Projektmanagement- Methoden und ihre Anwendung bei Sportgroßveranstaltungen.

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1 Wirtschaft Henning Hacker Projektmanagement- Methoden und ihre Anwendung bei Sportgroßveranstaltungen. Ein Überblick über die tatsächliche Anwendung in Praxisbeispielen. Diplomarbeit

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3 Projektmanagement- Methoden und ihre Anwendung bei Sportgroßveranstaltungen Ein Überblick über die tatsächliche Anwendung in Praxisbeispielen Vorgelegt: Henning Hacker Bremen, den

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5 Projektmanagement- Methoden und ihre Anwendung bei Sportgroßveranstaltungen Danksagungen Besonderer Dank gilt den Betreuern dieser Arbeit Prof. Dr. Martin G. Möhrle des Instituts für Projektmanagement und Innovation (IPMI) und Prof. Dr. Georg Müller- Christ des Lehrstuhls für Nachhaltiges Management (NM) an der Universität Bremen, sowie Dr. Mey Mark Meyer ebenso vom Institut für Projektmanagement und Innovation (IPMI), der mir bei vielen Fragen hilfreich zur Seite stand. Außerdem bedanke ich mich für die Hilfe bei der Literaturrecherche zur qualitativen Forschung und viele hilfreiche Tipps für die Führung von Experteninterviews bei Juliane Riese, ebenfalls vom Lehrstuhl für Nachhaltiges Management. Herzlicher Dank gilt all den Personen, die mir für ein Experteninterview zur Verfügung gestanden haben und mir interessante Einblicke in die Praxis geben konnten: Christian Stoll von Christian Stoll Sportpromotion, Holger Brusch der Deutschen Volleyball Sport GmbH (DVS) bzw. des Deutschen Volleyball- Verbandes e.v. (DVV), Peter Rengel der Hanseatischen Veranstaltungs- GmbH (HVG) bzw. des AWD Domes Bremen, einem Vertreter des Deutschen Fussball- Bundes e.v. (DFB), einer anonymen Teilnehmerin, sowie Ariane Hanselmann und Dr. Sabine Düring der VA- RUSSCHLACHT im Osnabrücker Land ggmbh und Christina Kohlbrecher-Zippel, der Kur und Touristik Bad Rothenfelde GmbH, für die Teilnahme an den Probeinterviews. Mein persönlicher Dank gilt insbesondere meinen Eltern für Gespräche und Ratschläge sowie für die Unterstützung während meiner Ausbildungszeit. Meiner Chefin Nadine Dembski danke ich für ihre wertvollen Tipps und die kritischen Fragen zu dieser Arbeit. I

6 Inhaltsverzeichnis Danksagungen...I Inhaltsverzeichnis...II Abkürzungsverzeichnis... IV Abbildungsverzeichnis... V Tabellenverzeichnis... VI 1. Einleitung Begriffe, Definitionen und Besonderheiten von Projektmanagement und Sportgroßveranstaltungen Projektmanagement Definitionen und Begriffe Projektmanagement als Prozess Sportgroßveranstaltung Definition und Begriffe Besonderheiten von Sportgroßveranstaltungen Besonderheit der Stakeholder Besonderheit der Termintreue Auftragsvergabe an Dritte Anmeldung, Versicherungen, Verordnungen, Anträge und Gebühren Besonderheit der Handhabbarkeit bzw. des Steuern von Menschen Gemeinsamkeiten von Projekten und Sportgroßveranstaltungen Warum Projektmanagement bei Sportgroßveranstaltungen? Anwendungsmöglichkeiten von Projektmanagement- Methoden Projektplanung Projektstart Umfeld- und Stakeholderanalyse Zielsetzung Phasenplan Projektstrukturplan II

7 Projektmanagement- Methoden und ihre Anwendung bei Sportgroßveranstaltungen Terminplanung Netzplantechnik Balkenplan Einsatzmittelplanung Kosten- und Finanzplanung Kostenplanung Finanzplanung Projektumsetzung: Integrierte Projektsteuerung und -überwachung Das Magische Dreieck und die integrierte Projektsteuerung Projektstatus- und Fortschrittsermittlung Projektabschluss und Evaluation Querschnittsaufgaben im Projekt Qualitätsmanagement Vertragsmanagement Risikomanagement Kommunikation und Projektmarketing Berichtswesen (Reporting) und Dokumentation EDV- Unterstützung Lernen in und von Projekten Exemplarische Darstellung über die Anwendung von Projektmanagent- Methoden an Beispielen in der Praxis Methodik der Untersuchung Warum Experteninterviews? Aufbau der Experteninterviews Durchführung der Interviews Ergebnisse und Interpretation der Interviews Diskussion der Ergebnisse Fazit und Ausblick...74 Literaturverzeichnis...i Anhang... xi III

8 Abkürzungsverzeichnis AOB AP CEV EM IPMA FGR FIFA FIVB MPM PM PMI PO PP PSP TA TQM VKN WM Anordnungsbeziehung (-en) Arbeitspaket (e) Confédération Européenne de Volleyball Europameisterschaft (en) International Project Management Association Fortschrittsgrad (e) Fédération Internationale de Football Association Fédération Internationale de Volleyball Metra- Potential- Methode Projektmanagement(s) Project Management Institute Projektorganisation Phasenplan (-pläne) Projektstrukturplan (-pläne) Teilaufgabe (-n) Totales Qualitätsmanagement Vorgangsknoten- Netzplan (-pläne) Weltmeisterschaft (-en) IV

9 Projektmanagement- Methoden und ihre Anwendung bei Sportgroßveranstaltungen Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Übersicht über den Aufbau der Arbeit... 1 Abbildung 2: Übersicht Kapitel 2 - Begriffe, Definitionen und Besonderheiten. 4 Abbildung 3: Beispiel eines Organigramms für eine Weltmeisterschaft... 6 Abbildung 4: Projektmanagementprozess... 8 Abbildung 5: Mögliche Beteiligte und Betroffene einer WM Abbildung 6:Übersicht Kapitel 3 - Anwendungsmöglichkeiten von PM- Methoden Abbildung 7: Übersicht Kapitel Projektplanung Abbildung 8:Systematische Darstellung der Umfeldfaktoren mit Beispielen für eine Sportgroßveranstaltung Abbildung 9: Stakeholderanalyse - Beispiel für eine Weltmeisterschaft Abbildung 10: Beispiel für eine Ziel- Mind- Map Abbildung 11: Phasenplanmodell Abbildung 12: Projektstrukturplan bspw. für eine Weltmeisterschaft Abbildung 13: Netzplan Beispiel Abbildung 14: Beispiel für einen Balkenplan Abbildung 15: Beispiel für einen vernetzten Balkenplan Abbildung 16: Kapazitätsganglinie und Kapazitätsplanung Abbildung 17: Kostenganglinie und Kostensummenlinie Abbildung 18: "Magisches Dreieck Abbildung 19: Projektüberwachungs- Zyklus Abbildung 20: Übersicht Kapitel Querschnittsaufgaben im Projekt Abbildung 21: Übersicht Kapitel 4 - Exemplarische Darstellung über die Anwendung von PM- Methoden an Bsp. in der Praxis Abbildung 22: Beispiele der untersuchten Sportgroßveranstaltungen Abbildung 23: Übersicht der Projektmanagement- Methoden in dieser Arbeit 74 Abbildung 24: Besonderheiten von Sportgroßveranstaltungen V

10 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Teilnehmer der Interviews Tabelle 2: Ausprägungen der Veranstaltungscharakteristika VI

11 Projektmanagement- Methoden und ihre Anwendung bei Sportgroßveranstaltungen 1. Einleitung Sehr frisch dürfte bei den meisten die Erinnerung an die FIFA- Fussball- Weltmeisterschaft 2006 in Deutschland sein, bei vermutlich nicht ganz so vielen die Beach- Volleyball- Weltmeisterschaft 2005 in Deutschland. Nur wenige hingegen dürften sich gefragt haben, wer Sportgroßveranstaltungen dieser Art plant und organisiert und eine ebenso geringe Anzahl von Personen dürfte versucht haben sich vorzustellen, welch organisatorischer Aufwand aufgrund der Komplexität solcher Veranstaltungen allein für die beispielhaft genannten Weltmeisterschaften betrieben wurde. Im Idealfall werden bei solcher Komplexität Projektmanagement- Methoden (PM- Methoden)angewendet, um den Ausmaßen solcher Veranstaltungen gerecht werden zu können. Abbildung 1: Übersicht über den Aufbau der Arbeit 1 Wie in der Abbildung 1 zu sehen ist, fallen hierunter beispielsweise Anwendungsmöglichkeiten von Projektmanagement- Methoden wie Netzplantechniken, Gantt- Diagramme, usw., die im Kapitel 3 kurz beschrieben werden. Zuvor wird in Kapitel 2 auf die für diese Arbeit wichtigen Definitionen und Begriffe aus der Projektmanagement- und Veranstaltungswelt eingegangen. Außerdem werden Besonderheiten von Großveranstaltungen (s. Kap ), wie z.b. die Termintreue, sowie die enorme Zahl an Betroffenen als auch an Beteiligten und an Menschenmassen aufgezeigt, die 1 Eigene Darstellung. 1

12 so bei anderen Projekten kaum anzutreffen sind. Um ein Bild davon zu erhalten, inwiefern Projektmanagement Einzug in die Planung von Sportgroßveranstaltungen erlangt hat, werden Interviews mit Personen aus der Praxis geführt. Das Vorgehen und die Ergebnisse der Interviews werden im Kapitel 4 vorgestellt, um danach in dem Kapitel 5 ein Fazit und einen Ausblick zu formulieren. In dem nächsten Abschnitt werden dem Leser die wesentlichen Fragestellungen vorgestellt, die mit dieser Arbeit beantwortet werden sollen. Einführung in die Fragestellungen Während in der Literatur viel Material über die Projektkategorien Investitions-, Infrastruktur-, Produktentwicklungs-, Organisations-, Organisationsentwicklungs-, Informatik-, Bau-, Forschungs- und Entwicklungsprojekte zu finden ist, gibt es nur wenig Literatur zu dem Thema Veranstaltungsprojekte. 2 Anzumerken ist, dass Veranstaltungsprojekte zu der Kategorie Organisationsprojekte gehören, jedoch unter dieser Kategorie nur in geringem Maße behandelt werden. 3 Doch gerade bei Veranstaltungsprojekten, die einer besonderen Termintreue und einer breiten Masse an Stakeholdern unterliegen, ist es notwendig, mit einer systematischen Planung, Kontrolle und Durchführung vorzugehen. Wie in der Einleitung bereits genannt wurde, ist es wichtig, dass insbesondere die Methoden des Projektmanagements hierfür relevant sind. Somit stellen sich folgende Fragen: 1. Auf welche Art und Weise und in welchem Umfang können Projektmanagement- Methoden bei Sportgroßveranstaltungen in der Praxis zur Anwendung gelangen? Wird hierbei nur eine Arbeitspaketliste erstellt oder sogar ein ganzer Projektstrukturplan mit einem oder mehreren Netzplänen? Daraus wiederum resultiert die Frage: 2. Mit welchen anderen Methoden erfolgt die Planung, Durchführung und der Abschluss von Veranstaltungen, wenn keine Projektmanagement- Methoden eingesetzt werden? 2 Vgl. Motzel, 2004, S. 697; Kuster et al., 2006, S Vgl. Möller/ Dörrenberg, 2003, S. 4. 2

13 Projektmanagement- Methoden und ihre Anwendung bei Sportgroßveranstaltungen 3. Warum werden keine Projektmanagement- Methoden verwendet? 4. Welche Besonderheiten liegen bei Sportgroßveranstaltungen vor, was hebt sie von anderen Projektkategorien ab? Die Fragen sollen soweit beantwortet werden können, so dass, wenn möglich, am Ende der Arbeit eine Handlungsempfehlung gegeben werden kann und sich eine letzte Fragestellung anschließt. 5. Mit welcher Intensität von Projektmanagement sollte bei Sportgroßveranstaltungen vorgegangen werden? Das folgende Kapitel bildet den Einstieg in die Methoden des Projektmanagements, in die Sportgroßveranstaltungsbranche komplettiert mit einigen Definitionen und Begriffen. 3