Der TPG Produkt-Katalog. Leichter arbeiten mit cleveren Erweiterungen für Microsoft PPM

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1 Der TPG Produkt-Katalog Leichter arbeiten mit cleveren Erweiterungen für Microsoft PPM

2 TPG The Project Group Mit kompetenter Beratung und intelligenten Lösungen zum höheren PM-Reifegrad TPG The Project Group bietet als international tätiger Fullservice-Anbieter Beratung und Lösungen für unternehmensweites Projektmanagement. Schwerpunkt sind Technologien von Microsoft sowie die Integration mit SAP und beliebigen anderen Systemen. Besonders für international aktive Kunden steht TPG als Microsoft Gold Certified Partner für kompetente Beratung, flexible Umsetzung, intelligente PM-Lösungen sowie die Erhöhung des PM- Reifegrades als Beitrag zum Unternehmenserfolg. Praxisbezogene Seminare zu Microsoft Project und Projektmanagement-Methodik runden das Leistungsspektrum ab. Microsoft Project and Portfolio Management (PPM) PPM ist eine unternehmensweite Lösung für das Projekt- und Portfoliomanagement. Es bietet eine projekt- und abteilungsübergreifende Planungs-, Informations- und Kommunikationsplattform. Niederlassungen und Partner Im internationalen Umfeld Durch mehrere Niederlassungen in Europa, USA und Afrika sowie einem weltweiten Netzwerk autorisierter Partner steht großen und mittleren Unternehmen aller Branchen ein umfangreiches Produkt- und Leistungsportfolio für Projektmanagement zur Verfügung. PPM wird von Microsoft für den Verbund der Komponenten Microsoft Project Professional, Project Server und Project Web App für den browserbasierten Zugang verwendet. Produkte für leichteres und effizienteres Arbeiten Für viele wiederkehrende Anwendungsfälle im unternehmensweiten Projektmanagement erweitern praxiserprobte TPG Produkte die Möglichkeiten von Microsoft Project, Project Server und SharePoint Server. Ihre Rollen und Prozesse werden so hervorragend unterstützt, Sie arbeiten leichter und effizienter. Produkt-Highlights für Nutzer von Microsoft Project Server und SharePoint TPG PSLink : ein weltweit führendes, SAP zertifiziertes Produkt zur Integration mit ERP Systemen TPG ProjectLink: für Verknüpfungen im Multiprojekt- und Programmmanagement TPG TeamManager: dient der übersichtlichen Ressourcenplanung des Linienmanagers TPG TeamLink App: unterstützt die Ressourcenoptimierung zwischen Projekt und Linie TPG ProjectPlanner: Projekt- und Budgetplanung in SharePoint TPG PortfolioPlanner: für ressourcenoptimierte Portfolio-Planung TPG MTA: die Meilenstein-Trendanalyse für ein übersichtliches Berichtswesen Eingebettet in den SharePoint Server mit den Komponenten Business Intelligence, Reporting, Dokumentenverwaltung, Listenverwaltung und Workflows steht allen Projektbeteiligten, von der Geschäftsführung über den Projektleiter bis hin zum Projektmitarbeiter, eine gemeinsame Arbeitsumgebung zur Verfügung. Project Online ist die neue, Cloud-basierte Lösung des Project Server Weitere Produkte und Lösungen für verschiedene Branchen finden Sie auch auf unserer Website. Jetzt Produkt-Demo beantragen! /kontakt All rights reserved 04/2016 (v2.6) (@tpg_de) /newsletter

3 Kompatibilität: Microsoft Project Online Microsoft Project Server Microsoft SharePoint Online Microsoft SharePoint SAP ERP, SAP PPM Microsoft Dynamics AX Atlassian JIRA TPG PSLink Ein weltweit führendes Produkt zur Integration von Microsoft Project mit ERP Systemen TPG PSLink ist ein weltweit führendes Middleware Produkt für den Datenaustausch zwischen Projektmanagement-, ERP- und anderen Systemen. Umfangreiche Prüfmechanismen sorgen jederzeit für das vollständige Übereinstimmen der ausgetauschten Daten in den Systemen. Das SAP zertifizierte Produkt ist hoch flexibel. Konkurrenzlos ist die hohe Konfigurierbarkeit. Sie ermöglicht das Umsetzen der Integration in kürzester Zeit. Einige TPG PSLink Referenzen Airbus, GER/FRA BAE Systems, GBR Bosch (BSH), GER DESY, GER Dimension Data, MEA Dürr, GER ELM, MEA E.ON, GER Exxaro Coal Mines, MEA Goodyear, GER/USA Grupo Leao, BRA Hamburg Port Autority, GER Harman International, GER/USA Helsinki City Transport, FIN Hydro Quebec, CAN Irish Rail, IRL Johnson Controls, GER Karl Storz, GER Kemira, FIN KFW, GER Lonza, GBR MAN Diesel & Turbo, GER NATS, GBR QinetiQ, GBR Rentschler Biotechnologie, GER Rheinmetall, GER/CHE/CAN Siemens Energy, GER Siemens Mobility, CHE Stora Enso, FIN Swisscom, CHE Tecnisa, BRA Tyco Electronics, USA Vaillant Group, GER Vorwerk, GER Votorantim, BRA Der Nutzen: Vereinfacht viele Arbeitsschritte wegen durchgängiger Projektmanagement-Prozesse Integriert Projektplanung, Controlling, Kollaboration und Dokumenten-Management Doppelpflege von Daten entfällt Bessere Datenqualität für Projektleiter, Controller und Management Mobile Nutzung von SAP Daten Multi-Mandanten Fähigkeit Besonderheiten auf einen Blick: Hoch konfigurierbares Produkt für sehr schnelle Implementierung Middleware mit Web Client und Microsoft Project Add-in Bidirektionaler Datenaustausch Umfangreiche Prüfmechanismen für höchste Zuverlässigkeit Integriert mit dem Project Server Sicherheitssystem Synchronisation auf Befehl oder zeitgesteuert, mit eigener Job-Queue Verwaltung Beliebig viele SAP Systeme, SAP Mandanten und Project Server Sites Mehrsprachige Oberfläche Bereits seit 1998 ein bewährtes Produkt mit vielen internationalen Referenzen /pslink

4 2013 ERP Leichter und effizienter arbeiten durch Integration Für Projekt- und Portfoliomanagement-Lösungen mit Microsoft Project, SharePoint, Primavera, Jira und ERP-Systemen wie SAP oder Dynamics AX sind TPG PSLink und TPG ResourceLink wichtige Produkte. Sie vereinen Portfolios, Projekte, Finanz- und Personalwesen in einer hochgradig integrierten Lösung. Das erhöht die Effizienz des Projektmanagements nachweislich. Wichtige Anwendungsfälle für die Integration am Beispiel von SAP Beliebige Daten von oder zu jedem SAP Modul lassen sich durch Konfigurieren von Richtung, Bedingungen, Zuordnungen und Filterkriterien austauschen. Strukturen können mit SAP PS in beide Richtungen synchronisiert werden gesamt oder in Teilen. Das Filtern der Strukturen nach beliebigen Kriterien ist ebenso möglich, wie der Bezug auf Microsoft Project Vorgänge oder auf virtuelle Verknüpfungen. TPG PSLink deckt ein weites Feld an netzplanbezogenen Anwendungsfällen in SAP ab. So können SAP Netzplanaktivitäten mit Microsoft Project Vorgängen verknüpft werden, entweder direkt oder über eine konfigurierbare Aggregationslogik. Auch die übrigen Netzplanobjekte Vorgangselemente, Meilensteine und Materialkomponenten können in die Synchronisation eingebunden werden. In ähnlicher Weise findet der Austausch mit PM-Aufträgen statt und ermöglicht somit die Integration von Projekten für Instandhaltung und Anlagenrevision. Termin- und Ressourcenplanung sowie die Fortschrittsverfolgung können dadurch in Microsoft Project erfolgen. Eine zentrale Funktionalität von TPG PSLink ist der Austausch interner und externer Kosten mit beliebigen SAP Kostenobjekten. Planwerte für Arbeit und Primärkosten können auf beliebige Controlling-Parameter verdichtet werden, z.b. auf PSP Elemente, Innenaufträge, Kostenstellen etc. Mit dieser Aggregation können die Werte in die SAP Leistungsaufnahme und Primärkostenplanung übertragen werden, immer bezogen auf die Perioden des Geschäftsjahres. Durch TPG PSLink wurde der Vorbereitungsaufwand zur regelmäßigen Budgetplanung von ehemals 3 Mannwochen auf einen Manntag reduziert. Die manuelle Übertragung aus verschiedenen Quellen wie Excel nach SAP entfällt jetzt völlig. Ein weiteres Einsparpotential ergibt sich aus der Vermeidung von doppelter Zeiterfassung in MS Project und SAP. Durch die bidirektionale Integration wird jährlich mehr als 1 Mannjahr an Aufwand eingespart. Helmut Kölbl, Harman International We chose TPG for the excellent quality of their PSLink product, but also due to PS- Link s very good cost-benefit ratio. Bill Courcha, BAE British Aerospace With Project Server linked to SAP, we can gauge the financial success of projects, comparing actual with budgeted figures, and provide management with the ability to exert meaningful control. Jani Saarinen, Kemira Neben den Plandaten kann TPG PSLink zurückgemeldete Stunden von Microsoft Project nach SAP CATS oder in die CO Leistungsverrechnung überleiten oder in umgekehrter Richtung von SAP nach Microsoft Project importieren. Zudem ermöglicht TPG PSLink den Austausch von Daten zwischen SAP, und Microsoft SharePoint. Ressourcenstammdaten wie Personennummern oder Kostenstellen bilden eine wesentliche Basis für alle weiteren Anwendungsfälle. TPG ResourceLink stellt sicher, dass der Ressourcenpool stets synchron mit SAP ist. All rights reserved 04/2016(v2.6) /blog (@tpg_de)

5 Integration von SharePoint mit PM und ERP Systemen TPG PSLink : Bequemer multi-direktionaler Datenaustausch Compatibility: Microsoft SharePoint Online Microsoft SharePoint 2016 Microsoft SharePoint 2013 Microsoft SharePoint 2010 Der Bedarf an der Integration von SharePoint mit Lösungen für Projektmanagement wie Microsoft Project Server (PPM) sowie mit ERP-Systemen wie SAP zum Datenaustausch ist sehr hoch. Im ersten Fall geht es meist um den Austausch von Projektinformationen mit Share- Point-Listen bzw. Dokumenten. Bei der ERP-Integration geht es vor allem um den Austausch von Stammdaten, Strukturen und Kosten- bzw. Budgetinformationen. Die folgenden Anwendungsfälle sollen dies exemplarisch erläutern. Integration von SharePoint mit anderen Systemen wie SAP, Microsoft Project Server, Project Online etc. via TPG PSLink Anwendungsfall 1: Verwalten von Stammdaten und Verteilen in andere Systeme Einer der häufigsten Anwendungsfälle ist die einfache Pflege von Stammdaten in Share- Point. Beispiele aus verschiedenen Kundenprojekten sind: Relevante Länder, Standorte, Organisationseinheiten, Verantwortliche, Kundenbezogene Daten, die für Projekte wichtig sind, Programme für die Auswahl in Projekten sowie Kategorien jeder Art. Auch die Pflege von Mapping-Tabellen mit Werten aus verschiedenen Systemen (z.b. Kostenarten aus SAP mit Kostenressourcen aus Microsoft PPM) ist üblich. In einigen Fällen dient SharePoint als Zwischenstation zum Bearbeiten und Ergänzen von Stammdaten (z.b. Projekt- Opportunities aus Microsoft CRM oder Ressourcen aus Microsoft Dynamics AX) und deren Aktualisierung in andere Systeme (z.b. Microsoft Project Server). Solche Listen werden mit Hilfe des TPG PSLink SharePoint Connectors aus Quellsystemen gelesen und in Zielsysteme (z.b. Auswahllisten für Microsoft Project Server Felder) übertragen. Dies hat auch einen bedeutenden Vorteil was Berechtigungen angeht: Berechtigungen auf die betreffende SharePoint Sites und Listen reichen aus, Admin-Rechte auf das PPM- oder ERP-System müssen nicht erteilt werden.

6 Anwendungsfall 2: Status von Arbeitspaketen in SharePoint zurückmelden Zwischen der Fertigstellung von Arbeitspaketen und der Zeitrückmeldung der Projektmitarbeiter ist zu unterscheiden. Letzteres bezieht sich auf geleistete Stunden für die Verrechnung der internen Kosten. Dagegen ist der Fertigstellungsstatus eines Arbeitspaketes nur bedingt aus den gemeldeten Aufwänden abzuleiten. Vielmehr ist es die Aufgabe der Verantwortlichen für die Arbeitspakete, den Status und weitere Fortschrittsinformationen gesondert zu melden. Über den TPG PSLink SharePoint Connector können dabei Daten von Arbeitspaketen in SharePoint verfügbar gemacht werden. Die dort gepflegten Eingaben lassen sich in das PPM-Tool oder das ERP-System importieren. Anwendungsfall 3: Checklisten in SharePoint pflegen und mit anderen Systemen verknüpfen Viele Projekte werden nach klar definierten Phasenmodellen durchgeführt. Die darin definierten Stage-Gates müssen dabei über Checklisten geprüft werden. Die Prüfung aller relevanten Checklisten-Punkte eines Gates ist dabei Voraussetzung für den Übergang in die nächste Phase bzw. in die nächste Stufe innerhalb einer Phase. Solche Checklisten sind dabei nicht Teil des Projektterminplans. Sie hängen zwar mit Meilensteinen aus dem Projektplan zusammen, sind aber als gesonderte Listen zu betrachten. Dieses Vorgehen ist auch interessant bei Berechtgungen für Checklisten- Rückmelder. Mit Hilfe des TPG PSLink SharePoint Connectors lässt sich folgendes erreichen: Checklisten für ein Projekt im PPM- oder ERP-System lassen sich, basierend auf Share- Point-Vorlagen, in SharePoint automatisch erzeugen und zuordnen. Sie werden mit Informationen aus dem Projektplan aktualisiert (z.b. Meilenstein-Termine) Die Ergebnisse der geprüften Checklisten-Punkte werden mit Projektmeilensteinen und phasenrelevanten Feldern im PPM- / ERP-System synchronisiert Anwendungsfall 4: Daten aus SharePoint-Listen in SQL konsolidieren für SSRS Reports In vielen Fällen liegen projektbezogene Daten, die über die eigentlichen Terminpläne hinausgehen, in diversen themenspezifischen SharePoint Sites. Deren Zusammenführen in übergreifende Berichte ist wichtig. TPG PSLink SharePoint Connector kann solche Informationen auf Befehl und /oder zeitgesteuert für Berichte in SQL Tabellen sammeln und speichern. Integration SharePoint via TPG PSLink - wichtigste Vorteile: Nahtloses Einbinden von SharePoint in die PPM-Gesamtlösung Verknüpfen von Listen jeder Art (im Sinne von Projekt bzw. Vorgangs-Details ) über Share- Point (Checklisten, Maßnahmen-Listen etc.) Zuordnen von Dokumenten aus anderen Quellen Vereinfachte Administration von Stammdaten Bessere Vergabe von Berechtigungen für einfache Admin-Jobs Vermeiden mehrfacher Dateneingaben Zusammenführen von Informationen für das Berichtswesen Anpassbar an individuelle Prozesse Umfangreiche Konfiguration und Prüfmechanismen TPG PSLink sichert die volle Konsistenz der übertragenen Daten in allen beteiligten Systemen. All rights reserved 04/2016(v2.6) /blog (@tpg_de)

7 TPG ProjectLink 2013 Mehr Transparenz bei Verknüpfungen im Multi-Projektmanagement Kompatibilität: Microsoft Project Server 2013 Microsoft Project Online Microsoft Project Server 2010 Microsoft Project Server 2007 Gute Zusammenarbeit über Projekte hinweg ist für erfolgreiches Multi-Projektmanagement sehr wichtig. Über TPG ProjectLink verknüpft der Projektleiter externe Vorgänge mit der eigenen Planung im Microsoft Project Server. Durch Spiegeln von Vorgängen bzw. Verknüpfen von Daten zu bestehenden Vorgängen im eigenen Zeitplan hat er stets den Überblick, welche externen Vorgänge sich wie verändert haben. Das ist die Grundlage für eventuell notwendige Anpassungen. Multi-Projektübersichten mit steuerungsrelevanten Informationen wie Meilensteinen und Status-Ampeln können automatisiert zusammengestellt und aktualisiert werden (bottom-up). Aus diesen übergeordneten Rahmenprojekten lassen sich Vorgaben mit TPG ProjectLink automatisiert in die Teilprojekte zurück übertragen (top-down). Dieser Kreislauf ist die Grundlage, Programmmanagement durchgängig und komfortabel abzubilden. Der Nutzen: Mehr Transparenz durch projektübergreifende Verknüpfungen von Vorgängen Multi-Projektübersichten für aktuelle Zustände im Portfolio auf einen Blick (Status Board) Durchsetzen von Vorgaben im Programmmanagement Einfaches Realisieren auch von unternehmensübergreifenden Verknüpfungen Einfacher grafischer Vergleich von eigenen und fremden Vorgängen auf einen Blick Gewinn an Performance, da externe Projekte für Verknüpfungen nicht offen sein müssen Besonderheiten auf einen Blick: Als Datenquellen können neben Microsoft Project Server Sites auch SharePoint Listen oder SQL-Datenbanken dienen Auch Notizen und sämtliche benutzerdefinierten Felder lassen sich leicht übertragen Konfigurierbare Feldkombinationen (field mapping) für viele individuelle Anwendungsfälle Innovativer Task Picker für einfaches Verknüpfen (gemäß Rechtesystem des Project Servers) Spiegeln externer Vorgänge in den eigenen Terminplan Vorschaufunktion und Update der verknüpften Informationen auf Befehl /projectlink

8 Wichtige Anwendungsfälle für Projektverknüpfungen mit TPG ProjectLink TPG ProjectLink ist hoch flexibel und ermöglicht so verschiedenste Anwendungsfälle. Der Projektleiter selbst stellt die für ihn relevanten Verbindungen zu anderen Projekten über den innovativen Task Picker oder die frei konfigurierbaren automatischen Regeln her. 1. Multi-Projekt Übersichten in MS Project mit Status: Über SQL-Abfragen lassen sich z.b. relevante Meilensteine in einer Multiprojekt-Übersicht für den Lenkungsausschuss zusammenstellen. Neben den zeitlichen Angaben können hierbei auch Informationen zum Status des einzelnen Projekts übertragen werden (z.b. Ampeln). Dieses ist nützlich für das Berichtswesen und das Weitergeben von Terminplänen im MS Project Format, die nur Teilinformationen enthalten sollen (siehe Grafik links). Die neue TPG Lösung automatisiert bislang manuelle Tätigkeiten. TPG ProjectLink aggregiert alle Detailpläne zum Gesamtprojektplan, dessen Strukturen und Termine mit TPG PSLink nach SAP übertragen werden. Die Plandaten zu Kosten und Arbeit aus den Detailplänen überträgt TPG PSLink direkt nach SAP. Alles ist jetzt einfacher dank dieser Kombination. Reiner Schwarz, Cassidian (EADS) 2. Programmmanagement mit MS Project: Mit automatisierten bottom-up und top-down Verbindungen kann der Kreislauf zwischen Steuerungsgremium und Projektleitern optimal unterstützt werden (siehe Grafik links). 3. Einzelprojekt-Verbindungen in MS Project: Der Projektleiter wählt selbst, welche Vorgänge er aus anderen Projekten in den eigenen Terminplan verbinden möchte. Über konfigurierte Verbindungstypen entscheidet er, ob sein Terminplan durch die Verbindung von außen verändert werden darf, oder ob er die Daten nur anzeigen lassen möchten. 4. Abstimmungen Projekt und Linie (Linien-Organisation): Projektleiter fordern von Teamleitern, je nach Organisation, die Mitarbeit von Personen oder die Zuarbeit in Form von Liefergegenständen. In einer Linienorganisation hilft TPG ProjectLink die Eckdaten der Liefergegenstände im Projektplan mit den Details der zugehörigen Teampläne zu koordinieren (siehe Grafik oben). Für Matrix-Organisationen siehe TPG TeamManager App und TPG TeamLink App. 5. Beliebige Ad-hoc Abfragen auf Vorgangsebene: Als Projektleiter können Sie sich z.b. alle Vorgänge aus verschiedenen Projekten innerhalb einer frei wählbaren Zeitspanne anzeigen lassen. Dabei müssen die einzelnen Projekte nicht geöffnet werden. Mit TPG ProjectLink lassen sich sehr einfach Verknüpfungen zwischen Projekten einrichten. Statusabfragen über Programme aus verschiedenen Unterprojekten sind uns durch die hierarchische Organisation dieser Verknüpfungen möglich. Auch können wir Zielvorgaben an die Unterprojekte weitergeben und Statusinformationen von dort zurückerhalten. Dr. Günther Burget, Project Office, Intel Mobile Communications TPG ProjectLink has greatly facilitated planning as managers can see at a glance whether, and how, delays in a different project will have an impact on their own. Peter Zenk, Lonza AG All rights reserved 04/2016(v2.6) /blog (@tpg_de)

9 TPG TeamManager Die perfekte Brücke zwischen Projektanfragen und Ressourcenplanung in der Linie Kompatibilität: App zu SharePoint 2013 Office 365 Microsoft Project Server 2013 Project Online Für Führungskräfte ist TPG TeamManager ein modernes webbasiertes Werkzeug zur Ressourcenplanung. Es stellt die volle Auslastungsplanung jedes Mitarbeiters in der Abteilung dar, die sich aus Linientätigkeiten, Abwesenheitszeiten und Projekttätigkeiten ergibt. In Matrixorganisationen ist es wichtig, dass der Ressourcenmanager die freien Kapazitäten für Projekte gut erkennen kann, um schnell Zusagen auf Projektanfragen vergeben zu können. TPG TeamManager ist ein eigenständiges Werkzeug, das genau dazu dient und auf allen gängigen Browsern läuft. Bild 1: Planungsansicht für den Ressourcenmanager mit vollem Überblick der Abwesenheitszeiten Linien- und Projekttätigkeiten. Die Planungsansicht für den Ressourcenmanager zeigt die Auslastung der Ressourcen im Team und anfragte Projekte in der Übersicht. Im Idealfall sind alle Felder für Projekte und Ressourcen grün dann wäre keine Ressource überlastet und die Projektanfragen vollständig zugesichert. Dieser Spagat ist in der Realität nur schwer vollständig zu erfüllen, aber der Ressourcenmanager sieht anhand der roten Felder sofort, wo Handlungsbedarf besteht. Bild 2: Ressourcenansicht (links) mit Gesamtauslastung über Kapazität. Projektansicht (rechts) mit Projektzusicherung. Die Gesamtauslastung gewählter Ressourcen stellen die Balken (links) mit der Linie der Ressourcenkapazität dar. Die Projektansicht rechts visualisiert die Projektzusicherungen der links selektierten Ressourcen. Dies ist die Summe aus Projektarbeit sowie allen Linientätigkeiten und Abwesenheiten.

10 Integration mit Microsoft Project Server Bei Bedarf kann auch der Microsoft Project Server als Projektmanagement-Plattform an die TPG TeamMananager angekoppelt werden. Das erlaubt diesen Prozess: 1. Die App zieht die Ressourcenkapazitäten aus dem Microsoft Project Server Resource Pool. 2. Der Ressourcenverantwortliche plant alle nicht projektbezogenen Tätigkeiten und Abwesenheitszeiten je Mitarbeiter in der TPG TeamManager. 3. Er importiert alle Ressourcenanfragen aus dem Microsoft Project Server in die App. 4. Ebenfalls über die TPG TeamManager sichert er schließlich Ressourcen an die Projekte zu. Bild 3: Die Projektdetailansicht zeigt ein Projekt mit den zugesicherten Ressourcen. Die Verbindung zum Projekt TPG TeamManager vereint die Ressourcenanfragen aus dem Projekt und die zugehörigen Zusagen des Linienverantwortlichen. Die Zusagen aus der Linie können an die Projekte veröffentlicht werden, wo sie mit Hilfe der kostenlos erhältichen App TPG TeamLink im Vergleich zu den Projektanfragen grafisch dargestellt werden können. Die beiden Apps bieten eine optimale Basis zum Vergleich von Anfrage aus den Projekten und Zusicherung aus der Linie, auf der die Verantwortlichen sich abstimmen und einigen können. Der Nutzen von TPG TeamManager: Unterstützt Projekt- und Linienmanager bei einer abgestimmten Ressourcenplanung Effizientes Bearbeiten von Ressourcenanfragen aus Projekten und -zuweisung im selben Tool Schafft Verlässlichkeit für die Projektmanager bei der Ressourcenplanung in ihren Projekten Vermindert Verzögerungen von Projekten und das Überbuchen / Überlasten von Ressourcen Schafft Übersicht als Grundlage für Entscheidungen über zusätzlichen Ressourcenbedarf Besonderheiten auf einen Blick: Grafische Darstellung der Verfügbarkeit jedes einzelnen Mitarbeiters und der Abteilung Optionale Anbindung des Microsoft Project Server unter Berücksichtigung des Rechtekonzepts App zu SharePoint 2013 oder Office 365 mit hoher Performance auf allen gängigen Browsern /teammanager-app All rights reserved 04/2016(v2.6) /blog (@tpg_de)

11 TPG ProjectPlanner Projekt- und Budgetplanung in SharePoint mit wichtigen Vorteilen zu Excel Kompatibilität: SharePoint 2013 SharePoint 2010 SharePoint Foundation Aus der Planung von Projekten und Kostenstellen kennen Sie die Problematik mit Excel: verschiedene Dateiversionen, verteilte Speicherorte und Vorgaben des Controllings bei der Budgetierung. Dieses Problem haben Sie nicht, wenn Sie mit der Microsoft Project Web App arbeiten. Dafür lassen sich dort aber keine Kostenressourcen und zeitphasen-bezogenen Eingaben für Arbeit und Kosten planen. Projekte und Budgets erfolgreich zu planen ist mit Excel und der Project Web App also meist mit hohen Arbeitsaufwand und Einschränkungen verbunden. Mit TPG ProjectPlanner erledigen Sie als Projektleiter oder Kostenstellenleiter Ihre Planung von Budgets und Projekten hingegen in einem speziell dafür entwickelten Tool - wirklich effizient. Bild 1: Beliebige Gliederung und Benutzerfelder für Projekte und Vorgänge hier am Beispiel von SAP WBS Mit TPG ProjectPlanner arbeiten Sie in Ihrem bevorzugten Browser, ähnlich wie mit Excel. Besonders bequem: Die übersichtlich gestaltete Benutzeroberfläche und die Konzentration auf alle wesentlichen Funktionen. Ein weiterer Vorteil ist auch, dass Ihre Daten in einer zentralen Datenbank gespeichert sind. Das Jonglieren mit verschiedenen Excel-Dateien entfällt. Zudem können Sie Ihr Controlling durch Anbinden von ERP-Systemen wie SAP einfach ins Boot holen. Budgetplanung erfordert verlässliche Daten Für zuverlässiges Budgetieren bietet TPG ProjectPlanner eine zeitphasenbezogene Umrechnung von Arbeit in Kosten. Bei Einsatz von Ressourcen mit anderen Währungen als der Projektwährung erfolgt entsprechend eine zeitlich variable Umrechnung der Kosten. Wenn Sie wollen auch monatsgenau. Die Daten werden in einer zentralen Datenbank gespeichert - eine wesentliche Voraussetzung für Ihre Datenqualität. Flexible Ansichtsoptionen und praktische Arbeitshilfen Mit flexiblen Ansichtsoptionen behalten Sie stets den Überblick, auch in großen Projekten. Arbeiten Sie mit Tabellen wie in Excel und wechseln Sie zwischen der Vorgangs- und Ressourcenansicht. Ihre bisherigen Daten können Sie aus Excel per Copy/Paste einfach übernehmen.

12 Alternativ haben Sie die Möglichkeit, die Ressourcen in einer übersichtlichen Matrix den Vorgängen zuzuordnen. Mit der aus Excel bekannten Funktion Rechts ausfüllen verteilen Sie Ihre Daten einfach per Drag&Drop auf der Zeitachse. Datenanreicherung zur Weitergabe an das Controlling Benutzerfelder ermöglichen Ihnen die Zuordnung der Planungsinhalte und Ressourcen zu den Objekten aus dem ERP-System, wie Kostenstellen und -arten, PSP-Elemente, CO-Aufträge etc. Die so aufbereiteten Datensätze können mit Integrations-Tools wie TPG PSLink, zuverlässig und komfortabel in beide Richtungen übertragen werden. Das ist eine entscheidende Voraussetzung für die effiziente Zusammenarbeit zwischen Projektleiter und Controlling. Vorteile gegenüber Excel Zentrale Datenhaltung Zentral vorgegebene Benutzerfelder und Auswahllisten Einfaches Arbeiten mit verschieden Währungen Lauffähig in den wichtigsten Browsern Keine Versionsprobleme Robust Vorteile gegenüber Microsoft Project Server Kostenressourcen (PWA) Planung in Zeitphasen (PWA) Kopieren aus Excel (PWA) Einfaches Arbeiten mit verschieden Währungen Mehrspaltige Nachschlagetabellen Benutzerfelder auf Zuordnungsebene Ihr Nutzen durch TPG ProjectPlanner Einfache und schnelle Aufwands- und Kostenplanung Einfache Benutzeroberfläche mit nur wesentlichen Funktionen Arbeiten wie in Excel, aber mit mehr Vorteilen Minimaler Schulungsaufwand (1-2 Stunden) Budgetplanung auf Basis flexibler Wechselkurse Maximale Datenqualität durch zentrale Datenhaltung Bei Bedarf: Direkte Datenübertragung in ERP-Systeme Bild 2: Arbeitsressourcen mit verschiedenen Währungen und Kostenressourcen, Matrix zur Ressourcenzuordnung Wichtige Besonderheiten auf einen Blick: Zentrale Datenhaltung im SQL-Server Beliebige Gliederungen von Projektvorgängen Zeitlich variable Ressourcen-Kapazität und Kostensätze Zeitlich variable Umrechnung von Währungen Check-in/Check-out Funktionalität /projectplanner All rights reserved 04/2016(v2.6) /blog

13 TPG TeamLink App Direkter grafischer Vergleich zwischen Projektplanung und dem Ressourcenplan Kompatibilität: App zu SharePoint 2013 Office 365 Microsoft Project Server 2013 Project Online Der Ressourcenplan ist eine Möglichkeit des Microsoft Project Servers, auf Projektebene eine grobe Ressourcenvorausplanung zu erstellen. TPG TeamLink ermöglicht dem Projektleiter, seine grobe Vorausplanung von Ressourcen anschließend mit seiner vorgangsbezogenen Detailplanung auf Projektebene zu vergleichen. So hat er eine grafische Übersicht, die ihm Planungsunterschiede visualisiert. Bild: TPG TeamLink vergleicht grafisch den Ressourcenplan mit der tatsächlicher Projektplanung mittels Ampelfarben. Die Verbindung zur Linie In Verbindung mit der TPG TeamManager App lassen sich die Detailplanungen zu notwendigen Ressourcen des Projektes, die als Anfragen an die Linienverantwortlichen gestellt werden, mit den Zusagen desselben vergleichen. Die Zusagen aus der Linie werden über TPG TeamManager App an die Projekte veröffentlicht. Mit Hilfe der TPG TeamLink App können sie grafisch im Vergleich zur Ressourcenanfrage des Projektes dargestellt werden. Die beiden Apps bieten daher eine optimale Basis zum Vergleich von Anfrage aus den Projekten und Zusicherung aus der Linie, auf der die Verantwortlichen sich abstimmen und einigen können. Der Nutzen von TPG TeamLink App: Grafischer Vergleich von Ressoucenplan und Projektdetailplanung Unterstützt Projekt- und Linienmanager bei einer abgestimmten Ressourcenplanung Schafft Verlässlichkeit für die Projektmanager bei der Ressourcenplanung in ihren Projekten Besonderheiten auf einen Blick: Erweiterung für den Microsoft Project Server 2013 App zu SharePoint 2013 oder Office 365 mit hoher Performance auf allen gängigen Browsern /teamlink-app

14 TPG PortfolioPlanner 2013 Optimale Ressourcenauslastung durch einfache Portfolio-Planung mit der Maus Wenn aus einer Projektidee ein genehmigtes Projekt wird, dann stellt sich immer die Frage: wann erlaubt die Ressourcen- und Budgetsituation den Projektstart? TPG PortfolioPlanner aggregiert die Ressourcen- und Kostenzuordnungen der laufenden und neuen Projekte auf Projektebene als je einen Vorgang in Microsoft Project. In einer zusätzlichen Ansicht wird die Auslastung je Team bzw. die Budgetverwendung in einer Gesamtübersicht als Entscheidungsgrundlage präsentiert. Kompatibilität: Microsoft Project Server 2013 Microsoft Project Server 2010 Microsoft Project Server 2007 Die laufenden und neuen Projekte sind im Balkendiagramm und in den Histogrammen farblich unterschieden. Verschieben Sie nun einfach die Projekt-Balken in Microsoft Project, bis die Ressourcen- und Kostengebirge keine Überlastung mehr aufweisen. Projekte können einfach aktiviert/deaktiviert und die Kapazitäten von Ressourcen bzw. Budgets angepasst werden. Der Nutzen: Manuelles Ad-hoc Optimieren der Ressourcenauslastung und Budgetverwendung mit der Maus Grafisches Simulieren von Projektlagen und sofortige Anzeige der Auswirkungen auf die beteiligten Ressourcen und Kosten Alle Projektdaten zusammengefasst in einer überschaubaren Darstellung Besonderheiten auf einen Blick: Gleichzeitige Darstellung verdichteter Projektterminpläne (ein Balken je Projekt) mit mehrfachen verdichteten Ressourcen- und Kostenhistogrammen Variable Zusammenfassung auf Portfolioressourcen (Abteilungen, Niederlassungen, etc.) und Kostenarten Umfangreich konfigurierbare Grafiken (Säulen und Linien) Bestehende und neue Projekte werden aus dem Project Server oder beliebigen anderen SQL-Quellen geladen Verschiedene Simulationsergebnisse speicherbar /portfolioplanner All rights reserved 04/2016(v2.6) /blog

15 MTA jetzt kostenlose herunterladen! TPG MTA Client 2013 Die vollständig integrierte Meilenstein Trendanalyse für Microsoft Project Kompatibilität: Microsoft Project Client 2013 Microsoft Project Client 2010 Microsoft Project Client 2007 Die Meilenstein-Trendanalyse (MTA) ist eine übersichtliche Kombination aus gespeicherter Historie und gedachter Prognose ausgewählter Meilensteine eines Projekts. Sie dient der grafischen Darstellung von zeitlichen Abweichungen im Projektverlauf. TPG MTA Client wird auf dem Rechner des Projektleiters installiert und integriert sich vollständig in Microsoft Project. Der besondere Vorteil im Vergleich zu anderen Produkten dieser Art ist, dass TPG MTA Client die MTA-Daten direkt im Projekt abspeichert. Es gibt keine Zusatzdateien. Somit sind die Daten einfach transportabel und stehen auch anderen Nutzern von Microsoft Project sofort zur Verfügung. Der Nutzen: Grafische Unterstützung des Berichtswesens mit klarer Übersicht der zeitlichen Entwicklung von Projekten Rechtzeitiges Erkennen von Terminengpässen Besseres Terminbewusstsein der Projektbeteiligten und somit bessere Planungsqualität Besonderheiten auf einen Blick: Multi-projektfähig bei vollständiger Integration in Microsoft Project Datenhaltung innerhalb der mpp-projektdatei, ohne zusätzliche MTA-Datei Konfigurierbare Grafikausgabe und sehr gute Druckbarkeit Übersichtliche Tabellendarstellung der Termine Anwendbar auch bei Projekten auf dem Project Server und mpp-projektdateien Konfigurierbare Profile für Ansichten mit bestimmten Meilensteinen Importiert Daten aus dem TPG MTA Server /mtaclient

16 TPG MTA Server 2013 Die erste Meilenstein Trendanalyse für den Microsoft Project Server Die Meilenstein-Trendanalyse (MTA) ist eine übersichtliche Kombination aus Historie und gedachter Prognose ausgewählter Meilensteine eines Projekts. Sie dient der grafischen Darstellung von zeitlichen Abweichungen im Projektverlauf und durch die regelmäßige Historisierung der Projekte auf dem Server zum Stichtag letztlich dem Durchsetzen von Planungsqualität. Kompatibilität: Microsoft Project Server 2013 Microsoft Project Server 2010 Microsoft Project Server 2007 TPG MTA Server integriert sich als Webpart in den Microsoft Project Web-Access / Web App. Dort kann sie Bestandteil eines Management-Cockpits sein. Über eine Liste wählt der Projektmanager, entsprechend seiner Rechte, ein beliebiges Projekt aus dem Portfolio. Durch die Kombination mit TPG MTA Client werden die Daten auch offline verfügbar. Der Nutzen: Grafische Unterstützung des Berichtswesens mit klarer Übersicht der zeitlichen Entwicklung von Projekten Rechtzeitiges Erkennen von Terminengpässen Besseres Terminbewusstsein der Projektbeteiligten und somit bessere Planungsqualität Besonderheiten auf einen Blick: Als Webpart vollständige Integration in den Microsoft Project Web-Access / Web App Beliebig einstellbares, periodisches Speichern der Datenbasis Filtermöglichkeiten über Meilensteine und Projekte Übersichtliche Tabellendarstellung der Termine Anzeige von Stichtagen für jeden Meilenstein Grafik beliebig skalier- und kopierbar für Darstellung in Office-Dokumenten Konfigurierbare Übernahme des Rechte-Systems aus dem Microsoft Project Server /mtaserver All rights reserved 04/2016 (v2.6) (@tpg_de) /newsletter

17 TPG ResourceLink Den Microsoft Project Enterprise Resource Pool flexible und einfach aktualisieren Kompatibilität: Microsoft Project Online Microsoft Project Server Microsoft Enterprise Project Management Lösungen führen immer wieder zu der wichtigen Frage: Wie hält man große Mengen an Ressourcendaten aus verschiedenen Datensystemen im Enterprise Resource Pool aktuell? Wie schafft man das kostengünstig und ohne zusätzliches Fehlerpotenzial? TPG ResourceLink bietet die Antwort. Mit TPG ResourceLink importieren Sie konfigurierbar aus verschiedenen Quellen Ressourcendaten in den Microsoft Project Server Resource Pool. Die permanente Aktualisierung des Microsoft Project Servers lässt sich mit dem Produkt zeitgesteuert oder auf Befehl einfach und zeitsparend durchführen. Bei einer größeren Anzahl von Ressourcen ist dieses Werkzeug für die Entlastung des Administrators unverzichtbar. Der Nutzen: Die immer aktuellen Ressourcendaten geben den Projektleitern Sicherheit und Unterstützung bei Ihren Planungsaufgaben Administratoren sind von aufwändiger und zeitintensiver Datenpflege entlastet Besonderheiten auf einen Blick: Neuanlegen, Aktualisieren, Aktivieren, Deaktivieren und Löschen von Ressourcen im Microsoft Project Server Enterprise Resource Pool Unterstützen einer Vielzahl an Ressourcen-Eigenschaften des Project Servers (z.b. RBS schreiben / aktualisieren / zuordnen) Aktualisiert / importiert auch Ressourcen-Kostensatztabellen, -Verfügbarkeit und -Kalender Import beliebiger Enterprise Ressourcen Felder in den Microsoft Project Server Preview-Funktion für den Import Synchronisation über Personalnummer, nicht über Namen Festlegen des führenden Systems pro Ressourceneigenschaft/-feld Ausführliches Logging Scheduling von Importvorgängen Verwaltung mehrerer Project Server und Sites pro Server Dezentrale Administration möglich, nicht nur vom Project Server aus /resourcelink

18 TPG ProjectDetails 2013 Detaillierte Informationen je Projektvorgang einfach verfügbar aus externen Quellen TPG ProjectDetails stellt für jeden Projektvorgang in Microsoft Project zugehörige Daten aus externen Listen wie z.b. SharePoint zur Verfügung. Bei den externen Listen kann es sich um To-Dos, Risiken, Probleme, Dokumente etc. handeln. Dem Projektleiter stehen diese Informationen mit einem Klick genau dort zur Verfügung, wo er sie benötigt beim jeweiligen Vorgang, strukturiert in Reitern. Damit lassen sich sowohl die Zusammenarbeit von Projektleitern mit ihren Teams optimieren, als auch die Projektpläne schlank halten. Kompatibilität: Microsoft Project Client 2013 Microsoft Project Online Microsoft Project Client 2010 Microsoft Project Client 2007 Statt alle Details in den Projektplan aufzunehmen können Teammitglieder Informationen in SharePoint Listen zu den Arbeitspaketen in Project selbst verwalten. Zur besseren Planung kann der Projektleiter die Summe der Details aus SharePoint an die Arbeitspakete in Project übernehmen. Und beim Aktualisieren kann sich der Projektleiter anstatt von Prozentangaben jetzt anhand der Anzahl erledigter Aufgaben in den Listen ein klares Bild über den tatsächlichen Fortschritt des Projektes machen. Externe Listen können aus SQL-Datenbanken, SharePoint oder dem Team Foundation Server stammen. Sie stehen dem Projektleiter via TPG ProjectDetails im Microsoft Project Plan zur Verfügung. Bei Bedarf kann er Informationen aus den Quellen per Klick in seine Planung importieren und dort weiter verarbeiten. Dabei benötigen die Teammitglieder keinen Zugriff auf die eigentliche Projektplanung wenn sie die externen Listen pflegen. Der Nutzen: Teammitglieder und Projektleiter pflegen unabhängig voneinander ihre eigenen Daten Alle Details zu jedem Projektvorgang sind sofort aktuell verfügbar Übersichtlicher und schlanker Terminplan bei vollem Informationsumfang Besonderheiten auf einen Blick: Abbilden beliebig vieler Listen in entsprechenden Reitern im Project Client Bei Bedarf Import von Daten aus den Listen in aggregierter Form in den Projektplan /projectdetails All rights reserved 04/2016(v2.6) /blog

19 Kontaktieren Sie uns jetzt! per an Internationale TPG Niederlassungen Kompetente Beratung und intelligente Lösungen für Ihren höheren PM-Reifegrad Durch mehrere Niederlassungen in Europa, USA und Afrika sowie ein weltweites Netzwerk autorisierter Partner steht großen und mittleren Unternehmen aller Branchen das umfangreiche Leistungsportfolio von TPG The Project Group auf vielen Kontinenten zur Verfügung. Zentrale Deutschland Kontakt für Deutschland und weltweit TPG The Project Group GmbH Destouchesstr. 68, München, Deutschland Tel: Niederlassung Österreich Niederlassung Schweiz Kontakt für Österreich und alle CEE Länder Kontakt für die Schweiz TPG The Project Group Austria, CEE GmbH TPG The Project Group GmbH Mooslackengasse 17 Christoph Merian-Ring Wien, Österreich 4153 Reinach/BL, Schweiz Tel: Tel: Austria@theprojectgroup.com Switzerland@theprojectgroup.com Niederassung USA Kontakt für alle Staaten in USA TPG The Project Group USA Inc th Avenue Northeast, 19th Floor Bellevue, WA Tel: USA@theprojectgroup.com Niederlassung United Kingdom TPG Middle East & Africa (MEA) Kontakt für UK, Australien, Neuseeland Business Unit TPG The Project Group UK Ltd. Destouchesstr. 68 3rd Floor, 14 Hanover Street, Munich Hanover Square, London, W1S 1YH Germany United Kingdom Tel: Tel: or Mobil: UK@theprojectgroup.com MEA@TheProjectGroup.com Some TPG Customers Aerospace & Sicherheit - Airbus (GER, FRA, FIN) - BAE Systems (GBR) - General Dynamics (GBR) - Meggitt (GBR) - Rheinmetall (GER, AUT, CAN) Automotive - Continental (GER) - Daimler TSS (GER) - Goodyear (GER, USA) - Harman International (GER) - Volkswagen (GER) Bau & Anlagenbau - ABB (GER) - MAN Diesel & Turbo (GER) - NG Bailey (GBR) - Siemens (GER / CHE) - voestalpine group-it (AUT) Finanzdienstleistungen - Credit Suisse (CHE) - First National Bank (MEA) - G Research (GBR) - KfW Bankengruppe (GER) - Miller Insurance (GBR) Gesundheitswesen - Fisher Clinical Services (CHE) - MED-EL (AUT) - Sport Mental Academy (CHE) - Synlab (GER) - Ultravision (GBR) Maschinen, Geräte- & Komponentenbau - ABB (CHE) - Bosch (BSH) Hausgeräte (GER) - Karl Storz (GER) - Otto Bock Healthcare (GER) - Vaillant (GER) IT & Telekommunikation - Botswana Telecom (MEA) - British Telecom (GBR) - Die Post (CHE) - ELM Information Securities (MEA) - SAP (GER) Life Science & Chemie - Aspen Global (MEA) - Clariant (CHE) - Fresenius (GER) - Kemira (FIN)) - Lonza (GBR) Öl, Gas & Bergbau - Anglo American (MEA) - AngloGold Ashanti (MEA) - Exxaro (MEA) - Grupo Votorantim (BRA) - Nigerian National Petroleum (MEA) - Qatargas (MEA) Energie- & Versorgungswirtschaft - E.ON Kraftwerke (GER) - Energy Research Center (NLD) - Hydro Quebec (CAN) - Swissgrid (CHE) - UK Power Networks (GBR) All rights reserved 04/2016 (v2.6) (@tpg_de) /newsletter