VPV Versicherungen Stuttgart

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1 Dieser Prüfungsbericht richtet sich - unbeschadet eines etwaigen, gesetzlich begründeten Rechts Dritter zum Empfang oder zur Einsichtnahme - ausschließlich an Organe des Unternehmens. Soweit nicht im Rahmen der Auftragsvereinbarung zwischen dem Unternehmen und Ernst & Young ausdrücklich erlaubt, ist eine Weitergabe an Dritte nicht gestattet. Notwithstanding any statutory right of third parties to receive or inspect it, this audit report is addressed exclusively to the governing bodies of the Company. It may not be distributed to third parties unless such distribution is expressly permitted under the terms of engagement agreed between the Company and Ernst & Young. VPV Versicherungen Stuttgart Prüfungsbericht des unabhängigen Wirtschaftsprüfers Angemessenheit und Implementierung des Compliance Management Systems zur Einhaltung des Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten des Gesamtverbands der Deutschen Versicherungswirtschaft e.v. (GDV) zum 31. Dezember 2014 Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

2 Inhaltsverzeichnis Seite A. Prüfungsauftrag 1 B. Gegenstand, Art und Umfang der Prüfung 4 C. Feststellungen zum Compliance Management System (CMS) 7 I. Konzeption des CMS für die Umsetzung der Anforderungen aus dem GDV-Verhaltenskodex für den Vertrieb 7 II. Feststellungen, die zu einer Einschränkung oder Versagung des Gesamt-urteils geführt haben 13 D. Prüfungsurteil 15 Anlagen 1 Beschreibung des Compliance Management Systems für den Teilbereich Vertrieb zur Umsetzung der Anforderungen des Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten des Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) der Vereinigten Postversicherung VVaG, VPV Lebensversicherung-AG und der VPV Allgemeine Versicherung-AG 2 Allgemeine Auftragsbedingungen 149/2015

3 Abkürzungsverzeichnis Abkürzung AG bzw. CCO CMS CO Tatsächliche Bezeichnung Aktiengesellschaft beziehungsweise Chief Compliance Officer Compliance Management System Compliance Officer d. h. das heißt GDV e.v. ggf. IDW insb. PS u.a. VPV Versicherungen VVaG z.b. Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft e.v. eingetragener Verein gegebenenfalls Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.v. insbesondere Prüfungsstandard unter anderem Vereinigte Postversicherung VVaG, VPV Allgemeine Versicherungs-AG, VPV Lebensversicherungs-AG Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit zum Beispiel 149/2015

4 A. Prüfungsauftrag Mit Schreiben vom 21. März 2014 haben uns die gesetzlichen Vertreter der Vereinigte Postversicherung VVaG, Stuttgart; VPV Allgemeine Versicherungs-AG, Stuttgart; VPV Lebensversicherungs-AG, Stuttgart (im Folgenden kurz: "Gesellschaften" oder "VPV Versicherungen") beauftragt, eine Prüfung der in nachstehender Anlage 1 beigefügten CMS-Beschreibung der Angemessenheit und Implementierung ihres Compliance Management Systems (kurz CMS ) zur Einhaltung des Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten des Gesamtverbands der Deutschen Versicherungswirtschaft e.v. (GDV) mit Stand vom 14. November 2012 (im Folgenden kurz: GDV-Verhaltenskodex durchzuführen. Unter einem Compliance Management System sind die Grundsätze und Maßnahmen eines Unternehmens zu verstehen, die auf die Sicherstellung eines regelkonformen Verhaltens des Unternehmens und seiner Mitarbeiter sowie ggf. Dritten abzielen, und damit auf die Einhaltung bestimmter Regeln bzw. die Verhinderung von wesentlichen Verstößen gegen Regeln in abgegrenzten Teilbereichen (Regelverstöße). Unser Auftrag bezog sich auf die Beurteilung der Angemessenheit der in der als Anlage 1 beigefügten CMS-Beschreibung aufgeführten Grundsätze und Maßnahmen für die Umsetzung der Anforderungen aus dem GDV-Verhaltenskodex. Die Prüfung der Angemessenheit erstreckt sich auch darauf, ob die dargestellten Grundsätze und Maßnahmen tatsächlich zum 31. Dezember 2014 implementiert waren. Weitergehende Prüfungen, insb. zur Beurteilung der Wirksamkeit der dargestellten Grundsätze und Maßnahmen, haben wir auftragsgemäß nicht vorgenommen. 149/2015 1

5 Gemäß Ziffer 3 des Verhaltenskodex hat sich das Unternehmen für ihre Mitarbeiter und Vermittler Compliance-Vorschriften zu geben, die insb. auch die Ächtung von Korruption und Bestechung sowie Regeln zum Umgang mit Geschenken, Einladungen und sonstigen Zuwendungen und der Vermeidung von Interessenskonflikten zum Inhalt haben. Außerdem sind gemäß Ziffer 3 des GDV-Verhaltenskodex Regeln in Bezug auf Werbemaßnahmen, Unternehmensveranstaltungen und Regelungen zum Umgang mit persönlichen und vertraulichen Daten und zur Einhaltung datenschutzrechtlicher und wettbewerbsrechtlicher Vorschriften. Auftragsgemäß umfasst unsere Prüfung nur Compliance-Vorschriften, die sich auf den Teilbereich Vertrieb beziehen. Weiterhin war unsere Prüfung vereinbarungsgemäß auf solche Maßnahmen und Grundsätze begrenzt, die die VPV Versicherungen innerhalb ihrer Unternehmenssphäre eingerichtet haben. Grundsätze und Maßnahmen, die von den Fremdvertrieben in deren eigenen Häusern eingerichtet sind, waren nicht Gegenstand unserer Prüfung. Insoweit ist das Prüfungsurteil auf die im Haus der VPV Versicherungen eingerichteten Grundsätze und Maßnahmen beschränkt. Maßnahmen und organisatorische Vorkehrungen, die direkt durch die Fremdvertriebe in deren Häusern eingerichtet sind, sind demnach nicht Gegenstand dieser Prüfung, sodass wir diesbezüglich keine Aussage treffen. Schließlich weisen wir darauf hin, dass eine inhaltliche Beurteilung der von den Gesellschaften vertriebenen Versicherungsprodukte nicht Gegenstand unserer Prüfung war. Insoweit beinhaltet unser Prüfungsurteil keine Aussage zu den Versicherungs- oder sonstigen Produkten der Gesellschaften hinsichtlich deren Eignung zur Vermögensanlage oder Absicherung von Risiken. Unser Prüfungsurteil ist nicht dazu bestimmt, dass Dritte hierauf gestützt Entscheidungen hinsichtlich des Abschlusses von Verträgen über Versicherungsprodukte oder sonstiger Vermögensentscheidungen treffen. Unsere Prüfung erstreckte sich dabei vereinbarungsgemäß ausschließlich auf die folgenden (inländischen) Einzelgesellschaften: Vereinigte Postversicherung VVaG, Stuttgart; VPV Allgemeine Versicherungs-AG, Stuttgart; VPV Lebensversicherungs-AG, Stuttgart /2015

6 Für diesen Auftrag gelten, auch im Verhältnis zu Dritten, unsere als Anlage 2 beigefügten Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vom 1. Januar Wir erstatten diesen Prüfungsbericht auf Grundlage des mit den VPV Versicherungen geschlossenen Auftrags. Die Prüfung wurde für Zwecke der VPV Versicherungen durchgeführt und der Prüfungsbericht ist zur Information der Gesellschaften über das Ergebnis der Prüfung bestimmt. Darüber hinaus dient der Prüfungsbericht der VPV Versicherungen dazu, die Öffentlichkeit über die Durchführung der Prüfung zu informieren. Der Prüfungsbericht ist jedoch nicht dazu bestimmt, dass Dritte hierauf gestützt mit dem Unternehmen vertragliche Beziehungen eingehen oder sonstige (Vermögens-) Entscheidungen treffen. Unsere Verantwortung besteht allein den VPV Versicherungen gegenüber. Dritten gegenüber übernehmen wir dagegen keine Verantwortung. 149/2015 3

7 B. Gegenstand, Art und Umfang der Prüfung Gegenstand unserer Prüfung war die in der Anlage 1 beigefügte CMS-Beschreibung enthaltenen Aussagen über die Umsetzung der Anforderungen aus dem GDV-Verhaltenskodex unter Beachtung der in Abschnitt A. genannten Begrenzungen. Bei der Konzeption des CMS haben die Gesellschaften den GDV-Verhaltenskodex in der Version vom 14. November 2012 sowie als weitere Konkretisierung der Anforderungen des GDV-Verhaltenskodex die vom GDV seinen Mitgliedsunternehmen empfohlenen Auslegungshinweise zum Verhaltenskodex in der Fassung vom 10. Juni 2013 zugrunde gelegt. Die Verantwortung für das CMS einschließlich der Abgrenzung der Teilbereiche und der Dokumentation des CMS und für die Inhalte der CMS-Beschreibung liegt bei den gesetzlichen Vertretern der Gesellschaften. Unsere Aufgabe ist es, auf der Grundlage der von uns durchgeführten Prüfung eine Beurteilung über die in der CMS-Beschreibung enthaltenen Aussagen zur Angemessenheit und Implementierung der Grundsätze und Maßnahmen für die Umsetzung der Anforderungen aus dem GDV-Verhaltenskodex bei den VPV Versicherungen abzugeben. Die Zielsetzung der Prüfung liegt als Systemprüfung nicht in dem Erkennen von einzelnen Regelverstößen. Sie ist daher nicht darauf ausgerichtet, Prüfungssicherheit über die tatsächliche Einhaltung von Regeln zu erlangen. Das für die Umsetzung der Anforderungen aus dem GDV-Verhaltenskodex bei den VPV Versicherungen implementierte CMS ist angemessen, wenn es geeignet ist, mit hinreichender Sicherheit sowohl Risiken für wesentliche Regelverstöße gegen den GDV-Verhaltenskodex rechtzeitig zu erkennen als auch solche Regelverstöße zu verhindern. Zu einem angemessenen CMS zählt auch, dass bereits eingetretene Regelverstöße zeitnah an die zuständige Stelle im Unternehmen zu berichten sind, damit die notwendigen Konsequenzen für eine Verbesserung des CMS getroffen werden. Hinreichende Sicherheit bedeutet nicht absolute Sicherheit: Auch ein ansonsten angemessenes und wirksames CMS unterliegt systemimmanenten Grenzen, sodass möglicherweise auch wesentliche Regelverstöße auftreten können, ohne systemseitig verhindert oder aufgedeckt zu werden. Diese systemimmanenten Grenzen ergeben sich u.a. aus menschlichen Fehlleistungen, Missbrauch oder Vernachlässigung der Verantwortung durch für bestimmte Maßnahmen verantwortliche Personen oder der Umgehung oder Außerkraftsetzung von Kontrollen durch Zusammenarbeit zweier oder mehrerer Personen /2015

8 Wir haben unsere Prüfung auf der Grundlage der für Wirtschaftsprüfer geltenden Berufspflichten unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Grundsätze ordnungsmäßiger Prüfung von Compliance Management Systemen (IDW PS 980) durchgeführt. Hiernach haben wir die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass wir mit hinreichender Sicherheit beurteilen können, ob die in der CMS-Beschreibung enthaltenen Aussagen über die Grundsätze und Maßnahmen des CMS in allen wesentlichen Belangen angemessen dargestellt sind, dass die dargestellten Grundsätze und Maßnahmen in Übereinstimmung mit den angewandten CMS-Grundsätzen geeignet sind, mit hinreichender Sicherheit sowohl Risiken für wesentliche Verstöße gegen den GDV-Verhaltenskodex mit Stand vom 14. November 2012 einschließlich der in der CMS-Beschreibung dargestellten Konkretisierungen rechtzeitig zu erkennen als auch solche Regelverstöße zu verhindern und dass die Grundsätze und Maßnahmen zum 31. Dezember 2014 implementiert waren. Als reine Angemessenheitsprüfung umfasste unsere Prüfung auftragsgemäß nicht die Beurteilung der Wirksamkeit der in der CMS-Beschreibung des Unternehmens dargestellten Grundsätze und Maßnahmen. Eine Aussage darüber, ob die implementierten Grundsätze und Maßnahmen während der laufenden Geschäftsprozesse von den hiervon Betroffenen nach Maßgabe ihrer Verantwortlichkeit zur Kenntnis genommen und beachtet werden, kann daher nicht getroffen werden. Eine solche Aussage setzt eine umfassende Prüfung der Einhaltung über einen längeren Zeitraum ( Wirksamkeitsprüfung ) voraus. Die Auswahl der Prüfungshandlungen haben wir nach unserem pflichtgemäßen Ermessen und unter Berücksichtigung der im Abschnitt A. beschriebenen Begrenzungen vorgenommen. Im Rahmen unserer Prüfung haben wir die Kenntnisse über das rechtliche und wirtschaftliche Umfeld und die Compliance-Anforderungen des Versicherungsunternehmens berücksichtigt. Wir haben die in der CMS-Beschreibung dargestellten Grundsätze und Maßnahmen sowie die uns vorgelegten Nachweise überwiegend auf der Basis von Stichproben beurteilt. Wir sind der Auffassung, dass unsere Prüfung eine hinreichend sichere Grundlage für unsere Beurteilung bildet. 149/2015 5

9 Im Einzelnen haben wir u.a. folgende Prüfungshandlungen durchgeführt: Beurteilung möglicher Risiken im Zusammenhang mit dem GDV-Verhaltenskodex; Einsichtnahme in vorhandene interne Regelwerke und Handbücher sowie Durchsicht sonstiger Unterlagen der VPV Versicherungen mit Bezug zu den Anforderungen des GDV-Verhaltenskodex und den in den Auslegungshinweisen des GDV dargestellten unverbindlichen Empfehlungen an Mitgliedsunternehmen; Beurteilung der eingerichteten Maßnahmen und Grundsätze auf Eignung zur Sicherstellung der Ziele des GDV-Verhaltenskodex; Durchführung von Befragungen mit geeigneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der VPV Versicherungen; Nachvollziehen und Beurteilung der Maßnahmen bei erkannten Regelverstößen. Wir haben die Prüfung (mit Unterbrechungen) in den Monaten Juli 2014 bis Januar 2015 durchgeführt. Alle von uns erbetenen Aufklärungen und Nachweise sind erteilt worden. Die gesetzlichen Vertreter haben uns die Vollständigkeit und Richtigkeit der CMS-Beschreibung und der uns erteilten Aufklärungen und Nachweise zur Konzeption des CMS sowie zur Angemessenheit und Implementierung schriftlich bestätigt /2015

10 C. Feststellungen zum Compliance Management System (CMS) I. Konzeption des CMS für die Umsetzung der Anforderungen aus dem GDV-Verhaltenskodex für den Vertrieb Die auf das CMS zur Umsetzung des GDV-Verhaltenskodex für den Vertrieb bezogene CMS-Beschreibung liegt als Anhang 1 diesem Bericht bei. Die CMS-Beschreibung bezieht sich auf den Teilbereich Vertrieb und alle kundenbezogenen Regelungen, die Vertriebswege übergreifend die Praxis der VPV Versicherungen zum Vertrieb ihrer Produkte betreffen. Die CMS-Beschreibung enthält Ausführungen zu den einzelnen Compliance-Elementen sowie der Umsetzung der Anforderungen des GDV-Verhaltenskodex bei den VPV Versicherungen. Die in der CMS-Beschreibung dargestellten Grundsätze und Maßnahmen zur Einhaltung des GDV-Verhaltenskodex werden durch weitere Dokumente, z.b. in Form von Arbeitsanweisungen, Richtlinien und Rundschreiben konkretisiert. Die implementierten Grundsätze, Maßnahmen und Prozesse berücksichtigen die Besonderheiten der unterschiedlichen Vertriebswege. Im Folgenden werden die wesentlichen, in der Konzeption enthaltenen Beschreibungen zu den einzelnen Compliance-Elementen dargestellt. Die nachfolgenden Ausführungen stellen Zitate, bzw. eine sinngemäße Wiedergabe der in der CMS-Beschreibung enthaltenden Erklärungen oder der diese konkretisierenden Dokumente, dar. Wie auch die CMS-Beschreibung beziehen sich die nachfolgenden Ausführungen nur auf den Teilbereich Vertrieb und die Umsetzung der Anforderungen des GDV-Verhaltenskodex und nicht auf das gesamte CMS der VPV Versicherungen. Compliance-Kultur Dem IDW PS 980 folgend stellt die Compliance-Kultur die Grundlage für die Angemessenheit und Wirksamkeit des CMS dar. Sie wird vor allem geprägt durch die Grundeinstellungen und Verhaltensweisen des Managements sowie durch die Rolle des Aufsichtsorgans ( tone at the top ). Die Compliance-Kultur beeinflusst die Bedeutung, welche die Mitarbeiter des Unternehmens der Beachtung von Regeln beimessen und damit die Bereitschaft zu regelkonformen Verhalten. 149/2015 7

11 Der CMS-Beschreibung der VPV Versicherungen ist zu entnehmen, dass für die Gesellschaften integres Verhalten, d. h. rechtmäßiges Verhalten im Hinblick auf die für die Unternehmen relevanten Gesetze, staatlichen Vorschriften und behördlichen Vorgaben, nationale und internationale Normen und Standards sowie unternehmensinterne Regelungen und Richtlinien, soweit sie der Einhaltung dieser Normen dienen, als von entscheidender Bedeutung für den Erfolg der VPV Versicherungen angesehen wird. Das Handeln und Verhalten der VPV-Mitarbeiter seien hierfür ein grundlegender Beitrag. Compliance-Ziele Der IDW PS 980 sieht vor, dass die gesetzlichen Vertreter auf der Grundlage der allgemeinen Unternehmensziele und einer Analyse und Gewichtung der für das Unternehmen bedeutsamen Regeln die Ziele festlegen, die mit dem CMS erreicht werden sollen. Dies umfasst insbesondere die Festlegung der relevanten Teilbereiche und der in den einzelnen Teilbereichen einzuhaltenden Regeln. Die Compliance-Ziele stellen die Grundlage für die Beurteilung von Compliance-Risiken dar. Oberstes Compliance-Ziel und Basis jeder Geschäftsbeziehung der VPV Versicherungen sind die Wahrung der Integrität und die Einhaltung der Grundsätze des ehrbaren Kaufmanns. Diese Ziele konkretisieren sich auch im GDV-Verhaltenskodex. Die VPV Versicherungen identifizieren sich vollumfänglich mit dem GDV-Verhaltenskodex. Die VPV Versicherungen ergreifen die notwendigen Maßnahmen, um die Regeln des GDV-Verhaltenskodex in ihrem Konzern zu verankern. Compliance-Risiken Unter Berücksichtigung der Compliance-Ziele werden gemäß IDW PS 980 die Compliance-Risiken festgestellt, die Verstöße gegen einzuhaltende Regeln und damit eine Verfehlung der Compliance-Ziele zur Folge haben können. Hierzu wird gemäß IDW PS 980 ein Verfahren zur systematischen Risikoerkennung und berichterstattung eingeführt. Die festgestellten Risiken werden im Hinblick auf Eintrittswahrscheinlichkeit und mögliche Folgen analysiert /2015

12 Die Compliance-Risikoanalyse wird gemäß CMS-Beschreibung wie folgt durchgeführt: Die Compliance-Risikoanalyse für den Teilbereich Vertrieb ist in das konzernweite Risikomanagement der VPV Versicherungen eingebunden. Die in der Compliance-Risikoanalyse festgestellten Risiken, werden im Risikoinventar dokumentiert. Das Risikoinventar wird regelmäßig mittels einer Risikobefragung aktualisiert. Die Bewertung der Compliance-Risiken erfolgt nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe. Die Bewertung und Steuerung der Risiken erfolgt in den einzelnen Fachbereichen, dadurch liegt die Verantwortung dort, wo das entsprechende Fachwissen vorhanden ist. Die Compliance-Risikoanalyse wird mindestens jährlich oder anlassabhängig durchgeführt. Compliance-Programm Auf der Grundlage der Beurteilung der Compliance-Risiken werden Grundsätze und Maßnahmen eingeführt, die auf die Begrenzung der Compliance-Risiken und damit auf die Vermeidung von Compliance-Verstößen ausgerichtet sind. Das Compliance-Programm umfasst auch die bei festgestellten Compliance-Verstößen zu ergreifenden Maßnahmen. Das Compliance-Programm wird zur Sicherstellung einer personenunabhängigen Funktion des CMS dokumentiert. Im Compliance-Programm der VPV Versicherungen sind die Grundsätze und Maßnahmen beschrieben, die die Einhaltung des GDV-Verhaltenskodex sicherstellen sollen. Die Grundsätzen und Maßnahmen des Compliance-Programms basieren auf den Erkenntnissen aus der Risikoanalyse. Das Compliance-Programm stellt im Wesentlichen die Umsetzung der Anforderungen des GDV-Verhaltenskodex dar und beschreibt die Einbindung und Integration in die Prozesse und Systeme der VPV Versicherungen. 149/2015 9

13 In der CMS-Beschreibung wird auf die Compliance-Grundsätze und die damit zusammenhängenden Regularien verwiesen. Damit soll dem Anspruch nach regelkonformen Verhalten Rechnung getragen werden. Die Compliance-Grundsätze und alle damit zusammenhängende Richtlinien, Rundschreiben, Leitfäden oder Arbeitsanweisungen sind verbindliche interne Regelungen für alle Mitarbeiter der Gesellschaften und werden durch entsprechende Schulungen und Weiterbildungen implementiert und nachgehalten. Compliance-Organisation Gemäß IDW PS 980 regelt das Management die Rollen und Verantwortlichkeiten (Aufgaben) sowie Aufbau- und Ablauforganisation im CMS als integralen Bestandteil der Unternehmensorganisation und stellt die für ein wirksames CMS notwendigen Ressourcen zur Verfügung. Die Compliance-Verantwortlichkeiten sowie die Rollenverteilung werden innerhalb der CMS-Beschreibung definiert. Untenstehende, der CMS-Beschreibung entnommene Grafik gibt die Compliance-Organisationsstruktur innerhalb der VPV Versicherungen wieder /2015

14 Compliance-Kommunikation und -Training Nach IDW PS 980 sollen die jeweils betroffenen Mitarbeiter über das Compliance-Programm sowie die festgelegten Rollen und Verantwortlichkeiten informiert werden, damit sie ihre Aufgaben im CMS ausreichend verstehen und sachgerecht erfüllen können. Im Unternehmen wird festgelegt, wie Compliance-Risiken sowie Hinweise auf mögliche und festgestellte Regelverstöße an die zuständigen Stellen im Unternehmen (z. B. die gesetzlichen Vertreter und erforderlichenfalls das Aufsichtsorgan) berichtet werden. 149/

15 Hinsichtlich der Kommunikation der Compliance-Grundsätze und der sie ergänzenden Richtlinien weist die CMS-Beschreibung der VPV Versicherungen eine zweigleisige Strategie aus. Zum einen werden die Compliance-Grundsätze und Regelungen sowie wichtige Compliance-Themen und Informationen im Intranet, mit Ad hoc s des Vorstandes oder über die Hauszeitschrift vorgestellt. Zum anderen erstellt der Chief Compliance Officer (CCO) einen vierteljährlichen schriftlichen Bericht für den Vorstand. In diesem Bericht werden die Compliance-Tätigkeiten, Compliance-Vorgänge mit empfohlenen Maßnahmen, identifizierte Compliance-Risiken, deren Bewertung und weitere geplante Handlungsfelder dargestellt. Darüber hinaus erhält der Gesamtvorstand vom CCO einen jährlichen Bericht über sämtliche im abgelaufenen Geschäftsjahr erfolgten Compliance-Meldungen und die darauf aufbauenden Tätigkeiten. Zusätzlich zu den oben genannten Kommunikationswegen gibt es bei den Gesellschaften laut CMS-Beschreibung Schulungen zum Thema Compliance. Die Kommunikation erfolgt dann entweder über Präsenztrainings, E-Learnings, Vertriebsbriefe oder Einzel-coaching. Darüber hinaus ist für die Grundausbildung und Weiterbildung der Mitarbeiter eine computerbasierte Compliance-Schulung entwickelt worden, die für alle Mitarbeiter verbindlich ist. Compliance-Überwachung und Verbesserung Die Angemessenheit und Wirksamkeit eines CMS soll gemäß IDW PS 980 in geeigneter Weise überwacht werden. Voraussetzung für die Überwachung ist, demnach, eine ausreichende Dokumentation des CMS. Werden im Rahmen der Überwachung Schwachstellen im CMS bzw. Regelverstöße festgestellt, sollen diese an das Management bzw. die hierfür bestimmte Stelle im Unternehmen berichtet werden. Die gesetzlichen Vertreter haben für die Durchsetzung des CMS, die Beseitigung der Mängel und die Verbesserung des Systems zu sorgen. Die VPV Versicherungen haben ein Hinweisgebersystem installiert, um internen Hinweisgebern die Möglichkeit zu geben, Informationen über (potentielle) Compliance-Verstöße zu melden /2015

16 Einen weiteren Teilbereich der Compliance-Überwachung stellt laut CMS-Beschreibung die Überwachung bzw. Prüfung des CMS als Ganzes dar. Die Überwachung erfolgt bei den VPV Versicherungen über das Modell der 3 Verteidigungslinien. In der ersten Verteidigungslinie erfolgt die Identifikation von Risiken, deren Analyse und Bewertung sowie deren Steuerung und Überwachung. Eine regelmäßige Überwachung erfolgt in der zweiten Verteidigungslinie der VPV Versicherungen. Eine unabhängige Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit des gesamten Governance-Systems der VPV Versicherungen erfolgt durch die Interne Revision und stellt somit die dritte Verteidigungslinie dar. II. Feststellungen, die zu einer Einschränkung oder Versagung des Gesamturteils geführt haben Im Rahmen unserer Prüfung haben wir keine Feststellungen getroffen, welche zu einer Einschränkung oder Versagung des Prüfungsurteils führen. 149/

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18 Anlage 1 Beschreibung des Compliance Management Systems für den Teilbereich Vertrieb zur Umsetzung der Anforderungen des Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten des Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) der Vereinigten Postversicherung VVaG, VPV Lebensversicherung-AG und der VPV Allgemeine Versicherung-AG

19 VPV Versicherungen CMS-Beschreibung Beschreibung des Compliance Management Systems für den Teilbereich Vertrieb zur Umsetzung der Anforderungen des GDV- Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten für die Vereinigte Postversicherung VVaG, VPV Lebensversicherungs-AG und VPV Allgemeine Versicherungs-AG Version 1.9

20 VORWORT Die VPV ist eine der traditionsreichsten Versicherungsgesellschaften Deutschlands. Unsere Erfahrung basiert auf einer über 185-jährigen Erfolgsgeschichte. Während dieser Zeit haben wir uns zu einer leistungsstarken Versicherungsgruppe entwickelt, die den Grundsätzen folgt: Partnerschaft, Fairness und Gegenseitigkeit. Unsere Beratungsgespräche dienen in erster Linie den Bedürfnissen der Kunden und nicht dem Verkauf. Unser Anspruch ist es, unsere Kunden in allen Lebensphasen zu begleiten. Wir bieten ihnen deshalb in klar verständlichen Gesprächen ausschließlich diejenigen Leistungen an, die für sie sinnvoll und notwendig sind. Gemeinsam erarbeiten wir den optimalen Mix aus Vorsorge- und Vermögensaufbauvarianten. Der Versicherungsvertrieb ist das zentrale Bindeglied zwischen der VPV und ihren Kunden. Wichtige Voraussetzung für die Kundenzufriedenheit ist neben einem hohen Produktstandard eine hohe Qualität unseres Versicherungsvertriebs. Der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) hat am den Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten (im Folgenden GDV-Verhaltenskodex ) verabschiedet, um eine noch höhere Qualität im Versicherungsvertrieb zu erreichen. Die neuen Regeln sollen das Bewusstsein der Unternehmen und Vermittler für die Interessen der Verbraucher weiter schärfen und zugleich Vertriebspraktiken unterbinden, die den Belangen der Kunden widersprechen. Der GDV-Verhaltenskodex deckt sich mit unseren Vorstellungen eines qualitativ hochwertigen Versicherungsvertriebs. Daher war es für uns selbstverständlich, dem GDV-Verhaltenskodex mit unseren Versicherungsgesellschaften Vereinigte Postversicherung VVaG, VPV Lebensversicherungs-AG und VPV Allgemeine Versicherungs-AG im Juli 2013 verbindlich beizutreten. Der Beitritt ist ein klares Bekenntnis zu Verbraucherschutz, Beratungsqualität und Vermittlerqualifikation sowie transparenten verbindlichen Regelungen für den Umgang mit Kunden und schafft damit die Voraussetzung für eine Vertrauensbildung im gesamten Bereich der Versicherungsvermittlung. Da der GDV-Verhaltenskodex für alle Beitrittsunternehmen gleichermaßen gilt, ist dieser allgemein gehalten und definiert einen Rahmen. Es ist daher eine Konkretisierung und unternehmensindividuelle Auslegung notwendig, um die für das Compliance Management System für den Teilbereich Vertrieb notwendigen Maßnahmen zu definieren. In der Beschreibung des Compliance Management Systems zur Umsetzung der Anforderungen des GDV-Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungen (im Folgenden CMS-Beschreibung ) werden demzufolge die im GDV-Verhaltenskodex dargestellten übergeordneten Prinzipien und Grundsätze durch die VPV konkretisiert. Stuttgart, im Dezember 2014 Der Vorstand Seite 2 von 25

21 INHALTSVERZEICHNIS 1 ALLGEMEINES Zweck der CMS-Beschreibung Abgrenzung des Geltungsbereiches Verantwortlichkeiten COMPLIANCE KULTUR Kultur der VPV Strategie der VPV Vertriebsleitbild GDV Verhaltenskodex VPV Verhaltenskodex COMPLIANCE-ZIELE COMPLIANCE-RISIKEN Beschreibung des Risikomanagementsystems der VPV Abgrenzung zur Compliance-Funktion Compliance-Risiken im Vertrieb COMPLIANCE-PROGRAMM Klare und verständliche Versicherungsprodukte Kundenbedürfnis steht im Mittelpunkt bei Beratung und Vermittlung Compliance Ordnungsgemäße Beratungsdokumentation bei Abschluss Beratung des Kunden nach Vertragsschluss Beachtung des Kundeninteresses bei Abwerbung bzw. Umdeckung Eindeutige und klare Legitimation von Vertretern, Maklern und Beratern gegenüber dem Kunden Hoher Stellenwert der Vermittlerqualifikation Zusatzvergütungen mit Versicherungsmaklern Hinweis auf das bestehende Ombudsmann System für Versicherungen Verbindlichkeit des GDV Verhaltenskodex COMPLIANCE-ORGANISATION Compliance-Organisation Vorstand Chief Compliance Officer Compliance-Beauftragter für den Bereich Vertrieb Aufsichtsrat COMPLIANCE-KOMMUNIKATION UND -TRAINING Kommunikationskonzept Trainingskonzept COMPLIANCE-ÜBERWACHUNG UND VERBESSERUNG/AUSBLICK Compliance-Überwachung Einhaltung und Verstöße Vertriebscontrolling Verbesserung/Ausblick CMS RELEVANTE DOKUMENTE VPV intern Externe Fundstellen Seite 3 von 25

22 1 Allgemeines 1.1 Zweck der CMS-Beschreibung Die CMS-Beschreibung der VPV bezeichnet jene Grundsätze und Maßnahmen, die auf den vom Vorstand festgelegten Zielen basieren und ein regelkonformes Verhalten seiner Mitarbeiter 1 sicherstellen sollen. Der Rahmen ist der GDV-Verhaltenskodex und alle damit im Zusammenhang stehenden Gesetze und sonstigen Vorschriften sowie die internen Richtlinien im Unternehmen. 1.2 Abgrenzung des Geltungsbereiches gegenüber ihren Kunden vertraglich verpflichtet haben. 1.3 Verantwortlichkeiten Der Gesamtvorstand ist verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlich geregelten Pflichten. Die Verantwortung für die operative Umsetzung der Compliance ist an den Chief Compliance Officer delegiert. In Bezug auf den Vertrieb wird er maßgeblich von dem Compliance Officer für den Vertrieb unterstützt. Diese CMS-Beschreibung erstreckt sich auf den Unternehmensbereich Vertrieb und nicht auf das gesamte CMS der VPV. Dieser Teilbereich beschränkt sich jedoch nicht nur auf den unmittelbaren Verkauf. Die CMS-Beschreibung bezieht sich auf alle kundenbezogene Regelungen, die Vertriebswege übergreifend die Praxis der VPV zum Vertrieb ihrer Produkte betreffen. Als Vertriebsweg nutzt die VPV ihre Ausschließlichkeitsorganisation, bestehend aus angestellten und selbständigen Vermittlern. Die Ausschließlichkeitsorganisation stellt für die VPV den bedeutendsten Vertriebsweg dar. Außerdem kooperiert sie über ihr Tochterunternehmen, die Vereinigte Post. Die Makler-AG, mit Maklern und Mehrfachagenten. Annex-Vertrieb oder Internet- bzw. Direktvertrieb hat bei der VPV keine Bedeutung. Die Spezifika der einzelnen Vertriebswege werden von der VPV beachtet. So wird insbesondere die Unabhängigkeit der Versicherungsmakler berücksichtigt, da sich diese nur 1 Aus Gründen der Vereinfachung wird nachfolgend auf die geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet. Der Begriff Mitarbeiter gilt im Sinne der Gleichbehandlung für beide Geschlechter. Hierunter werden alle Beschäftigten im Innen- und Außendienst der VPV verstanden. Seite 4 von 25

23 2 Compliance Kultur 2.1 Kultur der VPV Die VPV ist ein modernes Finanzdienstleistungsunternehmen mit mehr als 185-jähriger Tradition als Sterbekasse für Postbeamte gegründet, steht die VPV heute allen Kunden offen. Die VPV lebt vom Vertrauen ihrer Kunden, Mitglieder der Muttergesellschaft Vereinigte Postversicherung VVaG, Mitarbeiter und der Öffentlichkeit. Dieses Vertrauen hängt wesentlich davon ab, wie sich Mitarbeiter im Innen- und Außendienst, die Handelsvertreter der VPV, Führungskräfte und Geschäftsführung verhalten und wie sie ihre Fähigkeiten zum Nutzen der Kunden und Mitglieder der VPV einsetzen. Die VPV ist kompetenter Ansprechpartner für alle Fragen der privaten Vorsorge. Das Ergebnis ihrer Beratung ist ein individuelles Vorsorgekonzept exakt auf die persönlichen Bedürfnisse des jeweiligen Kunden abgestimmt. Fairness, Partnerschaft und Vertrauen sind entscheidende Werte. Die Beratungsgespräche dienen vornehmlich den Bedürfnissen der Kunden und nicht in erster Linie dem Verkauf. Anspruch ist es, die Kunden in allen Lebensphasen zu begleiten. Die VPV bietet deshalb in klar verständlichen Gesprächen ausschließlich diejenigen Leistungen an, die für die Kunden sinnvoll und notwendig sind. Die konkreten Anforderungen an das Verhalten der Mitarbeiter der VPV werden in einem allgemeinen Verhaltenskodex spezifiziert. 2.2 Strategie der VPV Die VPV Strategie wurde auf Basis der vorstehenden Unternehmenswerte entwickelt. Die Vision der VPV Wir sind ein florierendes, unangreifbares Unternehmen! lässt sich nur mit einem Vertrieb umsetzen, der im Interesse der Kunden arbeitet und im hohen Maße auf deren Bedürfnisse eingeht. Im Rahmen der konsequenten Suche nach Alleinstellungsmerkmalen richtet die VPV ihre Produkte und Services an den sich zunehmend wandelnden Kundenbedürfnissen aus. Damit soll ein Mehrwert für ihre Kunden geschaffen werden. Kompetente Vermittler werden durch die VPV durch folgende Leistungsmerkmale angesprochen: Innovative Produkte und konsequente Unterstützung des Vermittlers im Verkaufsprozess. Indem die Bedürfnisse des Vermittlers entsprechend berücksichtigt werden, macht die VPV dem Vermittler die Beratung und den Verkauf ihrer Produkte so einfach wie möglich. Die VPV unterstützt die Vermittler im Verkaufsprozess mit einer modernen Hard- und Softwareausstattung, umfassenden Informationsausstattung, vertrieblichen und fachlichen Schulungen, Nutzenargumentationen und einem serviceorientierten Innendienst. Die VPV ermöglicht ihren Vermittlern eine auskömmliche Einkommenssituation, damit sie in der Lage sind, ihren Kunden verbrauchergerechte Lösungen anzubieten. Durch die VPV-Unternehmenskultur, die Produktstrategie und durch die vermittlerunterstützenden Maßnahmen bindet die VPV ihre Vermittler an das Unternehmen. 2.3 Vertriebsleitbild Als Versicherungsunternehmen ist die VPV dem Dienstleistungsgedanken verpflichtet. Das Vertrauen und die Zufriedenheit der VPV-Kunden ist ihr wichtigstes Kapital. Um ihre Leistungsstärke auch in Zukunft zu erhalten, setzt die VPV auf fachlich kompetente Mitarbeiter, die mitdenken, Verantwortung übernehmen und Freude daran haben, sich für das Anliegen der VPV-Kunden einzusetzen. Die Vertriebsmitarbeiter spielen hierbei eine ganz wesentliche Rolle. Seite 5 von 25

24 Die Mitarbeiter im Vertrieb stellen das Unternehmenswachstum und damit den dauerhaften Erfolg der VPV sicher. Sie sind Repräsentanten des ältesten Lebensversicherers in Deutschland. Diesen Werten fühlen sie sich verpflichtet und setzen sich für den Erhalt und die Fortführung der Tradition ein. Die VPV führt durch Vorbild und Vertrauen. Mit ihrem Führungsstil steht sie für eine Kultur, die geprägt ist durch zielorientiertes Handeln, Klarheit und eindeutige Kommunikation. Der VPV Vertrieb orientiert sich an einem Leitbild mit dem Anspruch: Wir sind die besseren Vorsorgeberater!. Als Vorsorgeberater erfüllen die Vertriebsmitarbeiter die Ziele und Wünsche der Kunden partnerschaftlich und schaffen Werte durch bedarfsgerechte Vorsorgekonzepte. Sie stellen umfassenden Service und hohe Qualitätsstandards im Sinne eines kundenorientierten Vertriebes sicher. Ihnen ist bewusst, dass nur zufriedene Kunden Wachstum, Erträge und damit Beschäftigung ermöglichen. Das Leitbild erläutert den Mitgliedern der Vereinigten Postversicherung VVaG, Kunden, der Öffentlichkeit und vor allem den Vermittlern den Rahmen für das Denken und Handeln der VPV. 2.4 GDV-Verhaltenskodex Einen weiteren Bestandteil der Vertriebskultur der VPV bildet der überarbeitete GDV- Verhaltenskodex. Die VPV-Versicherungen waren schon in 2010 dem GDV-Verhaltenskodex beigetreten. Bereits damals hat die VPV mit diesem Schritt ein klares Bekenntnis zu Verbraucherschutz, Beratungsqualität und Vermittlerqualifikation sowie transparenten, verbindlichen Regelungen für den Umgang mit Kunden abgegeben. Dieses Bekenntnis wurde mit dem Beitritt zum überarbeiteten GDV-Verhaltenskodex erneuert. Die VPV ergreift alle Maßnahmen, um die Umsetzung der Regeln dieses Kodexes im Unternehmen stetig weiter zu entwickeln. 2.5 VPV-Verhaltenskodex Die VPV hat für ihre Mitarbeiter umfangreiche Compliance-Vorschriften im Rahmen eines VPV-Verhaltenskodex erlassen. Dieser beinhaltet alle im GDV-Verhaltenskodex behandelten Themen und darüber hinaus weitere wichtige compliance-relevante Themenfelder. Die Beachtung des VPV-Verhaltenskodex soll Mitarbeiter in Bezug auf Gesetzesverstöße und Verletzung vertraglicher Verpflichtungen sensibilisieren und helfen, Konflikte zwischen privaten und geschäftlichen Interessen zu vermeiden sowie das Unternehmen vor finanziellen Verlusten und Reputationsschäden zu bewahren. Jeder Mitarbeiter der VPV hat dafür Sorge zu tragen, dass sein Handeln mit dem VPV- Verhaltenskodex und den für seinen Arbeitsbereich geltenden Gesetzen in Einklang steht. Der VPV-Verhaltenskodex beinhaltet folgende Themenfelder mit entsprechenden Verweisen zu Leitlinien, die im VPV-Intranet zugänglich sind: Befolgung von Vorschriften Umgang der Mitarbeiter untereinander Diskriminierung Umgang mit Unternehmensvermögen Wirtschaftskriminelle Handlungen Umgang mit Kunden Sicherheit in Geschäften mit Auftragnehmern Bestechlichkeit und Bestechung Wettbewerbsrecht Fairness und Ethik in der Werbung Geldwäsche und Terrorismus Vermeidung von Interessenskonflikten Incentives Annahme und Gewährung von Geschenken Spenden, Sponsoring und andere Zuwendungen Annahme von Kundengeldern, Geschäfte mit Kunden Seite 6 von 25

25 Verträge mit Mitarbeitern und deren Familienangehörigen Kartellrecht Vertraulichkeit und Sicherheit von Daten Insiderhandel und Insiderempfehlungen Kommunikation mit Medien, Aktionären und Aufsichtsbehörden Arbeits- und Mitarbeiterschutz Unternehmerische Sozialverantwortung Somit deckt der VPV-Verhaltenskodex alle Punkte des GDV-Verhaltenskodex ab und formuliert darüber hinaus zusätzliche Anforderungen an das Verhalten der VPV Mitarbeiter. 3 Compliance-Ziele Die Integrität und die Bindung an die Grundsätze eines ehrbaren Kaufmanns sind neben einer guten Qualifikation die Basis jeder Geschäftsbeziehung. Der Gesetzgeber hat für Beratung und Vertrieb der Versicherungswirtschaft weitgehende Regelungen getroffen und Maßstäbe im Finanzdienstleistungsbereich gesetzt. Mit dem GDV-Verhaltenskodex sind Verhaltensmaßstäbe gesetzt, die den Vertrieb von Versicherungsprodukten transparent darstellen und für die Versicherungsunternehmen einen Rahmen von Normen und Werten setzen, damit sie den Interessen der Kunden gerecht werden. Die VPV ergreift die notwendigen Maßnahmen, um die Regeln des GDV- Verhaltenskodex in ihrem Konzern zu verankern. Daraus ergeben sich folgende Ziele: 1. Dem essentiellen Produktverständnis des Kunden folgend, werden die Versicherungsprodukte klar und verständlich dargestellt. 2. Das Kundenbedürfnis steht im Mittelpunkt bei der Beratung und Vermittlung. 3. Die Mitarbeiter und Vermittler der VPV ächten Korruption und vermeiden Interessenkonflikte, achten den Datenschutz und das Wettbewerbsrecht, verhalten sich lauter im Umgang mit Geschenken und Einladungen. 4. Die Beratungsgespräche werden ordnungsgemäß dokumentiert und die Dokumentation dem Kunden ausgehändigt. 5. Im Sinne einer ordnungsgemäßen Kundenbetreuung wird auch während der Vertragslaufzeit eine anlassbezogene Beratung und/oder Betreuung durchgeführt. 6. Das Kundeninteresse wird bei Abwerbungen bzw. Umdeckungen beachtet. Seite 7 von 25

26 7. Der Vermittler legitimiert sich klar und eindeutig gegenüber dem Kunden. 8. Die VPV stellt einen hochwertigen Ausbildungsstand ihrer Vermittler sicher und arbeitet nur mit qualifizierten und gut beleumundeten Vermittlern zusammen. 9. Die VPV vereinbart mit Versicherungsmaklern keine Zusatzvergütung, die über die vertragsgemäße Courtagevereinbarung hinausgeht. 10. Die VPV weist den Versicherungsnehmer auf das Ombudsmannverfahren für Versicherungen hin. 11. Die VPV arbeitet nur mit Vertriebspartnern zusammen, die den GDV- Verhaltenskodex als Mindeststandard anerkennen und praktizieren. Die Compliance-Ziele werden laufend angepasst oder erweitert, wenn sich die rechtlichen oder gesellschaftlichen Rahmenbedingungen ändern. 4 Compliance-Risiken Die Compliance-Risiken des Vertriebes sind in das konzernweite Risikomanagement der VPV eingebunden, das einen wichtigen Beitrag zur Sicherung der Existenz und der Substanz der VPV leistet. 4.1 Beschreibung des Risikomanagementsystems der VPV Der Bereich Zentrales Risikocontrolling stellt das konzernweite Risikomanagement sicher. Er legt die Grundlagen und Methoden des Risikomanagements fest, erstellt die entsprechenden Leitlinien hierzu und unterstützt den Vorstand bei der Ableitung der Risikostrategie aus der Geschäftsstrategie. Die Elemente Risikofrüherkennung, Risikoanalyse und Risikobegrenzung sind wesentliche Teile dieses Systems, die in Verbindung mit dem Risikotragfähigkeitskonzept dafür sorgen, dass unser zur Verfügung stehendes Risikokapital in einem adäquaten Verhältnis zu den bestehenden Risiken steht. Die mit der Risikoanalyse festgestellten Risiken, werden im sogenannten Risikoinventar dokumentiert. Dieses Risikoinventar wird regelmäßig mittels der Risikoinventur - flankiert durch die Risikobefragung - aktualisiert. Das Risikoinventar wird im Bereich Zentrales Risikocontrolling geführt und verwaltet. Entsprechend der Risikokultur der VPV werden Risiken dort bewertet und überwacht, wo sie entstehen können. Die Bewertung (Eintrittswahrscheinlichkeit / Schadenshöhe) und Risikosteuerung (Risikoakzeptanz, - vermeidung, -verminderung oder - übertragung) erfolgt dezentral in den Fachbereichen. Damit liegt das operative Management der Risiken dort, wo auch die Fachkenntnisse zur Identifizierung und Bewertung der Risiken vorhanden sind. Hierzu leistet das EDV-gestützte und konzernweite Interne Kontrollsystem einen wesentlichen Beitrag. Seite 8 von 25

27 Mit dem ganzheitlichen Risikomanagementansatz verfolgt die VPV grundsätzlich den aufbauorganisatorischen Grundsatz einer strikten Funktionstrennung zwischen Markt und Marktfolge sowie zwischen Risikoannahme und Risikosteuerung. Weitere Kontrollorgane, die in unserem Risikomanagementsystem mitwirken, sind unter anderem Aufsichtsrat, Treuhänder der Sicherungsvermögen, Verantwortlicher Aktuar sowie die Konzernrevision. 4.2 Abgrenzung zur Compliance- Funktion Die Compliance-Funktion, insoweit handelnd durch die Compliance-Organisation und des Weiteren gestützt auf vorhandene Strukturen wie insbesondere die Rechtsabteilung, ist für die Überwachung der Einhaltung aller (aufsichts-)rechtlichen Regelungen zuständig. Hierzu gehört zum Beispiel auch die ordnungsgemäße Einrichtung der Risikomanagement-Funktion als solches. Die Aufgabe der Compliance-Funktion bezieht sich aber nicht auf die konkrete Ausgestaltung der Prozesse oder auf inhaltliche Fragen des Risikomanagements. Das Risikomanagementsystem und damit auch die Risikomanagement-Funktion beziehen sich auf eine Gesamtrisikobetrachtung bzw. -erfassung des Unternehmens. Die Compliance-Funktion ist dagegen nur für die Compliance-Risiken zuständig. Es besteht insoweit eine Überschneidung zwischen den beiden Funktionen, als das Risikomanagement auch Rechtsrisiken als Teil des operationellen Risikos abzudecken und zu überwachen hat. Die Compliance-Funktion trägt zur Vermeidung von Rechtsrisiken im Vorfeld durch Leitlinien, Schulungen etc. bei. Darüber hinaus sollen Rechtsverstöße von der Compliance-Funktion aufgegriffen und auf wirksame Prozesse und Strukturen zur Verhinderung künftiger Wiederholungen hingewirkt werden. Beim Risikomanagement geht es dagegen um die Analyse und Bewertung von möglichen und bestehenden Rechtsrisiken, die in das Risikoprofil und in die Risikosteuerung des Unternehmens als ein Faktor einfließen. Die VPV führt eine Liste über Compliance- Vorgänge. Hier werden alle Vorgänge sowie die erfolgten Maßnahmen eingetragen. Die Compliance wird als feste Größe in die jährliche Risikoinventur und die jährliche anonyme Risikobefragung integriert. 4.3 Compliance-Risiken im Vertrieb Compliance-Risiken werden erkannt und minimiert durch Information und Sensibilisierung über Regelungen sowie Empfehlungsmaßnahmen zur Verbesserung. Im Vertrieb gilt häufig das Prinzip Leistung und Gegenleistung. Beziehungsmanagement und Belohnung gehören zum Geschäftsalltag und sind häufig wesentlicher Bestandteil erfolgreicher Partnerschaften mit Vertriebspartnern und Kunden. Dies ist Ausdruck einer freien Marktwirtschaft und ist daher grundsätzlich nicht verwerflich, solange es sich innerhalb der gesetzlichen und moralischethischen Rahmenbedingungen abspielt. Denkbare Compliance-Risiken im Vertrieb der VPV sind das Vergütungssystem, unzuverlässige Partner oder Falschberatungen, insbesondere im Hinblick auf unzureichende Dokumentation im Beratungsprotokoll. Diese Risiken dürften sich insoweit nicht von der Branche abheben. Deshalb ist eine Bewusstseinsschaffung bei den Vertriebskollegen von besonderer Bedeutung. Denn eine zentrale Compliance- Abteilung wird niemals so intensiv in den vertriebsspezifischen Prozessen stecken, wie die Kollegen, die tagtäglich in diesem Bereich arbeiten. Das bedeutet für die VPV, dass die Compliance auf die Mithilfe der Vertriebsmitarbeiter setzt, um Risiken zu erkennen und bewerten zu können. Das bedingt eine Kommunikation auf Augenhöhe. Vertrieb und Compliance verstehen sich bei der VPV als Partner und nicht als Gegner. Seite 9 von 25

28 Hierfür führt die Compliance-Funktion beispielsweise regelmäßig informatorische Interviews (grundsätzlich zu Beginn eines jeden Quartals) insbesondere mit Führungskräften des Vertriebs, um die Compliance-Situation zu aktualisieren. Ziel der Interviews ist die Aufdeckung möglicher Compliance-Verstöße im Vertrieb und die Identifizierung möglicher Handlungsfelder für die Risikokontrolle und Beratung. In den Interviews werden insbesondere arbeits- und datenschutzrechtliche Belange der Mitarbeiter berücksichtigt. Über die Interviews wird ein Protokoll erstellt, welches den Interviewten zur Verfügung gestellt wird. Dem Proportionalitätsprinzip folgend, setzt die VPV auf dezentrale Compliance- Strukturen, bei denen insbesondere Monitoring-, Controlling- und Sanktionierungsfunktionen nicht in einer Compliance-Organisation angesiedelt sind. Vielmehr werden zwecks Vermeidung einer ressourcenintensiven Dopplung bestehende Monitoring-, Controlling- und Sanktionierungsstrukturen der Unternehmen in die Realisierung der Compliance einbezogen. Diesem branchenüblichen Ansatz ist die VPV als mittelgroßer, nationaler Versicherer gefolgt. 5 Compliance-Programm Im Compliance-Programm sind alle Grundsätze und Maßnahmen manifestiert, die eine Einhaltung des GDV-Verhaltenskodex sicherstellen. Die Grundsätze und Maßnahmen des Compliance-Programms basieren auf den Erkenntnissen aus der Risikoanalyse. Das Compliance-Programm stellt im Wesentlichen die Umsetzung der Anforderungen des GDV- Verhaltenskodex dar und beschreibt die Einbindung und Integration in die Prozesse und Systeme der VPV. 5.1 Klare und verständliche Versicherungsprodukte Die wichtigsten Merkmale des Versicherungsproduktes einschließlich der für den Kunden bedeutenden Ausschlüsse vom Versicherungsschutz sind dem Kunden einfach und für ihn verständlich aufzuzeigen. Dem Kunden ist durch diese Information eine individuelle Entscheidung zu ermöglichen. Angaben über künftige mögliche Leistungen, insbesondere im Bereich lang laufender Altersvorsorgeprodukte, wie Annahmen zu der Entwicklung des Kapitalmarktes und zur Renditeentwicklung eines Produktes, sind transparent auf standardisierten branchenweit akzeptierten Verfahren plausibel darzustellen (Ziffer 1 GDV-Verhaltenskodex). Der Anspruch der VPV bei der Konzeption von Versicherungsprodukten ist, die Absicherung des Kundenbedarfs und Kundennutzens sicherzustellen. Daher ist der Ausgangspunkt der VPV bei der Entwicklung von Produkten stets ein identifizierter Kundenbedarf, bei dem aus einer Produktidee ein Lösungsangebot folgt. Dies wird sichergestellt durch Vermittlerbefragungen und/oder Marktstudien, die von der VPV in Auftrag gegeben werden. Dabei steht der Kundennutzen der jeweiligen Zielgruppe immer im Vordergrund. Bei der Erstellung der Produktinformationen wird auf klare und verständliche Angaben, Seite 10 von 25

29 insbesondere in Bezug auf das Preis-/Leistungsverhältnis geachtet. Es ist deshalb für die VPV von besonderer Bedeutung, die VPV-Kunden hinreichend über zum Beispiel Art und Umfang der Versicherungsleistung, Fälligkeit, Haftungsgrenzen und Selbstbeteiligungen zu informieren. Elemente dieser an das individuelle Verständnis des Kunden angelehnten Produktkonzeption sind neben speziell aufbereiteten Produktinformationsblättern auch verbraucherorientierte Versicherungsbedingungen, die ihre rechtliche Eindeutigkeit nicht durch eine empfängerorientierte Sprache verlieren. Die VPV folgt dabei weitgehend den Empfehlungen des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV). Handelt es sich bei diesen Produkten um Vorsorgeprodukte, bei denen eine zukünftige Leistung prognostizierbar ist, finden anerkannte Verfahren der Mathematik Anwendung, deren Ergebnisse verbrauchergerecht aufbereitet dargestellt werden. Bei der Erstellung von Marketingmaterialien wird ebenfalls auf eine standardisierte, verständliche und transparente Darstellung geachtet. Produkte sind für die VPV erst dann klar und verständlich konzipiert, wenn im Dialog zwischen Produktentwicklung und Produktkommunikatoren ein einheitliches und abgestimmtes Verständnis zu allen Fragen und Sachverhalten entstanden ist. Genauso ist ein reibungsloser und verlustfreier Wissenstransfer zu den Vertriebseinheiten geschaffen, was wiederum eine klare und verständliche Basis für eine kundenorientierte Beratung gewährleistet. Dies wird unterstützt durch Schulungen mit einheitlichen und zentral freigegebenen Trainingsinhalten. Hierfür setzt die VPV ein IT-basiertes Trainingstool ein, das die angebotenen und absolvierten Ausbildungsmaßnahmen für den Vermittler widerspiegelt. Einer überfachlichen Abstimmung und Prüfung schließt sich dann stets eine durch Produktmarketing und -schulung unterstützte Markteinführung an. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, sind sowohl für die Überarbeitung bestehender Produkte als auch für die Konzeption und Einführung neuer Produkte standardisierte Prozesse im Unternehmen implementiert. So wird beispielsweise die Rechtsabteilung bei der Erstellung von Kundendokumenten einbezogen und die Freigabe der Produkte, Tarife und Tarifbedingungen erfolgt explizit durch den Vorstand der VPV. Der Vertrieb wird mit Produktinformationen ausreichend ausgestattet. Somit ist es ihm möglich, die Kunden vollumfänglich zu informieren. Dies geschieht insbesondere durch einen Automatismus mit Unterstützung der VPV Kundenmanagement-Software bei der Antragsannahme, bei dem jedem Angebot ein Produktinformationsblatt nebst Bedingungen vorgelegt wird. Zu jedem neuen Produkt erhält der einzelne Vermittler standardisierte und umfangreiche Beratungs- und Verkaufsunterlagen im Rahmen einer Erstausstattung. Je nach Komplexitätsgrad werden hierzu auch Schulungen durchgeführt. Darüber hinaus wird der Außendienst über VPV Versicherungsprodukte im VPV-Intranet regelmäßig über aktuelle Entwicklungen informiert. Die Vermittler können dort allgemeine Fachinformationen, Informationen über den Marketingplan, Kampagnen, Vertriebsmarketing sowie Veranstaltungen abrufen, können die neuesten Druckstücke herunterladen und vieles mehr. Die Vermittler sind vertraglich dazu angehalten, ausschließlich das von der VPV zur Verfügung gestellte Werbematerial zu verwenden. Sie sind im Übrigen dazu verpflichtet, jegliche Werbemaßnahmen und Veröffentlichungen, insbesondere Werbung, Anzeigen, Drucksachen, Angebote und sonstige Erklärungen, die Produkte der VPV-Gesellschaften betreffen, vor der Veröffentlichung abzustimmen. Seite 11 von 25

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