Softwareauswahl in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft

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1 Softwareauswahl in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft Wie Sie den Beschaffungsprozess strukturiert gestalten von der Markterkundung bis hin zum Vertragsabschluss Ingo König, Sachverständigenbüro für die IT der Immobilienwirtschaft (SVI,

2 Softwareauswahl in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft Summary Unternehmen der Wohnungswirtschaft wie Haus- und Immobilienverwaltungen und Wohnungsunternehmen benötigen spezielle Software. Wer vor der Notwendigkeit einer Neuanschaffung steht, sollte auf zwei Dinge achten: die Auswahl strukturiert anzugehen und objektive Vergleichskriterien zu schaffen, nach denen sich die Produktalternativen beurteilen lassen. Nach einer ersten Sichtung des Marktes verschicken Sie einen Anforderungskatalog an ausgewählte Anbieter, um zu prüfen, welche Produkte Ihre Erwartungen erfüllen. In der letzten Runde sollten zwei bis drei Anbieter ihre Software präsentieren; dabei müssen sie vor späteren Anwendern Testfälle aus Ihrer Unternehmenspraxis vorführen. Die Angebotspreise können Sie durch Kalkulationen, in denen die Kosten und Folgekosten aufgeschlüsselt und auf fünf Jahre verteilt werden, vergleichbar machen. Inhalt Warum strukturiert vorgehen? 3 Folgekosten einer Fehlentscheidung vermeiden 3 Sonderfall öffentliche Ausschreibung 4 Die gewünschten Produkteigenschaften präzisieren 4 Der Anforderungskatalog 4 Rückmeldung erwünscht 5 Die passenden Anbieter herausfiltern 7 Die Markterkundung 7 Die Vorauswahl 8 Die engere Auswahl 9 Die Alternativen live beurteilen 9 Die Unternehmensvorstellung 9 Die Software-Präsentation 9 Eine Entscheidung fällen 11 Der Preis 11 Verhandlung und Vertragsabschluss 12 2

3 Warum strukturiert vorgehen? Ob es sich um eine kleinere Hausverwaltung oder eine große Immobilienverwaltung, um ein Maklerbüro oder ein Wohnungsunternehmen handelt grundsätzlich ist der Kauf einer neuen Software für ein Unternehmen der Wohnungswirtschaft ein Beschaffungsvorgang wie jeder andere auch. Doch passiert es immer wieder, dass eine Kaufentscheidung getroffen wird, die sich im Nachhinein als falsch erweist. Software ist ein hochkomplexes, unsichtbares Produkt und damit schwer fassbar. Das kann dazu führen, dass man sich bei der Auswahl weniger von Fakten leiten lässt als vielmehr vom Vertrauen, das man einem bestimmten Anbieter entgegenbringt. Vertrieblich geprägte Zusagen oder Empfehlungen aus dem beruflichen Umfeld der Geschäftsleitung oder der Führungskräfte können die Entscheidung für die eine oder andere Alternative beeinflussen. Natürlich ist Vertrauen in den Anbieter wichtig, doch als Entscheidungsgrundlage reicht das nicht aus. Es bedarf überprüfbarer, sachgerechter Kriterien, die eine objektive Beurteilung der Alternativangebote erlauben und die jeweiligen Vor- und Nachteile offenlegen, auch im Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit. Kurzum: Die Software-Beschaffung kann und sollte strukturiert und professionell angegangen werden wie jeder andere Beschaffungsvorgang auch. Folgekosten einer Fehlentscheidung vermeiden Nun braucht ein sorgfältiger Auswahlprozess seine Zeit. Er bindet Ressourcen und verursacht Kosten. Dieser Aufwand stellt aber eine gute Investition dar. Denn eine einmal im Unternehmen installierte Software wird normalerweise über einen langen Zeitraum (durchaus 15 Jahre und mehr) genutzt. Zwingt sie die Mitarbeiter über Jahre zu uneffektivem und nicht zufrieden stellendem Arbeiten, weil sie nicht alle nötigen Funktionen beinhaltet oder diese schlecht umgesetzt sind, so ist der wirtschaftliche Schaden wesentlich höher als der Auswahlprozess je gekostet hätte. Die hier vorgeschlagene Vorgehensweise ist generell anwendbar für die Auswahl von wohnungswirtschaftlicher Unternehmenssoftware mit den klassischen Anwendungsfeldern Mietverwaltung, Nebenkostenabrechnung, Rechnungswesen usw. Diese Softwaregattung wird heute üblicherweise als ERP-System bezeichnet (von: Enterprise-Resource-Planning). Aber die Systematik eignet sich auch für Spezialsoftware aus anderen Bereichen der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft, wie Portfolio- Managementsysteme, Makler- oder Bauträger-Software. Tipp Der Aufwand, mit dem der Auswahlprozess betrieben wird, hängt natürlich stark von der Größe des Anwenderunternehmens und der Investitionssumme ab. In einer größeren Firma bietet es sich an, den Auswahlprozess von einer Projektgruppe leiten zu lassen, in der die betroffenen Fachbereiche ausreichend vertreten sind. Diese Gruppe sollte später auch für die Einführung der von ihr ausgewählten Software verantwortlich sein. In kleinen Unternehmen sollte die Software- Suche von einem Mitarbeiter koordiniert werden, der fachlich Einblick in möglichst viele Unternehmensfunktionen hat, damit keine Auswahlaspekte unidentifiziert bleiben. 3

4 Die Meilensteine bei der Software-Beschaffung To do: Definition der Kriterien: erwünschten strategische Funktionalitäten Grundentscheidungen Beschaffungswunsch Anforderungskatalog Markterkundung Vorauswahl Vertrag Entscheidung Präsentation Engere Auswahl Verhandlung Kriterien: Erfüllung Testfälle, Preis, To do: Definition von Kriterien: Erfüllung des Rahmenbedingungen Testfällen Anforderungskatalogs So filtern Sie den passenden Anbieter für Ihr Unternehmen heraus Sonderfall öffentliche Ausschreibung Ist Ihr Unternehmen aufgrund z. B. einer kommunalen Bindung veranlasst, den Auftrag öffentlich auszuschreiben (Europaweite Ausschreibung), so empfiehlt es sich sehr, dass Sie einen spezialisierten Fachanwalt hinzuziehen. Auch sei daraufhin gewiesen, dass sich in diesem Fall die Software-Auswahl aufgrund der vorgeschriebenen Arbeitsschritte und Fristen bedeutend verlängern kann ein Jahr ist keine Besonderheit. Dies sollten Sie in den Projektplänen berücksichtigen. Die gewünschten Produkteigenschaften präzisieren Aussagen wie Wir brauchen einfach eine zeitgemäße und flexible Software zur Verwaltung unseres Wohnungsbestandes sind wenig hilfreich. Denn jedes Unternehmen zeichnet sich durch seine Besonderheiten aus. Hier spielen nicht nur Größe und Geschäftsfelder eine Rolle, sondern auch, wie die Prozesse gestaltet oder welche Dienstleistungen ausgelagert sind, etc. Diese Besonderheiten muss die zukünftige Lösung abbilden. Der Anforderungskatalog Um Ihre spezifischen Erwartungen an die zu beschaffende Software zu definieren, erstellen Sie einen Anforderungskatalog. Er ist das wichtigste Instrument für die Systemauswahl. Dies sollte zu Beginn des Auswahlprozesses erfolgen, noch ohne darauf zu achten, welche Funktionalitäten die am Markt verfügbaren Lösungen bieten. Nur die fachlichen Anforderungen Ihres Unternehmens sind relevant. 4

5 Entscheidend ist, die Funktionalitäten so präzise wie möglich abzubilden. Auch wenn Sie hier nicht bis ins letzte Detail gehen können, sollten Sie die erwünschten Leistungen und Eigenschaften doch möglichst konkret beschreiben. So wäre etwa die Anforderung Das System führt ein Kassenbuch zu unpräzise, sie muss weiter spezifiziert werden (s. Beispiel unten). Legen Sie außerdem Ihre Begleiterwartungen dar, zum Beispiel, welche Unterstützungsdienstleistungen Sie vom Software-Anbieter im Projektverlauf benötigen. Erstellen Sie den Anforderungskatalog so, dass sich die Antworten der Anbieter später gut vergleichen lassen. Es bietet sich z. B. an, ihn in einer Excel-Tabelle zu hinterlegen. Nr. Anforderung im Standard erfüllbar durch nicht erfüllt Zusatzkosten erfüllbar (Aufpreis in ) Das System kann ein Kassenbuch führen Die direkte Zubuchung eines bar an der Kasse einbezahlten Betrags unter Berücksichtigung der Kostenart zum Mieterkonto ist möglich Auch nicht mietbestandteilsbezogene Buchungen sind direkt aus dem Kassenbuch möglich. Ein Beispiel wäre, dass die debitorisch gebuchte Schuld eines Mieters aufgrund eines selbstverschuldeten Vorgangs (zerstörtes Waschbecken) aus dem Bereich Instandhaltung direkt ausgeglichen werden kann Das System erstellt automatisch einen Quittungsbeleg für den Einzahler sowie eine Kopie zur hausinternen Dokumentation. Auszug aus dem Anforderungskatalog eines wohnungswirtschaftlichen Verwaltungsunternehmens Rückmeldung erwünscht Nach dem Versand des Anforderungskatalogs der nach der Vorauswahl erfolgt sind die Anbieter gehalten, jede einzelne Anforderung mit den Funktionalitäten des in Frage kommenden Produkts abzugleichen (durch Ankreuzen in der entsprechenden Spalte): Im Standard erfüllt bedeutet: Die Funktionalität ist im Grundpreis der Software enthalten. Erfüllbar durch Zusatzkosten bedeutet: Der Anbieter hat den Preis für seine Standard-Software im Angebot genannt. Sollte die gewünscht Funktionalität wirklich bestellt und realisiert werden, so entstehen Zusatzkosten in der genannten Höhe. Nicht erfüllbar bedeutet: Der Anbieter sieht z. B. aufgrund seiner Systemarchitektur keine Möglichkeit, diesen Funktionswunsch zu erfüllen. 5

6 Sie können rechts noch eine Spalte Bemerkungen anfügen. Hier kann der Anbieter Erläuterungen anbringen, z. B. die gewünschte Funktionalität aus seiner Sicht präzisieren. Nr. Anforderung... Bemerkung Das System erstellt automatisch einen... Bei Standard-Layout ohne Zusatzkosten, Quittungsbeleg für den Einzahler sowie eine individuelle Druckbildanpassungen verursachen Kopie zur hausinternen Dokumentation. Zusatzkosten In der Spalte Bemerkung haben die Anbieter die Möglichkeit, eine Funktionalität zu erläutern. Die Aufzeichnung einzelner Anforderungen in tabellarischer Form bietet den Vorteil, dass sie auch einzeln vom Anbieter kommentiert werden müssen. So sind Defizite leichter erkennbar. Würden die Wünsche des Anwenderunternehmens in Form einer geringer strukturierten, gebrauchsprosaischen Form aufgeführt, lassen sich die Antworten der Software-Häuser weit weniger gut vergleichen. Excel ist als Hilfsmittel hier durchaus geeignet. Es gibt am Markt aber auch speziell auf den Vergleich komplexer Produkte ausgerichtete Software. Der Umfang des Katalogs richtet sich nach der Komplexität und Funktionsvielfalt der gesuchten Software. Bei einer umfassenden Verwaltungslösung sind ca bis Einzelanforderungen nicht unüblich. Ein Auswahlprozess für Maklersoftware wird geringere Anforderungszahlen ergeben. Am Markt sind Beispielkataloge verfügbar, etwa für die Auswahl wohnungswirtschaftlicher ERP-Software-Systeme der jährlich erscheinende HMC-Marktreport. Tipp für Existenzgründer Als Existenzgründer mit beschränktem Budget wird man nicht unbedingt sofort eine sehr teure Software anschaffen. Entsprechend sollte sich der Aufwand für die Software-Auswahl im Rahmen halten. Dennoch sollte auch ein Existenzgründer, der z.b. eine WEG- und Fremdverwaltung aufbauen möchte, einen Anforderungskatalog erstellen und dazu in angemessenem Umfang seine Anforderungen definieren selbst wenn die zu verwaltenden Bestände mit ihren wohnungswirtschaftlichen Spezifika noch teilweise ungewiss sind. Nur so ist eine Grundlage für den späteren Abgleich dieser Erwartungen, z.b. mit Demo-Versionen der Software-Produkte, machbar. 6

7 Die passenden Anbieter herausfiltern Am Markt agiert für jede Art von immobilienwirtschaftlicher Software eine Vielzahl von Anbietern. Die erste Aufgabenstellung ist es, diese ins Blickfeld bekommen. Danach grenzen Sie den Kreis der in Frage kommenden Hersteller schrittweise wieder ein. Die Markterkundung Bei der Markterkundung identifizieren Sie diejenigen Software-Anbieter, die sich mit ihrem Produktportfolio als möglicher Partner empfehlen. Diese Phase ist dem eigentlichen Auswahlprozess vorgeschaltet und wird von den meisten Unternehmen als Marktbeobachtung permanent betrieben. Doch Sie können auch gezielt auf Herstellersuche gehen, wie die Grafik unten zeigt. Besonders bieten sich Messebesuche an, oder Sie informieren sich auf Verbands- oder wohnungswirtschaftlichen Tagungen an den Ständen der Hersteller. Für Existenzgründer, die sich einen ersten Überblick über das gesamte Angebot verschaffen wollen, sind Broschüren oder Marktübersichten in Fachzeitschriften häufig gut geeignet. Auch spezielle Online-Services unterstützen Sie bei der Anbietersuche, etwa der Marketplace von Haufe Real Estate (www.haufe.de/immobilien/marketplace). Software-Suche: So sichten Sie den Markt Publikationen / Marktübersichten kollegialer Erfahrungsaustausch Messebesuche Markterkundung Internet- Recherche Ausstellungen auf Tagungen spezialisierte Software-Berater Es gibt viele Wege, sich über das Spektrum wohnungswirtschaftlicher Software zu informieren. 7

8 Die Vorauswahl Im nächsten Schritt erstellen Sie eine Liste von Lieferanten, die grundsätzlich in Frage kommen. Diese Vorauswahl ist wichtig, um den Aufwand nicht unnötig zu vergrößern denn beim späteren Vergleich, was die Anbieter bei den einzelnen Funktionalitäten leisten, wartet noch viel Detailarbeit auf Sie. Die Vorauswahl erfolgt nach grundlegenden Kriterien, die vorab festgelegt wurden. Meist existieren bereits strategische Vorgaben der Geschäftsleitung, die hier zu beachten sind. So ist es eine grundsätzliche Entscheidung, ob die neue Software im Haus des Anwenderunternehmens selbst (inhouse), in einem konkret definierten Rechenzentrum oder per Cloud-Computing betrieben werden soll. Es gibt Geschäftsleitungen, die die Daten ihres Unternehmens auf jeden Fall im Hause halten möchten, andere sehen in einem externen Rechenzentrum den Vorteil, dass der permanente Betrieb der Software stärker gesichert ist. Wieder andere versprechen sich vom Cloud-Computing Kostenvorteile und mehr Effizienz. Nicht für jede Software sind alle Betriebsarten möglich, was zu einer Anbietereingrenzung führt. Außerdem sollte die Größe des möglichen Lieferanten zur Größe Ihres Unternehmens passen, um eine ausreichende Unterstützung der Mitarbeiter vor allem in der Schulungsphase und in den ersten Monaten, in denen die neue Software produktiv eingesetzt wird, zu gewährleisten. Im Folgenden finden Sie einige gängige strategische Auswahlkriterien. Grundlegende Fragen zur Software-Auswahl Allgemeine Fragen In welcher Betriebsform soll die Software betrieben werden: > inhouse > Rechenzentrum > Cloud-Computing Wird als Basis der Software eine Standard-basierte Lösung benötigt, z.b. SAP? > SAP > NON-SAP Größe des Anbieters: absolute Anzahl der Mitarbeiter des Software-Anbieters Relation Anzahl Mitarbeiter des Anwenderunternehmens zu Anzahl Support-Mitarbeiter des Software-Anbieter Softwaregattungs-spezifische Fragen Im Falle eines wohnungswirtschaftlichen ERP-Systems: Deckt die Software alle gewünschten Rechnungslegungsarten inkl. z.b. internationale Standars (IFRS) ab? 8

9 Die jeweils vom Unternehmen gewünschten Alternativen werden dann im Anforderungskatalog mit mehreren Fragen z. B. wie das Rechenzentrum betrieben wird weiter verfeinert. Nach diesem Arbeitsschritt sollte das Anbieterfeld auf drei bis fünf Kandidaten eingegrenzt worden sein. Die engere Auswahl Nun senden Sie den verbliebenen Software-Anbietern den Anforderungskatalog zu mit der Bitte, ihn sorgfältig auszufüllen und mit den üblichen Begleitunterlagen, wie Preisinformationen bzw. Angebot und Vertragsunterlagen, innerhalb einer definierten Zeitspanne zurückzusenden, z. B. innerhalb der nächsten 4 Wochen. Danach schließt sich eine Zeit der intensiven Unterlagensichtung an, in der Sie entscheiden, welche Anbieter in die engere Auswahl kommen. Einerseits müssen Sie (oder die damit beauftragten Mitarbeiter) nun die beantworteten Anforderungskataloge detailliert vergleichen. Andererseits werden auch die von den Anbietern abgegebenen Preisinformationen in die Entscheidung einbezogen. Am Ende sollten nur noch zwei bis maximal drei Anbieter im finalen Auswahlverfahren übrig geblieben sein. Die Alternativen live beurteilen Für die finale Auswahl laden Sie die verbliebenen Anbieter zu jeweils zwei Terminen ein. Einmal sollen die Software-Häuser die Chance bekommen, sich und ihr Angebot im Anwenderunternehmen vorzustellen. Dies geschieht in einer allgemeiner gehaltenen Vorstellungsrunde. Bei einem zweiten Termin halten die Anbieter eine umfangreiche Produktpräsentation. Die Unternehmensvorstellung Ein sinnvoller Zeitrahmen für die Vorstellungsrunde ist bei größeren Projekten ein halber Tag. Auf der Seite des Anwenderunternehmens nehmen ein Vertreter der Geschäftsleitung sowie die Projektgruppe teil. Besondere Umstände können in Ausnahmefällen dazu führen, dass noch mehr als zwei bis drei Anbieter im Rennen sind. Dann entscheidet der Eindruck, den die Anbieterunternehmen in dieser Vorstellungsrunde gemacht haben darüber, wer in die finale Präsentationsrunde gelangt. Ansonsten dient die Unternehmensvorstellung dazu, die bisherigen Auswahlkriterien zu überprüfen. Handelt es sich um einen Auswahlprozess für eine Software, die nicht von elementarer Bedeutung für Ihr Unternehmen ist, so können Sie diesen Schritt mit der Softwarepräsentation zusammenfassen und dort als ersten Tagesordnungspunkt umsetzen. Die Software-Präsentation Schließlich präsentieren die im Auswahlprozess verbliebenen zwei bis drei Anbieter ihre Produkte. Diese Präsentation muss von Ihnen genau vorbereitet werden. Eine einfache Einladung Dann führen Sie uns Ihre Software doch einmal vor! ist völlig unzureichend. Es empfiehlt sich, den Anbietern sowohl den zeitlichen Ablauf wie auch die Präsentationsinhalte genau vorzuschreiben, um eine gute Vergleichbarkeit der Produkte zu erzielen. Es unterstützt die Entscheidung nicht, wenn jedes Software-Haus die Systemfunktionen präsentiert, die es eindrucksvoll vorführen kann. Entscheidend sind 9

10 ausschließlich die Anforderungen Ihres Unternehmens. Achten Sie insbesondere auf folgende Punkte: Definieren Sie Geschäftsvorfälle, die bei der Präsentation vorzuführen sind. Diese Testfälle sollten Sie den Software-Häusern etwa eine Woche vorher bekannt geben, damit diese ihre Systeme entsprechend konfigurieren und entsprechende Testdaten aufbereiten können. So kann die Leistung der jeweiligen Software angemessen bewertet werden. Verschiedene Beispiele für Testfälle finden Sie weiter unten. Bemessen Sie die Dauer der Präsentationen nicht zu knapp. Diskussionen einzelner Punkte müssen möglich sein. Für die Präsentation umfangreicher ERP-Systeme kann es durchaus angemessen sein, pro Anbieter zwei bis drei Tage anzusetzen, z. B. mit folgendem Ablauf: > Einleitende Unternehmenspräsentation > ½ Tag Präsentation der für den Bereich Miete/Mietbuchhaltung vorgesehenen Testfälle > ½ Tag Präsentation der für den Bereich Technik (Projekte, laufende Instandhaltung usw.) vorgesehen Testfälle > ½ Tag Präsentation der für den Bereich Rechnungswesen / Controlling vorgesehenen Testfälle > ½ Tag Präsentation von projektbezogener Vorgehensweise (Projektplan, Projektbeteiligte des Software-Anbieters, Mitwirkungspflichten des Anwenderunternehmens, Schnittstellen zu anderen Software-Produkten u.a.m.) Die Software-Präsentation muss vor Vertretern der späteren Anwender (Sachbearbeiter) stattfinden. Denn nur sie können die Wirkungsweisen der gewünschten Funktionalitäten und die gebotenen Zusatznutzen wie ergonomische Programmfolgen umfassend einschätzen. Außerdem nehmen die Mitglieder der Projektgruppe teil, um die Anwender anzuleiten. Nützlich sind vorbereitete und standardisierte Beurteilungsbögen, die die Anwender während der Präsentation ausfüllen müssen. In den Präsentationen sind nicht nur die Programmfunktionalitäten zu bewerten, sondern auch die in ihren Auswirkungen auf den Projekterfolg oft unterschätzten weichen Faktoren. Wirken die Mitarbeiter der Software-Häuser fachkompetent? Weisen sie Sozialkompetenz auf? Achten Sie darauf, dass die Präsentation von denjenigen Mitarbeitern des Software-Hauses durchgeführt wird, die für das spätere Projekt vorgesehen sind. Sonst kann der Effekt eintreten, dass überzeugend wirkende Mitarbeiter die Software präsentieren, die Mitarbeiter jedoch, die später das Projekt durchführen, nicht die gleiche Akzeptanz in Ihrem Haus finden. Die Angebotspreise sollten in der Produktpräsentation keine Erwähnung finden. Die Anwender sollen die Alternativen aufgrund von gezeigten Funktionalitäten bewerten; die Einschätzung finanzieller Aspekte ist der Projektleitung bzw. der Geschäftsleitung vorbehalten. Wenn Sie z.b. als Existenzgründer nur eine Verwaltersoftware für einige Hundert Euro suchen, so werden die Hersteller keine aufwändigen Präsentationen für Sie durchführen. Aber eine Demo- oder Tutor-Version, die die wesentlichen Geschäftsvorfälle abbildet, ist manchmal frei erhältlich und hilft Ihnen bei der Einschätzung der Tauglichkeit der Software für Ihre Zwecke. 10

11 Beispiel: Testfälle für die Software-Präsentationen Fall 1: Bei Auswahl eines ERP-Systems Führen Sie am System vor, wie ein Mietvertrag mit mehr als zwei Vertragspartnern einzurichten ist. Für einen der Vertragspartner ist eine abweichende Adresse anzulegen und ein Anschreiben an diesen Mieter zu drucken. Ein anderer der Mieter hat zusätzlich als alleiniger Mieter eine Garage angemietet. Bitte hinterlegen Sie diese Konstellation in Ihrem System. Fall 2: Bei Auswahl eines ERP-Systems Ein Mieter erbringt die Mietkaution in drei Raten. Außerdem hinterlegt er eine spezielle Zusatzkaution für eine Garagentor-Fernbedienung. Richten Sie beide Kautionen in Ihrem System mit Bezug zum gleichen Mietvertrag ein. Führen Sie vor, wie sich die Offenen Posten der Ratenzahlungen im System darstellen. Fall 3: Bei Auswahl einer Bauträger-Software Die Käufer jeweils eines Hauses einer Reihenhaussiedlung haben unterschiedliche Wünsche hinsichtlich der Ausstattung des Sanitärbereiches. Manche Wünsche sind zusatzkostenpflichtig, manche nicht. Hinterlegen Sie jeweils ein Beispiel für beide Arten in Ihrem System und stellen Sie dar, wie sich die Kosten für die Zusatzwünsche auf den Zahlungsplan und die Einbehalte auswirken. Eine Entscheidung fällen Der Preis Aussagen zum Einfluss des Preises sind losgelöst vom konkreten Auswahlverfahren nur sehr bedingt möglich. Normalerweise stehen sich in einer Endausscheidung zwei Software-Produkte gegenüber, die annähernd ähnlich in der Funktionalität und auch im Preis sind. Als Faustformel könnte man sagen: Handelt es sich um ein Anwenderunternehmen, das wirtschaftlich stark ist, so kann man vertreten, dass es sich für das Software-Produkt entscheidet, das den Anwendern aufgrund seiner Funktionalität stärker zugesagt hat. Muss das Anwenderunternehmen sparen, so sollte das besondere Augenmerk den Kernfunktionalitäten der Software gelten. An eine solide Grundfunktionalität können später wenn wieder finanzielle Mittel vorhanden sind immer noch Zusatznutzen wie ein elektronisches Archiv angedockt werden. Beim Preisvergleich üblich ist die Betrachtung aller anfallenden Kosten auf einen Horizont von fünf Jahren. Einmalkosten entstehen z. B. für Lizenzen und Hardware; sie werden in der Kalkulation gleichmäßig auf fünf Jahre verteilt. Jährlich wiederkehrende Kosten wie Wartung und Betreuung der Anwender durch eine Hotline finden ebenfalls einen Ansatz auf fünf Jahre. Hat man in der Betrachtung alle anfallenden Kostenarten angesetzt, so ergibt sich eine gut vergleichbare Zahl. Zinskosten können, so gewünscht, ebenfalls in die Betrachtung des Fünf-Jahres-Rasters mit eingehen. Die folgende Tabelle zeigt für beispielhafte Kostenarten ein entsprechendes Grundraster. Pro Anbieter sollten Sie eine solche Übersicht erstellen. 11

12 Anbieter 1 Anschaffungs- Kosten Kosten Kosten Kosten Kosten preis Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4 Jahr 5 Einmalkosten (alle in Euro) Hardware Installation der Hardware Software-Lizenzen Software-Änderungsbudget wiederkehrende Kosten Hardware-Wartung Wartung Software-Lizenzen Summe Gesamtsumme auf 5 Jahre Sorgt für Transparenz beim Preisvergleich: In einer Kalkulation werden die Kosten aufgeschlüsselt und auf fünf Jahre verteilt. Wichtig ist es, dass alle Kostenarten der verschiedenen Angebote auch vergleichbar sind. So wäre etwa beim Beratungstagessatz zu prüfen, ob die Reisezeiten und Reisekosten bei allen Anbietern inkludiert sind oder nicht. Solche Unterschiede müssen Niederschlag in der Kalkulation finden. Ob das Software-Produkt dann schlussendlich gekauft, gemietet oder geleast wird, ist den betriebswirtschaftlichen Rahmenbedingungen des Anwenderunternehmens und den konkreten Angeboten der potenziellen Lieferanten geschuldet. Verhandlung und Vertragsabschluss Nach Abschluss der Software-Präsentationen trägt die Projektleitung die Ergebnisse zusammen und unterbreitet der Geschäftsleitung eine Entscheidungsvorlage. Stimmt die Geschäftsleitung der Wahl zu, so beginnen die Vertragsverhandlungen. Effizient ist es, von der gleichzeitigen Vertragsverhandlung mit mehreren Anbietern abzusehen. Es reicht völlig, dem Favoriten zu signalisieren, dass er wohl die Nummer 1 in der Verhandlungsrunde ist, den anderen Anbietern aber sofern kein Einigungswille zu erkennen ist eine erneute Chance geboten wird. Die Software-Anbieter schlagen dem Anwenderunternehmen in der Regel vor, die von ihrem Haus genutzten Standard-Verträge zu unterzeichnen. Diese sind wohl erprobt und berücksichtigen die relevanten Regelungsbedarfe, sind aber grundsätzlich an den Interessen der Anbieter ausgerichtet. Daher sollten Sie den Vertrag genau überprüfen. Handelt es sich um ein wichtiges und sehr umfangreiches Software-Einführungsprojekt, kann es sinnvoll sein, dass Ihr Unternehmen seinerseits einen Vertragsentwurf, den Sie bereits während des Projektverlaufs vorbereitet haben, in die Verhandlungen einbringt. Für den Projektverlauf sei angemerkt, dass von der Entscheidung für einen Software-Lieferanten bis zum Vertragsabschluss durchaus zwei Monate ins Land gehen können. 12

13 Der Haufe Software-Berater Der interaktive Software-Berater von Haufe ist eine Möglichkeit, sich schnell und unkompliziert über Lösungen für die Immobilienwirtschaft zu informieren. Interessenten können ihre Anforderungen eingeben und erhalten Vorschläge, welche Software zu ihrem Unternehmen passt. Haufe Whitepaper Unsere PDF-Whitepaper informieren regelmäßig über aktuelle Trends und geben wertvolle Expertentipps zu Brennpunkt-Themen aus den Bereichen Wirtschaft, Recht, Immobilien und Steuern. Whitepaper zu weiteren Themen finden Sie ab sofort unter: Über Haufe Die Marke Haufe steht für integrierte Arbeitsplatz- und Gesamtlösungen zur erfolgreichen Gestaltung steuerlicher, wirtschaftlicher und rechtlicher Aufgaben. Die Lösungen umfassen unter anderem Fachinformationen, Applikationen, Online-Seminare und Fachportale zu den Themenbereichen: > Personal > Recht > Steuern > Marketing > Finance > Arbeitsschutz > Controlling > Sozialversicherung > Öffentlicher Dienst > Immobilien Informationen unter: Kontakt Haufe-Lexware Real Estate AG Haufe Service Center GmbH Postfach Freiburg

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