TEAMWORK Weblogin. Handbuch

Transkript

1 TEAMWORK Weblogin Handbuch

2 1. Einleitung Die Benutzeroberfläche Übersicht Dokument-Icons Andere Gesellschaft anzeigen Dateien hinzufügen Hinzufügen-Button/Upload-Button Drag and Drop Dateien finden Universelle Suche Dateien sortieren Dateien teilen Teilen über FREIGABEN Teilen per Drag and Drop Sammlungen teilen Freigaben entziehen Weitere Datei-Aktionen Dateien organisieren mit Schlagwörtern Dateien kommentieren Versionsverwaltung Externe Links erstellen Dateien herunterladen Allgemeine Einstellungen Persönliche Einstellungen Einstellungen Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 14

3 1. Einleitung Herzlich Willkommen im TEAMWORK Weblogin. Mit dieser Anleitung möchten wir Ihnen den Start erleichtern. Mit TEAMWORK teilen und verwalten Sie sicher all Ihre Dokumente. Dank Volltextsuche und einfacher Verschlagwortung Ihrer Dokumente finden Sie jederzeit genau die Datei, die Sie suchen. Teilen Sie Dokumente schnell und einfach mit Ihren Mitarbeitern und Partnern per Drag and Drop oder verschicken Sie auch große Dateien einfach über einen Link an externe Mitarbeiter. Natürlich können Sie für jede Datei differenzierte Berechtigungen einstellen! Den Teamwork Weblogin finden Sie unter 2. Die Benutzeroberfläche 2.1 Übersicht 1. Hier finden Sie Ihre privaten Sammlungen. 2. Hier finden Sie Ihre geteilten Sammlungen. Die Symbole bedeuten: Auge: Öffentliche Sammlung Link-Symbol: Sammlung wurde über einen externen Link mit Ihnen geteilt. Kein Symbol: Sammlung wurde durch interne Freigabe mit Ihnen geteilt. 3. Hier finden Sie öffentliche Sammlungen, denen Sie beitreten können. 4. Hier sehen Sie Benutzergruppen. 5. Mit den Pluszeichen können Sie Sammlungen oder Gruppen hinzufügen. 6. Hier stellen Sie die Dokumentansicht im mittleren Arbeitsbereich ein. In der Abbildung haben wir eine Ansicht gewählt, bei der links die Dokumente der Sammlung aufgelistet werden und rechts daneben eine Vorschau des gewählten Dokuments zu sehen ist. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 14

4 7. In einer Menüzeile stehen weitere Tabs zur Verfügung, um Schlagwörter, Kommentare, Versionen, Freigaben und externe Links anzuzeigen und zu bearbeiten. 8. Die Icons bedeuten: Datei(en) herunterladen, um offline damit zu arbeiten. Sind mehrere Dateien markiert, werden sie als Zip-Archiv heruntergeladen. Datei(en) sperren bzw. entsperren. Ist eine Datei gesperrt, können andere Benutzer sie nicht bearbeiten und versionieren, sondern nur kommentieren oder mit Schlagwörtern versehen. Über das Papierkorb-Symbol können Sie Ihre Dateien löschen. Nach dem Klick können Sie den Löschvorgang binnen 30 Sekunden noch rückgängig machen. Sie können nur die Dokumente löschen, deren Eigentümer Sie sind. Mit einem Klick auf dieses Symbol schalten Sie den Vollbildmodus ein. 9. Rechts neben dem bekannten Suchfeld finden Sie einen Upload-Button, um einzelne Dateien hochzuladen. Mehrere Dateien laden Sie per Drag&Drop hoch. 2.2 Dokument-Icons Die Dokumente in Ihrer Dokumentliste tragen verschiedene Icons: Das markierte Dokument wurde für Änderungen gesperrt, daher das Vorhängeschloss-Icon (1). Außerdem wurde es (zusätzlich zu seiner Stamm-Sammlung Rechnungen) an die Sammlung Buchhaltungsbelege freigegeben. Das deutet der nach oben zeigende Pfeil im Ablagekörbchen an und der Mouseover-Text (3) präzisiert es. Die farbigen Quadrate (2) geben die Farbcodes der Gruppen wieder, für die das Dokument freigegeben wurde. Wenn Sie mit der Maus über die Quadrate fahren, wird der Name der zugehörigen Gruppe, wiederum als Mouseover-Text, angezeigt. Wenn Sie oben links auf den dreieckigen Pfeil neben Alle Dokumente klicken, haben Sie die Möglichkeit, die Ansicht auf Dokumente zu beschränken, die entweder Ihnen gehören ( Meine Dokumente ) oder für Sie freigegeben wurden ( Für mich freigegeben ). Alle Dokumente, die Sie in Ihren persönlichen Arbeitsbereich hochladen, sind so lange nur für Sie sichtbar, bis Sie sie geteilt haben Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 14

5 2.3 Andere Gesellschaft anzeigen Sie haben mehrere Gesellschaften angelegt? Dann können Sie zwischen den Gesellschaften hin und her wechseln, indem Sie oben rechts neben Ihrem Profileintrag auf den dreieckigen Pfeil klicken. Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, Einstellungen festzulegen, ein Profilbild hochzuladen oder sich abzumelden. 3. Dateien hinzufügen 3.1 Hinzufügen-Button/Upload-Button Klicken Sie auf den Upload-Button neben dem [Finden]-Button. Im Falle des Upload-Buttons klicken Sie unter Quellen importieren noch auf Lokale Dateien um auf die Upload Seite zu gelangen. Nun können Sie wählen, ob Sie eine einzelne Datei oder einen ganzen Ordner hinzufügen möchten. Wählen Sie anschließend das gewünschte Objekt aus. Die Datei wird nun in TEAMWORK hochgeladen. Hinweis: Für den Ordner-Upload ist eine Java-Installation notwendig. Weitere Informationen finden Sie in Anlage I. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 14

6 3.2 Drag and Drop Wählen Sie die gewünschte Datei auf Ihrem Rechner aus und ziehen Sie sie auf die TEAMWORK- Oberfläche. Sobald Sie die Datei im Anzeigenfeld loslassen, wird sie hochgeladen 1. Nutzen Sie die Drag and Drop-Funktion, um mehrere Dateien gleichzeitig hochzuladen 4. Dateien finden 4.1 Universelle Suche Um auf ein gesuchtes Dokument zuzugreifen, nutzen Sie die universelle Suche. Geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe in das Suchfeld ein. Die Suche startet mit dem ersten Buchstaben. In der Anzeigeübersicht erscheint eine Auflistung aller Dokumente, die Ihre Suchbegriffe beinhalten. Ist Ihnen die Übersicht zu lang, können Sie die Abfrage mit weiteren Suchbegriffen verfeinern. 1 (Funktion im Internet Explorer nicht verfügbar) Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 14

7 Alle Dokumente durchlaufen beim Hochladen eine automatische OCR-Volltexterkennung. Bei größeren Dokumenten kann dies einige Sekunden dauern. Die Volltexterkennung ermöglicht, dass Sie problemlos nach Textinhalten in allen Ihren Dateien suchen können sogar in Bild-Dateien! 4.2 Dateien sortieren Wenn Sie im Feld Sortieren nach Ihrer Dokumentübersicht die Sortierung nach Datum (neueste zuerst) eingestellt haben, dann werden Ihre neu hochgeladenen Dokumente ganz oben in der Übersicht angezeigt. Hier können Sie auch andere Sortierkriterien für Ihre Dokumente angeben. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 14

8 5. Dateien teilen Sie haben verschiedene Möglichkeiten, eine oder mehrere Dateien mit anderen Benutzern zu teilen. 5.1 Teilen über FREIGABEN Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf den FREIGABEN-Reiter. Wählen Sie Gruppen oder Personen aus, mit denen Sie das Dokument teilen möchten. Hierzu klicken Sie auf das grau hinterlegte Plus-Symbol und wählen im Dropdown-Menü Gruppen oder Personen aus. Wenn Sie auf das Plussymbol unter Sammlungen klicken, erscheint das Eingabefeld Zu Sammlung hinzufügen mit einem Auswahlpfeil. Klicken Sie diesen an, erhalten Sie eine Liste der verfügbaren Sammlungen zur Wahl. In ähnlicher Weise erscheint beim Klick auf ein Pluszeichen unter Gruppen oder unter Personen eine Liste der verfügbaren Gruppen bzw. Scopevisio-Benutzer: Haken Sie unterhalb der Auswahlfelder die Checkbox Indirekte Freigaben anzeigen ab, so werden Ihnen auch die indirekten Freigaben angezeigt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 14

9 5.2 Teilen per Drag and Drop Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien einfach auf das Profilbild eines Benutzers oder auf eine Gruppe, um die Dateien zu teilen. 5.3 Sammlungen teilen Um eine Sammlung mit einem Benutzer oder einer Gruppe zu teilen, klicken Sie auf die Sammlung und anschließend rechts oben auf das Freigabe-Symbol. Setzen Sie ein Häkchen neben der Gruppe oder der Person, der Sie die Sammlung freigeben möchten. Sie können Sammlungen zum Teilen auch über Drag and Drop auf Personen oder Gruppen ziehen. Geteilte Sammlungen werden auf dem TEAMWORK-Übersichtsbildschirm mit Symbolen angezeigt, um die Freigabeeinstellungen erkennbar zu machen. Ein Augensymbol zeigt an, dass die Sammlung öffentlich ist. Ein Link-Symbol zeigt an, dass Sie über einen externen Link berechtigt sind, auf die Sammlung zuzugreifen. Kein Symbol bedeutet, dass die Sammlung intern (mittelbar oder unmittelbar) für Sie freigegeben wurde. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 14

10 5.4 Freigaben entziehen Um die Freigabe eines Dokuments zu entziehen, klicken Sie auf das Dokument und anschließend auf FREIGABEN. Mit einem Klick auf das kleine x hinter einem Benutzernamen oder einer Gruppe können Sie der jeweiligen Person oder der Gruppe die Freigabe des Dokuments wieder entziehen. Um die Freigabe einer Sammlung zu entziehen, klicken Sie auf das Freigabe-Symbol und entfernen Sie im Menü die Häkchen bei den Gruppen oder Personen, denen Sie die Freigabe entziehen möchten. 6. Weitere Datei-Aktionen 6.1 Dateien organisieren mit Schlagwörtern Um Dateien schneller zu finden, können Sie sie mit Schlagwörtern versehen. Wählen Sie den Reiter Schlagwörter und klicken Sie auf das Plus-Symbol, um ein neues Schlagwort zu erstellen. Alternativ vergeben Sie ein bereits angelegtes Schlagwort, indem Sie es aus der Auswahlliste wählen. Möchten Sie ein Schlagwort wieder entfernen, klicken Sie es an, es wird automatisch von den ausgewählten Schlagwörtern entfernt. Sie können einer Datei beliebig viele Schlagwörter zuweisen. Schlagwörter sind global, d.h. sie sind für alle sichtbar und verwendbar! Hinweis: Sie können nun über die Suche auch nach den vergebenen Schlagwörtern suchen. So finden Sie Ihre Dokumente noch einfacher! 6.2 Dateien kommentieren Nutzen Sie die Kommentar-Funktion, um einfach und schnell mit anderen Benutzern zu kommunizieren. Hierzu klicken Sie auf ein Dokument und wählen anschließend im Vorschaufenster KOMMENTARE aus. Dann schreiben Sie Ihre Notizen oder Anmerkungen in das Kommentarfeld und klicken auf [Absenden]. Alle Berechtigten sehen nun die Kommentare zum Dokument. In der Kommentarhistorie können Sie erkennen, zu welcher Version die Kommentare hinzugefügt wurden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 14

11 In Ihren -Einstellungen können Sie angeben, ob Sie über neue Kommentare informiert werden möchten. Ihre Kommentare können Sie auch nachträglich bearbeiten oder löschen. Klicken Sie dazu auf den Kommentar und dann auf das Stift-Symbol zum Bearbeiten und das Papierkorb-Symbol zum Löschen. 6.3 Versionsverwaltung Haben Sie Änderungen an einem Dokument vorgenommen, können Sie einfach eine neue Version Ihrer Datei hochladen. Sie haben jederzeit Zugriff auf die vorhergehenden Versionen, behalten aber immer den Überblick über die aktuellste Version. Klicken Sie nun auf den Button Neue Version, um eine neue Version Ihres Dokuments von Ihrem Computer hochzuladen (Dokument auswählen > Öffnen). Mit einem Klick auf das Download-Symbol können Sie die ausgewählte Version herunterladen. Um eine alte Version als aktuellste Version wiederherzustellen, klicken Sie einfach auf das Aktualisierungs-Symbol der gewünschten Version. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 14

12 6.4 Externe Links erstellen Sie können ganz einfach einen Link auf ein Dokument erstellen, den Sie per versenden oder in sozialen Netzwerken teilen können. Markieren Sie Dokumente oder Sammlungen, indem Sie darauf klicken, und wählen Sie im Vorschaufenster EXTERNER LINK aus. Klicken Sie auf [Externen Link erstellen]. Sie haben nun die Möglichkeit, Ihren Link mit einem Passwort zu schützen, die Gültigkeitsdauer einzuschränken, den Download des hinterlegten Dokuments zu verbieten oder die Anzahl der Downloads zu begrenzen. Die Auswahl treffen Sie durch Anklicken der jeweiligen Optionskästchen. Die Optionen des jeweiligen Links ändern sich automatisch und können auch nachträglich verändert werden. Der Link ändert sich nicht. Er verweist jeweils auf die aktuellste Version eines Dokuments. Sie können den Link direkt mit einem Klick auf die angezeigte Adresse öffnen oder ihn mit einem Klick in die Zwischenablage kopieren. Über die Einfügen-Funktion oder die Tastenkombination Strg + V können Sie den Link überall einfügen. So können Sie ihn zum Beispiel in sozialen Netzwerken posten. Wenn Sie auf [Per versenden] drücken, öffnet sich automatisch eine neue in Ihrem E- Mail-Programm, in welche Ihr Link bereits eingefügt ist. Sie brauchen nun nur noch die -Adresse der Person einzugeben, der Sie die Dateien freigeben möchten. Der oder die Empfänger können das Dokument entsprechend der Berechtigungen nutzen. Möchten Sie einen externen Link löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben dem Link. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 12 von 14

13 6.5 Dateien herunterladen Gelegentlich möchten Sie Dateien auch offline präsentieren oder bearbeiten. Mit einem Klick auf eine Datei eine Vorschau auf diese Datei mit einer Menü- und Symbolleiste. In der rechten oberen Ecke der Leiste finden Sie den Download-Button, mit welchem Sie die Datei herunterladen können. 7. Allgemeine Einstellungen Durch Klick auf den Dreieckpfeil neben Ihrem Profilbild oben rechts gelangen Sie in die Einstellungen. Klicken Sie auf den Link Ihre Einstellungen. Sie gelangen zu einer Einstellungsseite mit drei Rubriken. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 13 von 14

14 7.1 Persönliche Einstellungen Hier legen Sie fest, welche Standardansicht Sie für Ihre Dokumente bevorzugen. Außerdem können Sie ein Profilbild hochladen, ändern oder entfernen Einstellungen In den -Einstellungen legen Sie fest, zu welchen Ereignissen Sie eine -Benachrichtigung wünschen. Anschließend speichern Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf den [Speichern]-Button. Die dritte Rubrik der Einstellungsseite heißt Passwort. Mit etwas Fantasie werden Sie erraten, welche Einstellung Sie hier festlegen können. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 14 von 14