Benutzerhandbuch- Materialdeklaration via interaktives PDF

Transkript

1 Benutzerhandbuch- Materialdeklaration via interaktives PDF Benutzerhandbuch für Lieferanten zum Ausfüllen und Rücksenden der BSH Deklarationsanfrage über ein interaktives PDF. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E

2 Systemtechnische Anforderung, um die Deklarationsanfrage mit interaktivem PDF auszuführen: Webbrowser (z.b.: Internet Explorer, Chrome, Firefox etc.) Installierter und aktivierter ADOBE Acrobat Reader! Achtung: Einige neue Web-Browser haben ihre eigenen PDF-Reader. Es ist möglich dass dieser PDF-Viewer die interaktive PDF-Datei nicht in der richtigen Form anzeigt. In diesem Fall müssen Sie den Acrobat Reader aktivieren! Adobe help side Adobe Hilfe (Englisch) (Deutsch) Problem mit dem Browser oder dessen Einstellungen? Help Display PDF in web Browser Hilfe zur Anzeige PDF im Webbrowser (Englisch) (German) B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 2

3 Sie erhalten eine Deklarationsanfrage von der BSH per . Darin finden Sie als Anhang die interaktive PDF-Datei. Öffnen Sie die PDF-Datei mit einem Doppelklick. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 3

4 Das interaktive PDF kann maximal 50 Materialnummern aufnehmen und verarbeiten. Wenn Sie daher mehr als eine zur Deklarationsanfrage in Ihrem Postfach vorfinden, ist das keine Mehrfachversendung! Jede Materialdeklarationsanfrage enthält eine sogenannte Anfragenummer, diese erkennen Sie im Betreff der RoHS/REACH SVHC material declaration request Lieferantennummer_001 Sollten Sie mehr als eine Deklarationsanfrage bekommen, können Sie dies an der Anfragenummer erkennen. Diese wird fortlaufend weitergeschrieben: RoHS/REACH SVHC material declaration request Lieferantennummer_002 RoHS/REACH SVHC material declaration request Lieferantennummer_003 Wenn Sie beispielsweise 3 Deklarationsanfragen bekommen, ist es wichtig, auch alle 3 bearbeiteten Deklarationsanfragen an die BSH zurück zu senden. Nur dann kann die Deklarationsanfrage von unserem System geschlossen werden. Wichtiger Hinweis: Bearbeiten Sie bitte alle Deklarationsanfragen vollständig und senden diese einzeln zurück. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 4

5 Für den Fall, dass Sie nicht Outlook verwenden, öffnen Sie bitte die interaktive PDF-Datei und speichern das PDF auf Ihrer lokalen Festplatte. Öffnen Sie die interaktive PDF-Datei in Ihrem lokalen Laufwerk, und füllen Sie die Deklaration im interaktiven PDF aus. Nach Abschluss der Erklärung, also nach der Durchführung des Datenchecks, speichern Sie das interaktive PDF erneut auf dem lokalen Laufwerk. Das Senden des PDF wird in den Folien explizit beschrieben. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 5

6 In dieser Box finden Sie Ihre Adresse und die Lieferantenkennung im BSH System. Seite 1 interaktives PDF 1 [1] Link zum Benutzerhandbuch. Beschreibung, wie die Deklarationsanfrage auszufüllen ist. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 6

7 Seite 2 interaktives PDF Hinweise zum Ausfüllen des PDF: [1] Link zur EU RoHS Richtlinie 2011/65/EU [2] Beschreibung der vordefinierten RoHS-Compliance-Status 1 2 [3] Link zur Web-Seite der ECHA, REACH-Kandidatenliste (SVHC-Stoffe) [4] Beschreibung zur Auswahl des Status REACH-SVHC 3 4 B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 7

8 RoHS Deklarationstabelle [1] BSH Materialnummer (vorgefüllt durch BSH) [2] Produktbeschreibung (vorgefüllt durch BSH) [3] Deklarationsstatus (vom Lieferanten zu füllen) [4] RoHS Ausnahme (vom Lieferanten zu füllen) [5] Zusätzliche Ausnahme (vom Lieferanten zu füllen) [6] RoHS beschränkte Substanz (vom Lieferanten zu füllen) [7] Kommentarfeld (vom Lieferanten zu füllen) B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 8

9 Anleitung zum Ausfüllen der RoHS Deklaration Bitte wählen Sie die EU-RoHS Status im Dropdown-Menü. [1] RoHS konform ohne Ausnahme (Compliant without exemption) [2] RoHS konform mit Ausnahme (Compliant with exemption) [3] Nicht RoHS konform (Not RoHS compliant) [4] Nicht RoHS relevant (Not RoHS relevant) Nach der Auswahl des EU-RoHS Status", werden Sie aufgefordert, die rot markierten Datenfelder zu befüllen. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 9

10 Wenn Sie den Status Konform ohne Ausnahme" auswählen, ist keine weitere Eingabe erforderlich. Sie können jedoch einen Kommentar in das Feld RoHS Bemerkung (RoHS remark) hinzufügen. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 10

11 Wenn Sie den Status RoHS konform mit Ausnahme (Compliant with exemption) auswählen, dann müssen Sie die dementsprechende Ausnahme über das Auswahlmenü setzen. Ausnahmen sind definiert unter EU RoHS Richtlinie, Anhang III. Nach dem Festlegen der EU RoHS Ausnahme können Sie noch einen Kommentar unter RoHS Bemerkung" (RoHS remark) hinzufügen. Sollten Sie eine Ausnahme deklarieren, die nicht über die Auswahl erscheint, wählen Sie den Status X und tragen bitte im Kommentarfeld die Ausnahme ein. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 11

12 Für den Fall, dass Sie ein Produkt mit mehreren RoHS Ausnahmen haben, können Sie weitere Ausnahmen hinzufügen. Zum Hinzufügen einer Ausnahme verwenden Sie die Schaltfläche Add". Dann erscheint eine neue Zeile, und Sie können eine weitere Ausnahme hinzufügen. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 12

13 Nach dem Hinzufügen einer zweiten Ausnahme (oder weiteren Ausnahmen) erscheint für jede neue RoHS Ausnahme eine neue Zeile im PDF-Dokument. Wenn Sie eine zusätzliche Ausnahme löschen möchten, verwenden Sie die Taste "DEL". Die Zeile und der Eintrag werden dann gelöscht. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 13

14 Bei Auswahl des Status Nicht RoHS konform (Not RoHS compliant), müssen Sie die RoHS beschränkte Substanz" (RoHS restricted substance) deklarieren. Verwenden Sie bitte das Dropdown-Menü und wählen Sie die beschränkte Substanz aus. Zusätzlich können Sie einen Kommentar in das Feld "Bemerkung RoHS" eintragen. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 14

15 Im Fall, dass das gelieferte Produkt nicht Teil eines elektrischen Produkts (Hausgerätes) sein sollte, dann wählen Sie den Status nicht RoHS relevant (Not RoHS relevant). Bei diesem Status sind keine weiteren Eingaben erforderlich. Sie können aber einen Kommentar im Feld RoHS Kommentar hinterlegen, z.b. Verpackungsmaterial. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 15

16 REACH Deklarationstabelle [1] BSH Materialnummer (vorgefüllt durch BSH) SVHC (substance of very high concern) bedeutet: besonders Besorgnis erregender Stoff, aufgeführt in der REACH Kandidatenliste. [2] Produktbeschreibung (vorgefüllt durch BSH) [3] Status SVHC (vom Lieferanten zu füllen) [4] SVHC Name (vom Lieferanten zu füllen) [5] CAS Nummer (vom Lieferanten zu füllen) [6] Gewicht Teil in Gramm (vom Lieferanten zu füllen) [7] SVHC in Gew.% (vom Lieferanten zu füllen) [8] Kommentarfeld (vom Lieferanten zu füllen) B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 16

17 Anleitung zum Ausfüllen der REACH Erklärung Bitte wählen Sie den Status dementsprechend, ob ein SVHC im Produkt vorhanden ist oder nicht, über das Dropdown-Menü. [1] Ja: Angabe des SVHC-Namens, der CAS-Nummer, des Teilegewichts in Gramm und SVHC in Gew.% im Erzeugnis ist notwendig. [2] Nein: keine weitere Eingabe erforderlich. Nach der Auswahl des Status "Yes" (unter SVHC present) werden Sie anhand der roten Datenfelder aufgefordert, den SVHC Namen anhand des Dropdown-Menüs auszuwählen und das Gewicht (in Gramm) und den Prozentanteil des Stoffes im Produkt einzutragen. Die CAS Nummer erscheint automatisch, sofern vorhanden. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 17

18 Nach Auswahl des Status No (unter SVHC present) ist keine weitere Aktivität notwendig. Sie können allerdings noch einen Kommentar im Datenfeld Bemerkung REACH (Remarks REACH) hinterlegen. Tipp: Sie können direkt in das Feld "SVHC present" n oder y eingeben. Mit diesem Eintrag können Sie schneller den Status auswählen, ohne Verwendung des Dropdown-Menüs. Wenn Sie den Status Yes angeklickt haben, aber eigentlich den Status No auswählen möchten, bestätigen Sie einfach den Hinweis im Popup-Feld und setzten anschließend den Status No. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 18

19 Für den Fall, dass Sie den Status "Yes" ausgewählt haben, werden Sie aufgefordert die rot markierten Datenfelder zu füllen. Es handelt sich um Pflichteingaben. Bitte geben Sie nur Zahlenwerte ein, ohne weitere Zusätze wie z.b. >, <, ca.. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 19

20 Verwenden Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie den SVHC Namen. Tipp: Sie können per Dropdown-Menü den SVHC Namen auswählen oder Sie geben den ersten Buchstabe / die erste Zahl des SVHC Namens im Dropdown-Menü direkt ein. Damit finden Sie schneller den spezifischen SVHC Namen. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 20

21 Um den vollständigen Namen des jeweiligen SVHC Stoffes anzuzeigen, bewegen Sie die Maus auf den SVHC-Namen. Ein Popup-Fenster zeigt Ihnen den vollständigen Namen des SVHC Stoffes. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 21

22 Nach Auswahl des SVHC Namens erscheint die CAS-Nummer automatisch, falls verfügbar (manche SVHC Stoffe besitzen auch mehrere oder keine CAS Nummern). Im Falle, dass ein SVHC Stoff zu deklarieren ist, muss auch das "Gewicht [g] Teil" und die Konzentration "SVHC in [Gew:% ] eingetragen werden. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass nicht jeder SVHC-Name eine CAS-Nummer besitzt. In diesem Fall wird das Datenfeld "CAS-Nummer" leer bleiben. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 22

23 Bitte geben Sie ganze Zahlen ohne Dezimalstelle in das Feld Gewicht des Teils in [g] (Weight part in [g]) ein. Zahlen mit Nachkommastellen werden automatisch gerundet, nachdem Sie mit der Enter-Taste die Eingabe bestätigt haben. Bitte beachten Sie: Verwenden Sie kein Komma als Dezimaltrennung. Das führt zu falschen Einträgen! B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 23

24 Im Datenfeld "SVHC in % w/w", können Dezimalstellen eingetragen werden. Bitte beachten Sie: Verwenden Sie kein Komma als Dezimaltrennung, sondern setzen Sie einen Dezimalpunkt in diesem Bereich! Ein Komma führt zu falschen Einträgen! B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 24

25 Die letzte Seite des PDF-Dokuments dient zur Bestätigung Ihrer Materialdeklaration und beinhaltet die Prüf- und Sendefunktion. Bestätigung: [1] Datum (vorgefüllt durch BSH) [2] Name des Erstellers (vom Lieferanten zu füllen) [3] Prüfung (Check data) (Aktion des Lieferanten) [4] Senden (Send data) (Aktion des Lieferanten) B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 25

26 Um Ihre Deklarationserklärung zu bestätigen, tragen Sie bitte den Namen des Erstellers der Deklaration in das Datenfeld Name des Verfassers (Name of draftsman) ein. Anschließend erfolgt die Überprüfung der Deklarationseingaben, hierzu verwenden Sie bitte die Schaltfläche Check Data. Es erfolgt eine interne Kontrolle, um fehlerhafte Eingaben oder fehlende Einträge zu erkennen. Für jeden Fall (Angaben in RoHS und REACH) informiert ein separates Popup-Feld, ob die Daten vollständig sind. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 26

27 Wenn die Prüfung fehlende Daten feststellt, erscheint ein Popup- Fenster mit dem Hinweis, in welcher Tabelle ("RoHS" oder "REACH") fehlende Daten erkannt wurden. In diesem Beispiel fehlen in der RoHS Deklaration Tabellendaten. Nach Drücken der Taste "OK" im Popup wird die REACH-Tabelle überprüft. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 27

28 In diesem Beispiel fehlt ein Dateneintrag in der REACH Tabelle. Klicken Sie auf "OK", gehen zurück zu der Tabelle ROHS und/oder REACH und komplettieren die fehlenden Daten. Die fehlenden Datenfelder sind rot markiert. Bitte ergänzen Sie die fehlenden Daten. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 28

29 Beispiel nach durchgeführten Check: Fehlende Daten in der Tabelle ROHS, geben Sie in diesem Fall die beanspruchte RoHS Ausnahme in EU RoHS Ausnahme an. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 29

30 Beispiel nach durchgeführten Check: Fehlende Daten in der Tabelle REACH, geben Sie in diesem Fall die Konzentration des SVHC Stoffes in SVHC in [% w/w] ein. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 30

31 Nach der Überarbeitung aller fehlenden Einträge, führen Sie die Überprüfung bitte erneut durch. Wenn die Überprüfung erfolgreich war, erscheint ein Popup-Fenster Überprüfung ist abgeschlossen (The RoHS declaration is complete / The REACH declaration is compete). Bitte bestätigen Sie dies jeweils durch Drücken der "OK"-Taste. Danach ist die Schaltfläche Senden (Send data) für die Nutzung geöffnet. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 31

32 Nach erfolgreicher Prüfung ist die Schaltfläche "Daten senden" (Send data) aktiviert. Drücken Sie die Taste "Daten senden", um die interaktive PDF-Datei zur BSH zurückzusenden. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 32

33 Auswahl der -anwendung: Nach Drücken der Schaltfläche Daten senden" erscheint ein Popup-Fenster und Sie werden gefragt, wie Sie die PDF-Datei senden möchten. 1. Bitte wählen Sie Standard - Programm" (Default application) für das Zurücksenden mit z.b. Microsoft Outlook. 2. Mit einer Standard Webmail-Box eines Providers wie GMX, Google, etc., können Sie die PDF-Datei auf diesem Weg nicht direkt zurücksenden. In diesem Fall folgen Sie bitte den beschriebenen Schritten auf der letzten Folie. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 33

34 Verfahren mit standardmäßigen -programm (Outlook): Nach Drücken des Button "Weiter" wird die standardmäßige -anwendung geöffnet. Sie müssen nur noch den Button Senden drücken und das interaktive PDF wird an die BSH versendet. Es sind keine weiteren Anmerkungen oder zusätzliche Informationen und Anhänge in der nötig, da das interaktive PDF maschinell ausgelesen wird. Nach dem Absenden der und Speicherung der Daten bei der BSH erhalten Sie eine Bestätigungs- von der BSH. Damit ist der Deklarationsvorgang abgeschlossen. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 34

35 Verfahren mit einem Webmail-Konto: 1. Öffnen Sie Ihr Webmail-Konto 2. Öffnen Sie Neues Mail versenden 3. Das auf Ihrem lokalen Laufwerk gespeicherte und ausgefüllte interaktive PDF wird als Mailanhang eingefügt. 4. Verwenden Sie bitte ausschließlich die folgende -adresse, um die Deklaration an BSH zurück zu senden: Nach dem Absenden der und der Speicherung der Daten bei der BSH erhalten Sie eine Bestätigungs- von der BSH. Dieses kann einige Minuten dauern. Im Fall, dass Sie mehrere interaktive PDF zur Deklaration erhalten haben, wird das Bestätigungs- erst nach dem Zurücksenden aller PDF versandt. Damit ist der Deklarationsvorgang abgeschlossen. B S H H A U S G E R Ä T E G R U P P E Benutzerhandbuch Materialdeklaration via interaktives PDF I Version 1.1 I I Folie: 35