Neues Branchen ERP-System für Compoundierer. Anwenderbericht Poly.ERP 2012

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1 Neues Branchen ERP-System für Compoundierer Anwenderbericht Poly.ERP 2012

2 In unserem Anwenderbericht erfahren Sie alles rund um die Entwicklung und Einführung von Poly.ERP, beim führenden Anbieter von PE-, PP- und PVC-Compounds in Deutschland, der Polymer-Chemie GmbH Ein ERP-System für die Polymer-Gruppe Die Polymer-Gruppe im Detail Ein Compound Hersteller beauftragt die Entwicklung einer Branchenlösung Copyright 2012 Kirchhoff Datensysteme GmbH & Co. KG Alle Rechte vorbehalten.

3 Modulbasierte Einführung von Poly.ERP Interview mit Dr. Gerald Hauf Kontinuierliche Ausrichtung an der Praxis Firmenprofil Kirchhoff Datensysteme 3

4 Prozessanalyse und Beratung Ein ERP-System für die Polymer-Gruppe 4 Mitte 2008 steht die Polymer-Chemie Gruppe vor einer richtungsweisenden Entscheidung. Ein neues System zur Abbildung der Unternehmensprozesse muss eingeführt werden. Die bisher in Eigenentwicklung betriebenen Module Warenwirtschaft, Produktion und Qualitätssicherung decken zwar viele Unternehmensfunktionen pragmatisch und anwendernah ab, aber die Eigenentwicklung kann im Zeitablauf nicht den Anforderungen der wachsenden und sich diversifizierenden Gruppe gerecht werden. Eine von externen Beratern durchgeführte Analyse kommt schnell zu dem naheliegenden Lösungsansatz: Einführung eines Standard-ERP-Systems! Ein erstes Einführungsszenario inkl. Grobkostenschätzung lag vor. Doch negative Erfahrungsberichte befreundeter Wettbewerber über wesentliche Budgetüberschreitungen und Etablierung branchenfremder Standardprozesse veranlassten die Polymer- Geschäftsführung zu einem zweiten Blick.

5 In einer weiteren Analyse wurden die prozessualen Ziele der Polymer-Gruppe in den Mittelpunkt gestellt: Operative Prozesse Welche operativen Prozesse müssen durch das System pragmatisch und branchenspezifisch abgebildet werden? Bestehende Systeme Wie unterstützen die in Frage kommenden Systeme diese Prozesse? Effizientssteigerung Führen die neuen Prozesse zu einer effizienteren Bewältigung der Arbeitsaufgaben? Das Ergebnis dieser Analyse war überraschend! Nicht ein Standardsystem, sondern 3 4 teilweise spezifische Branchenanwendungen wären nötig, um die relevanten Geschäftsprozesse effizient und branchennah abzubilden. Und natürlich müssten diese Systeme über Schnittstellen eng miteinander verzahnt werden. Ein umfassendes Standard-ERP-System, das die Zielprozesse des Compoundierers ganzheitlich, durchgängig und branchenpragmatisch abbildet, war am Markt nicht vorhanden.

6 Polymer-Chemie GmbH Die Polymer-Gruppe Polyblend GmbH Die Polymer-Gruppe mit Sitz in Bad Sobernheim entstand aus der 1973 gegründeten Polymer-Chemie GmbH, einem konzernunabhängigen Familienunternehmen, das Kunststoffe compoundiert, veredelt und modifiziert. Flexibel und leistungsstark unterstützt sie ihre Kunden europaweit mit innovativen und maßge- schneiderten Produkten von höchster Qualität. Heute umfasst die Polymer-Gruppe sieben Compoundierunternehmen Polymer-Chemie, Polyblend, TechnoCompound, PolyMIM, Polymer-Chemie Rus, Sun Alloys Europe und Masterbatch Winter. 400 Mitarbeiter trugen im Jahr 2011 zu einem Umsatz von rund 150 Mio. Euro bei. TechnoCompound GmbH PolyMIM GmbH OOO Polymer-Chemie Rus Sun Alloys Europe GmbH 6 Masterbatch Winter Herstellungs- u. Vertriebs-GmbH

7 Über Polymer-Chemie Polymer-Chemie, ist ein konzernunabhängiges Familienunternehmen, das sich als Bindeglied zwischen Rohstoffherstellern und der kunststoffverarbeitenden Industrie versteht. Die Polymer-Chemie compoundiert, veredelt und modifiziert Polymere, führt kundenspezifische Entwicklungen durch und reagiert mit neuen Produkten auf die aktuellen Anforderungen des Marktes. Innovationen und Entwicklungen neuer Rezepturen sind für Polymer-Chemie die zentrale Kompetenz. Führender Anbieter von PE-, PP- und PVC-Compounds in Deutschland Die Geschäftsfelder von Polymer-Chemie sind die Compoundierung von PE, PP, PVC und technischen Kunststoffen für Kunden in Deutschland und Europa. In Deutschland ist Polymer Chemie eines der führenden Compoundierunternehmen, insbesondere in den Segmenten PVC- und Polyolefin-Compoundierung als Eigenprodukte oder als Lohnfertigung. Kundenorientierte Entwicklung und anwendungstechnische Beratung Polymer-Chemie greift auf eine langjährige Erfahrung in der Erstellung von kundenspezifischen Rezepturen und Farbeinstellungen für alle gängigen Verarbeitungsverfahren zurück. Ihre Kunden profitieren von einer zügigen Klärung technischer Anforderungen sowie ihrer Flexibilität und Schnelligkeit bei Bemusterung, Produktion und Auslieferung. Darüber hinaus bietet Polymer-Chemie seinen Kunden eine individuelle Betreuung und Beratung durch qualifizierte Anwendungstechniker beim Einfahren neuer Compounds vor Ort sowie bei der technischen Optimierung der Produktion. 7

8 Komplexe Anforderungen an ERP-System und Prozesse Ein Compound Hersteller beauftragt die Entwicklung einer Branchenlösung Polymer-Chemie compoundiert, veredelt und modifiziert Polymere, führt kundenspezifische Entwicklungen durch und reagiert mit neuen Produkten auf die aktuellen Anforderungen des Marktes. Innovationen und Entwicklungen neuer Rezepturen sind für Polymer-Chemie die zentrale Kompetenz um individuelle Lösungen für die spezifischen Anforderungen zu bieten. IIn dieser Situation entschied sich die Geschäftsführung der Polymer-Chemie- Gruppe für einen außergewöhnlichen Weg. Sie beauftragt die Entwicklung einer spezialisierten Branchenlösung, welche die Geschäftsprozesse aller Unternehmen der Gruppe standardisiert aber dennoch branchenspezifisch abbilden soll. So individuell wie nötig, so standardisiert wie möglich! Die Leitlinie der Entwicklung war: So standardisiert wie möglich, so individuell wie nötig! Kirchhoff Datensysteme Software zielte in diesem Projekt von Anfang an darauf ab, ein branchenspezifisches ERP-System zu entwickeln. ERP bedeutet dabei, alle operativen Unternehmensprozesse durchgängig auf einer integrierten Unternehmensdatenbank abzubilden, so dass alle Abteilungen des Unternehmens entlang ihrer Arbeitsprozesse Hand-in- Hand zusammenarbeiten. 8

9 1 Anforderungsbreite der Polymer-Gruppe Die Polymer-Gruppe besteht aus sieben selbständigen Unternehmen, die zwar alle Kunststoff-Compoundierer sind, aber dennoch ihre ganz eigenen Prozesse-Spezifika aufweisen. Diese sind teils geschäftsbegründet, anderenteils aber auch historisch oder führungspersonell begründet. So bestand von Anfang an ein hoher Druck für das Herausarbeiten von geschäftsnotwendigen Besonderheiten und einem branchenspezifischen Standardisierungsbedarf. 2 Enge Einbeziehung der Fachleute Die Prozess- und Funktionsmodelle wurden auf Basis bestehender Abweichungsanalysen, eng mit den jeweiligen operativ Fachverantwortlichen entwickelt. 3 Die vorhandene Individualentwicklung Die eigenentwickelten Module, die von dem IT-Leiter des Unternehmens mit viel Know-How für die zugrundeliegenden Fachprozesse entwickelt wurden, stellten einen starken Rahmen für die Prozessund Funktionsanalyse. 9

10 Modulbasierte Einführung von Poly.ERP Die neue Branchenlösung Poly.ERP wurde modulweise entwickelt und eingeführt. Im August 2010 gingen die ersten Module bei der PVC compoundierenden Tochter in Betrieb. Mit der Einführung ging eine Vielzahl grundlegender Arbeitsprozessveränderungen einher: Gebindeorientierte Bestandsführung Mit Poly.ERP wurde eine barcodegeführte Bestandsverwaltung per mobilen Datenterminals eingeführt. Dabei wird jedes Gebinde von Eingang bis zum Verbrauch, von der Entstehung bis zur Auslieferung mit einem Barcode ausgezeichnet und per Scanner in seinem logistischen Lebenszyklus verfolgt. Die einfach bedienbaren Scanfunktionen sind dabei so konzipiert, das sie von Produktions- und Logistikmitarbeitern beherrscht werden können. Auftragsintegrierte Produktionsplanung Der Produktionsleitstand ist direkt mit dem Auftragsbestand gekoppelt, so dass ohne unnötigen Beleglauf eine integrierte auftragsterminbezogene Produktionsplanung stattfinden kann. Dabei sind branchenspezifische Auftragsarten wie Lohnfertigungsaufträge, Rahmenabrufaufträge oder produktionstechnische Besonderheiten wie Einblendprozesse und Anfahrsteuerung für Granulate berücksichtigt. 10

11 Scannergeführte Produktionsprozesse Egal ob Chargenverfolgung, Rohstoffverbrauch, Materialbedarf oder Fertigwarenentstehung: Alle Prozesse in der Produktion werden direkt über Scanner erfasst und stehen im System zur Verfügung. Sukzessive wurde Modul für Modul entwickelt und bei den Unternehmen der Polymer-Gruppe eingeführt. So entstand in fast fünf Jahren ein umfassendes ERP- System, das alle operativen Prozesse des Compoundierers abdeckt. EDI-Integration So wurde eine Modul zur Geschäftsintegration von externen Unternehmen implementiert. Mit diesem Schnittstellenmanager ist ein extern bewirtschaftetes Logistikzentrum an Poly.ERP angebunden. So wird beispielsweise der elektronische Belegaustausch zwischen der Unternehmenstochter Polyblend und einem wichtigen Kunden realisiert. Integration des russischen Tochterunternehmens Auch die Einführung von Poly.ERP bei dem russischen Tochterunternehmen OOO Tula Polymer der Polymer-Chemie- Gruppe, verlangte die Abbildung einer Vielzahl von landesspezifischen Systemprozessen. Dabei kam zugute, dass Poly. ERP in seiner Architektur durchgängig auf Mehrsprachigkeit ausgelegt. Anpassungen an individuelle Prozesse eines Compoundierers können durch Parametersteuerung ohne großen Aufwand vorgenommen werden kann. Neben den normalen Geschäftsprozessen eines rezepturbasierten Compoundierers wurden auch spezielle Lösungen implementiert. 11

12 Heute sind Prozesse und Zusammenhänge viel klarer als sie vor der Einführung von Poly.ERP waren. 12 Herr Dr. Hauf, was bewog Sie in einer Zeit, in der der Markt voll von Standard-Unternehmensanwendungen ist, die Entwicklung eines ERP-Systems zu beauftragen? Erfahrungen befreundeter Unternehmen machten uns bezüglich der Einführung eines bekannten und weit verbreiteten Standardsystems ein wenig stutzig. Die Detailanalyse ergab, dass vieles, was auf den ersten Blick als standardisiert gelöst schien, bei näherer Betrachtung unsere Unternehmensprozesse nicht verbesserte. Doch die Gestaltung effizienter Prozesse war ein wesentliches Ziel der Systemeinführung. Das Konzept von KDS hat uns schließlich mehr überzeugt, als alles was wir bisher gesehen hatten. Aber ist es nicht ein hohes Risiko, ein ERP-System als Auftragsentwicklung zu vergeben? Natürlich! Aber das wirtschaftliche Risiko haben wir in einem sicherlich ungewöhnlichen Rahmenvertrag begrenzt. Die Idee war: Die Polymer-Chemie finanziert Teile einer Branchenlösung für Compoundierer und erhält im Gegenzug ein auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittenes, umfassendes ERP-System. Natürlich konnten wir damit das Umsetzungsrisiko nicht völlig eliminieren, aber im Vergleich zu den Alternativen schätzten wir die Risiken als geringer ein. Letztlich gab uns der Erfolg recht! von Poly.ERP daran, unsere Prozesse kontinuierlich zu verbessern und effizienter zu gestalten. Hier sind wir schon weit gekommen, aber natürlich geht dieser Weg noch weiter. Neben der Verbesserung von Arbeitsprozessen ist ein zweiter wichtiger Aspekt die Transparenz von Prozessen. Heute sind viele Prozesse und Zusammenhänge viel klarer als sie vor der Poly.ERP-Einführung Interview mit Dr. Gerald Hauf Dann hatten Sie budgetmäßig eine Punktlandung? Leider nicht ganz (lächelt)! Wir hatten die internen Anstrengungen zur Prozessanpassung in der Organisation unterschätzt. Wie beurteilen Sie heute die Ergebnisse Ihrer Entscheidung? Wir haben heute in allen Unternehmensbereichen durchgängig systemunterstützte Prozesse. Wir arbeiten seit der Einführung waren - und das ist natürlich eine wichtige Basis, um gute Unternehmensentscheidungen zu treffen. Was halten Sie für die größten Vorteile von Poly.ERP? Ich bin sicher, wenn Sie mit den verschiedenen Geschäftsführern der Gruppe und mit den jeweiligen Bereichsleitern der einzelnen Unternehmen sprechen, wird naturgemäß jeder etwas anderes als vor-

13 teilhaft erachten. Ich halte es aus meiner Sicht auf die Gruppe für sehr hilfreich, dass wir über branchenspezifisch standardisierte Prozesse immer klarere Bilder auf die Unternehmen bekommen und dennoch ihre fachspezifischen Themen effizient abgebildet werden. Ein gutes Beispiel hierfür ist die gewonnene Transparenz im Rohertrag. Die Gestaltung effizienter Prozesse war ein wesentliches Ziel der Systemeinführung. Würden Sie heute genauso entscheiden wie vor 5 Jahren? Nein! Heute gibt es ja Poly.ERP als Branchenlösung, das wäre sicher günstiger! Spaß beiseite! Ich weiß nicht wie sehr sich zwischenzeitlich andere Standardsysteme an unsere branchenspezifischen Anforderungen angenähert haben. Die Welt entwickelt sich ja weiter. Aber wenn sich hier nichts Wesentliches geändert hat, dann würden wir es wieder so machen! Zur Person - Dr. Gerald Hauf Dr. Gerald Hauf ist geschäftsführender Gesellschafter der Polymer-Gruppe und Mitglied der Gründerfamilie in zweiter Generation. Nach dem Studium des Maschinenbaus, Fachrichtung Kunststofftechnik, an der RWTH Aachen erwarb er sich Strukturierungskompetenz bei der Beratungsgesellschaft McKinsey bevor er 2001 in das Familienunternehmen eintrat. 13

14 Kontinuierliche Ausrichtung an der Praxis Neben dem Ausbau von Modulen und Fachfunktionen hat die Polymer- Chemie-Gruppe mit Kirchhoff Datensysteme Software (KDS) einen Prozess der kontinuierlichen Prozessverbesserung etabliert. Hier arbeiten Fachverantwortliche aller operativen Bereiche und Systementwickler fortwährend daran, Arbeitsprozesse im Hinblick auf Effizienz, Pragmatik und Beherrschbarkeit zu verbessern. Ergebnisse dieser Arbeit fließen regelmäßig in die neuen Softwarereleases ein und verbessern damit stetig die Ablauforganisation im Unternehmen. Seit Anfang 2012 vermarktet Kirchhoff Datensysteme Software das ERP-System Poly.ERP als spezialisierte europäischen Markt. KDS hat sich dabei das Ziel gesetzt, der Marktführer im ERP-Umfeld für Compoundierer zu sein. Hierzu wird die mit Polymer-Chemie begonnene, praxisnahe kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems mit jedem neu gewonnenen Kunden auf eine breite Basis gestellt und kommt damit allen Anwendern zugute. 14 und die verbundenen Systemfunktionen Branchenlösung für Compoundierer im

15 Poly.ERP wird entwickelt von Standort Wackernheim: Kirchhoff Datensysteme Software GmbH & Co. KG Kleine Hohl Wackernheim Telefon: Fax: Standort Erfurt: Kirchhoff Datensysteme Software GmbH & Co. KG Vollbrachtstraße Erfurt Kirchhoff Datensysteme Die Kirchhoff-Gruppe ist mit über 100 Mitarbeitern ein seit mehr als 22 Jahren etabliertes Entwicklungs- und Systemhaus mit Standorten in Erfurt (Zentrale) und Mainz (Wackernheim) sowie einem Entwicklungszentrum in Prag und weiteren Standorten in Tschechien (Šumperk, Brünn und Budweis). Zu dem anfänglichen Fokus auf Entwicklungspartnerschaften mit großen Automobilkonzernen kamen in den letzten Jahren Kunden aus unterschiedlichen Branchen hinzu. Seit Anfang 2012 startet KDS seine Positionierung als Standard ERP Anbieter für Compoundierer und stößt mit seinem Angebot auf eine sehr positive Resonanz in der Branche. Telefon: Fax: Internet: software.kds-kg.de polyerp.de 15

16 Wir sprechen compoundisch. Kontaktieren Sie uns. Kirchhoff Datensysteme Software GmbH & Co. KG Kleine Hohl Wackernheim Telefon: Internet: software.kds-kg.de

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