Mailings mit FIDELIO. für Word 97 & Word 2000

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1 Mailings mit FIDELIO für Word 97 & Word 2000 Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 1 Check-In Data AG 2005

2 Die Check-In Data AG Rainstrasse Sellenbüren ZH Tel Fax Die Check-In Data ist der führende Anbieter von Informatik-Systemen für Hotels und Restaurants in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein. Der Hauptsitz befindet sich in Stallikon-Sellenbüren, am Stadtrand von Zürich. Zweigniederlassungen finden sich in Morges, in Lugano und in Zuoz GR. Ca. 50 Mitarbeiter, Branchen- und Informatik-Spezialisten unterstützen über 1300 Hotel- und Restaurationsbetriebe bei ihren Bemühungen, die Rendite dauerhaft zu steigern. Das Angebot umfasst nur qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen, z.b. FIDELIO Front Office, POS/Kassensysteme von MICROS, BELLAVITA für Wellness & Spa-Betriebe sowie schnellen Internetzugang speziell für Hotels von ROOMWEB. Der 24 Stunden Hotline Service bietet dem Kunden Online-Support per Telefon oder Datenkommunikation Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 2 Check-In Data AG 2005

3 INHALTSVERZEICHNIS Mailings mit Fidelio Kapitel 1. Export Datei im Fidelio erstellen Fidelio Version Dos 5-6xx 1a.Export Datei im Fidelio erstellen Fidelio Version Windows 7xx 2. Einfacher Seriendruck mit Word 97 oder Word 2000 Werbebrief Daten importieren 3. Zwischenschritt in Excel 4. Etikettendruck Eigene Notizen Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 3 Check-In Data AG 2005

4 1. Fidelio Dos. Version 5-6xx Export Datei im Fidelio erstellen Mail Merge erstellen Unter OPTIONEN ->BERICHTE unter WERBUNG, VORBEREITUNG MAIL MERGE wählen MAIL MERGE Maske öffnet sich. Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 4 Check-In Data AG 2005

5 Unter MAIL MERGE die gewünschte Sortierung für die Adressdatei festlegen, z. B. Von Name-> Bis Name. Sie können auch nur den ersten Buchstaben erfassen, z.b. A F. Bei Land CH wählen wenn das Mailing NUR an Gäste in der Schweiz geschickt werden soll. Karteityp (T,C,S,G): Wenn leer, werden nur Adressen von Individualgästen exportiert. Um andere Adress-Typen zu exportieren, schreiben Sie unter Karteityp: T für Reisebüro, C für Firmen. Schreiben Sie T, C um Adressen von Reisebüros UND Firmen zu exportieren. FILTER: Hier können Sie andere Such-Kriterien definieren. Zum Beispiel: ORT= Paris (nur Adressen in Paris) ORT<> Paris (Alle Orte ausser Paris) SPRACHE<> F (Alle, die kein französisch sprechen) ORT= Paris.AND.SPRACHE<> F (Alle, die in Paris wohnen UND kein französisch sprechen) ORT= Paris.OR.SPRACHE= E (alle die in Paris wohnen ODER englisch sprechen) Andere Symbole: > grösser als, < kleiner als und <> verschieden von Wenn Sie alle Felder durchgearbeitet haben, sucht Fidelio während einer bestimmten Zeit und zeigt zum Schluss die Anzahl von exportierten Adressen. Info: Kopien von allen gewählten Adressen werden exportiert und befinden sich in einem File, welches WP.MRG heisst. Wenn Sie bereits ein anderes Mailing auf diese Art gemacht haben, wird der alte Inhalt von WP.MRG überschrieben. Um den alten Inhalt von WP.MRG behalten zu können, müssen Sie eine Kopie von WP.MRG machen und diese umbenennen. Oft wird die Datei auf G:\Fidelio\Fo_data\WP.MRG gespeichert. G:\ oder C:\ oder D:\ ist das Laufwerk wo Fidelio Fo_Data installiert wird. Die Adressen in WP.MRG sind eigentlich eine Kopie vom Fidelio, und zwar zum jetzigen Zeitpunkt. Die exportierten Adressen werden NICHT automatisch aktualisiert. Für ein weiteres Mailing, müssen Sie dann alle Operationen wiederholen. WEITER AUF KAPITEL 2. : EINFACHER SERIENDRUCK Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 5 Check-In Data AG 2005

6 1a. Fidelio Windows. Version 7xx Export Datei im Fidelio erstellen Mail Merge erstellen Unter VERSCHIEDENES->BERICHTE und auf MAIL klicken. Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 6 Check-In Data AG 2005

7 Auf MERGE klicken EXPORT DATEI, auf den Pfeil klicken Die Datei WP.MRG selektieren und auf speichern klicken Danach erscheint die Frage: G:\Fidelio\Fo_data\WP.MRG besteht bereits. Möchten Sie sie ersetzen? Sagen Sie JA. Zur Info: Fidelio speichert die Adressen standardmässig auf die Datei WP.MRG und wird jeweils bei jeden Suchgang überschrieben. Falls Sie aber diese Daten behalten möchten, müssen Sie die Datei WP.MRG umbenennen, z.b. Sommer.MRG oder Weihnachten.MRG etc.. (G:\ ist das Laufwerk, auf welchem Fidelio Fo_Data bzw. die Fidelio-Daten meistens installiert werden) Damit Sie die Adressen später mit MS-Office weiterverarbeiten können, müssen Sie den Speicherort der Datei WP.MRG notieren (im Beispiel unten: D:\FIDELIO\V712\WP:MRG) Unter GAST INFORMATIONEN oder ARCHIV KRITERIUM die gewünschte Sortierung für die Adressdatei festlegen, z. B. bei Land CH wählen wenn das Mailing NUR an Gäste in der Schweiz geschickt werden soll. Gast: Sie können auch nur den ersten Buchstaben erfassen, z. B. von A bis F. Karteityp: Wenn leer, werden nur Adressen von Individualgästen exportiert. Um andere Adress-Typen zu exportieren, Auswahlfenster anklicken und Karteitypen selektionieren (z. B. T für Reisebüro, C für Firmen). Versehen Sie Reisebüros UND Firmen mit einem Häckchen, um nur solche Karteien zu exportieren. Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 7 Check-In Data AG 2005

8 Für weitere Suchkriterien, wie z. B. Sprache, benutzen Sie das Eingabefeld Filter. Formel Beispiele: (Zusammensetzung der Formel: Datenbank.Feld Datenbank= Eint rag ) gaestest.sprache= D (alle Gäste bzw. Karteien mit Sprachcode D) Zum Schluss immer kurz auf Test gehen. Erscheint die Meldung Result is Boolean: True, funktioniert Ihre Formel. Auf Punkt DRUCKEN (PRINT) klicken. Bis zur Fidelio Version 7.11 gibt Fidelio keine Meldung wie "Please wait" oder Ähnliches. Nach ca. 5 Minuten sind die Adressen exportiert und Sie können die Maske danach verlassen. Ab Fidelio Version 7.12 kommt die Meldung.Datensätze exportiert. Der Befehl DRUCKEN heisst praktisch: suche die Adressen Die Punkte SPÄTER DRUCKEN und WARTE SCHLANGE gelten für Mailings, die direkt über Fidelio-Textverarbeitung erstellt werden (also NICHT mit Word). Diese Punkte bedeuten, dass das Mailing und die Adressen erstellt und vorerst gespeichert werden und später, nach Belieben, ausgedruckt werden können. Um einen solchen Brief im Fidelio direkt zu erstellen, gehen Sie bitte unter: Einstellungen, Benutzerkonfiguration, Texte editieren, Bestätigungsbrief, Neu für neuen Mailing Brief erstellen. WEITER AUF KAPITEL 2. : EINFACHER SERIENDRUCK Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 8 Check-In Data AG 2005

9 2. Einfacher Seriendruck mit WORD Ein Seriendruck besteht aus zwei Elementen Hauptdokument Datenquelle Werbebrief oder Etikettenblatt Fidelio, Excel oder andere Programme Versichern Sie sich, dass unter EXTRAS, OPTIONEN, ALLGEMEIN, KONVERTIERUNG BEIM ÖFFNEN BESTÄTIGEN mit einem Häkchen versehen ist. Mit OK bestätigen Hauptdokument (Werbebrief, Mailingsbrief) Das Hauptdokument der eigentliche Serienbrief, kann ein normales Dokument sein, welches bereits erstellt worden ist oder direkt im Zusammenhang mit dem Serienbrief erstellt wird. Die individuellen Angaben wie Adressen und persönliche Anrede werden mit dem Befehl der Seriendruckfelder eingefügt. 3 Schritte: 1. Hauptdokument öffnen (Werbebrief bereits geschrieben) 2. Daten importieren / Datenquelle öffnen (wp.mrg bereits erstellt) 3. Brief und Adressen Zusammenführen / Druckvorschau Schritt 1: Hauptdokument: Öffnen DATEI/öffnen: z.b. Einladung Apéro für Serienbrief.doc EXTRAS SERIENDRUCK Erstellen Serienbriefe Aktives Fenster anwählen Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 9 Check-In Data AG 2005

10 Schritt 2: Daten importieren Daten importieren (z.b. die Fidelio Adressen) Datenquelle öffnen Entsprechende Datei auswählen - bei Excel-Tabellen Dateityp *.xls wählen. - bei Fidelio-Adressen Dateityp Alle Dateien (*.*) wählen. Jetzt wählen Sie bitte das Laufwerk aus, worauf Fidelio\fo_data liegt und suchen dort Ihre Datei (z.b. WP.MRG, WP2.MRG oder WP3.MRG). Bevor Sie auf Öffnen klicken, überprüfen Sie bitte, dass die Pickbox IMPORT WÄHLEN mit einem Häkchen versehen ist. (Word 97 = das Kästchen ist oben rechts) Weiter mit Öffnen (Word 97 = Öffnen ist oben rechts) Datenquelle bestätigen Fidelio Version 6xx Wählen Sie hier bitte MS-DOS Text aus Fidelio ab Version 7xx!!! Wählen Sie hier bitte Word-Dokumente (*.doc) aus bestätigen Sie mit OK. Weiter mit!!! Hinweis für Fidelio-Benutzer mit Version 7xx:. Damit das Mailing korrekt abläuft muss das Fenster Hauptdokument einrichten oder Hauptdokument bearbeiten erscheinen. Falls nicht (Je nach PC-Betriebssystem) müssen Sie einen Zwischenschritt über Excel einschalten und die Fidelio-Adressen aus dem Excel importieren. Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 10 Check-In Data AG 2005

11 Schritt 2a: Seriendruckfelder einfügen Cursor entsprechend positionieren (Briefpapier bzw. Couverts mit Fenster beachten) Seriendruckfeld einfügen wählen Fidelio benötigt alle 8 Felder für die Adressen. (Adresse_1 bis Adresse_8) Zusätzlich, das Feld Anrede oder Salutation, z.b.= Sehr geehrter Herr Müller. Schritt 3: Adressen und Brief zusammenführen / Seriendruckvorschau Für eine schelle Kontrolle, ob die Seriendruckfelder richtig platziert und eingefügt worden sind. Im Dokument auf Symbolleiste ABC klicken Druckvorschau Blättern Zusammenführen bzw. drucken: EXTRAS, SERIENDRUCK und AUSFÜHREN. Seriendruck in: ändern auf Drucker. Weiter mit Verbinden oder Zusammenführen Drucken! Seriendruck Symbole Seriendruckmanager Fehlerprüfung Datensatz suchen Datenquelle bearbeiten Ausgabe in ein neues Dokument Seriendruck an Drucker HINWEIS Speichern: Beim Speichern des Serienbriefes (Ausgabe in ein neues Dokument), wird der ganze Serienbrief alle Briefe abgespeichert. (Datei grösser) Beim Speichern der Datei als Vorlage, wird die Datei mit der verbundenen Datenquelle abgelegt! Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 11 Check-In Data AG 2005

12 3. Zwischenschritt übers Excel Sollte Ihr Mail Merge Export ins Word mal Probleme mit Umlauten aufweisen können Sie einen Export mit Zwischenschritt übers Excel machen. Wie bis anhin übers Fidelio, Berichtswesen, die Export Datei Wp.mrg erstellen. (Siehe Kapitel 1. bzw. 1a.) Öffnen Sie bitte das Programm Excel. Dann über Datei, öffnen, das Wp.mrg suchen. Auch hier suchen Sie bitte wieder auf dem Verzeichnis wo das Fidelio\fo_data liegt. (Standard bei Einzelplatz auf C:\, oder auf D:\ und bei einem Netz standardmässig auf dem Laufwerk G:\ ) Bei Dateityp achten Sie bitte, dass "Alle Dateien (*.*)" ausgewählt ist. Weiter mit "Öffnen" Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 12 Check-In Data AG 2005

13 Jetzt gelangen Sie auf ein Fenster, wo Sie bitte "Getrennt anklicken, falls es noch nicht mit einem Punkt versehen ist. Bei "Dateiursprung" wählen Sie bitte wie folgt aus: Fidelio Version 6xx -> MS-DOS (PC-8) bzw. DOS oder OS/2 Fidelio Version ab 7xx -> Windows (Ansi) Nun auf "Weiter" Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 13 Check-In Data AG 2005

14 Beim nächsten Bild achten Sie bitte, dass "Komma" mit einem Häkchen versehen ist. Tab bzw. Tabstopp wegklicken Nun gehen Sie bitte auf "Ende" bzw. Fertig stellen Excel Kolonnen bzw. Spalten anpassen. Querformat über Seite einrichten einstellen Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 14 Check-In Data AG 2005

15 Datei speichern unter nicht ins fo_data speichern (speichern Sie die Datei dort, wo üblicherweise alle Ihre Excel-Dateien sind). Bei Dateityp: Microsoft Excel-Arbeitsmappe (*.xls) auswählen Jetzt öffnen Sie bitte das Programm "WORD" Ab hier führen Sie bitte die gleichen Schritte durch wie mit dem normalen Mail Merge, mit dem einzigen Unterschied, dass Sie nicht das Wp.mrg vom Fidelio\fo_data Verzeichnis öffnen, sondern das File, welches Sie vorhin im Excel abgespeichert haben. (z.b. Test.xls) Hinweis, je nach Microsoft Betriebssystem: Wenn Sie die Fidelio-Adressen aus dem Excel importieren, müssen Sie unter Umständen 2 zusätzliche Excel-Schritte bzw. Optionen bestätigen: (diese Optionen würden automatisch erscheinen): 1) Datenquelle bestätigen. -> MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls). Mit OK bestätigen 2) Gesamtes Tabellenblatt. Mit OK bestätigen Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 15 Check-In Data AG 2005

16 4. Etikettendruck Fidelio-Adressen suchen: Wie bis anhin übers Fidelio, Berichtswesen, die Export Datei Wp.mrg erstellen. (Siehe Kapitel 1. bzw. 1a., je nach Fidelio-Version) Word laden, neues Dokument Extras Seriendruck Erstellen (Hauptdokument) Adressetiketten wählen! Aktives Fenster Daten importieren Datenquelle öffnen Word zeigt nun das Fenster Datenquelle öffnen Entsprechende Datei auswählen - bei Excel-Tabellen Dateityp *.xls wählen. - bei Fidelio-Adressen Dateityp Alle Dateien (*.*) wählen. Jetzt wählen Sie bitte das Laufwerk aus, worauf Fidelio\fo_data liegt und suchen dort Ihre Datei (z.b. WP.MRG, WP2.MRG oder WP3.MRG). Bevor Sie auf Öffnen klicken, überprüfen Sie bitte, dass die Pickbox IMPORT WÄHLEN mit einem Häkchen versehen ist. Weiter mit Öffnen Fenster Datenquelle bestätigen : Bis Fidelio Version 6xx (Dos): Wählen Sie MS-DOS Text aus. Weiter mit OK Ab Fidelio Version 7xx!!! : Wählen Sie Word Dokumente (*.doc) aus. Weiter mit OK (!!! = siehe Bemerkung nächste Seite) Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 16 Check-In Data AG 2005

17 Hauptdokument einrichten!!! Hinweis Damit das Mailing korrekt abläuft muss das Fenster Hauptdokument einrichten oder Hauptdokument bearbeiten erscheinen. Falls nicht (Je nach PC-Betriebssystem) müssen Sie einen Zwischenschritt über Excel einschalten und die Fidelio-Adressen aus dem Excel importieren. Etikettenmarke und Bestellnummer auswählen (meistens befinden sich diese Angaben auf der Etikettenschachtel). Schacht auf Automatisch oder Automatically Select ändern Weiter mit OK Musteretikett einrichten: Seriendruckfeld einfügen anklicken und «Adresse_1» bis «Adresse_6» auswählen. Weiter mit OK und danach gleich Schliessen (unten rechts) anklicken! Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 17 Check-In Data AG 2005

18 Icon/Symbol ABC anklicken bzw. aktivieren. Icon/Symbol Ausgabe in neues Dokument anklicken. Word öffnet nun automatisch ein neues Dokument mit Name Adressetiketten1... Datei speichern und weiterverarbeiten bzw. Adressen überprüfen. (Die Original Word-Datei brauchen Sie somit nicht mehr.) Drucken: Der normale Druckbefehl von Word verwenden. Empfehlung: Für einen Probedruck, drucken Sie nur die Aktuelle Seite (über Datei, Drucken, Seitenbereich). Wenn der Probedruck in Ordnung ist, können Sie alle Etiketten drucken. Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 18 Check-In Data AG 2005

19 EIGENE NOTIZEN Mailings mit Fidelio / Tipps & Tricks 19 Check-In Data AG 2005

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