Herausforderungen im Personalcontrolling

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1 Herausforderungen im Personalcontrolling Datum: Präsentation: 13. Oktober 2015 Dr. Andreas Feichter

2 Aktueller Befund zur Unternehmensplanung Die Qualität des Personalcontrollings wird in vielen Unternehmen kritisch gesehen Personalplanung ist eine Blackbox sie passiert einfach Personalstands- und Aufwandsplanung laufen völlig entkoppelt Die Personalplanung ist unflexibel nachträgliche Änderungen verursachen hohen manuellen Aufwand Das Personalreporting ist wenig intuitiv, hat wenig Aussagekraft und verzögert die Berichtsvorlage Wir kennen den aktuellen Personalstand nicht Personalplanung und Reporting sind ressourcenintensiv Im Personalreporting sind die falschen Kennzahlen abgebildet die Liste der Schwachstellen lässt sich weiter fortsetzen! 2

3 Handlungsfelder im Personalcontrolling Die zentralen Handlungsfelder zur Optimierung des Personalcontrollings 1 Strategische Ausrichtung des Reportings Standardisierung und Automatisierung Integration in bestehende Reportingroutinen Personalreporting 4 Verantwortung & Kompetenzen 3 2 IT-Unterstützung Personalplanung Integration von Stand & Aufwand Flexibilisierung / Umgehen mit kurzfristigen Änderungen Planung als Entscheidungshilfe Integration in bestehendes IT-Umfeld Zentrale Voraussetzung für Flexibilisierung und Automatisierung von Planung und Reporting 3

4 1 Verantwortung & Kompetenzen Eine klare Definition der Aufgaben-/Zuständigkeiten im Personalcontrolling vermeidet Schnittstellenprobleme Rollendefinition Aufgabenverteilung Personalplanung Personalreporting und Personalplanung erfolgen nicht isoliert innerhalb einer Abteilung sondern in einem intensiven Diskussionsprozess (Personalabteilung Management zentralen und dezentralen (Personal-)Controlling Teilschritt Planungsprozess und termine Planungsprämissen Personalbedarfsplanung Aktivität Information, Terminvorgaben und überwachung Vorgabe, Kommunikation, Kontrolle der Einhaltung Planung und Abstimmung dezentral (neue Stellen, Änderungen bestehender Stellen) planungsbegleitende Unterstützung / Qualitätssicherung Personalcontrolling [zentral] Personalcontrolling Controlling [dezentral] IT Personaladministration Management Eindeutige Festlegung der Zuständigkeiten für einzelne Aufgaben im Zusammenhang mit Personalcontrolling vermeidet Schnittstellenprobleme Laufende Änderungen Pflege Organisationsmanagement vorläufige Freigabe Personalplanung Planung Leasingkräfte Umsetzung Planung neue Stellen Meldung Änderungen laufende Unterstützung / Qualitätssicherung Maßnahmenpflege Pflege Planstelle Ausrichtung des Peronalcontrollings an wesentlichen Controllingrahmenbedingungen, z.b: Planungshorizonte Reportingzyklen Monitoring Personalstands / aufwandsentwicklung Generierung Aufwandsdaten Monitoring Personalaufwand MIP Planungsbegleitende Kontrolle, Abstimmung zwischen dezentral Planenden und zentralem Monitoring Vorbereitung, Durchführung, Kontrolle, Übergabe an CO und BW Analyse Personalaufwand Korrekturen / Ergänzungen Personalaufwand Pflege Parameter Berechnen Personalaufwand Korrektur Personalstand Abstimmung auf Konzernebene Reporting und Analysen Korrektur Personalaufwand Korrektur Bildungsaufwand 4

5 2 Hohe Flexibilität der Personalplanung Eine flexible Personalplanung dient der Entscheidungsfindung und kann Antworten für wesentliche Fragestellungen liefern Einfache Anpassung von Kapazität & Aufwand Einfache, ressourcenschonende Veränderung von Personalkapazitäten in der Planung basierend auf standardisierten Geschäftsfällen Unmittelbare Darstellung der Auswirkungen von Kapazitätsanpassung in der Planung auf den Personalaufwand Planung als Entscheidungshilfe Einfache Anpassung von Kapazität und Aufwand ermöglicht Alternativen einfach zu ermitteln Unterstützung der Entscheidungsfindung Personalplanung als aktives zukünftiges Gestaltungsinstrument Ggf. Ableitung wesentlicher Steuerungsinformationen aus Personalplanung (z.b. Personalbedarfsentwicklung je Job-Kategorie) Anforderungen des Managements Aufgrund des Engpasses in der Planung und der besonderen Bedeutung des Faktors Personal ist es in der Planung häufig erforderlich, kurzfristig Anpassungen in der Personalplanung durchzuführen Insbesondere Geschäftsführung / Vorstand erwarten sich hier ausreichende Flexibilität ohne Informationsverlust 5

6 3 Standardisierung des Personalreportings Eine fundierte Ableitung der KPIs und eine detaillierte Dokumentation bilden die Basis für eine Standardisierung Festlegung der Reporting Rahmenbedingungen Ausrichtung des Personalreportings an wesentlichen Vorgaben des Personalmanagements, basierend auf: Strategischen Vorgaben (z.b. Leitlinie Personalbedarf, Performance & Anreizsysteme, Training & Entwicklung) Operativen Steuerungsbedürfnissen (z.b. Krankenstände, Urlaube, Überstunden) Definition der Themenfelder zu denen KPIs definiert werden sollen: Ableitung der relevanten Themenbereiche Personaleinsatz Personalkosten Personalerhaltung und Anreizsysteme Definition und Standardisierung der KPIs Definition der Personalkennzahlen und Beschreibung des Aussagegehalts Hinterlegung der Berechnung je Kennzahl Festlegung der Datenquelle inkl. Bestimmung des Verantwortlichen in Gesamtübersicht Strategisches Ziel Top KPI 1 Mitarbeiterproduktivität steigern Außenumsatz pro operativer Mitarbeiter Mitarbeiterproduktivität steigern Krankenstandsquote Mitarbeiterproduktivität steigern Urlaubsrestbestände und ZA-Rest je VZK Attraktiver Arbeitgeber Berechnungshinweis / zufriedene und MitarbeiterzufriedenheitsindexKommentar Arbeitgeber (Berechnung / zufriedene und Datenverfügbarkeit und Anteil abzuklären) Leistungsprämien Attraktiver am Gesamteinkommen Attraktiver Arbeitgeber / zufriedene und Anteil der Vertriebsprovisionen (Cross und Upselling und Handelswaren) Bedarfsgerechte Weiterbildungsinitiative Anzahl Weiterbildungstage pro Mitarbeiter Upload zu definieren notwendig? Ev. entfernen notwendig? Upload 6

7 4 IT-Unterstützung Eine adäquate IT-Unterstützung reduziert Komplexität im Personalcontrolling und schon die Ressourcen Mithilfe einer entsprechenden IT-Unterstützung können: Personalstand und -aufwand in der Planung integriert werden Personalstands- und Aufwandsplanung automatisiert werden Last-minute Änderungen rasch eingespielt werden bzw. Szenarien einfach abgeleitet werden Druckfähige Personalberichte automatisiert bereitgestellt werden Analyseberichte standardisiert zur Verfügung gestellt werden Unterschiedliche Personalsichten (z.b. Heads, FTEs) integriert ausgewertet werden Eine weitgehende Standardisierung des Personalcontrollings sichergestellt werden Transaktionale Tätigkeiten reduziert werden mehr Zeit für Analyse, Interpretation sowie die Ableitung von Maßnahmen bzw. Beratung 7

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