Betriebswirtschaftliche Software Enterprise Resource Planning

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1 Lorem Ipsum INFORMATIONSBROSCHÜRE Bildnachweis: KrulUA/iStock/Thinkstock Betriebswirtschaftliche Software Enterprise Resource Planning Effizienzsteigerung durch den Einsatz moderner ERP-Lösungen

2 Impressum Verleger ebusiness-lotse Mainfranken Projektträger: Industrie- und Handelskammer Würzburg-Schweinfurt K.d.ö.R. Konsortialführer: Dipl.-Ing. (FH) Oliver Freitag Mainaustr , Würzburg Tel.: Fax: Rechtsform: Körperschaft des öffentlichen Rechts Vertretungsberechtigte: Präsident der IHK Würzburg-Schweinfurt, Otto Kirchner Hauptgeschäftsführer der IHK Würzburg-Schweinfurt, Prof. Dr. Ralf Jahn Zuständige Aufsichtsbehörde: Bayerisches Staatsministerium für Wirtschaft und Medien, Energie und Technologie Verantwortlicher Redakteur/Herausgeber Prof. Dr. Rainer Thome Universität Würzburg Paradeplatz 4, Würzburg Tel.: Druck flyeralarm GmbH Alfred-Nobel-Str Würzburg Gestaltung und Produktion FRANKFURTER FUENF Büro für Kommunikation und Gestaltung Alexander Deß, Jochen Tratz Frankfurter Str. 5, Würzburg Bildnachweis Das in der Broschüre verwendete Bildmaterial stammt von Thinkstock und ist zur Nutzung in dieser Publikation lizensiert. Die Bildnachweise sind auf der jeweiligen Seite angegeben. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck oder Vervielfältigung, Einspeisung in Datennetze oder sonstige Nutzung auf Papier oder elektronisch auch auszugsweise nur nach schriftlicher Genehmigung des Herausgebers. 2

3 Christine Scheid, Foto: De Sellier, Würzburg Julia Grosser, Foto: De Sellier, Würzburg Vorwort In einem schnell wachsenden und turbulenten Markt nimmt die Komplexität von Geschäftsprozessen kontinuierlich zu. Das Geflecht von Zulieferern und Kunden führt zu einer hohen Daten- und Informationsflut. Dieses zu beherrschen und effizient abzuwickeln ist ausschlaggebend für den Unternehmenserfolg. Intelligente betriebswirtschaftliche Software-Lösungen, die den betrieblichen Alltag unterstützen, sind daher auch bei kleinen und mittleren Unternehmen unabdingbar. Diese Systeme werden auch Enterprise Resource Planning-Systeme, kurz ERP-Systeme, genannt. Das Potenzial, das ERP-Systeme bieten, wird leider oft zu spät oder gar nicht erkannt. Viele Unternehmen sind auch in der heutigen Zeit noch der Meinung, dass sie künftig auf betriebswirtschaftliche Software verzichten können. Das werden die Unternehmen sein, die sich früher oder später nicht mehr gegen ihre Konkurrenz durchsetzen können. Auch fast die Hälfte der 129 von uns befragten Unternehmen in der Region Mainfranken setzen heute noch kein ERP-System ein. Unsere Informationsbroschüre zeigt Ihnen auf, welche Aufgaben im Unternehmen durch ERP-Systeme unterstützt werden, welche Potenziale Sie ohne den Einsatz eines ERP-Systems vergeuden und wie Sie sich für das richtige System entscheiden. 3

4 Mitwirkende der Broschüre Laura Bilmajer, B. Sc. Laura Bilmajer studiert seit 2010 an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg. Ihren Bachelor in Wirtschaftsinformatik absolvierte sie mit einer Thesis zur systematischen ERP-Auswahl. Im Anschluss begann sie mit ihrem Master im selben Fachbereich mit den Schwerpunkten Business Analytics und betriebliche Informationsverarbeitung sowie Fertigungsautomation. Dipl.-Kff. Christine Scheid Christine Scheid studierte an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg Betriebswirtschaftslehre und ist seit 2008 wissenschaftliche Mitarbeiterin am Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik. Als Projektmanagerin des ebusiness-lotsen Mainfranken informiert sie kleine und mittelständische Unternehmen zu Themenbereichen des ebusiness. Ihre Schwerpunkte liegen in den Bereichen Cloud-Computing, ERP- Systeme, Informationssicherheit und Online-Marketing. Julia Grosser, M. A. Julia Grosser studierte an der Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg Betriebswirtschaft und Innovationsmanagement. Nach der Arbeit in Unternehmen der Region Mainfranken ist Julia Grosser seit März 2013 in der IHK Würzburg-Schweinfurt als ebusiness-lotse Mainfranken tätig. Als Projektmanagerin informiert sie Unternehmen in den Bereichen Cloud-Computing, ERP-Systeme, Informationssicherheit und Online-Marketing. Informationen zur Umfrage Branchen: Industrie und Handel Größe der Unternehmen:1-499 Beschäftigte Verschickte Fragebögen: Stück Rückläufer: 129 Stück 4

5 Inhaltsverzeichnis 1 Effiziente Abläufe durch den Einsatz von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware Seite Was ist ein ERP-System? Seite Chancen durch ERP-Systeme Seite 7 2 Aufgaben im Unternehmen Produkte herstellen, mit Waren handeln, Dienstleistungen anbieten Seite Materialverfügbarkeit sicherstellen Seite Produktionsabläufe steuern und verbessern Seite Finanzen managen und planen Seite Mitarbeiter koordinieren Seite Produkte bewerben, verkaufen und versenden Seite 12 3 Individualsoftware vs. Standardsoftware, Open Source ERP vs. Proprietäres ERP Seite 15 4 Auswahl von ERP-Systemen Seite 16 5 Chancen nutzen Seite 17 Checkliste zur Anforderungsanalyse Seite 18 Weitere Materialien Seite 19 Fragebogen Seite 20 Quellenverzeichnis Seite 22 5

6 Bildnachweis: KrulUA/iStock/Thinkstock Betriebswirtschaftliche Software / Enterprise Resource Planning 1 Effiziente Abläufe durch den Einsatz von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware Ergebnisse der Umfrage: Frage 3 Setzen Sie aktuell ein ERP-System ein? 55 % der befragten Unternehmen in Mainfranken setzten 2014 noch kein ERP-System ein. Unstrukturierte Kundendaten, Auftragskalkulationen in Excel-Tabellen, Rechnungserstellung mit dem Textverarbeitungsprogramm all das ist in kleinen und mittleren Unternehmen meist Alltag. Verwaltungsaufgaben sind meist nicht nur lästig, sondern nehmen in Unternehmen viel Zeit in Anspruch, nicht zuletzt durch notwendige Fehlerkorrekturen. Viele Unternehmen setzen auch heute noch keine integrierte Standardanwendungssoftware zur Unterstützung ihres Betriebs ein. Dies führt dazu, dass Daten oft mehrfach in Unternehmen abgelegt werden, redundante Tätigkeiten durchgeführt werden, die zu viel Aufwand und einer erhöhten Fehlerquote führen. Ja Nein 45 % 55 % Darunter leiden die wertschöpfenden Prozesse eines Unternehmens. Dabei sind effiziente Abläufe unabhängig von der Art des Unternehmens in der heutigen Zeit erfolgskritisch für eine nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit. Viele Aufgaben in einem Unternehmen können durch den Einsatz von betriebswirtschaftlichen Software-Lösungen unterstützt und teilweise auch automatisiert werden. Diese Systeme werden ERP-Systeme (Abkürzung steht für Enterprise Resource Planning), teilweise auch Warenwirtschaftssysteme genannt. 1.1 Was ist ein ERP-System? Ein ERP-System ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, betriebswirtschaftliche Abläufe effizient und integriert abzuwickeln. Der Aufbau einer solchen Software erfolgt in der Regel nach organisatorischen Strukturen, so genannten Modulen. Die einzelnen Module im ERP-System haben unterschiedliche Aufgaben und werden an verschiedenen Stellen im Unternehmen eingesetzt. Trotzdem ist der Informa tionsaustausch zwischen den jeweiligen Bereichen auf Basis einer einheitlichen Datenbank gegeben. 6

7 Typische Module eines ERP-Systems sind: Materialwirtschaft (Beschaffung, Disposition, Lager) Produktionsmanagement (Produktionsplanung) Finanzmanagement (Buchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling) Personalmanagement Marketing und Vertrieb Oft wird auch von Warenwirtschaftssystemen gesprochen. Jedoch unterscheiden sich diese von ERP-Systemen hinsichtlich ihres Funktionsumfangs. Bei einem Warenwirtschaftssystem stehen die Waren eines Unternehmens und somit alle damit verbundenen Funktionen im Fokus. Es erfolgt hauptsächlich eine Unterstützung der Bereiche Verkauf, Einkauf, Lager und Buchhaltung und somit die Abbildung aller Prozesse, die mit dem Warenstrom eines Unternehmens zu tun haben. Ein ERP-System hingegen bildet darüberhinaus Funktionen wie das Controlling, die Personalwirtschaft oder aber auch das Marketing ab. Zusätzlich unterscheidet man branchenspezifische, funktionsspezifische und branchenneutrale Lösungen: Branchenspezifische Lösung: Speziell auf Branche abgestimmte Software Beispiele hierfür sind Lösungen für das Handwerk, Automobilzulieferer etc. Funktionsspezifische Lösung: Deckt nur eine oder wenige Funktionen im Unternehmen ab Ist branchenneutral einsetzbar Beispiele hierfür sind: Software für das Rechnungswesen oder den Vertrieb Branchenneutrale Lösung: Deckt viele Funktionen ab Ist branchenneutral einsetzbar 1.2 Chancen durch ERP-Systeme Wer ein ERP-System einsetzt, nutzt eine ganzheitliche Software für das Unternehmen. Die Software versorgt das gesamte Unternehmen mit notwendigen Funktionalitäten und verfügt über eine zentrale Datenbank. So werden Daten einmalig erfasst und redundanzfrei (wiederholungsfrei) gespeichert. Das erspart Zeit und reduziert die Fehlerquote im Vergleich zu einer manuellen oder über verschiedene Anwendungen verteilte Verwaltung der Daten. Eine einheitliche Benutzeroberfläche und die Informationsverarbeitung in Echtzeit (Just-in-time) ermöglichen eine einfache Bedienung und eine hohe Benutzerfreundlichkeit. Weitere Vorteile von ERP-Systemen sind beispielsweise: Standardisierung von Arbeitsabläufen durch vorgegebene Schritte bei der Abarbeitung von Aufgaben, Zeitersparnis in vielen Unternehmensbereichen durch die Teilautomatisierung von Arbeitsschritten, Möglichkeit der besseren Kundenbetreuung durch den zentralen Zugriff auf alle relevanten Kundendaten, Erleichterung der Kommunikation im Unternehmen und mit anderen Unternehmen sowie eine bessere Entscheidungsfindung anhand einheitlicher Daten und Auswertungsfunktionen im ERP-System. 7

8 Bildnachweis: KrulUA/iStock/Thinkstock Betriebswirtschaftliche Software / Enterprise Resource Planning 2 Aufgaben im Unternehmen Produkte herstellen, mit Waren handeln, Dienstleistungen anbieten Neben der wertschöpfenden Tätigkeit eines Unternehmens wie der Produktion, dem Handel von Gütern oder der Durchführung von Dienstleistungen gibt es operative und unterstützende Aufgaben, die zum Tagesgeschäft gehören. Diese werden häufig vernachlässigt und Potenziale nicht genutzt. Die mangelnde Abstimmung der Aktivitäten im Unternehmen führt zu einem schlechten Informationsfluss. Folgen sind zum Beispiel eine zu langsame Reaktion bei Anfragen oder aber auch die nicht ausgeglichene Auslastung von Maschinen und Mitarbeitern. Ergebnisse der Umfrage: Frage 8 Für welche Funktionsbereiche nutzen Sie ERP-Systeme? 90 % der befragten Unternehmen in Mainfranken nutzen ERP-Systeme für den Bereich Einkauf und Beschaffung, 77 % nutzen die Unterstützung für die Materialwirtschaft, 79 % für das Finanzmanagement, 61 % für das Controlling, 44 % für den Bereich des Marketings und Vertrieb sowie 24 % für das Personalmanagement. Einkauf und Beschaffung 90 % Lagerverwaltung Finanzen und Rechnungswesen Materialwirtschaft und Disposition Handel, Produktion, Produktionsplanung Kommissionierung und Versand Controlling und Berichtswesen 83 % 79 % 77 % 69 % 65 % 61 % Marketing und Vertrieb 44 % Personalwesen 24 % Sonstige 6 % Keine Angabe 0 % 8 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 %

9 2.1 Materialverfügbarkeit sicherstellen Die Beschaffung benötigter Materialien (Einkauf), die Überwachung vorhandener Materialien (Materialdisposition), die Erfassung aller Warenbewegungen (Bestandsführung) sowie die Abwicklung logistischer Aufgaben gehören zum Aufgabenbereich der Materialwirtschaft. Jedes Unternehmen unabhängig von Branche und Größe benötigt Informationen darüber, wann und wo im Unternehmen Materialien benötigt bzw. eingesetzt werden. Das richtige Material muss zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der entsprechenden Qualität zur Verfügung stehen. Um diese Aufgabe effizient durchführen zu können, müssen verschiedene Daten vorhanden sein, mit Hilfe derer mögliche Fragestellungen beantwortet werden wie: Sind ausreichend Materialien auf Lager? Ist bereits Ware bestellt? Wann wird das notwendige Material geliefert? Bei welchem Lieferanten bekomme ich die Ware zu welchen Konditionen? Die Ermittlung der benötigten Materialien erfolgt in der Regel auf Basis von Stücklisten oder Rezepturen. Hierfür muss zunächst bekannt sein, welche Aufträge bearbeitet werden müssen, welche Teile zur Produktion notwendig sind und ob diese im Lager vorhanden sind. Wenn nicht, bei wem und in welcher Zeit sowie zu welchen Kosten die notwendigen Materialien bestellt werden können. Je genauer die Planung im Bereich der Materialwirtschaft eines Unternehmens ist, desto besser kann in anschließenden Bereichen davon profitiert werden. Stücklisten und Rezepturen geben an, aus welchen Bestandteilen ein Produkt zusammengesetzt wird. Es werden verschiedene Arten von Stücklisten unterschieden. Aus der Mengenübersichtsstrukturliste ist nur zu erkennen, welche Einzelteile wie oft benötigt werden. Diese Art wird vor allem bei Kalkulationen und der Materialdisposition verwendet. Die hierarchische Erzeugnisstruktur wird aus der Strukturstückliste ersichtlich. Einzelteile werden verschiedenen Baugruppen zugeordnet und ermöglichen so die Planung des zeitlichen Ablaufs. In der Baukastenstückliste werden nur die Hierarchien der einzelnen Baugruppen abgebildet. Diese Form der Stücklistendarstellung lässt sich in der Datenstruktur eines ERP-Systems speichern. Materialwirtschaft und Einkauf mit ERP In einem ERP-System hat die Materialwirtschaft viele Schnittstellen mit anderen Bereichen und Funktionen. Der Vertrieb prüft bspw. die Bestände anhand der Grunddaten der Materialwirtschaft. Die Produktionsplanung teilt der Disposition (zuständig für die Einteilung der Aufträge) die benötigten Bedarfe mit. Der Einkauf erhält auch Aufträge aus der Instandhaltung. Controlling, Finanzwesen, Vertrieb und Qualitätssicherung greifen auf Informationen aus der Bestandsführung zurück. 9

10 Die Stammdaten in der Materialwirtschaft enthalten alle wichtigen Informationen zu den einzelnen Artikeln. Jeder Artikel hat eine eindeutige, am besten vom ERP-System automatisch vergebene Artikelnummer. Weitere wichtige Daten eines Artikels können Gewicht, Abmessungen, Bestände, Beschreibungen oder kundenspezifische Artikelnummern sein. Andere Bereiche im Unternehmen wie bspw. der Vertrieb greifen ebenso auf die Stammdaten zu und erweitern diese um die jeweiligen spezifischen Daten. Um einen besseren Überblick über die Artikelvielfalt zu schaffen, ist es möglich, die Artikel nach Gruppen zu sortieren und nach Merkmalen in verschiedene Klassen einzuteilen. Von Stammdaten wird gesprochen, wenn es sich um Grundinformationen handelt, die zu einem Objekt (bspw. Lieferant, Kunde, Produkt) vorhanden sind. Es sind Daten, die sich in der Regel nie oder nur selten verändern wie Adressdaten oder auch die Artikelnummer. 2.2 Produktionsabläufe steuern und verbessern Die Einnahmequelle bei produzierenden Unternehmen ist die Herstellung von Gütern und deren Verteilung. Es stellt sich die Frage, wann welcher Auftrag auf den Maschinen eingelastet werden kann. Ein Stillstehen der Produktionsanlage muss unbedingt vermieden werden. Ziel der Produktion ist es, die Produktivität zu erhöhen, indem Produktions- und Durchlaufzeiten des Produktes verringert werden. Hierzu werden verschiedene Informationen benötigt. Es muss ein Abgleich zwischen den zeitlichen, personellen und maschinellen Ressourcen stattfinden. Ein ERP-System schafft die hierfür notwendige Transparenz. Produktionsmanagement mit ERP Im ERP-System wird zwischen Serienund Einzelfertigung unterschieden, da die Fertigungsarten unterschiedliche Anforderungen an die Produktionsplanung und -steuerung stellen. Die entscheidenden Stammdaten in der Produktionsplanung sind Stücklisten, Arbeitsplätze und Arbeitspläne. Für die Darstellung, aus welchen Bestandteilen ein Produkt besteht, werden Stücklisten verwendet. Ein Arbeitsplan ist die Darstellung eines Produktionsprozesses, also die Aufzeichnung der Abfolge von Arbeitsvorgängen. Zusätzlich werden unter anderem die Werkstoffe, Abmessungen, Gewichte, Kostenstellen, Lohngruppen, Maschinengruppen, Fertigungshilfsmittel und Zeiten angegeben. Ein Arbeitsplatz oder eine Kapazität stellt im ERP-System einen Ort zur Ausübung einer Arbeit dar. Für Arbeitsplätze werden Pläne, Kalkulationen und Durchlaufterminierungen erstellt. Über die Personalwirtschaft ist die Zuteilung von Mitarbeitern zu bestimmten Arbeitsplätzen möglich. In der Serienfertigung wird die Planung der Produktion auf Basis von vergangenen Kundennachfragen bestimmt. Es wird ein grober Produktionsplan erstellt. Mithilfe der Arbeitsplanung wird eine Übersicht erstellt, die die benötigten Maschinen, Vorgabezeiten und Arbeitsabfolgen beinhaltet. Zudem werden die ein- 10 Bildnachweis: KrulUA/iStock/Thinkstock

11 zelnen Arbeitsschritte für die Maschinen in einer Programmiersprache verfasst und an die jeweiligen Maschinen übermittelt. Strategien in der Produktionsplanung sind üblicherweise die anonyme Lagerfertigung und die Losfertigung. Auf Basis der Produktionsplanung werden die Materialien von der Materialbedarfsplanung berechnet und bereitgestellt. Die Erstellung der Bestellvorschläge erfolgt überwiegend automatisch. Ausgehend von der Materialbedarfsplanung werden die benötigten Ressourcen von der Fertigungssteuerung flexibel und zielorientiert koordiniert. Dabei werden oftmals Leitstände eingesetzt. Sie übernehmen die Planung der Maschinenbelegung, die Kapazitätsdisposition, die Auftragsfreigabe und die Fertigungsüberwachung. Außerdem wird das Fertigungsgeschehen in einer Grafik abgebildet. 2.3 Finanzen managen und planen In einem Unternehmen werden tagtäglich Kaufverträge abgeschlossen sowie Rechnungen und Belege erstellt. Mitarbeiter und Lieferanten müssen bezahlt und Steuern abgeführt werden. Es werden Buchungen getätigt, Kalkulationen aufgestellt und Gewinn- und Verlustrechnungen durchgeführt. Es ist wichtig, Daten zur Verfügung zu stellen, die zur Planung und Steuerung eines Unternehmens notwendig sind. Zudem müssen Geld- und Güterströme dokumentiert werden, um gegenüber Banken, Finanzamt usw. Rechenschaft ablegen zu können. Finanzmanagement mit ERP Im Finanzwesen wird zwischen der Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen), der Kosten- und Leistungsrechnung (internes Rechnungswesen) sowie dem Controlling unterschieden. Desweiteren gibt es in Finanzmanagement- Modulen Analysewerkzeuge, die Daten auswerten und grafisch aufbereiten. Für die Buchhaltung in ERP-Systemen gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Die Form und das Verfahren der Buchführung müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen. Die GoBS fordern neben der Datensicherheit und einem internen Kontrollsystem eine Belegfunktion, eine Journalfunktion und eine Kontenfunktion. Die Belegfunktion erstellt die Nachweise für alle Vorgänge und Buchungen. Das ERP-System vergibt hierfür eindeutige Nummern und datiert die Belege. Die Journalfunktion dient als Nachweis aller Geschäftsvorfälle. Dabei ist auf Vollständigkeit, zeitliche Reihenfolge und formale Korrektheit zu achten. Die Kontenfunktion verwaltet alle Sach- und Personenkonten sowie die Haupt- und Nebenbücher. Um den Überblick der Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen behalten zu können und Kostenberechnungen aufzustellen, ist es notwendig, die Vorfälle lückenlos und geordnet aufzuzeichnen. Dies geschieht in der Finanzbuchhaltung. Die Gesamtdarstellung des externen Rechnungswesen sowie der einzelnen Konten ist Aufgabe der Hauptbuchhaltung. Die detaillierte Darstellung der einzelnen Geschäftsvorfälle findet in der Nebenbuchhaltung statt. Die Daten der Finanzbuchhaltung setzen sich aus Stamm- und Bewegungsdaten zusammen. Lieferantenadresse oder Zahlungsbedingungen von Kunden sind Stammdaten, wohingegen Belege aus Geschäftsvorfällen zu den Bewegungsdaten gehören. In der Kosten- und Leistungsrechnung werden durch die Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung die internen Kosten erfasst und verrechnet. Die Gewinnzuordnung zu Produkten oder Bereichen ermöglicht einen Überblick der Wirtschaftlichkeit der einzelnen Positionen. Anhand der Kostenzuordnung lassen sich die Bereiche ermitteln, durch die Gewinn oder Verlust erwirtschaftet wurden. Eine Grundlage für die Berechnung liefert die Ermittlung der Selbstkosten der Produkte. Schließlich kann das Unternehmen durch die Kosten- und Leistungsrechnung hinsichtlich seiner Wirtschaftlichkeit beurteilt werden und Strategien zur Unternehmensplanung können abgeleitet werden. 11

12 Das Controlling liefert sowohl Berichte über die Ergebnissituation und die Ergebniserwartung als auch über die Ergebnispotenziale. Planung, Steuerung und das Formulieren von Zielen sind die Aufgaben des Controllings. Die Finanzbuchhaltung und die Kosten- und Leistungsrechnung liefern die dafür erforderlichen Daten. Diese werden unter anderem zur Kalkulation, Liquiditätsplanung und Finanzanlagenverwaltung verwendet. ERP-Systeme bieten verschiedene Analysen zur Auswertung der im Unternehmen erzeugten Daten. Damit können frühzeitig strategische und operative Entscheidungen getroffen werden. Typische Standardanalysen sind beispielsweise die ABC-Analyse oder Hitlisten. Bei der ABC-Analyse werden die zu untersuchenden Güter nach Mengenanteil und Anteil des Verbrauchswertes in Klassen eingeteilt. Hitlisten sortieren Listen nach ausgewählten Größen. 2.4 Mitarbeiter koordinieren Mitarbeiter sind wichtige Ressourcen eines Unternehmens. Es muss koordiniert werden, welcher Mitarbeiter welche Aufgabe bearbeiten kann und wann und wo er benötigt wird. Neue Mitarbeiter müssen ausgewählt werden sowie überlegt werden, was passiert, wenn jemand kurzfristig ausfällt. Ebenso müssen Lohnabrechnungen, personenbezogene Daten, Arbeitszeiten und Urlaubsanträge verwaltet werden. Personalwirtschaft mit ERP Dieses Modul beinhaltet alle Funktionen aus den Aufgabenbereichen des Personalmanagements. Die verschiedenen Geschäftsprozesse wie beispielsweise die Besetzung freier Stellen (Personalbeschaffung) oder die Vermittlung von Qualifikationen (Personalentwicklung) werden im Informationssystem abgebildet. Die Grundlage für ein effizientes Personalmanagement sind die Stammdaten. Alle personenbezogenen Daten werden erfasst, gespeichert, gepflegt und verwaltet. Das integrierte Informationssys- tem stellt die stetige Aktualisierung der Informationen sicher. Dies ist besonders wichtig, da ein Teil davon an andere Institutionen, zum Beispiel an Krankenkassen und Finanzämter, weitergeleitet werden muss. Weitere Aufgaben, die ein ERP-System im Personalmanagement erheblich erleichtern kann, liegen im Bereich Entgelt. Gehälter, Honorare, Zeit- und Akkordlöhne, Ausbildungsvergütungen sowie Zulagen und Prämien werden verwaltet. Die jeweilig geltenden Gesetze, Tarif- und Arbeitsverträge, Steuern, Sozialversicherungen und Zeitdaten werden automatisch berücksichtigt, sofern sie korrekt im System hinterlegt sind. Ebenso werden Brutto- / Nettorechnungen und Auswertungsrechnungen zur Verarbeitung der Abrechnungsdaten vorgenommen. Im Personalcontrolling werden Trends und Ursachen ermittelt sowie personalwirtschaftliche Prozesse und Strukturen gesteuert. Dies geschieht mit Hilfe von Personalstatistiken, Trendverfahren und dem Vergleich von Ist, Plan und Soll. 2.5 Produkte bewerben, verkaufen und versenden Die produzierten Waren müssen verkauft werden. Dafür werden die Waren verteilt und Außendienstmitarbeiter koordiniert. Fragen wie: Wohin muss welches Produkt geliefert werden? Wie viel Ware bekommt welcher Kunde? müssen beantwortet werden. Die Produkte werden für den Versand vorbereitet und an Logistikunternehmen übergeben. Weiterhin müssen Beziehungen zum Handel bzw. zum Endkunden gepflegt werden, um neue Aufträge zu sichern. Marketing und Vertrieb mit ERP Der Erfolg eines Unternehmens hängt zu einem großen Teil vom Vertrieb ab. Kann ein Unternehmen auf Kundenanfragen schnell und flexibel reagieren und noch dazu qualitative Produkte bieten, dann hat das Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt. Damit dies möglich ist, müssen die Geschäftsprozesse reibungslos und möglich aufwandsarm laufen. Auch hierbei helfen ERP-Systeme. 12

13 Das Modul Vertrieb beinhaltet die Funktionen Innen- und Außendienst, Versand, Fakturierung und Verkauf. Prozesse aus diesen Bereichen greifen auf Informationen aus den Stammdaten zurück und werden zusätzlich durch andere ERP- Funktionen unterstützt. Die Stammdaten bestehen aus Informationen wie Adresse des Kunden (Kundenstammsätze), Versandoptionen von Produkten (Materialstammdaten), Preisstaffelungen (Konditionen), Steuerklassen (Preisfindung) und Rahmenverträgen (Vertriebsabsprachen). Zu den Aufgaben des Verkaufs gehören die Bearbeitung von Anfragen und Angeboten, die Erfassung von Aufträgen, die Abwicklung von Angebots- und Verkaufsphase, die Verfügbarkeitsprüfung von Waren, die Preisfindung und die Terminierung des Versands. Dabei unterstützen die Materialwirtschaft, das Controlling, die Produktionsplanung, das Finanzwesen und das Projektsystem. Auf den Verkauf folgt der Versand. Die Lieferdaten werden bearbeitet, die Versandpapiere erstellt und der Transportweg festgelegt. Zusätzlich werden die Waren in der richtigen Menge, Qualität und zur richtigen Zeit bereitgestellt (Kommissionierung). Es ist möglich im Vorfeld die verschiedenen Verpackungsmittel für bestimmte Waren festzulegen. Der Versand wird bei diesen Aufgaben von der Materialwirtschaft und dem Finanzwesen unterstützt. Den Abschluss der Vertriebsprozesse bildet die Fakturierung: Rechnungen, Gut- und Lastschriften werden erstellt, Retouren und Stornierungen bearbeitet. Die Rechnungsdaten werden direkt an das Finanzwesen weitergeleitet und das Controlling erhält Informationen über die Kosten und Erlöse. Im Bereich des Marketings unterstützt das ERP-System in der Absatzplanung, bei der Festlegung zukünftiger Umsatzbzw. Absatzziele für verschiedene Verkaufsgebiete sowie bei der Planung von Marketing-Aktionen und zielgruppenspezifischen Ansprache. Externe Systeme/Schnittstellen ERP-Systeme stellen i.d.r. Schnittstellen zu etablierten Basisanwendungen wie z. B. Kassensystemen oder Erfassungssystemen (Barcode-Leser etc.), Schnittstellen zu Bürosoftware wie z. B. Word und Excel und Schnittstellen zu E-Business-Applikationen wie Online- Auktionen, Online-Shops und elektronischen Marktplätzen zur Verfügung. Auch allgemeingültige branchenspezifische Schnittstellen und Funktionen sind möglich. Meist werden diese Branchenlösungen nicht von den Herstellern selbst angeboten, sondern über Partnerfirmen realisiert. Die Anpassung des Systems an branchenspezifische Bedürfnisse führt folglich zu einer Steigerung der Kosten. Aus diesem Grund sollte schon im Rahmen der Systemwahl geprüft werden, ob es Hersteller gibt, die z. B. eine DATANORM-Schnittstelle oder eine Aufmaßverwaltung für Handwerksbetriebe oder eine Mindesthaltbarkeits-Verwaltung für die Lebensmittelbranche in der Standardversion anbieten. Allgemeine Schnittstellen sind möglich zu (Auszug): Fax, Telefon, Internet Dokumentenmanagement Mobile Auftragserfassung Vertriebsinformationssysteme Export und Versand Bankenabwicklung (Online-Banking) Auslandszahlungsverkehr DATEV ELSTER CAD-Schnittstelle Online-Plattformen wie z. B. ebay oder Preissuchmaschinen sowie Web-Shops Payment-Anbieter Bildnachweis: KrulUA/iStock/Thinkstock 13

14 Branchenspezifische Schnittstellen sind möglich wie (Auszug): DATANORM Austausch von Artikeldaten- und Preisänderungssätzen ELDANORM Datenaustausch von Elektromaterialien ZVEH Zentralverband des Elektrohandwerks GAEB Datenverarbeitung im Bauwesen UGL & UGS Übertragung von Preisanfragen, Angeboten und Auftragsbestätigungen zwischen Großhandel und Handwerk Digis Stapelübermittlung von Artikelnummern und Mengen IGIS-R Export von Rechnungen an Wohnungsgesellschaften ZIV Schnittstelle für Messgeräte PZD Anbindung Pharmazentraldatei Ergebnisse der Umfrage: Frage 9 Welche Schnittstellen sind in Ihrem ERP-System vorhanden? 61 % der befragten Unternehmen, die aktuell eine ERP-System einsetzen, nutzen bereits die Integration von Fax-, Telefon- und Internetlösungen. Integration von Fax-, und Internetlösungen 61 % Dokumentenmanagement 49 % Vertriebsinformationssysteme 42 % Export und Versand Management- Informationssysteme Mobile Auftragserfassung 34 % 38 % 41 % Fertigungsplanung 24 % Web-Shop 20 % Projektmanagement Supply Chain Management (SCM) Firewall-Lösung 10 % 14 % 18 % Sonstige 7 % Keine Angabe 6 % 14 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 %

15 3 Individualsoftware vs. Standardsoftware, Open Source ERP vs. Proprietäres ERP Bei der Entscheidung für ein ERP-System stellt sich zunächst die Frage, welche Art von Software am besten zum Unternehmen passt. Prinzipiell sollte eine bereits auf dem Markt existierende Software-Lösung (Standardsoftware) eingesetzt werden. Eine solche Lösung wird in der Regel bereits mehrere Jahre in Unternehmen angewendet. Die Lösungen werden mithilfe aller Erfahrungswerte von den Software-Anbietern weiterentwickelt. Standardsoftware deckt klar definierte Anwendungsbereiche von Unternehmen ab. Sie wird für eine große Anzahl potenzieller Anwender mit ähnlichen Anforderungen entwickelt. Dies führt dazu, dass die Arbeitsabläufe eines Unternehmens, in dem eine Standardlösung eingeführt wird, an die Software angepasst werden müssen (Customizing). Dadurch werden die Geschäftsprozesse standardisiert und verbessert. Nur in sehr wenigen Fällen ist eine Programmierung einer eigenen Lösung (Individuallösung) anzudenken. Ein solcher Grund ist ein klarer Wettbewerbsvorteil durch bestimmte Abläufe im Unternehmen, der aufgrund einer Anpassung an ein ERP-System verloren geht. Individualsoftware wird genau entsprechend den kundenspezifischen Anforderungen erstellt. Hierdurch entstehen hohe Entwicklungskosten und eine Abhängigkeit vom programmierenden Unternehmen. Ergebnisse der Umfrage: Frage 6 Welche Art von ERP-Software nutzen Sie? In Mainfranken setzen aktuell 70 % der Unternehmen auf Standardsoftware. 17 % setzen ein individuell programmiertes ERP-System ein. 10 % 3 % 17 % 70 % Source Software. Quelloffene ERP-Systeme lassen sich mit genügend Zeit und dem richtigen Know-how an unternehmensspezifische Bedürfnisse anpassen und weiterentwickeln. Open Source impliziert jedoch nicht, dass es sich dabei immer um kostenlose Software handelt. Zwar entfallen typischerweise die Lizenzkosten, die Kosten für Schulungen, Hardware etc. bestehen aber weiterhin. Quell offene ERP-Systeme sind zum Beispiel ERP5, WebERP oder AVErp. Standarsoftware Individualprogrammierung Mischform Open Source Neben proprietären ERP-Systemen (proprietär steht für in Eigentum befindlich ) werden auch Open Source ERP-Systeme auf dem Markt zur Verfügung gestellt. Proprietäre Software wird als Software definiert, die nicht beliebig durch Dritte angepasst und weiterverwendet werden darf. Der Quelltext ist bei dieser Art von Software nicht öffentlich verfügbar, eine Veränderung der Software ist also nicht erlaubt und die Weiterverbreitung hängt von der jeweiligen Lizenzvereinbarung ab. Im Gegensatz dazu steht die Open Bildnachweis: KrulUA/iStock/Thinkstock 15

16 4 Auswahl von ERP-Systemen Bedingt durch ihre individuelle und spezifische Ausrichtung haben Unternehmen verschiedenste Ansprüche an ein ERP-System. Auf dem Markt für ERP- Systeme gibt es mehrere Hundert verschiedene Systemanbieter. Unternehmen haben es daher schwer, sich das geeignete System auszuwählen, zumal die eigenen Anforderungen am Anfang des Auswahlprozesses oftmals nicht klar sind. Wichtig bei der Auswahl ist daher eine strukturierte Vorgehensweise und eine gute Markt- und Anbieterrecherche. Gemeint ist hiermit eine stufenweise Durchführung des Auswahlprozesses. Sie gewährleistet die Bewertung der am Markt angebotenen Software-Lösungen ohne subjektive Einflüsse. In jeder Stufe sind bestimmte Kriterien zu definieren, welche die Software und der Hersteller erfüllen müssen. Auf diese Weise lassen sich die infrage kommenden Lösungen Schritt für Schritt reduzieren. Die Auswahl eines ERP-Systems erfolgt in drei Schritten: der Grob-, der Fein- und der Endauswahl. Bei der Grobauswahl werden nach einer ausführlichen Marktrecherche (Internet, Zeitschriften, Messen, Marktstudien) aus den über hundert Systemen ca. drei bis fünf Systeme ausgewählt, die für das Unternehmen in Frage kommen. Hierfür müssen Anforderungen definiert werden. Hilfreich ist dabei beispielsweise eine Checkliste der Anforderungen. Anschließend werden die Systeme und die Anbieter genauer analysiert. Dies ist durch Referenzbesuche, Workshops, Präsentation der Anbieter sowie Testinstallationen möglich. Das Resultat sind ein bis zwei Systeme. Durch Feinspezifikationen und Vertragsverhandlungen entscheidet man sich in der Endauswahl für ein geeignetes Produkt. Bildnachweis: KrulUA/iStock/Thinkstock Ergebnisse der Umfrage: Frage 11 Anhand welcher Kriterien haben Sie sich für Ihr ERP-System entschieden? Grafik + Text: Bei den befragten mainfränkischen Unternehmen wurde bei der Wahl des ERP-Systems überwiegend auf die Brancheneignung Wert gelegt (52 %). Aber auch die Benutzerfreundlichkeit war mit 39 % von größerer Bedeutung. Auf die Empfehlung Dritter wurde weniger Wert gelegt (8 %). Brancheneignung Besondere Eignung für kleine und mittelständische Unternehmen 49 % 52 % Benutzerfreundlichkeit 39 % Günstige Einführungsund Lizenzkosten 31 % Einholung von Referenzen 24 % Günstige Betriebskosten 21 % System-/Herstellerbekanntheit 15 % Auf Empfehlung Dritter 8 % Sonstige 11 % Keine Angabe 1 % 16 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 %

17 Je nach Funktionalität und Anbieter variieren die Kosten von ERP-Systemen stark. Eine pauschale Aussage kann daher nicht getroffen werden. Denn es fallen neben den Investitionskosten (Lizenzierung, Beratung, Einführung, Anpassung und Schulung) auch Unterhaltskosten (Updates, Wartung, Kundendienst etc.) für ERP-Systeme an. Fakt ist, dass die Kosten nicht unbedingt ausschlaggebend für die Güte des Systems sind. Daher sollten sich Unternehmen vorab ein gutes Bild zu infrage kommenden Systemanbietern machen. Wie Sie bei der Auswahl eines ERP-Systems vorgehen sollten, ist in der Marktstudie Betriebswirtschaftliche Software/ Enterprise Resource Planning beschrieben: 5 Chancen nutzen Obwohl die Einführung eines ERP-Systems mit vielen Hürden verbunden ist, lohnt sich dieser Aufwand. Die Arbeitsabläufe werden deutlich effizienter. Eine Einführung braucht Zeit und eine intensive Vorbereitungs- und Planungsphase, in denen die Unternehmensprozesse eingehend analysiert und die Auswahl der geeigneten Software sowie des Dienstleisters getroffen werden. Danach erfolgen die Installation und die Schulung sowie die Qualifikation der Mitarbeiter. Zudem ist eine solche Einführung auch immer mit gewissen Kosten verbunden. Ergebnisse der Umfrage: Frage 12 Was sind Ihrer Meinung nach die größten Hürden bei der Einführung eines ERP-Systems? Als größte Hürde bei der Einführung eines ERP-Systems sehen die befragten Unternehmen den Zeitfaktor (54 %), dicht gefolgt von der Auswahl einer geeigneten Software (50 %). Weitere nennenswerte Hürden sind die Auswahl eines geeigneten Dienstleisters, die Prozessanalyse und die Schulung und Qualifikation der Mitarbeiter (je 36 %). Zeit 55 % Auswahl der geeigneten Software 49 % Auswahl eines geeigneten Dienstleisters Schulung und Qualifikation der Mitarbeiter Prozessanalyse 25 % 35 % 34 % 39 % Kosten für Support und Wartung 27 % Know-how 20 % Installation 10 % Sonstige 3 % Keine Angabe 14 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 17

18 Doch sind diese Hürden genommen, ergeben sich viele Vorteile und Chancen für das Unternehmen, das sich für die Einführung eines ERP-Systems entschieden hat. Durch effiziente Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und Bereichen anhand der zentralen, abteilungsübergreifenden Datenhaltung werden Geschäftsabläufe beschleunigt. Zudem werden aufgrund der Integration der Daten bessere Analysen möglich, welche als wichtige Entscheidungsgrundlagen dienen. schneller reagiert werden. Unternehmen können dauerhaft nicht mehr ohne die Nutzung der Informationstechnik am Markt bestehen. Deshalb müssen sich Unternehmen mit der Auswahl und Einführung von ERP-Systemen auseinandersetzen. Der ebusiness-lotse stellt kleinen und mittleren Unternehmen Informationen rund um das Thema ERP zur Verfügung und unterstützt gerne bei der Analyse von Anforderungen im Unternehmen. Kontaktieren Sie uns und oder nutzen Sie unsere Checkliste zur Analyse Ihrer Anforderungen. Durch den Gesamtüberblick aller Geschäftsprozesse sowie deren Neugestaltung und Verbesserung steigt die Flexibilität. Bedarfe und Lagerhaltung können besser geplant und Ressourcen effektiver verteilt werden. Auf Anfragen und eventuelle Kundenwünsche kann Checkliste zur Anforderungsanalyse Die genaue Kenntnis der eigenen Anforderungen ist eine wichtige Voraussetzung für die Softwareauswahl. Der Einsatz von ERP-Systemen scheitert meist weniger an technischen Problemen als an ungenau definierten Anforderungen. Ohne spezielles Fach- und Hintergrundwissen ist diese Aufgabe sehr schwierig und erfordert einen hohen Zeiteinsatz. Hinzu kommt, dass kleine und mittlere Unternehmen meist nicht über die notwendigen Mitarbeiterressourcen verfügen, die sich neben ihrem Tagesgeschäft intensiv mit der Analyse der Geschäftsprozesse befassen. Die Checkliste dient deshalb als Hilfestellung, damit die Anforderungen an ERP-Systeme auf einfache und schnelle Art und Weise zu identifizieren sind. Neben allgemeinen Fragen zu Adress- und Kontaktdaten, Branchenzugehörigkeit und Größe des Unternehmens ist es auch wichtig, verschiedene funktionale und branchenspezifische Anforderungen zu definieren. Der ebusiness-lotse Mainfranken stellt Ihnen unter: eine Checkliste zur Verfügung, die Ihnen bei der Dokumentation Ihrer Anforderungen hilft. 18

19 Weitere Materialien Weitere Materialien der ebusiness-lotsen zum Thema Prozessmanagement und ERP finden Sie unter publikationen.html Auszug: Prozessverbesserungen Wie verbessere ich meine Geschäftsprozesse aus eigener Kraft? (ebusiness-lotse Schleswig-Holstein) Prozessmanagement Grundlagen und Begriffe (ebusiness-lotse Schleswig-Holstein) Business Intelligence (BI) Daten sammeln, aufbereiten und analysieren (ebusiness-lotse Oberschwaben-Ulm) Prozessorientiertes Ressourcenmanagement in kleinen und mittelständischen Unternehmen (ebusiness-lotse Chemnitz) Effizient und wettbewerbsfähig Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse in kleinen und mittelständischen Unternehmen (ebusiness-lotse Oberfranken) Customer Relationship Management eine Chance für den Mittelstand Praktische Hinweise zur erfolgreichen Einführung sowie Optimierung von Kundenbeziehungsmanagement-Systemen (ebusiness-lotse Metropolregion Nürnberg) Markststudie: Betriebswirtschaftliche Software/Enterprise Resource Planning eine Umfrage in Mainfranken (ebusiness-lotse Mainfranken) Informationsbroschüre: Betriebswirtschaftliche Software/Enterprise Resource Planning eine Umfrage in Mainfranken (ebusiness-lotse Mainfranken) Zukunftssicherung durch IT-Informationsmanagement für alle Unternehmensbereiche (ebusiness-lotse Osnabrück) Bildnachweis: KrulUA/iStock/Thinkstock 19

20 Fragebogen ERP-Software 1. Welcher Branche gehören Sie an? Einzelhandel IT, Elektronik, Hightech Fertigungsindustrie Logistik Großhandel Dienstleister Gesundheitsmarkt Verlage, Medien Handwerk Sonstige: 2. Wie viele Mitarbeiter sind in Ihrem Unternehmen beschäftigt? 1 bis 9 10 bis bis bis bis und mehr 3. Setzen Sie aktuell ein ERP-System ein? (Wenn NEIN, bitte bei FRAGE 13 weitermachen) Ja Nein 4. Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem ERP-System? (Bewertung nach Schulnoten, eins sehr gut ; sechs schlecht ) Wie bewerten Sie folgende Eigenschaften in Bezug auf Ihr ERP-System? (Bewertung nach Schulnoten) Weiß nicht Abdeckung der Funktionalitäten Benutzerfreundlichkeit Anpassbarkeit Stabilität (Störungen etc.) Anbindung an andere Systeme Anbindung an externe Lieferantensysteme 6. Welche Art von ERP-Software nutzen Sie? Individualprogrammierung Standardsoftware Open Source 7. Wo ist Ihre Software installiert? Eigener Firmenserver Mietserver 8. Für welche Funktionsbereiche nutzen Sie ERP-Systeme? Controlling und Berichtswesen Einkauf und Beschaffung Finanz- und Rechnungswesen Handel, Produktion, Produktionsplanung Kommissionierung und Versand Lagerverwaltung Materialwirtschaft und Disposition Marketing und Vertrieb Personalwesen Sonstige: 9. Welche Schnittstellen sind in Ihrem ERP-System vorhanden? Export und Versand Fertigungsplanung Integration von Fax-, -und Internetlösungen Mobile Auftragserfassung Supply Chain Management (SCM) Web-Shop Dokumentenmanagement Firewall-Lösungen Management-Informationssysteme Projektmanagement Vertriebsinformationssysteme Sonstige: 20

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