Schnelleinstieg KASSENBUCH ONLINE (Mandanten-Version)

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1 Schnelleinstieg KASSENBUCH ONLINE (Mandanten-Version) Bereich: Online-Services - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Funktionsübersicht 3. Organisationsanweisungen 4. Ersteinrichtung 4.1. Bestellvorgang 4.2. Datenaustausch einrichten 4.3. Kassenbuch anlegen 5. Arbeiten mit KASSENBUCH ONLINE 5.1. Kassenbuchung erfassen 5.2. Kassenbuchung bearbeiten 5.3. Kassenbuchung löschen 5.4. Kassenbuch festschreiben 5.5. Kassenbuch bereitstellen 5.6. Kassenbuch und Kassenerfassungsbericht drucken 5.7. Kassensturzprotokoll drucken 6. Details 6.1. Buchungsvorlagen 6.2. Weitere Datenfelder zur Kassenbucherfassung hinzufügen 6.3. Weiteres Kassenbuch erstellen 6.4. Exportieren und Importieren 6.5. Berechtigungen für Kassenbücher bearbeiten 7. Verwandte Themen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Sie KASSENBUCH ONLINE in der Mandanten-Version einrichten und Kassenbuchungen in KASSENBUCH ONLINE erfassen. 2. Funktionsübersicht 1. Kassenbuchungen erfassen Sie erstellen ein Kassenbuch anhand der Daten Ihrer Finanzbuchführung und erfassen die laufenden Kassenbuchungen in KASSENBUCH ONLINE. 2. Kassenbuchungen festschreiben/bereitstellen Die fertiggestellten Monate schreiben Sie fest und stellen diese Ihrem Steuerberater bereit. Eine automatisch generierte benachrichtigt den Steuerberater über die Bereitstellung. 3. Kassenbuchungen abrufen und verbuchen Ihr Steuerberater liest die bereitgestellten Kassenbuchungen in der FIBU ein. Er kann jetzt die Kontierung in der Buchungserfassung vornehmen.

3 Seite 3 3. Organisationsanweisungen Mit KASSENBUCH ONLINE geben wir Ihnen sowohl die Funktionen als auch die technische Infrastruktur an die Hand, die Sie bei der Kassenbuchführung unterstützen. Beachten Sie dazu nachfolgende Organisationsanweisungen. Kassenbuchführung in der Webanwendung Sie starten KASSENBUCH ONLINE über die Webanwendung Online-Services-Manager. Hierfür benötigen Sie einen Browser. Wir empfehlen den»internet Explorer«oder»Mozilla Firefox«jeweils in der aktuellen Version. Außerdem benötigen Sie den»adobe Reader«. Fehlerlose Erfassung Stellt der Betriebsprüfer im Rahmen der Kassenbuchprüfung Mängel fest, kann er von der gesetzlichen Schätzungsbefugnis Gebrauch machen. Deshalb ist es besonders wichtig, formelle und sachliche Fehler in der Kassenbuchführung zu vermeiden. Buchungsnummer notieren Bei der Erfassung der Kassenbuchung wird eine Buchungsnummer (Lfd. Nr.) erzeugt. Notieren Sie diese Nummer auf dem dazugehörigen Beleg des Geschäftsvorfalls. Dadurch wird der Zusammenhang zwischen Buchungssatz und Beleg hergestellt. Kassenbuchungen laufend erfassen Kassenbuchungen müssen laufend bzw. täglich in KASSENBUCH ONLINE erfasst werden. Kassenbücher lesbar vorhalten Im Rahmen der Kassenbuchführung müssen Daten lesbar vorgehalten werden. Drucken Sie die Kassenbücher monatlich nach der Festschreibung aus. Legen Sie den unterschriebenen Ausdruck mit den dazugehörigen Belegen ab. Sie können zusätzlich Kassenbücher in Dateiform exportieren.

4 Seite 4 4. Ersteinrichtung Übersicht 1. Bestellvorgang 2. Datenaustausch einrichten 3. Kassenbuch anlegen 4.1. Bestellvorgang 1. Bestellwebsite öffnen: 2. Nutzungsart Ich möchte mich als Mandant auswählen. 3. Auf <Weiter> klicken. 4. Login: Sie haben bereits einen Agenda-Kundenbereichslogin: Sie haben noch keinen Login zum Agenda-Kundenbereich: 5. Geschäftsbedingungen akzeptieren. 6. Auf <Jetzt bestellen> klicken. Sobald KASSENBUCH ONLINE für Sie freigeschaltet wurde, erhalten Sie eine mit dem Betreff:»KASSENBUCH ONLINE wurde für Sie freigeschaltet«.

5 Seite Datenaustausch einrichten Voraussetzung Ihr Steuerberater hat KASSENBUCH ONLINE für Sie in der Agenda-Software aktiviert. Sie haben im Anschluss an diese Aktivierung die mit den Verbindungsdaten von Ihrem Steuerberater erhalten. Betreff:»Zusammenarbeit über das Agenda-Rechenzentrum«. Vorgehensweise 1. Online-Services-Manager öffnen: https://onlineservices.agenda-software.de 2. Login Hinweis Die Login-Daten entsprechen Ihrem Login im Kundenbereich. 3. In der Maske zum Datenaustausch die Verbindungsdaten eingeben. Siehe »Zusammenarbeit über das Agenda-Rechenzentrum«Beispiel 4. Auf <Speichern> klicken.

6 Seite Kassenbuch anlegen Um ein Kassenbuch in KASSENBUCH ONLINE anzulegen, benötigen Sie Daten aus Ihrer Finanzbuchführung: FIBU-Kontonummer, Anfangsbestand, Datum Anfangsbestand, Währung. Vorgehensweise 1. Auf <Kassenbuch verwalten> klicken. Hinweis Falls bereits Kassenbücher in KASSENBUCH ONLINE erstellt wurden, geht es hier weiter: 6.3. Weiteres Kassenbuch erstellen. 2. Der Ersteinrichtungsassistent öffnet sich automatisch: 3. Daten zum Kassenbuch eingeben. 4. Wenn Ihr Steuerberater nach der Bereitstellung Ihrer Kassenbuchung per benachrichtigt werden soll, Haken setzen: 5. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken. 6. Doppelklick auf erstelltes Kassenbuch.

7 Seite 7 7.»Erfassungsvorbelegung«festlegen. werden bei der Erfassung einer Kassenbuchung in der Erfassungs- Die aktivierten Datenfelder zeile angezeigt. 8.»Tagesabhängige Hinweise«aktivieren. Wenn Sie an einem der ausgewählten Tage eine Kassenbuchung erfassen, erhalten Sie eine Hinweismeldungen. Diese Meldung kann für folgende Tage aktiviert werden: Feiertage bestimmte Wochentage 9. Auf <Speichern und Schließen> klicken. 5. Arbeiten mit KASSENBUCH ONLINE Übersicht 1. Kassenbuchung erfassen 2. Kassenbuchung bearbeiten 3. Kassenbuchung löschen 4. Kassenbuch festschreiben 5. Kassenbuch bereitstellen 6. Kassenbuch und Kassenerfassungsbericht drucken 7. Kassensturzprotokoll drucken

8 Seite Kassenbuchung erfassen 1. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken. 2. Kasse über Listenfeld auswählen. 3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen. Hinweis Es kann kein Monat ausgewählt werden, der in der Zukunft liegt! 4. Kassenbuchung in der Erfassungszeile eingeben. Per Mausklick oder per Eingabetaste von Feld zu Feld springen. Achtung Die Buchungsnummer (Lfd. Nr.) wird automatisch erzeugt. Notieren Sie diese Nummer auf dem dazugehörigen Beleg. Hierdurch wird der Zusammenhang von Kassenbuchung und Beleg hergestellt. Pflichtfelder: Einnahme bzw. Ausgabe, Datum, Buchungstext. Nachkommastellen müssen mit»komma«abgetrennt werden. Wenn Sie nur den Tag angeben, wird das aktuelle Jahr sowie der aktuelle Monat automatisch ergänzt. Ein vollständiges Datum muss mit Punkten eingegeben werden, z. B

9 Seite 9 4. Auf <Speichern> klicken. Die Kassenbuchung wurde erfasst: 5. Nächste Kassenbuchung in der Erfassungszeile eingeben Kassenbuchung bearbeiten Achtung Kassenbuchungen können nur bearbeitet werden, wenn das Kassenbuch für den betreffenden Monat noch nicht festgeschrieben wurde! gekennzeichnet. Die Än- Veränderte Kassenbuchungen werden durch das Stift-Symbol derung wird protokolliert. Vorgehensweise 1. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken. 2. Kasse über Listenfeld auswählen. 3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen. 4. Doppelklick auf die Kassenbuchung. 5. Änderung im Erfassungsfeld eingeben. 6. Auf <Speichern> klicken.

10 Seite Kassenbuchung löschen Achtung Kassenbuchungen können nur gelöscht werden, wenn das Kassenbuch für den betreffenden Monat noch nicht festgeschrieben wurde! Gelöschte Kassenbuchungen werden durch gekennzeichnet.»einnahme«bzw.»ausgabe«wird mit Wert»0«angegeben. Im Buchungstext erscheint ein Hinweis zur Löschung, z. B. Buchung gelöscht am Vorgehensweise 1. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken. 2. Kasse über Listenfeld auswählen. 3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen. 4. Kassenbuchung anklicken. 4. Auf klicken. 5. Hinweis mit <Ja> bestätigen.

11 Seite Kassenbuch festschreiben Achtung Wenn Sie ein Kassenbuch festschreiben, sind keine weiteren Veränderungen mehr möglich! Die Festschreibung kann nicht aufgehoben werden! Die Erfassungszeile wird daraufhin gesperrt. Vorgehensweise 1. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken. 2. Kasse über Listenfeld auswählen. 3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen. 4. Auf klicken. 5. Hinweis mit <Ja> bestätigen.

12 Seite Kassenbuch bereitstellen Voraussetzung Das Kassenbuch wurde bereits festgeschrieben (5.4 Kassenbuch festschreiben). Vorgehensweise 1. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken. 2. Kasse über Listenfeld auswählen. 3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen. 4. Auf klicken. 5. Hinweis mit <Ja> bestätigen Kassenbuch und Kassenerfassungsbericht drucken Eine Vorschau des ausgedruckten Kassenbuchs bzw. Kassenerfassungsberichts finden Sie hier. Auf»Kassenbuch erfassen«klicken. 1. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken. 2. Kasse über Listenfeld auswählen. 3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen. 4. Auf klicken.

13 Seite <Kassenbuch> oder <Kassenerfassungsbericht> auswählen. Optional:»mit Erstellungshinweis«und»mit Logo«6. Auf <OK> klicken. 7. PDF abspeichern und ggf. ausdrucken. Vorschau Kassenbuch Kassenerfassungsbericht

14 Seite Kassensturzprotokoll drucken Mit dem Kassensturzprotokoll kann der Bargeldbestand der Geschäftskasse ganz einfach gezählt und mit dem Kassenbuch abgeglichen werden. So können Differenzen zwischen dem tatsächlichen Bargeldbestand und dem Kassenbuch sofort erkannt werden. Der Bargeldbestand kann für jedes Kassenbuch erfasst und berechnet werden. Aufruf Kassensturzprotokoll 1. Symbol anklicken. 2. Bargeldbestand erfassen.

15 Seite Protokoll mit Klick auf drucken, unterschreiben und ablegen.

16 Seite Details Überblick 1. Buchungsvorlagen 2. Weitere Datenfelder zur Kassenbucherfassung hinzufügen 3. Weiteres Kassenbuch erstellen 4. Exportieren und Importieren 5. Berechtigungen für Kassenbücher bearbeiten 6.1. Buchungsvorlagen Für sich häufig wiederholende Kassenbuchungen können Sie Buchungsvorlagen erstellen. Wenn Sie eine wiederkehrende Buchung erfassen, können Sie dabei aus bereits erstellten Buchungsvorlagen auswählen. Dadurch werden die weiteren Datenfelder (Buchungstext, BU, Gegenkonto und USt %) automatisch befüllt. Achtung Sie erstellen eine Buchungsvorlage entweder für Einnahmen oder für Ausgaben. Wenn Sie den Betrag bei Einnahme oder bei Ausgabe eingeben, erscheinen die jeweiligen Buchungsvorlagen. Übersicht 1. Bei der Kassenbucherfassung 2. Menü»Buchungsvorlagen«

17 Seite Bei der Kassenbucherfassung Buchungsvorlage erstellen 1. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken. 2. Kasse über Listenfeld auswählen. 3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen. 4. Kassenbuchung erfassen und Haken setzen: Hinweis Nur die Daten»Buchungstext«,»BU«,»Gegenkonto«und»USt %«werden als Vorlage gespeichert. 5. Auf <Speichern> klicken. Die Buchungsvorlage steht jetzt für Einnahmen oder Ausgaben zur Auswahl bereit. Buchungsvorlage auswählen 1. Betrag der neuen Buchung bei»einnahme«oder»ausgabe«eingeben. 2. Buchungsvorlage im Listenfeld auswählen. Alternativ den ersten Buchstaben der gewünschten Buchungsvorlage im Feld»Buchungstext«eingeben und die gewünschte Buchungsvorlage anklicken.

18 Seite Menü»Buchungsvorlagen«1. Auf <Buchungsvorlagen> klicken. 2. Auf klicken. 3. Auf klicken. 4. Doppelklick auf die gewünschte Kasse. 5. Daten der neuen Buchungsvorlagen eingeben. Hinweis»Buchungstext«und»Art«sind Pflichtfelder. 6. Auf klicken.

19 Seite Weitere Datenfelder zur Kassenbucherfassung hinzufügen 1. Auf <Kassenbuch verwalten> klicken. 2. Doppelklick auf gewünschtes Kassenbuch. 3. Unter»Erfassungsvorbelegung«weitere Datenfelder per Haken aktivieren. 4. Auf <Speichern und Schließen> klicken. Im Beispiel zusätzlich aktiviert: Rechnungsnummer (Re. Nr.), Buchungsschlüssel (BU).

20 Seite Weiteres Kassenbuch erstellen Um ein Kassenbuch in KASSENBUCH ONLINE anzulegen, benötigen Sie Daten aus Ihrer Finanzbuchführung: FIBU-Kontonummer, Anfangsbestand, Datum Anfangsbestand, Währung. Vorgehensweise 1. Auf <Kassenbuch erfassen> klicken. 2. Mandant im Listenfeld auswählen. 3. Auf klicken. 4. Allgemeine Daten erfassen Hinweis Pflichtfelder sind mit einem Stern»*«gekennzeichnet. 5.»Erfassungsvorbelegung«festlegen. werden bei der Erfassung einer Kassenbuchung in der Erfassungs- Die aktivierten Datenfelder zeile angezeigt. 6.»Tagesabhängige Hinweise«aktivieren. Hinweismeldungen, die Ihnen bei der Erfassung von Buchungen angezeigt werden. Diese Meldungen können für folgende Tage aktiviert werden: Feiertage bestimmte Wochentage 7. Auf <Speichern und Schließen> klicken.

21 Seite Exportieren und Importieren Sie können Kassenbücher im Excel-Format exportieren oder importieren. Übersicht 1. Exportieren 2. Importieren 1. Exportieren 1. Auf <Kassenbuch verwalten> klicken. 2. Gewünschtes Kassenbuch markieren und auf klicken. 3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen. 4. Auf <OK> klicken. 5. Datei herunterladen bzw. abspeichern. Hinweise Sofern Sie bei dem Download nichts anderes angegeben haben, finden Sie die Excel-Datei in folgendem Ordner:»C\:Benutzer\Ihr Benutzername\Downloads«Der Dateiname der Excel-Datei setzt sich aus dem Namen des Kassenbuchs sowie aus dem dem Zeitraum (Jahr, Monat) zusammen.

22 Seite Importieren Achtung Sie können nur Kassenbücher für die Monate importieren, die noch nicht festgeschrieben wurden. 1. Auf <Kassenbuch verwalten> klicken. 2. Gewünschtes Kassenbuch markieren und auf klicken. 3. Zeitraum (Jahr, Monat) auswählen. 4. Auf <Excel-Datei hochladen> klicken. 5. Excel-Datei (mit den enthaltenen Kassenbuchdaten) auswählen. Der Import startet automatisch. Sie erhalten eine Meldung mit den Informationen zum Import.

23 Seite Berechtigungen für Kassenbücher bearbeiten Voraussetzung Sie verfügen über administrative Rechte im Online-Services-Manager. Als administrativer Benutzer können Sie die Rechte der anderen Benutzer von KASSENBUCH ONLINE bearbeiten. Vorgehensweise 1. Online-Services-Manager öffnen: https://onlineservices.agenda-software.de 2. Login. Hinweis Die Login-Daten entsprechen Ihrem Login im Kundenbereich. 3. Auf <Benutzer> klicken. 4. Benutzerrechte festlegen. Funktionen in KASSENBUCH ONLINE Zugriff auf die Kassenbücher der angegebenen Mandanten 5. Auf <Speichern und Schließen> klicken.

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