Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Institute of Computer Science Chair of Communication Networks Prof. Dr.-Ing. P. Tran-Gia Vorlesung Professionelles Projektmanagement in der Praxis Prof. Dr. Harald Wehnes Veranstaltung 6 Teil 2 ( ) Projektplanung mit MS Project: Ressourcen- und Kostenplan SS 2015

2 Agenda ( ) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 5 (PL der Teams 5-8) Projektplanung IV: Ressourcen- und Kostenplanung Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2013 Aufgabe 6: Ressourcen- und Kostenplan Projektdurchführung und -steuerung (Projektcontrolling) Im Anschluss an die Vorlesung: Videoanalyse im L3 (PL der Teams 5-8) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 2 2 2

3 Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project: 7 Schritte 1. Ressourcentabelle erstellen Ansicht Ressource: Tabelle 2. Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren Extras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender 3. Ressourcen Vorgängen zuweisen Ansicht Gantt-Diagramm Ressourcen Ressourcen zuweisen 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht Ressource: Grafik bzw. Ansicht Ressource: Einsatz 5. Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich 6. Darstellungen der Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang erzeugen Projekt Projektinfo Statistik Ansicht Tabelle: Kosten 7. Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung Professionelles Projektmanagement in der Praxis 3 3 3

4 Ressourcentabelle Professionelles Projektmanagement in der Praxis 4 4 4

5 Einführung einer PM-Software: Ressourcen Rolle Abk. Qualifikation (Skill) Anmerkung /h Projektleiter P Projektleitungserfahrung PM-Toolerfahrungen, Erfahrungen in Ausschreibung und Vergabe von Software Implementierer I Erfahrungen in der Installation von Software auf den vorhandenen Systemen Dozent D Erfahrungen im PM, insbesondere Schulungserfahrungen Vorgang Sonstige Sachkosten nur zu 50% verfügbar 50,00 40,00 40,00 Abk. Fälligkeit Mittelfreigabe Softwarelizenzen + Doku S Anfang Abschlussfeier Essen + Getränke E 250 Ende Professionelles Projektmanagement in der Praxis 5 5 5

6 Einführung einer PM-Software: Aufwände Arbeitspakete Dauer P I D Vorgänger 1. Anforderungen definieren 2t 2t 2. Angebote einholen 1w 1t 1 3. Auswahl der PM-Software 4t 1t 1t 2 4. Präsentation und Mittelfreigabe 0t 3 5. Installation der Software auf Server 6. Installation der Software auf Clients Arbeit (= Aufwand) 1t 1t 4 3t 2t 5 7. Schulung vorbereiten 1w 4t 4 8. Schulung der Anwender 1w 2t 5;6;7 9. Test und Abnahme 2t 2t 1t 8 9. Abschluss mit Feier 0t 9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis 6 6 6

7 Ressourcenplanung mit MS Project (Beispiel) 1. Ressourcentabelle anlegen (Ansicht Ressource: Tabelle) 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit anlegen Allgemein Gültiges (z.b. 4. Juni 2015 ist ein Feiertag) im Standard (Projektkalender) definieren: Extras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender möglich (z.b. Einsatz für andere Projekte, Urlaubsplanung etc.) Doppelklick auf den Ressourcennamen in der Ressourcentabelle Professionelles Projektmanagement in der Praxis 7 7 7

8 Informationen zu einer Ressource (Beispiel) Doppelklick auf Ressourcen-Nummer Professionelles Projektmanagement in der Praxis 8 8 8

9 3. Ressourcenzuweisung (Beispiel) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 9 9 9

10 3.1 Voller Einsatz einer Ressource (Beispiel) 1. Vorgang markieren 2. Ressource auswählen, Einh. 100 % Vorgang: Anforderungen definieren Dauer = 2 t und Arbeit = 2 t (PL) Einh. 100% Professionelles Projektmanagement in der Praxis

11 3.2 Anteiliger Einsatz einer Ressource (Beispiel) 1. Vorgang markieren 2. Ressource auswählen, Einheit mit Benennung [h] oder [t] eingeben Vorgang: Angebote einholen Dauer = 5 t und Arbeit = 1 t (PL) Einh. 20% Professionelles Projektmanagement in der Praxis

12 Tabelle: Vorgänge mit Ressourcen (Beispiel) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

13 4. Ressourcen auf Überlastung prüfen (1/3) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

14 4. Ressourcen auf Überlastung prüfen (2/3) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

15 4. Ressourcen auf Überlastung prüfen (3/3) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

16 Umgang mit Ressourcenkonflikten Grundsätzliche Lösungsmöglichkeiten für Überlastungen Puffer ausnutzen Zusätzliche Ressourcen einsteuern Überstunden vereinbaren Vorgänge verlängern Konsequenzen für Projektendtermin! Zuvor: Ursachen prüfen! Professionelles Projektmanagement in der Praxis

17 5. Ressourcenkonflikt lösen: manuell (Beispiel) Ursachenanalyse Dozent nur halbtags verfügbar; im AP Schulung vorbereiten (Dauer = 1 Woche) aber mit Arbeit von 4 Tagen eingeplant Ressourcenauslastung des Projektleiters zeigt: Er steht in dem Zeitraum zur Verfügung und könnte aufgrund seiner Fähigkeiten und Erfahrungen mithelfen Lösung 1. Reduktion Dozenten-Einsatz von 4t auf 2,5 t (= 50%) 2. Ergänzender PL-Einsatz: 1,5t Ressourcenkonflikt gelöst! Professionelles Projektmanagement in der Praxis

18 5. Ressourcenkonflikt lösen: automatisch Automatischer Kapazitätsabgleich mit MS Project Leistungsfähiges Feature Konsequenz: Die betroffenen Vorgänge werden verlängert oder unterbrochen, bis die Überlastung beseitigt ist Eine Änderung der Ressourcenzuordnung kann das Tool nicht durchführen; dies geht nur manuell Achtung: Die durchgeführten Aktivitäten sind nicht immer nachvollziehbar! Professionelles Projektmanagement in der Praxis

19 Ressourcenüberblick (Beispiel) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

20 6. Kostenplanung mit MS Project (Beispiel) 6.1 Projektkosten für jede Ressource Professionelles Projektmanagement in der Praxis

21 6. Kostenplanung (Beispiel) 6.2 Kosten pro Vorgang Professionelles Projektmanagement in der Praxis

22 6.3 Projektgesamtkosten Kostenplanung (Beispiel) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

23 Basisplan festlegen (Beispiel) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

24 Aufgabe 6: Ressourcen- und Kostenplanung 1. Erstellen Sie einen Ressourcenplan, ggf. mit Kapazitätsabgleich Rollen-Tabelle mit benötigten Skills (Ressourcenplanung.xls/ Rolle-Tabelle) Ressourcen-Tabelle für die Arbeitspakte / Vorgänge (Ressourcenplanung.xls/ Ressourcen-Tabelle) Übertragung der Ressourcen-Tabelle in MS Project Kapazitätsüberlastungen prüfen und ggf. Kapazitätsausgleich durchführen ohne dass der Projektendtermin überschritten wird! 2. Erstellen Sie einen Kostenplan Projektkosten pro Ressource Projektgesamtkosten Als Stundensatz sind für jedes Teammitglied 35 anzusetzen 3. Führen Sie eine MTA durch 4. Erstellen Sie eine Präsentation A6-Team_x.ppt Professionelles Projektmanagement in der Praxis

25 Gliederung der Präsentation (Vorschlag) Agenda Projekt im Überblick (Steckbriefdaten) Ressourcenplan Personelle Ressourcen mit Skills Ressourcentabelle Ressourcenplan (MS Project) Ggf. Ressourcenabgleich (MS Project): vorher - nachher Kostenplan Ressourcenkosten (MS Project) Vorgangskosten (MS Project) Gesamtkosten des Projektes (MS Project) Aktueller Projektstatus Statusbeschreibung Meilensteintrendanalyse Projektüberwachung mit Fortschrittslinie (MS Project) Nächste Schritte Erfahrungen in der Projektarbeit und mit MS Project 2013 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

26 Termine zur Aufgabe (Upload) Präsentation: A6_Team_x.ppt Ressourcen: Ressourcenplanung_Team_x.xls 4. JF Protokoll: P4_Team_x.doc (Vorlesung) Präsentation durch Projektleiter der Teams 1, 2 und 4 (Dauer: 8 10 Min.) (Upload) Projektbericht, Kapitel 7 und 8: Projektbericht_7_8_Team_x.doc Professionelles Projektmanagement in der Praxis

27 Projektbericht, Kapitel 7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

28 Projektbericht, Kapitel 8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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