ERP/PPS-Auswahl im industriellen Mittelstand

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1 ClipDealer ERP/PPS-Auswahl im industriellen Mittelstand Von Peter Treutlein und Rainer Sontow Unternehmen, in denen heute über eine Aktualisierung ihrer ERP-Lösung nachgedacht wird, müssen einen Weg finden, um effizient und vor allen Dingen sicher zu einer optimalen Lösung aus ERP-System und Software-Partner zu gelangen. Dies ist keine leichte Aufgabe. Zum einen liegt die Lebensdauer von ERP-Installationen heute bei ca Jahren Auswahl und Einführung stellen also alles andere als das übliche Geschäft dar. Zum anderen bergen sie aufgrund der Tragweite der Entscheidungen ein erhebliches Risiko. Welche Erfahrungen machen Anwenderunternehmen bei ERP- Projekten? Worin bestehen eigentlich die größten Risiken und worauf sollte besonders geachtet werden, will man diese erfolgreich umgehen? Dieser Beitrag gibt Antworten. 6

2 Nach schwierigen Krisenjahren sind die Auftragsbücher in der Industrie wieder gut gefüllt. Dies eröffnet den Unternehmen einen finanziellen Spielraum für anstehende Projekte, z. B. um in der zentralen Unternehmens-IT die Prozessunterstützung zu verbessern, Flexibilität und Agilität zu erhöhen oder auch die Bearbeitungs- und Betreuungsaufwände zu reduzieren. Gleichzeitig stellen ERP- Projekte aber sowohl in der Auswahl als auch in der Einführung eine enorme Belastung der eigenen Ressourcen dar, binden sie doch dringend gebrauchtes, fachlich hochqualifiziertes Personal in nicht unerheblichem Umfang. Zudem kann und will es sich niemand leisten, das operative Geschäft ausgerechnet jetzt durch mögliche Probleme bei einer Umstellung der Systeme auszubremsen. Lessons Learned: Erfahrungen bei ERP-Projekten ERP-Software wird heutzutage in fast allen Branchen durchgängig eingesetzt, um die Geschäftsprozesse effizient zu unterstützen und damit die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Aufgrund der Vielfältigkeit der Anforderungen und Rahmenbedingungen stellen sich in den Anwenderunternehmen Einführung und Betrieb der ERP-Software zwar sehr unterschiedlich dar, trotzdem lohnt sich ein Blick auf Erfahrungen anderer, da sie zumindest einen Orientierungsrahmen für das eigene Projekt bieten können. Die Studie Anwenderzufriedenheit ERP/Business Software Deutschland 2010/2011 der Trovarit AG liefert hierzu wichtige Erkenntnisse. Auszüge daraus werden in den folgenden Ausführungen wiedergegeben. Die durchschnittlichen Anschaffungskosten für eine Größenklasse (# Mitarbeiter) < ERP-Lösung liegen in der Industrie bei ca Euro je User (ohne Hardware, Bild 1). Dabei entfallen ungefähr Euro/User auf die Software-Lizenzen und ca Euro/User auf die Dienstleistung des Anbieters in der Implementierung. Während größere Unternehmen (500+ MA) aufgrund ihrer besseren Verhandlungsposition, der Menge und der Art der verhandelten Lizenzen die Software i. d. R. günstiger (ca Euro/ User) erhalten, steigen dort die Dienstleistungskosten aufgrund komplexerer Installationsprojekte schnell auf einen ähnlich hohen Betrag. Kleinere Unternehmen (< 100 MA) zahlen insgesamt höhere Beträge je Arbeitsplatz, da sie die höheren Softwarekosten (ca Euro/User) nur bedingt durch Zurückhaltung bei der Dienstleistung ausgleichen können. Auch die Laufzeiten von ERP- Projekten sind in erster Linie von der Anzahl der betroffenen Arbeitsplätze und damit von der Unternehmensgröße abhängig (Bild 2). Die mittlere Dauer für die Auswahl und Einführung einer ERP-Lösung im fertigenden Gewerbe liegt zwischen sechs Monaten für kleine Unternehmen und knapp 1,5 Jahren für große Unternehmen Mittelwert ( / User, N=1531) Software Dienstleistung Trovarit AG, Aachen 2011 Bild 1: Durchschnittliche Anschaffungskosten für ERP-Systeme in Industrieunternehmen Dabei sollte berücksichtigt werden, dass zwei Drittel der Teilnehmer knapp unter dem Durchschnitt liegen, während die Werte im verbleibenden Drittel teilweise deutlich darüber liegen. Abweichungen um +150 % sind natürlich nicht die Regel, kommen aber in nennenswerter Häufigkeit vor. Die linksschiefe Verteilung der erhobenen Daten deutet darauf hin, dass fast 30 % der ERP-Projekte dazu neigen, terminlich deutlich aus dem Ruder zu laufen. Wirft man einen Blick auf die Probleme, mit denen Anwenderunternehmen in Einführungsprojekten kämpfen, fällt auf, dass die Datenaufbereitung und Migration bei fast der Hälfte der Unternehmen zu größeren Schwierigkeiten Größenklasse (# Mitarbeiter) führt (Bild 3). Unabhängig von der Unternehmensgröße wird hier der Aufwand regelmäßig unterschätzt. Insbesondere mittlere und größere Industrieunternehmen kämpfen während der Einführung mit einem Ausufern der Systemanpassungen und der damit einhergehenden hohen Ressourcenbelastung des eigenen Personals (je 25 % und 28 %). Während kleinere Unternehmen noch eher dazu bereit sind, sich anzupassen, fällt es dem Rest deutlich schwerer, historisch gewachsene Abläufe zu verändern. Da der Anbieter an der Beratung und den Anpassungsprogrammierungen i. d. R. gut verdient, muss das Anwenderunternehmen hier selbst das Steuer in die Hand nehmen. Dies gilt sowohl für die kritische Prüfung jeder Anpassung der Standardlösung hinsichtlich ihrer Notwendigkeit als auch für die Auswahl einer funktional möglichst passenden Lösung und die frühzeitige Anforderungsspezifikation. ERP-Auswahl: Weichenstellung für Jahre Betrieb ERP-Auswahlentscheidungen stellen für Anwenderunternehmen eine außerordentliche He Durchlaufzeit (Monate; N=2298) Vorarbeiten Implementierung Trovarit AG, Aachen 2011 Bild 2: Durchschnittliche Projektlaufzeiten in Industrieunternehmen 7

3 Datenaufbereitung, migration Umfang d. Systemanpassungen Personalkapazität (Anwender) Einhaltung Terminplan Abbildung der Geschäftsprozesse Personalkapazität (Anbieter) Buget Einhaltung Branchenkompetenz (Anbieter) Kommunikation im Projekt Projektmanagement Schulungsaufwand Fachkompetenz (Anbieter) Projekt Methodik Auftreten des Anbieters Andere Probleme keinerlei Probleme rausforderung dar. Auswahlund Einführungsprojekte verschlingen erhebliche finanzielle und personelle Ressourcen. Die Leistungsfähigkeit der am Ende zur Verfügung stehenden ERP-Installation beeinflusst die Effektivität und Effizienz des Anwenderunternehmens auf Jahre hinaus. Bereits in der Phase der Auswahl einer ERP-Lösung und eines betreuenden Softwarepartners werden die wesentlichen Rahmenbedingungen für die Implementierung und den späteren Betrieb gesetzt. Was ist Unternehmen bei der Auswahl wichtig? Ein Blick auf die ausschlaggebenden Gründe, die zur Auswahl von Lösung und Software-Partner geführt haben, zeigt, dass die funktionale Eignung der Lösung bei über 70 % der befragten Industrieunternehmen zu den bedeutendsten Gründen gehört (Bild 4). Weitere besonders häufig genannte Gründe sind neben der Mittelstandseignung das Kosten-Nutzen-Verhältnis (ca. 34 %) Ergonomie und Flexibilität der Software (je ca. 31 %) 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% Anteil der Projekte sowie das Auftreten des Anbieters (30 %) und eine moderne Technologie (27 %). Eine eher untergeordnete Rolle spielen die Personalressourcen des Anbieters, das Betriebskonzept und Zusatzleistungen (z. B. Schulungen). Auffällig ist, dass die Betriebskosten bei nur knapp 2 % der befragten Unternehmen zu den ausschlaggebenden Gründen für die Auswahlentscheidung gehören. Industrie (500+ MA, N=212) Industrie ( MA, N=788) Industrie (<50 MA, N=215) Trovarit AG, Aachen 2011 Bild 3: Häufigkeit von Problemen in der Implementierung in Abhängigkeit der Unternehmensgröße (Mehrfachnennung) Funktionale Eignung Mittelstandseignung Kosten-Nutzen-Verhältnis Benutzerführung, Ergonomie Flexibilität der Software Fachkompetenz & Auftreten des Anbieters Moderne Technologie Anschaffungskosten Standorte des Anbieters Branchenkompetenz des Anbieters Referenzen Überlebensfähigkeit des Anbieters Beibehaltung des Lieferanten Plattformtechnologie (z.b. iseries) Einführungsdauer Projekteinführungsmethodik Führende Marktposition des Anbieters Internationale Ausrichtung der Software Große Verbreitung der Software Personalressourcen (Anbieter) Zusatzleistungen (z.b. Schulungen) Emotionale Gründe Betriebskosten (TCO) Angebotenes Betriebs-/Preiskonzept Andere Gründe Industrie N=787 Trovarit AG, % 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Anteil der Projekte Betrachtet man die Entwicklung der einzelnen Auswahlgründe über die letzten Jahre, so fällt auf, dass die Bedeutung der funktionalen Eignung geringer wird, während andere Aspekte wie die Flexibilität der Software, eine moderne Technologie, internationale Ausrichtung der Software oder auch die Anbieterthemen Fachkompetenz und Projektmethodik deutlich an Bedeutung zugenommen haben. Die Anwenderunternehmen reagieren damit einerseits auf die schneller wechselnden Rahmenbedingungen ihrer (globalen) Märkte und andererseits auf die nicht immer positiven Erfahrungen mit vergangenen IT-Projekten und dem ERP-Betrieb. Gleichzeitig bedeutet es auch, dass die Auswahlentscheidung mehrdimensionaler wird. Immer mehr Anforderungen müssen gegeneinander abgewogen werden, da unterschiedliche Lösungen bzw. Softwarepartner die Forderungen im Einzelnen sehr unterschiedlich abdecken können. Dies wird z. B. deutlich, wenn die Erfüllung der funktionalen Eignung (Wie genau bildet die Software im Standard die Unternehmensprozesse ab?) gegenüber geforderter Flexibilität und Anpassbarkeit oder aber Ergonomie beurteilt werden soll. Ein anderes häufiges Trade- Off-Beispiel stellt die Abwägung zwischen großer Kundennähe, individueller und flexibler Betreuung durch kleinere Anbieter versus professionelle, standardisierte Bild 4: Gründe für die Auswahl eines neuen ERP-Systems (Mehrfachnennung) 8

4 und eher unpersönliche Betreuung durch größere Anbieter dar. Was bietet der Markt? 1,00 0,75 Branchengeneralist Mittelwert Komplexität (logarithmisch angenähert) Maximalwert Komplexität (logarithmisch angenähert) Außerhalb des möglichen Wertebereichs Größenfokus Anbieter: 500+ Mitarbeiter Mitarbeiter <100 Mitarbeiter Der Anbietermarkt hat sich entgegen den Prognosen vieler Experten nicht konsolidiert, vielmehr zeigen aktuelle Untersuchungen, dass die Zahl der Lösungen und Anbieter weiter zugenommen hat. * Die Trends der horizontalen und vertikalen Integration von Funktionalität gepaart mit der zunehmenden Ausbildung von Branchenlösungen hat die Vielfalt der prinzipiell möglichen Kombinationen von ERP-Lösung und Anbieter nochmals gesteigert (Bild 5). Branchenbreite (Index) HS FibuNet WINLine MBS Dynamics NAV myfactory egecko eevolution SAP ERP MegaPlus ABAS 0,50 proalpha ALPHAPLAN Infor ERP LN FOSS oxaion Step Ahead Infor COM Semiramis Lawson M3 MBS Dynamics AX work... for all! IFS Applications infra:net MAJESTY APplus XDPPS 0,25 DELECO IN:ERP GODYO P/4 PSIpenta ISSOS PRO e.bootis GUS OS SIVAS AMS++ Branchenspezialist UNO.fert Infor ERP Xpert BISON enventa FEPA x-trade Tradeline WinWeb-Food Beschränkter Funktionsumfang Vollumenfassendes ERP 0,00 0,00 0,25 0,50 0,75 Breite Funktionsspektrum (Index) Bild 5: Durchschnittlich genutzter Funktionsumfang und Branchenvielfalt ausgewählter Lösungen Trovarit AG, Aachen / Der aktuelle ERP/PPS- Marktspiegel der Trovarit AG führt ca. 180 Systemplattformen verschiedener Softwarehersteller. Werden die unterschiedlichen Varianten der Systeme berücksichtigt, die durch Ergänzungen und Vorkonfigurationen der Vertriebspartner entstehen (Stichwort: Branchenspezialisierung), steigt die Zahl der * Forschungsinstitut für Rationalisierung an der RWTH Aachen und Trovarit AG: Marktspiegel Business Software ERP/PPS 2011/2012 Lösungen auf über 470. Konsequenz ist, dass sich suchende Unternehmen einem ausgesprochen unüber sichtlichen Markt gegen über sehen und die Qual der Wahl haben. Betrachtet man den Markt genauer, fallen zwei Anbieterstrategien besonders auf. Die Spezialisten (z. B. ams solution (ams.erp) oder schrempp edv (SIVAS) im Maschinen- und Anlagenbau, GUS Group (GUS OS) in der Prozessindustrie) machen sich die spezifischen Anforderungen einer Branche zu nutze. Sie bieten vergleichsweise schlanke Lösungen, die genau auf die funktionalen Bedürfnisse der Branche zugeschnitten sind, an. So können sie Mittel stands eignung und Praktikabilität bei ausgereifter Funktiona lität anbieten. Darüber hinaus schaffen sie es häufig, ihren vergleichsweise kleinen Kundenstamm sehr eng und individuell zu betreuen, wodurch Sie ihren Platz in der Nische erfolgreich verteidigen. Die großen Hersteller (insb. SAP und Microsoft) gehen mit ihren auf einen branchenübergreifenden Markt ausgerichteten Produkten zwangsläufig einen anderen Weg. Hier wird die erforderliche Kompetenz für die branchengerechte Konfiguration (SAP ERP) bzw. Ergänzungsprogrammierung (Dynamics AX/NAV) von spezialisierten Vertriebspartnern und Systemhäusern (z. B. Itelligence, ai Informatics, All for One, Steeb mit SAP ERP, Amball A N Z E I G E Lösungen, die Ihre Zukunft sichern. SAP-Softwarelösungen Branchen-Know-how Services und Beratung für den Mittelstand: Technischer (Groß-)Handel Credit Management AddOns für SAP-/ERP-Anwender: Kreditversicherungsmanagement Risikomanagement Direktanbindung von Auskunfteien Nahrungsmittelindustrie Pharmaindustrie Asset-Backed-Securities Online-Auskunft und Inkassoverfahren Textilwirtschaft (0) 72 43/

5 ERP-Software 2011 Unternehmenstyp Unternehmensgröße Einsatzbereiche/Module Marktpräsenz, Zielgruppen, Einsatzbereiche und Preismodelle von 182 Systemen Quelle: Angaben der Anbieter, Datenstand: Anbieter Software Anzahl Mitarbeiter (D) Anzahl Installationen (D) Einmal-, Projektfertigung Einzel-, Kleinserienfertigung Variantenfertigung Serienfertigung Großserien-, Massenfertigung Prozessfertigung Kleinere Unternehmen Mittlere Unternehmen Größere Unternehmen Reporting, Mgmt. Information (MIS) Finanzbuchhaltung, Rechnungsw. Controlling, Kostenrechnung Personalverwaltung (HRM) Lohn- & Gehaltsabrechnung Produktdatenmanagment (PDM) Vertriebsplanung & -steuerung Kontaktmanagement Kaufm. Auftragsabwicklung E-Commerce- bzw. Shop-System Produkt-/ Variantenkonfigurator Electronic Data Interchange (EDI) ABAS Software AG abas-business-software ABS OHG ABS adata Software adata Business Suite ADISY Consulting XDPPS AIDA ORGA AIDA ERP System amapolis amapolis ERP ams.solution AG ams.erp APS delta ISSOS arvato systems Technologies PP+_asTMade 1610 K.A. 4 4 ascara Software GmbH ascara Asprova AG Produktionsplanung-System Asseco Germany AG APplus (P2plus) Atos Origin efors automotive autinity systems autinity Avista GmbH avista.erp AVM GmbH Client-orga Axxom Software ORion-PI B.I.M.-Consulting PDV Baumann Computer WWSBAU bbt electronics SYSTEM4 ERP BDE GmbH BEOSYS BFZ CIMOS Bison Greenax Blauhut & Partner ProCoS blp Software GmbH FORMICA SQL PPS/WWS BLS Integration Soluperium Branchware BRANCHWARE BRAUN Software PCGuss Catuno GmbH CATUNO.pro CIMPCS GmbH PRODAT SQL COBUS ConCept COBUS ERP/ Comarch Comarch Semiramis 324 K.A Comarch Comarch SoftM Suite Complan & Partner Merkator (IQ) COMTRI GmbH unipps connedata connedata crps cormeta ag BEAUTYsprint 108 K.A. cormeta ag FASHIONsprint cormeta ag FOODsprint cormeta ag PHARMAsprint CSB-System AG CSB businessware 450 K.A. CSB-System AG CSB everywhere 450 K.A. CSG AUPOS GmbH AUPOS CSG make IT BOXSOFT CVS GmbH ALPHAPLAN ERP DELTA BARTH DELECO ERP Demand Software Sol. GENESIS4Web DMC GmbH CAPP Knowledge Dontenwill AG Business Express dosit GmbH A+F Team Dr. Richtmann+Eder AG RECOS Dresden Informatik DiPPS DTM Datentechnik GmbH IKIAS e.bootis ag e.bootis ERPII Ehricke & Strankmann Tree K.A. 3 ELDICON GmbH WEST System Epicor Software Epicor ERP ERP-21 GmbH USE ERP4all GmbH MiCLAS EVO GmbH EVO competition Exact Software Exact Globe F.EE GmbH FactWork Fatherboard easyworkx Fauser AG JobDISPO ERP FLS GmbH FEKOR K.A. K.A. Freudenberg IT adicom Software Suite GCI mbh KoSS ERP Gebauer GmbH TimeLine

6 Abdeckung mit: 0 = Anbindung Partner-Lösung, 2 = Integration OEM-Produkt, 4 = gelistetes Produkt Projektmanagement (PMS) Supply Chain Management (SCM) Warehouse Management (WMS) Fertigungsfeinplanung, Leitstand Betriebsdatenerfassung (BDE) Maschinendatenerfassung (MDE) Qualitätsmanagement (CAQ/QMS) Adv. Planning Scheduling (APS) Instandhaltung (IPS) Service & Kundendienst (SMS) Workflowmanagement (WFM) Dokumentenmanagement (DMS) Open Source Preis- und Auslieferungsmodell Lizenz je Named User Lizenz je Concurrent User Lizenz nach Leistungskenngrößen Lizenzmiete SW as a Serv. / Multi-Instance SW as a Serv. / Multi-Tenancy Business-Software, Modus Consult, KUMAvision, Tectura mit Dynamics AX/NAV) eingebracht, die teilweise mit vorgefertigten Branchenlösungen aufwarten. Die Hersteller stehen hier nicht selten für die von Anwenderunternehmen gesuchte Sicherheit und Zukunfts fähigkeit der Lösung während der Vertriebspartner für die erforderliche Branchen- und Projektkompetenz sorgen soll. Neben dem Funktionsumfang und der kompetenten Betreuung durch den Einführungspartner spielen im Rahmen der Auswahlentscheidung natürlich noch eine Reihe anderer Aspekte eine wichtige Rolle, wie etwa die genutzte Technologie, Sprachenunterstützung oder auch Hardware-Anforderungen der unterschiedlichen Lösungen und vieles mehr. Hinzu kommen immer neue Entwicklungen und Trends, wie z. B. aktuell das Thema Cloud Computing bzw. Software-as-a-Service. Der Markt ist also ausgesprochen unübersichtlich und wird dies wohl auch noch lange bleiben. Anwenderunternehmen, die vor der Auswahl eines neuen ERP/ PPS-Systems stehen, sind daher gut beraten, wenn sie die Auswahl systematisch angehen, sich rechtzeitig mit den anstehenden Aufgaben vertraut machen und entsprechend planen. Aufgaben der ERP- Auswahl: In acht Schritten zum Ziel Ein ERP-Projekt ist letztendlich eine Investitionsentscheidung, die durch verschiedene Arbeitsschritte vorbereitet werden muss. Mit welcher Intensität die einzelnen Schritte bearbeitet werden sollten, ist dabei abhängig von verschiedenen individuellen Faktoren. Dazu zählen z. B. die Größe oder Komplexität des Projekts, der Grad der Politisierung des Projekts, der Entscheidungsspielraum, der durch IT-Strategie oder Budget bestimmt wird, das Sicherheitsbedürfnis und die Erfahrung im Umgang mit ERP-Projekten. In dieser Hinsicht gibt es keinen Königsweg. Dennoch: Die folgenden acht Schritte sollte jedes Unternehmen im Rahmen einer ERP-Auswahl gehen, um die Investitionsentscheidung abzusichern und effizient die passende Lösung zu finden. Projekteinrichtung Mit der Projekteinrichtung wird dem Projekt eine Struktur gegeben, die es der Projektleitung ermöglicht, zielführend zu arbeiten und Ergebnisse zu erzeugen. Hierzu gehört in erster Linie die Abstimmung der Punkte: y Projektauftrag (Zielsetzung, wesentliche Vorgaben und Rahmenbedingungen) y Projektorganisation (Lenkungsausschuss, Projektleitung, Projektmitarbeit usw.) y Projektstruktur (Arbeitspakete und Verantwortlichkeiten) y Projektterminplan (Termine und Meilensteine). Die Erfahrung zeigt, dass gerade die Klärung des Projektauftrags gerne etwas stiefmütterlich angegangen wird, weil das Einfordern eines konkreten Commitments der Geschäftsleitung ein gewisses Konfrontationsrisiko birgt. Projekte, die diese Findungsphase nicht durchlaufen haben, sind wesentlich anfälliger dafür, im späteren Verlauf auf erheblichen Widerstand zu stoßen, wenn konkrete Entscheidungen getroffen werden müssen. 11

7 ERP-Software 2011 Unternehmenstyp Unternehmensgröße Einsatzbereiche/Module Marktpräsenz, Zielgruppen, Einsatzbereiche und Preismodelle von 182 Systemen Quelle: Angaben der Anbieter, Datenstand: Anbieter Software Anzahl Mitarbeiter (D) Anzahl Installationen (D) Einmal-, Projektfertigung Einzel-, Kleinserienfertigung Variantenfertigung Serienfertigung Großserien-, Massenfertigung Prozessfertigung Kleinere Unternehmen Mittlere Unternehmen Größere Unternehmen Reporting, Mgmt. Information (MIS) Finanzbuchhaltung, Rechnungsw. Controlling, Kostenrechnung Personalverwaltung (HRM) Lohn- & Gehaltsabrechnung Produktdatenmanagment (PDM) Vertriebsplanung & -steuerung Kontaktmanagement Kaufm. Auftragsabwicklung E-Commerce- bzw. Shop-System Produkt-/ Variantenkonfigurator Electronic Data Interchange (EDI) GEOVISION GmbH BIOS GOB & Co. KG unitop Industrie godesys AG godesys ERP GODYO AG GODYO P/4plus GSD Software mbh ERPframe Günther Business Solutions advanter GUS Group AG GUS-OS ERP h+r EDV GmbH PAS 7.0 ERP Complete 6 20 Hilmer Business IT FERIX HITS Software HitS-Business IBeeS GmbH IBeeS.ERP IBR GmbH IBRIIS IFS IFS Applications IAS GmbH CANIAS Infor Infor ERP AS Infor Infor ERP Blending Infor Infor ERP COM Infor infor ERP LN Infor Infor ERP Xpert Informing AG IN:ERP IBS GmbH IBS Enterprise Interplant Software GmbH VisualPlant Intex GmbH Intex INTRAPREND cierp3 K.A is Integrated Systems LOGI-Soft 25 K.A. I-Soft GmbH Diaf 3g ISTEC ISTEC-PLS Jeeves GmbH Jeeves Universal JENTECH AG ZEPHIR Avenue Lawson Software MOVEX / M LF CONSULT GmbH 3Liter-PPS Media Soft OTEC Meinikat Concentix MESONIC GmbH Corporate WINLine methodic services beveb-erp K.A. K.A. 4 4 Microsoft Microsoft Dynamics AX K.A Microsoft Microsoft Dynamics NAV K.A Mitan AG Mitan PPS/ERP K.A Moser GmbH & Co KG MOS'aik M-SOFT GmbH PASST pro myfactory Software myfactory.businessworld ngroup GmbH eevolution Nissen & Velten enventa ERP OGS GmbH OGSid Onimex GmbH Plan-de-CAMpagne ORACLE E-Business Suite ORACLE JD Edwards EnterpriseOne ORDAT FOSS Orderbase Consulting orderbase ERP ORGA-SOFT INTEGRA oxaion ag oxaion business solution oxaion ag oxaion open Parity GmbH PARITYERP-Industrie PCB Software UG PC-BÜRO PDG Systemhaus PDG foodsolution 10 K.A PDG Systemhaus PDG-Standard 10 K.A Pentaprise GmbH Enterprise Solution Server K.A PLANAT GmbH FEPA PMS Compelec PMS Pohl Softwear GmbH Softwear 10 K.A proalpha proalpha PSIPENTA PSIPENTA.COM QAD GmbH Enterprise Applications R.S. CONSULTING PROFID/ Ramco Systems Ramco Enterprise Series Reiter GmbH DIBAC-Chemiesoftware RIKOM GmbH ISAH rubecon hd-druckdialog

8 Abdeckung mit: 0 = Anbindung Partner-Lösung, 2 = Integration OEM-Produkt, 4 = gelistetes Produkt Preis- und Auslieferungsmodell Potenzialanalyse und Prozessanalyse Anforderungsdefinition/ Lastenheft Projektmanagement (PMS) Supply Chain Management (SCM) Warehouse Management (WMS) Fertigungsfeinplanung, Leitstand Betriebsdatenerfassung (BDE) Maschinendatenerfassung (MDE) Qualitätsmanagement (CAQ/QMS) Adv. Planning Scheduling (APS) Instandhaltung (IPS) Service & Kundendienst (SMS) Workflowmanagement (WFM) Dokumentenmanagement (DMS) Open Source Lizenz je Named User Lizenz je Concurrent User Lizenz nach Leistungskenngrößen Lizenzmiete SW as a Serv. / Multi-Instance SW as a Serv. / Multi-Tenancy In diesen Schritten wird die Ist-Situation der betrieblichen Abläufe aufgenommen und ggf. Lösungsansätze für die zukünftige Gestaltung formuliert. Dabei dient die Prozessanalyse vorrangig der Aufnahme, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse zur Schaffung eines einheitlichen Verständnisses der Abläufe. Die Potenzialanalyse hingegen fokussiert in erster Linie die Identifikation von Schwachpunkten, Verbesserungsmöglichkeiten und Maßnahmen zur konkreten Umsetzung von Potenzialen. Die Grenze zwischen Potenzialanalyse und Prozessanalyse ist weitgehend fließend. Abhängig von der erwarteten Projektcharakteristik lässt sich abschätzen, wo der Schwerpunkt liegen sollte. Liegt eher der Charakter eines IT-Projektes vor (keine umfassenden Änderungen an den betrieblichen Abläufen und Strukturen) so kann der Fokus auf der Identifikation und Erschließung von Verbesserungspotenzialen liegen. Besteht hingegen eher der Charakter eines Organisations-Projektes (Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation vor der Auswahl), so sollte der Schwerpunkt auf der Abstimmung der Ist- und Soll-Prozesse liegen. In beiden Fällen sollte der Einsatz geeigneter Werkzeuge (Befragungs-Tool, Prozessmodellierungs-Tool) in Erwägung gezogen werden, damit sichergestellt ist, dass die Aufnahme effizient und durchgängig ist, und die Verwendbarkeit der Ergebnisse in späteren Phasen sichergestellt werden kann. Auf der Basis der bisher erarbeiteten Ergebnisse wird in diesem Schritt festgelegt, welche Anforderungen die zukünftige ERP/PPS-Lösung erfüllen soll. Im Einzelnen wird festgehalten: y Welche technologischen Anforderungen und Einschränkungen gibt es? y Welche Funktionen soll die zukünftige Lösung bieten? y Welche der erwarteten Funktionen sind Pflicht, welche Soll, welche optional? Die Beantwortung dieser Fragen stellt viele Unternehmen vor erhebliche Schwierigkeiten, da sie nicht über die Informationen bzw. Erfahrung verfügen, welche Funktionen es insgesamt gibt, wie diese ggf. benannt sind und ob die Umsetzung im Standard üblich ist. Es empfiehlt sich daher, bei der Anforderungsdefinition auf etablierte Lastenheftvorlagen für ERP/ PPS-Systeme zurückzugreifen. Solche Lastenheftvorlagen basieren auf fundierten Referenzmodellen wie z. B. dem bekannten Aachener PPS-Modell und führen den Anwender durch die Vielzahl der möglichen Standard- Funktionen unterschiedlicher ERP/PPS-relevanter Unternehmensbereiche. Der Einsatz von Lastenheftvorlagen ermöglicht ein hohes Maß an Effizienz, Vollständigkeit und Individualisierbarkeit durch die Ergänzung von Zusatzfragen auf einem bewährten Detaillierungsniveau. Marktrecherche Nach der Erstellung des Lastenhefts beginnt die Eingrenzung des Marktangebots mit 13

9 ERP-Software 2011 Unternehmenstyp Unternehmensgröße Einsatzbereiche/Module Marktpräsenz, Zielgruppen, Einsatzbereiche und Preismodelle von 182 Systemen Quelle: Angaben der Anbieter, Datenstand: Anbieter Software Anzahl Mitarbeiter (D) Anzahl Installationen (D) Einmal-, Projektfertigung Einzel-, Kleinserienfertigung Variantenfertigung Serienfertigung Großserien-, Massenfertigung Prozessfertigung Kleinere Unternehmen Mittlere Unternehmen Größere Unternehmen Reporting, Mgmt. Information (MIS) Finanzbuchhaltung, Rechnungsw. Controlling, Kostenrechnung Personalverwaltung (HRM) Lohn- & Gehaltsabrechnung Produktdatenmanagment (PDM) Vertriebsplanung & -steuerung Kontaktmanagement Kaufm. Auftragsabwicklung E-Commerce- bzw. Shop-System Produkt-/ Variantenkonfigurator Electronic Data Interchange (EDI) Sage bäurer bäurer WINCARAT Sage bäurer Sage ERP b Sage bäurer Sage ERP X Sage Software Classic Line 700 K.A. 4 4 Sage Software Office Line SAP SAP Business ByDesign SAP SAP Business One SAP SAP ERP Schrempp EDV SIVAS Schubert & Salzer ERP für Gießereien Schubert & Salzer ERP für industrielle Fert sib GmbH PLANOS SIC SW Industrie Consult SICSone/Basis SIGMATECH GmbH CASYMIR Skill COMMERCIAL GmbH Skill Commercial SoftBrands Deutschland infra:net SW-Schmiede Höffl KOMET SW-Schmiede Höffl QOMET SW-Schmiede Vogler Professional ERP SOU GmbH sou.matrixx SSH PrimaV Verpackung Step Ahead AG Steps Business Solution STEPSOFT GmbH STEPbasic SWP-irma Software Partner AlfaPlus 40 K.A. 4 0 SWS Keeve GmbH RHAPSODY WWS SYNERPY GmbH AvERP Syslog GmbH Syslog-PPS Sys-Pro GmbH ProFood TEAM GmbH ProPlan texdata GmbH diamod theurer.com theurer.com C TopM Software TopM PPS Tornado Systems Spidex lean PPS 4GL trend EVM trend EVM TXTe-solutions GmbH TXTPERFORM UB-SOFTWARE MAJESTY update texware texware/cs Vectotax Software GmbH ERP-System TaxMetall K.A Vepos v.soft 10 K.A. VLEXsolutions UPOS Business Software W+P Solutions WP-Dress/ Retail / WWS Wedderhoff-IT WIAS WIFAS GmbH WIFAS-Handel willcom swiss GmbH ABACUS vi winweb GmbH WinWeb Food K.A Wühler & Gebauer W&G effective company 6 K.A. 4 0 der Marktrecherche. Auf Basis der im Lastenheft festgehaltenen Anforderungen wird untersucht, welche Lösungen (und welche Anbieter) prinzipiell für die Aufgabenstellung in Frage kommen. Ziel ist es, die unüberschaubare Vielfalt der angebotenen Lösungen anhand der Projekt-Anforderungen auf eine handhabbare Anzahl grundsätzlich geeigneter Lösungen zu reduzieren (Bild 6). Recherche- und Ausschreibungsplattformen wie der IT-Matchmaker der Trovarit AG können dabei als effizientes Hilfsmittel dienen. Auf der Basis des Lastenheftes, des Projektumfangs (User, Niederlassungen, Länder usw.) und der Unternehmenscharakteristik (Branche, Mitarbeiteranzahl, Standorte usw.) wird eine Long-List von ca. 10 bis 15 Lösungen ausgewählt, die in den nächsten Schritten weiter betrachtet werden. Für den Anwender ergibt sich dabei der Vorteil, dass er schnell und einfach auf die wesentlichen Informationen zugreifen kann. Welche Systeme sind am Markt? Welche Funktionen bieten Sie an? Wie groß ist die installierte Basis? Welche Referenzen hat der Anbieter? Wieviele Mitarbeiter hat er und wo hat er Niederlassungen? Ausschreibung/ Kostenabschätzung In dieser Phase erhalten die ausgewählten Anbieter das Lastenheft und werden zu 14

10 A N Z E I G E Abdeckung mit: 0 = Anbindung Partner-Lösung, 2 = Integration OEM-Produkt, 4 = gelistetes Produkt Preis- und Auslieferungsmodell Projektmanagement (PMS) Supply Chain Management (SCM) Warehouse Management (WMS) Fertigungsfeinplanung, Leitstand Betriebsdatenerfassung (BDE) Maschinendatenerfassung (MDE) Qualitätsmanagement (CAQ/QMS) Adv. Planning Scheduling (APS) Instandhaltung (IPS) Service & Kundendienst (SMS) Workflowmanagement (WFM) Dokumentenmanagement (DMS) Open Source Lizenz je Named User Lizenz je Concurrent User Lizenz nach Leistungskenngrößen Lizenzmiete SW as a Serv. / Multi-Instance SW as a Serv. / Multi-Tenancy einer standardisierten Stellungnahme hinsichtlich der geforderten Funktionen (insbesondere der individuellen Zusatzfragen) der erwarteten Projektaufwände und -kosten aufgefordert. Dadurch werden die Aufwände für die Bearbeitung bei Anwender und Anbieter deutlich reduziert. Noch wichtiger ist aber die Sicherstellung der Vergleichbarkeit der Anbieterantworten durch die Vorgabe eines auswertbaren Schemas. So können alle gemachten Angaben systematisch ausgewertet und gegenübergestellt werden. Sowohl Kosten als auch Funktionen oder Referenzen können bei Bedarf operationalisiert werden, um ggf. notwendige Trade-Off-Entscheidungen zu unterstützen und 15

11 Bild 6: Von der Eingrenzung des Lösungsangebots bis zum Vertragsabschluss die Kandidaten für die weitere Favoritenauswahl festzulegen. Anbieterpräsentationen/ Systemtests Die Präsentationen der verbleibenden Kandidaten dienen verschiedenen Zwecken. Die Projektteammitglieder sollen sich ein Bild von der Lösung und dem Anbieter machen ( Look & Feel ). Dabei können durchaus auch subjektive Aspekte berücksichtigt werden. Darüber hinaus sollte insbesondere für kritische Anforderungen und Prozesse vom Anbieter demonstriert werden, wie eine Umsetzung konkret aussehen könnte. Letztlich dienen Präsentationstermine natürlich zur Klärung etlicher offener Punkte, sei es die Konkretisierung des Servicemodells, die Möglichkeiten bei der Lizenzgestaltung oder auch offene Verständnisfragen bzgl. einzelner Funktionen oder Schnittstellen. Auch bei den Systempräsentationen empfiehlt es sich, seitens des Anwenderunternehmens klare Vorgaben hinsichtlich der Themen und des Ablaufs zu machen und sich vor der Durchführung auf ein Bewertungsschema festzulegen. Präsentationen sind zeit- und kostenintensiv. Deshalb ist die Vergleichbarkeit der Präsentationsergebnisse unbedingt zu gewährleisten. Die Trovarit nutzt zu diesem Zweck Testfahrpläne, die im Wesentlichen auf dem Lastenheft, ausgewählten kritischen Prozessen und den Erfahrungen aus der bisherigen Ausschreibungsphase basieren. Vertragsverhandlung Nach der Auswertung von Sys tempräsentationen und der zuvor gesammelten Informationen ist es i. d. R. möglich, sich auf den Favoriten zu einigen und mit den Vertragsverhandlungen zu beginnen. Die Vertragsverhandlungen dienen natürlich der Einigung auf einen angemessenen Preis. Wie so oft steckt auch hier der Teufel im Detail. Als angemessen kann der Preis nur gelten, wenn auch die Leistung klar und verbindlich abgestimmt ist. Zu klären ist unter anderem: y Welche Vertragsbestandteile gibt es? y Welche Leistung erbringt das Anwenderunternehmen, welche der Anbieter? y Was muss ggf. bis zur Feinspezifikation noch erarbeitet werden? y Wie werden Change Requests behandelt und freigegeben? y Welche Freigabepunkte gibt es im Projekt? y Welche Preismodelle (Fest-, Bonus-Malus, usw.) gelten für welchen Umfang? y Projektmeilensteine und -termine. Es zeigt sich, dass das Anwenderunternehmen deutlich mehr erwirbt als ein Stück Software. Will das Unternehmen eine sichere Grundlage für das Gelingen des Implementationsprojektes schaffen, muss es die rechtliche Grundlage für die gemeinsame Zusammenarbeit verstehen und mitgestalten. Fazit Unternehmen, die die Gunst der Stunde nutzen und ihre Wettbewerbsfähigkeit durch Investitionen in eine neue ERP-Lösung stärken wollen, sehen sich unterschiedlichen Herausforderungen gegenüber. Der Markt ist heterogen und unübersichtlich und ERP- Projekte bergen schon allein aufgrund ihrer Tragweite große Risiken. Die Bestandsaufnahme zeigt, dass viele der auftretenden Probleme hausgemacht sind und nicht zuletzt in der häufig fehlenden Erfahrung mit solchen Projekten liegen. Da die Weichen für Implementierung und Betrieb der ERP-Software bereits in der Phase der Auswahl gestellt werden, ist es besonders wichtig, hier ein strukturiertes Vorgehen zu nutzen. Der Einsatz von Referenzmodellen und bewährten Werkzeugen kann für zusätzliche Sicherheit und Effizienz sorgen. Wenn auch das Vorgehen bei der ERP- Auswahl in verschiedenen Unternehmen im Detail von unterschiedlichen Randbedingungen beeinflusst wird, gibt es einige grundlegende Schritte, die das Projekt auf sichere Füße stellen und die Risiken minimieren. V E R F A S S E R Peter Treutlein Vorstand der Trovarit AG, Aachen Kontakt: Rainer Sontow Leitung Marktforschung bei der Trovarit AG, Aachen Kontakt: 16

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