Inhalte strukturieren

Transkript

1 Inhalte strukturieren

2 1 Strukturierungshilfen Um in CommSy-Räumen Einträge leichter wiederzufinden, lohnt es sich die Einträge zu strukturieren. CommSy verfügt über folgende Strukturierungshilfen: Schlagwörter, Kategorien, Einträge zuordnen und Abschnitte anlegen Nachfolgend werden Ihnen die Strukturierungshilfen genauer erläutert. Zudem wird Ihnen das Aktivieren der Strukturierungshilfen gezeigt. CC-Lizenz (by-nc-sa) Seite 2 von 18

3 2 Einstellungen der Strukturierungshilfen 2 Einstellungen der Strukturierungshilfen Schlagwörter und Kategorien können in den Raumeinstellungen konfiguriert werden. Sie haben die Möglichkeit, Änderungen bezüglich Aktivität (aktivieren/deaktivieren) Darstellung Zuordnung Rechtevergabe einzustellen. So stellen Sie die Strukturierungshilfen ein: n Ist die zwingende Zuordnung aktiv, kann kein Eintrag ohne Schlagwort- bzw. Kategorie-Zuordnung erstellt werden. n Aktivierte Strukturierungshilfen werden in der rechten Seitenspalte dargestellt. 1. Klicken Sie auf das Icon Einstellungen. ü Das Fenster Raumeinstellungen erscheint. Abb. 1: Icon Einstellungen Weiter auf der nächsten Seite CC-Lizenz (by-nc-sa) schulehh@commsy.net Seite 3 von 18

4 2 Einstellungen der Strukturierungshilfen 2. Rufen Sie die Registerkarte Zusätzliche Einstellungen auf. 3. Konfigurieren Sie die Strukturierungshilfen nach Ihren Vorstellungen. Abb. 2: Einstellungsmöglichkeiten der Strukturierungshilfen CC-Lizenz (by-nc-sa) Seite 4 von 18

5 3 Schlagwörter 3 Schlagwörter Standardmäßig sind Schlagwörter in CommSy-Räumen aktiviert. CommSy-Einträge mit Schlagworten können von Raum-Teilnehmern einfacher gefunden werden. Einem CommSy-Eintrag können beliebig viele Schlagworte zugeordnet werden. So filtern Sie Einträge nach Schlagwörtern: 4 Um Einträge nach Schlagwörtern zu filtern, klicken Sie in der rechten Seitenspalte im Bereich Schlagwörter auf das gewünschte Schlagwort. ü Es wird eine Liste mit gefunden Suchergebnissen angezeigt. 4 Um den Filter rückgängig zu machen, entfernen Sie die Schlagwörter aus rechten Seitenspalte unter Einschränkungen der Liste. Um ein Schlagwort zu entfernen, klicken Sie auf das x neben dem Schlagwort. Abb. 1: Einschränkungen der Liste In den Einstellungen der Strukturierungshilfen können Sie festlegen, ob die Schlagwörter eingeschaltet sein sollen oder sogar zwingend notwendig sind. Nachfolgend wird Ihnen erklärt, wie Sie Neue Schlagwörter erstellen Vorhandene Schlagwörter zusammenlegen Vorhandene Schlagwörter bearbeiten bzw. zuweisen. CC-Lizenz (by-nc-sa) schulehh@commsy.net Seite 5 von 18

6 3 Schlagwörter Schlagwörter erstellen Um ein Schlagwort zu erstellen, bietet CommSy die Möglichkeit Schlagworte direkt über den Bereich Schlagwörter zu erstellen Schlagworte während eines neuen Eintrags zu erstellen So erstellen Sie ein neues Schlagwort: 1. Klicken Sie in der rechten Seitenspalte im Bereich Schlagwörter auf das Icon Bearbeiten. ü Das Fenster Schlagwörter bearbeiten erscheint. Abb. 3: Icon Bearbeiten 2. Geben Sie Ihr gewünschtes Schlagwort in das Eingabefeld ein. 3. Klicken Sie auf den Button Neues Schlagwort anlegen. ü Ihr neu angelegtes Schlagwort erscheint unterhalb des Eingabefelds. CC-Lizenz (by-nc-sa) Seite 6 von 18

7 3 Schlagwörter So erstellen Sie ein Schlagwort während eines neuen Eintrags: 1. Erstellen Sie einen neuen Eintrag. 2. Rufen Sie den Reiter Schlagwörter auf. Abb. 4: Registerkartenleiste bei Neuer Eintrag 3. Geben Sie das gewünschte Schlagwort in das Eingabefeld ein. 4. Klicken Sie auf den Button Speichern. ü Der Eintrag mit dem neu erstellten Schlagwort ist gespeichert. CC-Lizenz (by-nc-sa) Seite 7 von 18

8 3 Schlagwörter Schlagwörter zuordnen Um einem Eintrag Schlagworte zuzuordnen, bietet CommSy die Möglichkeit Schlagworte bei der Erstellung eines neuen Eintrags zuzuordnen Schlagworte nachträglich zuzuordnen. So ordnen Sie einem neuen Eintrag Schlagwörter zu: 1. Erstellen Sie einen neuen Eintrag. 2. Rufen Sie den Reiter Schlagwörter auf. Abb. 5: Registerkartenleiste bei Neuer Eintrag 3. Setzten Sie vor das gewünschte Schlagwort ein Häkchen. 4. Klicken Sie auf den Button Speichern. ü Der Eintrag mit den zugehörigen Schlagworten ist gespeichert. CC-Lizenz (by-nc-sa) Seite 8 von 18

9 3 Schlagwörter So ordnen Sie bestehenden Einträgen Schlagwörter zu: 1. Klicken Sie in der rechten Seitenspalte im Bereich Schlagwörter auf das Icon Bearbeiten. ü Das Fenster Schlagwörter bearbeiten erscheint. 2. Rufen Sie den Reiter Bearbeiten auf. 3. Markieren Sie aus der Liste die gewünschten Einträge mit einem Häkchen. 4. Klicken Sie neben dem gewünschten Schlagwort auf den Button Einträge zuordnen. Abb. 6: Button Einträge zuordnen Diese Funktion ermöglicht eine schnelle Zuordnung von Schlagworten für mehrere Einträge. CC-Lizenz (by-nc-sa) Seite 9 von 18

10 3 Schlagwörter Schlagwörter zusammenlegen Schlagwörter, die in ihrer Bedeutung ähnlich sind, können zusammengelegt werden. So wird aus zwei Schlagworten ein gemeinsames Schlagwort. So können Sie Schlagwörter zusammenlegen: 1. Klicken Sie in der rechten Seitenspalte im Bereich Schlagwörter auf das Icon Bearbeiten. ü Das Fenster Schlagwörter bearbeiten erscheint. 2. Rufen Sie den Reiter zusammenlegen auf. 3. Wählen Sie aus den beiden Listen die Schlagworte aus, die zusammengelegt werden sollen. 4. Klicken Sie auf den Button zusammenlegen. ü Die Schlagworte sind zusammengelegt. Schlagwörter bearbeiten Bereits erstellte Schlagwörter können nachträglich wieder geändert werden. Dies ist hilfreich, wenn das Schlagwort nicht richtig mit dem Inhalt zusammenpasst. Schlagwörter sollten nicht zu oft geändert werden, da Raum-Teilnehmer sonst schnell den Überblick verlieren. So bearbeiten Sie vorhandene Schlagwörter: 1. Klicken Sie in der rechten Seitenspalte im Bereich Schlagwörter auf das Icon Bearbeiten. ü Das Fenster Schlagwörter bearbeiten erscheint. Weiter auf der nächsten Seite CC-Lizenz (by-nc-sa) Seite 10 von 18

11 4 Kategorien 2. Rufen Sie die Registerkarte Bearbeiten auf. 3. Ändern Sie im entsprechenden Eingabefeld das Schlagwort. 4. Klicken Sie auf den Button Ändern. ü Das Schlagwort ist geändert. 4 Kategorien Einem Eintrag können mehrere Kategorien zugeordnet werden. Bei Projekten und anderen Formen gemeinschaftlichen Arbeitens erleichtert eine hierarchische Ordnung der Informationen die Übersicht. Hierfür stellt CommSy das Konzept der Kategorien mit mehreren Ebenen bereit. Jeder kennt Baumstrukturen durch den Umgang mit seinem Betriebssystem. Es gibt Ordner und Unterordner in denen Dateien abgelegt werden. Kategorien sind ähnlich, jedoch sind sie keine Ordner sondern Zuordnungen. Kategorien sollten einer klaren Struktur folgen. Diese Struktur sollte mit den Raum-Teilnehmern abgesprochen sein. Dies ermöglicht ein effektives Nutzen der Kategorien. So filtern Sie Einträge nach Kategorien: 4 Um Einträge nach Kategorien zu filtern, klicken Sie in der rechten Seitenspalte im Bereich Kategorien die entsprechende Kategorie an. ü Es wird eine Liste mit gefunden Suchergebnissen angezeigt. 4 Um den Filter rückgängig zu machen, entfernen Sie die Kategorie aus dem Bereich Einschränkungen der Liste. Um eine Kategorie zu entfernen, klicken Sie auf das x neben der Kategorie. CC-Lizenz (by-nc-sa) schulehh@commsy.net Seite 11 von 18

12 4 Kategorien Kategorie erstellen So erstellen Sie eine neue Kategorie: Sie können einer Hauptkategorie eine unbegrenzte Anzahl an Unterkategorien unterordnen. 1. Klicken Sie in der rechten Seitenspalte im Bereich Kategorien auf das Icon Bearbeiten. ü Das Fenster Kategorien bearbeiten erscheint. Abb. 7: Icon Bearbeiten 2. Klicken Sie auf Erstellen. 3. Geben Sie den Namen der Kategorie in das Eingabefeld ein. 4. Klicken Sie auf den Button OK. ü Ihre neu angelegte Kategorie erscheint. Weiter auf der nächsten Seite CC-Lizenz (by-nc-sa) Seite 12 von 18

13 4 Kategorien 4 Um eine Unterkategorie zu erstellen, klicken Sie neben der Hauptkategorie auf Erstellen. 4 Geben Sie den Namen der Kategorie in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf den Button OK. Die Positionierung der Kategorien kann per Drag and Drop verändert werden. Kategorien zuordnen Um einem Eintrag Kategorien zuzuordnen, bietet CommSy die Möglichkeit Kategorien bei der Erstellung eines neuen Eintrags zuzuordnen Kategorien nachträglich zuzuordnen. So ordnen Sie einem neuen Eintrag Kategorien zu: 1. Erstellen Sie einen neuen Eintrag. 2. Rufen Sie die Registerkarte Kategorien auf. Abb. 8: Registerkartenleiste bei Neuer Eintrag 3. Setzen Sie vor die gewünschten Kategorien ein Häkchen. 4. Klicken Sie auf den Button Speichern. ü Der Eintrag mit der zugehörigen Kategorie ist gespeichert. CC-Lizenz (by-nc-sa) schulehh@commsy.net Seite 13 von 18

14 4 Kategorien So ordnen Sie bestehenden Einträgen Kategorien zu: Diese Funktion ermöglicht eine schnelle Zuordnung von Kategorien für mehrere Einträge. 1. Klicken Sie in der rechten Seitenspalte im Bereich Kategorien auf das Icon Bearbeiten. ü Das Fenster Kategorien bearbeiten erscheint. 2. Rufen Sie den Reiter Einträge zuordnen auf. 3. Markieren Sie aus der Liste die gewünschten Einträge mit einem Häkchen. 4. Klicken Sie neben der gewünschten Kategorie auf den Button Einträge zuordnen. Abb. 9: Button Neuer Eintrag CC-Lizenz (by-nc-sa) Seite 14 von 18

15 4 Kategorien Kategorien zusammenlegen Kategorien, die in ihrer Bedeutung ähnlich sind, können zusammengelegt werden. So wird aus zwei Kategorien eine gemeinsame Kategorie. So können Sie Kategorien zusammenlegen: 1. Klicken Sie in der rechten Seitenspalte im Bereich Kategorien auf das Icon Bearbeiten. ü Das Fenster Kategorien bearbeiten erscheint. 2. Rufen Sie die Registerkarte zusammenlegen auf. 3. Wählen Sie aus den beiden Listen die Kategorien aus, die zusammengelegt werden sollen. 4. Klicken Sie auf den Button zusammenlegen. ü Die Kategorien sind zusammengelegt. CC-Lizenz (by-nc-sa) Seite 15 von 18

16 4 Kategorien Kategorien bearbeiten Die Namen bereits erstellter Kategorien können nachträglich noch geändert werden. So bearbeiten Sie Namen bereits erstellter Kategorien: 1. Klicken Sie in der rechten Seitenspalte im Bereich Kategorien auf das Icon Bearbeiten. ü Das Fenster Kategorien bearbeiten erscheint. 2. Klicken Sie neben der entsprechenden Kategorie auf das Icon Bearbeiten. 3. Geben Sie in das Eingabefeld den Namen der Kategorie ein. 4. Klicken Sie auf den Button OK. ü Ihre geänderte Kategorie erscheint. CC-Lizenz (by-nc-sa) Seite 16 von 18

17 5 Zugeordnete Einträge 5 Zugeordnete Einträge Sie können neben den Schlagwörter und Kategorien Ihre Inhalte auch strukturieren, indem Sie einzelne Einträge eines CommSy-Raumes miteinander verlinken. Hierdurch lassen sich leicht Beziehungen zwischen verschiedenen Einträgen abbilden und das Assoziieren von Informationen für Zielgruppen beschleunigen. So erstellen Sie eine Verknüpfung der Einträge: Gibt es für einen Eintrag zugeordnete Einträge, sehen Sie diese in der rechten Seitenspalte im Bereich Zugeordnete Einträge. 1. Wählen Sie einen Eintrag aus der entsprechenden Rubrik aus. 2. OPTIONAL: Falls die Aktionen-Leiste nicht eingeblendet ist, klicken Sie auf das Icon Aktionen anzeigen. 3. Klicken Sie in der Aktions-Leiste auf Bearbeiten. Abb. 10: Eintrag bearbeiten 4. Rufen Sie in der Reiterleiste den Reiter zugeordnete Einträge auf. Abb. 11: Untere Reiterleiste Weiter auf der nächsten Seite CC-Lizenz (by-nc-sa) schulehh@commsy.net Seite 17 von 18

18 6 Abschnitte (in Materialien) 5. Markieren Sie aus der Liste die entsprechenden Einträge mit einem Häkchen. 6. Klicken Sie auf den Button Änderungen speichern. 6 Abschnitte (in Materialien) Zusammenhänge, die gemeinsam erläutert werden sollen, lassen sich in CommSy-Einträgen als Abschnitte anlegen. Sie können einem Material-Eintrag Abschnitte hinzufügen um beispielsweise ein gegliedertes Dokument direkt im CommSy zu schreiben. So erzeugen Sie Abschnitte in einem Material-Eintrag: Der Material-Eintrag, den Sie gliedern möchten, muss bereits angelegt sein. D. h. der Haupteintrag mit Überschrift muss bereits existieren. 1. Rufen Sie die Rubrik Materialien auf. 2. Wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus. 3. OPTIONAL: Falls die Aktionen-Leiste nicht eingeblendet ist, klicken Sie auf das Icon Aktionen anzeigen. 4. Klicken Sie in der Aktions-Leiste auf Abschnitt hinzufügen. ü Ein neues Fenster erscheint. Abb. 12: Abschnitt hinzufügen 5. Füllen Sie die entsprechenden Eingabefelder aus. 6. Klicken Sie auf den Button Neuen Eintrag erstellen. ü Der neue Abschnitt ist erstellt. 4 Um die Reihenfolge der Abschnitte zu verändern, wählen Sie unter Alle Abschnitte die gewünschte Position des Abschnitts aus. CC-Lizenz (by-nc-sa) schulehh@commsy.net Seite 18 von 18