Der Fahrplan der Verwaltungsmodernisierung Udo Rienaß Senatsverwaltung für Inneres und Sport

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1 Der Fahrplan der Verwaltungsmodernisierung Udo Rienaß Senatsverwaltung für Inneres und Sport bewegen vernetzen verständigen: Berliner Verwaltungskongress 29. Oktober 2012

2 Das Modernisierungsprogramm Finanz- und Haushaltskrise Allgemeine Rahmenbedingungen Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin 2016 Leitbild One Stop City Strategische Ziele Bürgernähe Transparenz Partizipation Effizienz Demographischer Wandel Umwelteinflüsse / Klimawandel / Ressourcenknappheit Berliner E-Government- Strategie (BEGS) Schwerpunktkonzepte One-Stop-City Berlin 2016 IT- und E-Government / Struktur- und Prozessprojekte Globalisierung Technologischer Fortschritt Gesellschaftlicher Wandel Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Verwaltungsmodernisierung in Berlin 29/10/2012 Seite 2

3 Leitkonzept der One-Stop-City: Der Multikanalansatz Persönlich Telefon Internet Fax mobile/ temporäre Dienste (z.b. in einer Geburtsklinik) Bürgerterminals (Kiosksystem) (z.b. in einer Bibliothek) Bürgerzentren (2 Bürgerhäuser pro Bezirk) Bürgertelefon 115 Servicecenter im ITDZ Berlin (1 st level) Amt (2 nd level, Bürgeramt, Ordnungsamt usw.) Portal service.berlin.de A-Z Suche Verwaltungsführer Anlaufstellenatlas Informationen, Ansprechpartner, Online-Formulare, Fachverfahren, usw. Open Data Portal zentrale Adresse (z.b. Bürgerservice Berlin, Berlin, buergerservice@berlin.de) digitale Poststelle(n) (Einscannen von Papierdokumenten) Dokumentenmanagementsystem elektronische Akte zentrale Steuerung über Service-Allianz + einheitliche Mindeststandards/ Serviceversprechen + Dienstleistungsdatenbank als Informationsbasis Berliner Verwaltung Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Verwaltungsmodernisierung in Berlin 29/10/2012 Seite 3

4 Berliner E-Government-Strategie (BEGS) Fokus der E-Government-Entwicklung (Schwerpunktprogramm) E-Government-Gesetzgebung Entwicklung eines standardisierten IT-Arbeitsplatzes Digitalisierung der Geschäftsprozesse (eakte, einheitliche Ämterstruktur in Bezirken) Elektronische Verfahrensabwicklung (EU-DLR Plattform, Anliegen- und Beschwerdemanagement Bündelung und Vereinheitlichung des elektronischen Zugangswegs (Funktionale Weiterentwicklung des Onlineportals) Verbesserung konventionellen Zugangswege (Bürgertelefon 115, Weiterentwicklung mobile Dienste, Bürgerterminals) Unterstützung des Konzepts Open Government (Ausbau Open-Data-Portal Berlin, Zentrale Engagementplattform) Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Verwaltungsmodernisierung in Berlin 29/10/2012 Seite 4

5 Elektronische Akte Das Leitbild des Gesamtprojekts eakte stellt den schnellen Rollout eines einheitlichen Basisdienstes in den Mittelpunkt Landesweite Lösung: einheitliche elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in der Berliner Verwaltung Bis 2016: Anbindung von 50% der IT- Büroarbeitsplätze Arbeitswerkzeug: leicht erlernbar, intuitiv, arbeitserleichternd Zentraler Basisdienst: Akten und Vorgänge in einer Systematik Integration: Einbindung in die IT-Landschaft des Landes Berlin Grundlage: Basis für durchgehende, behördenübergreifende Vorgangsbearbeitung, Anbindung von Fachverfahren usw. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Verwaltungsmodernisierung in Berlin 29/10/2012 Seite 5

6 Nutzung von Shared Services: Von bereits bestehenden Teilrealisierungen zum allgemeinen Organisationsgrundsatz der Berliner Verwaltung Personalverwaltung, Beschaffungen, IT, Facility Management, Finanzen, Bedarfsgerechte und hochwertige Querschnittsleistungen Wirtschaftliche Leistungserbringung Entscheidungen bleiben in Behörden Ist: Teilweise SSC-Angebote und -Nutzung (ITDZ, BIM, Beihilfe, Personalservice, FamKassen, VAk ) Lfd. Legislaturperiode: Prüf- u. Berichtsaufträge, tlw. Auflagenbeschlüsse (GO Sen u. RL RegPol, Abgh) Aktuell: Voruntersuchung Skzl/SenInnSport/SenFin (Grundsätze, Personalverwaltung, andere Bereiche) Bis 06/2013: Strateg. Grund- u. Vorgehenskonzept (unter Beteiligung weiterer betroffener Behörden) Ab 06/2013: Querschnittsfeldbezogene Projekte zu erweiterten SSC-Angeboten und -Nutzungen Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Verwaltungsmodernisierung in Berlin 29/10/2012 Seite 6

7 Landesweites Personalmanagement Entwicklung DV Personalmanagement Ziel 1 Gesunde, lernbereite sowie adäquat eingesetzte Beschäftigte Integration des Betrieblichen Gesundheitsmanagements in das Personalmanagement Leitfadenentwicklung Wissenstransfer Ziel 2 Chancengleichheit und Geschlechtergerechtigkeit Entwicklung einer landesweiten Dienstvereinbarung zu alternierenden Telearbeit Etablierung des Erfahrungsaustausches audit berufundfamilie Ziel 3 Hohe Führungskompetenz und Führungsverantwortung Aufbau einer landesweiten Steuerung der Führungskräfte- und Führungskräftenachwuchsentwicklung Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Verwaltungsmodernisierung in Berlin 29/10/2012 Seite 7

8 Geschäftsprozessmanagement: Ziele Das durch die SenInnSport initiierte Geschäftsprozessmanagement wird angesichts der knapper werdenden personellen Ressourcen auf dezentraler Ebene als Instrument zur Optimierung der Geschäftsprozesse dienen. Hierüber wird auch eine weitere bezirksübergreifende Vereinheitlichung und Standardisierung erreicht. Dies ist gut für den Bürger, der Orientierung unabhängig von der bezirklichen Zuständigkeit findet, wie auch für die Effizienz der Verwaltung selber. SenInnSport befördert dies durch Schaffung der erforderlichen organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen. Ziel sind effiziente IT-gestützte Verwaltungsprozesse. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Verwaltungsmodernisierung in Berlin 29/10/2012 Seite 8

9 Wie lassen sich Prozesse und IT-Strategie verbinden? Wir haben bezirkliche Geschäftsprozesse priorisiert, d.h. es ist bekannt, welches die Kostentreiber sind. E-Government-Komponenten aus der EU- DLR sind einsatzbereit, d.h. technische Lösungen sind entwickelt. Wir werden die Verknüpfung herstellen. Jeder Geschäftsprozess hat neben seinen fachlichen Besonderheiten auch allg. wiederkehrende Prozessbausteine, die sich technologisch unterstützen lassen. In den sich vielfach wiederholenden Prozessbausteinen liegt das Effizienzpotenzial (siehe vereinfachtes Bsp. rechts). Online-Antragstellung Online- Antragsverfolgung Elektr. Antragsbearbeitung Elektr. Bescheiderteilung Gebührenverfahren Geschäftsprozesse / Prozessbausteine Geschäftsprozess Baugenehmigung Geschäftsprozess Gewerbeerlaubnis Geschäftsprozess Kita-Gutschein Realisiert Priorität 1 Priorität 1 In Arbeit Priorität 2 Priorität 2 Realisiert Priorität 1 Realisiert Priorität 2 Priorität 2 Priorität 2 Realisiert Realisiert Realisiert Verfahrensmodernisierungen durch IT muss eine standardisierte GPO vorausgehen! Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Verwaltungsmodernisierung in Berlin 29/10/2012 Seite 9

10 Verwaltungsmodernisierung bis 2016: Überblick Rahmenbedingungen und Voraussetzungen Difu-Studie ServiceStadt Berlin 2016 und Machbarkeitsstudie ProGA Personal Strukturen Prozesse Technik Recht (E-)Personal- und Arbeitgeberentwicklung einheitliche Ämterstruktur GPO Standards IT- Steuerung EGovG Back Office Front Office Gesundheitsmanagement lebenslanges Lernen Berufsbild Bürgerservice, Dienstleistungskompetenz Transparenz Diversity Management Partizipation Aufsuchende Stadt Ausbau mobile / temporäre Dienste Bürgerämter, -zentren, -terminal, mobile Bürgerdienste persönlich Arbeitgebermarke, Work-Life-Balance, (E-)Recruiting Shared Services Beschäftigtenportal, Ideenmanagement ProBüPart Online Verwaltungsführer Rahmenzielvereinbarungen Bürgertelefon 115 telefonisch Nachhaltige Verfahrensmodern. Prozesskollaboration Zentrales Wissensmanagement: Dienstleistungsdatenbank, Prozessbibliothek, Geschäftsprozessmanagement One Stop City Online Bürgerdienste Terminvereinbarung online / ZMS standardisierter IT-Arbeitsplatz Kollaboration Berlin.de, Smartphone- Apps, Bürgerterminal online Dienste: E-Gov Plattform Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 29/10/2012 Seite 10 E-Akte DMS Berliner EGov Strategie Web 2.0 Fachverfahren Serverkonsolidierung IT-BePla Maerker Apps zentrale Postanschrift, zentrale Scanstelle postalisch Durchgehende Kundenorientierung: Antragstellung rund um die Uhr, flächendeckendes Wartemanagement, Track & Trace, Lebenslagenorientierung, Barrierefreiheit Hardware E-Partizipation / E-Democracy Open Government Kundinnen und Kunden: Unternehmen, Bürgerinnen und Bürger Open Data Transparenz Multikanalzugang

11 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Udo Rienaß Leiter Abteilung Zentraler Service Senatsverwaltung für Inneres und Sport Klosterstraße Berlin Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 29/10/2012 Seite 11