BOWI 21 - Erfolgreiche DMS-Fachintegration

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Heinrich Sternberg
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1 Berliner Ordnungswidrigkeiten im 21. Jahrhundert BOWI 21 - Erfolgreiche DMS-Fachintegration , Thomas Feike Senior Produktmanager Integrationsprodukte ITDZ Berlin Moderne Perspektiven für die Verwaltung. 1

2 Agenda Überblick der egovernment-suite für Berlin ITDZ-Standardprodukt eakte -Der Einstieg- Fachverfahrensintegration mit DMS Rahmeninformationen BOWI 21 Produktanforderungen Kommunikationswege Anforderungen Lösungsskizze Nutzen und Funktionen Rollen und Partner Zusammenfassung 2

mit DMS Rahmeninformationen BOWI 21 Produktanforderungen

3 Das ITDZ Berlin ist der Zentrale IT-Dienstleister im Land Berlin für die Berliner Verwaltung (Anstalt öffentlichen Rechts) beschäftigt fast 500 Mitarbeiter betreibt das eigene Berliner Landesnetz (ca km Glasfaser) betreibt ein hochsicheres Data-Center stellt Sprach-, Daten- und IT-Dienste zur Verfügung mit modernster Informations- und Kommunikationstechnik betreibt ein Druckzentrum mit integrierter Weiterverarbeitung und Versand 3

1000 km Glasfaser) betreibt ein hochsicheres Data-Center stellt Sprach-, Daten- und IT-Dienste zur Verfügung

4 DMS/VBS eakte die elektronische Akte egovernment-suite für Berlin MD Massendigitalisierung DMS/VBS Dokumentenmanagement Dokumenten- DMS/VBS management FMS Formularmanagement VPS Virtuelle Poststelle egovernment-suite für Berlin earchiv Archivierung OMS Outputmanagement 4

DMS/VBS management FMS Formularmanagement VPS Virtuelle Poststelle

5 DMS/VBS eakte die elektronische Akte Das ITDZ-Standardprodukt eakte ist vorkonfiguriert eakte Recherchefunktion Vorgangsbearbeitung Dokumentenverwaltung Vorlagenmanagement z.b. Eingangspost Eigene Schreiben Konzepte s z.b. Briefvorlagen Formulare Tagesordnungen z.b. Geschäftsgänge Mitzeichnung Kenntnisnahme durch Metadaten Volltext 5

Vorlagenmanagement z.b. Eingangspost Eigene Schreiben Konzepte E-Mails z.b. Briefvorlagen Formulare Tagesordnungen z.

6 DMS/VBS eakte die elektronische Akte als Einstieg in das Dokumentenmanagement Werkzeug Funktionsbeschreibung egov-plattform (Server vorkonfiguriert) Anwendungswissen Kompetenzteam eakte Referenzinstallationen der eakte Standardprodukt Standardeinführungsprozess Administratoren Präsentationsumgebung Standardkonfiguration Kunden Standardvertrag mit SLA Ausblick: Landesreferenzmodell Verankerung in der GGO 6

Referenzinstallationen der eakte Standardprodukt Standardeinführungsprozess Administratoren

7 BOWI 21* - Rahmeninformation oder für DMS-Fachintegrationen BOWI 21 ist ein dialogbasiertes Fachverfahren zur Bearbeitung von Verkehrsordnungswidrigkeiten und zur Bußgeldeinziehung mit Nutzung des integrierten Dokumentenmanagementsystems (DMS/VBS) Nächtliche Stapelverarbeitung für Terminkontrolle Bescheiddruck Konvertierung in TIFF-Dateien (Bilddaten) * Berliner Ordnungswidrigkeiten-Verfahren im 21. Jahrhundert 7

des integrierten Dokumentenmanagementsystems (DMS/VBS) Nächtliche Stapelverarbeitung für

8 DMS - Fachverfahrensintegration Welche Produktanforderungen waren gegeben? -1- bis zu 5,0 Mio. Anzeigen sind im Jahr zu bearbeiten Alle Dokumente sind elektronisch vorzuhalten (papierloses Büro) und im DataCenter des ITDZ zu speichern Datenvolumen: etwa 3 Terrabyte mit ca. 50 Millionen Dokumenten und 70 Mio. Seiten Tendenz steigend Performanter Zugriff für 339 Sachbearbeiter an PC-Arbeitsplätzen Bereitstellung der neuen Anwendung in der Bußgeldstelle der Polizei an zwei Standorten sowie Telearbeitsplätzen) Anzeigen der Vorgangsdaten bei Bedarf auf dem PC-Arbeitsplatz des Sachbearbeiters Zugriffsgeschwindigkeit: Durchschnittlich 1,5 bis 2 s auf dem Monitor des Sachbearbeiters mir der Größe von 75 KByte 8

9 DMS - Fachverfahrensintegration Welche Produktanforderungen waren gegeben? -2- Eingangserfassung und Scannen von täglich ca Anzeigen Papier zu Verkehrsordnungswidrigkeiten Mobile Datenerfassung (speichern) Sicherstellung des Einganges von täglich ca Anzeigen auf elektronischem Weg Erfassung und Speicherung von täglich ca Anzeigen mit Bildern auf elektronischem Weg von der Bildauswertung - Radar, Rotlicht Keine Medienbrüche im gesamten Geschäftsprozess vollautomatische und durchgehende Abwicklung von Sofortzahlern. Das sind betroffene, die ein Verwarnungsgeldangebot ohne Einlassungen bezahlen) 9

000 Anzeigen auf elektronischem Weg Erfassung und Speicherung von täglich ca. 3.

10 DMS - Fachverfahrensintegration mit einer Vielzahl von Schnittstellen zu Institutionen (Bank, Behörden, Ämter) zu Fachverfahren: behördenspezifisch übergreifend Verbund-Fachverfahren zu weiteren Applikationen, z.b. Rechnungswesen-Software für mobile Datenerfassung für Bildauswertung Online-Anhörung (in Vorbereitung) 10

übergreifend Verbund-Fachverfahren zu weiteren Applikationen, z.b.

Vorgangsdaten gewidmete Server MAN LAN Polizei LAN Sachbearbeitung an

11 Kommunikationswege über das MAN zum Data-Center Data-Center und Druckbereich des ITDZ Berlin Elektronische Akte egov-plattform Vorgangsdaten gewidmete Server MAN LAN Polizei LAN Sachbearbeitung an 339 Arbeitsplätzen Bildauswertung, Scannen, Datenerfassung an 32 Arbeitsplätzen Telearbeit

12 DMS-Fachverfahrensintegration Das DMS/VBS ist speziell geeignet für eine Optimierung der Durchlaufzeiten Sichere Datenvorhaltung und -speicherung Hohe Systemgeschwindigkeit Hohe Systemverfügbarkeit Abbildung von Prozessen 12

Sichere Datenvorhaltung und -speicherung Hohe

13 DMS-Fachverfahrensintegration für eine Sachbearbeitung ohne Papierakte Eingangswege der Vorgänge DMS Ausgangswege Papier (täglich Dokumente, Seiten) Scannen Sachbearbeitung ohne Papierakte: Erfassen Mobile Erfassung (9000 Anzeigen) Schnittstelle Zuordnen Speichern Bearbeiten Verwalten Schnittstelle postalisch ( Seiten) Bilder (3000 Anzeigen) 13

000 Seiten) Scannen Sachbearbeitung ohne Papierakte: Erfassen Mobile Erfassung (9000

14 Eingangswege Lösungsskizze MDE Filme Radar, AVÜK Prüfschleife Prüfung BOWI-Zentrale Datenerfassung MDE-Server Scannen Datenübermittlung KBA BANK PROFISKAL Vorgangsdaten DMS Druck/Versand Bearbeitung & Ausgang Sachbearbeitung

MDE-Server Scannen Datenübermittlung KBA BANK PROFISKAL

15 Wichtige Funktionen Vollautomatische Abwicklung bei Sofortzahlern von Verwarnungsgeldangeboten Ggf. Halterermittlung im Kraftfahrt-Bundesamt Flensburg Generierung und Versand eines Verwarnungsgeldes Verbuchung der von der Bank übermittelten Zahlung Automatischer Abschluss des Vorganges Computerunterstützte Bearbeitung bei Bußgeldern, Nichtzahlern oder Einlassungen des Betroffenen Anzeige der Vorgangsdaten und der Akte Unterstützung durch Verarbeitungsregeln Bereitstellung von Formularen für den Schriftverkehr 15

übermittelten Zahlung Automatischer Abschluss des Vorganges Computerunterstützte Bearbeitung bei Bußgeldern, Nichtzahlern oder

16 Nutzen Mehr Zeit für Fachaufgaben Kostenersparnis -> Einsparung von ca qm von Lager- und Archivfläche Arbeitserleichterung Wegfall der Papierakte Bei 3,5 Mio Vorgängen im Jahr entstehen ca Akten 4,3 Mio Owi-Verfahren erwartetes Aufkommen 2011 Beschleunigung des Arbeitsablaufes Workfloworientiert keine Medienbrüche im Geschäftsprozess Einbindung in Fachverfahren komplexe Aufgabenabarbeitung möglich 16

17 ITDZ Berlin beteiligte Firmen- Auftraggeber ITDZ (GU) Hardware und Betrieb Fa. Siemens Vorverarbeitung Fa. Siemens Software Fa. Vitronic Bildausw. (HW) KSN Fachverfahren PDV Systeme DMS 17

18 Die Rolle des ITDZ Berlin Erarbeitung neuer Anforderungen mit dem Kunden Steuerung & Koordinierung der beteiligten Firmen Betrieb des Verfahrens Beschaffung / Refresh der Hardware und Software Betrieb von Büro- und von Telearbeitsplätzen Pflege und Wartung des Verfahrens 18

Verfahrens Beschaffung / Refresh der Hardware und Software Betrieb

19 Zusammenfassung Die DMS Fachverfahrensintegration verwendet Werkzeuge und Produkte aus der egovernment-suite für Berlin -> dem Fachverfahren pmowi", der Fa. Kommunales Systemhaus Niedersachsen -> der elektronischen Akte (eakte) auf der Basis des Werkzeuges VISkompakt (Fa. PDV-Systeme) -> der Massendigitalisierung (MD) -> dem Outputmanagement (OMS) 19

Kommunales Systemhaus Niedersachsen -> der elektronischen Akte (eakte) auf der Basis

20 Zusammenfassung Besonderheit: Funktionen zur Recherche und Bearbeitung direkt vom Arbeitsplatz aus für ein hohes Fallaufkommen -> 5 Mio. Vorgänge möglich Ziel: Revisionssichere, dauerhafte und leistungsstarke elektronische Lösung für die tägliche Fallbearbeitung der Berliner Polizei Ziel erreicht Anwender-/innen: 340 Einsatztyp: Fachverfahren mit DMS/VBS-Funktionen Betrieb: Zentral im Data-Center des ITDZ Berlin Status: Im Produktivbetrieb 20

Vorgänge möglich Ziel: Revisionssichere, dauerhafte und leistungsstarke elektronische Lösung für die tägliche

21 40 ITDZ Berlin: Produkte und Dienstleistungen IT-Beschaffung Sprach- / Telekommunikation Datenkommunikation Netze Auskunftsdienste IT- Infrastrukturservice Dienste und Verfahren Data-Center Druckdienste IT- Consulting Competence Center 21

22 Danke für Ihre Aufmerksamkeit Dipl. -Ing., Dipl. -Inform. Thomas Feike ITDZ-Berlin Tel: Produktmanagement Senior Produktmanager Integrationsprodukte Moderne Perspektiven für die Verwaltung. 22

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