QUES Befragungssoftware zur Selbstevaluation

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1 QUES Erste Schritte Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung Landesinstitut für Schulentwicklung QUES Befragungssoftware zur Selbstevaluation Qualitätsentwicklung und Evaluation Schulentwicklung und empirische Bildungsforschung Bildungspläne Stuttgart 2009

2 QUES-Onlinebefragung Inhaltsverzeichnis Der Login und das Nutzerrecht... 3 Erstellung eines Fragebogens... 4 Erstellen einer Befragung...11 Einladen der Teilnehmer...12 Verwalten der laufenden Befragung...15 Auswertung der Ergebnisse...16 Häufig gestellte Fragen - FAQs...17 Impressum Herausgeber: Druck und Vertrieb: Redaktion: Landesinstitut für Schulentwicklung (LS) Rotebühlstraße 131, Stuttgart Fon: Internet: Landesinstitut für Schulentwicklung (LS) Rotebühlstraße 131, Stuttgart Fax Fon: oder Christoph Schaub, LS Stuttgart Stand: August

3 Landesinstitut für Schulentwicklung Der Login und das Nutzerrecht Das System Ques kennt zwei unterschiedliche Zugangswege: Einen Login für die Erstellung von Fragebögen und Anlage sowie Auswertung der Befragungen ( für den Redakteur und einen anderen Login für das Ausfüllen des zugedachten Fragebogens ( Loginoberfläche für den Redakteur Für die Nutzung des Systems QUES als Redakteur benötigt man einen Zugangscode und durch den Administrator vergebene Nutzerrechte. Diese kann man als Schule oder Angehöriger des LS unter erhalten. Loginoberfläche für den Befragungsteilnehmer An einer Befragung kann jeder teilnehmen, der entweder vom Redakteur eingeladen wurde, eine gültige TAN in seinem Besitz hat o- der, bei frei zugänglichen Befragungen, einem Link auf die Einstiegsseite gefolgt ist. Der Teilnehmer einer Befragung kann nur den Fragebogen ausfüllen. Eine Einsicht in Ergebnisse oder eine Arbeit am Fragebogen ist unmöglich. Für die Tätigkeit als Redakteur werden unterschiedliche Zugriffsbereiche freigegeben. Der Redakteur kann eigene Fragebögen erstellen und Befragungen durchführen. Ein Redakteur kann weiterhin für ihn freigegebene Musterbögen nutzen und anpassen. Ein Redakteur kann nicht in laufende Befragungen eingreifen, Systemeinstellungen vornehmen oder Fragebögen anderer Nutzer einsehen. 3

4 QUES-Onlinebefragung Erstellung eines Fragebogens Sie betreten das Programm QUES mit Ihrem Nutzernamen und Passwort. Sie befinden sich jetzt in Ihrer Anwendungsumgebung. Sie sehen die für Sie zur Verfügung stehenden Funktionen und Daten. Hierbei sehen Sie immer nur Ihre eigenen Fragebögen und Befragungen sowie für Sie bereitgestellte Vorlagen. Diese können Sie dann verwenden und editieren, jedoch die Vorlage dabei nicht überschreiben. Standardoberfläche nach dem Login Sie haben folgende Schaltflächen zur Verfügung: Fragebögen Hier erstellen und verändern Sie Fragebögen Menue Hier wählen Sie die gewünschte Aktion aus. Befragungen Hier definieren und starten Sie Ihre Umfrage Sie klicken auf die Schaltfläche Menue und erhalten den Auswahlpunkt neues Fragebogenpaket. Sie klicken diesen Punkt an und ein Fenster zur Eingabe öffnet sich. Sie benennen nun ein Paket zur Identifikation Ihres Fragebogens Eingabefeld für die Basisdaten des Fragebogenpaketes 4

5 Landesinstitut für Schulentwicklung Wichtig ist, dass Sie das Fragebogenpaket als privat deklarieren, da es sonst von anderen Benutzern ggf. verwendet und verändert werden könnte. Wenn Sie natürlich Ihren Fragebogen als Muster für andere Schulen zur Verfügung stellen wollen, so können Sie auch die öffentlich -Option wählen. Wenn sie nun links auf die Schaltfläche Fragebögen klicken, sehen Sie, dass Ihr Fragebogenpaket nun dort eingestellt ist. Mit einem Klicken auf Ihr Fragebogenpaket (hier Anleitung) erscheint ein Menue zur weiteren Bearbeitung. Sie wählen den Punkt Neue Version erstellen und es erscheint ein weiteres Eingabefeld. Übernahme eines öffentlichen Musterfragebogens z. B. einer anderen Schule wäre hier möglich Geben Sie Ihrem Fragebogen einen Titel Nun geht es an die konkrete Erstellung des Fragebogens. Sie wählen neuer Fragebogen, vergeben auch hier noch einmal eine eindeutige Benennung zur späteren Identifizierung, wenn mehrere Versionen in diesem Paket eingestellt sind. 5

6 QUES-Onlinebefragung Mit der Anwahl des von Ihnen benannten Fragebogens erscheint nun das eigentliche Arbeitsmenue für die Erstellung der Fragen. Layoutelemente sind Überschriften und Textfelder Hier wählen Sie die Fragetypen aus und definieren dann Ihre Frage In einer Gruppe lassen sich Fragen zusammenfassen, die dann gesammelt an Bedingungen geknüpft werden etc. Es stehen Ihnen folgende vier Fragetypen zur Verfügung: Bevor Sie eine Frage stellen, wählen Sie also den Fragetyp aus. Im nächsten Schritt geben Sie die Frageformulierung, ggf. eine Erklärung und wenn sie wünschen auch eine Erklärung im Popup ein (dieses kann später mittels Klicken auf ein Fragezeichen aktiviert werden und dem Befragten so Zusatzinformationen liefern). 6

7 Landesinstitut für Schulentwicklung Legen Sie hier fest, ob eine Antwort notwendig ist und welches Format die Antwort haben darf. Wählen Sie hier die Darstellung der Antwortmöglichkeiten. Möglicherweise ist es sinnvoll, dass bestimmte Fragen nur in Abhängigkeit von anderen Antworten gestellt werden z.b. nur diejenigen, die Märchen mögen sollen auch später nach Rotkäppchen gefragt werden. Sie können dieses nun hier festlegen (dafür muss zuvor die Bedingung jedoch definiert worden sein (siehe Seite 8). Legen Sie hier fest, dass die Antwortdaten nicht gespeichert werden sollen, weil die Frage zwar gestellt werden musste, aber keine Auswertung erfolgen soll. Fügen Sie hier eine Freitextantwortmöglichkeit hinzu. Benennen Sie hier die Variable für den späteren Datenexport in z. B. Excel. Nun wählen Sie bitte das Antwortmuster aus. Sie haben dafür verschiedene Muster zur Auswahl, können aber auch selber ein neues Muster erstellen. 7

8 QUES-Onlinebefragung Zur Erstellung eines neuen Antwortmusters wählen Sie neues Antwortmuster erstellen und legen die Zahl der möglichen Antworten fest. Hierbei zählt ein möglicherweise gewünschtes Freitextfeld sonstiges nicht mit. Sie benennen Ihr Antwortmuster, da es Ihnen in Zukunft bei den Auswahlmöglichkeiten mit zur Verfügung stehen wird. Nach der Bestätigung Ihrer Eingaben können Sie die Änderungen Sie befinden sich nun wieder in der Erstellungsansicht für Ihren Fragebogen und die neue Frage ist als letzte Frage angefügt. Mit der Funktion können Sie Veränderungen hinsichtlich der Position etc. vornehmen. Eine Drag-and-Drop-Funktion ist in diesem Programm nicht vorgesehen. Über die Funktion Frage konvertieren nach können Sie Ihre Frage in einen anderen Fragetyp umwandelt. Möglicherweise stellen Sie fest, dass sie eine Einfachauswahlfrage erstellt haben, aber doch mehrere Antworten gültig sein müssen, Sie daher eine Mehrfachauswahlfrage benötigen. 8

9 Landesinstitut für Schulentwicklung Um eine Frage in Abhängigkeit von einer Antwort einer anderen Frage anzeigen zu lassen, muss die Frage, die die Bedingung definiert auf einer früheren Seite des Fragebogens stehen. Eine Frage, die abhängig von einer Bedingung ist, darf niemals das letzte Element des Fragebogens sein. Beide Einschränkungen sind rein technischer Natur, da die Software dieses nicht leistet. Um eine Bedingung zu erstellen wählen Sie Bedingungen für Fragen und dann rechts im Bildschirm neue Bedingung erstellen. Sie benennen diese Bedingung und geben an, ob sie standardmäßig erfüllt ist oder eben nicht. Wenn Sie angeben, dass die Bedingung nicht erfüllt ist, dann sorgen Sie mit einer Frage für zusätzliches Erscheinen der abhängigen Frage, wenn Sie hier definieren, dass die Bedingung standardmäßig erfüllt ist, dann werden Sie ein ausblenden der abhängigen Frage hervorrufen. Es soll also definiert werden, dass die Frage nur denjenigen angezeigt wird, die Märchen mögen. Es wird daher eine Einfachauswahlfrage geschaffen und nun kann festgelegt werden, dass diese Frage die Abhängigkeit schaltet. Sie wählen also die Bedingung aus, geben die Antwort vor und stellen den Wert ein, wann die Bedingung erfüllt ist. Mit bestätigen Sie die gewählten Einstellungen. Wenn ich nun bei der Erstellung einer anderen Frage Bedingungen zur Anzeige für die Frage setze, dann ist diese Frage abhängig angezeigt. Abhängige Fragen dürfen nicht auf der gleichen Seite stehen, wie jene, die die Bedingung setzen. 9

10 QUES-Onlinebefragung Sie können nun Ihren Fragebogen testen. Dafür finden sie rechts im Bildschirm eine Schaltfläche. Ein neues Fenster im endgültigen Layout öffnet sich und erlaubt Ihnen das versuchsweise Ausfüllen Ihres Fragebogens. Daten, die in dieser Testansicht produziert werden, werden nicht gespeichert. Wenn Sie nun mit dem Ergebnis Ihrer Arbeit zufrieden sind, dann können Sie den Bogen zur Befragung freigeben. Testansicht des Fragebogens Dafür nutzen Sie die Schaltfläche Fragebögen und klicken sich bis zu Ihrem Fragebogen durch. Im obersten Menue der Fragebogenpaketansicht finden Sie die Schaltfläche Zur Befragung freigeben Der Fragebogen ist nun gegen weitere Veränderungen gesichert und kann veröffentlicht werden. 10

11 Landesinstitut für Schulentwicklung Erstellen einer Befragung Wie auch bei den Fragebögen, wo Sie ja Pakete mit unterschiedlichen Versionen und den Bogen selber anlegen, können Sie bei den Befragungen auch Einheiten anlegen, in denen sie mehrere Befragungen bündeln können. Sie legen also eine neue Einheit an, benennen diese und wählen dann die Schaltfläche. Es erscheint die Eingabemaske für notwendige Daten. Wählen Sie den Fragebogen Legen Sie die Laufzeit der Befragung fest Sie legen in diesem Menue fest, auf welche Weise Personen an Ihrer Befragung teilnehmen können. Nur durch die Option Zugang mit Transaktionsnummern beschränken Sie den Zugang zur Befragung und damit die Teilnehmergruppe. Befragungen ohne Transaktionsnummern können von jedem Teilnehmer beliebig oft ausgefüllt werden. Teilnehmergruppe ist nicht begrenzt. 11

12 QUES-Onlinebefragung Einladen der Teilnehmer Sie erhalten nun folgende Bildschirmansicht. Im Feld sind die Funktionen verfügbar, die sie nun für die Einladung der Befragungsteilnehmer benötigen. Sie können Befragungsteilnehmer per Mail einladen. Sie können TANs produzieren und diese ausdrucken Wenn Sie sich für eine Einladung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer Ihrer Befragung per Mail entscheiden, dann müssen Sie entweder die Mailadressen ist einem Importfähigen Format (z.b. aus Excel generiertes Dokument) vorliegen haben oder eine Teilnehmergruppe aus der Kontaktdatenbank 12

13 Landesinstitut für Schulentwicklung befragen wollen. Das Einpflegen von Kontakten in die Datenbank ist dem Systemadministrator vorbehalten. Bei Bedarf wenden Sie sich also bitte an Wenn Sie per einladen, generiert das System eine Mail, die den Zugang zur Befragung personalisiert als Hyperlink versendet. Die TAN wird damit genutzt, um eine Mehrfachverwendung des Links zu verhindern. Sie können in dieser den Text verändern, müssen aber unbedingt das Funktionsfeld [CODEURL] bestehen lassen. Der Versand der Mails an alle Eingeladenen wird durch das System bestätigt. Der zweite Weg ist die Verteilung von TANs. Hierzu klicken Sie auf die Schaltfläche TANs bearbeiten und es erscheint nun auf der rechten Seite Ihre Bildschirms ein Menue. Sie wählen die Funktion TANs erzeugen. QUES fordert Sie zur Eingabe der Anzahl der benötigten TANs auf und bietet Ihnen unterschiedliche Formate aus Zahlen, Buchstaben und Kombinationen. Mit der Bestätigung erzeugt das System nun Zugangscodes für Ihre spezielle Befragung in der gewünschten Anzahl und Form. Jede TAN erlaubt genau ein Ausfüllen des Fragebogens über den Login. 13

14 QUES-Onlinebefragung Für den Ausdruck der TAN bieten sich zwei Möglichkeiten. Sie können entweder die TANs als PDF-Datei ausgeben und dann Drucken oder als CSV-Tabelle und damit z. B. ein Element für einen Serienbrief in Word generieren. 14

15 Landesinstitut für Schulentwicklung Verwalten der laufenden Befragung Im Betrieb der Befragung kann es dazu kommen, dass ein Teilnehmer oder eine Teilnehmerin während der Eingabe einen Abbruch verursacht. Das System nimmt dann die TAN als gesperrt an und eine neue Eingabe ist nicht möglich. Mit dem -Feld neben der entsprechenden TAN können Sie diese entsperren. Außerdem ist es hier möglich einen Zugang zu löschen. Hat derjenige Teilnehmer mit dieser TAN seinen Fragebogen ausgefüllt, wird dieser Datensatz ebenfalls gelöscht. Sie können während der laufenden Befragung jederzeit TANs erzeugen. Auch über den Weg der können sie neue Teilnehmer nachträglich einladen. Außerdem können Sie eine Erinnerung schicken. Auch hier wird wieder eine generiert, den Link zur Befragung enthält. 15

16 QUES-Onlinebefragung Auswertung der Ergebnisse Das System QUES stellt unterschiedliche Möglichkeiten zur Auswertung von Befragungsergebnissen zur Verfügung. Wenn Sie eine Auswertungsroutine definiert haben, können Sie daraus ein Dokument im HTML- Format erstellen lassen. Wenn Sie eine Auswertungsroutine definiert haben, können Sie daraus ein Dokument im PDF- Format erstellen lassen. Sie können die Antwortverteilung im PDF-Format oder HTML- Format ausgeben lassen. Sie können die Antwortverteilung als CSV-Liste z.b. für die Arbeit in Excel ausgeben lassen. Sie können die Antwortverteilung als SPSS-Syntax für die Arbeit in SPSS ausgeben lassen. Die Antwortenverteilung wird sowohl in Textform als aus in einer einfachen Graphik geliefert. Die Weiterarbeit mit den Graphiken ist nur in Form eines Bitmaps möglich. Freitextantworten werden als Textzeilen dargestellt. Im CSV Darstellung der Antwortverteilung im CSV-Format -Format werden die Daten als Liste ausgegeben. Die Namen der Variablen bilden die Spaltenüberschriften. Freitextantworten werden in einer Zelle als Text dargestellt. Die Daten lassen sich mit Excel einfach weiterverarbeiten. Darstellung der Antwortverteilung im PDF-Format 16

17 Landesinstitut für Schulentwicklung Häufig gestellte Fragen - FAQs Wie steht es mit dem Datenschutz? Der Datenschutz ist gewährleistet. Eine Rückführung der Befragungsergebnisse auf den einzelnen Fragebogen ist nicht möglich. Eine Auswertung ist erst ab 5 eingegebenen Bögen überhaupt möglich. Wenn die Befragungszugänge per Mail generiert werden, wird die Mailadresse gespeichert, dazu die Information ob ein Bogen ausgefüllt wurde. Bei verteilten TANs in Form eines Papiers ist dieses nicht möglich. Die Daten liegen auf einem gesicherten Server mit Zertifikat, der physisch von allen anderen Servern getrennt ist. Die Befragung mit ihren Ergebnissen kann immer nur vom Redakteur selber eingesehen werden. Wie viele Fragebögen kann ich einstellen und wie groß darf die Gruppe der Befragten sein? Der Speicherplatz des Servers ist sehr groß, die Leistungsfähigkeit des Systems ebenfalls. Sie werden das Limit nicht erreichen können. Sollte der Benutzerstrom zu groß werden, wird das LS frühzeitig einen zweiten Server bereitstellen. Das Aussehen der QUES-Software hat sich seit meiner letzten Arbeitssitzung verändert. Das ist richtig. QUES wird weiterentwickelt und das LS hat einen Updatevertrag mit der Herstellerfirma. Insofern ist es auch möglich, dass Sie Vorschläge machen, wenn Ihnen bestimmte Funktionen fehlen oder Sie Verbesserungsvorschläge haben. Wie finde ich Informationen zu den anderen Funktionen der Software, die hier nicht erörtert wurden? Sie haben mit dieser Handreichung in digitaler Form auch die Anleitung des Herstellers erhalten. Bitte schauen Sie dort hinein. Wo bekomme ich Hilfe, wenn etwas nicht funktioniert? Das LS stellt unter einen Support zur Verfügung. Technische Störungen sind sehr selten. Anwendungsprobleme und Hilfestellungen für die Erstellung von Fragebögen werden ebenfalls unter gegeben. Hier können Sie auch Nutzerkonten und Berechtigungen einstellen bzw. verändern lassen. 17

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