Effizienz in Führung und Administration

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1 Von der Hochschulverwaltung zum Hochschulmanagement?! September 2011 an der Hochschule Magdeburg Stendal 17. Jahrestagung der Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten sowie der Kanzlerinnen und Kanzler der Hochschulen für angewandte Wissenschaften der Bundesrepublik Deutschland Effizienz in Führung und Administration ato Paul Licka, Berinfor AG (Zürich / Schweiz) Berinfor AG Talacker Zürich Schweiz

2 Einleitung i "Welches sind die passenden Organisations und Führungsmodelle für unsere Hochschule?" "Wie können neue Konzepte und Modelle nachhaltig in unserer Hochschule verankert werden?" Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

3 Vorstellung Wir beraten und unterstützen Hochschulen bei der Schaffung von mehr Freiraum für ihr Kerngeschäft. Unsere Leistungen erbringen wir für Hochschulen, Fakultäten, Institute, Rektorate und Verwaltungsbereiche. Strategieentwicklung und Geschäftsmodellierung Gestaltung von Planungs sowie Steuerungsprozessen Optimierung von Prozessen, Strukturen und Systemen Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal 16. September

4 Inhalt 1. Einordnung des Themas 2. Wann spricht man von effizienter Führung und Administration? 3. Einflussfaktoren und Lösungsansätze 4. Aspekte der Umsetzung 5. Beispiel aus der Praxis 6. Thesen / Statements Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

5 1. Einordnung des Themas Strukturierung und Koordination von Personen, Sachmitteln und Informationen zum Zwecke der Erreichung der Ziele einer Hochschule Gemeinsame Werte, Normen und Einstellungen, welche die Entscheidungen, die Handlungen und das Verhalten der Organisationsmitglieder prägen. Die Geschäftsperspektive betrachtet die administrativen und betriebswirtschaftlichen Aspekte einer Hochschule. Die Leitungsperspektive betrachtet die Aspekte der Steuerung und Kontrolle einer Hochschule. Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

6 2. Wann spricht ih man von effizienter i Führung und Administration? i i Kurze Durchlaufzeiten Kurze Bearbeitungszeiten Kein Formularkrieg Wenige und klar definierte Schnittstellen Keine Doppelspurigkeiten Über den eigenen Tll Tellerrand dhinaus blicken Keine Nachbearbeitungen Transparenz über die Vorgänge innerhalb der Hochschule Geringe Reglementierung Einfache Lösungen Unbürokratisches Verhalten Kurze "Antwortzeiten"... Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

7 3. Einflussfaktoren f und Lösungsansätze Gesetze Reglemente Verordnungen Kompetenzen und Verantwortlichkeiten Governance Prozesse Führung / Management Spezifität der Hochschule Strukturen Fachkultur Instrumente Beschäftigte Organisation Kultur Wissenschaftskultur Expertenorganisation Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

8 31Füh 3.1 Führung / Management eine Definition i i Führung/Management im Sinne eines erlernbaren "Handwerks" Führung ist nicht: Betriebswirtschaftslehre Auf Wirtschaft beschränkt Nur Menschenführung Nur Top Management Identisch mit Sachaufgaben Führung/Management ist: Transformation von Ressourcen (Wissen) in Nutzen Führen von Menschen in Organisationen Gestaltung von Organisationen mit Menschen Umgang mit Komplexität Systeme unter Kontrolle bringen und unter Kontrolle halten Für klare und präzise Ziele sorgen, organisieren, entscheiden, kontrollieren, Menschen entwickeln und fördern Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

9 31Füh 3.1 Führung / Management Ef Erfolgsfaktoren f Es bauc braucht ein gemeinsames e es Verständnis esä svon Führung gund doga Organisation Die stärksten Signale sind die Personalentscheide Wenn Schlüsselpersonen die gemeinsame (Unternehmens )Kultur nicht tragen, sind Reibungsverluste vorprogrammiert Es muss ein Klima des Vertrauens geschaffen werden Die Mitarbeitenden müssen den Sinn erkennen Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

10 32O 3.2 Organisation i Betroffene Prozesse Entwicklungsprozesse Managementprozesse Planungsprozesse Operative Führungsprozesse Prozesse des Finanz- und Rechnungswesen Prozesse der Studierendenadministration Prozesse der Forschungsadministration Prozesse der Informatik Prozesse des Personalwesen Prozesse der Lehradministration Prozesse der Logistik Prozesse des Gebäudeunterhalts Supportprozesse Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

11 33O 3.3 Organisation i Prozesse & Strukturen Management Prozesse Definition von einheitlichen und durchgängigen Führungsprozessen Zuordnung der Prozessverantwortung Wechselspiel «top down bottom up» bei der Prozessgestaltung berücksichtigen Strukturen Definition von Führungs und Beratungsgremien Über und Unterstellung Disziplinarische und fachliche Führung Kompetenzen und Verantwortlichkeiten tli it von Führungspositionen und Gremien festlegen Abstimmung zwischen Gremien/Führungspositionen und Führungsprozessen (inhaltlich, terminlich) Administration Prozesse Harmonisierung und Standardisierung von Prozessen und Instrumenten Bearbeitungsschritte zentralen und dezentralen Einheiten zuordnen Was soll zentral und was dezentral erfolgen? Definition von durchgängigen Prozessen Strukturen Organisationsformen (Linie, Matrix) Flache Hierarchien, vernünftige Führungsspanne Zuordnung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung (in der Linie, Gremien, für Prozesse) Bündelung / Verteilung von Ressourcen Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

12 33O 3.3 Organisation i Instrumente & Führungskräfte Management Führungsinstrumente Durchgängige Planungsinstrumente Brauchbare Management Informationen Einfache Reportinginstrumente Instrumente der Qualitätssicherung und verbesserung Führungskräfte Führungskräfte müssen über die dafür erforderlichen Qualifikationen verfügen Akademische Führungskräfte müssen auch die Geschäftsperspektive berücksichtigen Administrative Führungskräfte müssen auch die akademische Perspektive berücksichtigen Interessen der Hochschule stehen im Vordergrund nicht Eigeninteressen Administration Arbeitsinstrumente Nützliche Werkzeuge und Hilfsmittel zur Unterstützung der Prozesse und Aufgaben Standardisierte Werkzeuge und Hilfsmittel Beschäftigte Fachliche Qualifikation (steht bei der Auswahl im Vordergrund) "Branchenkenntnis" Hochschule (steht bei der Einarbeitung und Entwicklung im Vordergrund) Verständnis für die spezielle Kultur einer Hochschule Fähigkeit, Brücken zwischen Akademie und Administration zu schlagen Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

13 34G 3.4 Governance Disziplinarische Unterstellung Organisation Kultur. Gremien und Kompetenzen Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

14 35K 3.5 Kultur Gemeinsame Werte Gemeinsame Normen und Verhaltensweisen Gemeinsames Führungsverständnis Ungeschriebene Gesetze Kultur der Institution als Ganzes Hochschulkultur Wissenschaftskultur Autonomieverständnis Gremienkultur Unterschiedliche Fachkulturen Expertenkultur Basisdemokratisches Führungsverständnis Diskussionskultur Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

15 35K 3.5 Kultur erwünschte und unerwünschte Effekte Mit der Einführung von Massnahmen zur besseren Steuerung und mehr Effizienz wird die Verdrängung der Hochschulkultur befürchtet. Die gemeinsame Kultur muss jedoch als Ergänzung zur bestehenden Hochschulkultur h lt verstanden und entwickelt werden. Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

16 4. Aspekte der Umsetzung Problematik Die Einführung neuer organisatorischer Lösungen scheitert an kulturellen Barrieren und am "menschlichen" Widerstand gegenüber Veränderungen Verstärkt wird ddieser kulturelle ll Widerstand ddadurch, d dass viele der Eigenheiten it durch hdie Governance "vorgespurt" werden Wichtige Fragen vor jedem Veränderungsvorhaben Welche Voraussetzungen sind für die Einleitung der Veränderung zu schaffen? Wie wird das Vorhaben methodisch abgewickelt? Wie wird das Vorhaben zeitlich angelegt? Wie werden Management, Betroffene und Beteiligte einbezogen? Wie wird das Vorhaben aufgesetzt? Wie wird die Umsetzung von Massnahmen sichergestellt? Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

17 5. Ein praktisches ki Beispiel i Hochschulweiter h Jh Jahresplan Erwartetes Ergebnis Die Hochschule verfügt über einen für alle Organisationseinheiten verbindlichen Jahresplanin welchem sämtliche Prozesse und Aspekte berücksichtigt sind, welche für die Hochschule als Gesamtorganisation relevant sind und bei denen inhaltliche oder zeitliche Abhängigkeiten bestehen. Ziele des Projektes Transparenz schaffen Optimierung der Gesamtbewirtschaftung der Ressourcen (v.a. Raum) Beitrag für einen reibungsloseren Ablauf der operativen Prozesse leisten Planungssicherheit erhöhen Freiräume für die Ausgestaltung des Lehrangebots ausweisen Projekt Scope Semesterangebotsplanung Studierendenadministration Lehrangebotsplanung Weiterbildung hinsichtlich der Aspekte der Raum sowie Pensenplanung Vor /Nachgelagerte Prozesse (Input/Output) Finanzplanung (EFP) und Budgetierung (v.a. Studierendenzahlen) Pensenplanung Raumbewirtschaftung Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

18 5. Ein praktisches ki Beispiel i Setup Voraussetzungen schaffen Es wurde ein Entscheid seitens der Hochschulleitung gefällt, dass die Prozesse der Jahresplanung über alle 8 Departemente harmonisiert werden müssen. Es wurde beschlossen, dafür ein Projekt aufzusetzen Aus "politischen" und ressourcenbedingten Gründen wurde entschieden, für dieses Projekt externe Unterstützung beizuziehen: Unerwünschter Eingriff in die Hoheit der Departemente Befürchteter Anpassungsaufwand und Einschränkung der Autonomie Widerstand gegenüber zentral angesiedelten Vorhaben Projektorganisation i Auftraggeber: Rektor Entscheidungsgremium: Hochschulleitung Projektleitung: Generalsekretär Kernteam: Zentrale Prozessverantwortliche Expertengruppe: Process Knower aus zentralen Einheiten und allen Departementen Externe Unterstützung: Berinfor AG Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

19 5. Ein praktisches ki Beispiel i Vorgehen Methodische Abwicklung Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt Entwurf Jahresplan durch Kernteam und Berinfor Delta Analyse je Departement Hochschulweite Konsolidierung der Jahresplanung (Entscheide). Identifikation kritischer Deltas (keine!) Erforderliche Anpassungen werden je Departement und in den zentralen Einheiten geprüft Genehmigung Jahresplan Vorstellung und Freigabe Umsetzungsroadmap Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

20 6. Thesen "Das System Hochschule gleicht einem gordischen Knoten Massgebliche Veränderungen sind nur unter Berücksichtigung von Organisation, Governance und Kultur möglich, da die charakteristischen Eigenschaften von Hochschulen in allen drei Bereichen fest verankert sind." "Um Veränderungen in Hochschulen erfolgreich umzusetzen, sind adaptierte Methoden und Modelle ebenso erforderlich wie ein auf dieses System adaptiertes Vorgehen. Viele Vorhaben scheitern, weil die kulturellen Eigenheiten und die Governance der Hochschule h dabei zu wenig berücksichtigt twerden." "Hochschulen werden sich mit Veränderungen weiterhin schwer tun, solange sie keine gemeinsame, verbindende Führungs- und Geschäftskultur etablieren, welche komplementär zur Hochschulkultur entwickelt werden muss." Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal

21 Herzlichen Dank gerne beantworte ich Ihre Fragen Berinfor AG Effizienz in Führung und Administration / Juni 2011 in Magdeburg Stendal