Kostenreporting. Mag. Carla Chibidziura. FFG Europäische und Internationale Programme

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1 Kostenreporting Mag. Carla Chibidziura FFG Europäische und Internationale Programme Jetzt wird abgerechnet! Kostenreporting im 7. EU-Rahmenprogramm

2 Reporting Inhaltliches Reporting Finanzielles Reporting Inhaltliches Reporting im Konsortium Inhaltliches Reporting an die KOM Finanzielles Reporting im Konsortium Finanzielles Reporting an die KOM Seite 2

3 Finanzielles Reporting an die Europäische Kommission Während des Projekts: Periodic report Cover page Declaration by the project coordinator Publishable summary Project objectives for the period Work progress and achievements during the period Deliverables and milestones (cumulative, 2 tables) Project management Explanation of the use of the resources (tables - templates) Financial Statements Form C and summary financial report Liste allfälliger Certificate on the financial statements (CFS) Seite 3

4 Finanzielles Reporting an die Europäische Kommission Financial Statement (Form C) mit dem Periodic Report abzugeben (innerhalb von 60 Tagen nach Ende der Reportperiode) von jedem Projektteilnehmer + Summary financial report (vom Koordinator) das jeweilige Formblatt C muss verwendet werden (Annex VI GA) Kommission zahlt erst nach Genehmigung der reports aus Seite 4

5 von jedem Partner auszufüllen Kosten je Aktivität/Kategorie %-Angabe falls flat rate indirekte Kosten Förderhöhe für Forschung (50/75 %) 2. Einnahmen Authorisierte Person, Unterschrift, Stempel, 3. Zinsen (nur für Koordinator relevant) 4. Zertifizierung der Methode (CoM/CoMAv) 5. Zertifizierung des Financial Statement (CFS) Seite 5

6 Auszufüllen von Third Party ; nur bei Verwendung der Spezialklausel Nr. 10: Third Parties linked to a beneficiary Seite 6

7 Summary Financial Statement Zinsen Partner Third Party die mit Partner verbunden ist Gesamtkosten je Aktivität und EU-Förderbetrag Gesamtkosten der Reportperiode und EU-Förderbetrag Einnahmen Seite 7

8 Finanzielles Reporting an die Europäische Kommission Vorgangsweise für alle Projekte des 7. RP: Benutzung des FORCE (Form C Editor, Online-Tool) (ausgenommen Generaldirektion INFSO) für die Einreichung der Form C bei der Kommission Fehlerminimierung durch automatisiertes Befüllen von Perioden, Teilnehmern, maximaler EU-Zuwendung Änderung der Form C gemäß Workflow, bis diese vom Project Officer akzeptiert werden Form C sind auszudrucken und die Papierversion mit Originalunterschriften an die Kommission zu übermitteln (per Post) Seite 8

9 FORCE webgate.ec.europa.eu/sesam CO: Registrieren (new user) für ein best. Projekt registrieren PO gewährt Zugang zu FORCE - Bestätigungsmail Eingabe der Kosten in die Form C durch Koordinator Etwaige revision nach Aufforderung von PO/FO Quelle: Europäische Kommission Seite 9

10 Quelle: Europäische Kommission Seite 10

11 FORCE KoordinatorIn muss die Form C submitten alle Form C sollten zusammen (nicht einzeln) submitted werden extra check falls dies nicht so ist FORCE überprüft ob alle nötigen Daten eingefüllt wurden Confirm (Daten im read-only Modus) Letzte Schritte: Drucken der Form C, an Partner zur Unterschrift versenden unterzeichnete Form C an die Kommission schicken Seite 11

12 DG INFSO: Reporting via NEF ähnliches Verfahren wie bei FORCE, Nutzung eines anderen Tools (NEF, aus den Vertragsverhandlungen bekannt) alle Partner haben (bereits) Zugang und laden ihre Form C mit den zugehörigen CFS (falls benötigt) selbst in das NEF Koordinator submitted alle Form C an die Kommission Seite 12

13 DG INFSO: Reporting via NEF Koordinator bekommt , dass der Zahlungslauf begonnen hat (105 Tage) mit den Form C in pdf-format zugeschickt Form C sind auszudrucken und unterzeichnet an die Kommission zu senden Informationen über das Reporting mit NEF: die Kommission hat ein Online-WIKI erstellt, unter: odic+report Seite 13

14 DG INFSO: Reporting via NEF Quelle: Europäische Kommission Seite 14

15 Certificate on the Financial statement(s) (CFS) CFS verpflichtend für jede Kostenerstattungsforderung (interim oder final), die gleich/höher EUR ist (pro beneficiary) alle Zahlungen der EU, für die kein CFS erfolgte, sind zusammenzurechnen AUSNAHMEN: bei Projekten bis zu 2 Jahren sofern das Certificate on the Methodology des Partners von der Kommission genehmigt wurde = trotz Erreichen des Grenzwertes während des Projektes nur ein CFS bei final payment notwendig Seite 15

16 Take home messages Nach jeder Periode ist eine Kostenabrechnung durchzuführen (Form C) Kosten müssen (in FP7) via FORCE oder NEF reportet werden Form C müssen weiterhin unterzeichnet per Post an die Kommission geschickt werden Kommission zahlt erst nach Genehmigung der Kosten der Form C aus CFS nur bei kumulierter Zuwendung von >= EUR ,-- (außer < 2 Jahre, CoM) Seite 16

17 Informationen SESAM webgate.ec.europa.eu/sesam FP7 Service Desk Kostenabrechnung Guidance Notes on Project reporting Guide to Financial Issues (Version vom 2. April 2009) Seite 17

18 KONTAKT: Mag. Martin Baumgartner FFG Europäische und Internationale Programme Tel: +43 (0) Mag. Carla Chibidziura FFG Europäische und Internationale Programme Tel: +43 (0) Urheberrechtshinweis / Haftungsausschluss Sämtliche Texte, Grafiken und Bilder unterliegen dem Urheberrecht. Eine auch nur auszugsweise Verwendung ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Österr. Forschungsförderungsgesellschaft mbh zulässig. Es kann keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Angaben übernommen werden. Jede Haftung für Schäden, die durch Nutzung oder Nichtnutzung der dargestellten Informationen oder durch fehlerhafte oder unvollständige Informationen verursacht wurden, ist ausgeschlossen. Seite 18