Customizing von Standardsoftware

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1 Customizing von Standardsoftware bezogen auf ERP Systeme Eine Hausarbeit im Rahmen der Lehrveranstaltung UnternemensSoftWareSysteme (USWS) im Wintersemester 2009/10 von Paul Schüttauf

2 Inhalt Einleitung... 3 Begriffe... 3 Customizing... 3 ERP Systeme... 3 Customizing Allgemein... 4 Notwendigkeit des Customizing... 4 Zweck und Durchführung des Customizing... 4 Vorgehensweise... 4 Umfang des Customizing... 5 Probleme und Wirkungen des Customizing... 5 Unterstützung bei der Durchführung... 5 Customizing in SAP... 6 Das IMG... 6 Komplexität und Kompliziertheit... 6 Beispiel... 6 Fazit... 7 Literatur... 8 Paul Schüttauf Seite 2

3 Einleitung Diese Arbeit beschäftigt sich im Allgemeinen mit dem Thema Customizing von Standardsoftware (bezogen auf ERP Systeme) und im Speziellen mit dem Customizing von SAP (auch anhand von Beispielen aus der Lehrveranstaltung). Begriffe In diesem Teil der Hausarbeit werden zunächst grundlegende Begriffe erklärt. Customizing Unter Customizing werden alle Maßnahmen zusammengefasst, die im Rahmen der Einführung von Anwendungssystemen zur Anpassung einer standardisierten Software an die konkreten Anforderungen des Anwenders durchgeführt werden. ERP Systeme Enterprise Ressource Planning bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, die in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen (Kapital, Betriebsmittel oder Personal) möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzusetzen und somit die Steuerung von Geschäftsprozessen zu optimieren. Wesentliches Merkmal von ERP Systemen ist die Integration verschiedener Funktionen, Aufgaben und Daten in ein Informationssystem. Als minimaler Integrationsumfang ist eine gemeinsame Datenhaltung anzusehen. Komplexere ERP Systeme können sich über alle Unternehmensbereiche (Einkauf, Fertigung, Vertrieb, ) erstrecken. Standardsoftware Als Standardsoftware werden Softwaresysteme verstanden, die einen klar definierten Anwendungsbereich abdecken und als vorgefertigte Produkte erworben werden können. Im Gegensatz dazu wird Individualsoftware gezielt für den Einsatz bei einem Kunden bzw. Unternehmen entwickelt. Erweiterungsprogrammierung Erweiterungsprogrammierung wird zur anwenderspezifischen Ergänzung und Anpassung einer Standardsoftware genutzt, wenn die Möglichkeiten des Customizing i. e. S. Konfiguration und Parametrisierung nicht ausreichen. Ergänzungen werden über standardisierte User Exits angebunden, bei Anpassungen der Standardsoftware kann dagegen die Releasefähigkeit verloren gehen. Paul Schüttauf Seite 3

4 Customizing Allgemein In diesem Abschnitt gehe ich auf das Customizing (von Standardsoftware) ganz allgemein ein, ohne ein bestimmtes ERP System anzuführen oder mit Bespielen zu arbeiten. Notwendigkeit des Customizing Standardsoftware wird auf Basis prognostizierter Anforderungen eines anonymen Marktes für wiederholt auftretende, vergleichbare und somit standardisierbare Aufgabenstellungen bei verschiedenen Anwendern entwickelt [Amberg 1999, S. 706, Heinrich, Heinzl, Roithmayr 2004, S. 625]. Aus der Standardisierung folgt, dass Standardsoftware im Gegensatz zu Individualsoftware nur zu einem gewissen Grad den Anforderungen eines konkreten Nachfragers entspricht. Die Standardsoftware muss bei der Einführung mittels Customizing stets an die im Unternehmen vorliegenden Organisationsstrukturen und Prozesse angepasst werden [Mertens et al. 2005, S. 154]. Zweck und Durchführung des Customizing Zweck des Customizing ist die Transformation der Standardsoftware aus dem Auslieferungszustand (Abbildung 1: Ist ) in den vom Anwenderunternehmen gewünschten Soll Zustand, ohne den Quellcode der Standardsoftware zu verändern. Vorgehensweise Für die Durchführung des Customizing im engeren Sinne (Abbildung 1) werden zwei idealtypische Vorgehensweisen unterschieden: Konfiguration von Standardsoftware (auch Modularisierung), bei der die Standardsoftware durch die Auswahl benötigter Module und die Definition der Beziehungen dieser Module untereinander gebildet wird. Parametrisierung von Standardsoftware, bei der eine Standardsoftware mit sehr großem Funktionsumfang durch das Setzen von Parametern auf den vom Anwender benötigten Funktionsumfang reduziert wird. In der Praxis werden in der Regel Mischformen dieser beiden Vorgehensweisen eingesetzt. Eine weitere Begriffsfassung von Customizing (Abbildung 1) umfasst zusätzlich die Analyse und mögliche Anpassung der Strukturen und Prozesse im einführenden Unternehmen, sowie die Anpassung der Software mittels Erweiterungsprogrammierung. Abb. 1: Der Prozess des Customizing im weiteren Sinn Paul Schüttauf Seite 4

5 Umfang des Customizing Im Rahmen des Customizing wird eine Vielzahl von Anpassungen der Standardsoftware an die betrieblichen Gegebenheiten vorgenommen (Reihenfolge gemäß steigender Komplexität) [Hansen, Neumann 2005, S. 534]: Länderspezifische Einstellungen wie Sprache, Währung, Abbildung der betrieblichen Organisations, Funktions und Datenstrukturen, Abbildung (und evtl. auch Anpassung) der betrieblichen Prozesse etc. Die im Rahmen des Customizing vorgenommenen Anpassungen behalten bei Releasewechseln ihre Gültigkeit und müssen daher bei Aktualisierungen der Standardsoftware in der Regel nicht verändert werden [Görk 2001, S. 126]. Probleme und Wirkungen des Customizing Customizing bestimmt in starkem Umfang die Dauer und die Kosten der Einführung von Anwendungssystemen. Die hohen Kosten werden Großteils durch qualifiziertes Personal mit guten Kenntnissen der Standardsoftware sowie der Strukturen und Prozesse in den Unternehmen verursacht. Bei der oft langen Dauer von Customizing Projekten können die zu Anfang des Customizing getroffenen Annahmen durch Veränderungen im Unternehmen bereits während des Customizing ihre Gültigkeit verlieren. Wenn betriebliche Prozesse nicht durch das Customizing abgebildet werden können, kann das Unternehmen gezwungen sein, seine betrieblichen Prozesse an die der Standardsoftware anzupassen. Damit können unter Umständen Wettbewerbsvorteile verloren gehen. Unterstützung bei der Durchführung Customizing wird durch Vorgehensmodelle, insbesondere seitens der Standardsoftwareanbieter, unterstützt. Neben einer vorgeschlagenen Reihenfolge und Vorgehensweise für das Customizing enthalten solche Modelle häufig auch Implementierungsrichtlinien und werkzeuge sowie Funktionen für das Projektmanagement [Görk 2001, S. 127]. Das Customizing kann vom Anwender selbst (wie bspw. bei MS Office) oder mit der Unterstützung von Software und Systemhäusern bzw. von Beratungsunternehmen durchgeführt werden. Paul Schüttauf Seite 5

6 Customizing in SAP Es wird der allgemeine Rahmen verlassen und nun speziell auf das Customizing von dem ERP System SAP eingegangen. Es werden SAP spezifische Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten aufgezeigt und mit Beispielen aus der Lehrveranstaltung gearbeitet. Das IMG Das IMG (Implementation Management Guid) oder auch Einführungsleitfaden ist der zentrale Begriff, wenn man von Customizing in SAP spricht. Man könnte es auch das Logik Rückrad der Software nennen hier befinden sich weder Stammdaten noch Auswertungsmöglichkeiten oder Programmteile, mit denen der Anwender täglich arbeitet. Vielmehr ist das IMG verantwortlich für die Automatisierung von Prozessen / schritten und die individuelle Anpassung von SAP an das Unternehmen. Die Anpassung an das Unternehmen ist wohl auch der erste Schritt bei der Einführung von SAP in das Unterhemen. Im Prinzip wird dabei das Unternehmen in jeglicher Form so präzise wie möglich im System abgebildet sowohl Räumlichkeiten, wie zum Beispiel das Lager, mit entsprechenden Lagergruppen etc., als auch produktspezifische Parameter, bis hin zu Prozessabbildungen, Stichwort Entscheidungstabellen. Der Einführungsleitfaden ist in einer Baumstruktur aufgebaut und auch mit einer durchsuchen Funktion ausgestattet, sodass es auch dem bisher unwissendem Benutzer möglich ist kleine Customizing Aufgaben selber zu realisieren (sofern er die Berechtigung dazu hat) zu komplexeren Aufgaben mehr im nächten Punkt. Komplexität und Kompliziertheit Oder SAP verdient gutes Geld mit der Beratung. Innerhalb der Lehrveranstaltung stand des Öfteren eine Frage im Raum: Warum findet man zu SAP Einstellungsfragen keinerlei Visualisierungen, oder Beschreibungen, die einem Weiterhelfen? Die Antwort ist eine Simple. Wäre jeder Unternehmer mit Hilfe von leicht verständlichen Skizzierungen von Zusammenhängen und Anleitungen in der Lage sein SAP System selber zu konfigurieren und anzupassen, würde SAP viel Geld (welches durch Beratungsleistungen eingebracht wird) verloren gehen. Durch benannten Umstand, dass die Hilfe meist unzureichend ausfällt und man für die Erfassung von Zusammenhängen viel Zeit investieren muss, steigt die Kompliziertheit des Customizing schon eher exponentiell zur Komplexität der eigentlichen Aufgabe. Das folgende Beispiel zeigt einen Zusammenhang, den man mit Hilfe einer Visualisierung ein wenigen Minuten versteht und in das System einarbeiten kann. Fehlt allerdings diese Hilfe ist man mit dieser Aufgabe eher einige Stunden beschäftigt einfach um alle Zusammenhänge zu erfassen und zu beachten. Beispiel Hierbei handelt es sich um ein Übungs Beispiel aus der Lehrveranstaltung, dass von Herrn Meier und mir bearbeitet und präsentiert wurde: Die Aufgabe umfasste die automatische Ermittlung der Versandstelle in SAP mittels Customizing und die Visualisierung der Zusammenhänge. Das Ergebnis ist in folgender Abbildung ersichtlich: Paul Schüttauf Seite 6

7 Verkaufsbeleg Verkaufsbelege: Arten - Versandbedingungen Verkaufsbelegart TA Verkaufsbelegart TA Bei unterschiedlichen Versandbedingungen hat der Verkaufsbeleg Versandbedingung schnell Vorrang gegenüber Debitorenstammsatz Versandstellenfindung Debitorenstammsatz V Versandbedingung schnell Versandbedingung schnell Werk Berlin Werk Berlin Auslieferungswerk Ladegruppe Kran Materialstammsatz Werk Berlin V Werk Bei unterschiedlichen Werken hat der Materialstammsatz Vorrang gegenüber dem Debitorenstammsatz Berlin Standardversandstelle 01 Alternative Versandstelle 02 Ladegruppe Kran Alternative Versandstelle 03 Innerhalb des SAP ERP IMG können bezüglich der Aufgabenstellung Einstellungen vorgenommen werden um eine Standardversandstelle zu ermitteln. Neben einigen Tabellen in denen Stammdaten hinterlegt werden können (z.b. Ladegruppen oder Versandbedingungen) steht hier die Tabelle Versandstellenfindung im Mittelpunkt des Geschehens hier werden wie in einer Entscheidungstabelle alle Einflussfaktoren kombiniert und daraufhin eine Standardversandstelle zugeordnet. Die Einflussfaktoren der Versandstellenfindung sind die Versandbedingung, das Werk und die Ladegruppe. Diese Faktoren beruhen teils auf Stammdaten (Material, Debitoren, Verkaufsbeleg) und wiederum auch auf den angepassten Entscheidungstabellen (Zuordnung Verkaufsbelegart Versandbedingung). Des weiteren existieren im diesem Bespiel zwei Entscheidungspunkte, die auf Grund von Vorrangigkeiten in SAP durchlaufen werden. Fazit Customizing von Standardsoftware ist ein ganz natürlicher Vorgang bei der Neueinführung. Wie komplex ein Customizing ausfallen muss und ob man dafür externe Hilfe benötigt, hängt erstens von der Software selber ab und zweitens natürlich auch vom benutzenden Unternehmen und dessen Ansprüche an das System. Paul Schüttauf Seite 7

8 Literatur Amberg, Michael: Standard Software. In: Broy, Manfred ; Spaniol, Otto (Hrsg.): VDI Lexikon Informatik und Kommunikationstechnik. 2. Auflage. Berlin, Heidelberg, New York : Springer, 1999, S Görk, Manfred: Customizing. In: Mertens, Peter (Hrsg.): Lexikon der Wirtschaftsinformatik. 4. Auflage. Berlin, Heidelberg, New York : Springer 2001, S Hansen, Hans Robert ; Neumann, Gustaf: Wirtschaftsinformatik 1. Grundlagen und Anwendungen. 9. Auflage. Stuttgart : Lucius&Lucius, Heinrich, Lutz J. ; Heinzl, Armin ; Roithmayr, Friedrich: Wirtschaftsinformatik Lexikon. 7. Auflage. München : Oldenbourg Verlag, Mertens, Peter ; Bodendorf, Freimut ; König, Wolfgang ; Picot, Arnold ; Schumann, Matthias ; Hess, Thomas: Grundzüge der Wirtschaftsinformatik. 9. Auflage. Berlin, Heidelberg, New York : Springer, der wirtschaftsinformatik.de Paul Schüttauf Seite 8

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