Campus Management System an den sächsischen Hochschulen

Transkript

1 Campus Management System an den sächsischen Hochschulen Aktueller Stand und weiteres Vorgehen Gemeinsam statt einsam Modernisierung im Netzwerk: Projekt SoniC Seite 1

2 Projekt SoniC Prozessorientierte Einführung eines Campus- Management-Systems durch die sächsische Hochschulallianz Diplom-Wirtschaftsinformatiker Alexander E. Müller Leiter Hochschulrechenzentrum Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden Gemeinsam statt einsam Modernisierung im Netzwerk: Projekt SoniC Seite 2

3 Agenda Die Hochschulallianz Campus Management, was ist das? Entscheidung für ein gemeinsames Projekt Problemstellung Ausgangssituation Vorgehen und Zusammenarbeit im Netzwerk Ergebnisse aus der prozesszentrierten Vorgehensweise Fazit und Lessons Learned Gemeinsam statt einsam Modernisierung im Netzwerk: Projekt SoniC Seite 3

4 Die Hochschulallianz Im Rahmen des Projekts SoniC haben sich (erstmalig) alle sächsischen Fachhochschulen zusammengeschlossen Projekt getrieben von den Kanzlern mit einer zentralen Koordinierungsstelle in Dresden und Hochschulprojektleitern an den jeweiligen Standorten Gemeinsam statt einsam Modernisierung im Netzwerk: Projekt SoniC Seite 4

5 Campus Management, was ist das? Studentischer Lebenszyklus Immatrikulation Studium, Studienabbruch, Hochschulwechsel Studienabschluss Management von Studium und Lehre Forschungsmanagement Annäherungs -phase Sozialisations -phase Studierendenverwaltung Statistische Auswertungen Studiengangs-, Prüfungsverwaltung Lehrveranstaltungsplanung Berichtswesen, Querschnittsfunktionen Lernmanagement Projekt- und Drittmittelverwaltung Wachstumsphase Abstinenzphase Alumni-Services Studienzentrierte CMS Hochschulweite CMS Ressourcenmanagement Finanz-, Rechnungs- und Personalwesen Anlagenmanagement Gemeinsam statt einsam Modernisierung im Netzwerk: Projekt SoniC Seite 5

6 Entscheidung für ein gemeinsames Projekt - Synergien nutzen Ein gemeinsames Projekt unter Ausnutzung von Synergien Erfahrungsaustausch bei der Prozesserhebung im Vorfeld Gemeinsame Kosten für Beratungsleistung zur Ausschreibung Ausschreibung Beratung zur Softwareauswahl Implementierung und Anpassung Schulungen / Schulungskonzepte Betrieb und Änderungswünsche Gemeinsam statt einsam Modernisierung im Netzwerk: Projekt SoniC Seite 6

7 Entscheidung für ein gemeinsames Projekt - Vorteile Ein gemeinsames Projekt hat nicht nur finanzielle Vorteile: Gegenseitiges Lernen durch best-practice-lösungen bei der Prozessgestaltung Evtl. schnellere Inbetriebnahme der Software an den einzelnen Standorten, wenn vorab alle gemeinsam an einem Blueprint arbeiten und dieser an einer Pilothochschule implementiert und getestet wird, bevor das Ausrollen an die anderen Standorte beginnt (dieser Gedanke wurde mittlerweile verworfen) Zukunftssicher durch mandantenfähige Software Gemeinsam statt einsam Modernisierung im Netzwerk: Projekt SoniC Seite 7

8 Problemstellung An allen SoniC-Hochschulen kommt das Campus-Management- System der HIS e.g. zum Einsatz, aber: bisher an keinem Standort Update auf das neue System HISinOne Probleme mit dem vorhandenen System an allen Hochschulen (teilweise) gravierend, aber Wechsel auf HISinOne kein einfaches Update, sondern ein vollständiges Softwareeinführungsprojekt Wenn also schon der Aufwand, dann auch ergebnissoffen den Markt sondieren! Fazit: Unterlagen für eine europaweite Ausschreibung werden benötigt, Grundlage sollen die Arbeitsprozesse und daraus abgeleitete Anforderungen sein. Gemeinsam statt einsam Modernisierung im Netzwerk: Projekt SoniC Seite 8

9 Projektstruktur (grobgranular) IST-Analyse und SOLL- Konzeption der Prozesse Ausschreibung / Auswahl des Systems Implementierung des gewählten Systems IST- Analyse SOLL-Konzeption Anforderungsanalyse Erstellung Ausschreibungsunterlagen Lastenheft Auswertung der Angebote Präsentationen der Bewerber Implementierung Qualitätssicherung Gemeinsam statt einsam Modernisierung im Netzwerk: Projekt SoniC Seite 9

10 Ausgangssituation Prozesse an den einzelnen Hochschulen in verschiedenster Art erfasst und dokumentiert Diagramme in Visio UML in Astah Ansätze in Richtung BPMN Lose Sammlung von Arbeitsanweisungen Verschiedene Stellen beschäftigen sich mit den Prozessen Qualitätsmanagement (wenn vorhanden) Dezernat Studienangelegenheiten Rechenzentrum Fazit: Eine einheitliche Notation, die von allen Fachbereichen (leicht) verstanden werden kann, musste gefunden werden PICTURE Gemeinsam statt einsam Modernisierung im Netzwerk: Projekt SoniC Seite 10

11 Vorgehen und Zusammenarbeit im Netzwerk I Mehrstufiges Vorgehen zur Prozesserhebung und SOLL-Definition (1) Betrachtung des IST-Zustands (1) Initiale Schulung der Mitarbeiter in der PICTURE Prozessplattform (2) Moderierte Workshops zur Definition der relevanten Prozesse für die Betrachtung (3) Dezentrale Modellierung der IST-Prozesse an den einzelnen Hochschulen (4) Gegenseitiges Bereitstellen der IST-Modelle (2) Beschäftigung mit dem möglichen SOLL-Zustand (1) IST-Modelle der anderen Hochschulen als Basis eines ersten Überdenkens der eigenen Prozesse nutzen (2) In einem Workshop die IST-Prozesse diskutieren und die Hochschule benennen, die nahe an einem möglichen SOLL ist (3) Jede Hochschule leitet aus ihren besten Prozessen einen SOLL- Vorschlag ab (4) SOLL-Prozesse initial via Prozessplattform austauschen Gemeinsam statt einsam Modernisierung im Netzwerk: Projekt SoniC Seite 11

12 Vorgehen und Zusammenarbeit im Netzwerk II Mehrstufiges Vorgehen zur Prozesserhebung und SOLL-Definition (3) Definition der SOLL-Prozesse für die Ausschreibungsunterlagen (1) 5-tägiges, moderiertes Klausurtreffen, um als SoniC-Gruppe sozusagen live gemeinsame SOLL-Prozesse für das weitere Vorgehen zu definieren (2) Review dieser Prozesse durch alle Hochschulen in der gemeinsamen Prozesswerkstatt (3) Finale Überarbeitung durch Berater der PICTURE GmbH Gemeinsam statt einsam Modernisierung im Netzwerk: Projekt SoniC Seite 12

13 Ergebnisse aus der prozesszentrierten Vorgehensweise Ergebnisse für die Ausschreibung Die SOLL-Prozess-Beschreibungen sind explizit Bestandteil der Verdingungsunterlagen (Fragestellung z.b. welche lassen sich im System automatisieren) Aus den Prozessen und den Prozessattributen wurde ein Anforderungskatalog mit gut 300 Einzelanforderungen abgeleitet Ergebnisse für die SoniC-Hochschulen Hochschulübergreifender Austausch der Mitarbeiter zu Problemen und gegenseitige Hilfestellungen wurde normal Beschäftigung mit den eigenen und fremden Prozessen führte direkt dazu auch noch an den aktuellen Systemen best-practice-lösungen anderer Hochschulen selbst umzusetzen Mehrere der SoniC-Hochschulen werden Picture und die Prozessplattform auch in anderen Projekten (z.b. QM) einsetzen Gemeinsam statt einsam Modernisierung im Netzwerk: Projekt SoniC Seite 13

14 Fazit und Lessons Learned Baustein-Methode von PICTURE wurde von den Mitarbeitern sehr schnell verstanden und sehr gut angenommen Die Möglichkeit vom eigenen Arbeitsplatz losgelöst Prozesse modellieren zu können war ein klarer Vorteil Moderierte Workshops durch Berater waren sehr effizientes Mittel, um nach einer individuellen Vorbereitung in der Gruppe zu einem gemeinsamen Ergebnis zu kommen Fazit: PICTURE und die Prozessplattform waren für das SoniC-Projekt die richtige Wahl Gemeinsam statt einsam Modernisierung im Netzwerk: Projekt SoniC Seite 14