SEPA jetzt vorbereiten!

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1 SEPA jetzt vorbereiten! Sehr geehrte Damen und Herren, am 14. Februar 2012 hat das Europäische Parlament die EU-Verordnung zur Festlegung der technischen Vorschriften für Überweisungen und Lastschriften in Euro mit breiter Mehrheit in erster Lesung verabschiedet und damit das Ende der heute in Europa eingesetzten nationalen Zahlungsverkehrssysteme verkündet. Für alle Unternehmen auch mit nur inländischem Zahlungsverkehr - bedeutet dies einen massiven Einschnitt in die bisherigen Abläufe im Zahlungsverkehr. Die vertrauten DTA-Verfahren für Überweisungen und Lastschriften, auf die Ihre gesamten Prozesse im Zahlungsverkehr abgestimmt sind, können ab dem 1. Februar 2014 nicht mehr genutzt werden. Künftig sind alle Zahlungen - auch innerhalb Deutschlands - über das SEPA- Format auszuführen. Wir halten Sie auf dem Laufenden! Seit März 2012 stellen wir Ihnen im Monatsrhythmus unseren SEPA-Newsletter zur Verfügung. Dies werden wir auch in den kommenden Monaten beibehalten. Zudem beantworten wir - beginnend mit dieser Ausgabe - auf die aus der Praxis gestellten Fragen, die uns zu den bisher in den Newslettern behandelten SEPA-Themen erreicht haben. Die Aufstellung umfasst aber auch allgemeine, an die Deutsche Kreditwirtschaft herangetragene Fragen, siehe Seite 3. Wir empfehlen allen, die für das Thema Zahlungsverkehr zuständig sind, sich rechtzeitig mit SEPA auseinanderzusetzen. So können Sie die richtigen Weichen für Ihr Haus stellen. Unser SEPA-Newsletter, der voraussichtlich monatlich erscheint, unterstützt Sie dabei. Eine Bitte Wenn Sie persönlich nicht mit dem Thema SEPA in Ihrem Haus betraut sind, bitten wir Sie, diesen Newsletter an die entsprechende Person(en) aus dem Bereich Zahlungsverkehr weiterzuleiten. Vielen Dank. Wie Sie sich für diesen Informationsdienst anmelden können erfahren Sie auf Seite 5. In der siebten Ausgabe finden Sie folgende Informationen o Umgang mit Lastschrift-Mandaten in der Praxis Seite 2 o FAQs Teil 2 Seite 3 o Glossar Seite 7 o Inhaltsverzeichnis der bisherigen Ausgaben Seite 8 Unsere Ansprechpartner zum Thema SEPA finden Sie auf Seite 6. Wir wünschen Ihnen eine informative Lektüre. Mit freundlichen Grüßen Ihre Bank für Kirche und Diakonie 1

2 In der heutigen Ausgabe unseres Newsletters widmen wir uns dem Thema Umgang mit Mandaten in der Praxis. Außerdem setzen wir die in der letzten Ausgabe begonnene FAQ- Liste fort - diese befasst sich ebenfalls mit der Mandatsthematik. Praxistipps zum Umgang mit Lastschrift-Mandaten Sicherlich haben Sie sich bereits die Frage gestellt, wie sich etwaige Veränderungen in der Vertragsbeziehung zu Ihren Kunden auf bereits vorliegende Lastschrift-Mandate auswirken. Zwei Szenarien sind hier denkbar: 1. die Änderung eines bestehenden Mandats 2. die Einholung eines neuen Mandats Die Änderung eines bestehenden Mandats muss dem Zahlungspflichtigen schriftlich mitgeteilt werden. Hierzu zählen: Änderung der Gläubiger-ID (sofern sich die Identität des Zahlungsempfängers nicht ändert) Änderung der Mandatsreferenz Änderung des Namens / der Adresse des Zahlungsempfängers Auch der Zahlungspflichtige kann Mandatsänderungen vornehmen und diese dem Zahlungsempfänger entsprechend mitteilen: Änderung der Kontoverbindung des Zahlungspflichtigen bei der gleichen Bank Änderung der Bankverbindung des Zahlungspflichtigen Änderung der Adresse des Zahlungspflichtigen Achtung: Die Kennzeichnung des ersten Lastschrift-Einzugs über die neue Bankverbindung ist als FRST für eine erstmalige Basis-Lastschrift softwareseitig auszuweisen. Hier sind die entsprechenden Vorlauffristen (D- 5) für erstmalige Lastschriften einzuhalten. Bei einer SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B) ist zu beachten, dass der Zahlungspflichtige seine Bank - sowohl bei Änderung der Konto- oder auch der Bankverbindung - über die Mandatsänderung separat informieren muss, da diese das Mandat überprüfen muss. Demnach heißt dies, dass ein neues Mandat einzuholen ist. Außerdem ist darauf zu achten, dass das bisherige Mandat auch gegenüber der Bank widerrufen wird. Die Einholung eines neuen Mandats ist dann zwingend erforderlich, wenn eine Änderung der Gläubiger-ID (nur bei Identitätswechsel des Zahlungsempfängers) erfolgt. 2

3 Tipp: Die Mandatsänderung bzw. Neuerteilung sollte schriftlich vorab erfolgen (z. B. im Rahmen der Pre-Notification ), da ansonsten der Lastschrifteinreicher den Nachweis für ein gültiges Mandat nur schwer erbringen kann. Die Mandatsänderung ist zudem vom Zahlungsempfänger in der Mandatsverwaltung zu hinterlegen. FAQ s - Teil 2 C Mandate zur SEPA-Basis- und SEPA-Firmen-Lastschrift 1. In welcher Sprache muss ein Mandat verfasst werden? Antwort: In einer Sprache des EWR, die der Zahlungspflichtige beherrscht bzw. als Vertragssprache dient. In allen anderen Fällen ist die englische Sprache zu verwenden. 2. Was ist die Mandatsreferenz? Antwort: Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats (z. B. Rechnungsnummer oder Kundennummer) und ermöglicht in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer dessen eindeutige Identifizierung. 3. Muss der Zahlungsempfänger das Original des SEPA-Firmenlastschrift-Mandats bei der Bank des Zahlungspflichtigen einreichen? Antwort: Nein, das Original des SEPA-Firmenlastschrift-Mandats ist vom Zahlungspflichtigen dem Zahlungsempfänger zu übermitteln und muss von diesem auch (in der gesetzlich vorgegebenen Form) verwahrt werden. Der Zahlungspflichtige selbst übermittelt im Zusammenhang mit der Bestätigung der Mandatserteilung vor dem ersten Lastschrifteinzug gegenüber seiner Bank (Zahlstelle) auch die für die spätere Einlösung notwendigen Mandatsdaten in der vereinbarten Form (z. B. durch eine Kopie / Zweitausfertigung des Mandats). 3

4 4. Muss sich ein SEPA-Lastschriftmandat für den Einzug von SEPA-Basis-Lastschriften immer auf einen konkreten Vertrag beziehen? Können mehrere Verträge angegeben werden? Antwort: Ein Mandat kann für einen oder mehrere Verträge erteilt werden, sofern das Belastungskonto identisch ist. 5. Wie wird der Zeitpunkt ermittelt, ab dem eine Mandatsänderung durch den Zahlungspflichtigen gültig ist? Antwort: Zum zwischen Zahlungspflichtigen und Zahlungsempfänger vereinbarten Termin. Wenn der Zeitpunkt nicht explizit angegeben ist, kann die Änderung erst mit Empfang durch den Zahlungsempfänger beachtet werden. 6. Wie wird die 36-Monatsfrist bestimmt, nach deren Ablauf ein Mandat ungültig wird? Antwort: Die 36-Monatsfrist beginnt mit dem ersten Einzug einer SEPA-Lastschrift und dann erneut mit dem Fälligkeitsdatum jeder Folgelastschrift. Der Gläubiger ist verpflichtet auf die Frist zu achten - dies gilt auch bei SEPA- Firmenlastschrift-Mandaten. 7. Wird die 36-Monatsfrist durch Mandatsänderungen unterbrochen? Antwort: Nein. 8. Wie und wie lange sind Lastschriftmandate aufzubewahren? Antwort: Die Aufbewahrung von Mandaten richtet sich nach den nationalen gesetzlichen Bestimmungen, auf die die Inkassovereinbarungen verweisen. In Deutschland kann zum Beispiel eine Aufbewahrung nur in der gesetzlich vorgegebenen Form erfolgen. Die Mandate sind mindestens 14 Monate nach letztem Einzug aufzubewahren. 9. Ist das Versenden der letzten auf ein Mandat gezogenen SEPA-Lastschrift mit dem Sequence Type FNAL eine Muss- oder eine Kann-Vorschrift? Antwort: Es ist eine Muss-Vorschrift, sofern zum Zeitpunkt des letzten Einzugs bekannt ist, dass kein weiterer Einzug erfolgen wird oder darf. 4

5 10. Kommt das Versenden von Lastschriften mit dem Sequence Type FNAL 1 einer Mandatskündigung gleich? Antwort: Ja, durch das Kennzeichen verzichtet der Zahlungsempfänger auf den Einzug weiterer Lastschriften. 11. Ist eine Lastschrift mit einem falschen Sequence Type autorisiert? Antwort: Die Lastschrift ist autorisiert, allerdings muss der angegebene Sequence Type und die Frequenz grundsätzlich unter einem gegebenen SEPA- Lastschriftmandat in der richtigen Reihenfolge der Lastschrifteinzüge (FRST/RCUR/FNAL oder OOFF) 1 angegeben werden. Fehlangaben können beispielsweise zur Nichteinlösung oder Verhinderung von Folgeeinzügen führen. 12. Wird bzw. ab wann wird das elektronische Mandat durch die deutsche Kreditwirtschaft unterstützt? Antwort: Die Umsetzung des elektronischen Mandats e-mandate nach EPC- Regelwerk ist in Deutschland aktuell nicht geplant. 13. Was ist ein "Kombimandat"? Antwort: Das "Kombimandat" verbindet die bisherige Einzugsermächtigung mit dem Mandat im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren. Es hat den Vorteil, dass die darin enthaltene Einzugsermächtigung für den gegenwärtigen nationalen Lastschrifteinzug verwendet und nach der Umstellung auf das europäische SEPA-Verfahren das SEPA-Lastschriftmandat genutzt werden kann. Lediglich beim Wechsel von dem nationalen Lastschriftverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren muss der Zahlungspflichtige rechtzeitig informiert werden. Eine erneute Einholung eines Mandats ist nicht notwendig, wenn die Umstellung innerhalb von 36 Monaten nach der Unterzeichnung des Kombimandats erfolgt. 1 FRST = erstmalige Lastschrifteinreichung RCUR = wiederkehrende Lastschrifteinreichung FNAL = letztmalige Lastschrifteinreichung OOFF = einmalige Lastschrifteinreichung 5

6 Abonnieren Sie unseren kostenfreien SEPA-Newsletter! Wir empfehlen allen, die für das Thema Zahlungsverkehr zuständig sind, sich rechtzeitig mit SEPA auseinanderzusetzen. So können Sie die richtigen Weichen für Ihr Haus stellen. Unser SEPA-Newsletter, der voraussichtlich monatlich erscheint, unterstützt Sie dabei. Bitte melden Sie sich für diesen Service per Mail mit dem Stichwort SEPA-Newsletter unter oder über an. Wir freuen uns, wenn Sie diesen Service nutzen und wir Sie auch beim Thema SEPA/Zahlungsverkehr kompetent und zuverlässig unterstützen können. Sie haben Fragen zu SEPA? 6

7 Glossar Abkürzung / Begriff AWV ggf. englische Bezeichnung SEPA-Newsletter, Ausgabe 7, November 2012 Übersetzung Außenwirtschaftsverordnung B2B Business to Business Unternehmen an Unternehmen B2C Business to Consumer Unternehmen an Verbraucher BIC Bank Identifier Code Internationale Identifizierungsschlüssel für Kreditinstitute (internationale Bankleitzahl) CI Creditor Identifier Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger ID) D Due Date Fälligkeitsdatum Debitor Debtor Zahlungspflichtiger EBICS EPC IBAN Electronic Banking Internet Communication Standard European Payments Council International Bank Account Number Neuer IP-basierter Electronic Banking-Standard Gremium der europäischen Bankindustrie für Zahlungsverkehrsfragen mit Entscheidungsrecht Internationale Kontonummer Kreditor Creditor Zahlungsempfänger Mandat Mandate Ermächtigung zum Lastschrifteinzug Pre-Notification Pre-Advice for a SDD - SEPA Direct Debit Vorabinformation an den Bezogenen mit den Daten des SEPA-Lastschrifteinzuges PSD Payment Service Directive Zahlungsdiensterichtlinie SCT SEPA Credit Transfer SEPA-Überweisung SDD SEPA Direct Debit SEPA-Lastschrift SDD B2B SEPA Direct Debit - Business to Business SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren SDD Core SEPA Direct Debit - Core SEPA-Basis-Lastschriftverfahren SEPA Single Euro Payments Area Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum STP SWIFT XML Straight-through-processing Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication Extensible Markup Language Direktverarbeitung der Zahlungsverkehrstransaktionen ohne manuelles Eingreifen Globaler Netzbetreiber der Banken für Finanztransaktionen Datenformat mit festen Regeln zur Strukturierung von Daten 7

8 Inhalte der bisherigen SEPA-Newsletter Ausgabe 1 März 2012 Gültigkeitsbereich der SEPA (Länderübersicht) Zusammenhang SEPA / PSD (Payment Service Directive) Welche Länder und welche Währungen fallen unter die PSD? Welche Zahlungen sind von der PSD betroffen? Umsetzung der PSD in die nationale Gesetzgebung Wertstellung und Verfügbarkeit von Geldbeträgen Umdeutungslösung bei Einzugsermächtigungen Abbuchungsauftrag vs. SEPA-Firmen-Lastschrift Download-Center: Musterbrief für die Ankündigung der Umdeutungslösung Ausgabe 2 April 2012 Unterschied Richtlinien / Verordnungen Ausführungsfristen / Laufzeiten Unwiderruflichkeit von Zahlungsaufträgen Welche Bereiche in einem Unternehmen sind von SEPA betroffen? Verabschiedung der EU-Verordnung zur Festlegung der technischen Vorschriften für Überweisungen und Lastschriften in Euro im Europäischen Parlament am Sonderregelung für das elektronische Lastschriftverfahren / Übergangsregelung für Verbraucher IBAN / BIC Ausgabe 3 Mai 2012 SEPA-Überweisung (SCT) Glossar Ausgabe 4 1 Juli 2012 SEPA-Lastschriftverfahren: Die Neuerungen (Gläubiger-ID, SEPA-Lastschriftmandate, Due Date, Pre-Notification) Ausgabe 4 2 Juli 2012 Die SEPA-Basis-Lastschrift Umdeutungslösung 8

9 Glossar Download-Center: Musterbrief für die Umdeutung Einzugsermächtigung >SEPA- Basislastschrift-Mandat Ausgabe 5 August 2012 Die SEPA-Firmen-Lastschrift Ausgabe 6 September 2012 Aktuelles FAQ s - Teil 1 9