Betriebswirtschaftliche Software/ Enterprise Ressource Planning

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1 Umfrage Bildnachweis: KrulUA/iStock/Thinkstock Betriebswirtschaftliche Software/ Enterprise Ressource Planning Eine Umfrage in der Region Mainfranken 1

2 Ziel der Umfrage zum Thema Enterprise Resource Planning (ERP) Impressum Verleger ebusiness-lotse Mainfranken Projektträger: Industrie- und Handelskammer Würzburg-Schweinfurt K.d.ö.R. Konsortialführer: Dipl.-Ing. (FH) Oliver Freitag Mainaustr , Würzburg Tel.: Fax: Rechtsform: Körperschaft des öffentlichen Rechts Vertretungsberechtigte: Präsident der IHK Würzburg-Schweinfurt: Dieter Pfister Hauptgeschäftsführer der IHK Würzburg-Schweinfurt: Prof. Dr. Ralf Jahn Zuständige Aufsichtsbehörde: Bayerisches Staatsministerium für Wirtschaft und Medien, Energie und Technologie Verantwortlicher Redakteur Prof. Dr. Rainer Thome Universität Würzburg Paradeplatz 4, Würzburg Tel.: Druck flyeralarm GmbH Alfred-Nobel-Str Veitshöchheim Die vorliegende Umfrage zum Thema Enterprise Resource Planning 1 wurde an Mitgliedsunternehmen der IHK Würzburg-Schweinfurt versandt, die zwischen einer und 499 Personen beschäftigen. Der Rücklauf ergab 129 vollständig auswertbare Fragebögen. Unter einer Betriebswirtschaftliche Software, englisch auch Enterprise Resource Planning (ERP) Software, versteht man Systeme, die die Ressourcen- (Kapital, Personal, Material etc.) und Ablaufplanung im Unternehmen unterstützen. ebusiness-lotse Mainfranken Das Infobüro des ebusiness-lotsen Mainfranken ist ein Projekt der IHK Würzburg-Schweinfurt mit den Projektpartnern Universität Würzburg (Lehrstuhl Prof. Dr. R. Thome) und der Handwerkskammer für Unterfranken. Ziel ist es, kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie Handwerksbetrieben Hilfestellung in den Bereichen des elektronischen Geschäftsverkehrs zu geben. ekompetenz-netzwerk für Unternehmen Der ebusiness-lotse Mainfranken ist Teil des ekompetenz-netzwerks für Unternehmen, einer Förderinitiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi). In ganz Deutschland sind 38 regionale ebusiness-lotsen mit der Aufgabe unterwegs, kleinen und mittelständischen Unternehmen anbieterneutrale, praxisnahe und kostenfreie Informationen rund um das Thema ebusiness zur Verfügung zu stellen. Unter können Sie sich über die Angebote aller Lotsen informieren. Was wir für Sie tun Der ebusiness-lotse gibt den kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie den Handwerksbetrieben aus der Region Mainfranken fachkundige Hilfestellungen im Bereich des elektronischen Geschäftsverkehrs. Wir bieten Ihnen Informationen zu den Themen IT-Sicher heit, betriebswirtschaftliche Software (ERP) und Cloud Computing. Als Mitglied des deutschlandweiten ekompetenz-netzwerks für Unternehmen kann der ebusiness-lotse Mainfranken auf das Wissen des gesamten Lotsen-Verbunds zurückgreifen. Dadurch können wir gewährleisten, dass für jede Anfrage auch eine qualifizierte Lösung gefunden wird. Ziel der Umfragen Um gezielt informieren und sensibilisieren zu können, ist es für das Team des ebusiness-lotsen Mainfranken besonders wichtig, die Bedürfnisse der regionalen Unternehmen kontinuierlich zu erfassen. Denn durch die Dynamik im Bereich des ebusiness ist ein kontinuierlicher Abgleich wechselnder Anforderungen entscheidend für den Erfolg des ebusiness-lotsen. Aus dieser Motivation heraus wurden Umfragen erstellt und an die Unternehmen in Mainfranken versandt. Auf diese Art und Weise konnten die Bedürfnisse der Unternehmen bezüglich der Themen aus dem Bereich ebusiness identifiziert werden. Gestaltung und Produktion FRANKFURTER FUENF Büro für Kommunikation und Gestaltung Alexander Deß, Jochen Tratz Frankfurter Str. 5, Würzburg Bildnachweis Das in der Broschüre verwendete Bildmaterial stammt von Thinkstock und ist zur Nutzung in dieser Publikation lizensiert. Die Bildnachweise sind auf der jeweiligen Seite angegeben. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck oder Vervielfältigung, Einspeisung in Datennetze oder sonstige Nutzung auf Papier oder elektronisch auch auszugsweise nur nach schriftlicher Genehmigung des Herausgebers. 1 Fett und kursiv geschriebene Wörter werden im Glossar auf Seite 15 definiert. 2 3

3 Fragen zum Thema ERP-Systeme Frage 1: Welcher Branche gehören Sie an? (129 Befragte, 149 Antworten) Die Unternehmen, die an der Befragung teilgenommen haben, kommen überwiegend aus dem Bereich Großhandel (2), Einzelhandel (19 %), der Fertigungsin dustrie (24 %) sowie der Dienstleistungsbranche (1). Unter s wurden Weinbau, Fotografie sowie Wohnungswirtschaft genannt. Frage 3: Setzen Sie aktuell ein ERP-System ein? (129 Befragte) Ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System ist eine Software, die alle notwendigen Informationen und Ressourcen eines Unternehmens verwaltet. 55 % (entspricht 71 Personen) der befragten Unternehmen gaben an, dass sie bereits ein solches System einsetzen. Ja Nein 3 45 % 25 % 2 24 % 55 % 2 19 % 1 12% 1 5 % Hinweis: Fragen 4 bis 12 wurden ausschließlich von Befragten beantwortet, die zum Zeitpunkt der Befragung bereits ein ERP-System einsetzten. 1 % Großhandel Fertigungsindustrie Einzelhandel Dienstleister Handwerk IT, Elektronik, Hightech Gesundheitsmarkt Verlage, Medien Logistik s Frage 4: Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem ERP-System? (71 Befragte) Für die Zufriedenheit mit dem vorhandenen ERP-System konnten die Unternehmen Schulnoten vergeben. Im Durchschnitt wurden diese mit einem gut (Note 2,4) bewertet. 45 % Frage 2: Wie viele Mitarbeiter sind in Ihrem Unternehmen beschäftigt? (129 Befragte) 38 % der befragten Unternehmen beschäftigen 1 bis 9 Mitarbeiter, weitere 29 % 10 bis 29 Mitarbeiter. Die restlichen 3 der befragten Unternehmen arbeiten mit mehr als 30 Mitarbeitern % 41 % 37 % 3 11 % 5 % 1 % 38 % 1 bis 9 10 bis bis bis bis und mehr keine Angabe 25 % 2 14 % 5 % 29 % 1 % 1 %

4 Frage 5: Bewertung der Abdeckung der Funktionalitäten des jeweils eingesetzten ERP-Systems (71 Befragte) Frage 6: Welche Art von ERP-Software nutzen Sie? (71 Befragte) Ebenso nach dem Schulnotenprinzip bewertet wurden die Funktionsabdeckung, die Benutzerfreundlichkeit, Diese wurden im Schnitt folgendermaßen benotet: Bewertung der Abdeckung der Funktionalitäten: Note: 2,3 Bewertung der Benutzerfreundlichkeit: Note: 2,5 Bewertung der Abdeckung der Anpassbarkeit: Note: 2,7 Bewertung der Abdeckung der Stabilität: Note: 2,0 Bewertung der Anbindung anderer Systeme: Note: 2,8 Bewertung der Anbindung externer Lieferantensysteme: Note: 3,0 Immerhin 7 setzen in ihrem Unternehmen eine ERP-Standardsoftware ein. Darunter versteht man Programme, die bereits am Markt verfügbar sind und auch von anderen Unternehmen eingesetzt werden. Darüber hinaus werden diese vom Anbieter gepflegt sowie kontinuierlich angepasst und verbessert. 17 % der Unternehmen hingegen haben sich für den Einsatz einer speziell für das jeweilige Unternehmen programdie Anpassbarkeit, die Stabilität und die Anbindung anderer interner und externer Systeme. Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 Note 5 Note 6 Weiß nicht 17 % mierten Software entschieden. der Befragten nutzen Mischformen. Das bedeutet, dass ein Teil des Systems als Standard genutzt wird, ein anderer Teil allerdings neu hinzuprogrammiert wurde. Die wenigsten setzen Open Source Software () ein. Typisch für Systeme dieser Art sind Programme, die unabhängig vom Anbieter weiterentwickelt werden können. 7 Standarsoftware Individualprogrammierung Mischform Open Source Bewertung der Anbindung an externe Lieferantensysteme 25 % 2 4 % 27 % Bewertung der Anbindung an andere Systeme 27 % 3 14% 7 % Bewertung der Abdeckung der Stabilität 32% 4 8 % 1 % Frage 7: Wo ist Ihre Software installiert? (71 Befragte) Bewertung der Abdeckung der Anpassbarkeit 41 % 21% Die ERP-Software kann direkt im Unternehmen (Firmenserver) oder außerhalb (Mietserver) installiert sein. Die Umfrage hat ergeben, dass 89 % den eigenen Firmenserver bevorzugen. Nur nutzen die Möglichkeit eines Mietservers. Benutzerfreundlichkeit 3 35 % 1 % Bewertung der Abdeckung der Funktionalitäten 17 % 45 % 28 % 1 % 8 % 4 % 1 % eigener Firmenserver Mietserver % 61 % 89 % 6 7

5 Frage 8: Für welche Funktionsbereiche nutzen Sie ERP-Systeme? (71 Befragte, 424 Antworten) Frage 9: Welche Schnittstellen sind in Ihrem ERP-System vorhanden? (58 Befragte, 258 Antworten) Die befragten Unternehmen nutzen die ERP-Software überwiegend für logistische Prozesse und das Rechnungswesen. Weniger wird sie sie für Marketing und Personalwesen genutzt. 9 setzen sie für Ein kauf- und Beschaffungsaufgaben ein. Weitere 8 zur Lagerverwaltung, 79 % für das Finanz- und Rechnungswesen sowie 77 % für die Materialwirtschaft und Disposition. ERP-Schnittstellen zu anderen Systemen sind ein Muss für einen reibungslosen Ablauf der Prozesse im Unternehmen. Eine Anbindung an Fax-, - und Internetlösung haben 61% der Unternehmen, an Dokumentenmanagementsysteme 49 %. Mit jeweils an die 4 folgt die Anbindung an Vertriebsinformationssysteme, an den Export und Versand sowie an Management-Informationssysteme. Weniger Beachtung findet die Anbindung an Web-Shops (2), das Projektmanagement (18 %) sowie das Supply Chain Management (14 %). Unter wurden folgende Funktionen genannt: Dokumentenmanagement Supply Chain Management Labor Störungsgut Reklamation Gefahrenstoffmanagement Als weitere Schnittstellen wurden bei den befragten Unternehmen genannt: Kooperationspartner Reklamationspartner Belegtransfer, EDI Einkauf und Beschaffung Lagerverwaltung Finanzen und Rechnungswesen Materialwirtschaft und Disposition Handel, Produktion, Produktionsplanung Kommissionierung und Versand Controlling und Berichtswesen Marketing und Vertrieb Personalwesen 9 Integration von Fax-, und Internetlösungen 61 % 8 Dokumentenmanagement 49 % 79 % Vertriebsinformationssysteme 4 77 % Export und Versand 41 % 69 % Management- Informationssysteme 38 % 65 % Mobile Auftragserfassung 34 % 61 % Fertigungsplanung 24 % 44 % Web-Shop 2 24 % Projektmanagement 18 % Supply Chain Management (SCM) 14 % Firewall-Lösung %

6 Frage 10: Nutzen Sie ausschließlich integrierte Module des ERP-Systems? (71 Befragte) Unter integrierten Modulen versteht man Systembausteine, die so miteinander arbeiten und kommunizieren können, dass alle Daten im Unternehmen nur einmalig in einem Informationssystem erfasst, wiederholungsfrei gespeichert sowie zentral zur Verfügung gestellt werden. Fast die Hälfte der befragten Unternehmen, die bereits ERP-Systeme einsetzen, nutzt diese Art von Softwaresystemen. 38 % tun dies nicht. Ja Nein Weiß nicht Frage 12: Was sind Ihrer Meinung nach die größten Hürden bei der Einführung eines ERP-Systems? (71 Befragte, 203 Antworten) Eine ERP-Einführung nimmt Zeit in Anspruch. Mit 55 % sehen die befragten Unternehmen dies als größte Hürde bei einem Projekt dieser Art. 49 % finden, dass die Auswahl des geeigneten Systems ein großes Hindernis darstellt. Weitere größere Probleme sind die Auswahl eines geeigneten Dienstleiters (39 %), die Schulung und Qualität der Mitarbeiter (35 %) sowie eine Analyse der Prozesse (34 %). Weniger Schwierigkeiten gibt es bei der Installation der Systeme (). Als weitere Hürden wurden die Lizenzkosten sowie die Motivation der Anwender genannt. Zeit 55 % 49 % Auswahl der geeigneten Software 49 % 38 % Auswahl eines geeigneten Dienstleisters 39 % Schulung und Qualifikation der Mitarbeiter 25 % 35 % Prozessanalyse 34 % Kosten für Support und Wartung 27 % Know-how 2 Installation Frage 11: Anhand welcher Kriterien haben Sie sich für Ihr ERP-System entschieden? (71 Befragte, 180 Antworten) 14 % Ausschlaggebend für die Wahl eines Systems sind überwiegend die Brancheneignung (5) und die Benutzerfreundlichkeit (39 %). Weniger Beachtung finden die Faktoren System-und Herstellerbekanntheit () sowie die Empfehlung Dritter (8 %). Unter werden von den befragten Unternehmen die Faktoren Standardnähe, Anpassbarkeit, Plattform unabhängigkeit sowie die Konzernentscheidung aufgeführt Hinweis: Fragen 13 bis 15 wurden ausschließlich von Befragten beantwortet, die zum Zeitpunkt der Befragung noch kein ERP-System einsetzten! Brancheneignung Besondere Eignung für kleine und mittelständische Unternehmen 49 % 5 Frage 13: Aus welchen Gründen nutzen Sie noch kein ERP-System? (58 Befragte) Benutzerfreundlichkeit Günstige Einführungsund Lizenzkosten 31 % 39 % 45 % (Frage 3) nutzten zum Zeitpunkt der Befragung noch kein ERP-System. 81 % davon sehen keine Notwendigkeit, ihre Abläufe durch den Einsatz zu verbessern. Nur 17 % sehen den Zeitbedarf der Einführung als großes Problem an. Einholung von Referenzen 24 % Günstige Betriebskosten 21 % Keine Notwendigkeit 81 % System-/Herstellerbekanntheit Zu großer Aufwand für Auswahl und Einführung 17 % Auf Empfehlung Dritter 8 % Auf Empfehlung Dritter 11 % Zu große Auswahl an Systemen 1 % s

7 Frage 14: Besteht Interesse an ERP-Lösungen in der Cloud? (58 Befragte) Fragen zum Leistungsangebot des ebusiness-lotsen Eine Vielzahl von ERP-Anbietern hostet die Systeme in einem Rechenzentrum, sodass eine lokale Installation nicht mehr notwendig ist. Die befragten Unternehmen 18 % haben aber zum Großteil kein Interesse an dem Angebot, ERP-Systeme aus der Cloud zu nutzen. Nur knapp ein Zehntel zieht diese Möglichkeit in Betracht. 9 % Ja Nein Weiß nicht Frage 16: In welcher Form wünschen Sie sich Unterstützung oder weiterführende Seminare seitens des ebusiness-lotsen? (129 Befragte, 171 Antworten) Am häufigsten wünschen sich die befragten Unternehmen Unterstützung in Form von Informationsveranstaltungen (37 %) durch den ebusiness-lotsen. Ebenso erwünscht sind Praxisbeispiele (3). Leitfäden und Informationsgespräche stehen nicht im Hauptfokus der in dieser Umfrage befragten Unternehmen. Neben den angegebenen Formaten werden darüberhinaus Webinare gewünscht. Informationsveranstaltungen 37 % Praxisbeispiele 3 Leitfäden 7 Informationsgespräche (telefonisch) Informationsgespräche (persönlich) 4 % 39 % 5 % 2 25 % 3 35 % 4 45 % Frage 15: Welche Kriterien sind für Sie bei der Auswahl eines ERP-Systems von besonderer Bedeutung? (58 Befragte, 153 Antworten) Ähnlich wie bei Frage 11 zeigt sich auch bei denjenigen, die aktuell noch keine ERP-Lösung in ihrem Unternehmen nutzen, dass sich die meisten anhand der Benutzerfreundlichkeit (49 %) sowie der Branchen Benutzerfreundlichkeit Brancheneignung eignung (4) für ein ERP-System entscheiden würden. Auch hier findet das Kriterium System- und Herstellerbekanntheit () kaum Beachtung % Frage 17: Welche weiteren Themen sind für Ihr Unternehmen von Interesse? (129 Befragte, 238 Antworten) Damit die Unternehmen in der Region Mainfranken gezielt informiert werden können, wurden die Unternehmen zu verschiedenen Bereichen aus dem Bereich ebusiness befragt. Dabei stellte sich heraus, dass vor allem Interesse an den Bereichen IT-Sicherheit (36 %), Kundenbeziehungsmanagement (CRM, 3) und Online-Marketing besteht (31 %). Doch auch über IT- Recht, Cloud Computing und ERP möchten die Unternehmen in der Region Mainfranken mehr erfahren. Unter wurde das Thema Dokumentenmanagement aufgeführt. Besondere Eignung 38 % Günstige Betriebskosten Günstige Einführungsund Lizenzkosten 34 % 3 IT-Sicherheit Kundenbeziehungsmanagement (CRM) 3 3 Einfache Update-/ Upgrademöglichkeit 21 % Online-Marketing 31 % Skalierbarkeit muss gegeben sein 9 % Cloud Computing 19 % Einholung von Referenzen System-/Herstellerbekanntheit 7 % IT-Recht Betriebswirtschaftliche Software (ERP) 1 19 % % 2 25 % 3 35 %

8 Bildnachweis: KrulUA/iStock/Thinkstock Ergebnisse 45 % der Befragten (entspricht 58 Unternehmen) in der Region Mainfranken nutzen immer noch keine Software, um ihre Geschäftsprozesse zu unterstützen. 81 % begründen dies damit, dass keine Notwendigkeit für den Einsatz von ERP-Systemen im Unternehmen besteht. 6 der 58 Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse noch ohne Systemunterstützung betreiben, zählen mit unter zehn Beschäftigten zu den Kleinstbetrieben. Doch gerade diese Unternehmen könnten mit dem Einsatz einer effizienten Ressourcenplanung Geschäftsprozesse effizienter abwickeln und sich mehr auf das Kerngeschäft konzentrieren. Diese Prozentzahlen zeigen deutlich, dass ein hoher und dringender Aufklärungsbedarf bezüglich der Einführung und Nutzung von ERP-Systemen besteht. Eine Cloud-Lösung würde für die wenigsten in Frage kommen (74 %). Doch gerade für kleine Unternehmen, die enormes Wachstumspotenzial haben, bietet sich diese Technologie an. Diejenigen, die aktuell bereits ERP-Software einsetzen, sind mit den Anbindungsmöglichkeiten anderer Systeme nicht zufrieden (Note befriedigend ). Software-Anbieter sollten an dieser Stelle herausfinden, weshalb die Unternehmen dies so beurteilen und die Systeme diesbezüglich verbessern. Auch die Anpassbarkeit der Systeme schneidet mit einem befriedigend ab. Unternehmen sind bemüht, Systeme an ihre Strukturen und Geschäftsprozesse anzupassen. Allerdings ist dies nicht die beste Wahl. Standardanwendungssoftware basiert auf langjähriger Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Anwendungs-Unternehmen, so dass bei Standardprozessen (beispielsweise dem Mahnwesen) gut überlegt werden sollte, ob nicht die Abläufe eines Unternehmens an die Software angepasst werden können. Die Geschäftsprozesse sollten deshalb bei der Einführung analysiert werden und an die Möglichkeiten des Systems angepasst werden. An dieser Stelle bedarf es eines Umdenkens in den Köpfen der Entscheider und Fachabteilungen sowie dementsprechender Aufklärung. Die Umfrage hat ergeben, dass sich viele Unternehmen aus verschiedener Motivation heraus nicht detailliert genug mit dem Thema betriebswirtschaftliche Software (ERP) beschäftigen. Der ebusiness-lotse Mainfranken nutzt diese Ergebnisse, um die Informationen gezielt anzupassen. Hierzu werden Ende 2014 eine Informationsbroschüre und eine Vergleichsstudie von elf Softwareanbietern erscheinen. Des Weiteren hat sich gezeigt, dass in den Bereichen IT-Sicherheit, Kundenbeziehungsmanagement und Online-Marketing großes Informationsinteresse vorhanden ist. Der ebusiness-lotse Mainfranken wird sein Informationsangebot somit noch stärker an die ermittelten Bedarfe der regionalen Unternehmen anpassen und vor allem im Bereich Informationsveranstaltungen ausbauen. Das Team des ebusiness-lotsen Mainfranken bedankt sich bei allen Unternehmen, die sich an der Umfrage beteiligt haben. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Besuchen Sie auch unsere Website: Glossar Betriebswirtschaftliche Software / Enterprise Resource Planning (ERP) Software zur Unterstützung der Ressourcenplanung im Unternehmen (Kapital, Personal, Material etc.). Cloud-Computing Ansatz der IT, bei dem diverse Leistungen nicht mehr vom Unternehmen selbst betrieben, sondern an Dienstleister vergeben werden. Das Unternehmen greift über das Internet auf die Dienstleistungen zu und hat keine hauseigene IT-Landschaft. ebusiness Digitaler Geschäftsverkehr von Unternehmen. Kundenbeziehungsmanagement/Customer Relationship Management (CRM) Konsequente Ausrichtung der Unternehmensaktivitäten am Kunden. Dazu gehören zum Beispiel Marketing- und Vertriebsaktivitäten zur Kundenbindung. Teilnehmende Institutionen und Kontaktdaten Industrie- und Handelskammer Würzburg-Schweinfurt Mainaustraße Würzburg Ihre Ansprechpersonen: Oliver Freitag Julia Grosser Michaela Rentmeister Tel.: Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik Paradeplatz Würzburg Ihre Ansprechpersonen: Prof. Dr. Rainer Thome Christine Scheid Tel.: Handwerkskammer für Unterfranken Dieselstraße Würzburg Ihre Ansprechpersonen: Urban Östreicher Rüdiger Landeck Tel.: MaRktStudiE Betriebswirtschaftliche Software/ Enterprise Ressource Planning 11 Lösungen im Überblick Hinweis: Lesen Sie unsere Informationbroschüre zum Thema Betriebswirtschaftliche Software/ Enterprise Ressource Planning. Auch online verfügbar:

9 Kiel Lübeck Hamburg Schwerin Neubrandenburg Bremen Lingen Osnabrück Münster Hannover Brandenburg a.d.h. Magdeburg Berlin Potsdam Frankfurt (Oder) Dortmund Hagen Paderborn Leipzig Cottbus Aachen Köln Gießen Ilmenau Chemnitz Dresden Koblenz Hof Darmstadt Würzburg Saarbrücken Kaiserslautern Nürnberg Stuttgart Regensburg Augsburg Weingarten Freilassing ebusiness-lotsen 16

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