Dokumentengeschäft (SD-FT-LOC)

Transkript

1 HELP.SDFTLOC Release 4.6C

2 SAP AG Copyright Copyright 2001 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Software-Produkte können Software- Komponenten auch anderer Software-Hersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic Server TM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, ABAP, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap.com Logo und mysap.com sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. 2 April 2001

3 SAP AG Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Empfehlung Hinweis Syntax Tip April

4 SAP AG Inhalt...5 Cockpit - Dokumentengeschäft...8 Finanzdokument Arbeiten mit Finanzdokumenten Absicherungsschema im Kundenstammsatz Vorschlagswert für Absicherungsschema Zuordnung von Finanzdokumenten zu Vertriebsbelegen Finanzdokumente einem Vertriebsbeleg zuordnen Pflege der Finanzdokumente...21 Erzeugen von Finanzdokumenten Status eines Finanzdokuments setzen Status aktiver Finanzdokumente ändern Änderungshistorie für Finanzdokumente Überwachung von Finanzdokumenten Graphischer Vergleich Druck von Finanzdokumentdaten in Vertriebsbelegen Grundsätzliches zum Dokumentengeschäft April 2001

5 SAP AG Anlegen eines Finanzdokuments (Akkreditiv) in FT Akkreditiv Einem Kundenauftrag zuordnen Sales Order Anlegen Vereinbarkeitsprüfung Rechnung Fortschreibung Bank FT- Datenbank Konsistenzprüfung Bank Stop Falls Abweichungen auftreten Auftrag/Lieferung sperren Lieferung Ausgebende Bank Negoziierende/Avisierende Bank Einsatzmöglichkeiten Die Außenhandelskomponente Dokumentengeschäft ermöglicht es Ihnen, den Stammsatz eines Akkreditivs [Seite 33] anzulegen und diesen einer Vertriebsbeleg-Transaktion zuzuordnen. Dieser Stammsatz wird im SAP-System als Finanzdokument bezeichnet. Indem Sie ein Finanzdokument einem Vorgang zuordnen, können Sie sicherstellen, daß die Daten in den zugehörigen Vertriebsbelegen mit den Bedingungen des Finanzdokuments übereinstimmen. Finanzdokumente leisten einen wichtigen Beitrag zur Reduzierung der im Außenhandelsgeschäft auftretenden Risiken. Dem Exporteur bestätigen sie die termingerechte und vollständige Zahlung. Dem Importeur bestätigen sie, daß die Waren, für die er bezahlt hat, genau diejenigen sind, die er auch bestellt hat. Sie liefern außerdem die Bestätigung, daß die Waren tatsächlich versandt wurden. Das Finanzdokument wird im SAP-Außenhandelssystem nicht nur für Akkreditive verwendet. Es kann ebenso dazu dienen, Dokumente gegen Zahlung (d/p) oder Dokumente gegen Akzept (d/a) abzubilden. April

6 SAP AG Einführungshinweise Setzen Sie diese Komponente ein, wenn Sie bei Geschäften mit ausländischen Kunden Finanzdokumente verwenden. Sie benötigen beispielsweise ein Finanzdokument, wenn Sie sich nicht über die Zahlungsfähigkeit eines Kunden sicher sind. Bestimmte Staaten fordern Finanzdokumente für den Handel mit anderen Ländern. Integration Die Komponente Dokumentengeschäft ist vollständig in die Vertriebskomponente Kreditmanagement integriert. Auf diese Weise ist sichergestellt, daß Finanzdokumente mit anderen Absicherungsformen wie Zahlungskarten harmonisieren. Wenn beispielsweise der Kundenauftragswert höher ist als der Wert des zugehörigen Finanzdokuments, wird der Kundenauftrag über das Kreditmanagement gesperrt. Darüber hinaus werden Konsistenzprüfungen zwischen dem Finanzdokument einerseits und den Kundenaufträgen und Lieferungen andererseits durchgeführt. Die Finanzdokumente werden mit Daten aus zugeordneten Kundenaufträgen, Lieferungen und Rechnungen fortgeschrieben. Funktionsumfang Erstellung und Pflegen von Stammsatzdaten von Finanzdokumenten Verwaltung unterschiedlicher Akkreditive, wie z.b. widerrufliche und unwiderrufliche Dokumente Vorschlag von Absicherungsschemata Unterstützung der Eingabe mehrerer Bankpartner, die an einem Dokumentengeschäftsvorgang beteiligt sind Sicherstellung exakter Finanzdokument-Stammsätze durch die Auflage, daß zwei autorisierte Benutzer vorhanden sein müssen, um Finanzdokumente zu aktivieren Zuordnung von Finanzdokumenten zu einem Vertriebsbeleg Simulation der Zuordnung von Finanzdokumenten zu Verkaufsbelegen Vorschlag einer Zahlungssicherungsart für Vertriebsbelege Ausführung von Konsistenzprüfungen (auf Vollständigkeit und Plausibilität) von Außenhandelsdaten in Kundenstammsätzen Überprüfung der Vertriebsbelegdaten anhand der Finanzdokumente und Sperren der Vertriebsbelege bei Abweichungen Übernahme der Finanzdokumentdaten in gedruckte Dokumente, die für ein Exportgeschäft erforderlich sind Überwachung der Finanzdokumente, wobei die Möglichkeit besteht, aktuell im System verfügbare Finanzdokumente, gesperrte Dokumente und Finanzdokumenten zugeordnete Verkaufsbelege anzuzeigen. Grafiken, die zeigen, welcher Anteil des Finanzdokumentwertes bereits Vertriebsbelegen zugeordnet ist Gehen Sie zum Hauptmenü Außenhandel / Zoll [Extern] zurück. 6 April 2001

7 SAP AG April

8 SAP AG Cockpit - Dokumentengeschäft Cockpit - Dokumentengeschäft Verwendung Die Funktionen im Dokumentengeschäft unterstützen die Erstellung und Pflege von Finanzdokumenten. Das Cockpit für das Dokumentengeschäft gibt Ihnen einen direkten Überblick, wie Sie auf die Funktionen für das Dokumentengeschäft zugreifen können. Auf die meisten Funktionen haben Sie vom Cockpit Dokumentengeschäft aus den direkten Zugriff. Um vom SAP-Hauptmenü direkt zum Cockpit zu gelangen, wählen Sie Logistik Vertrieb (oder Materialwirtschaft) Außenhandel/Zoll Dokumentäre Zahlungssicherung Cockpit - Dokumentengeschäft. Voraussetzungen Bevor Sie die Funktionen für das Dokumentengeschäft verwenden, müssen Sie die entsprechenden Tabellen im Customizing konfigurieren. Im Customizing-Menü wählen Sie Vertrieb Außenhandel/Zoll Dokumentengeschäft und nehmen die Einstellungen in den relevanten Bereichen vor. Funktionsumfang Das Cockpit für das Dokumentengeschäft ist in folgende Bereiche unterteilt: Funktionen Dokumentengeschäft Bereich Finanzdokumente pflegen Controlling Simulation Überwachung Umfeld Funktion Erstellung, Änderung oder Anzeige von Finanzdokumenten Konsistenzprüfung der Daten in Kundenstämmen und Prüfung der zugeordneten Dokumente Simulation der Zuordnung von Finanzdokumenten zu Kundenaufträgen Anzeige von Finanzdokumenten, gesperrten Dokumenten und zugeordneten Dokumenten Erstellung, Anzeige und Pflege von Bank- und Kreditstämmen Eine ausführlichere Beschreibung finden Sie im folgenden Text. Bild- oder Textbereich Auf dem Einstiegsbild des Cockpits finden Sie einen zusätzlichen Bereich, in dem Sie ein Bild oder einen Text einfügen können. Sie können in dieser Sicht das Standardbild oder einen Text aus dem Customizing einfügen oder Sie wählen auf dem Einstiegsbild Umfeld Benutzerdaten pflegen. Das Standardbild heißt SD_FT_LOC_START. Sie können einen Standardtext zur Anzeige in diesem Bereich erstellen, indem Sie aus dem SAP-Menü folgendes auswählen: Werkzeuge Formulardruck SAPscript Standardtext. Finanzdokumente pflegen In diesem Bereich des Cockpits können Sie Finanzdokumente anlegen, ändern oder sich anzeigen lassen. 8 April 2001

9 SAP AG Cockpit - Dokumentengeschäft Mit dieser Funktion können Sie sich verschiedene Finanzdokumente anzeigen lassen und ändern, ohne die Transaktion zu verlassen. Sie können die Anzahl der Finanzdokumente, die angezeigt werden sollen, limitieren und zwar nach den folgenden Kriterien: Finanzdokumentkategorie Finanzdokumentart Finanzdokumentnummer Sie können diese Selektionsparameter für jeden Benutzer als Variante sichern. Sie können die maximale Anzahl der Finanzdokumente, die aufgelistet werden können, einstellen, indem Sie Umfeld Benutzerdaten pflegen wählen. Wenn Sie zur Begrenzung der Ausgabe keine Einträge machen, zieht das System als Defaultwert eine maximale Anzahl von 500 Finanzdokumenten heran. Siehe Pflege von Finanzdokumenten [Seite 21]. Überwachung In diesem Bereich können Sie sich die folgenden Listen anzeigen lassen: Finanzdokumente derzeit im System Gesperrte Dokumente Verkaufsbelege, die den Finanzdokumenten zugeordnet sind Sie können Varianten selektieren, die mit diesen Listen verbunden sind und die Reports direkt vom Cockpit aus durchführen, ohne zuerst zur Sicht Datenselektion zu gehen. Wenn Sie im Feld Variante keine Eingabe machen, geht das System zur Sicht Datenselektion des entsprechenden Reports. Funktion "Auffrischen" Der Knopf "Status auffrischen" im Cockpitbereich Überwachung prüft den Status aller Finanzdokumente, die für die gewählte Variante selektiert wurden. Die Funktion Auffrischen steuert das Ampelsignal. Eine Beschreibung dieser Funktion finden Sie unter Überwachung Finanzdokumente [Seite 29]. Controlling In diesem Bereich stehen zwei Funktionen zur Verfügung: Konsistenzprüfungen der Außenhandelsdaten in Kundenstämmen Dieses Programm prüft für alle außenhandelsrelevanten Kundenstämme die mit dem selektierten Werk in Verbindung stehenden Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität. Überwachung Druck Diese Funktion selektiert alle Rechnungen und Dokumente, die einem Finanzdokument zugeordnet wurden. Simulation Diese Funktion simuliert die Zuordnung der Finanzdokumente zu Verkaufsbelegen. Siehe Zuordnung von Finanzdokumenten zu Vertriebsbelegen [Seite 18] April

10 SAP AG Cockpit - Dokumentengeschäft Umfeld In diesem Bereich können Sie Bankstämme anzeigen, pflegen und anlegen das historische Protokoll der Kreditstämme anzeigen, pflegen und sichten. Einstellungen Sie können prüfen, ob Ihre Customizing-Einstellungen in diesem Bereich richtig gepflegt sind. Aktivitäten Sie können das Einstiegsbild des Cockpits auf die benutzerspezifischen Funktionen einstellen. Wenn Sie das Cockpit verlassen, sichert das System die anwenderspezifischen Daten (Varianten, Auswahlknöpfe, etc.) so, wie Sie zuletzt waren, automatisch. Wenn Sie wieder in das Cockpit hineingehen, werden Sie die gleichen Konditionen vorfinden, die zuvor angezeigt wurden. 10 April 2001

11 SAP AG Finanzdokument Finanzdokument Definition Ein Stammsatz zu einem Dokumentengeschäft (z.b. einem Akkreditiv). Verwendung Wenn Sie ein Finanzdokument angelegt haben, kann das System die Daten der zugeordneten Vertriebsbelege gegen die Bedingungen des Finanzdokuments prüfen. Struktur Ein Finanzdokument besteht aus folgenden Teilen. Teil des Finanzdokkuments Finanzdokumenttyp und -art Partnerdaten Eröffnende Bank/Dokumentnummer Werte Termine Lieferdaten Beschreibung Der Finanzdokumenttyp gibt an, ob das Dokument z.b. widerruflich oder unwiderruflich ist. Die Finanzdokumentart, die Sie im Customizing pflegen, steuert, welche Informationen im Finanzdokument erforderlich sind. Um Finanzdokumentarten im Customizing zu pflegen, wählen Sie Vertrieb Außenhandel/Zoll Dokumentengeschäft Grundeinstellungen Art des Finanzdokuments definieren. Die Partnerdaten umfassen Auftraggeber und Warenempfänger. Sie können deren Adressen auch im Finanzdokument ändern, um die aus dem Kundenstammsatz vorgeschlagenen Werte zu übersteuern. Dies sind die Nummer der eröffnenden Bank und die von der Bank vergebene Nummer für das Finanzdokument. Der Wert, den das Finanzdokument abdeckt, die Währung, in der Sie die Zahlung erhalten werden, und der vom Finanzdokument zugelassene Überziehungsprozentsatz Dies sind die Schlüsseltermine in der Finanzdokumentenabwicklung, z.b. das Eröffnungsdatum und Gültigkeitsendedatum des Finanzdokuments. Zu den Lieferdaten gehören die Incoterms und die vom Finanzdokument abgedeckten Mengen. Darüber hinaus enthält das Finanzdokument: die mit diesem Exportgeschäft verbundenen Banken (z.b. die negoziierende und die bestätigende Bank) April

12 SAP AG Finanzdokument Versandbelege, die für das Finanzdokument erforderlich sind (Sie pflegen die Vorschlagsliste der erforderlichen Versandbelege im Customizing) zusätzliche Texte zum Finanzdokument Status des Finanzdokuments 12 April 2001

13 SAP AG Arbeiten mit Finanzdokumenten Arbeiten mit Finanzdokumenten Einsatzmöglichkeiten Mit diesem Prozeß können Sie sicherstellen, daß ein Exportgeschäft die Bedingungen des zugehörigen Finanzdokuments erfüllt. Wenn die Bedingungen des Finanzdokuments nicht eingehalten werden, kann dies zu einer verzögerten Zahlung oder sogar zum Verlust der Zahlung für den Exporteur führen. Voraussetzungen Um Finanzdokumente im SAP-System zu verwenden, müssen Sie im Customizing des Vertriebs zunächst die erforderlichen Einstellungen für Finanzdokumente vornehmen. Wählen Sie hierzu Außenhandel/Zoll Dokumentengeschäft. Ablauf Bei der Finanzdokumentenabwicklung können verschiedene Banken mit unterschiedlichen Funktionen beteiligt sein. Zum Beispiel können verschiedene Banken als eröffnende, avisierende, bestätigende und negoziierende Banken auftreten. Das folgende Beispiel ist vereinfacht und beschreibt eine Finanzdokumentenabwicklung mit einer eröffnenden und einer avisierenden Bank. 1. Ein Kunde möchte bei Ihnen Waren kaufen. Aufgrund wirtschaftlicher Faktoren im Land des Kunden informieren Sie ihn, daß Sie für dieses Geschäft ein Finanzdokument benötigen. Im Kundenstammsatz haben Sie ggf. bereits angegeben, daß für Verkäufe an diesen Kunden Finanzdokumente erforderlich sind, oder Sie haben bereits die entsprechenden Einstellungen im System vorgenommen, so daß alle Kundenaufträge für diesen Kunden Finanzdokumente erfordern. 2. Der Kunde eröffnet ein Finanzdokument bei seiner Bank. Die eröffnende Bank schickt das Finanzdokument an die avisierende Bank in Ihrem Land. 3. Die avisierende Bank bestätigt die Echtheit des Finanzdokuments und schickt das Finanzdokument an Sie. Sie legen im System einen Stammsatz zu diesem Finanzdokument an. Aus Sicherheitsgründen können Sie im System festlegen, daß zwei Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung die Finanzdokumente aktivieren müssen. 4. Sie legen den Kundenauftrag zu diesem Vorgang an und ordnen das Finanzdokument dem Kundenauftrag zu. Sie können das Finanzdokument dem gesamten Kundenauftrag oder nur bestimmten Auftragspositionen zuordnen. Je nachdem, welche Einstellungen Sie für den Kundenstamm und die Belegart vorgenommen haben, schlägt das System im Kundenauftrag ein Absicherungsschema vor. Sie können das Absicherungsschema im Kundenauftrag ändern, falls Sie nicht das vorgeschlagene Absicherungsschema verwenden möchten. April

14 SAP AG Arbeiten mit Finanzdokumenten 5. Das System prüft den Kundenauftrag, um sicherzustellen, daß er mit den Bedingungen des Finanzdokuments übereinstimmt. Zum Beispiel prüft es, ob der Auftragswert auch nicht den Finanzdokumentwert überschreitet. Bei Abweichungen zwischen Kundenauftrag und Finanzdokument sperrt das System den Kundenauftrag. Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung können diese Sperre über das Kreditmanagement löschen. Falls es keine Abweichungen gibt, wird der im Kundenauftrag angegebene Betrag im Finanzdokument fortgeschrieben. 6. Sie legen die Lieferung für diesen Vorgang an, und das System kopiert die Finanzdokumentdaten aus dem Kundenauftrag in die Lieferung. Das Finanzdokument gilt für die gesamte Lieferung. 7. Das System prüft die Lieferung, um sicherzustellen, daß sie mit den Bedingungen des Finanzdokuments übereinstimmt. Falls z.b. das Lieferdatum nach dem Gültigkeitsendedatum des Finanzdokuments liegt, sperrt das System die Lieferung. Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung können diese Sperre über das Kreditmanagement löschen. Falls es bei Lieferung und Finanzdokument keine Abweichungen gibt, können Sie Warenausgang buchen. Der Betrag der Lieferung wird in das Finanzdokument fortgeschrieben. 8. Wenn Sie die Rechnung buchen, wird der Rechnungsbetrag in das Finanzdokument fortgeschrieben. Die folgende Abbildung veranschaulicht die Beziehung zwischen dem Finanzdokument (Akkreditiv) und dem Kundenauftrag, der Lieferung und der Rechnung. 14 April 2001

15 SAP AG Arbeiten mit Finanzdokumenten April

16 SAP AG Absicherungsschema im Kundenstammsatz Absicherungsschema im Kundenstammsatz Definition Verfahren, um die Zahlung des Kunden für ein Außenhandelssgeschäft sicherzustellen. Ein Beispiel für allgemeine Absicherungsschemata sind Finanzdokumente. Verwendung Wählen Sie im Kundenstammsatz in der Sicht Fakturierung im Feld Absicherung eine Absicherungsform aus. Sie pflegen die Liste möglicher Absicherungsformen im Customizing des Vertriebs. Wählen Sie Außenhandel/Zoll Dokumentengeschäft Risikomanagement für Finanzdokumente Absicherungsschemata definieren und zuordnen. Integration Das System ermittelt aufgrund des Wertes im Feld Absicherung den Vorschlagswert für die Absicherung in Kundenaufträgen des Kunden. Weitere Informationen über den Vorschlagswert für die Absicherung finden Sie unter Vorschlagswert für Absicherungsschema [Seite 17]. 16 April 2001

17 SAP AG Vorschlagswert für Absicherungsschema Vorschlagswert für Absicherungsschema Verwendung Diese Funktion schlägt ein Absicherungsschema für ein Exportgeschäft vor. Das Absicherungsschema (z.b. ein Finanzdokument) wird im Kundenauftrag vorgeschlagen. Integration Das vom System vorgeschlagene Absicherungsschema ergibt sich aus zwei Werten: dem Wert, den Sie im Kundenstammsatz in der Sicht Faktura im Feld Absicherung eingeben (Um diesen Wert zu setzen, wählen Sie Kunde im Bereich Stammdaten des Cockpit Außenhandel [Extern] und wählen Sie dann Ändern.) Zum Beispiel können Sie festlegen, daß für alle Verkäufe an Kunde ABC ein Finanzdokument erforderlich ist. dem Wert, den Sie als Absicherungsschema für die Belegart angeben Zum Beispiel können Sie festlegen, daß für alle Terminaufträge Finanzdokumente erforderlich sind. Voraussetzungen Damit das System ein Absicherungsschema vorschlägt, müssen Sie die Tabelle pflegen, über die die Absicherungsschemata in Abhändigkeit von Kunde und Belegart ermittelt werden. Um auf diese Tabelle zuzugreifen, wählen Sie im Customizing des Vertriebs: Außenhandel/Zoll Dokumentengeschäft Risikomanagement für Finanzdokumente. Aktivitäten Auch wenn das System das Absicherungsschema vorschlägt, können Sie direkt im Kundenauftrag ein anderes auswählen. April

18 SAP AG Zuordnung von Finanzdokumenten zu Vertriebsbelegen Zuordnung von Finanzdokumenten zu Vertriebsbelegen Verwendung Mit dieser Funktion können Sie Kundenaufträge bzw. Lieferungen mit einem Finanzdokument verknüpfen. Wenn diese Verknüpfung besteht, prüft das System, ob die Vertriebsbelegdaten mit den Bedingungen des Finanzdokuments übereinstimmen. Integration Integration mit dem Kundenauftrag In einem Kundenauftrag können Sie ein Finanzdokument auf Kopf- oder Positionsebene zuordnen. Bei der Zuordnung eines Finanzdokuments auf Kopfebene wird jede Auftragsposition dem Finanzdokument zugeordnet. Bei der Zuordnung eines Finanzdokuments auf Positionseben können Sie bestimmte Positionen einem Finanzdokument zuordnen. Zuordnungen auf Positionsebene haben Vorrang vor Zuordnungen auf Kopfebene. Daher können Sie ein Finanzdokument auf Kopfebene zuordnen und dann bestimmte Positionen verschiedenen Finanzdokumenten zuordnen. Sie ordnen Finanzdokument A einem Kundenauftrag mit fünf Positionen auf Kopfebene zu. Sie können dann Finanzdokument B den Positionen 10 und 20 und Finanzdokument C der Position 30 zuordnen. Finanzdokument A ist weiterhin den Positionen 40 und 50 zugeordnet. Integration mit der Lieferung In einer Lieferung können Sie ein Finanzdokument nur auf Kopfebene zuordnen. Daher wird die gesamte Lieferung einem Finanzdokument zugeordnet. In einer Lieferung können Sie Kundenaufträge mit zugehörigen Finanzdokumenten nur dann zusammenfassen, wenn jeder einzelnen Auftragsposition das gleiche Finanzdokument zugeordnet ist. Aus diesem Grund können zwei Aufträge mit unterschiedlichen Akkreditiven nicht in eine Lieferung zusammengefaßt werden. Voraussetzungen Um ein Finanzdokument einem Vertriebsbeleg zuzuordnen, muß das Finanzdokument im System angelegt sein. Sie können einem Vertriebsbeleg ein nicht aktiviertes Finanzdokument zuordnen. Das System wird dann jedoch Vorgänge mit diesem Vertriebsbeleg sperren, bis das zugeordnete Finanzdokument aktiviert ist. 18 April 2001

19 SAP AG Funktionsumfang Zuordnung von Finanzdokumenten zu Vertriebsbelegen Nachdem Sie Vertriebsbelegen ein Finanzdokument zugeordnet haben, geht das System wie folgt vor: Es prüft die Daten in den Vertriebsbelegen gegen die Bedingungen im Finanzdokument Nehmen Sie an, Sie haben ein Finanzdokument mit einem Wert von USD Das System prüft, ob der Wert der diesem Finanzdokument zugeordneten Kundenauftragspositionen USD nicht überschreitet. Das System prüft auch, ob das Lieferdatum vor dem Gültigkeitsende liegt. Es schreibt das Finanzdokument mit den im Kundenauftrag angegebenen Beträgen fort. Wenn z.b. der Kundenauftragswert DM beträgt und der Wert des zugeordneten Finanzdokuments DM , subtrahiert das System den Kundenauftragswert von dem Finanzdokumentwert. Der Differenzbetrag kann dann für andere Außenhandelstransaktionen verwendet werden. Es sperrt Kundenaufträge oder Lieferungen, falls zwischen den Vertriebsbelegen und dem Finanzdokument Abweichungen außerhalb der Toleranzgrenzen auftreten. Angenommen, Sie haben ein Finanzdokument mit einem Wert von DM und einem zulässigen Überziehungsbetrag von 10%. Wenn sich der Wert des zugehörigen Kundenauftrags auf DM beläuft, sperrt das System den Kundenauftrag, da sein Wert höher ist als der Finanzdokumentwert. Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung können Sperren über das Kreditmanagement löschen. Um sich eine Liste der Prüfungen anzeigen zu lassen, die das System zwischen dem Kundenauftrag und dem zugeordneten Finanzdokument durchgeführt hat, wählen Sie Finanzdok. im Fakturabild der Kopfdaten im Kundenauftrag. April

20 SAP AG Finanzdokumente einem Vertriebsbeleg zuordnen Finanzdokumente einem Vertriebsbeleg zuordnen Voraussetzungen Um ein Finanzdokument einem Vertriebsbeleg zuzuordnen, muß das Finanzdokument im System angelegt sein. Sie können ein Finanzdokument einem Kundenauftrag auf Kopf- und Positionsebene zuordnen. Sie können ein Finanzdokument einer Lieferung jedoch nur auf Kopfebene zuordnen. Vorgehensweise für Zuordnungen auf Kopfebene 1. Führen Sie einen der folgenden Schritte durch: Wählen Sie im Übersichtsbild des Kundenauftrags Springen Kopf Fakturierung. Wählen Sie im Übersichtsbild der Lieferung Kopf Allg.Daten Kopf. 2. Wählen Sie in dem Feld Absicherung ein Absicherungsschema aus, für das ein Finanzdokument erforderlich ist. 3. Geben Sie in dem Feld Finanzdokumentnummer die Nummer des Finanzdokuments ein, das Sie dem Vertriebsbeleg zuordnen möchten. Vorgehensweise für Zuordnungen auf Positionsebene (nur Kundenaufträge) 1. Markieren Sie eine Position im Kundenauftrag. 2. Wählen Sie Springen Position Fakturierung. 3. Wählen Sie in dem Feld Absicherung ein Absicherungsschema aus, für das ein Finanzdokument erforderlich ist. 4. Geben Sie im Feld Finanzd.nummer die Nummer des Finanzdokuments ein, das Sie der Position zuordnen möchten. Sie können Finanzdokumente nur Lieferungen zuordnen, die mit Bezug auf einen Auftrag angelegt wurden. 20 April 2001

21 SAP AG Pflege der Finanzdokumente Pflege der Finanzdokumente Verwendung Mit dieser Funktion können Sie Finanzdokumente ändern, anzeigen und löschen. Sie können auf alle Funktionen, die unten aufgeführt werden, vom Cockpit für das Dokumentengeschäft [Seite 8] aus zugreifen. Um Wählen Sie Beachten Sie bitte ein Finanzdokument anzulegen ein Finanzdokument zu ändern Cockpit für das Dokumentengeschäft Finanzdokumente pflegen Dokument anlegen (Ikone oben an der Spalte Finanzdokumente links im Menü) Cockpit für das Dokumentengeschäft Finanzdokumente pflegen Selektieren Sie den jeweiligen Tab: Allgemeine Daten Termine/Liefertermine Dokumente (siehe unten) Banken (siehe unten) Texte (siehe unten) Status [Seite 25] Verwaltung Die Erstellung eines Finanzdokuments umfaßt mehrere Schritte. Siehe Erzeugen von Finanzdokumenten [Seite 23]. Geben Sie im Feld Finanzdokumentnummer die Nummer des Finanzdokuments ein und wählen Sie Finanzdokumente pflegen. Sie können das Feld auch leer lassen und das Dokument von der Liste selektieren. Das System zeichnet alle Änderungen an Finanzdokumenten in der Änderungshistorie auf. Weitere Informationen finden Sie unter Änderungshistorie für Finanzdokumente [Seite 28]. Siehe auch: Status aktiver Finanzdokumente ändern [Seite 26] ein Finanzdokument anzuzeigen ein Finanzdokument zu löschen Cockpit für das Dokumentengeschäft Finanzdokumente pflegen Cockpit für das Dokumentengeschäft Finanzdokumente pflegen Finanzdokument Löschen Geben Sie im Feld Finanzdokumentnummer die Nummer des Finanzdokuments ein. Sie können das Feld auch leer lassen und das Dokument von der Liste selektieren. Geben Sie im Feld Finanzdokumentnummer die Nummer des Finanzdokuments ein. April

22 SAP AG Pflege der Finanzdokumente Eingabe Bankdaten Geben Sie auf dem Tab Banken das Land und den Bankschlüssel ein sowie die von der Bank verwendete externe Finanzdokumentnummer. Geben Sie diese Daten für jede am Vorgang beteiligte Bank ein. Sie können die Bankfunktion mit Doppelklick auf die Bankfunktionen links von dem Tab Banken selektieren. Die Originaladresse der Bank stammt aus den Bankstammdaten des Moduls Finanzbuchhaltung. Dokumente 1. Bevor Sie Listen von den benötigten Dokumenten anlegen, müssen Sie die Defaultliste der benötigten Dokumente im Customizing für den Außenhandel/Zoll pflegen. Dazu wählen Sie Dokumentengeschäft Grundeinstellungen Einzureichende Dokumente definieren. 2. Ordnen Sie die einzureichenden Dokumente dem Finanzdokumentindikator zu. Im Customizing für den Außenhandel/Zoll wählen Sie Dokumentengeschäft Beziehungen Dokumente zum Indikator Finanzdokument zuordnen. 3. Geben Sie auf dem Tab Dokumente die Anzahl der Originale und der Kopien der einzelnen Dokumente ein, die gemäß den Bedingungen des Finanzdokuments benötigt werden. Texte Auf diesem Tab können Sie die Texte eingeben, die Sie im Finanzdokument hinterlegen möchten. Sie können beispielsweise spezielle Anweisungen für den Spediteur erfassen. 22 April 2001

23 SAP AG Erzeugen von Finanzdokumenten Erzeugen von Finanzdokumenten Einsatzmöglichkeiten Dieser Prozeß erläutert, wie Sie einen Stammsatz für ein Finanzdokument anlegen, das Sie von einer Bank erhalten haben. Voraussetzungen Nehmen Sie im Customizing des Vertriebs die Einstellungen für Finanzdokumente vor. Wählen Sie hierzu Außenhandel/Zoll Dokumentengeschäft. Ablauf 1. Sie geben die Daten im Finanzdokumentbild ein. In der oberen Hälfte der Sicht geben sie Informationen, wie beispielsweise den Buchungskreis und die Kundendaten ein. In Allgemeine Daten geben Sie die Daten der eröffnenden Bank ein, wie beispielsweise die Finanzdokumentnummer und den Wert des Finanzdokumentes. In Termine/Liefertermine geben Sie das Eröffnungsdatum, andere Termine und Lieferdaten ein. 2. Sie erfassen die Bankdaten. In Banken geben Sie die zusätzlichen Bankdaten ein. Zu den Bankdaten gehören die avisierende (A), bestätigende (B) oder negoziierende (N) Bank bei dieser Finanzdokumentenabwicklung. Sie können auch Gebühren und Währungen für die jeweilige Bank angeben. 3. Sie ergänzen das Finanzdokument mit zusätzlichen Texten. Zusätzliche Texte können z.b. spezielle Hinweise für die Spediteure wie Abfertigungsoder Verpackungsanweisungen sein. 4. Sie legen eine Liste aller Versandbelege an, die gemäß den Bedingungen des Finanzdokuments der Bank vorgelegt werden müssen. Zum Beispiel können Sie angeben, daß für das Finanzdokument eine Originalpackliste und zwei Kopien erforderlich sind. 5. Aktivieren Sie das Finanzdokument. Siehe auch: Um sicherzustellen, daß ein Finanzdokument nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft wurde, können Sie im System festlegen, daß zwei Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung die Finanzdokumente aktivieren müssen. Anleitungen, wie Sie die oben genannten Schritte durchführen, finden Sie unter Pflege von Finanzdokumenten [Seite 21]. April

24 SAP AG Erzeugen von Finanzdokumenten 24 April 2001

25 SAP AG Status eines Finanzdokuments setzen Status eines Finanzdokuments setzen Verwendung Der Status eines Finanzdokuments bestimmt, ob es in Vertriebsbelegen verwendet werden kann. Hier ist ein Beispiel: Status B Dokument ist unvollständig bedeutet, daß Sie weitere Unterlagen für das Finanzdokument benötigen. Status D Dokument liegt vor und kann verwendet werden bedeutet, daß das Finanzdokument Kundenaufträgen zugeordnet werden kann. Status E Änderung des Dokuments ist beantragt bedeutet, daß das Dokument erst dann einem Kundenauftrag zugeordnet werden kann, wenn sein Status auf D gesetzt wird. Voraussetzungen Der Status eines Finanzdokuments wird über ein Berechtigungsobjekt geschützt. Sie können das Berechtigungsobjekt so definieren, daß mehrere Benutzer Finanzdokumente anlegen, ändern oder anzeigen, jedoch nur ein paar Benutzer den Status eines Dokuments pflegen können. Nur Benutzer, denen Aktivität 36 (erweiterte Pflege) für dieses Berechtigungsobjekt zugeordnet wurde, können ein Finanzdokument aktivieren. Sie können auch festlegen, daß zwei Mitarbeiter das Finanzdokument prüfen müssen, bevor ein Finanzdokument aktiviert werden kann. Dadurch wird sichergestellt, daß die Finanzdokumentdaten nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft werden, bevor sie im System verwendet werden können. Sie nehmen diese Einstellung im Customizing des Vertriebs vor. Wählen Sie hier Außenhandel/Zoll Dokumentengeschäft Grundeinstellungen Indikatoren für Finanzdokumente definieren. Wählen Sie einen Finanzdokumentindikator und dann Springen Details. Wählen Sie Bestätigung aktiv unter Erweiterte Bestätigungssteuerung. Vorgehensweise 1. Gehen Sie zum Cockpit für das Dokumentengeschäft [Seite 8]. 2. Wählen Sie Finanzdokumente pflegen. 3. Auf dem Tab Status wählen Sie den Status. Wenn Sie das Dokument aktivieren möchten, müssen Sie Status D (Dokument ist verfügbar und kann verwendet werden) wählen. 4. Sichern Sie das Finanzdokument. Siehe auch: Pflege der Finanzdokumente [Seite 21] April

26 SAP AG Status aktiver Finanzdokumente ändern Status aktiver Finanzdokumente ändern Verwendung Wenn Sie ein Finanzdokument einmal aktiviert haben, indem Sie seinen Status auf D ( Dokument liegt vor und kann verwendet werden ) setzen, können Sie seinen Status nicht mehr auf A, B oder C zurücksetzen, auch wenn Sie das Finanzdokument noch nicht gesichert haben. Wenn das Dokument den Status D hat, können Benutzer es Kundenaufträgen zuordnen. Wenn Sie Benutzer vorübergehend daran hindern möchten, das Finanzdokument Kundenaufträgen zuzuordnen, setzen Sie den Status des Dokuments auf E ( Änderung des Dokuments ist beantragt ). Wenn Sie den Status auf E setzen, wird das Dokument für die Zuordnung gesperrt. Die Dokumentdaten können jedoch gesichert werden. Wenn Sie den Status eines Finanzdokumentes in E (Änderung des Dokuments ist beantragt) umändern, können Sie mehr Änderungen am Dokument vornehmen als im Status D (Dokument liegt vor und kann verwendet werden). Wenn ein Finanzdokument zum Beispiel Status D hat, können Sie den Wert oder das Gültigkeitsendedatum nicht ändern. Im Status E jedoch können Sie diese Daten ändern. Weitere Informationen über Status finden Sie unter Status eines Finanzdokuments setzen [Seite 25]. Voraussetzungen Bei dieser Vorgehensweise wird vorausgesetzt, daß Sie dem Finanzdokument Status D zugewiesen und es bereits gesichert haben. Wenn Sie gerade ein Finanzdokument anlegen und seinen Status fälschlicherweise auf D setzen, können Sie die Transaktion verlassen, ohne die Daten zu sichern. Wenn Sie die Daten jedoch nicht verlieren möchten, dann ändern Sie den Status des Dokuments zuerst auf E und sichern Sie anschließend die Daten. Anschließend können Sie das Finanzdokument erneut aufrufen und den Status wieder auf D setzen. Vorgehensweise 5. Gehen Sie zum Cockpit für das Dokumentengeschäft [Seite 8]. 6. Geben Sie im Feld Finanzdokumentnummer die Nummer des Finanzdokuments ein, das Sie deaktivieren möchten und wählen Sie Finanzdokumente pflegen. 7. Auf dem Tab Status wählen Sie Status E. 8. Selektieren Sie den Grund für die Änderung in der Dialogbox Status Finanzdokument und wählen Sie Weiter. 9. Sichern Sie das Finanzdokument. Das Finanzdokument ist jetzt gesperrt. Es kann erst dann einem Kundenauftrag zugeordnet werden, wenn Sie den Status wieder auf D setzen. 26 April 2001

27 SAP AG Status aktiver Finanzdokumente ändern Um das Finanzdokument wieder im System verfügbar zu machen, rufen Sie das Dokument im Änderungsmodus auf. Ändern Sie dann den Status auf D und sichern Sie das Finanzdokument. Siehe auch: Pflege der Finanzdokumente [Seite 21] April

28 SAP AG Änderungshistorie für Finanzdokumente Änderungshistorie für Finanzdokumente Verwendung Zu Datenverfolgungszwecken listet diese Funktion alle Änderungen auf, die an einem Finanzdokument vorgenommen wurden. Von der Liste aus, die mit dieser Funktion erstellt wird, können Sie sich weitere Einzelheiten zu den Änderungen anzeigen lassen. Sie können zum Beispiel sehen, wer die Änderungen vorgenommen hat und auf welches Tabellenfeld sich die Änderung ausgewirkt hat. Aktivitäten Wenn ein Finanzdokument angezeigt wird (siehe Pflege von Finanzdokumenten [Seite 21]), können Sie sich die Historie anzeigen lassen, indem Sie im Hauptmenü Umfeld Historie ändern wählen. Um sich die Einzelheiten einer Änderung anzusehen, positionieren Sie den Cursor auf eine geänderte Zeile und wählen dann Auswählen. 28 April 2001

29 SAP AG Überwachung von Finanzdokumenten Überwachung von Finanzdokumenten Verwendung Mit dieser Funktion können Sie Listen von Finanzdokumenten und Vertriebsbelegen, die Finanzdokumenten zugeordnet sind, erstellen. Mit Hilfe dieser Listen können Sie Finanzdokumente und die zugehörigen Vertriebsbelege überwachen. Zum Beispiel können Sie eine Liste aller Finanzdokumente erzeugen, deren Gültigkeit in den nächsten zwei Monaten abläuft. Funktionsumfang Auf der Basis der von Ihnen angegebenen Selektionskriterien können Sie mit dieser Funktion folgende Arten von Listen erzeugen: Finanzdokumente (aktuell im System verfügbare Finanzdokumente) gesperrte Belege (Vertriebsbelege, die aufgrund von Abweichungen gegenüber den Finanzdokumenten gesperrt sind) zugeordnete Belege (Vertriebsbelege, denen Finanzdokumente zugeordnet sind) Funktion "Auffrischen" Der Knopf "Status auffrischen" innerhalb des Bereiches Überwachung im Cockpit für das Dokumentengeschäft [Seite 8] prüft den Status aller Finanzdokumente, die für die gewählte Variante selektiert wurden. Die Funktion Auffrischen steuert das Ampelsignal. Die Lichter der Ampel haben die folgenden Bedeutungen: Finanzdokumente, die im System gepflegt sind Ampelfarbe Status Beschreibung Rotes Licht Z Finanzdokumente sind vorhanden, die geschlossen sind und zur Reorganisation freigegeben wurden (Archivierung). Gelbes Licht B, C, E Finanzdokumente sind vorhanden, deren Status eines der folgenden Merkmale aufweist: Dokument ist unvollständig Dokument wurde angeraten (LOC wurde an den Exporteur versendet) Dokument soll geändert werden Graues Licht A Finanzdokument ist vorhanden, dessen Status "angelegt" lautet. Grünes Licht D Alle Dokumente wurden freigegeben und sind verfügbar. Gesperrte Finanzdokumente Rotes Licht Grünes Licht Gesperrte Belege sind vorhanden. Gesperrte Belege sind nicht vorhanden. April

30 SAP AG Überwachung von Finanzdokumenten Aktivitäten Sie führen diese Funktionen innerhalb des Bereiches Überwachung im Cockpit für das Dokumentengeschäft [Seite 8] aus. Von der Liste der zugeordneten Belege und der Liste der Finanzdokumente aus können Sie sich die entsprechenden Vertriebsbelege anzeigen lassen und Daten in den Finanzdokumenten ändern, indem Sie auf die Belegnummer klicken. Von der Liste der gesperrten Belege aus können Sie Vertriebsbelege ändern und, sofern Sie die Berechtigung haben, Sperren löschen. 30 April 2001

31 SAP AG Graphischer Vergleich Graphischer Vergleich Verwendung Mit dieser Funktion wird ein Kreisdiagramm angezeigt, das veranschaulicht, welcher Anteil eines Finanzdokumentwertes bereits Vertriebsbelegen zugeordnet ist. Zum Beispiel kann ein Diagramm zeigen, daß 60% des Finanzdokumentwertes Kundenaufträgen, 20% Rechnungen und 20% noch gar nicht zugeordnet sind. Funktionsumfang Das Kreisdiagramm zeigt die Werte aller Kundenaufträge, Lieferungen und Rechnungen in Bezug auf das Finanzdokument an. Aktivitäten Sie können diese Funktion vom Cockpit für das Dokumentengeschäft [Seite 8] aus durchführen. 1. Sie können sich ein Finanzdokument anzeigen lassen, indem Sie im Cockpit Finanzdokumente pflegen wählen. 2. Um sich graphische Vergleiche anzeigen zu lassen, wählen Sie die Graphikikone auf dem Tab Allgemeine Daten. Die Grafikikone erscheint nur, wenn graphische Vergleiche wichtig sind. 3. Um den Graphiktyp zu ändern, klicken Sie auf die rechte Maustaste. April

32 SAP AG Druck von Finanzdokumentdaten in Vertriebsbelegen Druck von Finanzdokumentdaten in Vertriebsbelegen Verwendung Beim Druck von Dokumenten, die für ein Exportgeschäft benötigt werden, ersetzt diese Funktion die Adreßdaten aus der Faktura mit Adreßdaten aus dem Finanzdokument, falls diese Daten voneinander abweichen. Im Kundenstammsatz ist Hauptstraße 132 als Adresse des Warenempfängers hinterlegt. Sie erhalten von einer Bank ein Finanzdokument, in dem Hauptstrasse 123 als Adresse des Warenempfängers angegeben ist. Es handelt sich um einen Tippfehler im Finanzdokument. Wenn Sie das Finanzdokument anlegen, geben Sie die Adresse des Warenempfängers so ein, wie sie auf dem von der Bank erhaltenen Finanzdokument angegeben ist. Wenn Sie die Packliste drucken, ein gemäß den Bedingungen dieses Finanzdokuments erforderlicher Versandbeleg, verwendet das R/3-System für diese Liste die Adresse aus dem Finanzdokument. Die Daten im Finanzdokument haben stets Vorrang vor den Daten aus dem Kundenstammsatz, da von den Banken vorgegeben ist, daß Adressen und andere Daten in Versandbelegen identisch sein sollen mit den Daten im Finanzdokument. Abweichungen zwischen Adressen in der Kopie des Finanzdokuments für die Bank und den Versandbelegen, die Sie anlegen, können die Zahlung verzögern und ziehen kostenspielige Änderungen mit sich. Voraussetzungen Um diese Funktion zu verwenden, müssen Sie zunächst folgende Einstellungen im Customizing des Vertriebs vornehmen: Außenhandel Dokumentengeschäft Außenhandel Druck/Kommunikation Grundfunktionen Nachrichtensteuerung Funktionsumfang Die Daten in Finanzdokumenten ersetzen nur die Daten in Belegen, die aufgrund der Rechnung mittels des Außenhandel-IDoc EXPINV02 gedruckt werden. Zum Beispiel ersetzen die Daten eines Finanzdokuments nicht die Daten gedruckter Auftragsbestätigungen, da Auftragsbestätigungen auf Basis eines Kundenauftrags, nicht einer Faktura gedruckt werden. 32 April 2001

33 SAP AG Grundsätzliches zum Dokumentengeschäft Grundsätzliches zum Dokumentengeschäft Dokumentengeschäfte leisten einen wichtigen Beitrag zur Reduzierung der im Außenhandelsgeschäft auftretenden Risiken. Dem Exporteur bestätigen sie die termingerechte und vollständige Zahlung. Dem Importeur bestätigen sie, daß der Exporteur die Waren geliefert hat. Dokumentengeschäfte tragen zur Reduzierung von Risiken bei, da Versandpapiere als Nachweis des Außenhandelsgeschäfts erforderlich sind. Dokumentengeschäfte reduzieren die Risiken, die der Exporteur trägt, da der Importeur die Dokumente (z.b. Frachtbriefe), die er benötigt, um seine Waren zu erhalten, erst nach Leistung der Zahlung erhält. Dokumentengeschäfte reduzieren die Risiken, die der Importeur trägt, da dieser erst die Zahlung leistet, wenn der Exporteur alle Dokumente vorlegt, die nachweisen, daß er die Waren zu den vertraglich festgelegten Bedingungen geliefert hat. Eine der am weitesten verbreiteten Dokumentengeschäftsarten ist das Akkreditiv. Akkreditive Ein Akkreditiv ist ein rechtsgültiges, negoziierbares Dokument, das aufgrund der Anfrage eines Importeurs von einer Bank ausgestellt wird. Das Akkreditiv stellt die Zahlung der Waren durch den Importeur sicher, indem die Kreditwürdigkeit des Importeurs durch die Kreditwürdigkeit einer Bank ersetzt wird. Es gibt entsprechend der Verwendung und der Anzahl der beteiligten Banken verschiedene Akkreditivarten. Im folgenden werden der betriebswirtschaftliche Ablauf sowie der Waren- und Wertefluß für ein allgemeines Außenhandelsgeschäft anhand eines Akkreditivs dargestellt. Betriebswirtschaftlicher Ablauf bei der Akkreditivabwicklung 1. Der Importeur schickt dem Exporteur eine Bestellung. Die Bestellung ist eine Zusage, die angegebenen Waren unter den festgelegten Bedingungen zu kaufen. 2. Nach Erhalt der Bestellung erteilt der Exporteur eine Auftragsbestätigung. Die Auftragsbestätigung ist eine Zusage, die Waren gemäß der vertraglich festgelegten Bedingungen, einschließlich der Zahlungsbedingungen, zu verkaufen und zu liefern. 3. Der Importeur eröffnet gemäß den vom Exporteur gewünschten Zahlungsbedingungen ein Akkreditiv bei der Bank seiner Wahl. Diese Bank ist die eröffnende bzw. ausgebende Bank. Die Auftragsbestätigung und die Bestellung bilden die Grundlage des Akkreditivs. Die zwischen Bank und Importeur festgelegten Bedingungen richten sich nach der Kreditwürdigkeit des Importeurs. 4. Nach der Bewilligung der Akkreditivanfrage kann sich die eröffnende Bank mit ihrer Zweigstelle bzw. Filiale (d.h. der avisierenden Bank) im Land des Exporteurs in Verbindung setzen, um das Akkreditiv im Auftrag des Exporteurs zu eröffnen und zu bestätigen. Das Akkreditiv selbst wird in der Regel per Telex versendet. Dessen Echtheit wird durch die darin enthaltene Kennung bestätigt. 5. Die avisierende Bank beglaubigt das Akkreditiv und schickt es dem Exporteur per Einschreiben. April

34 SAP AG Grundsätzliches zum Dokumentengeschäft Das Akkreditiv ist offiziell eröffnet und bestätigt die Zahlungsfähigkeit des Importeurs. Der Exporteur liefert jetzt die Waren. Waren- und Wertefluß bei der Akkreditivabwicklung 1. Der Exporteur liefert dem Importeur die Waren gemäß den Bedingungen des Akkreditivs. In der Regel sind im Akkreditiv Versandinformationen festgelegt, z.b. Verkehrsträger, Lade- und Abladehafen, Verpackung der Waren und Versicherung. 2. Nach Versenden der Waren legt der Exporteur der negoziierenden Bank das gültige Akkreditiv und die erforderlichen Versandpapiere vor. Der Exporteur kann sich eine negoziierende Bank aussuchen oder die avisierende Bank als negoziierende Bank verwenden. 3. Die negoziierende Bank prüft die Gültigkeit der Versandpapiere auf Abweichungen. Wenn die Dokumente Abweichungen enthalten, kann die negoziierende Bank es ablehnen, die Dokumente zur Negoziierung anzunehmen. Der Exporteur kann dann entweder eine Änderung des Akkreditivs beantragen, damit die Abweichungen zugelassen werden, oder der negoziierenden Bank ein Garantieschreiben vorlegen. Das Garantieschreiben beinhaltet die Haftbarkeit des Exporteurs, falls der Importeur die Dokumente aufgrund der Abweichungen ablehnt. Wenn die Dokumente keine Abweichungen enthalten, nimmt die negoziierende Bank die Dokumente an und leistet dem Exporteur die vertraglich festgelegte Zahlung für die Waren. Hiervon können ggf gemäß den Bedingungen des Akkreditivs Bankgebühren abgezogen werden. 4. Die eröffnende Bank erstattet der negoziierenden Bank den an den Exporteur gezahlten Betrag. Im Gegenzug erhält sie von der negoziierenden Bank die Versandpapiere. Die negoziierende Bank kann gegebenenfalls gemäß den Bedingungen des Akkreditivs. berechtigt sein, Bankgebühren bei der eröffnenden Bank zu erheben. 5. Die eröffnende Bank negoziiert mit dem Importeur die Zahlung im Austausch gegen die Versandpapiere. Die Zahlung des Importeurs an die eröffnende Bank richtet sich nach den vertraglichen Bedingungen. Manche Banken fordern 75% des Auftragswerts im voraus und die restlichen 25% beim Eintreffen der Versandpapiere. 6. Nach Erhalt der gültigen Versandpapiere von der eröffnenden Bank legt der Importeur dem Transportunternehmen den Frachtbrief vor und erhält dafür die Waren. Für die Zollabwicklung verwendet der Importeur weitere Versandpapiere wie Handelsrechnungen, Packlisten und Ursprungsnachweise. 34 April 2001