der Hotellerie-Infrastruktur (Kaffeemaschinen, Bain-Marie-Wagen, ) Schulung der Hotellerie-Mitarbeitenden (Hygiene, Service, Gerontologie, ) Margrit Knüsel m.knuesel@id-fabrik.ch Fachtagung CURAVIVA Umsetzungsprozesse Start am 05. Januar Focus: Umsetzung Hotellerie in der Pflege Enge Begleitung in der Umsetzungsphase (einmal wöchentlich Sitzung BL & RL) 2. Focus: Umsetzung neue Arbeitsorganisation im Pflegedienst (AKV-Matrix mit Augenmerk auf die Betreuungsaufgaben) Externes Audit zur Überprüfung der Umsetzungsqualität (M. Knüsel) Projektabschluss: September 2012 Margrit Knüsel m.knuesel@id-fabrik.ch Fachtagung CURAVIVA

16 Mögliche Stolpersteine Unklare bzw. unrealistische oder Zielsetzung, nicht transparente Vorgaben Beraterrolle nicht geklärt, nicht vereinbart Keine Meilensteine, unklare Ergebnisse Mangel-Einschätzung der IST-Situation Betroffene können sich nicht mit der Soll-Konzeption auseinandersetzen Wenig Commitment des Managements Projektleitung nimmt die Driver Funktion zu wenig wahr Ungenügende Kommunikation und Information Zu wenig Projektressourcen Ungenügendes Konfliktmanagement Lernbedürfnisse nicht erfasst Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA Fazit Wenn ich etwas verändern will, muss ich... wissen, von welcher Situation ich ausgehe wissen, was sich bewährt hat und nicht verändert werden muss eine klare Vorstellung haben, wo ich hin will mit betroffenen Mitarbeitenden an den Veränderungsprozess herangehen Sorge tragen, dass das neue Wissen und Können gelernt und geübt wird die Betroffenen am rechten Ort zur rechten Zeit ins Bild setzen Verantwortung übernehmen für das Management des Veränderungsprozesses das Neue wirklich einführen und tun die angestrebten Ziele in entsprechende Ergebnisse umsetzen Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA

17 Fazit Projekte können ein wirkungsvolles Instrument für Veränderungsprozesse sein. Wenn die Betroffenen aktiv am Prozess beteiligt und ihre konkreten Erfahrungen und Ideen zieldienlich genutzt werden, fühlen sich diese Mitarbeiter/-innen mit ihren Anliegen ernst genommen und werden später die Umsetzung besser und effektiver mittragen. Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA Literatur, Artikel Basisprozesse der Organisationsentwicklung Univ.-Doz. Dr. Friedrich Glasl OdA Gesundheit beider Basel Der richtige Mix bringts! Handbuch für Projekte zu Skill- und Grademix im Bereich Pflege und Betreuung OE Forum Schweiz, Forum Organisationsentwicklung Leitbild und Grundsätze der Organisationsentwicklung Margrit Knüsel Fachtagung CURAVIVA