Hamburger Vergabetag am Agenturausschreibungen die erfolgreiche Suche nach der richtigen Werbeagentur E Dr. Martin Schellenberg

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1 Hamburger Vergabetag am Agenturausschreibungen die erfolgreiche Suche nach der richtigen Werbeagentur E Dr. Martin Schellenberg Rechtsanwalt, Partner HEUKING KÜHN LÜER WOJTEK Neuer Wall 63, Hamburg Tel: Fax: m.schellenberg@heuking.de

2 2 Ausgangslage

3 Ausgangslage Öffentliches Unternehmen benötigt Werbe- und Medialeistungen Bisheriger Vertrag ist zum ausgelaufen Neuer Vertrag über 4 Jahre soll abgeschlossen werden Agentur muss regulatorische Sondersituationen berücksichtigen Honorarvolumen übersteigt EUR

4 Vorbereitung des Verfahrens Dauer: August/September

5 Vorbereitung des Verfahrens Vergaberechtliche Grundentscheidungen Ausschreibung nach VOL/A oder VOF? Markt besteht aus gewerblichen Unternehmen nicht aus Freiberuflern VOL/A-Ausschreibung Aufteilung in Lose? Werbe- und Medialeistungen werden am Markt getrennt und gekoppelt angeboten Aufteilung in 2 Lose, auf die auch gemeinsam geboten werden kann 5

6 Vergaberechtliche Grundentscheidungen Verfahrenswahl hier: gesucht werden Kreativleistungen: Durchführung und Ergebnis können nicht abschließend beschrieben werden Regelverfahren ist offenes Verfahren ohne Verhandlungsmöglichkeit Verhandlungsverfahren zulässig Zahlung eines Pitch-Honorars 6

7 Vorbereitung des Verfahrens Vertragliche Eckpunkte Vergütung für Werbeagenturleistungen auf Grundlage einer monatlichen Pauschale und auf Basis von Einzelprodukten (z. B. Plakat) Vergütung für Medialeistungen: Prozentsatz des Mediabudgets Fremdleistungen nur mit Genehmigung Nebenkosten nicht separat abrechenbar 7

8 Vertragliche Eckpunkte Wettbewerbsverbot Team-Benennung Vertraulichkeitsverpflichtung Vollständiger Erwerb der Nutzungsrechte 8

9 Vorbereitung des Verfahrens Verfahrensschritte EU-Veröffentlichung Teilnahmeanträge Übersendung der Vergabeunterlagen an drei Bieter Rebriefing 9

10 Verfahrensschritte Indikative Angebote Präsentation Verbindliche Angebote Zuschlag 10

11 Teilnahmewettbewerb Dauer: August/September

12 Teilnahmewettbewerb Möglichst alle Informationen in EU-Veröffentlichungstexten integrieren keine separate Unterlage für Verfahrenssteuerung Eignungsprüfung Zuverlässigkeit Finanzielle Leistungsfähigkeit Fachliche Eignung

13 Eignungsprüfung Zuverlässigkeit Finanzielle Leistungsfähigkeit Integritätsverpflichtungserklärung mit Bestätigung gemäß 6 Abs. 4 EG Eigenerklärung über Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre in Höhe des dreifachen Umsatzvolumens (keine zu hohen Schwellen) Fachliche Eignung Mindestens drei einschlägige Referenzen über vergleichbare Aufträge mit nachgewiesener Kundenzufriedenheit, nachgewiesen durch Referenzschreiben, Eigenerklrärung, jedenfalls aber mit Ansprechpartner

14 Eignungsprüfung Auswahl von drei Bewerbern nach Erfüllung der formalen Voraussetzungen und nach Vergleichbarkeit der Referenzen Nachprüfungsantrag eines Bieters, der wegen Unklarheit ausgeschlossen wurde, ob er als Einzelbieter mit Nachunternehmer oder als Bietergemeinschaft angeboten hatte Einreichung einer Schutzschrift bei der Vergabekammer Antrag als offensichtlich unbegründet zurückgewiesen

15 Angebotsphase Dauer: Oktober Dezember

16 Angebotsphase Übermittlung Vergabeunterlagen an fünf Bieter für Los 1 und drei Bieter für Los 2 mit Informationen zu Aktuelle Marketing-Strategie 2 Aufgaben zur Entwicklung künftiger Strategie Wertungskriterien Bewertung durch benannte Jury

17 Wertungskriterien Preis Leistung 40 % auf Basis Monatspauschale Einzelsätze wurden später mit Zustimmung der Bieter nivelliert je 30 % für jede der beiden Aufgaben Bewertet nach Unterkriterien (z. B. medienübergreifende Einsetzbarkeit) Abweichungen von 5 % führen zu Punktabzügen/zuschlägen

18 Angebotsphase Einladung zu Rebriefing-Gespräch, Vertragsverhandlung Abgabe indikatives Angebot Präsentation, Vertragsverhandlung Abgabe finales Angebot Zuschlag

19 19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

20 Rechtsanwalt Dr. Martin Schellenberg Sekretariat Anja Zipoll Telefon Telefax a.zipoll@heuking.de Neuer Wall 63 D Hamburg 20

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