Achtung: neue Regelungen bezüglich der Ausstellung von Spendenquittungen bei Aufwandsersatz

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1 Achtung: neue Regelungen bezüglich der Ausstellung von Spendenquittungen bei Aufwandsersatz Aufwandsspenden - wichtige Neuerungen enthält der aktuelle Erlass aus dem BMF Sehr geehrte Mandantinnen und Mandanten, nachfolgend möchten wir Sie aus aktuellen Anlass auf die Neuregelungen bei der Ausstellung von Spendenbescheinigungen bei Verzicht auf Aufwandsersatz hinweisen. Die wichtigsten Fakten sind nachfolgend beschrieben. Bei Rückfragen zu diesem zugegebenermaßen komplexen Thema stehen wir Ihnen gern zur Verfügung! WP StB Dirk Schlegel WP StB Thomas Weser Das BMF hat einen neuen Erlass zu Aufwandsspenden veröffentlicht. Wer solche Spendenbescheinigungen ausstellt, sollte sich dringend damit befassen. Neu ist insbesondere, dass die Finanzverwaltung eine verbindliche Frist verlangt, binnen derer der Spender auf den Ersatz seiner Aufwendungen verzichtet und wie der Verein nachweist, dass er wirtschaftlich leistungsfähig ist um die Zuwendungsbestätigung ausstellen zu können. Grundsätzliches zu Aufwandsspenden 10b Abs. 3 Satz 4 EStG regelt den Spendenabzug beim Ersatz von Aufwendungen wie folgt: Wortlaut 10b EStG Aufwendungen zugunsten einer Körperschaft, die zum Empfang steuerlich abziehbarer Zuwendungen berechtigt ist, können nur abgezogen werden, wenn ein Anspruch auf die Erstattung der Aufwendungen durch Vertrag oder Satzung eingeräumt und auf die Erstattung verzichtet worden ist. Spender hat Anspruch auf Ersatz von Aufwendungen Der Grundgedanke bei einer Aufwandsspende ist: Der Spender hat einen Anspruch darauf, für seine Leistungen eine Zahlung zu erhalten. Würde er die Zahlung erhalten und danach zurückspenden, läge eine Geldspende vor. Die Aufwandspende kürzt diesen Vorgang einfach nur ab schon der Verzicht auf die Auszahlung wird als Spende behandelt.

2 PRAXISHINWEIS Die Aufwandspende ist deswegen nur eine Sonderform der Geldspende. Beim Verzicht auf den Ersatz der Aufwendungen handelt es sich also nicht um eine Spende des Aufwands, sondern um eine Geldspende. Es muss kein Geld zwischen dem Zuwendungsempfänger (steuerbegünstigte Einrichtung) und dem Spender tatsächlich hin- und herfließen. Was sind spendenfähige Aufwendungen? Bei dem Aufwand kann es sich um zwei Dinge handeln: Vergütungen: zum Beispiel für eine erbrachte Arbeitsleistung, für die Überlassung von Räumen oder für ein Darlehen. Echter Aufwendungsersatz: zum Beispiel für den Verein verauslagte Aufwendungen in Form von Fahrt-, Telefon- und Portokosten. Hier sind regelmäßig nur solche Zahlungen problematisch, bei denen der tatsächliche Aufwand nicht durch Fremdbelege nachgewiesen werden kann. Dabei wird immer von der Grundannahme ausgegangen, dass Leistungen ehrenamtlich tätiger Mitglieder und Helfer unentgeltlich und ohne Aufwendungsersatzanspruch erbracht werden. Die gemeinnützige Einrichtung ist deshalb immer in der Beweispflicht, dass ein Erstattungsanspruch bestand. Rechtliche Voraussetzung für den Spendenabzug Da weder Geld fließt noch materielle Wirtschaftsgüter ins Vermögen des Empfängers übergehen, sind Aufwandsspenden missbrauchsanfällig. Deswegen stellen Rechtsprechung und Finanzverwaltung strenge Anforderungen. Rechtsanspruch auf Zahlung Voraussetzung für eine Aufwandsspende ist der Rechtsanspruch auf die Zahlung. Der kann sich ergeben aus gesetzlichen Regelungen. Das betrifft insbesondere den Aufwandsersatzanspruch des Vorstands nach 670 BGB, aus Einzelvertrag oder aus der Satzung und darauf basierenden Beschlüssen und Vereinsordnungen. In diesen Fällen ist eine Satzungsregelung erforderlich

3 Das BMF stellt klar, dass jeder nicht gesetzliche Aufwandsersatzanspruch in der Satzung begründet sein muss. Der Verein hat drei Möglichkeiten (BMF, Schreiben vom , Az. IV C 4 S 2223/07/0010 :005); Abruf-Nr ): 1. Die Satzung regelt das unmittelbar (davon ist aber abzuraten). 2. Die Satzung weist die Befugnis, darüber zu beschließen, dem Vorstand zu. 3. Die Satzung erlaubt die Verabschiedung von Vereinsordnungen (zum Beispiel Reisekostenordnung, Finanzordnung), in der der Aufwandsersatz geregelt wird. Beachten Sie Ohne diese Grundlage ist ein bloßer Vorstandsbeschluss unzureichend. Dann müssen Einzelvereinbarungen getroffen werden. Das BMF bleibt hier unter den Vorgaben der Rechtsprechung. Das FG Berlin ist nämlich der Auffassung, ein Vorstandsbeschluss sei generell (selbst bei Vorliegen der Voraussetzung 2 laut BMF) keine ausreichende Grundlage für die Gewährung eines Aufwendungsersatzes. Es bezog sich dabei auf den Wortlaut von 10 Abs. 3 EStG. Danach muss der Anspruch auf die Erstattung der Aufwendungen durch Vertrag oder Satzung eingeräumt sein. Eine bloße Ermächtigung des Vorstands durch die Satzung reicht nicht (FG Berlin, Urteil vom , Az. 6 K 9244/11; Abruf-Nr ; VB 5/2014, Seite 4). Das spricht für eine Satzungsregelung Nach 10b Abs. 3 EStG muss der Erstattungsanspruch durch Vertrag oder Satzung eingeräumt sein. Das BMF verlangt für Einzelverträge zudem die Schriftform. Eine Satzungsregelung empfiehlt sich vor allem deswegen, weil dann Einzelvereinbarungen entfallen können und der Verwaltungsaufwand erheblich verringert wird. Sie könnte wie folgt aussehen: Satzungsklausel / Aufwandsersatz... Aufwandsersatz Mitglieder soweit sie vom Vorstand beauftragt wurden und Vorstandsmitglieder haben einen Anspruch auf Ersatz der Aufwendungen, die ihnen im Rahmen ihrer Tätigkeit für den Verein entstanden sind. Dazu gehören insbesondere Reisekosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Porti und Kommunikationskosten. Der Nachweis erfolgt über entsprechende Einzelbelege und ist spätestens sechs Wochen nach Ende des jeweiligen Quartals geltend zu machen. Soweit für den Aufwandsersatz steuerliche Pauschalen und steuerfreie Höchstgrenzen bestehen, erfolgt ein Ersatz nur in dieser Höhe. Erläuterungen zur Satzungsklausel

4 Legt die Satzung wie oben was sinnvoll ist eine Frist für die Geltendmachung der Ansprüche fest, muss sie auch für den Erstattungsverzicht beachtet werden. Ansprüche, die wegen Fristüberschreitung verfallen sind, können auch nicht mehr als Aufwandspenden behandelt werden.die Höhe des Erstattungsanspruchs wird sinnvollerweise nicht per Satzung geregelt. Bei Aufwandsersatz genügt aber der Verweis auf die steuerlichen Pauschalen. Wichtig Vergütungen für Arbeitskraft und Arbeitszeit sollten unbedingt einzelvertraglich geregelt werden. Das ist schon deswegen nötig, weil der Zeitumfang und die Art der Tätigkeit nachgewiesen werden muss, um etwa den Ehrenamts- und/oder Übungsleiterfreibetrag nutzen zu können. Rückwirkende Vereinbarungen sind grundsätzlich nicht zulässig. Das gilt auch für Satzungsänderungen, so das BMF in seinem Schreiben ausdrücklich. In Satzung eingebettete Reisekostenordnung Für Reisekostenerstattungen empfiehlt sich eine Reisekostenordnung, die in der Satzung begründet ist. Satzungsklausel / Erlass von Vereinsordnungen durch Vorstand Der Verein gibt sich (kann sich) zur Regelung der vereinsinternen Abläufe Vereinsordnungen (geben). Die Vereinsordnungen sind nicht Bestandteil der Satzung. Für den Erlass, die Änderung und Aufhebung von Vereinsordnungen ist die Mitgliederversammlung (der Vorstand) zuständig. Der Vorstand kann für folgende Bereiche Vereinsordnungen erlassen: (...) Reisekostenordnung PRAXISHINWEIS Ein Muster für eine Reisekostenordnung finden Sie in VB 11/2013, Seite 8 im Archiv auf vb.iww.de. Aufwandsverzicht beim Vorstand Die Aufwendungsersatzansprüche von Vorstandsmitgliedern eines Vereins sind gesetzlich geregelt ( 27 Absatz 3 und 670 BGB). Hier ist deswegen keine satzungs- oder einzelvertragliche Regelung erforderlich, um den Erstattungsanspruch nachzuweisen. Allerdings darf die Satzung die Erstattungsansprüche nicht ausschließen.

5 Wichtig Nicht unter den gesetzlichen Erstattungsanspruch fällt ein pauschaler Aufwandsersatz. Hier muss eine entsprechende Regelung in Satzung oder Einzelvertrag vorliegen. Für Vorstandsvergütungen gilt, dass die Satzung sie ausdrücklich erlauben muss. Andernfalls besteht nicht nur kein Zahlungsanspruch, sondern dennoch gezahlte Vergütungen sind sogar gemeinnützigkeitsschädlich. Zeitnaher Verzicht Bei der Aufwandsspende liegt die Spende nicht bereits darin, dass der Spender Aufwendungen für den Spendenempfänger tätigt. Zunächst entsteht nur ein zivilrechtlicher Anspruch des Spenders, seine Aufwendungen vom Verein ersetzt zu bekommen. Die Spende liegt erst im anschließenden Verzicht auf diesen Anspruch. Wesentliches Indiz für die Ernsthaftigkeit von Ansprüchen auf Aufwendungsersatz oder einer Vergütung ist so das BMF die zeitliche Nähe der Verzichtserklärung zur Fälligkeit des Anspruchs. Hier trifft das BMF erstmals eine zeitliche Vorgabe: Die Verzichtserklärung ist dann noch zeitnah, wenn bei einmaligen Ansprüchen innerhalb von drei Monaten und bei einer regelmäßigen Tätigkeit alle drei Monate ein Verzicht erklärt wird. PRAXISHINWEIS Die Abrechnung der Erstattung muss deswegen mindestens alle drei Monate erfolgen. Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Spendenempfängers Die fehlende Ernsthaftigkeit von Ansprüchen auf Zahlungen unterstellt die Finanzverwaltung auch dann, wenn die gemeinnützige Einrichtung die Zahlungen gar nicht hätte leisten können. Mit anderen Worten: Sie hat Zahlungszusagen im relevanten Umfang nur unter der Maßgabe gemacht, dass der Berechtigte auf die Zahlung verzichtet. Vom BMF geforderte Nachweispflichten Hier gilt nach Auffassung des BMF: Die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit ist anzunehmen, wenn der Zuwendungsempfänger bei prognostischer Betrachtung in dem Zeitpunkt wirtschaftlich in der Lage ist, die eingegangene Verpflichtung zu erfüllen, in dem er den Anspruch auf Aufwendungsersatz oder Vergütung eingeräumt hat. Wird auf einen Anspruch verzichtet, muss dieser auch im Zeitpunkt des Verzichts tatsächlich werthaltig sein. Davon darf aber nach Auffassung des BMF regelmäßig ausgegangen werden. Es sei denn, die finanziellen Verhältnisse des Vereins haben sich im Zeitraum zwischen der Einräumung des Anspruchs und dem Verzicht wesentlich verschlechtert. Der BFH hatte dazu festgestellt, dass es nicht grundsätzlich gegen die Ernsthaftigkeit eines Erstattungsanspruchs spricht, wenn das Vermögen des Vereins nicht alle Ansprüche abdeckt. Entscheidend sei die Werthaltigkeit des einzelnen Anspruchs bei Verzicht. Es muss gewährleistet

6 sein, dass der Verein jeweils statt des Verzichts die einzelnen Ansprüche hätte erfüllen können (BFH, Urteil vom , Az. XI R 23/06; Abruf-Nr ). PRAXISHINWEIS Auf die steuerliche Zuordnung der verfügbaren Mittel kommt es dabei nicht an. Eine Differenzierung nach steuerbegünstigtem Tätigkeitsbereich (ideelle Tätigkeit, Zweckbetrieb, steuerfreie Vermögensverwaltung oder steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) ist also nicht erforderlich. Anforderungen an prognostische Betrachtung Wie die prognostische Betrachtung zum Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit aussehen muss, lässt das BMF offen. Das FG München hat dazu eine Vorgabe gemacht: Der Verein muss die Forderungen monatsweise periodisieren. Dann muss er prüfen, ob er jeweils über die finanziellen Möglichkeiten verfügt, sie alle auch dann zu bedienen, wenn nicht auf die Erstattung verzichtet wird (FG München, Urteil vom , Az. 6 K 3583/07; Abruf-Nr ). PRAXISHINWEIS Vereine sollten deshalb durch eine entsprechende Budgetplanung nachweisen, dass sie die zugesagten Erstattungsansprüche auch tatsächlich erfüllen können. Auf keinen Fall dürfen Erstattungszusagen einen unüberschaubaren Umfang annehmen. Der Vorstand sollte also die Zusagen der ungefähren Höhe nach dokumentieren und kontrollieren. Offen lässt das BMF, ob das für alle Arten von Erstattungszusagen gilt. Das FG München hatte die Ansicht vertreten, dass die mangelnde wirtschaftliche Leistungsfähigkeit nur dann ein Kriterium sei, wenn der Kostenersatz einseitig (durch Vorstandsbeschluss oder Satzung) zugesagt wurde (FG München, Urteil vom , Az. 6 K 838/04; Abruf-Nr ). Wichtig Liegt dagegen eine vertragliche Vereinbarung also ein zweiseitiges Rechtsgeschäft vor, spiele die Zahlungsfähigkeit des Vereins keine Rolle. Denn ein zivilrechtlicher Vertrag ist nicht deswegen unwirksam, weil eine Partei nicht in der Lage ist, den Anspruch (Zahlung) zu erfüllen, zumal dem Vertragspartner (hier dem Parteimitglied) die mangelnde Leistungsfähigkeit nicht unbedingt bekannt sein muss. Auch von einem Scheingeschäft kann nicht ausgegangen werden, weil dafür erforderlich wäre, dass beide Vertragspartner das Vereinbarte nicht wollen (FG München, Urteil vom , Az. 6 K 838/04; Abruf-Nr ). Wer muss Satzungen anpassen? Die neuen Vorgaben des BMF gelten ab dem 1. Januar Praktisch bedeutet das, dass alle ab 2015 gegründeten gemeinnützigen Körperschaften eine Satzungsregelung zum Aufwandsersatz enthalten müssen oder bei jedem Aufwandsersatz-Fall eine schriftliche Einzelvereinbarung schließen müssen.

7 PRAXISHINWEISE Bestehende Einrichtungen müssen ihre Satzung aber nicht eigens wegen der neuen Anforderungen an Aufwandsspenden ändern. Bei anstehenden sonstigen Satzungsänderungen muss aber eine entsprechende Satzungsregelung aufgenommen werden. Alle bis zum 31. Dezember 2014 gemachten Zusagen zum Aufwandsersatz bleiben wirksam, auch wenn keine entsprechende Satzungsgrundlage besteht. In jedem Fall müssen aber schriftliche Nachweise darüber vorliegen (Protokolle über entsprechenden Beschlüsse von Vorstand oder Mitgliederversammlung). Empfehlung: Echte Geldspenden statt Aufwandsspenden Aufwandsspenden sind fehler- und missbrauchsanfällig. Die Finanzverwaltung hat deswegen die Anforderungen an die Nachweise immer weiter erhöht. Das spiegelt sich auch im aktuellen BMF- Schreiben wider. Zudem stehen Aufwandsspenden häufiger im Prüfungs-Fokus der Finanzämter als andere steuerliche Themen. PRAXISHINWEIS Die Empfehlung lautet deshalb, auf Aufwandsspenden nach Möglichkeit zu verzichten. Stattdessen können die entsprechenden Beträge ausgezahlt und dann vom Empfänger zurückgespendet werden. Der Verwaltungsaufwand erhöht sich dadurch kaum, weil der Mehraufwand durch die Geldtransaktion dadurch ausgeglichen wird, dass der zusätzliche Nachweisaufwand (Dokumentation des Ersatzanspruchs, Verzichtserklärung) erspart wird. Zwar ist auch dann ein Gestaltungsmissbrauch nicht ausgeschlossen und die Spendenpraxis muss möglichen Nachprüfungen des Finanzamts standhalten. Das gilt insbesondere für den Rechtanspruch auf die Zahlung und die Höhe der Vergütung. Da dann aber echte Geldspenden vorliegen, ergibt sich meist kein Ansatzpunkt für Nachprüfungen. Vielfach ist es nämlich erst die Angabe Aufwandsersatz auf dem Spendenformular, die Nachfragen oder gar Prüfungen der Finanzämter auslöst. Quelle: IWW Januar 2015