Inventurrichtlinie. für die Gemeinde Westoverledingen. - Entwurf - Stand: 04. Oktober in Zusammenarbeit mit GPP Consulting GmbH

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1 Inventurrichtlinie für die Gemeinde Westoverledingen - Entwurf - Stand: 04. Oktober 2007 in Zusammenarbeit mit GPP Consulting GmbH Geschäftsführer: Dr. Gerald Peters Handelsregister Amtsgericht Bremen HRB 20739, Die Sparkasse Bremen, Konto , BLZ ,

2 Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1. Vorbemerkung Geltungsbereich Gesetzliche Grundlagen Begriffsdefinition Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur Inventurverfahren Inventur der immobilen Vermögensgegenstände Durchführung der Inventur Vorbereitung und Koordination Bereiche Durchführung Beendigung der Inventur Aufstellung des Inventars Körperliche Inventur Allgemeines Gegenstände mit einem Wert bis Wirtschaftliche Einheit Gegenstände, die fix mit dem Gebäude verbunden sind Beschädigtes Inventar Abgeschriebene, aber noch genutzte Gegenstände Nicht am Vermögensgegenstand anzubringende Inventarnummern... Fehler! Textmarke nicht definiert Grundsatz der Einzelerfassung Buch- und Beleginventur Aufbewahrung der Unterlagen Prüfung Übergangsvorschriften Inkrafttreten Anhang: Inventuranweisung Anhang: Nicht zu erfassende Gegenstände Anhang: Wirtschaftliche Einheit... 14

3 Seite Anhang: Beispiele Festwertbewertung... 15

4 Seite 4 1. Vorbemerkung Die Gemeinde Westoverledingen stellt im Rahmen der Einführung des Neuen Kommunalen Rechnungswesens von der Kameralistik auf die Doppik um. Die Doppik ist ein Buchungssystem, dem die kaufmännische Buchführung zu Grunde liegt und das u. a. als Rechnungskomponente das Erstellen einer Bilanz vorsieht. Für die Aufstellung der Eröffnungsbilanz ist die Erfassung und Bewertung sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden (Inventur) notwendig. Die Inventurrichtlinie der Gemeinde Westoverledingen soll gewährleisten, dass die Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden einheitlich, vollständig und nach gleichen Bewertungskriterien erfolgt. 2. Geltungsbereich Die Inventurrichtlinie gilt für alle Fachbereiche und Einrichtungen der Gemeinde Westoverledingen. 3. Gesetzliche Grundlagen Die gesetzlichen Regelungen zur Durchführung der Inventur finden sich in den 37, 38, 39 der Gemeindehaushalts- und -kassenverordnung (GemHKVO). Für das Aufstellen der Eröffnungsbilanz ist zusätzlich 60 (2) GemHKVO einschlägig. Soweit Sachverhalte auftreten, die nicht abschließend geregelt sind, erfolgt eine Orientierung an den einschlägigen Grundsätzen des Handelsrechts. 4. Begriffsdefinition Voraussetzung für die Erstellung einer Bilanz ist die vorherige Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden im Rahmen einer Inventur. Die Inventur ist die Tätigkeit zur Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Das Inventar ist das Verzeichnis, welches die im Rahmen der Inventur ermittelten Vermögensgegenstände und Schulden detailliert nach Art, Menge und Wert aufzeigt. Das Inventar dokumentiert das Vermögen und die Schulden.

5 Seite 5 5. Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur Die Inventurunterlagen sind Bestandteile der Rechnungslegung der Gemeinde Westoverledingen und müssen daher den formalen Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Inventur entsprechen. Daher sind bei der Vorbereitung, Durchführung und Aufarbeitung der Inventur folgende Grundsätze zu beachten: Vollständigkeit der Bestandsaufnahme Richtigkeit der Bestandsaufnahme EinzeIerfassung der Bestände Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme Grundsatz der Klarheit Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Näheres hierzu ergibt sich aus dem Achten Abschnitt der GemHKVO. 6. Inventurverfahren Als Inventurverfahren kommen die Buchinventur sowie die körperliche Inventur in Frage. Welches Inventurverfahren Anwendung findet, hängt im Wesentlichen davon ab, ob es sich um physisch erfassbare Vermögensgegenstände (körperliche Inventur) oder um nicht physisch erfassbare Vermögensgegenstände (Buch- oder Beleginventur) handelt. Bei der körperlichen Inventur erfolgt die Erfassung der Vermögensgegenstände durch Messen, Zählen oder Wiegen. Bei der Buch- und Beleginventur werden Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände und Schulden anhand der Buchführung ermittelt. 7. Inventur der immobilen Vermögensgegenstände Für die Inventur der immobilen Vermögensgegenstände gelten die Regelungen der Bewertungsrichtlinien der Gemeinde Westoverledingen. Die Gemeinde kann sich dafür sachkundiger Dritter bedienen. Die Durchführung und die Ergebnisse der Inventur sind zu dokumentieren.

6 Seite 6 8. Durchführung der Inventur Vorbereitung und Koordination Die Vorbereitung der Inventur erfolgt durch die Kämmerei, die alle Arbeiten zur Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der Inventur koordiniert. Bereiche Die Bildung der Inventurbereiche erfolgt bilanzorientiert, aufgeteilt auf Produkte. Sie sind so zu bilden, dass eine exakte Abgrenzung gewährleistet ist. Durch die Festlegung müssen Doppelerfassungen und Erfassungslücken ausgeschlossen sein. Die einzelnen Inventurbereiche werden in einer gesonderten Liste erfasst und um den Namen eines Inventurverantwortlichen aus jedem Inventurbereich ergänzt. Die Bestimmung der Verantwortlichen erfolgt durch die Fachbereichsleitungen, in deren Verantwortungsbereich der jeweilige Inventurbereich fällt. Der Inventurverantwortliche ist gegenüber der Kämmerei schriftlich zu erklären. Änderungen bei den Inventurverantwortlichen sind ebenfalls schriftlich an die Kämmerei mitzuteilen. Aufgabe des Inventurverantwortlichen ist es, die Inventur sach- und zeitgerecht durchzuführen. Durchführung Die Inventur wird innerhalb der einzelnen Inventurbereiche eigenverantwortlich durchgeführt. Hierzu bekommen die Inventurverantwortlichen rechtzeitig vor Inventurbeginn die Inventurlisten und eine Inventuranweisung zur Verfügung gestellt. Über die Ausgabe der Unterlagen ist ein Protokoll zu fertigen, in dem die Inventurverantwortlichen den Empfang bestätigen. Innerhalb der einzelnen Inventurbereiche werden die mit der Inventur beauftragten Mitarbeiter festgelegt (2 Personen, Aufschreiber und Ansager), die zum Abschluss der Inventur die Richtigkeit der ermittelten Daten bestätigen. Treten während der Inventur Fragen oder Unklarheiten auf, steht die Kämmerei zur Verfügung.

7 Seite 7 Beendigung der Inventur Nach Beendigung der Inventur haben sich die Inventurverantwortlichen von der Vollständigkeit und Richtigkeit der Erfassung zu überzeugen. Die Daten und Erfassungsprotokolle werden gesammelt und an die Kämmerei zur Erfassung und Bewertung weitergeleitet. Räume, in denen alle Gegenstände vollständig erfasst wurden, sind durch einen Punkt auf der Raumübersicht zu kennzeichnen, um Doppelerfassungen zu vermeiden. Aufstellung des Inventars Die Kämmerei überprüft die erfassten Inventurlisten und nimmt bei fehlenden Angaben o- der Unklarheiten zwecks Klärung Kontakt mit dem jeweiligen Inventurverantwortlichen auf. Nach der Bestandsaufnahme werden die Ergebnisse in die Inventarlisten übertragen und die Bilanzwerte ermittelt. Die einzelnen Inventarlisten werden zum Inventar zusammengefasst. Auf dieser Grundlage wird anschließend die Bilanz erstellt.

8 Seite 8 9. Körperliche Inventur Allgemeines Bei der körperlichen Inventur werden die physisch erfassbaren Gegenstände aufgenommen. Hierzu zählen die Sachanlagen wie bspw. Grundstücke, Gebäude, Fahrzeuge, Möbel und das Umlaufvermögen wie bspw. Vorräte an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen. Die Inventur hat grundsätzlich zum Bilanzstichtag zu erfolgen, wobei eine zeitversetzte Inventur möglich ist, wenn Bestandsveränderungen berücksichtigt werden. Die Erfassung erfolgt durch jeweils einen Ansager/ Zähler und einen Schreiber. Gegenstände mit einem Wert bis 60 Vermögensgegenstände, deren Anschaffungskosten bis 60 netto betragen, werden sofort als Aufwand behandelt und somit nicht im Inventarverzeichnis erfasst. Sie sind beispielhaft im Anhang Nicht zu erfassende Gegenstände aufgeführt. Diese Liste ist dem Erfassungsteam bei der Durchführung der Inventur an die Hand zu geben. Vermögensgegenstände mit einem Wert zwischen 60 und 410 netto werden bei der Inventur für die Eröffnungsbilanz erfasst. Wirtschaftliche Einheit Sollte ein Anlagegegenstand aus mehreren unselbstständigen Teilen bestehen, so ist dieser als Gesamtheit zu erfassen und Entsprechendes in der Beschreibung zu vermerken. Beispiele hierfür finden sich im Anhang Wirtschaftliche Einheit. Gegenstände, die fix mit dem Gebäude verbunden sind Vermögensgegenstände, die fix mit dem Gebäude verbunden sind, werden einzeln erfasst, aber nicht gesondert bewertet. Das betrifft bspw. Heizungsanlagen, Sanitäreinrichtungen, Personen-Aufzüge usw. Beschädigtes Inventar Beschädigte Anlagegüter, die nicht mehr brauchbar sind, werden nicht erfasst. Abgeschriebene, aber noch genutzte Gegenstände Gegenstände, die bereits vollständig abgeschrieben sind, jedoch weiterhin genutzt werden, sind mit einem Erinnerungswert (1 ) nachzuweisen. Grundsatz der Einzelerfassung Grundsätzlich sind alle Vermögensgegenstände einzeln zu erfassen. Aus Gründen der Bewertungsvereinfachung sind Abweichungen vom Grundsatz der Einzelbewertung möglich: Festwertbildung

9 Seite 9 Das Festwertverfahren bedeutet eine Erleichterung hinsichtlich der periodischen Erfassung und hinsichtlich der Bewertung. Es ist in den Bereichen Sachanlagevermögen sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe möglich. Voraussetzung für die Festwertbildung ist gemäß 46 GemHKVO, dass der Bestand in seiner Größe, Wert und Zusammensetzung der Vermögensgegenstände nur geringen Schwankungen unterliegen. Das heißt, dass die Vermögensgegenstände regelmäßig ersetzt werden. Bei der Bildung von Festwerten wird davon ausgegangen, dass Verbrauch, Abnutzung und Abgänge der Vermögensgegenstände bis zum Bilanzstichtag durch Zugänge ausgeglichen werden. Aufgrund dieser Annahme können die Vermögensgegenstände mit gleich bleibender Menge und gleich bleibendem Wert im Inventar nachgewiesen werden. Eine körperliche Inventur ist nur bei der erstmaligen Bildung von Festwerten erforderlich. Danach kann die körperliche Aufnahme in zeitlich vorgegebenen Abständen (spätestens nach fünf Jahren) durchgeführt werden. Gruppenbewertung Die Gruppenbewertung stellt eine Vereinfachung bei der Bewertung dar. Die Gruppenbewertung kommt in den Bereichen in Betracht, in denen zwischen den Vermögensgegenständen eine Gleichartigkeit (bspw. Zugehörigkeit zur gleichen Warengattung oder Gleichheit in der Verwendbarkeit oder Funktion) bzw. Gleichwertigkeit (d.h. die Preise der in der Gruppenbewertung zusammengefassten Vermögensgegenstände weichen nicht wesentlich voneinander ab) besteht. Bei der Gruppenbewertung werden Vermögensgegenstände und Schulden in Gruppen zusammengefasst und mit einem gewogenen Durchschnitt angesetzt. Bei der Inventur wird nur eine Inventarnummer für die gesamte Gruppe vergeben. Eine Liste mit Beispielen zur Festwertbildung ist im Anhang Beispiele Festwertbewertung wiedergegeben.

10 Seite Buch- und Beleginventur Bei der Buch- und Beleginventur werden Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände und Schulden anhand der Buchführung ermittelt. Für physisch nicht erfassbare Gegenstände ist die Beleginventur die einzige Erfassungsmöglichkeit. Für die Erfassung können hier beispielsweise Buchbelege, Verträge und Urkunden herangezogen werden. Die Buchinventur für den Bereich des Sachanlagevermögens ist nur dann zulässig, wenn die betreffenden Vermögensgegenstände in einer Anlagenkartei geführt werden, in der alle Zu- und Abgänge zeitnah erfasst, sowie ordnungsgemäß abgeschrieben wurden. Spätestens nach fünf Jahren ist jedoch eine körperliche Inventur durchzuführen, um die Ergebnisse der Buchinventur zu bestätigen. 11. Aufbewahrung der Unterlagen Alle in Ausführung dieser Inventurrichtlinien erforderlichen Unterlagen, die die Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden dokumentieren, sind 10 Jahre ab dem betreffenden Bilanzstichtag aufzubewahren. Die Dokumentationen für die Erfassung und Bewertung von Vermögensgegenständen mit einer Nutzungsdauer über 10 Jahren sind mindestens über die gesamte Nutzungsdauer des Vermögensgegenstandes aufzubewahren. 12. Prüfung Das Rechnungsprüfungsamt prüft im Rahmen seiner gesetzlichen Zuständigkeit die Durchführung der Inventur. 13. Übergangsvorschriften Bei der Erfassung und Erstbewertung der Vermögensgegenstände und Schulden wird eine permanente Erstinventur durchgeführt. Die Vermögensgegenstände und Schulden der einzelnen Bereiche werden Schritt für Schritt erfasst, bewertet und in das Inventar vorgetragen. Die Inventurstichtage werden bis zur Aufstellung einer flächendeckenden Eröffnungsbilanz in Absprache mit der Inventurleitung für die einzelnen Fachbereiche individuell festgelegt. Es sind grundsätzlich alle Vermögensgegenstände und Schulden bei der Einführungsinventur zu erfassen und zu bewerten. Es ist von Anschaffungs- und Herstellungskosten auszugehen. Liegen diese nicht vor, müssen Ersatzwerte gemäß der Bewertungsrichtlinie der Gemeinde Westoverledingen ermittelt werden

11 Seite Inkrafttreten Die Inventurrichtlinie tritt am xx.xx.xx in Kraft. Gemeinde Westoverledingen, den XXX YYY Bürgermeister

12 Seite Anhang: Inventuranweisung Grundsätzliches Es sind alle Einrichtungsgegenstände und Grundstückseinrichtungen zu erfassen, unabhängig von Ihrem Zustand, Herstellung- bzw. Anschaffungsjahr und kosten. Verbrauchsgegenstände werden nicht erfasst. Verbrauchsgegenstände sind Gegenstände, die zum baldigen Verbrauch bestimmt sind und deren Nutzungsdauer regelmäßig unter einem Jahr liegt (bspw. Heizöl, Papier im Drucker, Schulkreide, Spielzeug im Kindergarten...) Grundstücke und Gebäude werden von der Verwaltung der Gemeinde Westoverledingen erfasst. Lediglich alle baulichen Anlagen sind zu erfassen. (s. u. unter Bauliche Anlage ) Bei Fragen während der Bestandsaufnahme wenden Sie sich bitte an die Kämmerei der Gemeinde Westoverledingen. Hinweise zur Durchführung der Inventur Die Inventur wird mindestens von zwei Personen durchgeführt (Ansager und Aufschreiber). Die Erfassung erfolgt raumweise. Es sind alle Gegenstände zu erfassen, deren Anschaffungswert 60 Euro ohne Umsatzsteuer übersteigt. Kurzlebiges Anlagevermögen (Nutzungsdauer unter einem Jahr) ist nicht aufzunehmen. Grundsätzlich sind alle Gegenstände einzeln zu erfassen; bei gemeinsamer Nutzung (bspw. Klassensatz Stühle oder Tische) werden die Gegenstände zusammen in einer Position pro Raum aufgenommen. Gravierende Mängel oder Beschädigungen, die den Zeitwert des Gegenstandes mindern, sind in das Beschreibungsfeld einzutragen. Vermögensgegenstände, die der Gemeinde Westoverledingen zur Verfügung gestellt werden (zur Nutzung überlassene Leihgaben, Miete, Leasing...) sind als solche im Beschreibungsfeld zu notieren.

13 Seite Anhang: Nicht zu erfassende Gegenstände Regelmäßig werden Gegenstände mit einem Anschaffungswert unter 60 netto und Verbrauchsgegenstände nicht erfasst. Dies gilt auch bei der Bildung von Festwerten. Beispiele: Taschenrechner Kaffeemaschinen / Wasserkocher Schreibtischlampen Stifte Schulkreide Papier für Drucker Fachliteratur im Büro einzelne Werkzeuge und Werkzeugkoffer einzelne Spielzeuge Besteck, Geschirr, Töpfe, Pfannen

14 Seite Anhang: Wirtschaftliche Einheit Beispiele: PC-Arbeitsplatz mit Monitor, Tastatur, Maus und nicht vernetzter Arbeitsplatzdrucker bebautes Grundstück

15 Seite Anhang: Beispiele Festwertbewertung Beispiele: Standard-Klassenzimmer Zimmer in Kindertagesstätten mit gleichen Standards Standardbüroarbeitsplätze Bestand in Bibliotheken Persönliche Standardausrüstung der Freiwilligen Feuerwehr