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1 Sicherungskonzepte Eine Datensicherung ist aus vielen Gründen obligatorisch. Es gibt zahlreiche Gefahren, die Ihre Daten teilweise oder völlig zerstören könnten: Defekt der Festplatte Viren, Trojaner u.ä. Feuer Wassereinbruch Diebstahl Blitzschlag Versehentliches Löschen durch den Anwender oder Dritte Niemand kann diese Gefahren ausschließen. Wer keine Daten sichert oder nur unregelmäßig, handelt fahrlässig. Datensicherungen auf der Hauptfestplatte können Sie machen. Jedoch brauchen Sie aus Gründen der Sicherheit unbedingt ein Sicherungsmedium, dass nicht im oder am Computer bleibt. Wenn Sie Festplatten bevorzugen, können diese in einen wechselbaren Rahmen eingelegt werden. Die Sicherungsmedien bzw. das Sicherungsmedium müssen Sie mitnehmen. Lassen Sie die Sicherungsmedien bzw. das Sicherungsmedium im Rechner, können Viren auch dieses infizieren, Feuer zerstört dieses gleich mit und Diebe werden nicht so nett sein und die Sicherung zurücklassen u.s.w. Die Daten sollten auf einem wechselbaren Medium gesichert werden. Unsere Empfehlung sind USB-Sticks oder andere Speicherkartenformate wie Compact Flash, SD, MMC, Memory-Stick etc. Alternativ können Sie andere Speichermedien wie ZIP, CD-RW, DVD±RW, Blu-Ray, HD-DVD u.ä. verwenden. Bei CD-RW, DVD±RW etc. sind jedoch spezielle Treiber und einige Kenntnisse über das Betriebssystem notwendig. Die Sicherung auf USB-Stick oder Speicherkarten ist kinderleicht und sehr schnell. Wenn Sie Windows XP, Vista, 7 oder höher besitzen, sollten Sie in jedem Fall aus Gründen der Geschwindigkeit einen Adapter mit USB 2.0 und nicht 1.x verwenden, da USB 2.0 bis 480 MBit/s und USB 1.x nur 11 MBit/s überträgt. Bei älteren Betriebssystemen verwenden Sie USB 1.x, da diese Betriebssysteme nicht mit USB 2.0 zurechtkommen bzw. trotz Treiberupdates Probleme hiermit haben könnten. Seit diesem Jahr gibt es endlich USB 3.0 mit noch höheren Geschwindigkeiten. Windows 95 unterstützt USB i.d.r. überhaupt nicht! Windows 98 mit etwas Glück. Es gibt unterschiedliche Kapazitäten der USB-Sticks / CF-Karten. Speichermedien ab 256 MB bzw. 512 MB sind zu empfehlen. Deutlich kleinere Speicher reichen zwar normalerweise völlig aus, aber zukunftssicherer sind die angegebenen Speicher

2 Wer Dokumente scannt, Bilder archiviert oder die Historie viel nutzt, sollte lieber Speichermedien mit mehr als 1 GB nutzen. Die seit Version 21 zur Verfügung stehende Sicherungsart "nur Veränderungen" bedarf je nach Volumen der zu sichernden Daten 1 bis 32 GB Speicher, ist dafür aber rasend schnell! Sollte Ihr PC keinen USB-Anschluss an der Frontseite besitzen, ist eine USB-Verlängerung / USB- Adapter ein sinnvolles Zubehör, welches den USB-Anschluss wie ein Ladegerät fürs Handy auf Ihren Bürotisch bringt. MINIMALES Sicherungskonzept: Sichern Sie Montag/Mittwoch, Dienstag/Donnerstag und Freitag separat auf jeweils einem Sicherungsmedium. (insgesamt werden hierbei 3 Sticks benötigt) Lassen Sie unter keinen Umständen nach einer Sicherung das Sicherungsmedium im Computer, da sonst Viren auch die Sicherung befallen könnten bzw. Diebstahl, Wassereinbruch und Feuer Ihre Sicherung gleich mit vernichten. Sichern Sie nach Möglichkeit alle Jahre und die Historie mit! Ist das vom Volumen oder der notwendigen Zeit zu viel geworden, sichern Sie immer nur den aktuellen Jahrgang und einmal die Woche alle Jahre. Bitte beachten Sie diesen gravierenden Unterschied! Wenn Sie immer nur den aktuellen Jahrgang sichern, können Sie nach einem Datenverlust nicht mehr auf die vergangenen Jahre zurückgreifen! Es gibt auch eine Automatische Datensicherung, die alle 3 Tage den aktuellen Jahrgang sichert und alle 30 Tage alle Jahre. Bitte beachten Sie diesen Unterschied! Nur ein Sicherungsmedium ist grob fahrlässig! Nutzen Sie MINDESTENS 5 verschiedene Sicherungssätze (Medien). OPTIMALES Sicherungskonzept: Sichern Sie jeden Arbeitstag auf ein separates Medium. Ansonsten gelten die Hinweise der minimalen Sicherung. Für die Sicherung aller Jahrgänge verwenden Sie zudem mind. zwei weitere Medien! Vor- und Nachteile der Sicherungsmedien: Vorab sei angemerkt, dass natürlich Sie selbst und alleine entscheiden, worauf Sie sichern. Wir haben nur gewisse Empfehlungen, die auf Erfahrung und Fachwissen beruhen. Es handelt sich nicht um Verpflichtungen, nur gehört es zu unserem Service, Ihnen Methoden und geeignete Wege aufzuzeigen

3 USB-Stick (SEHR empfehlenswert): Hohe bis extrem hohe Kapazität, sehr sicher, Geschwindigkeit: USB 1.x schnell, USB 2.0 extrem schnell, USB 3.0 die Hölle schnell, sehr komfortabel, Anschlüsse in nahezu jedem PC vorhanden, sehr klein und handlich. Achten Sie darauf, schnelle USB-Speicher zu verwenden! Die Unterschiede machen sich stark bemerkbar. Eine Sicherung auf schnelle, statt langsame USB-Sticks, macht leicht den 30fachen Zeitaufwand aus! CF-Karte u.ä. (SEHR empfehlenswert): Wie ein USB-Stick, sehr kompatibel - die Medien sollten in jedem PC zu lesen sein. Sonderform: CF II -Karten wie Microdrive (eine Mini-Festplatte). Ein Lesegerät / Adapter ist notwendig. Oftmals auch bei Digitalkameras verwendet. SmartmediaCard, MultimediaCard, SD-Card, Memory-Stick u.ä.: Wie USB-Stick, allerdings in der Regel teurer als CF-Karten und nicht so kompatibel wie CF- Karten. Ein Lesegerät / Adapter ist notwendig. Oftmals auch bei Digitalkameras verwendet. ZIP (nicht mehr empfehlenswert): Mittlerweile veraltet. Oft bekommt man keine Adapter/Lesegeräte mehr dafür. Auch kann man keine internen Laufwerke mehr in einen neuen Computer einbauen lassen. CD-RW (wenig empfehlenswert, sofern gute PC-Kenntnisse): Sehr hohe Kapazität, mäßig bis schnell in der Sicherung, spezielle Treiber notwendig, die oft anfällig oder schwierig zu installieren sind, erweitertes PC-Wissen erforderlich. Geringe Datensicherheit, oft Schreibfehler und sehr kratzempfindliche Oberfläche. Für Datensicherung deshalb nur bedingt geeignet. DVD±RW, Blu-Ray, HD-DVD (wenig empfehlenswert): Wie CD-RW, aber extrem hohe Kapazität. Geringe Datensicherheit, oft Schreibfehler und sehr kratzempfindliche Oberfläche. Für Datensicherung deshalb nur bedingt geeignet. Festplatte (empfehlenswert): Extrem hohe Kapazität und extrem schnell. Aber nur sicher, bei Verwendung eines Wechselrahmens und mehrerer Festplatten im Wechsel. Streamer / Bandgeräte (nicht empfehlenswert, ausgesprochen gute PC-Kenntnisse sind Voraussetzung): Hohe bis extrem hohe Kapazität, sehr bis extrem sicher, i.d.r. nur mit separaten Sicherungsprogrammen zu verwenden, weshalb wir diese Geräte für den Einsatz beim GV nicht empfehlen können. Diskette (nicht empfehlenswert bis völlig ungeeignet): Sehr geringe Kapazität, extrem langsam, ggf. viele Medien für eine Sicherung, hohe Anfälligkeit, unsicheres Medium

4 Es gibt noch weitere Sicherungsmedien, die hier nicht weiter erläutert werden. Unsere aktuelle Empfehlung sind klar USB-Sticks bzw. andere Speicherkarten. Virenscanner: Einige Virenscanner bewirken Fehler und Probleme. Schalten Sie diese ggf. vor der Sicherung aus. Wie dies geht, erfahren Sie vom Hersteller des Virenscanners bzw. aus deren Handbuch. Die Sicherung ist 2-10x schneller, wenn Virenscanner temporär ausgeschaltet werden! Bei Sicherungen auf CD-RW / DVD±RW / Blu-Ray, HD-DVD, ZIP / JAZZ / CF-Karte, USB-Stick etc. achten Sie bitte darauf, auch das richtige Laufwerk auszuwählen, damit die Sicherung auch wirklich dort ankommt, wo es gewünscht ist. Sicherungen auf CD-RW / DVD±RW / Blu-Ray / HD-DVD gehen natürlich prinzipiell. Lassen Sie sich jedoch hier bitte die notwendigen Windows-Treiber vom Fachhändler installieren und auch deren Funktion und Gebrauch demonstrieren. Oft genug funktionieren die CD-RW / DVD±RW / Blu-Ray / HD-DVD (UDF-)Treiber nicht! Neue Sicherungsmethode ab Version 21 Sicherung nur der Änderungen (1:1 Kopie der Daten): Sie wollen Zeit sparen, aber dennoch eine zuverlässige Sicherung haben? Kein Problem mit der Sicherungsmethode "nur Änderungen (1:1 Kopie)"! Die herkömmliche Sicherung packt Ihre Daten und sichert diese auf einem Datenträger und zwar jedes Mal alles, was Sie gewählt haben. Die Sicherung nur der Änderungen basiert auf der Idee, einmalig eine vollständige Sicherung als Kopie anzulegen und dann nur die veränderten Daten zu sichern. Nicht mehr im Programm vorhandene Daten werden dabei auch auf dem Sicherungsmedium gelöscht, so dass Sie stets eine 1:1 Sicherung Ihrer Daten haben

5 Eine Rücksicherung erfolgt wie gewohnt weiterhin mit dem GV-Programm. Sollten auf einem Datenträger gepackte Sicherungen und eine 1:1 Sicherung liegen, erfolgt bei einer Rücksicherung die Abfrage, was verwendet werden soll. Diese Methode spart natürlich enorm Zeit, weil i.d.r. verhältnismäßig wenig Daten geändert werden. Ganz besonders bei reichlicher Verwendung von gescannten Dokumenten und Bildern macht sich diese Sicherungsmethode zeitlich bemerkbar, weil diese Daten nahezu nie geändert werden. Hinweis: Die 1:1 Sicherung bezieht sich rein auf Ihre Daten und nicht das Programm. Dieses mit zu sichern würde die Datensicherung nur aufblähen und wäre zudem kontraproduktiv, da auf diese Weise ggf. Programmteile älterer Versionen bei einer Rücksicherung auf den Rechner kämen. Die Prozedur für eine Datenwiederherstellung ist sehr einfach und unverändert: Erst die CD installieren, dann die Daten zurücksichern. Diese Sicherungsmethode darf nicht mit der zusätzlich angebotenen Klonfunktion des Programms verwechselt werden. Eine Klonkopie erstellt ein vollständiges und nicht verschlüsseltes Abbild. Hierbei werden auf dem Zieldatenträger auch keine im Original nicht mehr vorhandenen Daten gelöscht. Die Klonkopien sind eigentlich nur zum Transfer auf andere PCs gedacht. Benötigt die Sicherung mehrerer GB je nach Rechner und Sicherungsmedium deutlich über eine Stunde, reduziert sich der täglichen Aufwand bei den meisten Computersystemen auf wenige Minuten! Virenscanner können wie üblich erheblich bremsen. In diesem Fall sogar sehr, da einzelne Dateien verglichen werden und nicht in eine große Datei geschrieben wird. Je nach Virenscanner kann der gesamte zeitliche Vorteil der Sicherung nur der Änderungen verpuffen. Sie sollten daher das Quell- und Zielverzeichnis in Ihrem Virenscanner von der Prüfung ausschließen. Hinweis: Bitte verwenden Sie nur sehr schnelle USB-Sticks oder externe Festplatten. USB-Sticks gibt es heutzutage mit einer Schreibleistung von 30 MB/s, aber leider auch mit 1 MB/s, was 30x länger Warten bedeuten kann! Viele Anwender haben sich leider unwissentlich sehr langsame USB-Sticks gekauft. Bedauerlicherweise ist der Preis kein Indikator. Mittlerweile gibt es auch USB 3.0 und entsprechende USB-Sticks, die noch einmal deutlich schneller sind. Tipp: Der Internetversender bietet sehr günstig zahlreiche USB-Sticks an und nennt in vielen Fällen deren Geschwindigkeit. Die Schreibgeschwindigkeit ist wichtiger als die Lesegeschwindigkeit. Alles über 20 MB/s ist hervorragend geeignet. Kaufen Sie bitte einen ausreichend großen USB-Stick

6 Datensicherungen finden und identifizieren. Wenn Sie zu den Anwendern gehören, die mehrere Arbeitsplätze haben und auch täglich eine Datensicherung auf verschiedenen USB-Sticks anfertigen, kann es passieren, dass man schnell den Überblick verliert. Für diesen Fall haben wir das Programmteil: > Identifizierung von Datensicherungen > Diesen Programmpunkt finden Sie im Menü der Datensicherung. Dieses Programmteil unterstützt Sie bei der Suche nach Datensicherungen, welche von Ihnen gefertigt wurden. Ein klarer Vorteil ist, dass Sie direkt auf einen Blick alle wichtigen Informationen wie Datum, Sicherungsumfang (aktueller Jahrgang oder alle Jahrgänge) etc., angezeigt bekommen. Sicherung erstellt mit Version 21.0, 2350 Sicherungsdatum :10:15 Buchungsjahr 2011 Datenbestand 1 Sicherungsumfang: Aktueller Jahrgang inkl. Druckablage Betriebssystem Windows 7 Ihr Virenscanner ist vermutlich AVAST Professional Anwender GVS TEST, Nordrhein-Westfalen KNr Dieser Datenträger wurde bereits bei der letzten Sicherung am :10:10 verwendet. Wählen Sie im Menü den Laufwerksbuchstaben des Mediums aus, auf dem Sie die Sicherung vermuten. Wichtiger Hinweis: Alle Wechseldatenträger (USB-Sticks bzw. externe Festplatte) müssen am Computer angeschlossen sein, da wir diese Informationen direkt aus der Sicherungsdatei auslesen und nicht im Programm oder auf dem Computer speichern. Sie sollten also vorher nachsehen, welcher USB-Stick beispielsweise welchen Buchstaben vom Betriebssystem zugewiesen bekommen hat. (Wie bei den Datensicherungen) - 6 -

7 Datenschutz Zum Schutz Ihrer Daten gegen unbefugte Zugriffe haben wir ein neues Sicherheitskonzept in das Programm aufgenommen. Der Datenschutz muss bei sensiblen Zwangsvollstreckungsdaten natürlich höchste Priorität zugesprochen werden. Dazu zählt auch, dass die Programmdaten des GVs nicht in die Hände Dritter gelangen und selbst wenn, diese nach Möglichkeit nicht zu verwenden sind. GV wurden teilweise aufgefordert, Datensicherungen und selbst Programm-CDs auszuhändigen. Das ist selbst-verständlich nicht gestattet und zudem haben nur die GV ein Lizenzabkommen mit dem Hersteller. Aus diesem Grund schlagen wir zwei Fliegen mit einer Klappe. Ihre Datensicherungen werden noch weitreichender gegen Rücksicherung durch Dritte geschützt und der illegale Einsatz unseres Programms mit illegal beschafften Daten vereitelt. Der Schutz Ihrer Datensicherungen funktioniert allerdings nur dann, wenn Ihr Registrierungscode nicht weitergegeben wird. Die Weitergabe an nicht autorisierte Personen, wie z.b. Prüfer, ist untersagt und kann nur durch eine behördliche Anordnung verlangt werden. Autorisiert sind nur Anwender, Mitarbeiter und Familienmitglieder. Wir als Hersteller geben sonst Registrierungscodes beispielsweise im Falle der Büroabwicklung durch einen anderen GV, Rechtspfleger, Staatsanwalt etc. heraus. Sollte die Herausgabe des Registrierungscodes von Ihnen verlangt werden, teilen Sie uns bitte Namen und Anschrift der betreffenden Person mit. Die Sache wird dann von unseren Anwälten geprüft. Die Verwendung unserer Registrierungs-codes durch nicht autorisierte Personen ist eine Erschleichung einer Leistung. Schützen Sie sich selbst und verwahren Sie daher die Registrierungscodes an einem verschlossenen Ort. Als Konsequenz ergibt sich, dass nunmehr bei Rücksicherungen geprüft wird, ob derjenige, welcher die Daten zurücksichert, per Registrierungscode hierzu berechtigt ist. Falls die Sicherung mit einem Registrierungscode eines anderen Anwenders erstellt wurde, muss für die Rücksicherung auf einem anderen Rechner dieser Registrierungscode eingegeben werden. Nicht betroffen sind die Rücksicherungen von Daten für HomeWork-Nutzer. Diese können weiterhin uneingeschränkt übernommen werden

8 Außerdem: Im Programm sind die Informationen für Servicemitarbeiter, die bislang nach einem Warnhinweis unter System / Für den Service einzusehen waren, nur noch nach einer Passworteingabe zugänglich, da es hier ebenfalls zu einem fortwährenden Missbrauch dieser Informationen durch unbefugte Personen gekommen ist. Diese Logbücher enthalten Informationen über Programmstarts, Sicherungen etc. und dienen rein der Analyse durch Servicemitarbeiter des Herstellers. Für Prüfer stellen wir zahlreiche andere Programmteile zur Verfügung und über deren Nutzung entscheidet alleinig der Anwender

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