Mitarbeiter der Diözesankurie Regelungen für die Einrichtung alternierender Telearbeitsplätze in der Diözesankurie

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1 BO-Nr Regelungen für die Einrichtung alternierender Telearbeitsplätze in der Diözesankurie 1 Einleitung Alternierende Telearbeit liegt vor, wenn Beschäftigte ihre individuelle regelmäßige Arbeitzeit teilweise zu Hause und teilweise in der Dienststelle erbringen. Die durchgeführten Arbeiten am Telearbeitsplatz sind nicht ausschließlich auf Tätigkeiten mit Unterstützung der IuK-Technik beschränkt. 2 Teilnahmevoraussetzungen 1. Persönliche Voraussetzungen Von Teilnehmenden werden die folgenden Kompetenzen und Voraussetzungen erwartet: a) besondere familiäre Gründe; hierzu zählen regelmäßig: Kinder unter 14 Jahren, die im Haushalt leben, Pflege von nach ärztlichem Gutachten pflegebedürftigen nahen Angehörigen, b) zuverlässiges, selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten, c) Kommunikationsfähigkeit, d) sicherer Umgang mit den neuen Kommunikationsmitteln (Internet, , Telefon) und entsprechende IT-Kenntnisse. 2. Sachliche Voraussetzungen: In der häuslichen Umgebung sind von den Teilnehmenden bereitzustellen: a) ein geeigneter Arbeitsplatz, b) ein Telefonanschluss, c) PC mit Internetzugang. 3. Weitere Teilnahmevoraussetzungen: a) Beschäftigungsumfang von mindestens 50 % der regelmäßigen Arbeitszeit eines Vollbeschäftigten; begründete Ausnahmen sind einvernehmlich möglich, b) Vereinbarung der Präsenzzeiten im BO und am häuslichen Arbeitsplatz; dabei sind die dienstlichen bzw. betrieblichen Belange zu berücksichtigen, c) Zustimmung der zuständigen Abteilungsleitung sowie der Hauptabteilungsleitung; die dienstlichen und betrieblichen Belange sind dabei zu berücksichtigen, d) Zustimmung durch die Abteilung Zentrale Verwaltung zur Arbeitsplatzsituation für die Präsenzzeiten im Bischöflichen Ordinariat, e) Zustimmung durch die IT-Abteilung bezüglich der durch den Dienstgeber bereitzustellenden IuK- Technik und der vorgesehenen IT-Nutzung, f) Anerkenntniserklärung über die Regelungen für die Einrichtung alternierender Telearbeitsplätze durch den Teilnehmer / die Teilnehmerin und die Abteilungs- bzw. Hauptabteilungsleitung. g) Antrag mittels in der Anlage beigefügtem Formblatt unter Darlegung der Gründe für eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Das Formblatt wird über das Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt. 1

2 Mitarbeiter der Diözesankurie 3 Dauer der Teilnahme und Widerruf Die Genehmigung für einen alternierenden Telearbeitsplatz soll über den Zeitraum der Maximaldauer von 2 Jahren erteilt werden. Eine erneute Antragstellung nach Ablauf ist möglich. Dazu ist wieder das in der Anlage beigefügte Formblatt zu verwenden. Die Genehmigung erlischt, wenn der Teilnehmende während des Genehmigungszeitraumes in eine andere (Haupt-)Abteilung wechselt; sie ist dann erneut zu beantragen. Ein Rechtsanspruch der Beschäftigten, ihre Arbeit teilweise auch zu Hause zu erbringen, besteht nicht. Die Genehmigung kann vom Dienstgeber bis zur Inbetriebnahme widerrufen werden. Ein fristloser Widerruf kann auch erfolgen, wenn persönliche oder technische Voraussetzungen bei Teilnehmenden während des genehmigten Zeitraums entfallen. Dies gilt auch bei einem erheblichen Verstoß gegen diese Regelung (z. B. Datenschutz). Die Genehmigung kann aus wichtigem Grund mit einer Frist von 3 Monaten durch die Abteilung Personalverwaltung unter Angabe desselben schriftlich widerrufen werden. Teilnehmende können mit einer Frist von 3 Monaten schriftlich einen Widerruf beantragen. 4 Benachteiligungsverbot Die Vereinbarung eines alternierenden Telearbeitsplatzes darf sich nicht nachteilig auf den beruflichen Werdegang der Teilnehmenden, insbesondere auf die dienstliche Beurteilung, auswirken. Auch darf sie nicht dazu führen, dass geringerwertige Aufgaben übertragen werden. 5 Arbeitszeit Für die Arbeitszeit in der Wohnung gelten die arbeitsschutzrechtlichen Regelungen. Die Verteilung der Arbeitszeit auf den Arbeitsort im Bischöflichen Ordinariat und am alternierenden Telearbeitsplatz wird zwischen der Leitung der Hauptabteilung / Abteilung und den Teilnehmenden individuell vereinbart. Die Präsenzzeiten sind entsprechend den Belangen des Aufgabengebiets auszurichten. Es sind mindestens 20 % der wöchentlichen Arbeitszeit in der Dienststelle zu verbringen. Die planmäßigen Präsenzzeiten sind in Groupwise zu hinterlegen, zu pflegen und der Abteilung lesend zugänglich zu machen. Wollen Vorgesetzte von den getroffenen Vereinbarungen nach Absatz 2 aufgrund dringender dienstlicher Erfordernisse abweichen oder wird während der Arbeit am alternierenden Telearbeitsplatz die Anwesenheit in der Dienststelle erforderlich, liegt die Entscheidung, wenn eine Einigung nicht möglich ist, bei der jeweiligen Leitung der Hauptabteilung. Die Arbeitszeit am alternierenden Telearbeitsplatz ist im Arbeitsnachweis gesondert zu erfassen. Bei Dienstreisen gelten die für Angestellte und Beamte jeweils geltenden tariflichen bzw. gesetzlichen Regelungen. 6 Kommunikation Um die Einbindung in die Hauptabteilung / Abteilung zu gewährleisten, ist sicherzustellen, dass der interne Informationsfluss erhalten bleibt. Verantwortlich hierfür ist die fachlich zuständige Hauptabteilungsleitung / Abteilungsleitung. Die Teilnehmenden tragen hierzu eine Mitverantwortung. Die Leitung der Hauptabteilung / Abteilung führt mit den von der Verlegung des Arbeitsplatzes unmittelbar betroffenen Kolleginnen und Kollegen in der Abteilung ein Gespräch über die beabsichtigte Veränderung und trägt dafür Sorge, dass diese durch die Teilnahme nicht unangemessen zusätzlich belastet werden. 2

3 Um die Erreichbarkeit für dienstliche Rückfragen sicherzustellen, ist von den Teilnehmenden eine Telefonnummer zu benennen, unter der sie während der eingetragenen Präsenzzeiten am häuslichen Arbeitsplatz zu erreichen sind. 7 Arbeitsmittel Die Teilnehmenden stellen Internetanschluss und PC kostenlos zur Verfügung und tragen Sorge für deren Betriebsfähigkeit und Wartung. Hierzu gehören insbesondere aktuelle Versionen des Virenschutzes, der Systemprogramme und eine aktivierte Firewall. Durch die IT-Abteilung des Bischöflichen Ordinariats wird den Teilnehmenden ein Zugang zu einem virtuellen Arbeitsplatz bereitgestellt, der mittels Internet-Browser erfolgen kann. Ein an den privaten PC angeschlossener privater Drucker kann ohne Anspruch auf Kostenersatz für lokales Drucken mitbenutzt werden. Über den virtuellen Arbeitsplatz werden den Teilnehmenden die im Netzwerk des Bischöflichen Ordinariats vorhandenen Standard-Anwendungen (Groupwise, Office, Villicio und das diözesane Intranet mit Zugriff auf das Internet) und die im BO-Netzwerk genutzten Daten-Laufwerke (z. B. U:\, P:\) zur Verfügung gestellt. Ein Zugang zu zentralen Informationssystemen (z. B. MACH, Personal Office, LIS) ist in der Regel nicht möglich. Ein Zugang zu diesen Systemen kann nur in begründeten Ausnahmefällen mit Zustimmung der für das jeweilige System federführenden Hauptabteilungsleitung erfolgen. Bei Problemen mit der Nutzung dieser Programme und / oder Datenbereiche können Teilnehmende telefonisch die Hotline des zentralen Benutzerservice in Anspruch nehmen. Nach Inbetriebnahme werden keine Hilfestellungen durch die IT-Abteilung bei Problemen mit dem lokalen Internetanschluss oder dem lokalen PC erfolgen. Eine Vor-Ort-Unterstützung durch Mitarbeitende der IT-Abteilung kann nicht erfolgen. 8 Arbeitsschutz Die Arbeitsschutzbestimmungen, insbesondere die Arbeitsstättenverordnung und die Bildschirmarbeitsplatzverordnung, gelten auch für den alternierenden Telearbeitsplatz. Bei Bedarf berät die Abteilung Zentrale Verwaltung die Teilnehmenden bei der Einrichtung ihres Arbeitsplatzes. Für Arbeitsunfälle am häuslichen Arbeitsplatz besteht Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. 9 Kosten Die Teilnehmenden tragen die Betriebskosten für den alternierenden Telearbeitsplatz. Dies sind insbesondere die Kosten für den zur Verfügung gestellten Arbeitsraum, Heizung, Reinigung und Beleuchtung und sonstige Nebenkosten, die Grund- und Verbindungskosten für Telefon und Internet, sowie die Kosten für die Beschaffung und den Betrieb des privaten PC und der damit verbundenen Geräte. 10 Haftung Im Falle der Beschädigung oder des Abhandenkommens von im Eigentum des Bischöflichen Ordinariats stehenden Arbeitsmitteln haften die Teilnehmenden im gesetzlichen Umfang bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Das Bischöfliche Ordinariat haftet nicht für Schäden an Vermögensgegenständen der Teilnehmenden, die durch technische Defekte der genutzten privaten Geräte entstehen. 3

4 Mitarbeiter der Diözesankurie 11 Datenschutz und Datensicherheit Der Datenschutz sowie die Datensicherheit sind von Teilnehmenden am häuslichen Arbeitsort, wie am Arbeitsplatz im Bischöflichen Ordinariat, uneingeschränkt zu gewährleisten. Die Teilnehmenden sind nach 4 der Anordnung über den kirchlichen Datenschutz (KDO 2003) auf das Datengeheimnis verpflichtet und haben die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten. Sie sind verpflichtet sicherzustellen, dass weder Familienangehörige noch sonstige Dritte Zugang und Zugriff zu den zur Verfügung gestellten Systemanwendungen sowie den dienstlichen Daten und Informationen haben. Dienstliche Akten und Unterlagen bzw. nicht elektronische Daten müssen am häuslichen Arbeitsplatz verschlossen aufbewahrt werden. Fehldrucke und zu vernichtende Unterlagen dürfen nicht über den Hausmüll entsorgt werden, sondern sind im BO zu vernichten. Dienstliche Daten dürfen nicht mit Programmen außerhalb des virtuellen Arbeitsplatzes bearbeitet und nicht auf privaten Speichermedien (z. B. Festplatte, USB-Stick) gespeichert werden. Die PC-Richtlinie für die kurialen Nutzer des BO-Netzwerkes gilt auch für den häuslichen Arbeitsplatz. 12 Zutrittsrecht Während der planmäßigen Präsenzzeiten ist Beauftragten des Bischöflichen Ordinariats nach Ankündigung Zutritt zum alternierenden Telearbeitsplatz zu gewähren, um die Einhaltung der vorstehenden Regelungen zu überprüfen. 13 Zuständigkeit Die Entscheidung über den Antrag auf Teilnahme am alternierenden Telearbeitsplatz trifft die Hauptabteilung XIV Personal / Abteilung Personalverwaltung. Sind die Voraussetzungen nicht oder noch nicht gegeben, ist der Antrag abzulehnen oder zurückzustellen. Den Bescheid erhalten der oder die Antragsteller/in, die Leitung der Hauptabteilung / Abteilung sowie nachrichtlich die Abteilung Zentrale Verwaltung, die IT-Abteilung, die Mitarbeitervertretung und die Gleichstellungsbeauftragte. 14 Schlussbestimmung, Übergangsregelung Diese Regelung tritt am in Kraft. Gleichzeitig tritt die Regelung für die Einrichtung flexibler Arbeitsorte in der Diözesankurie vom (BO Nr. A 1516) außer Kraft. Für nach der alten Regelung genehmigte Anträge bleibt diese für den genehmigten Zeitraum anwendbar. Wird nach ihrem Auslaufen eine Verlängerung beantragt, ist die neue Regelung anzuwenden. Unabhängig hiervon besteht die Möglichkeit, vorzeitig einen Antrag nach der neuen Regelung zu stellen. 4

5 Anlage Über die Leitung der Abteilung / Hauptabteilung an die Abteilung Personalverwaltung Antrag für einen alternierenden Telearbeitsplatz Erstantrag Verlängerungsantrag Antragsteller/in: Abteilung: Hauptabteilung: Beschäftigungsumfang: % Beantragte Dauer von bis Anschrift Telearbeitsplatz: Telefonnummer am Telearbeitsplatz: Beschreibung der persönlichen, sachlichen und familiären Gegebenheiten: (z. B. Kommunikationsfähigkeit, IT-Kenntnisse, Anzahl / Alter der Kinder, Pflegesituation, räumliche Situation zu Hause...) Erhoffte Vorteile von einem alternierenden Telearbeitsplatz für die Vereinbarkeit von Beruf u. Familie: (z. B. bessere Zeitplanung ) 5

6 Mitarbeiter der Diözesankurie Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit: 1 Gesamtarbeitszeit: Davon entfallen: h h auf die häusliche Arbeitszeit h auf die betriebliche Arbeitszeit Präsenzzeiten im BO: Tag: Uhrzeit: von bis Tag: Uhrzeit: von bis Sonstige Regelung: Voraussichtliche Präsenzzeiten und Erreichbarkeit am häuslichen Arbeitsplatz: 2 Montag: Dienstag: Donnerstag: Freitag: Mittwoch: Mitarbeitende mit lesendem Zugriff auf den Kalender in Groupwise: Sonstige Regelung: Kurze Beschreibung der Tätigkeit: Tätigkeiten, die zukünftig am häuslichen Arbeitsort erledigt werden sollen: 1 2 Hinweis: Die Verteilung kann einvernehmlich abgeändert werden. Die Änderungen sind der Abteilung Personalverwaltung schriftlich mitzuteilen. Die aktuellen Präsenzzeiten sind in Groupwise rechtzeitig zu hinterlegen. 6

7 Vom Standard ( 7) abweichende Anforderungen an den virtuellen PC-Arbeitsplatz nach vorheriger Abstimmung mit der IT-Leitung: 1. Die Regelungen für die Einrichtung alternierender Telearbeitsplätze im Bischöflichen Ordinariat werden anerkannt. 2. Ich bin damit einverstanden, am häuslichen Arbeitsplatz PC und Internetanschluss kostenlos zur Verfügung zu stellen und die in 9 genannten Kosten selbst zu tragen. 3. Aufgrund der oben gemachten Angaben beantrage ich die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes. Datum und Unterschrift Teilnehmer/in: Zustimmung der Abteilungsleitung zum Antrag: Die Regelungen für die Einrichtung alternierender Telearbeitsplätze im Bischöflichen Ordinariat werden anerkannt. Datum und Unterschrift AL: Zustimmung der Hauptabteilungsleitung zum Antrag: Die Regelungen für die Einrichtung alternierender Telearbeitsplätze im Bischöflichen Ordinariat werden anerkannt. Datum und Unterschrift HAL: Sonstige Bemerkungen: Wird von der Abteilung Personalverwaltung ausgefüllt: Antrag wird von AL / HAL unterstützt Antrag wird von AL / HAL nicht unterstützt Zustimmung Abt. Zentrale Verwaltung liegt vor Zustimmung IT-Abteilung liegt vor Antragt genehmigt bis:. 7